Вы сделали копию документа, что с ней будет, если изменить основной файл

Обновлено: 21.11.2024

Когда вы создаете новый документ в Word, вам нужно знать, как его сохранить, чтобы иметь доступ к нему и редактировать его позже. Как и в предыдущих версиях Word, вы можете сохранять файлы на свой компьютер. При желании вы также можете сохранять файлы в облаке с помощью OneDrive. Вы даже можете экспортировать документы и обмениваться ими непосредственно из Word.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать, как сохранять документы Word и делиться ими.

Сохранить и сохранить как

Word предлагает два способа сохранения файла: Сохранить и Сохранить как. Эти параметры работают одинаково, но с некоторыми важными отличиями.

Сохранить: при создании или редактировании документа вы будете использовать команду "Сохранить", чтобы сохранить изменения. Вы будете использовать эту команду большую часть времени. Когда вы сохраняете файл, вам нужно будет только выбрать имя файла и местоположение в первый раз. После этого вы можете нажать кнопку Сохранить, чтобы сохранить его с тем же именем и в том же месте.
Сохранить как. Эта команда используется для создания копии документа с сохранением оригинала. При использовании функции "Сохранить как" вам потребуется выбрать другое имя и/или местоположение для скопированной версии.

О OneDrive

Большинство функций Microsoft Office, включая Word, предназначены для сохранения и обмена документами в Интернете. Это делается с помощью OneDrive, который представляет собой онлайн-хранилище для ваших документов и файлов. Если вы хотите использовать OneDrive, убедитесь, что вы вошли в Word со своей учетной записью Microsoft. Ознакомьтесь с нашим уроком «Понимание OneDrive», чтобы узнать больше.

Чтобы сохранить документ:

Важно сохранять документ всякий раз, когда вы начинаете новый проект или вносите изменения в существующий. Раннее и частое сохранение может предотвратить потерю вашей работы. Вам также нужно обратить особое внимание на то, где вы сохраняете документ, чтобы его было легко найти позже.

Вы также можете получить доступ к команде "Сохранить", нажав Ctrl+S на клавиатуре.

Использование «Сохранить как» для создания копии

Если вы хотите сохранить другую версию документа, сохранив оригинал, вы можете создать копию. Например, если у вас есть файл с именем "Отчет о продажах", вы можете сохранить его как "Отчет о продажах 2", чтобы иметь возможность редактировать новый файл и по-прежнему обращаться к исходной версии.

Для этого нажмите кнопку "Сохранить как" в представлении Backstage. Как и при первом сохранении файла, вам нужно будет выбрать, где сохранить файл, и дать ему новое имя.

Чтобы изменить место сохранения по умолчанию:

Если вы не хотите использовать OneDrive, вас может расстроить тот факт, что OneDrive выбран в качестве расположения по умолчанию при сохранении. Если вы считаете это неудобным, вы можете изменить место сохранения по умолчанию, чтобы этот компьютер был выбран по умолчанию.

Автовосстановление

Word автоматически сохраняет документы во временной папке, пока вы над ними работаете. Если вы забыли сохранить изменения или произошел сбой Word, вы можете восстановить файл с помощью автовосстановления.

Чтобы использовать автовосстановление:

Откройте Word. Если будут найдены автоматически сохраненные версии файла, панель DocumentRecovery появится слева.
Нажмите, чтобы открыть доступный файл. Документ будет восстановлен.

По умолчанию Word выполняет автосохранение каждые 10 минут. Если вы редактируете документ менее 10 минут, Word может не создать автоматически сохраненную версию.

Если вы не видите нужный файл, вы можете просмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Выберите вкладку «Файл», нажмите «Управление версиями», затем выберите «Восстановить несохраненные документы».

Экспорт документов

По умолчанию документы Word сохраняются в формате файла .docx. Однако могут быть случаи, когда вам нужно использовать другой тип файла, например документ PDF или Word 97-2003. Документ легко экспортировать из Word в файлы различных типов.

Чтобы экспортировать документ в виде файла PDF:

Экспорт вашего документа в виде документа Adobe Acrobat, широко известного как файл PDF, может быть особенно полезен, если вы предоставляете общий доступ к документу кому-то, у кого нет Word. Файл PDF позволит получателям просматривать, но не редактировать содержимое вашего документа.

Если вам нужно отредактировать файл PDF, Word позволяет преобразовать файл PDF в редактируемый документ. Прочтите наше руководство по редактированию PDF-файлов для получения дополнительной информации.

Чтобы экспортировать документ в другие типы файлов:

Вам также может быть полезно экспортировать документ в другие типы файлов, например в документ Word 97-2003, если вам нужно поделиться с людьми, использующими более старую версию Word, или в файл .txt, если вам нужен обычный текст. версия вашего документа.

Вы также можете использовать раскрывающееся меню "Тип файла" в диалоговом окне "Сохранить как", чтобы сохранять документы в различных типах файлов.

Общий доступ к документам

Word упрощает обмен документами и совместную работу над ними с помощью OneDrive. В прошлом, если вы хотели поделиться файлом с кем-то, вы могли отправить его как вложение электронной почты. Несмотря на удобство, эта система также создает несколько версий одного и того же файла, что может быть сложно упорядочить.

Когда вы делитесь документом из Word, вы фактически предоставляете другим доступ к тому же файлу. Это позволяет вам и людям, с которыми вы делитесь, редактировать один и тот же документ без необходимости отслеживать несколько версий.

Чтобы поделиться документом, его нужно сначала сохранить в OneDrive.

Чтобы поделиться документом:

Нажимайте кнопки в интерактивном ниже, чтобы узнать больше о различных способах предоставления общего доступа к документу.

редактировать горячие точки

Настройки ссылки

Здесь вы можете выбрать, кому разрешен доступ к вашему файлу, разрешить ли вам редактирование, а также указать дату истечения срока действия файла.

Введите имя или адрес электронной почты

Введите здесь имя или адрес электронной почты человека, которому вы хотите поделиться своим файлом.

Добавить сообщение

Если вы хотите добавить к файлу сообщение, введите его здесь.

Нажмите "Отправить", чтобы отправить файл получателям.

Скопировать ссылку

Нажмите «Копировать ссылку», чтобы скопировать URL-адрес, который можно отправить другим по электронной почте, в сообщениях или любым другим способом.

Перспективы

Если вы предпочитаете использовать Outlook, нажмите здесь, чтобы отправить файл по электронной почте.

Отправить копию

Вы можете использовать этот параметр, если хотите отправить копию, чтобы получатель не редактировал тот же файл, что и вы.

Хотите получить больше от Документов Google для работы или учебы? Подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace.

Вы можете просмотреть изменения, внесенные в документ, в Google Документах, Таблицах или Презентациях.

Сравнить более ранние версии файла

Откройте документ, таблицу или презентацию на компьютере.

Вверху нажмите История версий файлов Посмотреть историю версий.

Выберите последнюю версию. Вы можете узнать, кто обновлял файл, и их изменения.

Необязательно:

Чтобы найти сгруппированные версии, на правой панели нажмите "Развернуть" .
Чтобы вернуться к исходной текущей версии, в левом верхнем углу нажмите "Назад" .

Совет. Для просмотра истории версий документа необходимо разрешение на редактирование.

Важно! Эта функция доступна только для клиентов Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus и Education Plus.

Добавлены или удалены строки и столбцы
Изменения формата ячейки
Изменения, внесенные формулами

Восстановить более раннюю версию

Откройте документ, таблицу или презентацию на компьютере.

Вверху нажмите История версий файлов Посмотреть историю версий.

На правой панели выберите более раннюю версию.

Вверху нажмите Восстановить эту версию Восстановить.

Скопировать более раннюю версию

Вы можете копировать и редактировать более ранние версии файла.

Откройте документ, таблицу или презентацию на компьютере.

Вверху нажмите История версий файлов Посмотреть историю версий.

На правой панели рядом с копируемой версией нажмите "Ещё" Сделать копию.

Введите имя для своей копии.

Выберите, где сохранить файл.

Чтобы поделиться файлом с теми же людьми, нажмите Поделиться с теми же людьми.

Нажмите "ОК".

Создать именованную версию

Вы можете создать именованную версию, чтобы отслеживать историю версий и убедиться, что ваши версии не объединены.

Откройте на компьютере документ, таблицу или презентацию.
Вверху нажмите ФайлИстория версийПросмотреть историю версий.
Выберите предыдущую версию. Вы можете узнать, кто обновлял файл, и их изменения.
Нажмите "Еще"Назовите эту версию.

Вы можете добавить до 40 именованных версий на документ.
В одну таблицу можно добавить до 15 версий имен.
Чтобы показывать только именованные версии, включите параметр "Показывать только именованные версии" .

Не удается просмотреть предыдущую версию файла?

Время от времени версии вашего файла могут быть объединены для экономии места на диске.

Примечание. Если у вас нет разрешения на редактирование файла, вы не сможете просмотреть историю версий.

Прежде чем начать, важно понять разницу между «Добавить на мой диск» и «Создать копию» в Google. Когда вы открываете файл Google и выбираете «Добавить на мой диск», вы просто перемещаете этот файл на свой собственный диск Google для более удобного доступа к документу. Если файл принадлежит вашему инструктору или другому лицу, любые изменения, внесенные им в него, будут обновлены в файле, размещенном на вашем Google Диске. Это живой документ, который обновляется в режиме реального времени. Если владелец документа удалит файл со своего Google Диска, файл будет удален и с вашего Google Диска.

Когда вы «Создаете копию», вы дублируете исходный документ и делаете свою собственную копию, которую вы можете редактировать, делиться с другими и т. д. Любые изменения, которые вы вносите в свою копию, не будут отражены в исходном документе, принадлежащем кто-то еще. Кроме того, любые изменения, внесенные владельцем в исходный файл, не будут отражены в вашей копии.

<р>1. Нажмите на ссылку, чтобы открыть файл преподавателя, будь то на странице Canvas или E60, в электронном письме и т. д.

<р>2. Документ откроется в новом интернет-браузере. ** Если вы получили сообщение об ошибке, что у вас нет разрешения на доступ к документу, вам необходимо синхронизировать свою учетную запись MyCVTC с учетной записью Google G Suite. Нажмите здесь, чтобы узнать, как это сделать. После синхронизации учетных записей снова щелкните ссылку, чтобы открыть файл.** Когда документ откроется в новом интернет-браузере, нажмите «Файл» в верхнем левом углу. Затем нажмите "Создать копию".

<р>3. В следующем окне попробуйте переименовать файл. Затем вам нужно будет указать, где вы хотите сохранить этот файл на вашем Google Диске. Если у вас нет конкретной папки для выбора, оставьте настройку «Мой диск». В противном случае вы можете нажать «Мой диск» и выбрать конкретную папку.

Если у вас правильно назван файл и выбрана папка, нажмите "ОК".

<р>4. Теперь вы увидите, что ваша копия документа открыта в новом интернет-браузере. Таким образом, в вашем интернет-браузере будет вкладка с исходным файлом преподавателя и вкладка с вашей копией. Теперь вы можете редактировать свою копию документа.Все изменения, которые вы вносите в свою копию, будут автоматически сохранены, и ваша копия файла будет размещена на вашем диске.

<р>5. Чтобы просмотреть свою копию файла позже, войдите в свою учетную запись Google, щелкните меню в правом верхнем углу, выберите «Диск» и найдите свою копию документа на общем диске или в папке, которую вы выбрали при вы изначально сделали копию.

<р>6. Нажмите здесь, чтобы узнать, как поделиться документом Google. Нажмите здесь, чтобы узнать, как отправить задание Google Doc в Canvas.

В Mojo мы полагаемся на инструменты для совместной работы и приложения для повышения производительности, чтобы делать больше в течение дня. Мы используем различные приложения, такие как Basecamp, Pivotal, Slack и Dropbox, для общения и обмена файлами, заметками и задачами. А как насчет совместного редактирования документов? Мы подготовили для вас это подробное руководство.

Мы используем Google Workspace (ранее GSuite, также известный как Google Apps), и одним из наших любимых приложений является Google Docs. Документы Google – это приложение для обработки текстов, предназначенное для рабочих групп, которое входит в состав набора приложений и позволяет очень легко создавать и управлять документами в Интернете.

Так зачем вам использовать Документы Google?

Просто: совместная работа. Я уверен, что вы испытали неуклюжий, разочаровывающий процесс редактирования документа Word по электронной почте между одним или несколькими людьми. Отслеживайте изменения, пересылайте файл по электронной почте, принимайте изменения, пересматривайте, возвращайте по электронной почте. и т.д. У кого самая последняя версия? Где самая последняя версия? По моему опыту, это противоположно упорядоченному процессу.

Документы Google устраняют эти неудобства и добавляют действительно классные функции для совместной работы, которых просто нет в Word, например комментирование в режиме реального времени, но мы вернемся к этому через минуту.

Но по опыту мы знаем, что в этом поезде находятся не все. Работа в Документах Google по-прежнему незнакома многим людям.

Одна из проблем, с которой мы сталкиваемся, заключается в том, чтобы знать, как пригласить кого-то редактировать документ Google, и убедиться, что человек, которого мы спрашиваем, знает, как редактировать его. . Это случалось несколько раз — мы отправляем кому-то документ Google (доступ к которому осуществляется по ссылке) только для того, чтобы он сохранил его или вставил в документ Word и отправил обратно нам со своими изменениями. Это противоречит цели совместной работы над документами, но происходит потому, что получатель просто не знаком с тем, как работает документ Google.

В этом посте мы обсудим, как создать документ, как пригласить кого-то для редактирования Документа Google и все промежуточные шаги.

Как создать документ Google

Чтобы создать документ, сначала перейдите в интерфейс Google Диска. Диск — это место, где хранятся все ваши документы G Suite. После того, как вы вошли в свою учетную запись Google (либо через Gmail, либо через учетную запись Google Apps для бизнеса), вы можете получить доступ к своим приложениям несколькими способами, но один из простых способов — найти этот значок в верхней части экрана.< /p>

Нажмите "Диск", и вы увидите список всех ваших текущих документов. Если вы ничего не создали, на экране не будет документов.

Чтобы создать новый документ, нажмите кнопку "Создать", и вы увидите несколько вариантов:

Диск имеет знакомые инструменты управления файлами, такие как добавление новой папки или загрузка папки целиком. Отсюда вы можете создать новый документ. Вы также можете создать новую электронную таблицу (Таблицы, как в Excel) или презентацию (Слайды, как в PowerPoint), но пока мы будем использовать стандартный документ.

После создания нового документа вверху появится пустая страница со стандартным набором инструментов для обработки текста.

Первое, что вам нужно сделать, это назвать свой документ. Сделайте это, щелкнув слова «Документ без названия» вверху и дав ему новое имя. Обратите внимание, что он автоматически сохраняется по ходу работы.

Теперь вы готовы писать! Вы можете обращаться с ним так же, как с обычным документом Word. Введите и отформатируйте.

Кроме того, ваш документ хранится в облаке, что означает, что вам не нужно беспокоиться о его сохранении на компьютере или его потере. Он постоянно автоматически сохраняется, поэтому все, что вам нужно сделать, чтобы вернуться к нему, — это открыть веб-браузер, перейти на Google Диск и щелкнуть по нему. Легко!

Сотрудничество

Теперь, когда вы создали документ, пришло время увидеть, в чем действительно хороши Документы Google. Давайте создадим сценарий, который может быть вам знаком. Вы работаете над документом, который требует отзывов и комментариев от других сотрудников вашего офиса. Итак, вы составляете отчет в виде документа Word и отправляете его по электронной почте группе из четырех человек с примечанием: «Пожалуйста, дайте мне ваши изменения». Затем каждый человек делает заметки и изменения в документе и отправляет его по электронной почте. Теперь у вас есть пять разных версий, которые нужно объединить в одну. Уф!

Документ Google избавляет от этой головной боли. Все, что вам нужно сделать, это «поделиться» документом со своими коллегами и попросить их внести изменения непосредственно в тот же документ. Теперь вы работаете над одним документом, а не над пятью разными документами.

Для этого нажмите кнопку "Поделиться" в правом верхнем углу.

Вы увидите экран общего доступа, на котором представлено множество параметров. Мы рассмотрим несколько наиболее часто используемых вариантов публикации.

<р>1. Поделитесь с людьми за пределами вашей компании

Получите ссылку, которой можно поделиться. Вот хитрость, которая сэкономит вам ТОННУ времени, не говоря уже о слезах и головной боли. Если вам нужно поделиться этим документом с кем-то за пределами вашей компании, у которого может быть или не быть учетной записи Google, это то, что вам нужно. Нажмите «Получить ссылку для общего доступа».

Затем вам нужно выбрать «Все, у кого есть ссылка», а ниже вы можете выбрать уровень доступа (может просматривать, редактировать и т. д.).

Теперь нажмите Сохранить. Вы сделали документ доступным для всех, у кого есть эта конкретная ссылка.

Теперь скопируйте ссылку и можете отправить электронное письмо человеку или группе, с которыми вы хотите сотрудничать. Эта функция очень удобна, когда вы знаете, что кто-то не обязательно использует Google Apps или не знаком с входом в систему для доступа к Документу Google.

<р>2. Ограниченный доступ для большей безопасности

Приведенный выше пример позволит любому получить доступ к документу, если у него есть ссылка. Если вы хотите поделиться документом только с определенным человеком и хотите гарантировать, что никто другой не сможет получить к нему доступ, используйте этот метод. Просто помните, что у вас могут возникнуть проблемы на другом конце, если у человека, которого вы приглашаете, нет аккаунта Google, прикрепленного к электронному письму, которое вы отправляете.

Убедитесь, что обмен ссылками отключен и отправлен на определенные адреса электронной почты. Вы по-прежнему можете управлять уровнями доступа здесь, а также отправлять приглашения и личные сообщения непосредственно отдельным лицам. Нажмите "Отправить", и они получат уведомление по электронной почте.

Обратите внимание, что если вы начнете вводить адрес электронной почты, который уже есть в вашем списке контактов, он будет автоматически дополнен полным именем, поэтому вы можете просто выбрать их из списка, как показано выше. В противном случае вы можете просто ввести весь адрес электронной почты. Разделяйте несколько адресов электронной почты запятой.

Также обратите внимание, что по умолчанию вы приглашаете людей редактировать документ, хотя вы можете изменить доступ только для просмотра. Если выбран вариант «Редактировать», это означает, что приглашенные вами люди смогут вносить изменения. Однако не волнуйтесь. вы всегда можете отменить их изменения (подробнее об этом позже).

И что теперь? Теперь приглашенные вами люди получат электронное письмо со ссылкой на документ.

Совместная работа в Google Документах в режиме реального времени

Теперь они могут просто щелкнуть ссылку, чтобы перейти к документу и отредактировать его прямо в Интернете. Итак, что означает совместная работа в Google Документах в режиме реального времени?

Вот что интересно: они могут вносить все необходимые изменения одновременно, и каждая версия отслеживается и сохраняется автоматически. Кроме того, вы можете сравнить и вернуться к любой более ранней версии. Люди также могут добавлять комментарии к документу, чтобы оставить отзыв, не редактируя его.

Пока люди редактируют документ, вы можете видеть его в режиме реального времени. Вы сможете увидеть, кто просматривает его, по их значку в правом верхнем углу, и вы сможете увидеть, кто какие изменения вносит в режиме реального времени. Здесь вы можете видеть, что Эми редактирует, а на втором изображении ниже Эми ушла, но теперь Эбби находится в документе. Если бы они были там все трое одновременно, появились бы все три значка.

Как вернуться и просмотреть историю изменений

Если вы хотите просмотреть всю историю изменений документа, перейдите в меню "Файл" и выберите "Просмотреть историю изменений".

Тогда вы сможете отслеживать каждое изменение. Вы увидите список всех различных версий вместе с отметками времени и авторами изменений.

Нажав на версию, вы увидите эту версию документа. Если вы хотите вернуться к предыдущей версии, вы можете «восстановить» эту версию.

Это моя любимая часть Документов Google: совместная работа в режиме реального времени и возможность вернуться к любой версии документа в любое время.

Как видите, использование Документа Google для совместного редактирования — очень эффективный процесс. Это означает, что все редактируют только один документ; все всегда видят последнюю версию; и все изменения и комментарии отслеживаются и сохраняются. Кроме того, для еще большей гибкости его можно редактировать с планшетов и мобильных устройств.

Сохранить в разных форматах

Вы или ваши коллеги-редакторы можете в любое время загрузить копию документа в другом формате, например Word или PDF. Перейдите в «Файл» и выберите «Загрузить как», чтобы экспортировать документ в другом формате.

Способы совместной работы с Документами Google

Возможно, вы получили представление обо всех способах использования этого инструмента, но я хочу поделиться несколькими конкретными примерами использования из нашего опыта. Вы можете предоставлять общий доступ к документам внутри своей организации (через Google Apps) или пользователям за пределами вашей организации.

Некоторые способы использования этого замечательного инструмента включают в себя:

Сбор отзывов. Составьте в своем офисе меморандум или правила, требующие группового отзыва.
Повестки дня: создайте повестку дня и поделитесь ссылкой в приглашении Календаря на предстоящую встречу.
Протокол встречи: делайте заметки во время встречи и делитесь документами с участниками.
Данные отдела продаж. Поделитесь таблицей Google со своим отделом продаж и попросите их обновлять статистику.
Совместная работа над контентом в команде: начните с плана, соберите отзывы от команды и продолжайте развивать то, что вы пишете.
Планирование совета или комитета: работа в группах при работе в совете или комитете.

Возможности безграничны. Каждый раз, когда вам нужно совместно работать над документом с кем-то еще, вполне возможно, что Google Doc — это инструмент, который вам нужен. Некоторые другие преимущества включают в себя:

Совместимость. Работает на Mac, ПК, iPad, мобильных устройствах и не требует программного обеспечения.
Облачное хранилище. Ваш документ хранится в облаке, поэтому он доступен в любом месте и не потеряется.
Экономит время: намного проще, так как нет необходимости пересылать вложения по электронной почте туда и обратно.

Мы в SpinWeb считаем, что Google Docs — это отличное место для хранения незавершенных материалов. Мы не относимся к нему как к постоянному дому для доктора; скорее, мы используем его как поток рабочих документов, которые в конечном итоге могут быть экспортированы в более постоянный дом, например, в Dropbox. Это отличное место для совместной работы и творчества, не сохраняя кучу файлов на вашем компьютере.

Надеюсь, это дало вам хорошее представление о преимуществах совместной работы с Документами Google.

Стефани Фишер

Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.

Читайте также: