Отследить файл, чем открыть
Обновлено: 21.11.2024
Совместная работа над документами в Интернете означает, что вместо пересылки документов по электронной почте нескольким сторонам теперь вы можете отправить ссылку, и люди смогут редактировать документ в окне браузера — никакого программного обеспечения не требуется! Однако, хотя Word Online и Google Docs сохраняют версии, они не отображают отслеживаемые изменения. Итак, как воспользоваться онлайн-редактированием И использовать отслеживаемые изменения для просмотра и окончательной доработки документа? Читайте дальше!
Office 365 — настройка
Когда вы будете готовы отправить документ на проверку и редактирование в Интернете, сначала откройте документ в программе Microsoft Word на своем ноутбуке или настольном компьютере. Перейдите на вкладку "Обзор" на ленте и нажмите кнопку "Отслеживать изменения", чтобы включить эту функцию.
Параметры общего доступа к Office 365
Если в любое время вы решите закрыть доступ к онлайн-документу, откройте документ в программе MS Word, перейдите в «Файл» — «Поделиться» и щелкните многоточие (…) в правом верхнем углу диалогового окна. Нажмите «Управление доступом», а затем в следующем диалоговом окне щелкните многоточие рядом со ссылкой. Вы можете либо установить срок действия ссылки, либо нажать «X», чтобы немедленно закрыть доступ к онлайн-документу. Примечание. Если человек, имевший доступ к документу, загрузил его, то он не сможет удалить доступ к своей локальной копии файла.
Отозвать доступ к документу в MS 365
Office 365 — не отклоняйтесь
Получатели, которым вы предоставили доступ к документу для совместной работы, могут вносить изменения в документ в своем браузере. Однако эти изменения НЕ отображаются как отслеживаемые изменения в Word Online. Но не волнуйтесь. Когда вы открываете документ в MS Word в программном обеспечении на своем настольном компьютере или ноутбуке, изменения будут отображаться как отслеженные изменения, потому что вы включили отслеживание изменений до того, как поделились им. Кроме того, вы сможете увидеть любые комментарии соавторов, которые были добавлены к онлайн-документу.
Office 365 — что, если…
Если вы забыли включить отслеживание изменений до того, как отправили ссылку на документ для совместной работы, вы все равно можете воспользоваться функциями отслеживания изменений посредством сравнения документов. Откройте документ в программе MS Word и нажмите «Файл» — «Информация» — «История версий». Вы увидите историю всех внесенных вами изменений, а также всех изменений соавторов. Документ, который вы открыли, является самой последней версией, поэтому на панели справа найдите самый старый документ по дате и нажмите «Открыть версию». Откроется самая старая (исходная) версия, и в верхней части экрана (между лентой и документом) вы увидите опции «сохранить эту версию как отдельный файл», «Сравнить» или «Восстановить». Если вы выберете «Сравнить», вы увидите три панели. Самая большая панель — это копия двух версий документа в сочетании с включенным отслеживанием изменений. В боковых панелях справа вы увидите самую последнюю версию документа вверху и более старую версию документа («резервная версия») внизу. Вы также увидите панель «Ревизия» в крайнем левом углу, которая позволяет прокручивать ее, чтобы перейти к изменениям. Теперь вы можете просмотреть и принять или отклонить изменения, внесенные в документ, в группе «Отслеживание изменений» на ленте, а также просмотреть (и удалить) любые комментарии.
История версий MS Office 365
Документы Google — настройка
Документы Google и G Suite имеют мощные инструменты для совместной работы в Интернете, и вы можете использовать их как с помощью Microsoft Word, так и без него, поскольку у Google есть текстовый процессор на основе браузера. Если вы обычно используете Microsoft Word для создания черновика документа, но не используете Office 365 для совместной работы в Интернете, вы можете использовать онлайн-инструменты Google.
Создайте документ в Microsoft Word и сохраните его на локальном или общем диске. Поскольку вы будете преобразовывать документ в формат документов Google, не беспокойтесь о применении стилей, сносок или любого расширенного форматирования, пока вы не будете готовы завершить документ в MS Word. Затем перейдите в веб-браузер и войдите в Google Диск. Выберите «Создать» и «Загрузить файл», затем найдите документ Word, который вы только что создали. (Примечание: вы можете пропустить этот шаг, если вы уже синхронизировали свой локальный диск с Google Диском). Чтобы обеспечить лучший опыт совместной работы с несколькими авторами, вам необходимо преобразовать документ Word в документ Google. В Google Диске откройте файл, который вы только что загрузили. Он откроется в просмотрщике. В верхней части средства просмотра нажмите «Открыть с помощью» и выберите Google Docs.Затем перейдите в меню «Файл» и выберите «Сохранить как Google Docs». Файл откроется как документ Google. Затем посмотрите в крайний правый угол экрана и нажмите синюю кнопку «Поделиться». Как и при онлайн-сотрудничестве Microsoft, у вас есть несколько вариантов на выбор, включая «поделиться с указанными людьми» или «любой, у кого есть ссылка». Во всплывающем окне «Поделиться» посмотрите в нижний правый угол и нажмите «Дополнительно», чтобы увидеть все параметры для настройки того, как и насколько широко будет распространяться ваш документ. Как и Microsoft, настройки по умолчанию настроены на предоставление доступа определенному лицу или лицам, и им потребуется войти в систему с помощью учетной записи Google, связанной с адресом электронной почты, с которого они получили приглашение.
Настройки общего доступа к Google Диску
Документы Google – возвращение к нормальной жизни
После завершения совместной работы над документами в Документах Google перейдите на Google Диск, щелкните правой кнопкой мыши файл Документа Google и переименуйте файл, например, «XYZ_collab». Затем щелкните правой кнопкой мыши имя переименованного файла и выберите «Загрузить». Файл будет преобразован в формат MS Word и появится в папке «Загрузки» в проводнике Windows.
Откройте программу MS Word на компьютере или ноутбуке. Перейдите на вкладку «Обзор», выберите «Сравнить» и найдите исходный файл и измененный файл («XYZ_collab.docx»). Инструмент «Сравнить» создаст версию отслеживания изменений двух документов, и вы сможете принять или отклонить изменения. Затем вы можете завершить документ и отформатировать его.
Сравнить документы MS Word
Заключение
Используете ли вы Office 365 или Google Диск, вы можете использовать онлайн-инструменты для совместной работы в режиме реального времени с несколькими авторами и по-прежнему использовать знакомое отслеживание изменений в MS Word для окончательной доработки документа. Хотите узнать больше об использовании Track Changes? См. «Совместная работа с отслеживанием изменений»
Читайте также: