Вы добавили в переписку новых получателей, которым хотите прикрепить файлы из предыдущего письма
Обновлено: 21.11.2024
Обмен текстовыми сообщениями, электронная почта и публикации в социальных сетях в профессиональном контексте требуют, чтобы вы были знакомы с «сетевым этикетом» или правильным этикетом при использовании Интернета. Мы все слышали новости о людях, которые были уволены, и о компаниях, которые бойкотировали за оскорбительные или неуместные сообщения в социальных сетях. Люди даже попадали в тюрьму за незаконное использование личных сообщений. Цифровой мир может похоже на свободный для всех «дикий дикий запад» без четких правил или положений; однако это явно опасная перспектива для профессионала, поскольку последствия нарушения негласных правил, ожиданий и рекомендаций по профессиональному общению могут быть очень дорогостоящими.
То, как вы представляете себя в письменном виде, имеет большое значение. Писать в онлайн-среде требует такта, навыков и осознания того, что то, что вы пишете, может находиться там очень долго и может быть замечено людьми, которых вы никогда не считали своей целевой аудиторией. От текстовых сообщений до заметок и писем, от деловых предложений до пресс-релизов — ваше письменное деловое общение представляет вас и вашу компанию: ваша цель — сделать его ясным, кратким, конструктивным и профессиональным.
Мы создаем личные страницы, публикуем сообщения и взаимодействуем с помощью онлайн-технологий, что является нормальной частью нашей карьеры, но то, как мы себя ведем, может оставить неизгладимый след в буквальном смысле. Фотография, которую вы разместили на своей странице в Instagram или в ленте Twitter, могла быть замечена вашим потенциальным работодателем, а бестактное замечание в публикации на Facebook может вернуться к вам позже.
Соблюдение нескольких рекомендаций по размещению сообщений в Интернете, подробно описанных ниже, поможет вам избежать смущения в будущем:
- Знайте свой контекст
- Избегайте предположений о своих читателях; помните, что культура влияет на стиль и методы общения
- Ознакомьтесь с политиками допустимого использования ИТ-ресурсов в вашей организации.
- Помни человека
- Помните, что за словами стоит человек; попросите разъяснений, прежде чем выносить суждение
- Проверьте свой тон перед публикацией; избегайте шуток, сарказма и иронии, так как они часто могут быть неверно истолкованы и «теряться при переводе» в онлайн-среде.
- Отвечать людям, используя их имена
- Помните, что культура, возраст и пол могут влиять на то, как люди общаются.
- Сохраняйте искренность и ожидайте того же от других.
- Помните, что люди могут ответить не сразу. Люди участвуют по-разному, некоторые просто читают сообщение, а не вникают в него.
- Будьте рассудительны и дипломатичны; то, что вы говорите в Интернете, может быть трудно или даже невозможно опровергнуть позже.
- Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой.
- Согласитесь с основными правилами текстового общения (формального или неформального; при необходимости обращайтесь за разъяснениями), если вы работаете совместно.
- Избегайте флейма: изучите информацию, прежде чем реагировать
- Принимать и прощать ошибки
- Учитывайте свою ответственность перед группой и рабочей средой.
- Попросите разъяснений, прежде чем реагировать; то, что вы услышали, не всегда совпадает с тем, что было сказано
- Обратитесь за советом к своему руководителю*.
- Уважайте конфиденциальность и оригинальные идеи
- Цитируйте оригинального автора, если вы отвечаете на конкретное замечание, сделанное кем-то другим
- Спросите разрешения у автора электронного письма, прежде чем пересылать сообщение.
* Иногда поведение в Интернете может показаться настолько неуважительным и даже враждебным, что требует внимания и принятия мер. В этом случае немедленно сообщите об этом своему руководителю, чтобы можно было вызвать нужные ресурсы для помощи .
Для получения дополнительной информации о сетевом этикете перейдите по следующим ссылкам:
[1]
Какое бы цифровое устройство вы ни использовали, письменное общение в виде коротких сообщений или текстовых сообщений стало распространенным способом связи. Это полезно для коротких обменов, и это удобный способ оставаться на связи с другими, когда разговор по телефону может быть громоздким. Текстовые сообщения бесполезны для длинных или сложных сообщений, и следует внимательно относиться к аудитории.
Отправляя текстовые сообщения, всегда учитывайте свою аудиторию и свою компанию и выбирайте слова, термины или аббревиатуры, которые помогут правильно и эффективно передать ваше сообщение.
Если ваша рабочая ситуация позволяет или требует от вас общения с помощью текстовых сообщений, помните о следующих советах:
- Узнай своего получателя: «? % dsct» может быть понятным способом спросить близкого сотрудника, какую скидку следует предложить определенному покупателю, но если вы пишете сообщение своему начальнику, может быть разумнее написать: «Какой % скидки получает Мюррей? Заказ на 1 000 долларов?»
- Не допускайте непреднамеренного неправильного толкования: в текстовых сообщениях часто используются символы и коды для представления мыслей, идей и эмоций. Учитывая сложность общения и полезный, но ограниченный инструмент текстовых сообщений, помните о его ограниченности и избегайте неправильного толкования с помощью коротких сообщений.
- Используйте по назначению: слишком частые обращения к кому-либо могут граничить с домогательством. СМС — это инструмент. Используйте его, когда это уместно, но не злоупотребляйте им.
- Не отправляйте текстовые сообщения за рулем: исследования показывают, что вероятность аварии резко возрастает, если водитель отправляет текстовые сообщения за рулем. [2] Попадание в аварию при ведении дел компании плохо отразится на ваших суждениях, а также на вашем работодателе.
[3]
Электронная почта знакома большинству студентов и сотрудников. В бизнесе он в значительной степени заменил печатные письма для внешней (вне компании) корреспонденции и во многих случаях заменил меморандумы для внутренней (внутри компании) коммуникации. [4]
Электронная почта может быть очень полезна для сообщений, содержание которых немного больше, чем текстовое сообщение, но ее все же лучше всего использовать для довольно коротких сообщений. Многие предприятия используют автоматические электронные письма для подтверждения сообщений от общественности или для напоминания сотрудникам о необходимости периодических отчетов или платежей. Вам также может быть поручено «заполнить» электронную форму, в которой используются стандартные абзацы, но вы выбираете из меню предложений формулировку, подходящую для конкретной транзакции.
Электронные письма могут быть неформальными в личном контексте, но деловое общение требует внимания к деталям, осознания того, что ваше электронное письмо отражает вас и вашу компанию, и профессионального тона, чтобы при необходимости его можно было переслать любому третьему лицу. Электронная почта часто служит для обмена информацией внутри организаций. Хотя электронная почта может иметь неформальный характер, помните, что при использовании в деловых целях она должна выражать профессионализм и уважение. Никогда не пишите и не отправляйте ничего, что вы не хотели бы прочитать публично или в присутствии президента вашей компании.
Как и в любом письме, профессиональное общение требует внимания к конкретному контексту письма, и вас может удивить, что даже элементы формы могут свидетельствовать о глубоком понимании автором аудитории и цели. Объясняемые здесь принципы применимы и к образовательному контексту; используйте их при общении с преподавателями и одноклассниками.
Открывать с правильным приветствием: правильное приветствие демонстрирует уважение и позволяет избежать путаницы в случае, если сообщение случайно отправлено не тому получателю. Например, используйте приветствие вроде «Уважаемая мисс Х» (внешнее) или «Привет, Барри» (внутреннее).
Включите четкую, краткую и конкретную тему: это поможет получателю понять суть сообщения. Например, "Предложение прилагается" или "Электрические спецификации для проекта Y".
Избегайте сокращений: электронное письмо не является текстовым сообщением, и аудитория может не найти в вашем остроумии повода для ROTFLOL (кататься по полу от громкого смеха).
Будьте кратки: опустите лишние слова.
Используйте хороший формат: разделите сообщение на короткие абзацы, чтобы его было легче читать. Хорошее электронное письмо должно доходить до сути и заканчиваться тремя небольшими абзацами или меньше.
Перечитайте, исправьте и повторите: выявляйте и исправляйте орфографические и грамматические ошибки, прежде чем нажать кнопку "Отправить". Чтобы исправить проблемы, вызванные поспешным, плохо написанным электронным письмом, потребуется больше времени и усилий, чем потратить время на то, чтобы сделать все правильно с первого раза.
Отвечайте быстро: следите за эмоциональной реакцией — никогда не отвечайте в гневе — но возьмите за привычку отвечать на все электронные письма в течение двадцати четырех часов, даже если только сказать, что вы предоставите запрошенную информацию через сорок восемь или семьдесят два часа.
Осторожно используйте функцию «Ответить всем»: не отправляйте свой ответ всем, кто получил исходное электронное письмо, за исключением случаев, когда ваше сообщение обязательно должно быть прочитано всей группой.
Избегайте использования заглавных букв: заглавные буквы используются в Интернете для выражения выраженных эмоций или "криков" и могут рассматриваться как грубость.
Проверка ссылок: если вы включаете ссылку, проверьте ее, чтобы убедиться, что она работает.
Сообщите заранее по электронной почте, если собираетесь прикрепить большие файлы: аудио- и видеофайлы часто бывают довольно большими; будьте осторожны, чтобы не превысить лимит почтового ящика получателя и не активировать спам-фильтр.
Оставьте отзыв или свяжитесь с нами: если вы не получили ответ в течение 24 часов, отправьте электронное письмо или позвоните. Спам-фильтры могли перехватить ваше сообщение, поэтому ваш получатель мог никогда его не получить.
Совет: добавляйте адрес получателя в последнюю очередь (после того, как вы написали и проверили свое сообщение), чтобы избежать преждевременной отправки. Это даст вам время, чтобы в последний раз просмотреть написанное, убедиться, что ссылки работают, убедиться, что вы добавили вложение и т. д., прежде чем добавлять адрес отправителя и нажимать кнопку "Отправить".
Приведенный ниже пример электронного письма демонстрирует перечисленные выше принципы.
От кого: Стив Джобс
Кому: Отдел кадров
Дата: 12 сентября 2015 г.
Тема: Обучение безопасной зоне
Пожалуйста, подумайте о том, чтобы записаться на следующий доступный семинар по безопасной зоне, предлагаемый Колледжем. Как вы знаете, наш отдел работает над увеличением числа добровольцев в безопасной зоне в нашем районе, и я надеюсь, что некоторые из вас смогут принять участие в следующем семинаре, запланированном на пятницу, 9 октября.
Пожалуйста, дайте мне знать, если вы примете участие.
Меморандумы или служебные записки – одна из самых универсальных форм документов, используемых в профессиональной среде. Меморандумы — это «внутренние» документы (рассылаемые внутри организации) для передачи или запроса информации, определения политики, представления кратких отчетов и предложений идей. Хотя они часто используются для информирования, они также могут быть убедительными документами. У компании или учреждения обычно есть собственный собственный стиль или шаблон, который используется для таких документов, как письма и служебные записки.
Формат памятки
На рис. 7.1.1 показан пример нашего собственного стиля заметок (стиль, который мы будем использовать для заданий заметок, написанных для этого класса), с аннотациями, указывающими на различные важные функции. Основными отформатированными частями заметки являются логотип или фирменный бланк (необязательно), блок заголовка и сообщение. В прилагаемом документе Memos PowerPoint подробно рассматриваются некоторые из этих функций.
Рисунок 7.1.1 Образец памятки с комментариями. [Описание изображения]
Блок заголовка памятки
Блок заголовка появляется в верхней левой части заметки, прямо под словом ЗАПИСКА или МЕМОРАНДУМ, написанным большими жирными заглавными буквами. Этот раздел содержит подробную информацию о получателе, отправителе и цели. Он включает следующие строки:
Поместите горизонтальную линию под блоком заголовка и разместите свое сообщение ниже.
Памятка
Размер служебной записки может варьироваться от нескольких коротких предложений до многостраничного отчета, включающего рисунки, таблицы и приложения. Какой бы ни была продолжительность, есть простой организационный принцип, которому вы должны следовать. Организуйте содержание своей заметки так, чтобы она отвечала читателю на следующие вопросы:
- Вступление. Почему я это читаю?
- Подробности: что мне нужно знать?
- Заключение: что мне теперь делать?
Записки, как правило, очень прямолинейны и лаконичны. Нет необходимости начинать с общих представлений, прежде чем перейти к сути. Ваши читатели — коллеги в той же организации и, вероятно, знакомы с контекстом, в котором вы пишете. Начальные предложения меморандума должны дать читателю понять, должны ли они читать этот меморандум целиком и почему (если меморандум информирует меня о неработающем лифте в здании, в которое я никогда не вхожу, то я не действительно нужно читать дальше).
Средняя часть сообщения должна содержать всю информацию, необходимую для адекватного информирования читателей и выполнения цели записки. Начните с самой общей информации, а затем добавьте более конкретные факты и детали. Убедитесь, что имеется достаточно деталей для поддержки вашей цели, но не перегружайте своих читателей ненужными подробностями или информацией, которая им уже хорошо известна.
Заключительная часть сообщения указывает, какие действия требуются или требуются от читателей. Если вы просите своих читателей что-то сделать, будьте максимально вежливы и постарайтесь указать, какую пользу принесет им это действие.
Для получения дополнительной информации о написании заметок посетите страницу заметок в онлайн-лаборатории письма Университета Пердью: части заметок.
Письма — это краткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации. Они часто печатаются на фирменных бланках, представляющих бизнес или организацию, и обычно ограничиваются одной или двумя страницами. Хотя электронная почта и текстовые сообщения сегодня могут использоваться чаще, деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Оно может служить для того, чтобы познакомить вас с потенциальным работодателем, объявить о продукте или услуге или даже передать чувства и эмоции (например, соответствующие письма).
Существует много типов писем и множество адаптаций с точки зрения формы и содержания, но в этой главе представлены пятнадцать элементов традиционного печатного письма.Письма могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией (сопроводительное письмо), предоставления важной или конкретной информации, предоставления документации о событии или решении, а также представления прилагаемого отчета или длинного документа (сопроводительное письмо). На рис. 7.1.2 [5] показано сопроводительное письмо, предназначенное для ознакомления получателя с техническим отчетом.
Рисунок 7.1.2 Образец сопроводительного письма (щелкните изображение, чтобы открыть доступный PDF-файл).
Обычное письмо состоит из 7 основных частей:
- Бланк/логотип: имя отправителя и обратный адрес
- Заголовок: имя получателя, часто включая адрес и дату.
- Приветствие: «Дорогой ______ », используйте имя получателя, если оно известно.
- Введение: определяет общую цель письма.
- Тело: излагает детали сообщения.
- Вывод: повторяет основную мысль и может включать призыв к действию.
- Строка подписи: иногда включает контактную информацию.
Имейте в виду, что письма представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Чтобы эффективно общаться и создавать положительный образ, помните, что
- ваш язык должен быть четким, кратким, конкретным и уважительным.
- каждое слово должно способствовать достижению вашей цели
- каждый абзац должен быть посвящен одной идее
- части письма должны составлять полное сообщение
- письмо не должно содержать ошибок.
Письма с конкретными целями
Существует множество возможных причин, по которым вы можете написать письмо в профессиональном контексте. Вот список наиболее распространенных типов букв:
Сопроводительные письма: когда вы отправляете отчет или какой-либо другой документ, например резюме, внешней аудитории, отправьте его с сопроводительным письмом, в котором кратко объясняется цель вложенного документа и краткое резюме. Щелкните ссылку, чтобы загрузить шаблон сопроводительного письма (.docx).
Письма-запросы: вы можете запросить информацию о компании или организации, например, ожидают ли они открытия вакансий в ближайшем будущем или финансируют ли они заявки на гранты от некоммерческих групп. В этом случае вы должны отправить письмо-запрос с просьбой предоставить дополнительную информацию. Как и в большинстве деловых писем, просьба должна быть краткой: представиться в первом абзаце, а затем четко указать цель и/или запрос во втором абзаце. Если вам нужна очень конкретная информация, рассмотрите возможность размещения ваших запросов в форме списка для ясности. Заканчивайте в дружеской форме, выражая признательность за помощь, которую вы получите.
Последующие письма: каждый раз, когда вы обращаетесь к кому-либо с просьбой, напишите дополнительное письмо, в котором выражается благодарность за время, которое получатель письма потратил на то, чтобы ответить на ваши вопросы или рассмотреть ваше заявление о приеме на работу. Если у вас было собеседование при приеме на работу, последующее письмо с благодарностью интервьюеру за уделенное время особенно важно для демонстрации вашего профессионализма и внимания к деталям.
Письма в профессиональном контексте могут использоваться во многих других целях, например для связи с поставщиками, подрядчиками, партнерскими организациями, клиентами, государственными учреждениями и т. д. Дополнительные примеры профессиональных писем см. в образцах писем, предоставленных Дэвидом МакМюрри в его онлайн-учебнике по техническому письму: Техническое письмо в Интернете: примеры, кейсы и модели.
Информация в этой главе была адаптирована из следующего источника:
глава «Профессиональные коммуникации» в Техническом письме Аннемари Хэмлин, Крис Рубио, Мишель ДеСильва. Этот источник находится под лицензией Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
Слияние писем позволяет создать пакет персонализированных писем, в котором каждое письмо идентично по макету, форматированию, тексту и графике, за исключением персонализированных частей, таких как приветствие.
Подготовьте письмо
Перейдите в раздел Рассылки > Начать слияние > Письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.
Настройте свой список рассылки
Ваш список рассылки — это источник данных, содержащий информацию, которую Word использует для настройки вашего письма. См. Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние почты: изменение получателей.
Добавьте в письмо персонализированный контент
Добавьте в свое письмо содержание, которое будет разным для каждого получателя.
Перейдите в раздел Рассылки > Блокировка адреса.
Выберите формат имени получателя в диалоговом окне «Вставить блок адреса».
Выберите строку приветствия.
Выберите нужный формат в диалоговом окне «Вставить строку приветствия».
Нажмите OK, чтобы вставить поле строки приветствия.
Выберите Файл > Сохранить.
Чтобы вставить другую пользовательскую информацию из списка рассылки, см. раздел Добавление полей слияния по одному.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в раздел Рассылки > Предварительный просмотр результатов, чтобы просмотреть свои письма.
Выберите «Далее» или «Назад», чтобы прокрутить набор данных и убедиться, что имена и адреса выглядят правильно.
Снова выберите Предварительный просмотр результатов, переключитесь с объединенных результатов обратно на поля слияния в письме
Выберите «Завершить и объединить» > «Печать документов».
Выберите «Редактировать отдельные документы», «Печать документов» или «Отправить сообщения электронной почты».
Сохраните ваше персональное письмо
Выберите «Файл» > «Сохранить». Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к вашему списку рассылки для будущего использования.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте его. Выберите Да, когда Word предложит сохранить соединение.
Подготовить основной документ
Перейдите в раздел Рассылки > Начать слияние > Письма.
В Word введите текст письма, которое вы хотите отправить в список рассылки.
Настройте свой список рассылки
Ваш список рассылки — это источник данных, содержащий информацию, которую Word использует для настройки вашего письма. См. Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Если вам нужно отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние почты: изменение получателей.
Добавьте в письмо персонализированный контент
Добавьте имя, адрес и другие поля в свою базу данных с помощью полей слияния.
Перейдите в раздел Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле, которое хотите добавить.
Продолжайте добавлять поля, пока не добавите в письмо всю необходимую информацию.
Предварительный просмотр и печать писем
Перейдите в раздел Рассылки > Предварительный просмотр результатов, чтобы просмотреть свое письмо. Используйте стрелки влево и вправо для прокрутки каждой записи.
Чтобы внести дополнительные изменения, снова выберите Просмотр результатов, чтобы вернуться к просмотру полей.
Когда письма будут выглядеть так, как вы хотите, выберите «Рассылки» > «Завершить и объединить» > «Печать документов».
Перейдите в раздел Рассылки > Завершить и объединить > Редактировать отдельные документы, чтобы просмотреть и обновить каждое письмо по отдельности перед печатью.
Выберите «Файл» > «Печать», чтобы напечатать письма.
Сохраните ваше персональное письмо
Когда вы сохраняете документ слияния, он остается подключенным к вашему списку рассылки для дальнейшего использования.
Чтобы повторно использовать документ слияния, откройте его. Выберите Да, когда Word предложит сохранить соединение.
Вы можете узнать больше о том, как работает слияние писем, из следующего видео, которое является частью учебного курса.
На протяжении своей карьеры вам, возможно, придется писать письма клиентам, коллегам, начальству или даже потенциальным работодателям. Когда вы составляете профессиональные письма, важно использовать соответствующее форматирование и обозначения. Например, если вы включаете в переписку какие-либо документы, вам нужно научиться правильно указывать вложения. В этой статье мы обсудим, как указать вложение в письме и приведем примеры для справки.
Почему важно использовать определенный формат письма с вложениями?
Когда вы переписываетесь с другими в профессиональном контексте, вам может потребоваться отправить больше, чем стандартное письмо. В некоторых случаях вам может потребоваться приложить к письму дополнительные документы, такие как резюме или график.Эти дополнительные документы относятся к одной из двух категорий:
Приложения. Это материалы, являющиеся частью письма, например диаграмма, иллюстрирующая ваши выводы.
Приложения: это документы, которые не зависят от письма, например ваше резюме.
Помимо добавления этих документов в ваше письмо, вы всегда должны ссылаться на их включение и кратко указывать их цель и объем. Следуя этой передовой практике форматирования, вы предупреждаете получателя о дополнительных материалах и гарантируете, что он их заметит. Вы также убедитесь, что получатель понимает содержимое и его длину, тем самым формируя соответствующие ожидания.
Хотя эта практика изначально началась с традиционных писем, она также применима к электронной переписке. Это означает, что вы должны соблюдать эти рекомендации по форматированию писем, независимо от того, отправляете ли вы физическое письмо или отправляете электронное письмо профессиональному контактному лицу. Когда вы отправляете электронное письмо, все файлы, которые вы включаете, считаются вложениями, поэтому вы можете использовать этот термин даже для документов, которые обычно называют вложениями.
Как отформатировать деловое письмо с вложением
Вот шесть шагов, которые помогут вам отформатировать письмо с вложением:
1. Начните с пустой буквы
Сначала откройте выбранную вами программу обработки текстов. Начните с чистого документа или используйте формат делового письма для оформления корреспонденции.
2. Применение основных правил форматирования
Затем используйте основные рекомендации по форматированию деловых писем, чтобы структурировать документ. В верхней части страницы введите свое полное имя и адрес. Затем пропустите одну строку и введите сегодняшнюю дату. Пропустите еще одну строку и введите полное имя и адрес получателя. Оставьте следующую строку пустой и введите приветствие, например «Уважаемый доктор Смит», а затем поставьте запятую.
Пропустив еще одну строку, напишите текст письма. Используйте стандартное форматирование абзаца, чтобы сделать письмо максимально удобным для чтения и понимания. Оставьте еще одну пустую строку в конце тела письма. Затем завершите его заключительной строкой, например «С уважением». Оставьте две пустые строки и введите свое полное имя и профессиональную должность.
3. Укажите дополнительные материалы
В письме кратко упомяните дополнительные документы, чтобы привлечь внимание получателя к вложению. Например, вы можете сказать: "Как видно из моего приложенного резюме, у меня 10 лет профессионального опыта в этой области".
4. Обратите внимание на вложения
5. Распечатайте и подпишите письмо
Затем распечатайте письмо и подпишите его в области подписи между окончанием и вашим именем и должностью.
6. Добавьте материалы
Наконец добавьте материалы и подготовьте посылку к отправке по почте. Поместите письмо поверх любых вложений. Прежде чем запечатать и отправить посылку, убедитесь, что вы вложили все дополнительные материалы.
Как отформатировать профессиональное электронное письмо с вложением
Пять шагов, которые помогут вам написать электронное письмо с вложениями:
1. Начните с пустого электронного письма
Сначала войдите в свою учетную запись электронной почты. Начните составлять пустое сообщение.
2. Следуйте простым правилам форматирования
Начните электронное письмо с приветствия, например "Уважаемая госпожа Джонс" с запятой. Оставьте пустую строку и введите текст сообщения. Как и деловое письмо, вы должны заканчивать профессиональное электронное письмо заключительной строкой, например «С уважением». Затем введите свое имя и должность в последующих строках.
3. Упоминание вложений
В письме укажите ссылку на прикрепленные документы. Например, вы можете написать: "Как видно из приложенного резюме, я работаю на своей текущей должности уже пять лет".
4. Обратите внимание на вложения
Под своим именем и заголовком введите «Приложение:», чтобы привлечь внимание читателя к дополнительным элементам. Например, вы можете указать «Резюме», если подаете заявку на работу.
5. Добавьте вложения
Перед отправкой электронного письма убедитесь, что вы добавили указанные документы.
Примеры оформления писем с вложениями
Прочитав образец письма и пример электронного письма с вложениями, вы сможете понять, как именно настроить свою профессиональную переписку. Взгляните на эти примеры, которые помогут вам в написании собственных текстов:
Пример 1. Деловое письмо с вложениями
Ханна Ли
Tiger Marketing
123 Elm Street
Нью-Йорк, NY 101232 января 2021 г.
Генри Джеймс
Фирма Эдисона
321 Maple Avenue
Нью-Йорк, NY 10132Уважаемый г-н Джеймс,
Наша команда завершила анализ эффективности маркетинговой кампании Edison Firm за предыдущий период. В целом кампании оказались лучше, чем ожидалось, и мы рекомендуем увеличить маркетинговый бюджет на будущие месяцы. Мы рады поделиться полными результатами в прилагаемом отчете.Пример 2. Профессиональное электронное письмо с вложениями
Уважаемый г.Джеймс,
По запросу наша производственная группа подготовила графику для компании Edison, чтобы использовать ее в маркетинге вашей новой линейки продуктов. Вы найдете 10 изображений продуктов, прикрепленных к этому письму. Свяжитесь со мной, если у вас есть вопросы или запросы на редактирование.Спасибо,
Ханна Ли,
цифровой продюсер, Tiger Marketing
Приложения: 10 изображений продуктовпоиск меню
Урок 4. Этикет электронной почты и безопасность
Введение
Как и при любом общении в Интернете, при использовании электронной почты важно соблюдать правила этикета и соблюдать меры безопасности. Этикет — это набор правил и указаний, которые люди используют для более эффективного общения. Вы также должны знать, как защитить себя от определенных рисков, таких как вредоносное ПО и фишинг.
В этом уроке мы обсудим создание более эффективных электронных писем с соблюдением правил этикета электронной почты как для личного использования, так и на работе. Мы также поговорим о различных стратегиях безопасного использования электронной почты.
Советы по успешной рассылке
Вот несколько основных правил, которым вы можете следовать, чтобы создавать более качественные электронные письма, независимо от того, кому вы их отправляете. В некоторых случаях можно нарушать эти правила. Используйте эти правила в качестве отправной точки, а затем адаптируйте каждое отправляемое письмо в зависимости от ситуации.
Нажимайте на стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше об основах этикета электронной почты.
Этикет вложения электронных писем
Вложения — это простой способ обмена файлами, фотографиями и другим материалом, но многие люди не знают о некоторых наиболее распространенных ошибках с прикрепленными файлами. Обязательно соблюдайте эти основные правила при добавлении вложений в сообщения электронной почты.
Упоминание включенных вложений
Никогда не прикрепляйте файл, не упомянув его в теле письма. Такая простая вещь, как я приложил несколько фотографий к этому письму, поможет вашим получателям узнать, чего ожидать. С другой стороны, убедитесь, что упомянутые вами вложения действительно включены в сообщение — легко сосредоточиться на своем сообщении и забыть включить сам файл. Мы рекомендуем прикреплять любые файлы до того, как вы начнете писать.
Учитывайте размер и формат файла
Не отправляйте слишком большие вложения или несжатые фотографии, загрузка которых может занять много времени у ваших получателей. Вы всегда можете заархивировать или сжать файлы, чтобы упростить их отправку. Кроме того, убедитесь, что ваши вложения не нужно просматривать в определенном приложении — используйте универсальные типы файлов, такие как .PDF, .RTF и .JPG.
Включить только связанные файлы
Если вам нужно отправить много разных файлов одному и тому же человеку, рассмотрите возможность отправки вложений по нескольким электронным письмам. Если вы включите в одно электронное письмо несколько несвязанных файлов, вашим получателям может быть сложно найти именно тот файл, который им нужен.
Хотя вложения по-прежнему являются простым способом быстрого обмена файлами по электронной почте, многие люди начали использовать облачные службы хранения, такие как Google Диск и Microsoft OneDrive, для обмена большими файлами. Вместо того, чтобы делиться самим файлом, вы можете поделиться ссылкой, что позволит другим получить удаленный доступ к файлу. Ознакомьтесь с нашими уроками по совместному использованию файлов на Google Диске и совместному использованию файлов в OneDrive, чтобы узнать больше.
Использование электронной почты в бизнесе
Независимо от того, пользуетесь ли вы электронной почтой на работе или откликаетесь на вакансию, действуют обычные правила этикета электронной почты. Однако следует учитывать несколько дополнительных соображений, поскольку деловая электронная почта может повлиять на вашу профессиональную репутацию.
Нажимайте стрелки в слайд-шоу ниже, чтобы узнать больше об использовании электронной почты на рабочем месте.
Безопасность электронной почты
Электронная почта не является полностью безопасной, поэтому вам следует избегать отправки конфиденциальной информации, такой как номера кредитных карт, пароли и ваш номер социального страхования. Кроме того, вы можете получать электронные письма от мошенников и киберпреступников. Первым шагом в решении проблем безопасности электронной почты является их понимание, чтобы вы знали, на что обращать внимание.
Спам – это еще один термин, обозначающий нежелательную почту или нежелательную рекламу по электронной почте. Такие сообщения лучше игнорировать или удалять. К счастью, большинство почтовых служб предлагают некоторую защиту, включая фильтрацию спама.
Фишинг
Некоторые электронные письма притворяются, что отправлены банком или надежным источником, чтобы украсть вашу личную информацию. Кому-то легко создать электронное письмо, которое выглядит так, как будто оно от конкретной компании. Будьте особенно осторожны с любыми электронными письмами, требующими срочного ответа.
Вложения
Некоторые вложения электронной почты могут содержать вирусы и другие вредоносные программы. Как правило, безопаснее не открывать никаких вложений, которых вы не ожидали. Если друг отправляет вам вложение, вы можете спросить, хотел ли он или она отправить его перед загрузкой.
Узнайте больше о важных вопросах безопасности в Интернете из нашего руководства по безопасности в Интернете.
Настройка собственной учетной записи электронной почты
В нашем руководстве по Gmail содержатся пошаговые инструкции по отправке, получению и управлению электронной почтой.
Читайте также: