Как пользоваться Skype для бизнеса
Обновлено: 21.11.2024
Если уж на то пошло, зачем вам проводить собрания? Потому что вы хотите обмениваться информацией, документами, взглядами и чувствами.
Skype для бизнеса может помочь вам сделать все это, предоставляя общий доступ к экранам и презентациям, а также позволяя вам видеть и слышать людей, с которыми вы встречаетесь. А поскольку он является частью онлайн-пакета Office365 от Microsoft, высока вероятность того, что у людей, с которыми вы хотите встретиться, уже установлено необходимое программное обеспечение на их ПК или мобильных устройствах. Встречи могут быть импровизированными — компьютерный эквивалент телефонного звонка или встречи у кулера с водой — или запланированными через час, месяц или год. Мы покажем вам, как это сделать.
Как настроить собрание Skype для бизнеса из Microsoft Outlook
Если вы используете Outlook 2016 на ПК и установили Skype для бизнеса как часть установки Office365, запланировать собрание Skype для бизнеса несложно. На вкладке календаря в Outlook вы увидите кнопку, подобную той, что на предыдущем слайде, под названием «Новое собрание Skype». Нажмите ее, и вам будет предложено ввести адреса электронной почты приглашенных на собрание, установить цель собрание в строке Тема и установите время начала и окончания собрания. Outlook добавит ссылку «Присоединиться к собранию Skype» в теле приглашения.
На Mac создайте приглашение на собрание в Outlook обычным способом, а затем нажмите кнопку "Добавить собрание по сети" в приглашении на собрание. Это автоматически добавит ссылку «Присоединиться к собранию Skype» в создаваемое вами приглашение.
Как отправлять приглашения в Skype для бизнеса
Если вы хотите более импровизированную встречу, запустите Skype для бизнеса и нажмите «Начать собрание» в верхней части окна. (На Mac вы найдете его в меню «Беседы».) Теперь, когда вы начали разговор, вы можете пригласить людей присоединиться к нему. Для этого нажмите либо большую кнопку «Пригласить других людей» под списком участников, либо круглую кнопку в правом верхнем углу, содержащую символы двух человек и знак «плюс». (На Mac на кнопке есть только один человек.) Это вызовет диалоговое окно, в котором вы можете щелкнуть имя контакта или начать вводить имя или номер телефона кого-либо в своей книге контактов.
Но есть и другой способ, если вы хотите пригласить человека, который не является сотрудником вашей организации или у которого не установлен Skype для бизнеса. Начните с нажатия кнопки «Дополнительные параметры» в правом нижнем углу (круг с тремя точками) и выберите «Информация о записи на собрание». Это вызовет диалоговое окно, позволяющее вам скопировать ссылку на веб-версию собрания, которую вы можете отправить по электронной почте, через мгновенные сообщения или любым другим способом, который вы обычно используете. Нажав на ссылку, они могут выбрать вариант присоединения к веб-версии собрания.
Лучшие сочетания клавиш Skype для бизнеса
В Skype для бизнеса есть множество сочетаний клавиш. Вы найдете исчерпывающий (и утомительный) список на страницах поддержки Microsoft, но вот некоторые из наиболее полезных:
– F5 переводит видеовызов в полноэкранный режим.
- Windows+F5 включает и выключает камеру во время видеозвонка
- Windows+F4 включает и выключает микрофон, не путать с Alt+F4, который закрывает окно разговора. (Нет, они действительно вас сейчас не слышат.)
– Ctrl+W показывает и скрывает окно мгновенного сообщения, если у вас есть замечания по основной презентации, которыми вы хотите поделиться из галереи арахиса
– Ctrl+Shift+H приостанавливает аудиоразговор, что удобно, если на вашем ноутбуке нет специальной кнопки отключения микрофона
Конечно, многие стандартные сочетания клавиш тоже работают, например Ctrl+C (Command+C на Mac), чтобы скопировать текст в окне чата.
Как присоединиться к собранию Skype для бизнеса
Это самое простое: просто нажмите ссылку «Присоединиться к собранию Skype» в приглашении на собрание Outlook или в электронном письме, которое вы получили. Он должен запустить Skype для бизнеса и сразу же пригласить вас на собрание.
Если у вас открыт Skype для бизнеса, вы можете перейти на вкладку "Собрания" (с небольшим значком, обозначающим календарь) и дважды щелкнуть соответствующую запись, чтобы присоединиться к собранию.
Общий доступ к презентации PowerPoint в Skype для бизнеса
Тот факт, что ваши коллеги не находятся с вами в комнате, не означает, что они должны пропустить вашу презентацию PowerPoint. Нажмите на значок презентации (монитор со стрелкой, указывающей вверх и вправо), нажмите «Поделиться файлами PowerPoint…» и выберите файл на своем ПК для презентации.
Как установить уровни контактных отношений
Skype для бизнеса позволяет показывать разные уровни информации людям, с которыми у вас разные отношения. Эта концепция знакома всем, кто создал списки друзей в Facebook, чтобы скрыть свои действия от родителей (или детей). В Skype для бизнеса речь идет скорее о контроле того, кто может видеть ваши номера телефонов и находитесь ли вы в сети. Например, только контакты с пометкой «Друзья и семья» могут видеть ваш домашний номер телефона, а ваши рабочие и мобильные номера также видны тем, кто находится в категории «Рабочая группа». В более широком смысле «коллеги» также могут видеть, где вы работаете, свободны вы или заняты, а также сведения о любой встрече, в которой вы участвуете. Наименее привилегированными являются «внешние контакты», которые могут видеть только такую информацию, как ваше отображаемое имя. , адрес электронной почты и статус вашего присутствия (в сети, отсутствует и т. д.). Контакты со статусом "Заблокировано" по-прежнему могут видеть ваше имя и адрес электронной почты, но не могут вам звонить.
Новые контакты по умолчанию помещаются в группу «Коллеги», но вы можете изменить это, щелкнув вкладку «Отношения» в списке контактов. Щелкните имя правой кнопкой мыши, выберите «Изменить отношение конфиденциальности», а затем выберите новое отношение.
Как использовать функции вопросов и ответов, интерактивной доски и опросов
Функции вопросов и ответов, интерактивной доски и опросов в Skype для бизнеса доступны из собрания с помощью того же значка, который используется для запуска презентации PowerPoint: монитор со стрелкой, указывающей вверх и вправо. Если вы созвали собрание, выберите «Дополнительно…», а затем выберите «Доска», «Опрос» и «Вопросы и ответы». После запуска каждый из этих параметров говорит сам за себя.
Как передавать файлы с помощью Skype для бизнеса
Если вы хотите поделиться документами с участниками собрания, вы можете «прикрепить» их к собранию и позволить участникам загрузить их — цифровой эквивалент того, чтобы положить стопку раздаточных материалов на середину стола в конференц-зале. Для этого нажмите на значок презентации (монитор со стрелкой вверх и вправо), нажмите «Добавить вложения», выберите файл, которым хотите поделиться, и нажмите «Открыть». После загрузки на сервер вы можете снова нажать на значок презентации и нажать «Управление содержимым», чтобы решить, с кем поделиться документом, предварительно просмотреть его или удалить из презентации.
Как перенести вызов Skype для бизнеса на мобильное устройство
Самый простой способ сделать это: сервер Skype для бизнеса должен разрешить звонки на произвольные номера PSTN или, по крайней мере, на номер вашего мобильного телефона. Во время конференц-связи щелкните значок телефона с наложенным символом шестеренки, введите свой номер и нажмите «Перевести». После того как вы ответили на звонок на своем телефоне, вы сможете закрыть окно на своем ПК и отойти от рабочего стола, не завершая встречу.
Если на вашем телефоне установлено приложение Skype для бизнеса, вы также можете присоединиться к собранию там, даже если вы уже участвуете в том же собрании на своем ПК. После того, как вы присоединились на своем мобильном устройстве, просто закройте конференцию на своем ПК и продолжайте, как раньше.
Читайте также: