Подписание электронного письма

Обновлено: 21.11.2024

Очень легко недооценить силу подписания.

Мы тратим так много времени на размышления о теле наших электронных писем, теме и вступительном гамбите.

Но о завершении часто забывают.

Делайте это на свой страх и риск!

Подписание небольшое, но мощное. Это производит неизгладимое впечатление на ваших потенциальных клиентов и клиентов.

Подтверждение подписки подарит вашему клиенту готовность и желание ответить. Если ошибетесь, во рту останется кислый привкус.

Закрытие официальной переписки с такой xoxo, как Сплетница, не принесет вам никакой пользы. Также не будет чрезмерной формальности с близким коллегой.

Потому что, когда дело доходит до подписи электронной почты, нельзя использовать один размер для всех.

Мы разбили для вас наши любимые подписи по электронной почте на семь удобных подразделов👇

Итак, если вам нужен заоблачный процент ответов.

4 золотых правила

Прежде чем мы приступим к взлому, давайте познакомимся с четырьмя золотыми правилами выхода:

Всегда помните о контексте — это самое важное, когда дело доходит до выбора правильной подписи электронной почты. Убедитесь, что это соответствует тону письма и вашим отношениям с получателем.

Включите свои данные — особенно в свое первое электронное письмо кому-либо, убедитесь, что вы указали все необходимые данные: полное имя, профессиональную должность, номер телефона и информацию в социальных сетях, если хотите.

Убедитесь, что вы правильно поняли грамматику: первое слово (и только первое слово) подписи должно начинаться с заглавной буквы, а подпись должна заканчиваться запятой. Если вы сделаете это неправильно, вы будете выглядеть небрежно и непрофессионально.

Перепутайте вещи: использование одной и той же старой подписи каждый раз, когда вы отправляете электронное письмо, может показаться, что вы не прилагаете никаких усилий. Будь креативным. Это может просто заставить ваших получателей сесть и слушать.

Теперь самое главное.

Обычные подписи по электронной почте

Мы начали с них, потому что неформальность становится все более популярной, когда дело доходит до электронных писем.

Для коллеги или делового контакта, с которым у вас уже есть отношения, вот несколько отличных советов:

Лучше всего — это просто, но эффективно.
Все самое лучшее — немного дружелюбнее, чем "лучшее", это работает практически в любом контексте.
Будь осторожен – приятный теплый способ закрыть неформальное письмо знакомому.
Хорошего дня/недели/выходных – это позитивный знак, который может закончить вашу электронную почту на высоком уровне.
Надеюсь, это поможет — это хорошо, но работает только в конце электронного письма с полезной информацией.
Надеемся, что ваша неделя началась хорошо. Весело и весело, это обязательно вызовет улыбку на лице получателя.
Как всегда — это работает, только если у вас есть постоянные отношения с получателем.
Приятно с вами работать, ведь кто не любит, когда коллега похлопывает вас по спине?

Подтверждение по электронной почте для продолжения разговора

Подпись по электронной почте может стать отличной возможностью поощрить дальнейший диалог с получателем. Почему бы не примерить их на размер?

С нетерпением жду возможности поболтать о «х» или узнать больше о «х». Добавьте что-то конкретное, чтобы показать, что вы искренне заинтересованы в том, что они говорят, и хотите, чтобы диалог продолжился.
Дайте мне знать, если вы хотите поговорить об этом за чашечкой кофе. Это еще один отличный способ выразить свой интерес и энтузиазм. Кроме того, вы предлагаете провести деловую встречу в приятной непринужденной обстановке.
Скоро мы добавим дополнительную информацию — просто убедитесь, что вы действительно это делаете!
С нетерпением жду ответа от вас. Это, безусловно, побуждает к ответу, но может показаться немного требовательным, поэтому используйте его с осторожностью.
Дайте мне знать, как идут дела. Это поможет установить дальнейшее общение и показать, что вы заинтересованы и готовы помочь.
Говори скорее/говори скорее – хорошее неформальное окончание, но используйте его только в том случае, если вы на самом деле собираетесь скоро снова говорить!

Подтверждения по электронной почте с выражением благодарности

Согласно исследованию, электронные письма, которые заканчиваются каким-либо выражением благодарности, получают более высокий процент ответов, чем письма без него.

Так что, если это имеет смысл, выразите свою благодарность. Вот как:

Большое спасибо — хороший выбор, это выражение благодарности без использования OTT.
Заранее благодарим – это хороший способ увеличить количество откликов, но убедитесь, что он не производит впечатления навязчивого.
Спасибо/спасибо – классика. Очевидно, что выражение «спасибо» более разговорное, поэтому используйте то, что имеет смысл в контексте.
Спасибо!/спасибо!– Добавление одного восклицательного знака может показать энтузиазм, но убедитесь, что это не звучит саркастично или натянуто.
Большое спасибо (всегда) – показывает настоящую благодарность тому, кто сделал все возможное, чтобы помочь вам.
Еще раз спасибо – хороший способ закончить благодарственное письмо, но излишняя благодарность может показаться неискренней.
Спасибо за внимание. Это может быть хорошим способом показать, что вы цените чей-то интерес к вам и тому, что вы предлагаете.
Большое спасибо – это повышает формальность на ступеньку выше. Хороший способ закончить официальное деловое письмо, выразив благодарность
С признательностью – вышеизложенное, с добавлением формальности.

Официальные электронные подписи

Иногда полезно ошибиться в сторону формальности. Вы же не хотите никого обидеть, используя легкое и легкое завершение сразу же.

Когда вы впервые отправляете электронное письмо новому клиенту/контакту или ведете переписку с людьми, которых не очень хорошо знаете, не смотрите дальше:

С уважением. Может, это и не вау-фактор, но вы не ошибетесь.
С наилучшими пожеланиями – по-прежнему мило и официально, но звучит более дружелюбно, чем «с уважением».
С уважением – еще дружелюбнее.
С наилучшими пожеланиями – приятное подтверждение, особенно после благодарственного письма.
С наилучшими пожеланиями. Хороший выбор. Это дружелюбно, но все же профессионально.
Искренне Ваш. Очень официально. Но вспомните, чему вы научились в школе. Используйте это только в том случае, если вы обратились к получателю по имени.
С уважением. Аналогично формальному выражению "С уважением", но используется, когда вы не знаете имени получателя.
С уважением – это очень официально и звучит немного жестко, так что приберегите официальное электронное письмо новому профессиональному контактному лицу.
Уважительно – само собой разумеется, но это подразумевает уважение к получателю, поэтому используйте его, только если хотите передать это.

Неофициальные электронные письма

Как мы упоминали ранее, неформальная электронная почта становится все более популярной.

Чем больше мы отправляем и читаем электронные письма на наших телефонах, тем больше стирается грань между текстовыми и электронными сообщениями.

Следующее следует использовать с осторожностью.

Некоторых людей они раздражают, поэтому перед использованием убедитесь, что они будут соответствовать тону вашей корреспонденции.

Ваше имя — подпишитесь, используя только свое имя, только если вы уже установили отношения с получателем.
Ваш инициал — как указано выше, но только если вы находитесь в постоянном контакте.
Хорошего настроения. Вы также можете попробовать добавить что-то конкретное, например "хорошего пути".
Не торопитесь – это очень непринужденно, поэтому используйте его только в том случае, если вы действительно хорошо знаете человека.
Оставайтесь с нами – поощряет участие, но актуальна только в том случае, если появится интересная информация.

Подписи, которых следует избегать

Следующие три были признаны одними из самых раздражающих электронных подписей, поэтому используйте их экономно (или полностью избегайте):

Xoxo — оставьте это для Сплетницы.

Мир – приберегите это для Джона Леннона.

Ура! Оставьте это для паба.

Пока мы обсуждаем это, вы также можете держаться подальше от них:

Любовь – проведите пальцем влево. Нет-нет.
Kisses/xx – лучше хранить в чате Hinge.
Ваше – звучит как любовная поэма 16 века.
Чао – немного ОТТ.
С уважением/спасибо – давайте, ребята, привет и спасибо не так сложно напечатать полностью!
Никакой подписи: это может сделать вашу электронную почту безличной и небрежной. Всегда включайте подтверждение, даже если это происходит быстро!

Все, что нам осталось сделать, это подписать!

Чтобы вывести подписи электронной почты на новый уровень, узнайте, что может сделать для вас маркетинг подписи электронной почты

Вы поработали над тем, чтобы ваша электронная почта была понятной, и тщательно отредактировали ее, чтобы упростить текст. Тело вашего электронного письма может быть идеальным, но все может пойти наперекосяк, если вы используете неправильную подпись. Это просто слово или короткая фраза, за которой следует ваша подпись, и все же поиск правильного тона, чтобы закрыть ваше письмо, часто требует удивительного количества размышлений и ловкости.

Если вы не знаете, как закончить письмо, лучше всего учитывать контекст. То, что работает для друга или близкого коллеги, не будет работать в строго профессиональной переписке с дальним знакомым или человеком, которого вы никогда раньше не встречали. Вот краткое изложение некоторых из наиболее распространенных настроек электронной почты и проверенных способов подтверждения, которые лучше всего подходят для каждого из них.

Девять подтверждений электронной почты, которые никогда не дают сбоев

Закрытие по электронной почте для официального бизнеса

Да, это немного скучно, но это работает в профессиональных электронных письмах именно потому, что в этом нет ничего неожиданного или примечательного.

<р>2. С уважением

Вы пишете сопроводительное письмо? С уважением передает правильный тон для официальной переписки. Имейте в виду, что в обычных деловых письмах это может показаться скучным.

<р>3. С наилучшими пожеланиями

Хорошее сочетание дружелюбия и формальности делает эту подпись беспроигрышной, но имейте в виду, что она похожа на поздравительную открытку, и используйте ее только тогда, когда она хорошо сочетается с тоном вашего письма.

Закрытие по электронной почте для дружественного бизнеса

Недавнее исследование, проведенное почтовым приложением Boomerang, показало, что ура является наиболее вероятным подтверждением (это не благодарность) для получения ответа по электронной почте. Это хорошо работает, если ваша электронная почта дружелюбна и разговорна, но, если вы на самом деле не британец или австралиец, она может показаться неэффективной в более формальной обстановке. Здоровья, приятель!

Best передает наилучшие пожелания в веселой и лаконичной форме. Если вы получаете много писем, вы знаете, что почти все используют этот выход. Знакомство делает его таким же удобным, как с уважением в более официальных электронных письмах. Недостатком является то, что это может быть безопасным и скучным, особенно если вы хотите, чтобы ваше сообщение было динамичным и привлекало внимание.

Это отличный выбор для людей, с которыми у вас сложились постоянные рабочие отношения. Это убеждает вашего собеседника в том, что между вами все так же хорошо, как никогда раньше.

Закрытие по электронной почте для благодарности и запросов

<р>7. Заранее спасибо

Согласно исследованию Boomerang, электронные письма, содержащие заранее спасибо, имеют самый высокий процент ответов. Может быть, это потому, что это подтверждение выражает благодарность, но также и устанавливает ожидания — вы говорите, что будете благодарны, когда (а не если) человек, которому вы пишете, придет. В более формальных обстоятельствах предварительное выражение благодарности может показаться слишком требовательным, поэтому будьте осторожны при его использовании.

Простое спасибо — хороший выбор, когда вы хотите выразить благодарность. Но, как и заранее спасибо, он может передать тон ожидания. Сохраните его, когда вы на самом деле хотите сказать: «Я ожидаю, что вы это сделаете».

<р>9. Я ценю вашу [помощь, вклад, отзыв и т. д.]

На самом деле никогда не бывает неподходящего момента, чтобы выразить признательность, когда кто-то помог вам.

Девять электронных писем, которых следует избегать

У меня есть друг, который однажды случайно подписал служебное электронное письмо, адресованное всему его отделу, словами с любовью. Он никогда не жил этим. Сохраните это для семьи, близких друзей и ваших близких. То же самое относится к объятиям или XOXO.

<р>2. Спасибо или С уважением

Вам нет тринадцати, и этот разговор происходит не в приложении для обмена сообщениями. Используйте свои слова.

<р>3. Будьте осторожны

На первый взгляд, береги себя звучит приятно, но при ближайшем рассмотрении кажется, что получатель должен опасаться потенциальных опасностей. Используйте это только в том случае, если известно, что медведи прячутся в мусорном контейнере за пределами офиса получателя. (Мы только наполовину шутим!)

<р>4. С нетерпением жду ответа от вас

Поначалу это тоже звучит красиво, но в итоге становится пассивно-агрессивным. Ваш получатель, скорее всего, услышит подразумеваемое "Вам лучше ответить".

<р>5. С уважением

Вы действительно принадлежите получателю? Неа. Это звучит неискренне и фальшиво. . . если только вы не пишете письмо родителям из летнего лагеря.

<р>6. С уважением / С уважением

Это нормально, если вы отправляете официальное письмо Президенту, но слишком формально для чего-либо еще. На самом деле, согласно Business Insider, с уважением является стандартным обращением к государственным чиновникам и священнослужителям.

<р>7. [вообще ничего]

Мы живем в мире, где люди часто отправляют электронные письма с мобильных устройств, поэтому исключение подписи, безусловно, не является запретным по мере продвижения цепочки электронной почты, особенно если ваш получатель также отказывается от более формальной подписи. Но не подписывать исходное электронное письмо или использовать только формальную подпись, которую вы создали для добавления к своим исходящим электронным письмам, кажется безличным. (Блумберг не согласен, заявляя, что в наши дни электронная почта стала больше похожа на обмен мгновенными сообщениями, чем на настоящую переписку, но мы придерживаемся своих убеждений.)

<р>8. -[Имя] или -[Инициал]

Хотя такой вид подписи может подойти для очень коротких, неформальных электронных писем, для большинства он слишком холоден и отстранен, особенно когда вы общаетесь с получателем в первый раз.

<р>9. Удачного дня

Лучше не включать в свою профессиональную переписку все, что имеет религиозный подтекст, хотя это вполне подойдет, если вы пишете знакомому по электронной почте о том, что принесете на церковную трапезу.

Бонус за неверную регистрацию

Хотя такая подпись чаще всего происходит по умолчанию, когда отправитель забывает добавить фактическую подпись, мы подумали, что стоит упомянуть вездесущий . . .

Отправлено с моего iPhone

Возможно, это самая распространенная из всех подписей. Достоинства есть, конечно. Это объясняет краткость и опечатки — кто лучше всех печатает на телефоне? Но это также свидетельствует о том, что вы не заботитесь о том, чтобы отказаться от подписи электронной почты по умолчанию, которая была установлена в почтовом приложении вашего устройства.

Некоторые люди творчески подходят к этой подписи. Вот несколько забавных (хотя и не всегда подходящих для бизнеса) примеров, найденных в Интернете:

Мои родители не стали бы покупать мне iPhone, поэтому мне приходится вручную набирать «Отправлено с iPhone», чтобы выглядеть круто.
Отправлено телепатически
Отправлено с моего ноутбука, так что я не могу извинить за опечатки.
Отправлено со смартфона, прошу простить за глупые ошибки.
Я несу ответственность за концепцию этого сообщения. К сожалению, за содержание отвечает автозамена.
Отправлено с мобильного. Пальцы большие. Клавиатура маленькая.
Айфон. iОпечатки. iИзвините.
Мой телефон не может произнести слово "карп".

И для поклонников Стивена Кинга среди наших читателей:

Отправлено с пишущей машинки Джека, 237 ринггитов. Без автозамены. РЕЯУМ

Что вам больше всего нравится в электронной подписи? У вас есть причудливая или эффективная подпись, которой вы хотели бы поделиться? Дайте нам знать в комментариях.

Электронная почта — одна из немногих основных форм общения во время поиска работы и на рабочем месте. Хотя важно тщательно продумывать каждую часть вашего сообщения, хорошо продуманная подпись (последняя строка вашего письма и ваша подпись) необходима для того, чтобы оставить у читателя положительное впечатление.

Написание четких, профессиональных электронных писем может помочь вам позиционировать себя в карьере с коллегами, людьми из вашей сети или потенциальными работодателями. Чтобы помочь вам достичь этой цели, вот некоторые сведения о том, как заканчивать электронное письмо, элементы, которые вы должны включить, и несколько полезных примеров.

Профессиональный формат электронной почты

Рекомендации:
Определите свою цель, подумайте о своей аудитории, будьте краткими, проверьте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте о дальнейших действиях.

Почему так важно закрытие писем

Заключительное электронное письмо — это последнее, что ваша аудитория прочитает после того, как закончит ваше сообщение, и оно может быть мотивирующим фактором в том, как быстро они ответят или ответят ли они вообще.

Представьте, что вы встречаетесь с новым деловым контактом на отраслевом мероприятии. Как только ваш разговор завершился, вы бы не повернулись и не ушли, не сказав больше ни слова. Это было бы грубо, оставило бы плохое впечатление и, вероятно, помешало бы дальнейшим обсуждениям. Вместо этого вы, вероятно, сказали бы что-то вроде:

«Было так приятно познакомиться с вами! Пожалуйста, возьмите одну из моих карт. Я надеюсь услышать от вас в ближайшее время!»

Расценивайте закрытие письма как окончание беседы. Используя дружелюбный, вежливый и профессиональный язык с четким призывом к действию, у вас больше шансов получить положительный ответ.

Советы по созданию профессионального окончания электронного письма

Вот несколько моментов, о которых следует помнить при составлении заключительных писем:

Используйте свое полное имя. Всегда указывайте свое имя и фамилию в заключении, особенно в первых нескольких письмах. Таким образом, ваш получатель четко определит вашу личность и с меньшей вероятностью спутает вас с другими контактами с таким же именем.

Будьте профессиональны. Используйте контекстные подсказки, чтобы определить подходящий тон для завершения. Если вы пишете по электронной почте кому-то, кого вы никогда не встречали, сохраняйте профессиональный тон, избегая случайных подписей, таких как «Скоро в чат!» Если вы обменялись несколькими электронными письмами и считаете, что более непринужденное завершение было бы более подходящим, не стесняйтесь отражать тон вашей аудитории. Если вы не уверены, всегда лучше довериться профессионалу.

Решите, уместно ли закрытие. Если вы обменялись с кем-то несколькими электронными письмами, может возникнуть соблазн пропустить закрытие. В этом случае хорошо подумать о включении закрытия в ваше электронное письмо. В то время как ваши разговоры могли стать более непринужденными, завершение электронной почты по-прежнему демонстрирует внимание к деталям и профессионализм. Кроме того, получатель может переслать вашу электронную почту другим сотрудникам организации, которые, возможно, ранее не общались с вами. Вдумчивое завершение произведет на них благоприятное впечатление и сделает общение ясным и легким для восприятия.

Что включать в окончания писем

Есть несколько элементов, которые следует учитывать при написании заключительного электронного письма. Вот что вам нужно включить:

1 . Заключительная строка

Последняя строка вашего электронного письма должна не только выражать благодарность получателю за то, что он прочитал ваше сообщение, но также содержать призыв к действию или заявление, которое либо побудит получателя ответить, либо покажет, что вы ожидаете ответа. Например, заключительная строка может выглядеть так:

Спасибо, что нашли время ознакомиться с моим резюме и профессиональными рекомендациями. Я с нетерпением жду звонка от вас в ближайшее время!

С уважением,
Бет Макнайт

2 . Ваше полное имя

Используйте имя и фамилию в подписи по электронной почте, чтобы избежать путаницы и помочь им запомнить вас. Использование вашего полного имени в электронной подписи, резюме, сопроводительном письме и любых других документах, которыми вы делитесь, увеличивает ваши шансы на получение ответа.

3 . Ваша профессиональная должность

Вам не обязательно указывать текущую должность (например, менеджер по работе с клиентами в компании ABC), но может быть полезно указать должность, иллюстрирующую, чем вы занимаетесь. Например,

Джо Джефферсон
менеджер по продажам

4 . Контактная информация

Даже если человек, получающий ваше сообщение, уже имеет ваш адрес электронной почты, важно указать дополнительные способы связи, например прямой номер телефона.

Фразы, которые следует использовать и которых следует избегать в профессиональных заключительных письмах

Если вы уже работаете в компании и обмениваетесь сообщениями с коллегами, вам может подойти более непринужденная заключительная фраза, но вам следует убедиться, что фразы, которые вы используете в процессе найма, более профессиональные.

Однажды прошлой осенью мой коллега Мигель Моралес получил электронное письмо с подписью, которая была настолько странной, что она запомнилась ему за последний год. Оно пришло от Мелиссы Гейслер, которая работает в Yahoo в области цифрового спортивного программирования и производства. Под титулом Гейслер и над номером ее мобильного телефона была загадочная цитата: «Птица равна или больше, чем Слово», приписываемая кому-то по имени просто «ученый».

Помня об этом и других странных завершениях, Мигель предложил мне заняться вопросом о том, как лучше всего завершить электронное письмо. Я опросила коллег, друзей и четырех человек, которых считаю экспертами, в том числе 55-летнюю Синтию Летт, консультанта по деловому этикету из Силвер-Спринг, штат Мэриленд. Ниже приводится их объединенная мудрость и некоторые мои собственные комментарии. Я предлагаю четыре правила и длинный список потенциальных отказов.

Галерея: 10 самых счастливых и несчастливых профессий

Но сначала цитата Гейслера. Она говорит, что это взято из эпизода мультсериала Гриффины на кабельном телевидении о песне 1960-х годов. «Это я пыталась немного развлечься», — говорит она, добавляя, что с тех пор она изменила свою подпись, чтобы добавить новый логотип Yahoo, и отказалась от цитаты, которая, как она надеялась, понравилась получателям, пока она длилась. Несмотря на то, что я уважаю попытку Гайслера проявить легкомыслие, я считаю ошибкой заставлять людей гадать, что вы хотите сказать.

Вот мои четыре правила подписания электронных писем:

<р>1. Не включайте кавычки.

<р>2. Избегайте больших корпоративных логотипов. Иногда у нас нет выбора, потому что наши компании настаивают, чтобы мы включали эти элементы, но если они слишком велики, они отвлекают внимание от сообщения.

<р>3. Укажите название и контактную информацию, но краткую. В большинстве деловых писем вы делаете человеку одолжение, делясь важной информацией. Но сделать его минимальным. В моем просто написано: «Сьюзен Адамс, старший редактор Forbes 212-206-5571». Короткая ссылка на ваш веб-сайт — это хорошо, но избегайте длинного списка ссылок, продвигающих ваши проекты и публикации.

<р>4. Включите какую-то подпись. 40-летний Марк Херст, автор книги Битовая грамотность: продуктивность в эпоху информации и перегрузки электронной почты, говорит, что функция подписи состоит в том, чтобы сигнализировать об окончании сообщения, чтобы получатель знал он не получил короткого замыкания. «Для меня завершение — это не столько стиль, сколько функция, помогающая четко донести ваше сообщение», — говорит он.

Консультант по этикету Летт выступает за более формальный подход. «Я не верю, что электронные письма — это разговоры, — говорит она. — Это письма. Я не согласен. Электронные письма — это отдельная форма общения, и они быстро развиваются. Фархад Манджу, 35 лет, обозреватель технологий Wall Street Journal и до недавнего времени автор подкаста Slate «Манеры для цифровой эпохи» хорошо выразился: «Электронное письмо — это и письмо, и мгновенное сообщение», — отмечает он.

Все вышесказанное представляет собой список распространенных и не очень распространенных электронных подписей с комментариями и примечаниями экспертов.

Лучший — самый распространенный; это абсолютно безопасно. Я настоятельно рекомендую его, как и эксперты.

Мое лучшее — немного высокопарно. Консультанту по этикету Летту это нравится.

Приветствую вас. Летту это тоже нравится. Я думаю, что это старомодно.

Все лучшее – безвредно.

Все самое лучшее — это тоже работает.

С наилучшими пожеланиями. Слишком похоже на поздравительную открытку, но неплохо.

Лучшее. Я знаю людей, которым это нравится, но я нахожу это суетливым. Зачем вам лишние «с»?

С наилучшими пожеланиями. Более формально, чем вездесущее «С наилучшими пожеланиями». Я использую это, когда хочу формальности.

С уважением – Отлично, успокаивающе, услужливо кратко. Я использую это.

Rgds — я использовал это, но перестал, потому что это слишком сложно для сокращения. Почему бы не напечатать еще три буквы? Хорошо, если вы отправляете его с телефона.

Теплые пожелания. Мне нравится это для личного электронного письма кому-то, кого вы не очень хорошо знаете, или делового электронного письма, предназначенного для благодарности.

С наилучшими пожеланиями — то же, что и с теплыми пожеланиями, только с оттенком тепла.

Самое теплое — я часто использую это для личных писем, особенно если я с кем-то рядом, но не на связи.

Тепло — это хороший рифф на «теплую» тему, который можно смело использовать среди коллег.

Будьте осторожны. В определенных случаях, особенно для личных писем, это работает.

Спасибо. Летт говорит, что нельзя. «Это не закрытие. Это благодарность, — настаивает она. Я не согласен. Редактор Forbes Leadership Фред Аллен использует его регулярно, и я думаю, что это уместное и теплое высказывание. Я тоже им пользуюсь.

Большое спасибо. Мне это тоже нравится, и я использую его, особенно когда кто-то — коллега, источник, кто-то, с кем у меня деловые отношения, — вложил время и усилия в задачу или электронное письмо.

Спасибо! – Меня это раздражает, потому что раньше у меня был начальник, который заканчивал каждое письмо таким образом. Обычно она просила меня выполнить какое-то задание, и это делало ее подписание больше похожим на строгий приказ с вынужденной признательностью, чем на искреннее выражение благодарности. Но в правильном контексте это может быть хорошо.

Спасибо. Более формально, чем "Спасибо". Я иногда использую это.

Спасибо! – Это не такое раздражающее качество, как «Спасибо!» Добавленное «вы» смягчает его.

Большое спасибо. Я часто использую это, когда искренне ценю усилия, предпринятые получателем.

Спасибо за внимание. Немного неестественно с ноткой раболепия, это может работать в контексте бизнеса, хотя почти требует отказа. Избегайте этого, когда пишете заметку о поиске работы.

Спасибо. Я предсказываю, что это будет набирать популярность, поскольку наши электронные письма станут больше похожи на тексты. Летт бы не одобрил.

Надеюсь, это поможет — мне нравится это в электронном письме, где вы пытаетесь помочь получателю.

Заглядывая вперед — я тоже использую это. Я думаю, что это любезно и тепло, и показывает, что вы хотите встретиться с получателем.

Спешка — это работает, когда вы действительно спешите. Он выражает смирение и уважение к получателю.

На скорую руку. Также хорошо, когда у вас нет времени на корректуру.

Будьте здоровы. Некоторые люди находят эту решетку. Не подходит для деловой электронной почты.

Мир — ретро, эта подпись носит на рукаве политику. Меня это не беспокоит, но другие могут отвернуться.

С уважением, мне это не нравится. Мне кажется, что мне десять лет, и я получаю записку от друга по переписке из Швеции.

Ваш – та же проблема, что и выше.

Искренне ваш. Летту нравится это для деловых писем, но я нахожу его неестественным, и у него есть проблема с другом по переписке.

Искренне: Летту это тоже нравится, но для меня это сигнал о том, что писатель застрял в прошлом. Может быть, подойдет для какой-нибудь официальной деловой переписки, например, от адвоката, занимающегося имуществом вашей покойной матери.

С уважением. Та же проблема, что и со словом "С уважением", но более банально. Lett нравится это для деловой переписки. Я не знаю.

Ура! – Интересно, насколько это распространено в Великобритании. Я видел это только у американцев, которые пытаются создать британскую жеманность. Я знаю, что это не должно меня раздражать, но это раздражает. Я также не люблю, когда люди говорят мне взбодриться.

Ciao — претенциозно для англоговорящего, хотя я вижу его использование в личном шутливом электронном письме.

-Ваше имя — лаконично, но во многих случаях подходит. Вероятно, это не лучшая идея для первоначального электронного письма.

-Initial — хорошо, если вы знаете получателя, и даже хорошо в деловом контексте, если это кто-то, с кем вы часто переписываетесь.

Любовь. Это кажется слишком неформальным, как чрезмерный обмен в деловом контексте, но Фархад Манджу отмечает, что для некоторых людей обниматься - обычное дело даже на деловых встречах. Для них этот выход может работать.

XOXO — я слышал, что это используется в деловых письмах, но я не думаю, что это хорошая идея.

С любовью. Я бы использовал это только в личном письме. «Много» делает его еще более неуместно многословным, чем простое и чистое «Любовь».

Объятия. Трудно представить это в деловой переписке, но здорово, когда вы пишете своей бабушке.

Смайлик. Смайлики становятся все более популярными, хотя некоторых людей они раздражают. Я бы не подписался таким образом, если бы не писал своему ребенку.

;-) – я получил электронные письма от коллег с этими символами, и я считаю, что они делают мой день ярче.

[:-) – Я обожаю вариации смайликов со знаками препинания, хотя подозреваю, что большинству людей они не нравятся.

Дай пять снизу вверх. Коллега поделился этой ужасной подписью, которую регулярно использует публицист, работающий с техническими клиентами. Попытка казаться крутым, которая не удалась.

Успокойся, братан. 34-летний Ричи Фриман, автор новой книги Ответить всем… и другие способы улучшить свою карьеру, говорит, что регулярно получает ее от веб-дизайнера из Санта-Крус, Калифорния. . Хотя это может оттолкнуть некоторых людей, я был бы рад получить электронное письмо с такой подписью, зная, что отправитель живет в неформальной среде.

Увидимся – Летт бы съежился, но мне кажется, это нормально.

Удачного, богатого и похотливого дня! Тим Фергюсон, редактор азиатского журнала Forbes, регулярно получает одобрение от Джоан Кох, писательницы-путешественницы по Юго-Восточной Азии. Это странно и отталкивает.

Отправлено с моего iPhone. Возможно, это самая распространенная подпись. Раньше меня это беспокоило, но я понимаю, что это объясняет краткость и опечатки. Я удалил его из своей подписи на iPhone, потому что не люблю перегружать свои электронные письма лишними словами, и во многих случаях я не хочу, чтобы получатель знал, что меня нет на рабочем месте. Но, может быть, я должен восстановить его. То же самое касается автоматических сообщений на других устройствах.

Опечатки любезно предоставлены моим iPhone. Немного хитроумно, но уже устарело. Лучше использовать автоматическое сообщение.

Отправлено с доисторической каменной таблички. Когда я впервые прочитал это, я рассмеялся, но затем шутка угасла.

Прошу прощения за мои обезьяньи большие пальцы – здесь та же проблема.

Пожалуйста, позаботьтесь об окружающей среде, прежде чем печатать это электронное письмо. – Проповеднический пережиток прошлого. Кто не знает, что для печати используется бумага?

Визитные карточки — думаю, это отличная идея. По крайней мере, они хорошо работают на моем компьютере Dell, когда я хочу загрузить контакт в Outlook.

Это электронное письмо не для записи, если не указано иное. Мой коллега Джефф Берковичи, который освещает вопросы СМИ, говорит, что получает это электронное письмо от друзей, которые приглашают его на дни рождения или другие мероприятия, и считает его крайне раздражающим. Мне интересно, что за параноики ставят это в свои подписи.

Подробные заявления об отказе от ответственности. Мы все видели их и игнорировали, хотя я понимаю, что они требуются многим компаниям. Штатный юрисконсульт Forbes Кай Фалькенберг говорит, что ей не известны дела, в которых использовались бы правовые оговорки, хотя она говорит, что они могли бы служить убедительным доказательством в деле о коммерческой тайне, когда сторона пыталась сохранить конфиденциальность информации.

Что вы думаете о моем списке? Какие странные, забавные, оскорбительные или элегантные подписи я пропустил?

Когда вы отправляете сообщения электронной почты, связанные с работой или бизнесом, важно заканчивать письмо профессионально.

Это означает, что вы должны добавить соответствующее закрытие и подпись электронной почты с вашей контактной информацией, чтобы получателю было легко связаться с вами.

Поскольку большая часть деловой корреспонденции обрабатывается по электронной почте, очень важно писать и форматировать сообщения так же тщательно, как и печатное письмо.

Советы по завершению письма

Вот несколько примеров завершения сообщений электронной почты, а также несколько советов о том, какое закрытие выбрать, как отформатировать закрытие и как лучше всего завершить письмо.

Есть несколько моментов, которые следует учитывать при выборе заключительного электронного письма.

Включить закрытие

Некоторые люди думают, что можно просто закрыть сообщение электронной почты. Однако это крайне непрофессионально; всегда включать закрытие. Это верно, даже если у вас есть электронная подпись.

Учитывайте ваши отношения с получателем

Во время разговора с кем-либо, имеющим отношение к поиску работы, вам следует придерживаться профессионального закрытия электронной почты. Однако, если вы близкие друзья этого человека, вы можете подумать о полупрофессиональном завершении, например, «Ура» или «Искренне ваш». Если у вас есть какие-либо сомнения, всегда склоняйтесь к более профессиональному закрытию.

Избегайте непрофессионального закрытия

Даже если вы друзья, избегайте любых непрофессиональных завершений в деловой электронной почте, включая "Увидимся позже", "XOXO" или любых других неформальных подписей.

Используйте свое полное имя

Не используйте только свое имя или псевдоним, если только вы не переписываетесь с близким другом или коллегой. Укажите свое полное имя, чтобы не возникло путаницы в том, кто вы.

Примеры профессионального закрытия электронной почты

Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных профессиональных закрытий электронной почты.

Всего наилучшего,
Лучший,
С уважением,
С наилучшими пожеланиями,
С уважением,
С уважением,
С нетерпением ждем ответа от вас,
С уважением,
С уважением,
С уважением,
Спасибо,
Еще раз спасибо,
С благодарностью,
С благодарностью,
С уважением,

Полупрофессиональное закрытие электронной почты

Это закрытие электронной почты, которое было бы уместно, если бы вы отправляли электронное письмо, связанное с работой, близкому другу или коллеге.

Если вы не уверены, находитесь ли вы достаточно близко к получателю, чтобы отправить полупрофессиональное завершение электронной почты, придерживайтесь профессионального закрытия электронной почты.

Ура!
С уважением,
Большое спасибо,
С теплом,
С уважением,

Как не заканчивать письмо

Некоторых закрытий следует избегать при отправке деловых писем.

С любовью,
Говори скорее,
Увидимся,
Увидимся позже,
Увидимся,
ХОХО
Спасибо
Объятия
Смайлики

Что включить в завершение электронного письма

Закрытие электронного письма состоит из нескольких частей:

Заключительное замечание. Как обсуждалось выше, используйте профессиональное завершение электронной почты, если только вы не отправляете электронное письмо близкому другу или коллеге. В этом случае рассмотрите возможность использования полупрофессионального заключительного замечания. Ниже приведены примеры того и другого.

Полное имя. Не забудьте указать свое полное имя (имя и фамилию), а не просто имя или псевдоним, если вы не отправляете электронное письмо очень близкому другу. Даже в этом случае вы можете использовать свое полное имя, чтобы избежать путаницы.

Должность и компания. Укажите свою текущую должность и компанию, особенно если вы ведете переписку с кем-то за пределами компании. Если вы подаете заявление о приеме на работу, конечно, не указывайте информацию о своей работе в своей подписи.

Контактная информация. Всегда полезно указывать контактную информацию в конце электронного письма. Вы можете указать свой номер телефона, URL-адрес своего профиля LinkedIn, если он у вас есть, и даже свой почтовый адрес. Вы также можете рассмотреть возможность включения своего адреса электронной почты, даже если получатель уже знает его.

Как отформатировать закрытие электронного письма

Важно не только закрыть все части электронного письма, но и правильно их отформатировать. Во-первых, не забудьте поставить запятую после заключительного замечания. После этого добавьте пробел.

После пробела укажите свое (полное) имя. Под этим укажите свою должность, компанию и любую контактную информацию, которую хотите предоставить:

Формат закрытия письма

Полное имя
Должность
Компания
Номер телефона
Адрес электронной почты
URL LinkedIn

Пример закрытия сообщения электронной почты

Посмотрите пример профессиональных подписей для электронных писем и писем.

Профессиональна ли остальная часть вашей электронной почты?

Заключение — это только часть профессионального электронного письма. Вот дополнительная информация о подходящих приветствиях («Привет» никогда не является подходящим приветствием в электронном письме, ориентированном на трудоустройство), инструкции о том, как писать профессиональные электронные письма, а также множество примеров писем, ориентированных на поиск работы, которые следует просмотреть, прежде чем писать свое собственное.

Ключевые выводы

НЕОБХОДИМО ВКЛЮЧАТЬ ЗАКЛЮЧЕНИЕ Некоторые люди думают, что могут просто не включать завершение письма. Однако это непрофессионально. Всегда включайте закрытие. Это верно, даже если у вас есть электронная подпись. Добавление окончания вроде «С уважением» или «С уважением» перед вашим именем — это вежливый способ закончить сообщение.

УЧИТЫВАТЬ ВАШИ ОТНОШЕНИЯ С ПОЛУЧАТЕЛЕМ Вы должны придерживаться профессионального завершения электронной почты, когда переписываетесь с кем-либо, имеющим отношение к вашему поиску работы. Однако, если вы близкие друзья этого человека, вы можете подумать о полупрофессиональном завершении, например, «Ура» или «Искренне ваш». Если есть какие-либо сомнения, всегда склоняйтесь к более профессиональному закрытию.

ИЗБЕГАЙТЕ НЕПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ ЗАВЕРШЕНИЙ Даже если вы друзья, избегайте любых непрофессиональных завершений в деловой электронной почте, в том числе «Увидимся позже», «XOXO» или любых других неформальных прощаний.

Читайте также: