Нормативные документы по установке эксплуатации и охране труда при работе с персональным компьютером

Обновлено: 21.11.2024

Сейчас все более популярной бизнес-тенденцией является BYOD (принеси свое устройство), когда сотрудники используют свои смартфоны, планшеты, ноутбуки и другие устройства для доступа к ресурсам компании в рабочих целях через облако. BYOD может повысить эффективность, поскольку позволяет компаниям обеспечивать большую гибкость и доступ к ресурсам компании в любое время и в любом месте. Даже если компании не ожидают повышения эффективности от разрешения доступа к корпоративным ресурсам с личных мобильных устройств, социальное давление может заставить компании действовать. Опрос 4000 сотрудников в возрасте от 20 до 29 лет, проведенный Fortinet, показал, что немногим более половины из них считают своим «правом» использовать собственные мобильные устройства на работе. Немногим более десяти лет назад возможность доступа к офисной электронной почте с помощью Blackberry была чем-то вроде символа статуса. Теперь почти все профессиональные сотрудники и сотрудники отдела продаж отправляют и получают электронную почту на личное или корпоративное рабочее мобильное устройство, находясь вне офиса, и все больше людей получают доступ к документам, данным и другим ресурсам и редактируют их с помощью мобильных устройств.

Это распространение мобильных устройств и программного обеспечения, подключающего устройства к корпоративным сетям, имеет значительный потенциал для повышения эффективности компании, но также создает риски. Персональные устройства обычно не защищены от вредоносного ПО и взлома, как и внутренние рабочие столы компании. Кроме того, персональные устройства могут легко использоваться сотрудниками для получения, хранения и передачи копий ключевых документов компании, которые могут использоваться в конкурирующих предприятиях. Запрет на использование устройств, принадлежащих сотрудникам, — лучший способ решить эти проблемы безопасности, но в современном мире он может оказаться нежизнеспособным. Прямой запрет может ограничить возможности сотрудников по эффективному обслуживанию клиентов. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники обходят ИТ-ограничения, чтобы получить доступ к информации компании, когда захотят. Как правило, лучшим вариантом является принятие политики BYOD для определения параметров доступа и поддержки такой политики с помощью соответствующей технической инфраструктуры.

Ниже приведены ключевые положения о безопасности, допустимом использовании и применении, обычно включаемые в политику BYOD, а также обсуждение некоторых проблем, возникающих при принятии или применении этой политики.

Защита активов работодателя: положения о безопасности. Наиболее важными положениями политики BYOD являются положения, предназначенные для защиты конфиденциальной информации компании от попадания в руки третьих лиц или использования ее сотрудником. для целей, не связанных с компанией. К ним относятся положения, делающие следующее:

требовать, чтобы все устройства, включая планшеты и домашние компьютеры, которые имеют доступ к сетям компании, были зарегистрированы в компании, отчасти для того, чтобы компания могла соответствующим образом настроить устройство и загрузить любое программное обеспечение, которое будет использоваться в целях безопасности и мониторинга;
требование о том, чтобы все устройства, имеющие доступ к информации компании, включая учетную запись электронной почты компании, были защищены паролем, требовался повторный ввод пароля после относительно короткого периода бездействия и чтобы компания имела доступ к таким паролям (или возможность переопределить их);
требование, чтобы все устройства, имеющие доступ к сетям компании, включая планшеты и домашние компьютеры, содержали специальное программное обеспечение, например программное обеспечение, позволяющее компании блокировать, определять местонахождение или стирать данные с устройства в случае его утери или кражи;
запрещающий политикой и технологией загрузку или загрузку любых конфиденциальных документов на личное устройство, жесткий диск домашнего компьютера, личную облачную сеть или другую личную службу/устройство резервного копирования;
запрет на использование общедоступных сетей или точек доступа;
требовать, чтобы сотрудники удаляли всю информацию о компании с любого устройства, которое они сохраняют после увольнения в компании, и удостоверяли компании, что такое удаление произошло;
разрешение работодателю использовать программное обеспечение, загруженное на устройство, для отслеживания, обнаружения, блокировки или стирания данных с устройства после ухода сотрудника из компании или в любое другое время, которое будет сочтено необходимым или целесообразным; и
требование от сотрудника отказаться от любых ожиданий конфиденциальности в отношении информации или передачи с устройства, используемого в рабочих целях.

Баланс между безопасностью и культурой компании. Строгие меры безопасности необходимы для защиты информации компании; однако некоторые стандартные положения политики BYOD могут противоречить ожиданиям ключевых сотрудников и культуре рабочего места. Сотрудники не должны возражать против многих стандартных положений о безопасности, таких как требования паролей и удаление информации о компании после ухода из компании.Сотрудники могут возражать против других положений, таких как запрет на загрузку информации о компании на личное устройство или использование общедоступных сетей или точек доступа. У сотрудников не всегда есть хороший доступ к Интернету, и им может потребоваться загрузить документы на устройство для редактирования в самолете или на месте клиента. Сотрудники также могут захотеть использовать общедоступные сети во время пересадки в аэропорту или во время пребывания в отеле.

Положения, разрешающие компании отслеживать информацию на устройстве или стирать данные с устройства в любое время, могут не только вызывать возражения у ключевых сотрудников, но и нарушать законы о конфиденциальности и трудовом законодательстве. Поскольку устройство принадлежит сотруднику, разумно ожидать, что оно будет содержать важную личную и конфиденциальную информацию сотрудника. Он также может содержать информацию, относящуюся к охраняемым законом усилиям по объединению в профсоюзы или сообщениям о незаконной деятельности компании. Право работодателя на доступ к этой информации важно для облегчения расследования незаконного или ненадлежащего поведения сотрудников, но существуют решения судов и ведомств, ограничивающие возможность работодателя получать доступ к личной информации или удалять ее, особенно информацию, которая может быть частью законно- защищенные коллективные переговоры или попытки сообщить о незаконной деятельности компании. Если компании включают положения, разрешающие компании контролировать или стирать устройства сотрудников, им рекомендуется не использовать это право без консультации с экспертом по трудовому праву в каждом конкретном случае.

Учитывая сложность многих вопросов, связанных с положениями о безопасности в политике BYOD, компаниям следует проконсультироваться как с юридическими, так и с ИТ-специалистами, прежде чем принимать или изменять такую политику. Такие политики не должны приниматься как готовые формы, а должны быть адаптированы после тщательного рассмотрения всех вопросов, включая такие вопросы, как законные деловые потребности сотрудников, соответствующие законы, культура компании и строгость вреда, который может быть причинен, если третье лицо получит доступ к информации компании на устройстве.

Ограничения на использование устройств BYOD. Политика BYOD должна определять цели, для которых можно и нельзя использовать устройство BYOD. В соответствии с политикой BYOD сотрудникам должно быть абсолютно запрещено использовать устройство (и, в частности, с помощью учетной записи электронной почты компании на устройстве) для преследования других, а также для отправки или создания оскорбительного контента. Также следует запретить просмотр порнографии и азартных игр на таких устройствах. Если оставить в стороне моральные вопросы, эти веб-сайты часто используются для передачи вредоносных программ на устройства и в сети. Другие положения, которые следует учитывать, особенно для устройств, субсидируемых компанией, включают следующее:

требование об удалении с устройства любых предыдущих данных работодателя;
запрет на использование сети компании или интернет-соединения для загрузки, просмотра или потоковой передачи видео, музыки и других медиафайлов с помощью устройства (сложные брандмауэры могут фактически различать тип контента или веб-сайтов и блокировать доступ к ним);< /li>
запрет на использование устройства для игр и других развлекательных целей в рабочее время;
запрет на использование устройства за рулем; и
запрет на использование функций видео- или аудиозаписи на устройстве на территории компании или в связи с деятельностью компании (с указанными исключениями);

Как отмечалось ранее в положениях о безопасности, положения о допустимом использовании должны быть сбалансированы с тем фактом, что устройство является личным устройством, принадлежащим сотруднику, и культурой компании.

Применение политики BYOD. Политика BYOD должна определять потенциальные последствия нарушения политики и должна сочетаться со специализированными технологиями, которые помогут обеспечить соблюдение политики. Политика должна предусматривать, что нарушение политики приведет к формальному или неформальному выговору (или любым другим терминам или понятиям, используемым в вашей компании), и должна предусматривать, что нарушение политики может, по собственному усмотрению компании, стать основанием для увольнение. Кроме того, сотрудники должны подписать подтверждение о том, что они ознакомились с политикой и согласны с ее условиями, включая любые условия, прямо разрешающие компании контролировать, определять местонахождение, блокировать или стирать любое устройство сотрудника.

Конечно, угрозы увольнения или выговоры мало что значат для сотрудников, которые больше не работают в компании. Обеспечение соблюдения положений, касающихся периодов после увольнения, может быть облегчено положениями, требующими от уволенных сотрудников подтверждения того, что все данные компании были удалены, и позволяющих компании проверять устройство. Технологии также могут помочь в правоприменении.Как обсуждалось выше, существуют технологии, которые можно загружать на устройства и которые позволяют компании стирать устройство или определенную информацию с устройства.

Миллионы людей ежедневно работают с компьютерами. Этот eTool* иллюстрирует простые и недорогие принципы, которые помогут вам создать безопасную и удобную компьютерную рабочую станцию. Не существует единой «правильной» позы или расположения компонентов, которые бы подошли всем. Однако существуют основные цели проектирования, некоторые из которых показаны на прилагаемом рисунке, которые необходимо учитывать при настройке компьютерной рабочей станции или выполнении задач, связанных с компьютером.

Посмотрите на свою рабочую станцию, когда будете читать каждый раздел, и посмотрите, сможете ли вы определить области для улучшения позы, размещения компонентов или рабочей среды. Этот электронный инструмент предоставляет рекомендации по минимизации или устранению обнаруженных проблем и позволяет вам создать собственную компьютерную рабочую станцию, адаптированную под ваши требования.

Используйте контрольный список!

Используйте контрольный список оценки для анализа существующих рабочих станций. Используйте контрольный список руководства по закупкам для оценки новых покупок.

Советы

Ищите краткие советы, чтобы предоставить основные решения для распространенных опасностей. Более подробные сведения об опасностях, связанных с компьютерными рабочими станциями, и решениях по их устранению можно найти ниже на странице каждого раздела.

Дополнительную информацию о правах и средствах защиты см. на странице прав работников OSHA.

Нажмите на элемент, чтобы выделить затронутую область.

Наведите указатель мыши на текст ниже, чтобы выделить определенные области изображения.

*eTools — это автономные, интерактивные, богато иллюстрированные веб-инструменты для обучения по вопросам безопасности и гигиены труда. Некоторые используют модули экспертных систем, которые позволяют пользователям отвечать на вопросы и получать надежные советы о том, как правила OSHA применяются к их рабочему месту. Некоторые содержат рекомендации по разработке комплексной программы безопасности и охраны здоровья и включают другие рекомендуемые методы, которые часто выходят за рамки конкретных требований OSHA. Как указано в заявлении об отказе от ответственности, eTools не создает новых требований OSHA.

Целый ряд проблем может возникнуть, когда сотрудники используют бизнес-оборудование в личных целях. Потери производительности и нецелевое использование бизнес-ресурсов можно сократить с помощью политик на рабочих местах, которые касаются личного использования бизнес-оборудования.

В каждом бизнесе используется какое-то оборудование, которое необходимо сотрудникам для выполнения их работы, и это оборудование обычно предоставляется бизнесом. Несмотря на то, что использование бизнес-оборудования в личных целях вполне ожидаемо, проблемы могут возникнуть при чрезмерном использовании в личных целях.

Проблемы, которые могут возникнуть при личном использовании оборудования, принадлежащего бизнесу, такого как компьютеры, инструменты или транспортные средства, включают:

сломанное оборудование, которое может вызвать споры о том, кто несет ответственность за ремонт
потеря производительности, поскольку сотрудники используют рабочее время для личных задач, связанных с бизнес-оборудованием
преждевременный износ и техническое обслуживание оборудования
проблемы морального духа, если некоторые привычки личного использования внезапно ограничиваются или если только некоторым сотрудникам разрешено использовать оборудование

Независимо от того, какова ваша политика и как сильно вы пытаетесь ее контролировать, сотрудники, вероятно, будут время от времени использовать ваше оборудование в личных целях. Лучший способ справиться с неизбежным — позволить разумную паузу, но быть последовательным и бдительным в создании и соблюдении правил, чтобы убедиться, что личное использование не становится чрезмерным.

Например, на многих предприятиях сотрудники используют компьютеры для наиболее важных аспектов своей работы. Итак, что происходит, когда сотрудники начинают заниматься личными делами на этих машинах?

Марк использует компьютер при выполнении своих служебных обязанностей. Время от времени Марк использует перерыв, чтобы поиграть в компьютерные игры. Вы никогда не видели, чтобы он играл в компьютерные игры в рабочее время, и, похоже, это не влияет на его работу или работу других сотрудников. Вы говорите Марку остановиться?

Просить его остановиться, вероятно, неправильный подход. Рабочие правила, которые становятся слишком строгими, как правило, имеют больше отрицательного эффекта, чем положительного. Если Марк делает это в свой собственный перерыв и не беспокоит других сотрудников и не останавливает компьютер, вероятно, нет ничего плохого в том, чтобы позволить ему это сделать. Тем не менее, вы можете сделать мысленную пометку, чтобы поговорить об этом с Марком, если игра станет чрезмерной.

И если вы попросите его прекратить, убедитесь, что всех остальных сотрудников, которые могут играть в компьютерные игры во время перерыва, также просят остановиться.

Лучше всего упустить ситуацию из виду.Если Марк — хороший сотрудник, который всегда выполняет свою работу, при условии, что его игры во время перерыва не мешают другим сотрудникам, не отнимают ресурсы компьютера и не становятся чрезмерными, разрешение ему играть в игры во время перерыва не должно вызывать никаких проблем. . Тем не менее, в интересах справедливости и последовательности не забудьте дать другим сотрудникам такую же поблажку, оказавшуюся в такой же ситуации.

Использование в личных целях оборудования, не мешающего работе, — это одно, но как поступать в ситуациях, когда сотрудник играет в компьютерные игры (или занимается другими личными делами) в рабочее время? Ваше оборудование и привычки ваших сотрудников будут определять ваши действия в ситуациях личного использования. Убедитесь, что любое использование, которое вы разрешаете или запрещаете, четко доводится до сведения всех сотрудников и последовательно применяется.

Создание политики использования бизнес-оборудования в личных целях

Тип политики, которую вы создаете для регулирования личного использования бизнес-оборудования, будет зависеть от типа вашего бизнеса и оборудования, используемого в вашем бизнесе. Например, если речь идет о транспортном средстве, то следует подумать о другом наборе последствий, включая ответственность работодателя, если человек получит травму или будет повреждено имущество, когда сотрудник использует ваш служебный автомобиль.

Еще одним примером является контроль за использованием рабочих компьютеров. Например, в вашей политике в отношении личного использования рабочих компьютеров может быть указано следующее:

Электронная почта и другие компьютерные файлы, предоставленные компанией, должны использоваться только в деловых целях.
Использование компьютерных средств в личных целях строго запрещено (или использование в личных целях может быть разрешено при условии получения разрешения)

Возможно, вы не захотите разрешить сотруднице использовать компьютер для создания флаера для конкурса дебатов ее сына и распечатать 100 копий на вашем лазерном принтере с вашей бумагой. Однако, с другой стороны, вы можете разрешить сотруднику, посещающему вечерние занятия, пользоваться компьютером во время обеда и перерывов для школьных занятий. Ключевым моментом является создание политики, которая позволит вам определить допустимое использование и применять эту политику справедливо и последовательно.

Все компьютерные пароли и коды должны быть доступны компании в любое время.
Ни один сотрудник не может устанавливать несанкционированное или пиратское программное обеспечение или файлы на любой компьютер, принадлежащий компании.

Если один из ваших сотрудников покупает отличное программное обеспечение для планирования для домашнего использования, а также устанавливает его на компьютер вашей компании, возможно, вы нарушаете закон. Программное обеспечение имеет строгие авторские права, а «пиратское» программное обеспечение равносильно краже, и компания несет за это ответственность. Если вам нужно программное обеспечение, купите его и установите.

Сотрудникам запрещается использовать компьютерные файлы или программное обеспечение, принесенные из дома или из других источников, на рабочем компьютере (во избежание вирусов).
Компания оставляет за собой право вводить, искать и отслеживать компьютерные файлы или электронную почту любого сотрудника без предварительного уведомления в деловых целях, таких как расследование кражи, раскрытие конфиденциальной деловой или служебной информации или личное злоупотребление системой. или мониторинг рабочего процесса или производительности.
Программное обеспечение или другую деловую информацию на компьютере нельзя копировать и выносить из офиса без разрешения.

Некоторые компании также устанавливают политику, согласно которой экраны входа в систему появляются каждый раз при включении компьютера, чтобы отговорить сотрудников от использования оборудования в личных целях.

Что такое удаленная работа, удаленная работа или работа из дома?

Люди все чаще и чаще выполняют хотя бы часть своей обычной работы дома или в другом месте вместо того, чтобы идти в офис. Технологии позволили работнику оставаться дома, но быть подключенным к офису по телефону, компьютеру и Интернету. Этот тип договоренности известен под многими терминами, включая удаленную работу, дистанционную работу, удаленную работу или работу из дома.

Каковы потенциальные преимущества и недостатки?

меньше отвлекающих факторов от коллег
больше гибкости при организации повседневных задач (лучшее управление личным временем)
экономия времени и затрат на поездки
более высокая удовлетворенность работой
лучший баланс между работой и личной жизнью

изоляция
отсутствие разделения между домом и работой
больше отвлекаться от семьи
возможна ненормированная продолжительность рабочего времени
менее осведомлены об изменениях в компании
страх быть неуправляемым или "с глаз долой, из сердца вон"
страх быть чрезмерно управляемым, потому что им приходится отчитываться за время, проведенное вне офиса.

улучшение удержания сотрудников
часто более высокая производительность
меньше потерянных часов из-за пробок на дорогах
сокращение прогулов
экономия энергии, потребности в офисных помещениях, техническом обслуживании и уборке.
увеличивает количество потенциальных кандидатов на работу
поддерживать непрерывность бизнеса в чрезвычайных ситуациях

сложно поддерживать контакт и открыто общаться с сотрудником
трудно поддерживать надлежащее общение между другими сотрудниками или с клиентами
возможна задержка в обслуживании клиентов
риск травм, если домашний офис не настроен должным образом

меньше пробок на дорогах
более низкий уровень загрязнения
повышение безопасности района
предоставляет больше возможностей для размещения сотрудников с ограниченными возможностями

возможное сокращение бизнеса магазинов и ресторанов в основных районах города

Какие проблемы связаны с удаленной работой или работой на дому?

В идеале работодатель и сотрудник должны составить письменное соглашение, в котором излагаются ожидания обеих сторон.

Обратите внимание, что для сотрудников, которых просят работать из дома или работать удаленно из-за чрезвычайных обстоятельств, таких как неблагоприятные погодные условия или приказы общественного здравоохранения (например, из-за эпидемии или пандемии), может не быть официального соглашения. Проконсультируйтесь с вашим работодателем о возможных вариантах. Эту информацию также можно добавить в план обеспечения непрерывности бизнеса организации.

С точки зрения охраны здоровья и безопасности работодатели и сотрудники должны учитывать несколько важных моментов, соглашаясь на удаленную работу или работу на дому. Эти соображения включают:

дизайн и расположение рабочего места (эргономика и домашняя рабочая среда)
планирование работы и распределение
работает один
кто и какие предметы предоставит (например, стулья, письменные столы, компьютер, монитор, канцелярские принадлежности и т. д.)
кто будет платить за коммунальные услуги (например, за воду, воду, домашний или мобильный телефон, Интернет и т. д.)
какое-либо влияние на законы о компенсации работникам, а также на охрану труда и технику безопасности

Какие советы по эргономике при обустройстве домашнего офиса?

Домашний офис должен по возможности соответствовать тем же требованиям по охране труда и технике безопасности, что и на работе. Например:

Ваш стол, стул и другие аксессуары имеют сравнимое (равное) качество с офисными. Например: стол должен быть подходящей высоты и достаточно прочным, чтобы выдержать вес любого периферийного оборудования, которое вы можете разместить на нем (например, компьютеров, принтеров, сканеров и т. д.).
Ваш работодатель может предоставить или разрешить вам взять напрокат оборудование, такое как эргономичный стул, подставка для ног или технологии, которые помогут создать более безопасную рабочую среду. Кроме того, предметы домашнего обихода можно творчески использовать для улучшения эргономики временного рабочего места.
Ваше кресло или рабочая станция отрегулированы правильно: клавиатура находится на нужной высоте (запястья в нейтральном положении), а мышь расположена рядом (досягаема без напряжения руки или запястья). Обратите внимание, что, вообще говоря, кухонный стол не является идеальной рабочей поверхностью, так как стол слишком высок и не позволяет правильно расположить запястья по отношению к клавиатуре и мыши.
Рабочее пространство опрятно и организовано так, чтобы уменьшить тянущиеся и крутящие движения, а также очищено от потенциальной опасности поскользнуться и упасть.
Освещение правильно организовано: на мониторе компьютера не должно быть отражений и бликов, а уровень освещенности не вызывает напряжения глаз.
Уровень шума можно контролировать либо путем изоляции рабочей зоны, либо с помощью шумоподавляющих наушников или средств защиты органов слуха.
Вентиляция и качество воздуха на рабочем месте удовлетворительные.
Температура удобна и может регулироваться по мере необходимости.

Дополнительную информацию о том, как настроить рабочую станцию, см. в разделе «Эргономика» в «Ответах по охране труда». При необходимости спросите, может ли ваш работодатель помочь с оценкой эргономики домашнего офиса, которая может быть доступна удаленно через видео.

Что можно посоветовать при проблемах с планированием работы (рабочей нагрузкой)?

Обязанности, ожидания и сроки должны быть четко определены и согласованы как руководителем, так и удаленным работником. Будьте осторожны, чтобы не «переработать». В офисе есть естественные перерывы, которых не будет дома. Обсуждения с коллегами или быстрая прогулка к принтеру предлагают возможности для изменения положения тела, которые могут отсутствовать в домашнем офисе. Продолжительное нахождение в одном и том же положении тела или повторяющиеся движения могут привести к различным травмам опорно-двигательного аппарата.

Есть ли какие-либо проблемы с безопасностью при работе дома?

Домашний офис должен обеспечивать тот же уровень безопасности и защиты, что и сотрудник в обычном рабочем офисе. Когда сотрудник работает дома, он может работать в одиночку. Хотя работа в одиночку сама по себе не представляет риска, она может создать уникальную ситуацию, если произойдет что-то неожиданное.Важно придерживаться графика контактов, даже если нет «рабочих» деталей для обсуждения.

Какой должна быть подходящая среда для домашнего офиса?

Подходящее рабочее место дома может включать:

пространство или комната, где легко сконцентрироваться, желательно отдельно от других жилых помещений и вдали от отвлекающих факторов.
уровень безопасности в соответствии с требованиями рабочего места
телефонные линии или сотовая связь (при необходимости отдельно от семейной линии) и автоответчик или голосовая почта, если необходимо
кабельный, спутниковый или другой приемник для подключения к Интернету, если необходимо
управление температурой, светом и звуком
члены семьи, которые поймут, что вы работаете, и не будут беспокоить вас без необходимости

Какие дополнительные пункты можно включить в контрольный список безопасности домашнего офиса?

Помимо советов, упомянутых выше, следует учитывать следующее.

Противопожарная защита

Есть ли в офисе пожарная сигнализация?
Есть ли свободный доступ к огнетушителю?
Есть ли в доме детектор угарного газа, особенно вблизи мест, где люди спят?
Сколько выходов доступно и где они находятся?
Отвечает ли пространство для удаленной работы требованиям безопасности местных строительных и противопожарных норм?

Экстренные действия

Разработан ли план эвакуации?
Достаточно ли средств первой помощи?
Размещены ли номера экстренных служб рядом с телефоном?
Установлен ли график периодических контактов?
Знает ли контактное лицо в вашем офисе, как связаться с кем-то рядом с вами в случае чрезвычайной ситуации?

Электробезопасность

Находятся ли удлинители в хорошем состоянии и правильно ли они расположены?
Являются ли шнуры и кабели причиной опасности споткнуться?
Заземлены ли розетки и не перегружены ли они?
Предусмотрена ли защита электрооборудования от перенапряжения?
Достаточно ли вентиляции для электрооборудования?

Какие советы можно дать сотруднику, работающему дома?

Возможно, вам не придется ехать на работу в этот день, но все же важно соблюдать «ритуал рабочего дня». Вот несколько советов по работе дома:

Укажите конкретное место работы. Это может быть комната или просто угол комнаты, но это всегда место, где вы работаете.
Начинайте и заканчивайте в одно и то же время каждый день, когда вы работаете дома. Устройте ритуал начала и окончания дня. Поскольку больше нет «перерыва» между пробуждением и выходом на работу, некоторые люди считают полезным выйти из дома и прогуляться по кварталу перед началом работы. Возможно, вы захотите закончить день так же. Запланируйте перерывы в течение рабочего дня, чтобы размяться и поесть, если это необходимо.
Как и при работе в офисе, составьте график и придерживайтесь его. Составьте список дел и проверяйте свои достижения в конце дня.
Поддерживать связь с офисом. Установите режим общения с вашим руководителем или коллегами. Держите своего руководителя в курсе вашего прогресса и любых трудностей, с которыми вы сталкиваетесь. Этот контакт включает потребность в сверхурочной работе для завершения проектов.
Посещайте встречи и собрания виртуально или, если возможно, в офисе. Это взаимодействие поможет вам не стать «невидимым».
Определите, какие прерывания допустимы, а какие нет. Расскажите своим друзьям и семье об основных правилах.
Будьте честны с собой. Удаленная работа не является заменой ухода за детьми или пожилыми людьми и не является способом просто сэкономить деньги на поездках на работу. Слишком много компромиссов со стороны работника или работодателя может привести к проблемам и возможному невыполнению условий соглашения.

Какие вопросы следует учитывать при предложении удаленной работы?

Один из самых важных вопросов, связанных со здоровьем и безопасностью, на который следует ответить, работая дома, – это вопрос о том, кто будет нести ответственность за вопросы охраны здоровья и безопасности, а также за компенсацию работника в случае его травмы. Во избежание осложнений между работодателем и работником должно быть письменное соглашение, разъясняющее эти вопросы. По возможности старайтесь поддерживать соответствующие стандарты здоровья и безопасности дома.

Вопросы здоровья и безопасности включают:

Будет ли работодатель или комитет по охране труда и технике безопасности иметь доступ в дом для проверки безопасности? Или будут ли приняты альтернативные меры, такие как использование сотрудником контрольных списков или отправка фотографий или видео рабочей зоны?
Какие части дома будут считаться "рабочими местами"? Включены ли ванная комната и/или кухня?
Этот сотрудник должен немедленно сообщить о любом инциденте или травме своему руководителю (точно так же, как в офисе).
Как будут расследовать инциденты?

Эта политика также может содержать следующее:

Кто покупает и обслуживает такое оборудование, как письменный стол, стул, компьютер и аксессуары (включая программное обеспечение и обновления), обычные канцелярские товары и т. д.
Доступен ли удаленный доступ к основным компьютерным системам компании за пределами офиса или нет. Если возможно, как и какое программное обеспечение или оборудование необходимо.
Если вас беспокоит информационная безопасность, проконсультируйтесь со своим ИТ-отделом и не позволяйте другим членам семьи использовать вашу рабочую станцию или рабочее оборудование.
Какие расходы будут возмещаться (выделенные телефонные линии, доступ в Интернет, деловые звонки, канцтовары)?
В какие часы сотрудник будет доступен или как будет определяться выполнение достижений?
Как будет утверждаться сверхурочная работа?
Когда и как часто сотрудник будет проверять сообщения?
Будет ли основным способом связи быть телефон, электронная почта или другие способы?
По какому номеру позвонить, чтобы связаться с сотрудником дома. Есть ли альтернативный номер?
Кто будет иметь доступ к номеру телефона домашнего офиса?
Список рабочих заданий, сроков выполнения, рабочих ожиданий и т. д.

Распространяются ли канадские законы о гигиене труда и технике безопасности на удаленную работу?

Законы о гигиене и безопасности труда или компенсациях, связанных с удаленной работой или удаленной работой, могут различаться в каждой юрисдикции. Во многих ситуациях официальных указаний практически нет. Наличие политики или соглашения между работодателем и работниками может быть полезным и поможет работодателю в выполнении им своей роли должной осмотрительности, когда обязанности конкретно не указаны в законодательстве.

Важно связаться с местным органом власти, отвечающим за охрану труда и технику безопасности, чтобы узнать, какие законы применимы к вашей ситуации. Список телефонных номеров и адресов этих отделов можно найти в правительственных департаментах Канады, ответственных за OH&S.

Вы также можете проконсультироваться с профсоюзом, другими трудовыми или трудовыми договорами, комитетом по охране труда или его членом, а также с политикой компании.

Пример контрольного списка для соглашений или политик удаленной работы?

Следующие вопросы или пункты можно использовать в качестве контрольного списка для соглашения или политики удаленной работы:

Есть ли заявление, в котором указано, какие виды работ или задач можно выполнять дома, или каждое заявление будет рассматриваться в индивидуальном порядке?
Есть ли заявление, указывающее на то, что, за исключением случаев, указанных в политике, обычные условия найма сотрудника остаются прежними?
Были ли приняты меры для продолжения нормального надзора за сотрудником (включая частоту контактов между сотрудником и руководителем, постоянную обратную связь, служебную аттестацию и развитие карьеры)?
Было ли записано точное местонахождение (полный почтовый адрес) и контактная информация о том, где этот сотрудник будет работать, на случай чрезвычайной ситуации?
Нарушает ли наличие домашнего офиса муниципальные правила зонирования?
Есть ли заявление о том, что сотрудник будет следовать всем политикам компании в отношении здоровья и безопасности при создании и работе в зоне домашнего офиса?
Будут ли деловые встречи проводиться в доме сотрудника, в третьем месте или в обычном офисе? Если встречи могут проводиться в домашнем офисе, может потребоваться заявление о том, что сотрудник будет обеспечивать безопасность в помещении домашнего офиса для себя и других лиц, которые могут туда войти.
Есть ли политика, подробно описывающая, как будет осуществляться общение между сотрудником, коллегами и клиентами?
Существует ли соглашение о времени в пути и компенсации пробега, если таковая имеется, между домом сотрудника и местом его постоянной работы? Какие меры необходимы, если сотрудник откомандирован из дома по служебным делам (но не для явки в офис)?
Есть ли соглашение о том, как будет распределяться рабочая нагрузка? Как будет утверждаться сверхурочная работа?
Необходимо ли хранить корпоративную (собственную) информацию в запертой комнате, на столе или в картотеке?

Как оценить соглашение о дистанционной работе?

В политике должно быть четко указано, какие критерии будут использоваться для оценки соглашения. Оценка может включать следующие пункты:

соблюдение сроков
общая производительность и/или производительность сотрудников
прогресс индивидуальных или командных заданий
возможность принимать и отвечать на звонки
воздействие на сотрудника дома, а также на других сотрудников в офисе
обслуживание клиентов
возможность посещать собрания даже в короткие сроки

В некоторых случаях могут потребоваться только изменения в соглашении о удаленной работе, в то время как в других случаях соглашение может быть прекращено.Держите всех участников в курсе, если происходят изменения в общей политике.

Добавьте значок на свой веб-сайт или в интранет, чтобы ваши сотрудники могли быстро найти ответы на свои вопросы о здоровье и безопасности.

Что нового

Посмотрите наш список «Что нового», чтобы узнать, что было добавлено или изменено.

Нужна дополнительная помощь?

Расскажите, что вы думаете

Как мы можем сделать наши услуги более полезными для вас? Свяжитесь с нами, чтобы сообщить нам.

Сопутствующие товары и услуги

Вас также могут заинтересовать следующие сопутствующие товары и услуги CCOHS:

Публикации

Отказ от ответственности

Несмотря на то, что предпринимаются все усилия для обеспечения точности, актуальности и полноты информации, CCOHS не гарантирует, не гарантирует, не заявляет и не берет на себя обязательство, что предоставленная информация является правильной, точной или актуальной. CCOHS не несет ответственности за любые убытки, претензии или требования, возникающие прямо или косвенно в результате любого использования или доверия к информации.

Подборка законов, избранных дел, нормативных актов, веб-источников и печатных источников по законодательству о конфиденциальности сотрудников и рабочих мест, составленная юридическими библиотеками судов первой инстанции.

Содержание

Законы Массачусетса

Нарушения безопасности MGL c.93H (несанкционированный доступ или использование данных в любом формате)

MGL c.149, § 52C Кадровые записи: проверка сотрудником.

MGL c.272, § 99 Прослушивание проводных и устных сообщений
Также известный как «Закон штата Массачусетс о прослушивании», запрещает несанкционированный перехват проводных и устных сообщений с исключениями. См. D. Исключения 1.b. разрешение перехвата телеграфных или устных сообщений при использовании «системы внутренней связи в офисе, которая используется в обычном ходе… бизнеса».

Правила штата Массачусетс

201 CMR 17.00: Стандарты защиты личной информации резидентов Содружества

940 CMR 27: Защита личной информации. Требования по защите конфиденциальности информации о потребителях и сотрудниках.

Федеральные законы

Избранное прецедентное право

Гаррити против Джона Хэнкока Mut. Жизнь Инс. Co., 2002 г., США. LEXIS 8343 (2002 г.)
Обнаружено, что если работодатель не дал никаких гарантий конфиденциальности, у сотрудника нет разумных ожиданий конфиденциальности своей рабочей электронной почты

Webster v. Motorola, Inc., 418 Массачусетс. 425 (1994)
Обнаружено, что правомерность проведения работодателем выборочных тестов на наркотики должна оцениваться в каждом конкретном случае с учетом того, право на неприкосновенность частной жизни перевешивало интересы работодателя

Gauthier v. Police Comm'r of Boston, 408 Mass. 335 (1990)
Установлено, что увольнение курсанта полиции после положительного результата теста на наркотики не было нарушением неприкосновенности частной жизни, поскольку тестирование проводилось в общественных местах. интерес

Веб-источники

Охрана коммерческой тайны в информационный век, FindLaw
обсуждает права сотрудников на неприкосновенность частной жизни в отношении мониторинга электронной почты, детектора лжи и т. д., а также предлагает политику компании в отношении мониторинга сотрудников для защиты коммерческой тайны

Источники для печати

Труд и занятость в Массачусетсе, 2-е изд., LexisNexis, вкладной лист.
Глава 9. Конфиденциальность сотрудников

Практика штата Массачусетс, версия 45 (Трудовое право), Thomson Reuters, с дополнениями.
Глава 10. Конфиденциальность на рабочем месте

Massachusetts Practice v. 57 (Строительное право), West, Yearly editions.
Разделы с 10:98 по 10:104 — Конфиденциальность на рабочем месте

Читайте также: