Нужна ли электронная подпись для поступления в вуз в 2021 году

Обновлено: 21.11.2024

Онлайн-заявки и контракты встречаются гораздо чаще, чем несколько лет назад. Если вы подаете заявление на работу, государственную помощь или в колледж, чаще всего вы заполняете заявление и подписываете соглашение в цифровом виде, а не ручкой и бумагой. Существуют различные методы, которые организации могут использовать для получения вашего согласия в Интернете; некоторые из них проще в использовании, чем другие.

Цифровые подписи в законодательстве штата и федеральном законодательстве

Действительность электронных подписей регулируется законодательством штата и федеральным законодательством. В большинстве случаев, если вас попросят поставить копию своей подписи или выполнить какой-либо процесс, например ввести свое имя и пароль, а затем нажать кнопку «Согласен», вы можете считать, что это имеет юридическую силу. Если вы не уверены в том, о чем вас спрашивают, поговорите с юристом — так же, как перед подписанием контракта или заявления ручкой на бумаге.

В качестве примера закона штата Вашингтон цифровая подпись считается действительной, если вы даете свое согласие, нажимая кнопку на веб-сайте или загружая изображение своей подписи. По данным FDIC, все, что связано с иностранной или межгосударственной торговлей, подпадает под действие федерального Закона об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон об электронных подписях). Он устанавливает общее правило действительности цифровых подписей.

Нажатие кнопки «Согласиться» или «Отправить»

В большинстве случаев для подписания онлайн-заявки достаточно нажать кнопку "Согласен" или "Отправить" в нижней части веб-страницы. Убедитесь, что вы прочитали то, с чем вас просят согласиться, прежде чем нажимать эту кнопку.

Вас почти всегда будут просить ввести личную информацию, такую ​​как ваше имя, адрес, адрес электронной почты или номер телефона, прежде чем вам будет предложено нажать кнопку «Согласен». Ввод этой информации служит более чем одной цели. Во-первых, это гарантирует, что с вами можно будет связаться по поводу того, на что вы подаете заявку. Во-вторых, он связывает вашу личность с актом согласия с условиями контракта или приложения.

Например, если вы подаете заявку на Medicare, вас попросят создать идентификатор пользователя и пароль, а затем установите несколько флажков «Согласен», прежде чем вам будет представлена ​​кнопка «Отправить». Каждое из ваших действий гарантирует организации, что вы даете свое согласие на то, о чем она вас просит, и это согласие соответствует вашей учетной записи пользователя — скорее всего, с указанием времени и даты, когда вы дали согласие, и вашего местоположения по вашему IP-адресу.< /p>

Загрузка изображения подписи заявителя

Если организация просит вас загрузить изображение вашей подписи или распечатать заявление, подписать его и поставить дату, отсканировать его, а затем отправить обратно, не беспокойтесь. Этот процесс проще, чем вы думаете.

Возьмите телефон, подпишите лист бумаги и сфотографируйте его. Загрузите изображение на свой компьютер и откройте документ, который вас просят подписать. В каком бы приложении вы ни открывали документ, процесс один и тот же. Перетащите фотографию своей подписи на документ или скопируйте ее в проводнике, нажав «Ctrl+C», и вставьте ее в документ, нажав «Ctrl+V».

Измените размер фотографии своей подписи внутри документа, перетащив любой угол. Затем выберите изображение, нажав и удерживая центр и перетащив его чуть выше линии подписи. Когда вы сохраняете измененный документ, ваша подпись сохраняется в этом месте.

Использование цифровой подписи или электронной подписи

Часто компании просят вас поставить цифровую подпись на экране. Это относительно легко сделать, если у вас есть сенсорный экран со стилусом или Apple Pencil. Использование пальца для подписи своего имени на сенсорном экране может быть немного неудобным, но допустимым. Единственное, что сложнее, это попытаться подписать свое имя с помощью мыши.

К счастью, ваша цифровая подпись ни в малейшей степени не должна напоминать вашу настоящую подпись. Такие приложения, как DocuSign, даже предлагают готовые общие подписи, которые вы можете использовать, если хотите. Вы вводите свое имя, и приложение DocuSign предлагает вам на выбор несколько стилей подписи.

Важен сам акт подписания, а не то, как подпись выглядит. Если это не имеет для вас смысла, подумайте о том, какой была жизнь пару сотен лет назад, когда большинство людей еще не умели читать и писать. Они могли сделать отметку, например, «X», на листе бумаги, и это было законно. Возможно, если вы нацарапаете свое имя на экране с помощью мыши, это станет началом цифровой эры.

Многие университеты, школы и колледжи до сих пор вручную обрабатывают большое количество документов и данных. Студенты и родители также предпочитают те колледжи и учреждения, которые оснащены цифровым оборудованием. Увеличение числа учащихся также ложится тяжелым бременем на студентов и приемную комиссию, которая занимается оформлением документов. Таким образом, для них крайне важно улучшить свои системы подписания, отправки и управления документами.Внедрение цифровых подписей снижает вероятность ошибок, упрощает процесс, гарантирует соответствие требованиям и обеспечивает полностью оцифрованный процесс адаптации для новых учащихся.

Какую пользу решение электронной подписи приносит колледжам?

Сегодня колледжам нужны безопасные, удобные и эффективные решения для приема и обработки документов. Отличный способ сделать прием полностью безбумажным — использовать электронные подписи.

Даже большинство колледжей и университетов понимают важность использования этой новой технологии на административном и образовательном уровнях. Ниже приведены преимущества внедрения программного обеспечения электронной подписи при поступлении в колледж:

1. Упрощенный процесс поступления

Учебные заведения в основном зависят от традиционного приема студентов на бумажной основе. Руководство и студенты должны распечатать формы, отсканировать, подписать, отсканировать и отправить их в цифровом виде, что требует много времени. Здесь на помощь приходят электронные подписи.

Весь процесс регистрации может быть завершен за несколько минут. Использование электронных подписей позволяет хранить все документы в одном месте и быстро их извлекать. Это также способствует быстрому завершению транзакции без каких-либо задержек. Это позволяет колледжам и университетам больше сосредоточиться на основной деятельности, а не на приеме.

2. Повышенная безопасность

Весь мир переживает Covid-19. Стоять в очередях на прием небезопасно. Безбумажный прием позволяет студентам выполнить все формальности в электронном виде и обеспечить себе место в назначенных учреждениях. Это обеспечивает надежную защиту студентов и сотрудников отдела кадров без ущерба для их образования.

3. Быстрое отслеживание

Отслеживание студенческих заявлений в режиме реального времени становится намного проще благодаря электронным подписям. Функция контрольного журнала поможет вам узнать, кто просматривал, открывал, подписывал и не подписывал документ. Это повышение улучшает видимость и скорость форм заявок.

4. Храните записи в безопасности

Управлять, передавать или изменять физические данные учащихся можно без каких-либо проблем, поскольку нет ограничений на доступ. Вот почему так важно обеспечить безопасность конфиденциальных документов, связанных с образованием, и защитить их от кражи. Электронные подписи делают весь процесс документации учащихся безопасным и достоверным.

Программное обеспечение для электронной подписи позволяет родителям и учащимся безопасно читать, подписывать документы в Интернете и делиться ими из любой точки мира. Это устраняет беспокойство учащихся и родителей по поводу потери их жизненно важных записей, используемых в процессе подачи заявления.

5. Экономьте время и деньги

Процесс приема студентов, взимание платы или регистрация на мероприятие занимает много времени. Однако использование онлайн-системы электронной подписи позволяет как учащимся, так и учебным заведениям сэкономить огромное количество времени и денег на хранении, бумаге, почтовых отправлениях и архивировании каждого документа в Интернете.

Все, что им нужно сделать, это просто заполнить форму регистрации студента в Интернете и использовать лучшее программное обеспечение для электронной подписи для подписания документов. Независимо от того, будет ли это устройство Android или iOS, они получают невероятный опыт.

6. Способствует экологичности

Преобразование бумажных входных документов в электронные позволяет создать экологически безопасную среду. Автоматизация процесса приема студентов и сокращение использования бумаги с помощью решения для электронной подписи также позволяет сократить расходы на бумагу и чернила. Это улучшит имидж вашего бренда в обществе.

Помните, что дерево производит в среднем 17 пачек бумаги и растет примерно 100 лет. Сократив использование бумаги, колледжи могут оказать непосредственное влияние на сокращение своего углеродного следа.

7. Улучшенный опыт

Большинство родителей, учащихся и учителей разбираются в технологиях. Они предпочитают цифровой опыт, когда они поступают в колледж. Это означает, что они ценят колледжи, которые позволяют им общаться в цифровом пространстве. Оцифровка рабочих процессов приема позволяет повысить удобство работы студентов и сотрудников. Это заставляет все двигаться гладко и быстро.

Программное обеспечение для электронной подписи напомнит учащимся об обязательных полях и месте для подписи. Доступ к документам и другим ответам также осуществляется без проблем. Конечно, кто не любит «нажимать на кнопку» и получать за них работу?

8. Нижнее место для ошибок

Процесс приема на бумажной основе подвержен ошибкам. Электронная подпись значительно снижает физические бумажные процессы и количество ошибок в документах за счет ускорения транзакций. Это беспроигрышная ситуация как для сотрудников, так и для студентов.

Кроме того, большинство программного обеспечения для электронной подписи позволяет использовать его в существующих приложениях и системах.Он включает в себя управление студенческими записями, автоматизацию продаж, программное обеспечение для управления документами и управление корпоративным контентом.

9. Увеличить прием

Очень важно расставить приоритеты в усилиях по удержанию учащихся и найти наилучшие стратегии, которые помогут учащимся эффективно работать. Это не только улучшит финансовое состояние учебного заведения, но и обеспечит гибкость для реинвестирования в программы достижения успехов учащихся.

Но удовлетворение потребностей учащихся с разным опытом и приоритетами – сложный процесс. Он может выходить за рамки первоначальной регистрации. Программное обеспечение для электронной подписи позволяет удерживать существующие кадры и привлекать новые таланты в будущем.

10. Улучшение межведомственной координации

Одним из замечательных преимуществ электронных подписей является их способность повышать текучесть отделов. Это означает, что переход на безбумажные технологии будет способствовать отличному общению и продуктивности в кампусе. Это позволяет отделам эффективно работать вместе для достижения целей.

Вывод:

Большинство университетов и колледжей часто проводят преобразования, чтобы удовлетворить уникальные потребности и требования своих студентов и сотрудников. Они совершенствуют способы подачи и подписания вступительных документов с помощью лучшего производителя цифровых подписей — Foxit eSign.

Колледжи, внедряющие технологию электронной подписи, могут рассчитывать на повышение операционной эффективности, значительную экономию средств, повышение удовлетворенности сотрудников и более активное удержание студентов. Поскольку процесс проверки подлинности документов полностью управляется в режиме онлайн, студентам не нужно искать управляющую команду или преподавателя для получения необходимых разрешений.

Помните, что это программное решение для электронной подписи не только экономит усилия и головную боль, но и делает весь процесс приема прозрачным. Это помогает колледжам оставаться активными и конкурентоспособными.

1 ноября 2021 г. Программа студентов и посетителей по обмену (SEVP) опубликовала Руководство по политике SEVP: использование электронных подписей и передача для формы I-20, которое позволяет назначенным школьным должностным лицам (DSO, т. е. консультантам OISS) подпишите в электронном виде и передайте форму I-20 (сертификат соответствия требованиям для студентов-неиммигрантов) первоначальным и продолжающим учащимся и их иждивенцам. Гибкость с предоставлением электронных подписей и электронной передачей I-20 была впервые введена SEVP в начале пандемии COVID-19 из-за сбоев в работе международных почтовых и курьерских служб, и с этим обновленным руководством эта политика остается неизменной.

В соответствии с этим руководством консультанты OISS смогут ставить электронную подпись во всех полях подписи в форме I-20 с помощью программного обеспечения или приложений или с помощью копий личной подписи, воспроизведенных в электронном виде. Кроме того, мы сможем отсканировать и отправить по электронной почте или в электронном виде форму I-20 через безопасную платформу, такую ​​как школьный портал или другой защищенный сайт, учащимся F-1 и их иждивенцам. Мы будем использовать OISS Connect и прикреплять формы I-20 к вашим соответствующим записям, чтобы вы могли получить к ним доступ.

Если вам нужна новая туристическая подпись (пожалуйста, проверьте вторую страницу вашей формы I-20; она действительна в течение 12 месяцев с даты выдачи), обратитесь к своему консультанту OISS. Хотя в основном мы будем подписывать и предоставлять формы I-20 в электронном виде, при желании вы все равно можете принести распечатанную форму I-20 в OISS в рабочее время и получить подпись на стойке регистрации.

Обратите внимание, что хотя консультантам OISS теперь разрешено подписывать и передавать форму I-20 в электронном виде, после получения формы I-20 вам по-прежнему необходимо распечатать ее и подписать чернилами, чтобы представить на любом требуемом собеседовании для получения визы и по прибытии в порт въезда в США. Обязательно всегда носите с собой распечатанную копию формы I-20, так как показывать документ в электронной версии государственному чиновнику по-прежнему недопустимо.

SEVP также объявила, что они координировали свои действия со своими государственными партнерами в Министерстве внутренней безопасности США, Государственном департаменте США и Администрации социального обеспечения США, чтобы обеспечить постоянный прием форм I-20 с электронной подписью. Если вы столкнулись с проблемой, связанной с принятием партнером из государственного сектора формы I-20 с электронной подписью, или если у вас есть вопросы по этому руководству, обратитесь к своему консультанту OISS.

Цифровая трансформация является главным приоритетом для многих колледжей и университетов. Среди других распространенных тенденций, с которыми сейчас сталкиваются учебные заведения, сокращение набора студентов, сокращение источников доходов и непредсказуемое государственное финансирование привлекли внимание к оцифровке.

После закрытия из-за пандемии COVID-19 руководителям высших учебных заведений пришлось адаптироваться, оставаясь при этом преданными своим основным задачам и повышая качество обучения студентов, чтобы помочь им стать лидерами.Их видение должно охватывать изменения и использовать текущую среду, чтобы подготовиться к долгосрочному успеху.

Наиболее успешные школы уделяют первостепенное внимание эффективности, используя инновационные цифровые стратегии, такие как цифровые соглашения при зачислении и управлении подарками, чтобы удовлетворить потребности нынешних и будущих учащихся.

Проблемы и возможности высшего образования сегодня

За последнее десятилетие существующая бизнес-модель высшего образования столкнулась с новыми и существующими проблемами. Вот основные проблемы, с которыми сталкиваются учреждения, независимо от их размера и репутации:

  • Усиление конкуренции. Университеты и колледжи справляются с постоянно растущей конкуренцией по мере сокращения числа учащихся и расширения возможностей онлайн-обучения. Варианты, доступные сегодняшним студентам, варьируются от бесплатных массовых открытых онлайн-курсов (МООК) и микросертификатов до сложных онлайн-программ для выпускников. Кроме того, через несколько месяцев учащиеся могут получить работу в рамках программ корпоративной сертификации.
  • Непредсказуемые, сопряженные с риском подарки и гранты. Сокращение федерального и государственного финансирования может вынудить университеты увеличить плату за обучение и сократить программы. Кроме того, сбор средств затруднен, поскольку пандемия повлияла на волатильность рынка, распространение влияния и личные мероприятия.
  • Прежние источники дохода больше не надежны: помимо проживания и питания сокращается количество вспомогательных услуг, связанных со студентами и посетителями (таких как спорт и мероприятия). В прошлом эти области могли использоваться в качестве альтернативных источников дохода для учреждений, но эти варианты больше не являются определенными.

Почему высшее образование должно автоматизировать свои соглашения

В высшем образовании соглашения являются неотъемлемой частью большинства процессов между отделами и включают все заинтересованные стороны, такие как студенты, сотрудники, преподаватели и спонсоры.

Возможно, вы заметили, что многие учреждения вкладывают средства в такие инструменты, как CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), управление рабочими процессами и оформление билетов. Между тем, многие процессы согласования остаются устаревшими, бумажными и ручными. В секторе высшего образования неэффективные процессы замедляют работу и препятствуют прогрессу.

Один из способов эффективного решения проблем, с которыми высшие учебные заведения сталкиваются сегодня и в будущем, — это технология электронной подписи и цифровая система соглашения. Система соглашений, такая как DocuSign Agreement Cloud for Higher Education, обеспечивает эффективность и скорость, которые поддерживают стратегические усилия школ по обретению финансовой независимости, устранению дефицита доходов и процветанию в новом мире высшего образования.

Улучшите зачисление, упростив финансовую помощь и процессы приема

Процесс зачисления никогда не был таким важным, но будущие абитуриенты оценивают школы по-разному. Проблема сохранения набора усугубляется тем фактом, что учащиеся переводят школы в растущем количестве. Технически подкованные школы используют аналитику и технологии для привлечения и удержания учащихся.

Вот как использование электронных подписей и оцифровка процесса согласования могут помочь привлечь и удержать кандидатов:

  • Персонализация. Цифровые соглашения предоставляют учащимся более индивидуальный и персонализированный опыт. В результате вы можете оправдать все ожидания учащегося в процессе приема и получения финансовой помощи.
  • Опыт учащихся. То, что учащиеся выглядят технически подкованными, производит на них сильное впечатление. Например, 87 % учащихся перед зачислением учитывают, есть ли в школе новейшие технологии.
  • Скорость. Оптимизируя свои процессы и системы, вы ускорите прием и увеличите число зачисленных. Согласно данным, 66 % учащихся приняли предложение, ожидая ответа от другого учебного заведения, и 82 % этих учащихся выбрали бы другой вариант, если бы их первая школа предложила их раньше.

Эффективно управлять подарками и грантами

Встречи и мероприятия, требующие личного присутствия, вероятно, больше всего страдают. Исследование DocuSign показывает, что 27 % команд продвижения ожидают недополучения средств в 2021 году из-за отмененных или дистанционных совещаний.

Не все так плохо: некоторые команды меняются и добиваются успеха. В рамках своей стратегии они планируют увеличить инвестиции в создание крупных каналов подарков, запустить больше благотворительных акций, которые собирают средства для конкретных целей, и использовать методы сбора средств в Интернете, такие как краудфандинг.

Вот как электронные подписи и цифровые соглашения помогают отделам продвижения измениться:

Электронные подписи (электронные подписи), которые демонстрируют согласие человека с соглашением, не новы. Их принятие и использование во многих странах мира было широко распространено в течение многих лет. Более миллиарда пользователей по всему миру могут подписывать документы в электронном виде. Но законны ли электронные подписи?

Короткий ответ: да, электронные подписи законны. Но на самом деле этот вопрос касается того, может ли электронная подпись создать обязывающий и исполнимый контракт. И снова короткий ответ — да. Электронные подписи широко признаны и приняты во всем промышленно развитом мире, они также более безопасны, чем традиционные бумажные подписи, и, следовательно, менее подвержены подделке.

В этом сообщении блога мы расскажем, что делает электронные подписи юридически обязывающими, действительны ли они в США, есть ли исключения, что такое электронные подписи и многое другое.

Что делает электронную подпись юридически обязательной?

В 2000 году федеральное правительство США приняло Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (ESIGN), который в сочетании с Единым законом об электронных транзакциях (UETA) подтверждает, что электронные подписи являются юридически обязательными документами, если все стороны решат подписать их. в цифровом виде.

Электронные подписи охватывают весь спектр технологий и решений для создания электронных подписей, от простых изображений подписи, прикрепленных к электронному документу, до подписей на основе PKI. Можно использовать различные методы захвата, например:

  • Нажав кнопку «Я согласен» на веб-сайте.
  • Подписание пальцем на мобильном устройстве
  • Ввод вашего имени или PIN-кода в онлайн-форму
  • Использование решения для электронной подписи, такого как DocuSign eSignature

Действительны ли электронные подписи во всех штатах?

Да, электронные подписи действительны во всех штатах США и имеют такой же правовой статус, что и собственноручные подписи в соответствии с законами штатов. В других промышленно развитых странах электронные подписи имеют такой же вес и юридическую силу, как собственноручные подписи и бумажные документы. Законы могут отличаться, но вы можете узнать больше о законодательных требованиях в вашей стране из Руководства DocuSign по легальности электронной подписи.

Электронная подпись, подобная тем, что поддерживаются DocuSign eSignature, — это, как правило, все, что необходимо для создания документа, имеющего юридическую силу. В тех случаях, когда в США требуется дополнительная проверка подлинности (например, определенные транзакции в регулируемых отраслях, таких как медико-биологические науки), для цифровой подписи документа можно использовать такие инструменты, как подписи на основе стандартов DocuSign. Это также относится к таким регионам, как Европейский Союз, где цифровые подписи более распространены.

Имеют ли электронные подписи юридическую силу?

Когда электронные подписи сочетаются с защитой от несанкционированного вскрытия, строгой аутентификацией, безопасностью мирового класса и аудиторским следом, они обеспечивают более надежное доказательство, приемлемое для суда, чем простая виртуальная подпись или отсканированное изображение подписи в PDF-файле.

Обычно для мокрых подписей действительность и атрибуция устанавливаются путем сравнения копий подписей и представления показаний экспертов по почерку или свидетелей, присутствовавших при подписании. Это не только дорого и долго, но и менее надежно из-за человеческого фактора. Исключая возможность человеческой ошибки и автоматизируя весь процесс сбора данных, контрольные журналы упрощают установление подлинности и разрешение споров по поводу подписей как в судах штата, так и в федеральных судах.

Тайлер Ньюби, партнер компании Fenwick & West LLP, в своей статье «Использование электронных подписей в суде — ценность контрольного журнала» показал, насколько важны контрольные журналы для проверки подлинности электронных подписей в суде.

Для каждого документа DocuSign eSignature автоматически создает и сохраняет полную историю всех действий по отправке, просмотру, печати, подписанию или отклонению с отметками времени. Информация о подписывающей стороне, событии подписания и документах хранится в системе в том, что мы называем Сертификатом завершения. Сертификат завершения содержит сводку о событии подписания или конверте, который включает:

  • Конкретный идентификатор конверта
  • Идентификация отправителя
  • Идентификация лиц, подписавших документы
  • Графическое представление их подписей
  • Отметка о дате и времени отправки документа, времени его просмотра и подписания.
  • IP-адрес, на котором было выполнено каждое из указанных выше действий.

Сертификаты завершения доступны для всех сторон любого соглашения, и DocuSign хранит электронные копии Сертификата выполнения в своих безопасных центрах обработки данных.

Устоит ли электронная подпись в суде?

DocuSign также предлагает расширенные функции, в том числе несколько встроенных расширенных инструментов аутентификации в DocuSign eSignature, а также варианты подписи на основе PKI для соблюдения законодательства ЕС, такого как eIDAS, и отраслевых правил, таких как FDA 21 CFR Part 11 в жизни. науки и государственные профессиональные инженерные печати США для архитектуры, проектирования и строительства.

Какие типы документов можно подписывать электронной подписью?

Электронные документы и подписи широко используются для деловых и личных транзакций в промышленно развитых странах по всему миру. Электронной подписью можно подписать многие распространенные деловые документы, в том числе:

  • Письма с предложениями, новые документы о найме и обновления политики в отношении сотрудников
  • Соглашения о неразглашении, рабочие задания и договоры купли-продажи
  • Заказы на покупку и генеральные соглашения об обслуживании
  • Сделки с недвижимостью
  • Документы для открытия счета
  • Заявки на получение страхового полиса и претензии
  • Услуги для студентов
  • Формы приема пациентов

Тем не менее, как и везде в жизни, есть некоторые исключения. Как указано Национальным управлением информации по телекоммуникациям (NTIA), электронные подписи не имеют юридической силы при подписании:

  • Завещания и завещательные трасты
  • Законы штатов, регулирующие развод, усыновление или другие семейные законы
  • Судебные постановления или официальные судебные документы
  • Уведомление об отмене коммунальных услуг
  • Уведомление о невыполнении обязательств, лишении права выкупа или выселении основного места жительства физического лица
  • Уведомление о прекращении действия полисов страхования здоровья или жизни.
  • Отозвать уведомления о продуктах, которые представляют значительный риск для здоровья или безопасности.
  • Любой документ, требуемый по закону для перевозки опасных материалов, пестицидов или других токсичных веществ.

Вы всегда должны обращаться к законам вашей юрисдикции в отношении вашего конкретного варианта использования электронной подписи.

Дополнительные сведения о допустимости использования электронной подписи DocuSign и электронных подписей см. в официальном документе DocuSign о поддержке электронных подписей судами в США.

Читайте также: