Как получить электронную подпись на сайте налоговой

Обновлено: 21.11.2024

Как и в случае с декларацией о подоходном налоге, подаваемой в Налоговое управление США на бумаге, налогоплательщик и платный составитель (если применимо) должны подписать электронную налоговую декларацию о подоходном налоге. Налогоплательщики должны подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу в электронном виде. В настоящее время существует два метода электронной подписи деклараций по индивидуальному подоходному налогу (см. раздел «Способы электронной подписи» ниже).

Налогоплательщики должны подписать и поставить дату в Декларации налогоплательщика, чтобы разрешить отправку электронной декларации в IRS до передачи декларации в IRS. Декларация налогоплательщика включает декларацию налогоплательщика под угрозой наказания за лжесвидетельство о том, что декларация является достоверной, правильной и полной, а также согласие налогоплательщика на раскрытие информации. Согласие на раскрытие информации уполномочивает Налоговое управление США раскрывать информацию Поставщикам налогоплательщиков. Налогоплательщики уполномочивают Промежуточных поставщиков услуг, отправителей и ERO получать от IRS подтверждение получения или причину отклонения электронной декларации, указание на любую компенсацию возмещения, причину любой задержки в обработке декларации или возмещения и дату возврат.

Налогоплательщики должны подписать новую декларацию, если данные электронной декларации в декларациях по индивидуальному подоходному налогу изменились после того, как налогоплательщики подписали Декларацию налогоплательщика, и суммы отличаются более чем на 50 долларов США от «Общего дохода» или «AGI» или на 14 долларов США до "Общий налог", "Удержанный федеральный подоходный налог", "Возврат" или "Сумма, которую вы должны".

Методы электронной подписи

Налогоплательщики могут подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу с помощью электронной подписи двумя способами. Оба метода позволяют налогоплательщикам использовать личный идентификационный номер (ПИН) для подписи декларации и декларации налогоплательщика.

Автоматический выбор PIN-кода — один из этих методов. Метод самостоятельного выбора PIN-кода требует, чтобы налогоплательщики предоставили сумму своего скорректированного валового дохода (AGI) за предыдущий год или PIN-код за предыдущий год для использования IRS для аутентификации налогоплательщиков. ERO должны рекомендовать налогоплательщикам, у которых нет исходного предыдущего AGI или PIN-кода, звонить в налоговую службу IRS по телефону (800) 829-1040.

Этот метод может быть полностью безбумажным, если налогоплательщики вводят свои собственные PIN-коды непосредственно в запись электронной декларации, нажимая клавиши после просмотра заполненной декларации. Налогоплательщики также могут уполномочить ERO вводить PIN-коды от их имени, и в этом случае налогоплательщики должны просмотреть и подписать заполненную форму разрешения подписи после просмотра декларации. См. также раздел «Авторизация подписи электронного файла IRS» ниже.

ПИН-код практикующего специалиста — это другой метод, при котором налогоплательщику не требуется указывать сумму AGI за предыдущий год или PIN-код за предыдущий год. При использовании метода PIN-кода специалиста налогоплательщики всегда должны надлежащим образом подписать заполненную форму разрешения подписи (см. Разрешение подписи в электронном файле IRS ниже). Налогоплательщики, которые используют метод ПИН-практика и вводят свои собственные ПИН-коды в запись электронной декларации с помощью клавиш после просмотра заполненной декларации, все равно должны надлежащим образом подписать форму разрешения подписи.

Независимо от используемого метода электронной подписи налогоплательщики могут вводить свои собственные PIN-коды; ERO могут выбирать и вводить PIN-коды налогоплательщиков; или программное обеспечение может генерировать PIN-коды налогоплательщиков; в электронном возврате. После рассмотрения декларации налогоплательщики должны согласиться, подписав разрешение Налогового управления США на подпись электронного файла, содержащее PIN-код.

Следующие налогоплательщики не имеют права подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу электронной подписью с помощью самостоятельного выбора PIN-кода:

Основные налогоплательщики в возрасте до шестнадцати лет, которые никогда не подавали декларации; и
Второстепенные налогоплательщики в возрасте до шестнадцати лет, которые не подали отчетность за предыдущий налоговый год.

ERO должны рекомендовать налогоплательщикам сохранять копию заполненной налоговой декларации, чтобы облегчить ее проверку в следующем году.

Авторизация подписи электронного файла IRS

Если налогоплательщики не могут ввести свой PIN-код непосредственно в электронную декларацию, налогоплательщики разрешают ERO вводить свои PIN-коды в запись электронной декларации, подписывая соответствующую заполненную форму разрешения подписи электронного файла IRS. Разрешение на подпись электронного файла IRS»>Форма 8879, Разрешение на подпись электронного файла IRS, разрешает ERO вводить PIN-коды налогоплательщиков в налоговых декларациях по индивидуальному подоходному налогу и электронных документах IRS. Разрешение файла для применения продления срока подачи файла">Форма 8878, Разрешение электронного файла IRS для применения продления срока подачи файла, разрешает ERO вводить сведения о налогоплательщиках ' PIN-коды в формах 4868 и 2350.

ERO может вводить PIN-коды налогоплательщиков в отчет об электронной декларации до того, как налогоплательщики подпишут форму 8879 или 8878, но налогоплательщики должны подписать и поставить дату на соответствующей форме до того, как ERO инициирует электронную подачу декларации. После заполнения формы 8879 или формы 8878 ERO должен передать ее налогоплательщику для ознакомления.Это можно сделать лично или с помощью почты США, частной службы доставки, факса, электронной почты или веб-сайта в Интернете. Налогоплательщик должен подписать форму 8879 или форму 8878 и поставить дату после ознакомления с налоговой декларацией и обеспечения соответствия информации налоговой декларации в форме информации в декларации. Налогоплательщик может вернуть заполненную форму 8879 или форму 8878 в ERO с доставкой лично, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

ERO могут использовать электронную панель для подписи, чтобы налогоплательщики подписывали формы 8879 и 8878 . Налогоплательщики должны присутствовать в офисе ERO, где находится планшет для электронной подписи, чтобы поставить подпись с помощью планшета для подписи. ERO должен сохранить формы с подписями налогоплательщиков и предоставить копию налогоплательщику по запросу.

Только налогоплательщики, предоставившие заполненную налоговую декларацию в ERO для подачи в электронном виде, могут заполнить электронный файл Налогового управления США о подписи без проверки декларации, составленной ERO. ERO должен ввести строки из бумажной декларации в применимую форму 8879 или форму 8878 до того, как налогоплательщики подпишут и датируют форму. ERO может использовать эти предварительно подписанные разрешения в качестве полномочий для ввода PIN-кода налогоплательщика только в том случае, если информация в электронной версии налоговой декларации совпадает с записями из бумажной декларации.

Налогоплательщики и представитель ERO должны всегда заполнять и подписывать форму 8879 или форму 8878 для метода электронной подписи с ПИН-кодом специалиста.

Электронные подписи для ERO

ERO также должны подписывать PIN-кодом. ERO должны использовать одни и те же PIN-коды в течение всего налогового года. ERO может вручную ввести или программное обеспечение может сгенерировать PIN-код в электронной записи в месте, указанном для электронного идентификационного номера ERO (EFIN)/PIN. ERO подтверждает декларацию ERO, вводя PIN-код в поле ERO EFIN/PIN. Для деклараций, подготовленных фирмой ERO, составители деклараций заявляют под угрозой наказания за лжесвидетельство, что они рассмотрели декларации, и они являются правдивыми, правильными и полными.

ERO могут уполномочить членов своих фирм или назначенных сотрудников подписывать их от их имени, но ERO по-прежнему несут ответственность за все электронные декларации, исходящие от их фирм.

Для деклараций, подготовленных не фирмой ERO, которая инициирует электронную подачу, ERO подтверждает, что составитель декларации подписал копию декларации и что электронная декларация содержит налоговую информацию, идентичную той, которая содержится в бумажной декларации. ERO должен ввести идентификационную информацию о подготовителе декларации (имя, адрес, EIN, если применимо, и PTIN) в электронной декларации.

ERO могут подписывать формы 8879 и 8878 с помощью штампа, механического устройства (например, ручки для подписи) или компьютерной программы, как описано в Уведомлении 2007-79. Подпись должна включать либо факсимиле подписи отдельного ERO, либо печатное имя ERO. ERO, использующие один из этих альтернативных способов, несут личную ответственность за проставление своих подписей под декларациями или запросами на продление. Это не меняет требования о том, что налогоплательщики должны подписывать формы 8879 и 8878 собственноручно. ERO должен хранить формы 8879 и 8878 в течение трех лет с даты подачи декларации или даты получения IRS, в зависимости от того, что наступит позднее. ERO не должны отправлять формы 8879 и 8878 в IRS, если только IRS не попросит их сделать это.

После подписания ERO должно как можно скорее инициировать электронную подачу декларации. ERO не должны подавать в электронном виде декларации по индивидуальному подоходному налогу до получения форм W-2, W-2G или 1099-R. Если налогоплательщик не может получить и предоставить правильную форму W-2, W-2G, определенные выигрыши в азартных играх или 1099-R, выплаты из пенсий, аннуитетов, пенсионных планов или планов участия в прибылях, IRA, договоров страхования и т. д., ERO может подать декларацию в электронном виде после того, как налогоплательщик заполнит форму 4852, заменяющую форму W-2, отчет о заработной плате и налогах или 1099-R, выплаты из пенсий, аннуитетов, пенсионных планов или планов участия в прибылях, IRA, договоров страхования и т. д. , в соответствии с использованием этой формы. Если используется форма 4852, нестандартный индикатор W-2 должен быть включен в запись, а ERO должно поддерживать форму 4852 таким же образом, как это требуется для форм W-2, W-2G и 1099-R.

ERO должен гарантировать, что в его офисах не происходит накопление возвратов. Накопление:

сбор деклараций от налогоплательщиков или другого уполномоченного поставщика электронного файла Налогового управления США до официального принятия в электронного файла Налогового управления США; или
после официального принятия участия в электронном файле Налогового управления США накопление означает ожидание более трех календарных дней для подачи декларации в Налоговое управление США после того, как ERO получит всю необходимую информацию для подачи.

Налоговое управление США не считает декларации, хранящиеся до даты, когда она принимает передачу электронных деклараций, накопленных.Это включает в себя случаи, когда IRS не может принимать определенные декларации, формы или графики до даты, более поздней, чем запуск электронного файла IRS из-за ограничений, таких как запоздалое законодательство, проблемы с программированием и т. д. . ERO должны сообщить налогоплательщикам, что они не могут передавать декларации в IRS до даты, когда IRS примет передачу электронных деклараций.

В соответствии с требованиями схем 2012 года информация об интернет-протоколе (IP) компьютера, который ERO использует для подготовки декларации (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), должна быть включена во все декларации по индивидуальному подоходному налогу. Требуемая информация об интернет-протоколе включает:

Общедоступный/маршрутизируемый IP-адрес
Дата ИС
IP-время
Часовой пояс IP

Во многих различных бизнес-моделях электронной подачи ERO компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), может не иметь общедоступного/маршрутизируемого IP-адреса. Если компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), находится во внутренней зарезервированной IP-сети, то IP-адрес должен быть общедоступным/маршрутизируемым IP-адресом компьютера, используемого для подачи декларации. Если компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), используется для передачи декларации в IRS, тогда IP-адрес должен быть общедоступным/маршрутизируемым IP-адресом этого компьютера. Если невозможно захватить общедоступный/маршрутизируемый IP-адрес, ERO или программное обеспечение, возможно, придется жестко кодировать IP-адрес в каждом возврате.

Налоговое управление США отклонит налоговые декларации, поданные в электронном виде без обязательного IP-адреса. Любой возврат, полученный IRS, содержащий частный/немаршрутизируемый IP-адрес, будет помечен в файле подтверждения знаком «R» в поле «Код зарезервированного IP-адреса» записи ключа ACK, что указывает на наличие зарезервированного IP-адреса для возврата. .

Для серии 94X: как подписать декларацию?

Пятизначный (5) личный идентификационный номер (ПИН) используется для подписи форм 94x (944, 941 и 944) электронных файлов для клиентов подотчетного агента, который назначается подотчетному агенту, когда электронный файл Заявка одобрена.

Примечание. Подотчетный агент должен иметь право подписи в записи IRS для всех деклараций, которые он подает для своих клиентов.

10-значный персональный идентификационный номер (ПИН-код) используется для подписи 94-кратных (944, 941 и 940) электронных деклараций, поданных через коммерческое готовое программное обеспечение (COTS). PIN-код назначается уполномоченному лицу IRS, когда процесс регистрации PIN-кода в режиме онлайн 94x завершен и утвержден.

Уполномоченные лица IRS могут подавать и подписывать только свои собственные декларации, используя свой PIN-код. Им разрешается подавать только четыре (4) квартала для Формы 941, один (1) отчет при подаче Формы 944 и одну (1) Форму 940 ежегодно. Уполномоченное лицо IRS не может использовать свой PIN-код для подписания деклараций для других людей и не может подавать массовые декларации.

Налоговое управление США обновило PDF-файл своей временной политики в отношении использования электронных подписей для определенных форм.

Дата использования электронных подписей продлена до 31 октября 2023 г., форма 1042 добавлена в список форм.

Обновлено: 15 сентября 2021 г.

FS-2021-12, сентябрь 2021 г.

Чтобы уменьшить нагрузку на налоговое сообщество, IRS разрешает налогоплательщикам использовать электронные или цифровые подписи на определенных бумажных формах, которые они не могут подавать в электронном виде до 31 декабря 2021 года, и IRS изучает возможные дальнейшие расширения этой возможности. Агентство уравновешивает вариант электронной подписи с критической безопасностью и защитой от кражи личных данных и мошенничества. Понимая важность электронных подписей для налогового сообщества, IRS предлагает обзор их использования в определенных формах.

Типы допустимых электронных подписей

Налоговое управление принимает широкий спектр электронных подписей. Электронная подпись — это способ утверждения электронных документов. Он может быть во многих формах и создан многими технологиями. К приемлемым методам электронной подписи относятся:

Имя, напечатанное в блоке подписи.
Отсканированное или оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи.
Ввод рукописной подписи на панель электронной подписи.
Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране с помощью стилуса.
Подпись, созданная сторонним программным обеспечением.

Налоговое управление США не указывает, какую технологию должен использовать налогоплательщик для получения электронной подписи. Налоговое управление США будет принимать изображения подписей (отсканированные или сфотографированные), включая распространенные типы файлов, поддерживаемые Microsoft 365, такие как tiff, jpg, jpeg, pdf, пакет Microsoft Office или Zip.

Электронные подписи на некоторых бумажных формах

Налоговое управление США разрешает налогоплательщикам и представителям использовать электронные или цифровые подписи на этих бумажных формах, которые они не могут подавать с помощью электронного файла Налогового управления США:

Формы доступны на веб-сайте IRS.gov и в программных продуктах для специалистов по налогообложению.

Налоговое управление США исторически требовало собственноручных подписей ("мокрых подписей") для налоговых деклараций, заявлений о выборах и других документов Налогового управления США, если только не были опубликованы альтернативные методы. С развитием технологий и необходимостью модернизировать взаимодействие с Налоговым управлением налоговые специалисты уже давно призывают к руководящим принципам и процедурам Налогового управления, позволяющим использовать электронные подписи для всех документов Налогового управления.

Большинство всех налоговых деклараций подаются в электронном виде , но правила для многих из этих деклараций требуют обязательной подписи. Бремя налогоплательщика по распечатке, подписанию и возврату формы составителю налоговой декларации является значительным по сравнению с минимальными усилиями, необходимыми для электронной подписи формы. Требование собственноручных подписей неприемлемо в эпоху, когда технологии продолжают быстро изменять процесс подготовки налоговых деклараций, а физическое подписание деклараций ограничивает возможность подачи налоговых деклараций точно и вовремя.

COVID-19 поставил перед налоговыми специалистами, Налоговым управлением США и налогоплательщиками множество проблем. Одна из них заключается в том, как правильно подписать налоговую декларацию, когда многие офисы налоговых специалистов закрыты. Из-за COVID-19 Налоговое управление выпустило временные исключения из правил, запрещающих электронные подписи, но налоговые специалисты должны знать, что это временные исключения, и если не будут предприняты дальнейшие действия, срок действия исключений истечет.

В оставшейся части этого столбца обсуждается история требований и рекомендаций IRS к электронной подписи, а также формы и документы, которые в настоящее время разрешено подписывать электронной подписью, в том числе те, которые разрешены с помощью временных исключений.

История принятия Налоговым управлением США электронных подписей

Разд. 6061 изначально предусматривал, что любая налоговая декларация, отчет или другой документ «должны быть подписаны в соответствии с формами или правилами, установленными секретарем». сек. 6061 был изменен в 1998 году в рамках Закона о реструктуризации и реформе налоговой службы 1998 года (RRA), P.L. 105–206, поручить секретарю казначейства «разработать процедуры принятия подписей в цифровой или другой электронной форме» (RRA, §2003(b)(1)). сек. 6061 далее поясняется, что министр финансов может отменить требование о подписи или может предоставить альтернативный способ подписания налоговых деклараций или других документов.

В 2004 году Налоговое управление США разрешило составителям налоговых деклараций использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания исходных деклараций, измененных деклараций или запросов на продление срока действия. Это не касалось подписанных выборов, заявлений об изменении методов учета, доверенностей или форм согласия. Однако сами налогоплательщики по-прежнему не имели права использовать электронные подписи для подписания таких типов деклараций и запросов (Уведомление 2004 - 54).

В Уведомлении 2007–79 Налоговое управление США опубликовало аналогичные правила, позволяющие отправителям электронных деклараций (ERO) использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания следующих отдельных форм:

Форма 8453, США Передача индивидуального подоходного налога для налоговой службы в электронной форме Return;
Форма 8878, электронный файл IRS Разрешение на подпись для формы 4868 или формы 2350; и
Форма 8879, электронный файл IRS Разрешение на подпись.

ЭРО инициируют электронную подачу декларации в Налоговое управление США и, как правило, являются составителями подоходного налога налогоплательщика, которым Служба разрешила подавать налоговую декларацию в электронном виде. Однако налогоплательщики по-прежнему не имеют права подписывать документы IRS в электронном виде.

В 2008 году Налоговое управление США впервые разрешило налогоплательщикам подписывать документы Налогового управления США с помощью электронных подписей. 7216 форм согласия. Эти формы используются для получения согласия на раскрытие информации о налогоплательщике кому-либо, кроме самого налогоплательщика. В Откр. Proc. С 2008 по 2012 г. Служба разрешила составителям налоговых деклараций получать электронные подписи лиц, подающих форму 1040 (физических лиц) на этих формах согласия, используя любой из трех вариантов:

Назначить личный идентификационный номер (ПИН-код) длиной не менее пяти символов, который не предоставляется программным обеспечением автоматически;
Попросите налогоплательщика ввести свое имя и нажать клавишу «Ввод», чтобы дать согласие — в этом случае программное обеспечение не должно автоматически предоставлять имя налогоплательщика; или
Любой другой способ, которым налогоплательщик вводит пять или более символов, которые являются уникальными для этого налогоплательщика и используются составителем налоговой декларации для проверки личности налогоплательщика.

В марте 2014 года IRS впервые разрешила налогоплательщикам использовать электронные подписи в налоговых декларациях.Налоговое управление предоставило рекомендации для отдельных налогоплательщиков по электронной подписи налоговой декларации, если декларация должна быть подана в Налоговом управлении в электронном виде в Публикации Налогового управления США 1345, Руководство для уполномоченного Налогового управления США Электронный файл Поставщики Декларации о подоходном налоге с физических лиц (доступны на сайте irs.gov/pub/irs — pdf/p1345.pdf). Ранее форма 8879 должна была быть подписана налогоплательщиком от руки перед подачей декларации в электронном виде.

Чтобы снизить вероятность кражи личных данных и мошенничества, Публикация 1345 требует, чтобы при удаленной транзакции поставщик программного обеспечения и ERO проверяли личность налогоплательщика с помощью проверки подлинности на основе знаний третьей стороны (KBA). Процесс KBA идентифицирует каждого налогоплательщика, который подписывает документ электронной подписью, задавая личные вопросы с несколькими вариантами ответов о налогоплательщике. Информация, используемая для формулирования вопросов, поступает из различных источников, таких как общедоступные записи, списки телефонов, названия домов и автомобилей, а также агентства кредитной информации. Многие поставщики электронных подписей, предлагающие услуги налоговым специалистам, обеспечивают процесс KBA, одобренный IRS.

Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик дистанционно подписывает форму 8878 или форму 8879. Это подтверждается текущими часто задаваемыми вопросами для формы 8878 и формы 8879, часто задаваемыми вопросами для авторизации электронной подписи IRS. При подаче индивидуальной налоговой декларации в электронном виде налоговые специалисты должны отправить отдельному налогоплательщику копию налоговой декларации для ознакомления до подписания налогоплательщиком формы 8879. Кроме того, если суммы в форме 8879 изменяются более чем на суммы, указанные в IRS Публикация 1345, необходимо подписать новую форму 8879. Обратите внимание, что электронная подпись в удаленной транзакции не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Не считая временных процедур, принятых в связи с COVID-19, текущие отдельные формы, которые могут быть подписаны электронной подписью, включают только формы 8453, 8878 и 8879.

Первый закон о налогоплательщиках от 2019 г.

Согласно Первому закону о налогоплательщиках от 2019 г., P.L. 116–25, Налоговое управление США должно установить стандарты для принятия электронной подписи налогоплательщика при запросах на разрешение Налоговому управлению США на раскрытие декларации налогоплательщика или другой информации практикующему специалисту или по доверенностям, выданным налогоплательщиком практикующему специалисту. В ответ Налоговое управление США опубликовало руководство в разделе 10.10.1 Налогового управления (IRM), вступившее в силу 3 декабря 2019 года, в котором изложены базовые требования к программам электронной подписи. IRM говорит, что инструкции для форм IRS должны конкретно указывать, разрешены ли электронные подписи. Однако многие формы не были обновлены, чтобы отразить принятие электронных подписей, и, таким образом, отдельные налогоплательщики и специалисты по налогообложению часто должны сами оценивать руководящие принципы, что неэффективно. Как обсуждалось позже, в ноябре 2020 года IRS объявила о принятии электронных подписей в форме 2848, доверенности и декларации представителя, а также в форме 8821, разрешение на получение налоговой информации, начиная с в январе 2021 г.

Временное принятие электронных подписей: корреспонденция IRS

Налоговое управление США столкнулось с проблемами, связанными с COVID-19, и с тем, как безопасно возобновить работу. В знак признания трудностей, с которыми сталкиваются многие налоговые специалисты и налогоплательщики во время пандемии, во многих случаях временно разрешена электронная подпись, которая исторически требовала физической подписи.

Продление срока исковой давности по оценке или сбору;
Отказ от установленных законом уведомлений о недостатках и согласия на оценку;
Соглашения по конкретным налоговым вопросам или налоговым обязательствам, например, соглашения о заключении сделок; и
Любые другие заявления или формы, требующие подписи налогоплательщика или представителя, традиционно собираемые сотрудниками Налогового управления США вне стандартных процедур подачи документов, например доверенность для конкретного случая.

Меморандум от марта 2020 г. также предоставил налогоплательщикам новый способ передачи данных, запрашиваемых Налоговым управлением США. Если налогоплательщик не мог использовать eFax или установленную систему безопасного обмена сообщениями, налогоплательщик мог выбрать передачу документов в IRS по электронной почте в виде вложения. Для передачи документов по электронной почте необходимо было выполнить определенные шаги, как подробно описано в служебной записке.

Временное принятие электронных подписей: большинство налоговых деклараций компаний подаются в электронном виде

Налоговое управление США заявило, что эти изменения были внесены, чтобы снять опасения по поводу сбора собственноручных подписей во время пандемии COVID-19 и способствовать своевременной подаче документов. Дополнительные формы, которые можно было подписать в электронной форме, были добавлены 10 сентября 2020 года. Таким образом, до 30 июня 2021 года можно подписывать следующие формы:

В исходном заявлении IRS говорится, что Служба оценит практическое влияние этого временного изменения в правилах подписи, поскольку она формулирует стандарты, разрешающие использование электронных подписей в будущем.Многие налоговые специалисты и налогоплательщики требуют, чтобы эти изменения стали постоянными.

Принятие электронных подписей: сторонние формы авторизации

Государственные электронные подписи

Дополнительным уровнем сложности для специалистов по налогообложению и налогоплательщиков, ориентирующихся в правилах электронной подписи, является понимание того, в каких штатах разрешены электронные или цифровые подписи, в каких формах штатов они разрешены и как должны выполняться электронные или цифровые подписи. Многие штаты, включая Калифорнию, не разрешают использование электронных подписей для налоговых деклараций предприятий. Другие штаты, в том числе Нью-Йорк, недавно приняли законы, разрешающие электронные подписи для документов, поданных в электронном виде, в результате пандемии и имеют свои собственные требования к проверке личности (см. . и Fin., Технический меморандум TSB - M - 20 (1)C, (2)I (10/6/20)).

Наличие нескольких наборов требований для одного и того же налогоплательщика в конечном итоге подрывает простоту, обещанную Налоговым управлением США, которое все больше принимает электронные подписи . Есть надежда, что со временем штаты также повсеместно разрешат использование электронных подписей.

Основные выводы

Несмотря на принятое более 20 лет назад решение Конгресса поручить Налоговому управлению США разработать процедуры принятия электронных подписей и несмотря на призывы налоговых специалистов распространить прием электронных подписей на более широкий круг форм, прогресс был медленным. Обеспокоенность по поводу проверки налогоплательщика и защиты личности не позволяла широко использовать электронные декларации и другие документы до недавних разрешений, связанных с пандемией.

DocuSign позволяет бухгалтерам и специалистам по налогам получать необходимые подписи быстрее, чем когда-либо, соблюдая при этом строгие требования законодательства. Теперь вы можете обрабатывать документы за часы, а не дни.

Быстрее, чем факс

Получите критическую скорость, когда приближаются сроки. DocuSign позволяет отправлять документы на электронную подпись, экономя время и нервы. Больше не нужно ждать, пока клиенты распечатают PDF-файлы, подпишут их, а затем вернут по факсу или почте. С DocuSign вы можете обрабатывать документы за часы, а не за дни, чтобы сосредоточиться на работе с клиентом, а не на отслеживании документов.

Безопасно и конфиденциально

Используйте безопасную аутентификацию, чтобы защитить себя и своих клиентов. В связи с сегодняшней безудержной кражей личных данных мы все обеспокоены конфиденциальностью и безопасностью. Ваши клиенты хотят быть уверенными в том, что их документы не будут раскрыты или украдены, а их подписи нельзя будет подделать. Управление цифровыми транзакциями DocuSign позволяет отправлять документы в электронном виде, а не оставлять их в почте или на факсимильном аппарате. А наша безопасная аутентификация помогает защититься от мошенничества.

Удобно для клиентов

Предоставьте своим клиентам современный опыт, которого они ожидают. DocuSign позволяет вашим клиентам получать и подписывать документы на своих компьютерах или мобильных устройствах. Этот процесс прост и оптимизирован, поэтому вы можете предоставить своим клиентам наилучший сервис.

Соответствует правилам

Убедитесь, что вы и ваши клиенты соблюдаете требования. Ваш бизнес заключается в том, чтобы экономить деньги ваших клиентов, сохраняя при этом их соответствие федеральным и государственным нормам. Мы соблюдаем последние правила IRS, стандарты ISO 27001 и SSAE 16 и многое другое. Кроме того, когда вы используете DocuSign, ваши документы сохраняются в электронном виде и сохраняют контрольный журнал для большей прозрачности.

Случаи использования

DocuSign можно использовать для отправки и подписания многих документов, которые обычно требуются для целей налогообложения и бухгалтерского учета, в том числе:

Налоговые формы, утвержденные IRS
Создание ООО
Договоры о покупке активов

Соглашения о конфиденциальности
Письма-обязательства
Соглашения о продолжении практики

Трудовые договоры
Соглашения о доверенности
Соглашения с независимыми подрядчиками

Партнер

Используйте DocuSign с Intuit для отправки и подписания налоговых документов

Экономьте время в разгар налогового сезона благодаря безопасной электронной подписи. Intuit заключила партнерское соглашение с DocuSign, чтобы предложить Intuit eSignature. Теперь вы можете отправлять и подписывать формы IRS 8878 и 8879 в электронном виде — прямо из вашего продукта Intuit. DocuSign обеспечивает соответствие последним правилам IRS в отношении электронной подписи. Кроме того, это помогает предотвратить кражу личных данных, безопасно отправляя зашифрованные документы и используя аутентификацию для проверки подписавшего.

При использовании электронной подписи Intuit вам и вашим клиентам будет быстрее и проще подписывать налоговые документы. Кроме того, DocuSign обеспечивает контрольный журнал и сохраняет копию каждого подписанного документа, что упрощает отслеживание или обращение к документам позже.

«Благодаря DocuSign весь процесс можно беспрепятственно выполнять в облаке, избавляя вас от бумаги, хлопот и траты времени. DocuSign — это последний шаг в процессе оформления кредита».

Карен Строуп, вице-президент по управлению продуктами Intuit Professional Tax Group

В двух внутренних меморандумах (NHQ-10-1121-0005 и NHQ-01-1121-0004) Налоговое управление США продлило до 31 октября 2023 года процедуры, позволяющие налогоплательщикам и их представителям ставить цифровую подпись или изображение их подписей, массив форм и деклараций, а также определенные формы и документы, связанные с соблюдением требований взаимодействия. Меморандумы также подтверждают право Налогового управления США на этот период получать формы и документы, связанные с соблюдением требований, и передавать зашифрованные соответствующие документы по электронной почте, когда нет другой утвержденной электронной альтернативы.

Оба меморандума датированы 18 ноября и заменяют последующие аналогичные временные разрешения, срок действия последнего из которых истекает в конце 2021 года. Впервые эти процедуры были введены в 2020 году в рамках реакции IRS на COVID-19. пандемия.

В меморандуме о документах о соответствии отмечается, что процедуры не создают прецедента для принятия электронных подписей или электронной почты при «других обстоятельствах». Оба меморандума называют свои процедуры «временным отклонением» от стандартных, и ни один из них не отвечает предыдущим запросам AICPA и других заинтересованных сторон сделать более широкое электронное подписание постоянным.

Меморандум NHQ-01-1121-0004, в котором рассматриваются документы о соблюдении требований и электронная почта, и его предшественники охватывают взаимодействие между сотрудниками IRS и налогоплательщиками, выходящее за рамки стандартных процедур подачи. Эти взаимодействия связаны с определением или взысканием налоговых обязательств, включая «любые заявления или формы, которыми традиционно обмениваются» во время таких взаимодействий. В памятке перечислены несколько репрезентативных категорий с примерами связанных форм. Эти категории включают: продление срока исковой давности по оценке или взысканию; отказы от установленных законом уведомлений о недостатке согласия на оценку; определенные заключительные соглашения; просроченные налоговые декларации за предыдущий год, полученные в результате проверки или иного взаимодействия со сбором; другие заявления или формы, требующие подписи налогоплательщика или представителя, традиционно собираемые вне стандартных процедур подачи; и другие заявления или документы, имеющие отношение к развитию дела, не ограничиваясь формами IRS или подписанными документами.

Сотрудники должны подтвердить лично или по телефону личность любого налогоплательщика или представителя, который просит отправить документы по электронной почте, сообщить им, что незашифрованная электронная почта небезопасна, и рекомендовать исключить конфиденциальную информацию и передать любую личную информацию или другую потенциально конфиденциальную информацию. информацию только зашифрованными, защищенными паролем вложениями. Дополнительную информацию для налогоплательщиков можно найти на странице irs.gov/usingemail.

Налоговым специалистам, подающим разрешения от третьих лиц по форме 2848, Доверенность и декларация представителя или по форме 8821, Разрешение на предоставление налоговой информации, следует рекомендовать вместо этого использовать специальный онлайн-портал IRS для этой цели, говорится в служебной записке. Эти разрешения также можно отправить с помощью функции «Учетная запись Tax Pro» Налогового управления США.

Большинство распространенных налоговых деклараций могут быть поданы в электронном виде, когда подписи налогоплательщиков могут быть удостоверены любым из нескольких методов, встроенных в программное обеспечение для электронной подачи. Однако некоторые формы, которые обычно могут быть представлены только на бумаге с собственноручной подписью, вместо этого могут быть представлены с электронной или цифровой подписью, говорится в меморандуме NHQ-10-1121-0005. (Такие электронные подписи обычно появляются на бумажном бланке любым из нескольких способов при распечатке из подготовленного в электронном виде бланка с такой возможностью.) В служебной записке перечислены 42 формы или типы серий форм, для которых разрешена электронная подпись, в том числе:

Форма 706, США Налоговая декларация об имуществе (и передача без учета поколения) и некоторые другие формы серии 706;
Форма 1042, Годовая декларация об удержании налога на доходы иностранных лиц из источников в США;
Некоторые отчеты по форме 1120 серии для определенных типов корпораций и других организаций;
Форма 3115, Заявление об изменении метода учета;
Форма 8283, Неденежные благотворительные взносы;
Формы серии 8453, серии форм 8878 и серии форм 8879, касающиеся разрешений на подачу электронной подписи;
Форма 8832, Выбор классификации юридических лиц;
Форма 8971, Информация о бенефициарах, приобретающих имущество у умершего; и
Выборы, сделанные в соответствии с гл. 83(б).

Читайте также: