Назначение компьютера в инвентарной карточке что писать
Обновлено: 03.07.2024
Шарлин Райнхарт – эксперт в области бухгалтерского учета, банковского дела, инвестиций, недвижимости и личных финансов. Она является CPA, CFE, председателем индивидуального налогового комитета Illinois CPA Society и была признана одной из 50 лучших женщин-бухгалтеров по версии Practice Ignition. Она является основателем Wealth Women Daily и автором.
Катрина Авила Муньелло — опытный редактор, писатель, проверяющий факты и корректор с более чем четырнадцатилетним опытом работы с печатными и онлайн-изданиями. В 2011 году она стала редактором World Tea News, еженедельного информационного бюллетеня о торговле чаем в США. В 2013 году она была нанята в качестве старшего редактора для оказания помощи в преобразовании журнала Tea Magazine из небольшого ежеквартального издания в ежемесячный журнал, распространяемый по всей стране. Катрина также работала редактором в Cloth, Paper, Scissors и корректором в Applewood Books. С 2015 года работает фактчекером в журналах America’s Test Kitchen’s Cook’s Illustrated и Cook’s Country. Она публиковала статьи в The Boston Globe, Yankee Magazine и других изданиях. В 2011 году она опубликовала свою первую книгу A Tea Reader: Living Life One Cup at Time (Tuttle). Прежде чем работать редактором, она получила степень магистра общественного здравоохранения в области здравоохранения и работала в некоммерческой администрации.
Периодическая и постоянная инвентаризация: обзор
Системы периодической и постоянной инвентаризации – это два противоположных метода учета, которые предприятия используют для отслеживания количества доступных продуктов. В целом система непрерывного инвентаризации предлагает много преимуществ по сравнению с периодической системой и в настоящее время используется всеми крупными розничными торговцами. Однако владелец малого бизнеса все равно должен учитывать, перевешивают ли преимущества установки системы непрерывного инвентаризации дополнительные расходы.
- Система периодической инвентаризации время от времени использует физический подсчет для измерения уровня запасов и себестоимости проданных товаров (COGS).
- Постоянная система постоянно отслеживает остатки на складе, при этом обновления вносятся автоматически всякий раз, когда товар поступает или продается.
- Системы периодического учета запасов обычно лучше подходят для малого бизнеса, а компаниям с большими объемами продаж и несколькими торговыми точками (например, продуктовыми магазинами или аптеками) требуются системы постоянного учета.
Периодическая инвентаризация
Периодическая система время от времени использует физический подсчет для измерения уровня запасов и себестоимости проданных товаров (COGS). Покупки товаров регистрируются в учете покупок. Счет запасов и счет себестоимости проданных товаров обновляются в конце установленного периода — это может быть один раз в месяц, один раз в квартал или один раз в год. Себестоимость проданных товаров – это важный бухгалтерский показатель, который при вычитании из выручки показывает валовую прибыль компании.
Себестоимость товаров, проданных в рамках системы периодической инвентаризации, рассчитывается следующим образом:
Начальный остаток запасов + стоимость приобретения запасов - конечная стоимость запасов = себестоимость проданных товаров
Поскольку компании часто продают товары тысячами, физический подсчет может быть трудным и трудоемким. Представьте себе, что вы владеете магазином канцелярских товаров и пытаетесь подсчитать и записать каждую шариковую ручку на складе. Теперь умножьте это на сеть офисных поставок. По этим причинам многие компании проводят физический учет только раз в квартал или даже раз в год. Для компаний с периодической системой это означает, что учет запасов и стоимость проданных товаров не всегда являются свежими или точными.
Постоянный инвентарь
Напротив, бессрочная система постоянно отслеживает остатки на складе, при этом обновления вносятся автоматически всякий раз, когда товар поступает или продается. Покупки и возвраты немедленно регистрируются в инвентарном учете. Пока нет кражи или повреждения, баланс инвентарного счета должен быть точным. Счет стоимости проданных товаров также постоянно обновляется по мере каждой продажи. Системы постоянной инвентаризации используют цифровые технологии для отслеживания запасов в режиме реального времени с использованием обновлений, отправляемых в электронном виде в центральные базы данных.
В продуктовом магазине, использующем систему непрерывного инвентаризации, когда продукты со штрих-кодом считываются и оплачиваются, система автоматически обновляет уровни запасов в базе данных.
Ключевые отличия
Системы периодического учета запасов обычно больше подходят для малого бизнеса из-за затрат на приобретение технологий и персонала для поддержки постоянной системы. Для бизнеса, например автосалона или художественной галереи, периодическая система лучше подходит из-за небольшого объема продаж и относительной простоты отслеживания запасов вручную.
Однако отсутствие точной информации о стоимости проданных товаров или остатках запасов в периоды, когда не проводилась недавняя инвентаризация, может помешать принятию деловых решений.
Компаниям с большими объемами продаж и несколькими торговыми точками (например, продуктовыми магазинами или аптеками) нужны системы постоянного учета. Технологический аспект системы непрерывной инвентаризации имеет много преимуществ, таких как возможность более легкого выявления ошибок, связанных с инвентаризацией. Бессрочная система может всесторонне отображать все транзакции на уровне отдельных единиц.
В рамках бессрочной системы менеджеры могут делать покупки в нужное время, четко зная количество товаров в наличии в различных местах. Более точное отслеживание уровня запасов также позволяет лучше отслеживать такие проблемы, как кражи.
Бизнес по-прежнему можно вести без компьютера, но это должен быть очень маленький бизнес, и вам определенно придется потрудиться. Поскольку в вашем бизнесе, скорее всего, есть компьютеры, имеет смысл максимизировать ценность, которую вы получаете от них. Один из способов сделать это — компьютеризировать систему инвентаризации. Вы можете использовать компьютер только для ускорения ведения учета или перейти к полноценной системе инвентаризации в режиме реального времени, в зависимости от ваших потребностей, но в любом случае компьютеризация принесет вам пользу.
Периодические и постоянные системы инвентаризации
В целом существует два способа управления инвентарем. Один из них заключается в периодическом физическом подсчете через регулярные промежутки времени, а затем в сверке фактических запасов с цифрами, указанными в ваших книгах, после того, как вы подсчитали входящие заказы и исходящие продажи. Этот метод выигрывает от компьютеризации во многих отношениях, хотя, если ваш бизнес достаточно мал, вы можете оставить его полностью «старым», используя ручки и бумагу.
Компании, которым необходимо управлять большими запасами и более высоким оборотом продукции, обычно отдают предпочтение так называемой системе постоянного хранения запасов. Этот тип системы отслеживает ваши продажи и заказы в режиме реального времени, обновляя количество запасов при каждой транзакции. Вот где преимущества компьютеризации проявляются наиболее ярко.
Быстрый и точный подсчет
Даже если вы используете постоянную систему инвентаризации, вам придется время от времени проводить физический подсчет, чтобы убедиться, что ваши записи инвентаризации точны. Одно из самых больших преимуществ компьютеризированной системы инвентаризации заключается в том, что она обеспечивает более быстрый и точный подсчет.
Сканировать штрих-коды или QR-коды быстрее и проще, чем записывать номера запасов вручную или листать страницы инвентарных ведомостей в поисках нужного товара. Это также означает, что вам не придется вручную передавать эти цифры в бухгалтерское программное обеспечение или в базу данных инвентаризации, что устраняет еще один возможный источник ошибок и несколько часов ввода данных. Вместо этого это быстрая электронная загрузка.
Улучшенное получение и доставка
Компьютеризированные системы инвентаризации также упрощают отправку и получение заказов и оставляют меньше места для ошибок. Вы можете просто отсканировать продукт в инвентарь по мере его получения, и он будет отображаться в вашем инвентаре в наличии. Точно так же, когда вы отправляете заказ своим клиентам, вы можете сканировать каждый товар, которого нет в наличии.
В розничной торговле ваши кассиры делают то же самое, просматривая каждый проданный товар. Вам по-прежнему нужно будет обучить своих сотрудников перепроверять содержимое каждой коробки в соответствии с заказом или счетом-фактурой, но вы по-прежнему устраняете один или несколько шагов ввода данных, на которых могут возникать ошибки.
Уменьшение потерь и недостающих запасов
Каждый раз, когда вы пересчитываете свой инвентарь, вы обнаружите, что часть того, что у вас должно быть, просто отсутствует. Для этого есть ряд потенциальных причин, среди которых лидируют магазинные кражи и кражи сотрудников. Ваши собственные административные ошибки и мошенничество поставщиков также являются важными факторами.
Согласно данным опроса Национальной федерации розничной торговли, проведенного в 2017 году, на их долю приходится более 26 % убытков, что может составить реальные деньги. Сокращая вероятность ошибок в процессах подсчета, отгрузки и получения, компьютеризированные системы инвентаризации могут помочь снизить это число.
Улучшенное управление запасами
Если вы используете систему периодической инвентаризации, ваш бухгалтерский учет обычно устаревает к тому времени, когда ваш бухгалтер завершает обновление данных. Это означает, что вам всегда нужно иметь хотя бы небольшое количество дополнительных запасов, чтобы покрыть ваши прогнозируемые продажи или прогнозируемое производство, если вы ресторан или производитель.Это связывает деньги и пространство для хранения, которые в противном случае были бы в вашем распоряжении.
Благодаря компьютеризированной системе постоянной инвентаризации вы всегда будете знать уровень своих запасов одним взглядом. Вы можете иметь меньше запасов или даже перейти на полноценную, своевременную систему запасов, когда продукты будут поступать от ваших поставщиков по мере необходимости. Это может означать реальную экономию средств.
Информация об управлении в режиме реального времени
Одно из важнейших преимуществ компьютеризированной системы непрерывного учета состоит в том, что она предоставляет необходимую управленческую информацию в режиме реального времени. Это выходит за рамки текущих показателей продаж и уровня запасов и касается сути ваших операций. Рассмотрим, например, себестоимость проданных товаров (COGS). Это показатель, который показывает, насколько эффективно вы превращаете свои поставки в доход от продаж, или, в случае розничного продавца, какую прибыль вы получили от проданных товаров.
В системе периодической инвентаризации вы действительно знаете свою себестоимость только в конце цикла инвентаризации, когда вы физически подсчитали свои запасы, а ваш бухгалтер может произвести расчеты. В промежутках вы работаете с предположением о потоке затрат, которое составляет немногим больше, чем «наилучшее предположение». Благодаря системе непрерывной инвентаризации вы можете в любое время просмотреть актуальную стоимость себестоимости, а это значит, что вы сможете выявлять и устранять проблемы по мере их возникновения.
Ведение и мониторинг запасов были бы практически невозможны без системы ведения учета, поэтому карты корзины жизненно важны для управления запасами. С помощью карты корзины вы можете поддерживать порядок в своем складском помещении, внимательно следя за инвентарем, независимо от того, есть ли у вас бумажный или электронный документ.
Карточка корзины используется для отслеживания запасов.
Что такое карточка корзины?
Карты хранения, которые иногда называют инвентарными картами или складскими карточками, представляют собой учетные документы, используемые в розничной торговле и других предприятиях, которым требуется складское помещение. Они поддерживают текущий баланс инвентаря компании.
Карточки корзины обычно содержат таблицу с общей информацией о товарах на складе, например название товара, торговую марку, количество и некоторую форму идентификационного кода. Несколько других категорий, которые варьируются в зависимости от потребностей складского помещения, представлены на карте корзины. Согласно CEOpedia, эти категории могут включать информацию о получении, дату заказа, дату получения, примечания к товарам на складе (например, проблемы с товаром), условия хранения и перемещение.
Как работает карточка корзины?
Раньше карточки для мусора представляли собой исключительно бумажные бирки, похожие на каталожные карточки. Эти карты прикреплены к каждому предмету на складе. Они используются сотрудниками для проверки запасов и сбора данных, необходимых для составления финансовой отчетности в бухгалтерии.
Идентификационные коды предметов на каждой карте корзины облегчают обнаружение отсутствующих или неуместных предметов, что способствует чистоте и организованности складских помещений. Карточки корзины должны вести учет каждого предмета, входящего и выходящего из складского помещения, чтобы составить четкую картину инвентаря. Они также могут содержать информацию о минимальном и максимальном уровне запасов.
Сегодня многие складские карты являются электронными, что упрощает отслеживание большого количества товаров. При использовании компьютера сбор данных может быть автоматизированным или полуавтоматическим, в зависимости от потребностей бизнеса.
Когда полезны карты корзины?
Карты корзины становятся особенно важными в системах непрерывного инвентаризации. Как поясняет AccountingTools, в системах постоянной инвентаризации инвентарные записи постоянно обновляются в режиме реального времени. Базы данных запасов постоянно отслеживают полученные товары, проданные товары, движение товаров, товары, используемые в производстве, и товары, которые были списаны.
Системы постоянной инвентаризации лучше всего работают с компьютерной базой данных, которая отслеживает количество запасов и местонахождение складских мест. Вот здесь и вступают в игру мусорные карты. Карты корзины должны регулярно обновляться в режиме реального времени в системах непрерывного инвентаризации независимо от того, бумажные они или электронные.
Преимущества и недостатки
Бин-карты выгодны по нескольким причинам. На базовом уровне они упрощают отслеживание уровня запасов. По данным Accountingguide, инвентаризация может занять несколько часов, но с картами хранения указанные минимальные уровни материалов могут предупредить сотрудников о проблеме в инвентаризации.
Карты корзины также могут значительно упростить навигацию по складу. С идентификационными номерами, указанными на каждой карточке мусорного ведра, сотрудники могут легко проверить, нашли ли они нужный предмет, сверив код.
Поскольку карты корзины должны постоянно обновляться в режиме реального времени, сотрудники могут лучше контролировать запасы благодаря легкому доступу к точной и актуальной информации. Однако для заполнения бин-карт требуется время. Персонал должен не только следить за актуальностью карт, но и следить за тем, чтобы информация отражалась в бухгалтерской книге магазина.Они также лучше всего подходят для складов, поскольку сама карта может занимать ценное место в небольших складских помещениях.
Даниэль Смит — писатель и контент-маркетолог из северной части штата Нью-Йорк. Она пишет на темы, связанные с бизнесом, уже почти 10 лет. Ей принадлежит собственное агентство контент-маркетинга Wordsmyth Creative Content Marketing, и она работает с рядом малых предприятий над разработкой контента B2B для их веб-сайтов, учетных записей в социальных сетях и маркетинговых материалов. В дополнение к этому контенту она написала статьи о бизнесе для таких сайтов, как Sweet Frivolity, Alliance Worldwide Investigative Group, Bloom Co и Spent.
Джеймс Чен, CMT – опытный трейдер, инвестиционный консультант и специалист по стратегии глобального рынка. Он является автором книг по техническому анализу и торговле иностранной валютой, опубликованных John Wiley and Sons, а также выступал в качестве приглашенного эксперта на CNBC, BloombergTV, Forbes, Reuters и других финансовых СМИ.
Пегги Джеймс – дипломированный бухгалтер с более чем 9-летним опытом работы в сфере бухгалтерского учета и финансов, в том числе в сфере корпоративных, некоммерческих и личных финансов. В последнее время она работала в Университете Дьюка и является владельцем Peggy James, CPA, PLLC, обслуживающей малый бизнес, некоммерческие организации, индивидуальных предпринимателей, фрилансеров и частных лиц.
Что такое постоянная инвентаризация?
Постоянная инвентаризация — это метод учета запасов, при котором продажа или покупка инвентаря регистрируется немедленно с использованием компьютеризированных торговых точек и программного обеспечения для управления активами предприятия. Непрерывная инвентаризация обеспечивает очень подробное представление об изменениях в запасах с немедленным отчетом о количестве запасов на складе и точно отражает уровень товаров в наличии. В рамках этой системы компания не прилагает усилий для ведения подробных учетных записей продуктов; скорее закупки товаров записываются по дебету в базе данных запасов. По сути, себестоимость проданных товаров включает такие элементы, как прямые затраты на рабочую силу и материалы, а также прямые производственные накладные расходы.
Система постоянной инвентаризации отличается от системы периодической инвентаризации — метода, при котором компания ведет учет своих запасов путем регулярной плановой инвентаризации.
Постоянный инвентарь
Постоянная инвентаризация
Постоянная система инвентаризации превосходит предыдущую систему периодической инвентаризации, поскольку позволяет немедленно отслеживать продажи и уровни запасов для отдельных товаров, что помогает предотвратить дефицит. Бухгалтерам компании не требуется корректировать постоянную инвентаризацию вручную, за исключением случаев, когда она не согласуется с инвентаризацией из-за утери, поломки или кражи.
Как работают постоянные и периодические системы инвентаризации
Система точек продаж влияет на изменение уровня запасов при их уменьшении, а себестоимость продаж (счет расходов) увеличивается всякий раз, когда совершается продажа. Отчеты о запасах доступны в режиме онлайн в любое время, что упрощает управление уровнями запасов и денежными средствами, необходимыми для приобретения дополнительных запасов. Периодическая система требует, чтобы руководство прекратило ведение бизнеса и физически пересчитало запасы, прежде чем публиковать какие-либо бухгалтерские проводки. Предприятия, торгующие крупными товарами, такие как автосалоны и ювелирные магазины, должны часто подсчитывать запасы, но эти фирмы также поддерживают систему торговых точек. Инвентаризация проводится часто для предотвращения кражи активов, а не для поддержания уровня запасов в системе учета.
Ключевые выводы
- Системы непрерывного инвентаризации немедленно отслеживают продажу товаров с помощью систем торговых точек.
- Метод постоянной инвентаризации не пытается вести учет физических продуктов.
- Системы постоянной инвентаризации отличаются от систем периодической инвентаризации, в которых для ведения учета используется повторяющийся подсчет продуктов.
Учет экономичного объема заказа
Использование системы постоянного инвентаря значительно упрощает для компании использование экономичного объема заказа (EOQ) для покупки инвентаря. EOQ – это формула, которую менеджеры используют, чтобы решить, когда покупать инвентарь. EOQ учитывает стоимость хранения инвентаря, а также затраты фирмы на заказ инвентаря.
Примеры систем калькуляции запасов
Компании могут выбрать один из нескольких методов учета стоимости запасов, предназначенных для продажи, но общая стоимость запасов, списанная на расходы, остается одинаковой при использовании любого метода. Разница между этими методами заключается во времени, когда признается себестоимость запасов, и стоимость проданных запасов учитывается на счете расходов на себестоимость продаж. Метод «первым пришел — первым ушел» (FIFO) предполагает, что самые старые единицы продаются первыми, а метод «последний пришел — первый ушел» (LIFO) записывает самые новые единицы как проданные первыми.Компании могут упростить процесс расчета стоимости запасов, используя средневзвешенную стоимость или общую стоимость запасов, разделенную на количество единиц в запасах.
Мы переписали эту статью, чтобы предоставить вам более точный и краткий обзор управления ИТ-активами, его отличий от управления запасами и способов его реализации в вашем бизнесе.
Управление ИТ-инвентарем (часто называемое управлением ИТ-активами или отслеживанием ИТ-активов) имеет много общего с обычным управлением инвентарем. Но, в отличие от обычного управления запасами, вам не нужно управлять заказами на покупку, иметь дело с графиками производства и отслеживать каждый элемент от разработки до продажи.
Но что такое управление ИТ-ресурсами? И нужно ли вам программное обеспечение для управления ИТ-инвентаризацией, чтобы сделать это правильно? Вот что вам нужно знать.
Управление запасами и управление активами
У систем управления запасами много общего с управлением активами, но когда дело доходит до сути, это два совершенно разных инструмента.
Короче говоря, управление запасами помогает отслеживать уровень запасов продаваемых вами товаров (по сути, ваших товаров). С другой стороны, управление активами помогает отслеживать вещи, которыми вы владеете (например, компьютеры сотрудников или мобильные устройства).
Благодаря управлению активами вам не нужно так много заниматься производством и производством, управлением цепочками поставок, сторонней логистикой, планированием потребительского спроса или выполнением заказов. Вам также не нужно беспокоиться об отслеживании уровня запасов по нескольким каналам продаж.
При этом эффективное управление активами во многом похоже на управление запасами. Благодаря отслеживанию активов вы, по сути, используете систему управления запасами точно в срок — вам нужно прогнозировать, когда вам нужно будет заменить или провести техническое обслуживание ваших активов, а затем заказать новые активы или запланировать техническое обслуживание с достаточным временем для обеспечения вы получаете то, что вам нужно, когда вам это нужно.
Поэтому, даже если вы не занимаетесь отслеживанием розничных продаж, ваше программное обеспечение для управления активами должно помочь вам спрогнозировать, когда потребуются товары или услуги, затраты, связанные с вашими активами, и физическое местоположение каждого из ваших ИТ-активов.
Читайте также: