В какую папку будут загружены файлы из формы загрузки файла
Обновлено: 21.11.2024
Советы по G Suite предоставлены командой Overdrive. Нам нравится Google Workspace и все, что связано с Google, поэтому мы рады поделиться с вами последними идеями, советами и рекомендациями.
Последние советы
Включить и использовать Google Chat из Gmail
Google стремится интегрировать самые популярные приложения для повышения производительности Google Workspace в приложение Gmail, чтобы сделать его более унифицированным. Этот шаг избавит вас от необходимости открывать несколько вкладок для разных задач. С помощью Google Chat вы можете напрямую общаться с людьми, создавать временные групповые беседы или запускать более формальные групповые чаты, называемые Spaces. Последние можно использовать для связи между отделами, управления проектами, планирования мероприятий или любой другой сложной операции. Вы можете получить доступ ко всем этим функциям из Gmail, не открывая отдельную вкладку «Чат». Чтобы включить Google Chat в Gmail, в Интернете перейдите в «Настройки», а затем перейдите на вкладку «Чат и встречи». Выберите Google Chat и нажмите Сохранить изменения. Чтобы включить Google Chat в Gmail, на мобильном устройстве перейдите в «Настройки», нажмите на свою рабочую или учебную учетную запись, а затем включите переключатель «Чат». Теперь вы можете получить доступ к функциям Google Chat из приложения Gmail в Интернете и на мобильных устройствах. В Интернете вы можете найти чаты и пространства на левой боковой панели, но если вы предпочитаете окно большего размера, перейдите в «Настройки»> «Чат и встреча», а затем выберите «Правая сторона папки «Входящие». На мобильном устройстве после включения чата вы увидите две новые вкладки в нижней части экрана для чатов и пространств. Теперь вы можете сэкономить время и оставаться продуктивным, используя только приложение Gmail.
Google стремится интегрировать самые популярные приложения для повышения производительности Google Workspace в приложение Gmail для a.
Принять или отклонить все предложения в Документах Google
Документы Google позволяют пользователям Google Workspace совместно работать над документами в режиме реального времени и с любого устройства. Режим предложений — это функция Google Docs, которая позволяет соавторам вносить предлагаемые изменения, которые затем могут быть одобрены или отклонены другими. Когда кто-то добавляет предложения в документ, вы увидите их в правой части страницы, как в примере ниже. Затем вы можете принять или отклонить их по отдельности… но что, если бы был способ решить все предложения всего за пару кликов? К счастью, мы знаем, как это сделать. Чтобы принять или отклонить все предложения в Документах Google: В строке меню перейдите в «Инструменты» и нажмите «Просмотреть предложенные изменения». В правом углу страницы появится всплывающее окно с возможностью принять или отклонить все предложения. Вы также можете предварительно просмотреть изменения, прежде чем принимать решение. Выберите вариант и разрешите документу обновляться. Это может занять некоторое время в зависимости от количества предложений. Если вы случайно нажали не ту кнопку, просто нажмите Ctrl + Z на клавиатуре, чтобы отменить изменения (Cmd ⌘ + Z на Mac). Этот совет сэкономит много времени, когда в следующий раз вам придется решать предложения в документе.
Документы Google позволяют пользователям Google Workspace совместно работать над документами в режиме реального времени и из любого места.
Как предварительно заполнить форму Google
Google Формы — отличный инструмент для проведения опросов, викторин или простого сбора данных. Но знаете ли вы, что вы можете поделиться предварительно заполненной формой с другими? Вот как предварительно заполнить форму Google значениями по умолчанию: 1. Откройте форму, которую вы хотите предварительно заполнить. 2. Нажмите на 3 точки в правом верхнем углу, чтобы открыть меню «Форма». 3. Выберите «Получить предварительно заполненную ссылку». 4. Введите значения по умолчанию в нужные поля, например, здесь мы установили: - Количество лицензий на «1» - Тип лицензии на 1-й выбор «Лицензия пользователя G Suite» - Комментарии к «Спасибо» 5. Нажмите кнопку «Получить ссылку» в нижней части формы. 6. Нажмите «Копировать ссылку» во всплывающем уведомлении. Вы получите URL-адрес формы для заполнения, включая значения, которые вы установили как значения по умолчанию. Вот пример — вы видите, что некоторые поля уже заданы. Если вам нужно изменить значения по умолчанию, вы можете войти в свою учетную запись Google и использовать ту же ссылку для редактирования формы. Совет от Shared Contacts for Gmail®
Google Формы — отличный инструмент для проведения опросов, викторин или простого сбора данных. Но знаете ли вы это.
Один из самых популярных инструментов Google, Google Forms, пригодится при создании и анализе опросов. Недавние обновления добавили еще больше замечательных функций к уже отличному сервису. Независимо от того, являетесь ли вы рекрутером, которому нужны резюме от соискателей, или репетитором, которому нужно собирать домашние задания от своих учеников, теперь вы можете разрешить другим загружать файлы прямо из вашей формы Google.
Добавление кнопки загрузки файла в форму Google
Добавление кнопки загрузки файла имеет большое значение, когда речь идет о формах.
Загрузка нескольких файлов из Google Forms
Как и в большинстве интернет-сервисов, позволяющих загружать файлы, вы не можете загружать сразу всю папку. Отдельные файлы должны добавляться в Google Forms отдельно.
Например, если ваша форма используется соискателями, вы создадите ее таким образом, чтобы их резюме загружались отдельно от сопроводительных писем.
Точно так же, если вам нужно, чтобы они предоставили свое резюме, фотографию и отсканированное удостоверение личности, в вашей форме Google будет три кнопки загрузки — по одной для каждого запрашиваемого документа.
Хранение файлов и параметры владения
Все файлы, загруженные из ваших форм Google, аккуратно и удобно хранятся на вашем Google Диске.
Каждый заголовок вопроса/раздела в форме используется в качестве названия новой папки. Загруженные элементы, соответствующие определенному разделу, сохраняются в соответствующей папке, поэтому процесс относительно автоматизирован и не требует какой-либо ручной организации.
Если вам когда-либо понадобится посетить определенную папку в Google Формах и получить файл, перейдите в «Панель инструментов» и выберите вкладку «Ответы». Оказавшись там, нажмите кнопку "Просмотр папки", расположенную в нижней правой части окна.
Если вы решите связать любую из своих форм с Google Таблицами, вы сможете отслеживать все загруженные файлы на вкладке "Ответы" данной электронной таблицы. Кроме того, каждый файл содержит прямую ссылку для более легкого доступа.
Респонденты, напрямую загружающие файлы со своего Google Диска, автоматически создают копию исходного файла. После загрузки файла вы (владелец формы) также становитесь владельцем копии. Однако исходный файл — если он не установлен как общедоступный — будет виден только его владельцу.
Добавляющие файлы отслеживают все эти действия на боковой панели Google Диска.
Экспорт форм с поддержкой загрузки с помощью Form Publisher
Form Publisher – это популярное дополнение к Google Forms, которое автоматически превращает заполненные формы в документы Google для удобного обмена и просмотра. Вместо того, чтобы открывать каждое приложение с панели управления и искать связанные файлы в папках на Диске, вы можете автоматически преобразовать их в аккуратно структурированные PDF-файлы для быстрого просмотра.
Если вы хотите использовать Form Publisher с вашими формами Google с поддержкой загрузки, вы можете сделать две вещи. Вы можете либо вставить прямую ссылку на загруженный файл, либо отобразить ссылку непосредственно в документе, если файл представляет собой изображение PNG, JPG или GIF. Последнее невероятно удобно, так как позволяет распечатать полные формы и при необходимости просмотреть их в автономном режиме.
Заключение
Как видите, кнопка загрузки файла в Google Forms, несомненно, полезна, если вы представитель отдела кадров, работающий с большим количеством резюме, или репетитор, многие ученики которого присылают домашние задания. Независимо от цели вашей формы конечные пользователи теперь могут загружать файлы прямо из вашей формы Google. Файлы сохраняются на вашем Google Диске, аккуратно организованные в отдельные папки.
Функция загрузки файлов в Google Forms позволяет получать файлы от респондентов прямо на ваш Google Диск. Вы можете добавить вопрос "Загрузить файл" в форму Google, чтобы получать задания в формате PDF от студентов, заявки на резюме, изображения портфолио от участников и т. д.
Когда респондент загружает файл через Google Forms, файл сохраняется в фиксированной папке на вашем Google Диске. Все файлы загружаются в одну папку и, таким образом, глядя на файл на вашем Google Диске, трудно определить, какой респондент загрузил какой набор файлов.
Однако мы можем использовать скрипт Google Apps с триггерами форм Google, чтобы мгновенно упорядочивать файлы на Google Диске, как только они загружаются респондентом формы. Вы можете изменить папку назначения, в которой хранятся файлы, или создать собственные папки на основе ответа формы.
Организовать загрузку файлов на Google Диск
В следующем примере мы создадим родительскую папку на Google Диске для размещения всех загруженных файлов.Каждый ответ формы будет иметь свою собственную вложенную папку, и все файлы для этой конкретной записи формы будут находиться в одной папке.
Создать родительскую папку
Для начала перейдите на свой Google Диск и создайте новую папку (или используйте существующую папку). Откройте папку и возьмите идентификатор папки из адресной строки браузера, как показано на снимке экрана.
Добавить скрипт Google
Затем перейдите в форму Google, которая принимает загрузку файлов, и выберите «Редактор сценариев» в меню с тремя точками.
Совет. Сценарий также можно улучшить, чтобы создавать собственные имена папок на основе ответов пользователя в форме ответа.
Создать триггер OnFormSubmit
В редакторе сценариев выберите в раскрывающемся списке функций пункт «Инициализировать» и нажмите кнопку «Выполнить», чтобы создать триггер OnFormSubmit для текущей формы Google.
По сути, код Apps Script будет запускаться всякий раз, когда кто-то отправляет новую запись формы и загружает файлы в определенную папку на Google Диске.
Вот и все. Перейдите в свою форму Google и отправьте новую тестовую запись. Теперь вы должны увидеть все загруженные файлы, аккуратно организованные в пользовательской папке в родительской папке. Имя пользовательской папки — это уникальный идентификатор ответа, который Google Forms автоматически присваивает каждой отправке формы.
PS: вы можете комбинировать загрузку файлов в Google Forms с Document Studio для создания настраиваемых PDF-файлов (сертификатов, удостоверений личности сотрудников и т. д.) из загруженных изображений
На некоторые из ваших вопросов формы может потребоваться, чтобы ваши респонденты загружали/прикрепляли файлы к своим ответам. Вы можете добавить в форму тип вопроса, позволяющий загружать файлы.
Добавить вопрос о загрузке файла
В Microsoft Forms откройте форму, которую хотите изменить.
Добавьте новый вопрос, выбрав Добавить новый.
Выберите Другие типы вопросов , а затем выберите Загрузка файла.
Примечание. Загрузка файлов доступна только в том случае, если выбран параметр "Отвечать могут только люди из моей организации" или "Отвечать могут только определенные люди из моей организации".
Вы увидите следующее сообщение: В OneDrive для бизнеса будет создана новая папка. Респонденты смогут загружать свои файлы в эту папку. Продолжать? Выберите Да, чтобы продолжить. (Если вы не хотите продолжать, выберите «Отмена»).
Введите текст, который вы хотите отобразить в вопросе.
Примечание. Кнопка "Загрузить файл" неактивна для вас как автора формы. Он будет активен для тех, кто отвечает на ваши формы.
Выберите раскрывающийся список «Ограничение количества файлов», чтобы выбрать максимальное количество файлов, которые вы можете разрешить для загрузки в вопрос.
Примечание. На один вопрос можно загрузить не более 10 файлов.
Выберите раскрывающийся список «Ограничение размера одного файла», чтобы выбрать максимальный размер файла (10 МБ, 100 МБ или 1 ГБ), разрешенный для каждого вопроса.
Переместите переключатель «Необходимо» вправо, если вы хотите, чтобы на этот вопрос был дан ответ.
Выберите Дополнительные настройки для вопроса, чтобы выбрать одно или оба из следующих действий:
Подзаголовок — добавьте подзаголовок под своим вопросом.
Тип файла. Выберите типы файлов (Word, Excel, PPT, PDF, изображение, видео или аудио), которые вы разрешите загружать.
Типы файлов Word включают следующие форматы файлов: .doc, .dot, .wbk, .docx, .docm, .dotx, .dotm и .docb.
Типы файлов Excel включают следующие форматы файлов: .xls, .xlt, .xlm, .xlsx, .xlsm, .xltx и .xltm.
PPT (сокращение от PowerPoint) включает следующие форматы файлов: .ppt, .pot, .pps, .pptx, .pptm, .potx, .potm, .ppam, .ppsx, .ppsm, .sldx и . sldm.
Формат файла PDF — .pdf.
Типы файлов изображений включают следующие форматы файлов: .jpg, .jpg, .jpg, .jpg, .bmp, .tiff, .psd, .thm, .yuv, .ai, .drw, .eps, .ps. , .svg, .3dm и .max.
Типы видеофайлов включают следующие форматы файлов: .avi, .mp4, .mov, .wmv, .asf, .3g2, .3gp, .asx, .flv, .mpg, .rm, .swf и, .vob.
Типы аудиофайлов включают следующие форматы файлов: .mp3, .aif, .iff, .m3u, .m4a, .mid, .mpa, .ra, .wav и .wma.
Предварительный просмотр вопроса о загрузке файла, который увидят ваши респонденты
Выберите Предварительный просмотр, чтобы увидеть, как ваш вопрос будет отображаться для тех, кто отвечает на форму. Кнопка «Загрузить файл» будет активна и готова к взаимодействию с респондентами.
Когда респонденты успешно загрузят файлы, они увидят свои файлы в своем ответе.
Найти и просмотреть файлы, загруженные для вашего вопроса
Когда респонденты загружают файлы для вашего вопроса формы, вы можете найти эти файлы в папке OneDrive для бизнеса.
Войдите в OneDrive для бизнеса.
Выберите «Файлы», а затем выберите папку «Приложения».
Выберите папку Microsoft Forms.
Выберите папку с файлами, совпадающую с именем вашей формы.
Выберите папку вопроса, в который загружены файлы. Вы увидите файлы, которые респонденты загрузили на этот вопрос.
Отзыв о Microsoft Forms
Мы хотим услышать от вас! Чтобы отправить отзыв о Microsoft Forms, перейдите в правый верхний угол формы и выберите Дополнительные параметры формы > Отзыв.
Читайте также: