Общий обзор оргтехники для современной офисной работы

Обновлено: 01.07.2024

Характер и тип технологического офисного оборудования, необходимого малым предприятиям, изменились за последние несколько лет.

Раньше у большинства малых предприятий был большой лист фанеры, прикрепленный к стене в шкафу или кладовой. Поверх фанеры была всякая телефонная аппаратура и проводка. В последнее время традиционная телефонная система начала исчезать.

Многим небольшим компаниям раньше требовалась 19-дюймовая стойка для размещения полдюжины и более серверов. По мере того, как бизнес-приложения продолжают переходить на облачные решения, многим компаниям требуется лишь часть серверов по сравнению с тем, что у них когда-то было.

Отчасти из-за этого смещения изменилось и основное офисное оборудование, в котором нуждаются все малые предприятия. Потребности домашнего офиса тоже изменились. Вот десять типов оборудования, которое сейчас необходимо малому бизнесу.

<р>1. Интернет-модем

Слово "модем" на самом деле является неправильным, так как оно унаследовано от тех дней, когда цифровой сигнал нужно было модулировать для отправки по аналоговой телефонной линии, а затем демодулировать на принимающей стороне.

Тем не менее, интерфейс между поставщиком услуг Интернета (ISP) и офисной сетью нужен каждому бизнесу.

Интернет-модем можно взять в аренду у поставщика услуг Интернета или приобрести в Интернете. У каждого есть свои плюсы и минусы. Выгоднее купить, чем арендовать. Однако интернет-провайдеры обычно не предлагают поддержку устройств сторонних производителей.

<р>2. Маршрутизатор

Маршрутизатор – это небольшой, но важный элемент офисного оборудования, который располагается между интернет-модемом и офисной сетью. Иногда интернет-модем может работать как маршрутизатор. Однако автономный маршрутизатор дает ряд преимуществ.

Маршрутизатор может назначать индивидуальный IP-адрес каждому устройству в сети. Для таких функций, как совместная печать и сканирование, это очень важно.

Маршрутизатор можно использовать для настройки виртуальной частной сети (VPN), что позволяет пользователям с соответствующими разрешениями безопасно подключаться к сетевым устройствам из дома или во время путешествий.

Для компаний, у которых есть размещенная телефонная система VoIP, маршрутизатор может установить приоритет голосового трафика над другим трафиком, чтобы телефонные звонки были максимально четкими.

Маршрутизатор также может быть устройством, обеспечивающим доступ Wi-Fi к части или ко всему офису, в зависимости от размера офиса.

Специализированные маршрутизаторы, такие как тот, который используется в нашем решении CloudSure, позволяют объединять сигналы от двух разных интернет-провайдеров в одну сеть. Все больше компаний используют поставщиков интернет-услуг, чтобы гарантировать непрерывность обслуживания.

<р>3. Сетевой коммутатор

Маршрутизаторы обычно имеют ограниченное количество физических портов. К счастью, маршрутизатор можно подключить к коммутатору. Коммутаторы имеют целых 48 портов. Выключатели также можно складывать. Если в вашем офисе есть, скажем, 24 VoIP-телефона, для каждого из них потребуется порт (хотя VoIP-телефон и компьютер можно последовательно подключить к одному порту коммутатора).

<р>4. Источник бесперебойного питания (ИБП)

Производители ИБП, такие как CyberPower, предлагают широкий спектр устройств по цене от нескольких сотен долларов до многих тысяч долларов.

Поскольку модемы, маршрутизаторы и коммутаторы являются устройствами с низким энергопотреблением, слабый ИБП может поддерживать их работу в течение нескольких часов при отключении электроэнергии. Сотрудники, использующие заряженные ноутбуки, могут какое-то время продолжать работать.

Более дорогие устройства ИБП могут поддерживать работу серверов и подключенных к сети VoIP-телефонов в течение нескольких часов.

<р>5. IP-телефоны

Мы несколько раз упоминали слово "VoIP". VoIP — это аббревиатура от Voice over Internet Protocol. Телефоны VoIP подключаются к сетевому коммутатору, а не к локальной АТС. В службе VoIP традиционная функциональность АТС, которая включает подсветку телефонов, управляет отображением их дисплеев и заставляет их звонить, заменяется функциональностью АТС, работающей в облаке.

При использовании VoIP внутренний двух- или трехзначный набор номера работает так же, как и в традиционной АТС.

Малые предприятия массово переходят на VoIP. К сожалению, некоторые малые предприятия используют VoIP без предварительного анализа скорости и конфигураций Интернета, маршрутизаторов и коммутаторов, необходимых для надлежащей поддержки размещенного решения VoIP.

<р>6. Настольные компьютеры и ноутбуки

В какой-то момент большинство малых предприятий предоставили всем сотрудникам настольные компьютеры с Microsoft Windows или компьютеры в корпусе mini-tower. Эти коробки были подключены к клавиатуре, мыши и монитору.

Хотя Windows по-прежнему доминирует, некоторые малые предприятия стандартизировали компьютеры Mac.В других компаниях используются как компьютеры Windows, так и Mac, в первую очередь из-за концепции BYOD — люди приносят на работу свои собственные устройства.

В компаниях, которые глубоко привержены Google Workspace или Microsoft Office 365 и облачным технологиям в целом, некоторым сотрудникам может не понадобиться ничего, кроме Chromebook или Chromebox, которые являются недорогими машинами, предназначенными только для браузера.< /p> <р>7. Гарнитуры

Часто наушники подключаются как к VoIP-телефонам, так и к компьютерам.

Помимо предоставления физических телефонов, большинство размещенных провайдеров VoIP также предлагают программное обеспечение для виртуальных телефонов, которое может работать на настольном или портативном компьютере.

Существуют другие программные службы VoIP или частично службы VoIP, такие как Zoom и Google Meet, аудиокомпонент которых лучше всего доступен с помощью USB-гарнитуры, а не с помощью встроенного в компьютер микрофона и динамиков.

Гарнитуры бывают всех форм и размеров. На верхнем уровне такие устройства, как серия Poly Savi 8200, имеют не только беспроводную гарнитуру, но и базовое соединение, которое можно переключать между настольным телефоном, компьютером и мобильным телефоном одним нажатием кнопки.

<р>8. Серверы

Для компаний, полностью перешедших на облачные технологии, в офисе может не оказаться ни одного сервера.

Чаще всего имеется несколько серверов, на которых работают внутренние базы данных, такие как ERP-системы, системы управления документами и витрины данных.

Серверы также используются для обмена файлами и в качестве локального хранилища резервных копий данных для отдельных компьютеров. Конечно, в комплексной стратегии резервного копирования данных должен быть внешний компонент.

<р>9. Многофункциональные принтеры

Для многих малых предприятий многофункциональный принтер (МФУ) является важным элементом офисного оборудования.

Эти устройства печатают, копируют и сканируют с высокой скоростью и высоким разрешением.

При наличии подходящего типа МФУ и правильно настроенной сети любой человек может подойти к МФУ и сканировать документы непосредственно в настольное приложение на своем компьютере. Нет необходимости в том, чтобы у каждого был свой собственный сканер.

Для юридических фирм и аудиторов-финансистов качественное МФУ – это первый этап всего процесса управления цифровыми документами.

<р>10. Проектор или телевизор с большим экраном

Выбирая между проектором и телевизором с большим экраном, многие компании выбирают последнее. Телевизоры работают тихо, изображение четкое, лампочка не перегорает и на экран не падает тень.

Все телевизоры стандартно оснащены несколькими портами HDMI, а большинство новых проекторов имеют порт HDMI. Это означает, что к телевизору или проектору можно подключить такие устройства, как Apple TV, Chromecast с Google TV или Airtame. Это, в свою очередь, означает, что практически любое устройство можно подключить по беспроводной сети, будь то телевизор или проектор.

Еще один вариант беспроводного подключения, который мы используем, — это комплект беспроводного передатчика и приемника HDMI от IOGEAR.

Каждому предприятию необходимо подумать о типах оборудования, которое необходимо его компании, чтобы ее сотрудники могли выполнять свою работу должным образом. Офисное оборудование помогает в управлении офисной работой и упрощает выполнение повседневных задач.

Офисное оборудование обычно упускается из виду, но оно необходимо. Подходящее и необходимое оборудование должно быть доступно каждому сотруднику, чтобы он мог работать продуктивно и эффективно.

От качественного оборудования выиграют не только сотрудники, но и имидж вашего бизнеса. Правильные канцелярские товары — это позитивный сигнал для клиентов и партнеров.

К базовым канцелярским принадлежностям относятся мебель, профессиональные принтеры, инструменты для совместной работы, телефонные системы, кухонные принадлежности (например, кофеварка) и т. д. Конечно, сильное и хорошее подключение к Интернету необходимо. Например, без качественного подключения к Интернету ваша компания не сможет использовать определенные телефонные системы.

В Великобритании есть много поставщиков такого офисного оборудования. В зависимости от компании и ее требований предприятия могут купить, арендовать или арендовать некоторые из этих расходных материалов.

Наличие подходящего офисного оборудования сделает ваш офис более профессиональным и упростит повседневную работу.

Выбор подходящего офисного оборудования зависит от требований вашего бизнеса и потребностей сотрудников. Если вы хотите получить помощь и совет по поводу различного офисного оборудования, пожалуйста, заполните нашу контактную форму. Вы получите до четырех бесплатных коммерческих предложений с учетом потребностей вашей компании.

1. Мебель

Покупка правильной офисной мебели важна по разным причинам. Во-первых, это сделает ваш офис приятным и профессиональным. Ваш офис будет удобным и доступным для ваших сотрудников и клиентов.

Выбор правильной офисной мебели также сыграет важную роль в повышении морального духа и производительности ваших сотрудников. Сотрудники, как правило, чувствуют себя более комфортно, работая в приятной обстановке. Таким образом, у них вырабатывается положительное отношение к организации и повышается мотивация к эффективной и продуктивной работе.

Например, использование правильных цветов и освещения — это лишь несколько факторов, которые повысят производительность. Всегда помните о балансе между тем, что вы можете потратить, и тем, что нужно вашим сотрудникам.

Наконец, офисные принадлежности, такие как мебель, должны отражать характер вашего бизнеса. Красиво выглядящая офисная мебель производит хорошее впечатление на посетителей. Это улучшит имидж офиса и сделает компанию более надежной и профессиональной.

При покупке офисной мебели важно учитывать площадь вашего офиса. Всегда старайтесь расположить эти канцелярские принадлежности таким образом, чтобы офис выглядел больше и был доступнее.

Выбор правильной офисной мебели может показаться сложной задачей, поскольку от нее зависит комфорт ваших сотрудников и их эффективность. Поэтому есть некоторые факторы, которые следует учитывать при выборе. Покупка офисной мебели — это долгосрочное вложение, поэтому важно не только дизайн, но и разумное использование каждой монеты.

Лучше сочетать дизайн с назначением и функциональностью. Также подумайте о том, будет ли выбранная вами мебель мобильной и адаптируется к офисному пространству. Безопасность – еще один важный фактор, который следует учитывать при выборе подходящей мебели. Убедитесь, что офисная мебель систематически расставлена для обеспечения безопасности в офисе.

Стоимость: учитывайте свой бюджет
Дизайн: инвестируйте в творческий дизайн, который излучает спокойствие.
Долговечность: хорошее качество
Униформа: она должна хорошо сочетаться с имиджем вашей компании.
Безопасность: организуйте ее систематически
Экономия места: расставьте так, чтобы офис выглядел больше
Комфорт: подумайте о потребностях ваших сотрудников
Портативность: должно быть легко перемещаться

2. Интернет-соединение

Наличие высокоскоростного подключения к Интернету, без сомнения, обязательно для любого бизнеса.

Без надежного подключения к Интернету компании не смогут подключаться и обмениваться информацией как внутри компании, так и за ее пределами. Учитывая, что многие предприятия работают в Интернете, хорошее подключение к Интернету способствует выполнению повседневных задач.

Многие офисные устройства могут подключаться к Интернету. Таким образом, IoT — это отличная система, которая позволяет различным интеллектуальным устройствам передавать данные по сети без участия человека. Это могут быть, например, умные колонки, копировальные аппараты, кофеварки, умные замки и т. д.

Наличие таких интеллектуальных устройств в офисе сопряжено с потенциальными рисками для безопасности. Неважно, какого размера ваш бизнес, хорошая безопасность офиса IoT имеет решающее значение для безопасного управления смарт-устройствами.

Другие типы офисного оборудования, которое необходимо бизнесу, — это маршрутизаторы и резервные копии на месте.

3. Кухонные принадлежности

Учитывая, что кофе стал корпоративным ритуалом, кофемашина для офиса была помечена как необходимая офисная техника. Сотрудники должны быть обеспечены обезвоживанием и удовлетворены едой и напитками. Предоставление вашим сотрудникам бесплатного кофе и воды помогает поддерживать их мотивацию и эффективность. Поэтому установка диспенсера для воды в офисе — отличная идея.

< /p>

В Великобритании есть много поставщиков кофемашин, которые помогают офисам в выборе индивидуальной кофемашины для офиса. Автомат по продаже кофе — это только один из вариантов, на который могут пойти компании. Если ваша компания предпочитает более качественный напиток, вы можете выбрать кофемашину для приготовления эспрессо или кофе в зернах.

Предлагая сотрудникам бесплатный кофе, вы помогаете им сохранять концентрацию и лучше концентрироваться. Кофемашина в офисе положительно влияет на корпоративную культуру и моральный дух сотрудников.

В зависимости от размера вашего бизнеса вы можете выбирать между различными типами кофемашин. В таблице ниже показаны различные кофемашины, доступные в зависимости от размера вашего бизнеса.

Кофемашины для офиса в зависимости от размера бизнеса < td>Касульные или чалдовые кофемашины

Малый бизнес	Средний бизнес	Крупный бизнес< /th>
Кофеварка с фильтром	Настольный торговый автомат	Напольный торговый автомат для кофе
Встроенная кофемашина	Торговый автомат в чашке
Эспрессо-машина	Маленький напольный кофейный автомат
Настольный торговый автомат

Предоставление возможности разогревать еду – это способ побудить сотрудников оставаться на рабочем месте во время обеда. Поэтому наличие столовых приборов и других кухонных принадлежностей является обязательным.

Трудно поддерживать чистоту на офисной кухне, если на ней нет нужных инструментов. Различные чистящие средства, такие как бумажные полотенца и средство для мытья посуды, необходимы для поддержания порядка на кухне.

4. Телефонные системы

Эффективная коммуникация — важный инструмент для любого бизнеса. При выборе оборудования для бизнеса компании всегда должны инвестировать в хорошую офисную телефонную систему. Таким образом, сотрудники могут поддерживать личный контакт с клиентами и коллегами.

Существуют различные функции, размеры и опции различных телефонных систем. Компании должны выбрать тот, который лучше всего подходит для их бизнеса с точки зрения целей и потребностей. Многие провайдеры в Великобритании предлагают специализированные офисные телефонные системы.

Две системы, которые хорошо подходят для бизнеса, — это телефонные АТС и VoIP. Основное различие между этими двумя системами заключается в способе подключения пользователей.

С системами VoIP сотрудники звонят через Интернет, так как это облачная телефонная система, а системы АТС используют стандартную телефонную линию.

Еще один полезный офисный инструмент для бизнеса — мобильный телефон для бизнеса. Это идеальный способ для сотрудников работать удаленно и поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Таким образом, они никогда не пропустят важные звонки.

Мобильные телефоны для бизнеса – лучшее решение для мобильных сотрудников, то есть для тех, кто много путешествует по делам или в основном работает вне офиса. Бизнес-мобильный телефон может быть полезен главным образом торговым представителям, поскольку он позволяет им улучшить процессы продаж.

В приведенной ниже таблице показаны различные функции телефонов PBX и телефонов VoIP.

Сравнение телефона АТС и телефона VoIP < /tr> < td>Переадресация и блокировка вызовов < tr>

Характеристики	телефона АТС	телефона VoIP
Приветствие
Идентификатор вызывающего абонента
Ожидание вызова
Удержание музыки
Голосовая почта
Конференц-связь
Автоматический набор
Быстрый набор
Обратный звонок
Функция «Найди меня-следуй за мной»
Домофон
Запись звонков

5. Копировальные аппараты и принтеры

В каждом бизнесе обязательно должно быть несколько базовых машин, таких как принтер для бизнеса, копировальный аппарат и сканер. Копировальные аппараты и принтеры, без сомнения, являются необходимым офисным оборудованием в бизнесе.

Вместо покупки копировального аппарата малобюджетные компании могут выбрать возможность аренды копировального аппарата. То же самое относится и к принтерам, так как аренда принтера может быть выгодным выбором.

Многие британские поставщики предлагают различные машины с различными функциями. Опять же, в зависимости от требований вашего офиса, вы можете выбрать различные типы офисных машин. При выборе принтера следует учитывать некоторые параметры.

Во-первых, важно подумать о размере вашего офиса. Убедитесь, что принтер не занимает много места на вашем рабочем месте. Принтеры могут иметь опции сканирования и отправки по факсу. Еще одна особенность, о которой следует помнить, — это автоподатчик документов. Податчики документов просто необходимы, если вам нужно сканировать много документов одновременно.

6. Компьютерное программное обеспечение

Учитывая, что информация является основой любого бизнеса, компьютерное программное обеспечение является еще одной необходимостью, относящейся к категории основных офисных принадлежностей. Компьютерное программное обеспечение включает полезные приложения, антивирусное программное обеспечение, программное обеспечение для обработки текстов и системы CRM.

В зависимости от бизнеса компании могут использовать разные типы приложений. Очень важным инструментом защиты устройств от хакеров является надежное антивирусное программное обеспечение. Существуют разные антивирусные программы с разными функциями.

Программное обеспечение для обработки текстов является важным инструментом в офисах, поскольку оно обеспечивает автоматическое исправление орфографических ошибок, повышает общую скорость и уменьшает количество ошибок.Помимо этих преимуществ, обработка текстов также помогает сотрудникам работать более эффективно и точно.

Наконец, CRM-системы – полезный инструмент для внедрения в бизнес. Построение хороших отношений с клиентами имеет важное значение в любом бизнесе. Создание и поддержание этих отношений может осуществляться в онлайн-среде или при личном общении по телефону.

7. Канцтовары

Офисные канцтовары – это основные предметы первой необходимости, которые должны быть в каждом бизнесе. Такие предметы, как ручки, бумага, блокноты, стикеры и другое необходимое офисное оборудование, должны быть доступны для сотрудников, чтобы они могли работать продуктивно и эффективно.

Благодаря передовым технологиям иногда бывает слишком утомительно смотреть на экраны целый день. Многие сотрудники хотят сбежать от экранов и взять ручку и бумагу, чтобы сделать несколько заметок. Несмотря на быстрое развитие технологий, важность канцелярских принадлежностей по-прежнему высока, и они остаются ценными инструментами.

Одна из основных причин, по которой сотрудники предпочитают использовать канцелярские принадлежности, – организационная цель. Легче держать всю информацию под рукой, если у вас есть отдельные блокноты с этикетками или папки на кольцах. Учитывая технологические сбои, печатная копия более надежна, чем просто онлайн-документ.

Использование слишком большого количества бумаги в офисе — не лучший способ работы с точки зрения экологии. Попытка найти баланс между онлайн-документами и бумажными копиями может быть хорошим решением.

Отличный способ экономно использовать бумагу — цифровой блокнот. Это может быть дорогостоящим вложением, но его определенно стоит рассмотреть, учитывая, что это отличный способ сохранить окружающую среду.

В зависимости от типа бизнеса может быть целесообразно выбрать только те базовые офисные принадлежности, которые подходят для работы. Спросите сотрудников, что им нужно для эффективной работы, также может быть полезно при выборе подходящих канцелярских принадлежностей.

Даже с помощью канцелярских принадлежностей компании могут донести до клиентов позитивную информацию. На этих канцелярских принадлежностях может быть нанесено название компании, символизирующее профессионализм и единообразие.

< /p>

8. Складское оборудование

Офисные принадлежности, такие как папки для хранения данных, флэш-накопители USB и внешние жесткие диски, помогают организациям держать все в порядке и раздельно. Несмотря на то, что технологии развиваются и компании работают в Интернете, бумажная работа всегда будет частью любого бизнеса.

Поэтому папки для хранения – это полезный инструмент для предприятий, которые хотят упорядочивать свои файлы. Помеченные ящики для хранения также могут помочь в архивировании документов.

Сохранение документов на USB-накопителе — еще один хороший способ упорядочить документы и обеспечить их сохранность. При сохранении документов на USB-диск вы уверены, что у вас есть резервная копия исходного документа.

Помимо USB-флеш-накопителя, внешний жесткий диск будет удобным обязательным офисным инструментом. Это предоставит вашему бизнесу дополнительное место для хранения на любом компьютере.

9. Инструменты для совместной работы

Инструменты для совместной работы, такие как офисные доски, являются необходимым офисным оборудованием. Эти инструменты упрощают организацию идей внутри компании. Суть сотрудничества заключается в обмене знаниями и навыками для достижения наилучшего результата.

Доски – это идеальный инструмент для набросков ментальных карт или стратегий. Это также отличный способ просто записать несколько напоминаний, чтобы держать вас в курсе. Они лучше всего подходят для личных кабинетов и конференц-залов.

Еще один инструмент для совместной работы, необходимый в любой бизнес-среде, — доска объявлений. Они лучше всего подходят для комнаты отдыха компании. Основная цель этой доски — информировать сотрудников о текущем положении дел и информировать их о повседневных обязанностях.

Проекторы также необходимы в компаниях. Это офисное оборудование не просто представляет современную, инновационную и высокотехнологичную бизнес-среду. С проектором компании могут быстрее обмениваться информацией, лучше общаться и легче сотрудничать. Проектор также является хорошим офисным инструментом для обучения. Обучаемые могут легко просматривать отображаемую информацию и делать заметки.

Доски и проекторы – это экологически безопасный способ совместной работы. Оба варианта лучше, чем использование бумаги, что делает их экологичным и экономически эффективным решением. Доски объявлений, с другой стороны, не так уж экологичны, но они служат отличным источником вдохновения. С помощью досок объявлений и электронных досок сотрудники могут черпать вдохновение и мотивацию.

В приведенной ниже таблице показаны преимущества трех инструментов для совместной работы: интерактивных досок, досок объявлений и проекторов.

Преимущества инструментов для совместной работы < /tr> < td>

Преимущества	Интерактивные доски	Доски объявлений	Проекторы
Надежные: простые и эффективные
Экологичность: никаких печатных копий
Вовлечение< /td>
Дает чувство единения
Предлагает быстрое обновление информации
Источник вдохновения
Увеличение взаимодействия и коммуникации
Экономия времени: нет времени на загрузку или обновление

10. Инструменты для офисных отходов и переработки

Офисные отходы и инструменты для переработки — не первое, на что обращают внимание компании, когда думают об офисном оборудовании. Несмотря на то, что это не самоочевидно, это очень полезно и выгодно для бизнеса.

Уничтожитель бумаги также относится к инструментам для офисных отходов. Шредеры облегчают компаниям уничтожение конфиденциальных документов, отчетов клиентов и других документов.

Утилизация отходов в офисе и поддержание чистоты в офисе способствует укреплению имиджа вашей компании. Наличие достаточного количества мусорных баков и мусорных баков является важной частью любого организованного и чистого офиса. Предприятия не только будут поддерживать порядок в своих офисах, но и будут способствовать созданию более экологичной среды.

И последнее, но не менее важное: утилизация в офисах способствует укреплению командного духа. Это способ совместной работы, чтобы компания оставалась чистой и приятной.

Подходящее офисное оборудование обеспечивает эффективное рабочее пространство

Выбор правильного офисного оборудования поможет предприятиям выполнять свои повседневные операции бесперебойно и эффективно. Выбирая эти офисные инструменты, компании всегда должны помнить о потребностях своих сотрудников.

Если сотрудники удовлетворены и имеют правильные инструменты для выполнения своей работы, они будут более мотивированы и, следовательно, будут выполнять свою работу лучше. Это означает, что они будут более продуктивными. Это определенно беспроигрышная ситуация как для самой компании, так и для сотрудников.

Если вы хотите получить дополнительную информацию об основном офисном оборудовании, которое необходимо вашему бизнесу, просто заполните контактную форму. Мы свяжем вас с нашими квалифицированными поставщиками, которые предоставят вам бесплатные и ни к чему не обязывающие предложения.

Заполните форму всего за 1 минуту

Сирин — автор контента в Market Inspector. Ее образование связано с деловыми коммуникациями и офисным менеджментом с упором на СМИ и события. Она приобрела опыт международного маркетинга во Франции и Бельгии, а ее письменные работы опубликованы на таких веб-сайтах, как News from Wales, Sunday Post и Coffeebi.

Обучение, совместная работа и поиск идей для максимального использования важных технологий.

Преимущества современного офисного оборудования

Современный бизнес просто не может функционировать без помощи технологий, а устаревшие технологии могут привести к катастрофе для эффективности и продуктивности на рабочем месте.

Кажется, у каждого из нас есть история, связанная со старым и устаревшим офисным оборудованием, которое не подходит для той работы, для которой оно предназначено. Проблема с этой повторяющейся историей в том, что это реальность для многих предприятий по всей стране. Сегодняшние предприятия просто не могут функционировать без помощи технологий, а устаревшие технологии могут привести к катастрофе для эффективности и производительности на рабочем месте. Вот почему крайне важно, чтобы владельцы бизнеса рассматривали покупку нового офисного оборудования как инвестиции в общую производительность компании, а не как обычные расходы.

С обновлением офисного оборудования связано множество преимуществ. Все мы знаем, что предприятия могут выполнять столько работы, сколько позволяет их оборудование. Было бы логично, если бы компании нужен принтер, способный обрабатывать максимальный объем продукции, который они могут произвести. Также имеет смысл, что компании нужен факсимильный аппарат или многофункциональная система, способная идти в ногу с общим темпом бизнеса. Обеспечение того, чтобы ваши сотрудники могли легко использовать офисное оборудование, также окажет большое положительное влияние на производительность.

Преимущества обновления устаревшего офисного оборудования включают:

Высокие возможности вывода. Современное офисное оборудование постоянно совершенствуется и совершенствуется в плане создания высококачественных документов и изображений. Если ваш бизнес борется с текущим оборудованием, которое в нем находится, возможно, пришло время подумать о машине, которая может выполнять свою работу. Новое оборудование обеспечивает лучшую производительность и производственные возможности, что делает рабочее место более продуктивным.
Возможность энергосбережения. Современное офисное оборудование обладает преимуществами энергосбережения, переходя в режим энергосбережения, когда оно не используется. Это может звучать не так, как много энергии, которая используется, но со временем она будет накапливаться. Здесь действует тот же принцип: оставить включенным свет в неиспользуемой комнате. Когда машина не используется, она переходит в спящий режим, экономя энергию как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Простота использования для сотрудников. Одной из замечательных особенностей нового офисного оборудования является простота использования, которую оно представляет для неспециалистов. Конечно, кто-то, обученный работе с конкретной машиной, будет точно знать, что делает каждая кнопка и что может делать машина, но большинство ваших сотрудников не будут иметь такого обучения. Выбирайте современную машину, которая может функционировать благодаря интуитивно понятному использованию. Это повысит производительность в офисе, так как ваши сотрудники смогут быстрее и проще использовать машины.

Воспользуйтесь новыми инвестициями и замените офисное оборудование уже сегодня!

Технологии — это то, что движет и поддерживает бизнес сегодня: от приложений, обеспечивающих общение, до интеллектуальных столов для конференций, которые позволяют любому участнику встречи поделиться своим экраном одним нажатием кнопки. Вот семь офисных технических инструментов, которые превратят ваше ~~офисное~~ рабочее пространство в современный цифровой шедевр.

Система управления офисной автоматизацией

Дома и здания становятся «умными» благодаря автоматизированным системам отопления, освещения, кондиционирования воздуха и т. д. Теперь офисы могут пользоваться теми же технологиями. С помощью системы автоматизации офиса вы можете контролировать каждый аспект своей рабочей среды прямо с вашего iPad или мобильного устройства. Некоторые системы даже имеют встроенные датчики, которые могут регулировать среду в зависимости от количества людей в офисе. Это позволяет вам обеспечить оптимальные условия труда для ваших сотрудников, а также сэкономить деньги на энергии. Беспроигрышный вариант!

Индивидуальная система освещения

Хотя система управления офисной автоматикой может регулировать ресурсы в зависимости от количества сотрудников, она не принимает во внимание кто эти сотрудники. Но важно «кто», особенно когда речь идет о возрасте. Исследования показывают, что пожилым людям требуется значительно больше света, чем молодым, чтобы увидеть ту же деталь. А неоптимальное освещение может привести к перенапряжению глаз, головным болям и другим проблемам, влияющим на продуктивность. Персонализированные системы освещения позволяют вам управлять верхним освещением в вашем непосредственном окружении через приложение для смартфона. Вы можете не только увеличивать или уменьшать яркость освещения нажатием кнопки, но и приложение запоминает ваши предпочтения и автоматически регулирует освещение, когда вы переходите в другое рабочее место.

Система управления посетителями

Цифровые системы управления посетителями стали основными техническими инструментами для современных офисов. В рабочих помещениях без администраторов системы управления посетителями ускоряют регистрацию посетителей, а также сокращают количество перерывов, вызванных гостями и доставкой. В офисах, где есть кто-то на стойке регистрации, системы управления посетителями заменяют старомодные регистрационные листы и повышают безопасность, сохраняя записи обо всех, кто входит и выходит из офиса. Это также может помочь посетителям намного быстрее добраться до части человеческого взаимодействия со своим посетителем, если администратор разговаривает по телефону, занят множеством других задач или находится вдали от рабочего стола. Установка цифровой системы регистрации и управления посетителями также сэкономит ваши деньги.

Познакомьтесь с современным программным обеспечением для управления посетителями в офисе

Хотите узнать, как выглядит система управления посетителями, какие задачи она может снять с тарелки вашей команды и как она может помочь вашему современному офису работать более эффективно? Присоединяйтесь к обзору продукта The Receptionist и получите 12-минутный обзор автоматизации регистрации, отправки уведомлений посетителям, защиты вашего офиса с помощью безопасного цифрового журнала посещений и многого другого! Забронируйте место в следующем туре прямо сейчас:

Хотите увидеть The Receptionist для iPad в действии и представить себе, как система управления посетителями может сделать вас суперзвездой фронт-офиса?! Позвольте нашей команде рассказать вам о некоторых наиболее популярных функциях и возможностях The Receptionist for iPad в этом интерактивном туре по продукту.

Подключенные стулья

Современные рабочие места в офисе требуют выбора. Многие компании оборудуют свои помещения обычными письменными столами, стоячими столами, диванами и креслами-мешками, чтобы сотрудники могли выбирать, где им работать в любой момент.Однако для максимальной производительности ваше рабочее место должно быть удобным и функциональным. Ну, вряд ли он станет более удобным и функциональным, чем это: офисное кресло с электрической розеткой и портами USB. У него даже есть откидная панель конфиденциальности, поэтому одна рабочая область может предоставить возможности как для взаимодействия, так и для конфиденциальности, в зависимости от потребностей сотрудника. Также доступна версия для дивана.

Столы для беговой дорожки

Рабочие столы — это прошлый год! Ходьба гораздо лучше подходит для того, чтобы пробудить эти творческие соки, и исследования связывают использование столов на беговой дорожке с улучшением памяти и концентрации, вниманием к деталям и повышением производительности. В качестве бонуса вы получаете отличные упражнения и продуктивную работу.

3D-принтер

Если ваша компания продает какой-либо физический продукт, преимущества 3D-печати очевидны: быстрое создание прототипа, бесконечные возможности настройки и т. д. Но даже компании-разработчики программного обеспечения и услуг могут извлечь выгоду из возможности создавать буквально любой продукт по запросу. Возможности этой технологии для офисов только начинают открываться — ознакомьтесь с десятью советами по 3D-печати для офисов от генерального директора CEL-Robox Криса Элсуорти.

Запьер

Наконец, этот список был бы неполным без программного инструмента. Zapier — это идеальное офисное программное обеспечение, потому что оно позволяет вам подключать все другие приложения, которые вы используете, и автоматизировать рабочие процессы и связь между ними. Например, вы можете: автоматически публиковать обновления в социальных сетях, когда публикуете блоги или добавляете товары в свой интернет-магазин, добавляете новых клиентов в списки адресов электронной почты, списки Twitter и CRM, контент с помощью Google Docs, Feedly, Buffer, Evernote и т. д. это всего лишь несколько примеров. Zapier интегрируется с более чем 500 приложениями (включая The Receptionist!) и постоянно пополняется.

Технологии делают вашу работу в современном офисе эффективнее

Офисные технологии могут значительно повысить эффективность работы, внедрить инновации и создать более благоприятные условия как для сотрудников, так и для посетителей. Если вы хотите глубже погрузиться в одну из тем, которые мы рассмотрели, ознакомьтесь с нашим Полным руководством по управлению посетителями и узнайте, как вы можете улучшить способ приема посетителей в свой бизнес и использовать технологии, чтобы произвести впечатление на гостей и направить их туда, где они нужны. работать более эффективно.

Когда вы работаете секретарем, вам нужно будет использовать офисное оборудование для выполнения своих задач. Чем лучше вы разбираетесь в оборудовании, тем легче вам будет использовать эти системы для достижения своих повседневных целей.

Со временем вы обнаружите, что уровень комфорта стал выше, и многие системы, используемые сегодня, также можно найти в частных домах, что позволит вам получить общее представление, которое поможет вам в выполнении ваших обязанностей.

Компьютерные системы

Компьютер, который вы используете в офисе, позволит вам выполнять множество задач:

подготовка документов;
общение по электронной почте и в печатной корреспонденции;
управление электронными таблицами и их создание;
специфические для компании задачи.

В идеале вам нужен компьютер, способный помочь вам со всеми задачами, которые вам необходимо выполнить. Этот компьютер может выглядеть как настольный компьютер или ноутбук, в зависимости от необходимой вам мобильности.

Некоторые основные требования к вашей компьютерной системе включают:

память хорошего размера 2 ГБ или больше;
более быстрый процессор с тактовой частотой 3,6 ГГц или выше;
эргономичная клавиатура
несколько жестких дисков для хранения файлов;
видеосистема высокого качества для просмотра визуальных инструментов и программ.

Вы также захотите подумать о различных типах программного обеспечения, которое вы можете использовать для своих рутинных и не очень рутинных задач. Сюда могут входить:

обработка текстов;
электронные таблицы;
редакторы цифровых изображений
системы управления проектами;
системы управления клиентами.

В большинстве случаев вы входите в офис, в котором работаете, и у вас есть компьютер, на котором есть все необходимое. Со временем будет полезно делать заметки о любых системах, которые работают хорошо, или о системах, которые должны работать более эффективно, чтобы облегчить вашу работу.

Многие из этих программных пакетов будут дорогими, поэтому, когда у компании ограниченный бюджет, может потребоваться некоторое время, чтобы включить все программные системы. Однако в Интернете есть ряд бесплатных программных инструментов, которые могут оказаться полезными.

Возможно, вы также захотите подумать о том, что лучше подходит для ваших вычислительных потребностей: персональный компьютер (ПК) или Macintosh. Во многих типичных организациях наличие ПК поможет вам с выполнением задач, которые вам нужно выполнить, в то время как Mac лучше подходит для компаний, которым необходимо выполнять творческие задачи.

Размышляя о том, нужен ли вам ноутбук или настольный компьютер, вы можете подумать о следующем:

нужна ли компьютерная система быть дешевле, и в этом случае настольный компьютер подойдет для удовлетворения этой потребности;
должна ли компьютерная система быть портативной, и в этом случае лучше использовать ноутбук;
будете ли вы постоянно находиться в одном месте.
Будете ли вы работать дома в течение нескольких недель.

Проверяя, соответствует ли текущая конфигурация вашего компьютера вашим потребностям, составьте список задач, которые вы выполняете в течение обычной недели, а затем оцените, какие задачи сложнее других.

Предоставьте эту информацию руководству, чтобы узнать, есть ли способ получить дополнительную поддержку в этих областях посредством настройки вашего компьютера.

Поскольку вы, вероятно, будете использовать Интернет для различных задач, очевидно, что для выполнения ваших обязанностей секретаря вам необходимо иметь надлежащее подключение к Интернету.

Большинство офисов будут иметь высокоскоростное подключение к Интернету, а не коммутируемое соединение, что поможет пользователям получить максимальное удобство и максимально быстрый доступ.

Вы можете подключиться к Интернету через проводную линию, которая обычно более безопасна, или через беспроводную точку доступа или маршрутизатор. Маршрутизатор — это то, что будет установлено в центральном месте вашего офиса, помогая всем членам вашей команды подключаться к Интернету, когда это необходимо.

Для настройки Интернета вам необходимо выбрать местного интернет-провайдера в вашем регионе. Это позволит вам иметь Интернет, готовый к работе, и даст вам возможность расширить свои возможности Интернета по мере необходимости.

Со временем вы можете обнаружить, что вам требуется повышенная скорость Интернета для обработки больших загрузок или потокового видео для видеозвонков, обмена видео и т. д.

Также может помочь наличие более одного типа подключения к Интернету, если в данный момент ваш Интернет-сервис не работает или замедляется.

Настройка точек доступа MiFi может помочь решить эту проблему. Это небольшие портативные точки доступа в Интернет, которые используют спутниковые или сотовые технологии для выхода в Интернет.

Телефоны

Поскольку часть вашего общения будет осуществляться по телефону, рекомендуется иметь надежную систему. В зависимости от количества звонков, которые вам нужно принять, вы можете рассмотреть различные варианты на своем рабочем месте.

многоканальные телефонные системы;
телефонные системы с одной линией;
сотовые телефоны;
интернет-телефонные системы.

Если вам нужно обработать несколько звонков в течение дня, вам может помочь наличие нескольких линий. У каждой из этих линий может быть свой номер телефона, или все линии могут исходить от одного основного номера телефона.

Такого рода системы позволят вам переходить с одной линии на другую, отвечая на звонки в порядке их поступления. Ответив на один звонок, вы можете перейти к следующему или перевести звонки в офисы, которые смогут помочь звонящему.

Для работы с такой телефонной системой может помочь:

Изучите функции телефона. Когда вы отвечаете на телефонные звонки, вы захотите изучить функции телефона, чтобы убедиться, что вы используете их, когда они нужны. Это могут быть «Удержание», «Перевод», «Отключение звука» и другие функции. Попробуйте их самостоятельно, чтобы увидеть, когда вам нужно нажимать кнопки и как вы можете отключить эти функции, когда это необходимо.
Потренируйтесь в спокойный день. В идеале вы должны легко вжиться в роль генерального секретаря, чтобы научиться делать дела правильно, прежде чем вам придется делать их быстро. Попробуйте запланировать время, когда вы можете разговаривать по телефону, когда громкость звонков не так высока.
Посмотрите, как кто-то другой занимается телефонными линиями. Если вы берете на себя роль, в которой большую часть времени наблюдается большая нагрузка по звонкам, вам следует понаблюдать за кем-то, кто имеет опыт в этом процессе, прежде чем браться за задачу. Делайте заметки о том, что они делают и как они справляются с процессом, чтобы было ясно, какие ожидания от вас могут быть.
Назовите разные строки. Иногда может быть трудно запомнить, какая линия какая, поэтому может быть полезно прикрепить к линиям метки, чтобы упростить идентификацию. Со временем ярлыки вам не понадобятся, но они пригодятся, когда кто-то заменит вас в день вашего отсутствия.
Составьте список номеров для перевода. Если вы обнаружите, что вам нужно часто переводить вызовы, может быть полезно иметь рядом с телефоном номера или коды переадресации, чтобы вы могли легко их увидеть и использовать.

Суть многоканальной телефонной системы заключается в том, что вам нужно сосредоточиться на том, какие вызовы поступают первыми, чтобы никто из абонентов не ждал больше, чем должен.Хотя, безусловно, бывают случаи, когда вам нужно проводить больше времени с одним звонящим, чем с другим, чем больше вы сможете распределить это время, тем лучше будет обслуживание клиентов.

Еще одна хитрость, о которой следует помнить, заключается в том, что когда вы разговариваете по телефону с трудным абонентом или с кем-то, кому нужно долго поговорить с вами, не забудьте проверить другие линии, чтобы сообщить им, что они не забыты.

В однолинейных телефонных системах, которые встречаются редко, вам нужно будет просто отвечать на звонки по мере их поступления, что поможет вам сосредоточиться на каждом звонке и удовлетворить потребности звонящего, прежде чем двигаться дальше.

Существующая сейчас технология сотовой связи может работать так же, как традиционные телефонные системы. Возможно, вам потребуется несколько линий, и вы можете захотеть, чтобы этот телефон перенаправлял определенные вызовы на определенные линии, если это возможно.

Кроме того, вы захотите использовать сотовую технологию только при необходимости. Поскольку большую часть дня вы, как правило, проводите за рабочим столом, вам может не понадобиться постоянно пользоваться им.

Вы также можете использовать системы интернет-телефонии, такие как Skype или Google Voice. Эти системы позволяют использовать Интернет как способ общения с другими людьми, находящимися в удаленных местах, а также видеть других людей, которые разговаривают по телефону, используя видеочаты.

Вы можете настроить эти телефонные звонки, получив доступ к информации об учетной записи каждого, которая будет участвовать в звонке, а затем назначив встречу для звонка.

Существуют варианты подключения нескольких абонентов к звонку через Интернет, но для этих вариантов часто требуется платная учетная запись.

Хотя в эпоху цифровых технологий ксерокопии становятся все менее необходимыми, вам все равно нужно знать, как использовать ксерокс в роли секретаря. Они предоставят вам ряд функций, в том числе:

копирование;
привязка;
множественное копирование пакетов
дизайнерские услуги.

Если вы работаете в компании, которой необходимо часто распространять печатные материалы, копировальный аппарат может помочь вам создать эти документы самостоятельно, вместо того, чтобы заставлять вас заключать договор на эти услуги через типографию.

Знакомство со спецификой вашего нынешнего копировального аппарата будет полезным способом определить, как он может помочь вам и как повысить эффективность вашей работы в качестве секретаря.

Вы также захотите узнать, как заменить картриджи с тонером и бумагу, чтобы вы могли продолжать использовать копировальный аппарат во время больших проектов печати.

Хорошей отправной точкой является просмотр руководства пользователя, а также приглашение представителя копировальной компании в ваш офис, чтобы показать вам, как лучше всего использовать аппарат для выполнения необходимых вам задач.

Чем лучше вы будете знакомы с копировальным аппаратом, тем проще будет подготовить ваш проект к печати, а затем вы сможете уйти, чтобы выполнить другие задачи, которые необходимо выполнить.

Чаще сканеры используются для создания документов и копий, которые вам нужно создать. Сканер создает цифровую копию файлов, которые необходимо скопировать, и часто может заменить традиционный фотокопировальный аппарат.

Как и в случае с любым другим офисным компьютером, функции сканера, которыми вы будете пользоваться, зависят от системы, которую вы приобрели или используете. Многие сканеры:

есть большой планшет для крупных проектов сканирования;
сканировать по одной странице за раз;
есть устройство подачи, позволяющее сканировать большие стопки документов.

Сканер можно использовать несколькими способами, часто заменяя факсимильный аппарат, который раньше выполнял многие из этих функций.

Например, вместо отправки документа по факсу вы можете отсканировать документ, а затем отправить файл по электронной почте получателю.

Что нужно помнить о сканировании:

Надежно прижмите документ к платформе сканера.
Проверьте предварительный просмотр, прежде чем принять сканирование.
Увеличьте качество сканирования, если хотите получить более четкую копию.
Решите, что лучше всего подходит для данного документа: черно-белое или цветное сканирование.

При использовании сканера полезно помнить о ваших системах управления документами и файлами. Создавая сканы, убедитесь, что вы правильно пометили файлы, чтобы их было легко найти и получить.

Вы также можете использовать сканер для создания цифровой файловой системы. Сканируя старые квитанции и документы, вы можете иметь цифровые копии этих страниц на своем компьютере вместо больших картотечных шкафов. Или вы можете обнаружить, что хорошей идеей будет иметь печатные копии, а также цифровые копии, чтобы гарантировать, что вы защищены независимо от того, когда вам понадобится файл.

Принтеры

Сегодня во многих офисах принтер — это больше, чем просто принтер, который берет информацию с компьютера и затем выводит ее на бумагу. Многие принтеры стали многофункциональными, а это означает, что вы можете не только печатать, но и копировать и сканировать.

Эти системы более экономичны и могут быть более эффективными для нужд вашего секретаря.

С помощью обычного принтера вы сможете печатать документы для отправки по почте или для собраний, повестки дня собраний и копии электронных писем, среди прочего.

Узнав как можно больше о принтере в офисе, вы сможете не только использовать его в полной мере, но и при необходимости ремонтировать систему.

Самые распространенные проблемы, с которыми приходится сталкиваться, включают смену чернил и добавление бумаги, как и в случае с копировальной системой.

В идеале, когда вы печатаете большое количество документов, лучше использовать лазерный принтер вместо струйного. Эти принтеры отличаются более высоким качеством и позволяют печатать гораздо быстрее.

Струйный принтер предназначен для менее интенсивного использования, хотя в обычных офисных условиях он может удовлетворить ваши текущие и будущие потребности.

Сводка

Когда вы работаете секретарем, чем больше вы знаете об офисных машинах и системах, которые будете использовать, тем легче вы сможете использовать их в своих интересах. Хотя практическое обучение и опыт лучше всего, чтение руководств пользователя также может сэкономить ваше время и нервы.

Читайте также: