Можно ли заполнить табель учета рабочего времени на компьютере
Обновлено: 05.07.2024
Бесплатное приложение для учета рабочего времени. Вносите часы в онлайн-табели, отслеживайте посещаемость, рассчитывайте рабочие часы и оплачивайте их по командам и проектам.
Посмотреть демонстрацию (12:35)
Современное приложение для учета рабочего времени
Clockify – это приложение для электронного учета рабочего времени сотрудников, работающее в браузере. Clockify упрощает сбор табелей учета рабочего времени и анализ времени, поэтому вам больше не нужно заполнять, сканировать и хранить бумажные табели учета рабочего времени.
При использовании Clockify традиционные системы хронометража, такие как физические табели учета рабочего времени и табели учета рабочего времени, электронные таблицы Excel или эмпирические оценки, устаревают.
Регулируемые платежи за сверхурочную работу могут быть одной из самых значительных статей расходов в бизнесе. Clockify позволяет вам очень легко точно узнать, сколько часов отработал каждый сотрудник.
С помощью Clockify ежемесячно и почасово сотрудники могут вводить часы, потраченные на определенные проекты/задачи в течение недели, и пересматривать их при необходимости, чтобы ваши отчетные данные были согласованными.
Clockify также может автоматически рассчитывать заработную плату и оплачиваемые часы на основе почасовых ставок ваших сотрудников.
СОТРУДНИКИ ЗАПОЛНЯЮТ ЕЖЕНЕДЕЛЬНУЮ ТАБЛИЦУ РАБОТЫ
ЗАПУСК ОТЧЕТОВ И ЭКСПОРТ ДАННЫХ
Экспорт и использование данных расписания для:
Кадры и заработная плата
Отслеживайте посещаемость и сверхурочные, кто над чем работал и когда, утверждаете табели учета рабочего времени и узнавайте, сколько каждому следует платить.
Оплата клиентом
Узнавайте, сколько вы работали над проектом, сколько вам нужно для выставления счетов клиентам, устанавливайте оплачиваемые ставки и добавляйте пояснения к записям времени, чтобы позже обосновывать счета.
Отчеты о статусе проекта
Оценивайте время, отслеживайте время, заложенное в бюджете для задач, чтобы вы могли сравнивать бюджет с фактическим анализом, рассчитывать использование ресурсов и определять, на что тратится рабочее время.
Стоимость управленческой деятельности
Используйте данные о времени, чтобы обеспечить соблюдение государственных стандартов и требований акционеров, требований табеля рабочего времени, правил работы и других критериев аудита (DCAA, SOX, EEC).
Как заполнить данные онлайн-табеля
Создать аккаунт
Зарегистрируйтесь бесплатно, используя свой аккаунт Google на нашей целевой странице регистрации.
Настроить проекты/задачи
Создайте список предварительно определенных действий, чтобы ваши сотрудники могли выбирать из раскрывающегося списка предварительно загруженных задач.
Когда вы нажимаете кнопку поиска или начинаете вводить текст, должен появиться список действий для ваших сотрудников — это экономит время и помогает, если вы часто работаете над одними и теми же проектами.
Пригласить сотрудников
Clockify абсолютно бесплатен, независимо от того, сколько у вас сотрудников. Таким образом, вы можете создать рабочее пространство Clockify, где сможете:
- Приглашайте любое количество людей — без ограничений.
- Отслеживайте прогресс своих сотрудников и коллег,
- Узнавайте, сколько времени каждый сотрудник потратил на определенный проект, и
- Анализируйте данные табеля учета рабочего времени, чтобы найти пути улучшения.
Сотрудники заполняют свои табели учета рабочего времени
Ваши сотрудники могут указать, сколько они работали в Интернете, через компьютер или мобильное приложение (Android и iOS), а также через веб-браузер и удобное расширение для браузера.
Проверка рабочего времени сотрудников в отчетах
Еженедельные отчеты помогут вам узнать, кто и сколько времени в течение недели проводил в журнале. Вы также можете увидеть:
- Кто работал сверхурочно,
- Кто взял отпуск и
- Кто уезжает в отпуск.
Просто просмотрите данные с помощью фильтров и экспортируйте время и посещаемость в форматы PDF, CSV и Excel.
Утверждение табелей учета рабочего времени
< /p>
- Автоматические напоминания: установите цели, чтобы сотрудники получали автоматические напоминания о необходимости регистрации пропущенного времени.
- Заблокировать табели учета рабочего времени: утвердите время, заблокировав табели учета рабочего времени в конце недели/месяца.
- Просматривайте расписания: открывайте и обновляйте расписания других людей.
- Утвердить табели рабочего времени: отправьте и официально утвердите табели перед выставлением счетов и выплатой заработной платы.
Экспорт отчетов
Вы можете запустить онлайн-отчет и разбить данные отслеживания времени, как вам нужно.
Мы прошли долгий путь от тех времен, когда люди использовали табели учета рабочего времени и вели бумажные табели учета рабочего времени.
Сегодня на наших компьютерах установлены автоматические счетчики времени.
И где-то по пути люди открыли для себя отслеживание времени в Excel.
Но как вы это делаете?
В этой статье мы покажем вам, как создать таблицу учета рабочего времени в Excel, выделим несколько шаблонов и рассмотрим недостатки учета рабочего времени в Excel. Мы также расскажем об умном альтернативном инструменте, упрощающем отслеживание времени.
Кто готов преуспеть в создании таблицы учета рабочего времени в Excel?
Как создать табель учета рабочего времени в Excel?
Если вы владелец бизнеса или руководитель проекта, вы хотите знать, на что ваша команда тратит все свое время, особенно если вы управляете удаленной командой.
В конце концов, данные о времени имеют решающее значение для отдела кадров, платежных ведомостей, выставления счетов клиентам и т. д.
К счастью, вы можете отслеживать время с помощью электронной таблицы Excel.
Давайте разберемся, как сделать табель учета рабочего времени в Excel…
Шаг 1. Отформатируйте таблицу
Откройте новый файл Excel.
Чтобы создать удобочитаемый табель учета рабочего времени Excel, необходимо отформатировать ячейки рабочего листа, чтобы сделать их шире.
Выберите столбец A и перетащите его край на нужную ширину.
Затем щелкните правой кнопкой мыши столбец A > выберите "Копировать" > выделите диапазон столбцов от B до L > нажмите Ctrl+V, чтобы вставить форматирование.
Это скопирует форматирование во все выбранные вами столбцы (B-L).
Шаг 2. Добавьте название расписания
Выделите диапазон ячеек A1–L1.
Затем выберите «Объединить и центрировать» на панели инструментов. Вы найдете его на вкладке «Главная».
Введите название своей компании в ячейку A1.
Выровняйте по центру и отформатируйте текст ячейки (название компании) по своему усмотрению.
Поиграйте со шрифтом, размером и цветом. 🌈
Не забудьте выделить жирным шрифтом. Название вашей компании должно выскакивать!
После того как вы красочно назвали свою компанию, ваша электронная таблица может выглядеть примерно так:
Шаг 3. Добавьте необходимые ярлыки
Пришло время добавить все метки в табель учета рабочего времени Excel.
Как еще люди узнают, куда добавлять записи о времени и другие сотрудника данные?
Начните добавлять такие ярлыки, как сотрудник, менеджер, отдел и т. д.
Для этого примера табеля учета рабочего времени добавим:
Для всех этих меток выберите Переносить текст.
Это значок с надписью "abc со стрелкой" на панели инструментов.
Это уместит слова в одной ячейке, независимо от длины названия ярлыка.
Ваш лист Excel должен выглядеть примерно так:
В ячейках, следующих за каждым ярлыком, создайте строку, которую должны вводить сотрудники и менеджеры.
И если вы решите, что это должен быть распечатанный табель учета рабочего времени, в строке будет указано, куда писать.
Чтобы создать линию, выделите ячейки с B2 по D2, а затем выберите Нижняя граница на панели инструментов.
Появится строка для ярлыка Сотрудник.
Затем объедините ячейки.
Повторите этот процесс для всех остальных добавленных вами ярлыков.
Шаг 4. Добавьте ярлыки, связанные со временем
На предыдущем шаге были сведения о сотруднике. Теперь пришло время добавить ярлыки, связанные со временем!
Разные вещи, вам не кажется?
Давайте объединим ячейки с A6 по L6, чтобы сформировать небольшое разделение между данными о сотруднике и следующим набором меток, связанных со временем.
Вы можете добавить метки, связанные со временем, в строку 7, чтобы создать заголовки для каждого столбца.
Это лишь некоторые из распространенных ярлыков, которые, по нашему мнению, могут вам подойти.
Но вы можете добавлять или удалять ярлыки, которые больше подходят для вашей организации, например обычные часы, праздничные часы, рабочие часы, оплачиваемые часы и т. д.
Если вы заметили, что Время начала и Время ожидания добавляются дважды в двух разных ячейках. (C7, D7, E7 и F7)
Это на обеденный перерыв. 🍲
Вы всегда можете внести в него изменения в зависимости от потребностей вашей организации.
Добавьте пару перерывов на кофе или больше!
Кофе много не бывает. ☕
После того, как все ваши ярлыки, связанные со временем, будут добавлены, у вас будет таблица, которая будет выглядеть следующим образом:
Что-то не так, не так ли?
Ага, форматирование.
Сначала закрасьте строку любым цветом по вашему выбору. Для этого выделите ячейки с A7 по J7, выберите параметр Цвет заливки на панели инструментов, а затем выберите цвет.
После этого выделите текст в выделенных ячейках полужирным шрифтом, отцентрируйте текст и выровняйте его по середине. Не забудьте выбрать Перенос текста, как и раньше, чтобы текст отображался внутри ячейки и не перетекал в другие ячейки..
Затем перейдите к инструменту "Границы" и выберите в раскрывающемся списке Все границы, чтобы поместить рамки вокруг меток.
Вы должны добавить дни недели!
Для этого еженедельного расписания добавьте от понедельника до воскресенья, начиная с ячейки A8 и заканчивая ячейкой A14. Вы можете начать неделю в любой удобный для вас день.
После того, как вы закончите вводить дни недели, отформатируйте их для удобочитаемости.
Шаг 5. Последние штрихи
Если вы заметили, что в электронной таблице Excel есть дополнительные сетки и ячейки с границами, которые не нужны вашему расписанию, удалите их.
Удаление ненужных элементов поможет вам получить аккуратное еженедельное расписание в Excel.
Наконец-то внесите окончательные изменения шрифта, размера, выравнивания и цвета, и все!
Поздравляем, вы успешно завершили создание расписания в Excel! 🎉
Табель рабочего времени может выглядеть примерно так:
Начните вести учет рабочего времени уже сейчас, чтобы контролировать производительность и заработную плату!
Однако есть и простой выход, не связанный с созданием электронной таблицы Excel для отслеживания времени из пустого листа.
Ах, секретная сила шаблонов!
И мы тщательно отобрали несколько шаблонов Excel для учета рабочего времени, так что вам не придется долго искать.
3 шаблона отслеживания времени в Excel
Самое лучшее в шаблонах Excel для отслеживания времени — это экономия времени и усилий.
Но шаблоны с формулами еще лучше.
Некоторые шаблоны электронных таблиц Excel для отслеживания рабочего времени могут выполнять расчеты на основе одной или двух формул таблицы учета рабочего времени Excel.
Они уже включены в ячейки электронной таблицы, поэтому вам не нужно их добавлять!
Вот три варианта шаблона отслеживания времени в Excel:
1. Шаблон расписания на месяц
Это бесплатный шаблон Excel для учета рабочего времени с несколькими вкладками, посвященными сотруднику.
Это превращает его в организованный шаблон табеля учета рабочего времени сотрудников, позволяющий легко рассчитать общую заработную плату нескольких сотрудников.
2. Шаблон расписания на две недели
Это файл шаблона расписания Excel, содержащий три шаблона. Вы получаете шаблон расписания на неделю, на месяц и на две недели.
3. Шаблон расписания на день
Этот шаблон Excel для учета рабочего времени содержит такие ярлыки, как информация о сотрудниках, ставка заработной платы, общее количество отработанных часов и т. д. Это также очень простой шаблон расписания для начала работы.
Вы можете настроить или добавить ярлыки в зависимости от ваших потребностей, чтобы указать другие данные, такие как почасовая ставка, ставка счета, сверхурочные часы, дата начала периода оплаты и т. д.
Это всего лишь некоторые варианты.
Вы найдете несколько других параметров, таких как производительность сотрудников, активность за 24 часа и шаблоны Excel для отслеживания времени проекта.
Однако есть проблема.
Рано или поздно вы столкнетесь с этими ограничениями отслеживания времени шаблона Excel.
3 недостатка отслеживания времени в Excel
Отслеживание времени в Excel кажется довольно простым подходом, но он также невероятно устарел.
Потому что существуют автоматические счетчики рабочего времени и расчет заработной платы!
Вот некоторые из недостатков отслеживания времени в Excel:
1. Ненужная ручная работа
Каждый рабочий час, который вы отслеживаете, необходимо вводить вручную.
Только так работает Excel.
Вы будете тратить вечность на ввод данных о времени.
И так каждый раз, когда вы входите в систему и выходите из нее.
Затем следует сложение, вычитание и умножение, чтобы найти общее количество рабочих часов…
Надеюсь, вы любите числа, потому что вам предстоит много с ними иметь дело.
Кроме того, ручное отслеживание времени неизбежно приводит к человеческим ошибкам.
Вам придется полагаться на свою память, чтобы помнить время, потраченное на работу.
Вам также необходимо не забывать заполнять данные табеля учета рабочего времени каждый день, иначе это повлияет на вашу зарплату. *насмехается*
В худшем случае вы сделаете ошибку в расчетах, введете неправильные минуты или случайно перепутаете формулу Excel в шаблоне.
Вы все еще паникуете?
Так и должно быть, потому что это может привести к грубым просчетам и дорогостоящим ошибкам в расчете заработной платы.
В результате стоимость вашего проекта может неожиданно возрасти!
Как вам отслеживание времени в Excel теперь?
2. Невозможно интегрировать с вашим инструментом управления проектами
Инструменты Microsoft не самые удобные.
Это похоже на соседа, у которого проблемы со всеми в квартале.
Потому что, когда вы составляете список инструментов Microsoft, которые можно легко интегрировать, Excel может оказаться в нем последним.
Поэтому не ожидайте, что в вашем программном обеспечении для управления проектами будут готовы какие-либо полезные или удобные данные.
MS Excel работает в одиночку. 🙄
3. Не удается создать автоматические отчеты
Microsoft Excel – это инструмент для работы с электронными таблицами с такими функциями, как сводная таблица, условное форматирование и проверка данных.
Однако функции отслеживания времени отсутствуют.
Он не может автоматически отслеживать время, а также не может генерировать отчет, используя записи данных о времени.
Возможно, в нем есть диаграммы и формулы, но какой в этом смысл?
Если вы не введете и данные вручную, не будет отчетов для анализа.
Это не идеально.
Таблица Excel для учета рабочего времени содержит объемы данных, отображаемых на одном листе, что затрудняет выявление закономерностей или получение ценных сведений.
Вывод таков: вам нужны отчеты.
И Excel ничего не создаст.
Но вопрос в том, что теперь?
Ответом на этот вопрос является ClickUp, один из самых популярных в мире инструментов повышения производительности, который любят команды любого размера по всему миру.
Наслаждайтесь легким отслеживанием времени в ClickUp
Во-первых, он встроенный.
Это означает, что вам не потребуется помощь какого-либо стороннего приложения.
С помощью нашего встроенного счетчика времени вы можете:
- Автоматическое отслеживание продолжительности задач
- Переключайтесь между задачами, чтобы продолжать отслеживать время.
- Введите время вручную
- Отметить время как оплачиваемое
- И многое другое!
Вы даже можете добавить дополнительные сведения к записям отслеженного времени, добавив метки и примечания.
Знаете ли вы, что вы можете запустить наш таймер для задачи на одном компьютере и остановить его на другом компьютере? 🤯
Наш глобальный таймер может это сделать.
Все, что вам нужно, это убедиться, что вы вошли в систему на используемых вами устройствах.
Помимо нашего действительно классного глобального таймера, мы гордимся возможностями ClickUp сообщать о времени.
Некоторые из них включают:
- Отчеты о времени: просмотрите все записи о времени и сгруппируйте их с помощью различных фильтров.
- Оплачиваемые отчеты: быстрый просмотр отчета только с оплачиваемыми часами.
- Табель учета рабочего времени: просмотр времени, отслеженного за определенную неделю, месяц или любой настраиваемый диапазон.
- Отслеживаемое время: просмотрите общее время, отслеженное каждым сотрудником или участником рабочей области ClickUp.
- И многое другое!
Есть еще лучшая идея.
Просто используйте виджеты, чтобы создать свою собственную панель мониторинга времени в ClickUp. 😎
Вы также можете интегрировать ClickUp с вашим любимым приложением для отслеживания времени, таким как Time Doctor, Harvest или Everhour и т. д.
Таким образом, вы получаете комплексное решение, адаптированное к вашим потребностям, а не только то, что, по нашему мнению, лучше всего подходит для вас. 😇
Вы даже можете получить доступ к существующему табелю учета рабочего времени Excel прямо здесь, в ClickUp, с нашим представлением Embed.
Таким образом, вы не потеряете отслеживаемые данные из Excel при переключении на отслеживание времени ClickUp.
Но подождите, у нас есть еще кое-что для вас.
Вот краткий обзор функций ClickUp, чтобы вы могли получить представление:
- Обрабатывайте почту прямо из ClickUp с помощью Email ClickApp
- Отслеживайте, как долго задача находится в определенном статусе задачи по времени в статусе
- Определите ожидаемое время выполнения задач с указанием времени
- Выберите, как вы хотите просматривать свою работу в нескольких представлениях.
- Возьмите работу с собой в карман с помощью мобильных приложений ClickUp для устройств Android и iOS.
- Создавайте шаблоны для контрольных списков, задач, документов и т. д.
- Добавляйте другие веб-сайты и приложения, такие как Документы Google, электронные таблицы Google, Figma и т. д., на свои информационные панели с помощью встроенных виджетов.
Скажите тайм-аут учету времени в Excel!
Конечно, метод электронных таблиц Excel может помочь вам в отслеживании данных о времени.
Но это слишком долго и рискованно.
Нет времени или точности данных, ошибки неизбежны, а проблемы с выплатой заработной платы могут быть не тем, с чем вам захочется иметь дело в конце месяца.
Было бы лучше, если бы вы автоматизировали процесс с помощью инструмента отслеживания времени.
Потому что это комплексное решение.
ClickUp может отслеживать время и проекты, создавая отчеты по ним обоим.
Готовы автоматически отслеживать время? Тогда присоединяйтесь к ClickUp сегодня и попрощайтесь с заполнением расписаний по одной ячейке за раз. 👋
Если вы хотите узнать, как заполнять табель учета рабочего времени, вы обратились по адресу.
Являетесь ли вы владельцем бизнеса, который ищет простой способ учета рабочего времени своей команды, или подрядчиком, которому необходимо отслеживать оплачиваемые часы для целей выставления счетов, табели учета рабочего времени — это ценное решение.
К сожалению, традиционные табели учета рабочего времени допускают ошибки. Вам нужно знать, как правильно их заполнять, чтобы сэкономить время, оптимизировать процессы и повысить точность расчета заработной платы.
В этой статье мы рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени за семь простых шагов. Мы также рассмотрим все, что вам нужно знать о табелях учета рабочего времени на бумаге и в электронных таблицах, включая их три основных недостатка.
И в качестве бонуса мы также расскажем о лучшем способе учета рабочего времени.
Эта статья содержит:
(Нажмите на ссылки ниже, чтобы перейти к определенному разделу)
Давайте начнем?
Как заполнить табель учета рабочего времени (пошаговое руководство)
Табель учета рабочего времени или табель учета рабочего времени – это таблица данных, содержащая данные о рабочем времени сотрудника за определенный период. Компании используют табели учета рабочего времени для записи количества часов, отработанных над задачами, проектами или работой конкретного клиента.
Это также помогает подтвердить соответствие Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который требует, чтобы все сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, представляли свои табели учета рабочего времени.
Согласно FLSA, работодатель должен вести точный учет посещаемости для всех своих сотрудников, за исключением освобожденных от налогов сотрудников, которые, как правило, получают оклад.
Теперь вы можете использовать табели двумя способами:
- С традиционным бумажным или электронным табелем учета рабочего времени. .
Самые распространенные электронные или бумажные табели учета рабочего времени – это ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные и ориентированные на конкретные проекты расписания. Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы заполнить любой из этих табелей учета рабочего времени:
Шаг 1. Введите имя сотрудника
В поле имени табеля учета рабочего времени добавьте полное имя человека, чьи часы вы записываете. Обычно это человек, который заполняет табель рабочего времени сотрудника.
Если у вас несколько сотрудников с одинаковым именем, их полные имена должны помочь избежать путаницы.
Шаг 2. Добавьте дату или диапазон дат
Далее вам нужно будет ввести дату.
В зависимости от того, когда они выплачивают зарплату, большинство компаний требуют от сотрудников ежедневно, еженедельно или ежемесячно заполнять табели учета рабочего времени. Например, вы можете указать дату начала соответствующей недели в еженедельном расписании.
Помните, что важно указать правильную дату для расчета заработной платы, налогов и аудита. Неточные записи могут создать юридические проблемы для вашей компании.
Шаг 3. Заполните сведения о проекте и задаче
В расписании работодатели могут группировать задачи по проектам, чтобы было легче видеть, над чем работал сотрудник. Это также поможет вам предоставить клиентам подтверждение оплачиваемых часов для целей выставления счетов.
Возможно, вам также потребуется заполнить список выполненных задач в рамках конкретного проекта в соответствии с вашими потребностями. Это полезно для фрилансеров или подрядчиков, чьи счета вы рассчитываете на основе задач.
Шаг 4. Добавьте рабочие часы для каждого дня недели
В расписании будет столбец для каждого дня недели. Вы можете указать количество отработанных часов в соответствии с правильными днями.
Этот раздел табеля учета рабочего времени важен, поскольку он позволяет отслеживать любые еженедельные закономерности. Например, если сотрудник опаздывает каждый понедельник или часто пропускает работу в пятницу.
Шаг 5. Подсчитайте общее количество часов
Затем вам нужно будет рассчитать общее количество часов и указать время в столбце общего количества.
Таким образом, вы можете видеть общее количество отработанного времени каждый день. Работодатели могут использовать эту информацию для расчета сверхурочных часов и двойного рабочего времени для целей расчета заработной платы.
Если вы используете лист Excel или аналогичную программу, вы можете использовать формулы для автоматического расчета столбцов и строк, чтобы получить общее количество отработанных часов.
Шаг 6. Добавьте примечания, если необходимо
В большинстве табелей есть место для заметок. Здесь вы можете ввести такие данные, как еженедельные или почасовые ставки, причины сверхурочной работы, задержки или отсутствия и т. д.
Например, если вам пришлось не работать, чтобы присутствовать присяжных, вы можете упомянуть об этом в разделе заметок.
Шаг 7. Получите одобрение
Заполнив табель учета рабочего времени, вы должны отправить его своему руководителю, представителю отдела кадров или назначенному утверждающему лицу. Они должны проверить данные и поставить свою подпись, чтобы утвердить табель учета рабочего времени.
Если вы используете электронный табель учета рабочего времени, вы можете легко поделиться им с утверждающим лицом по электронной почте или передать распечатанные табель учета рабочего времени лично.
Ищете настраиваемый шаблон расписания?
4 различных типа табелей учета рабочего времени
Сегодня вы можете использовать четыре распространенных типа табелей учета рабочего времени:
1. Ежедневные расписания
Вы можете использовать это расписание, чтобы отслеживать, как сотрудники ежедневно проводят свое время. Сотрудники могут записывать каждое действие по часам, что удобно для выплаты заработной платы сотрудникам, работающим с почасовой оплатой.
2. Еженедельные расписания
Шаблон еженедельного табеля удобен для расчета часов и заработной платы за каждую рабочую неделю.
Сотрудники могут добавлять даты начала и окончания смены. Они также могут указать время своего отпуска или отпуска по болезни, прежде чем их руководитель рассчитает их обычные часы, дополнительные часы, общее количество часов и оплату.
3. Двухнедельные расписания
Если вы подсчитываете рабочее время или ваш платежный период длится каждые две недели, лучшим вариантом для вас будет двухнедельный табель учета рабочего времени. Сотрудники заполняют свое рабочее время и представляют свои табели учета рабочего времени каждые две недели.
4. Ежемесячные табели учета рабочего времени
Ежемесячные табели рабочего времени подходят для компаний, которые ежемесячно подсчитывают свое рабочее время и периоды оплаты.
3 основных недостатка использования табелей учета рабочего времени на бумаге и в электронных таблицах
Хотя вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени и программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel и Google Sheets, для учета рабочего времени сотрудников, у этих традиционных систем есть несколько недостатков.
Вот краткий обзор трех основных недостатков традиционных табелей учета рабочего времени:
1. Требуется много времени на управление
Управление табелями учета рабочего времени в традиционной системе хронометража может занять много времени.
Утомительно каждый день вручную заполнять свое рабочее время, а затем подсчитывать общее количество часов, сверхурочных и т. д. Вам также нужно помнить, когда вы начинаете работу, делаете перерывы и заканчиваете работу.
Кроме того, сбор всех табелей учета рабочего времени ваших сотрудников и расчет данных отнимут у работодателей еще больше времени и усилий.
2. Слишком много места для человеческой ошибки
Независимо от того, выберете ли вы традиционный бумажный или электронный табель учета рабочего времени, при каждом вводе времени остается слишком много места для человеческой ошибки.
Сотрудники могут указать неправильные часы по ошибке или намеренно. У вас не будет возможности определить, являются ли записанные часы точными с точностью до секунды.
Кроме того, существует риск того, что сотрудники забудут указать свое рабочее время или совершат мошеннические действия, заполнив часы, в которые они не работали. А если у вас есть удаленные сотрудники, у вас нет возможности проверить, работают ли они, когда говорят, что работают.
Вот почему некоторые компании переходят на безбумажные табели учета рабочего времени для большей точности и эффективности.
3. Оценка продуктивности — это сложно
Хотя традиционные табели учета рабочего времени помогают записывать часы, которые сотрудник провел на работе, вы не можете быть уверены, как он провел это время.
Например, вы не узнаете, просматривал ли сотрудник веб-сайты социальных сетей вместо выполнения своих задач.
Обычные табели учета рабочего времени не дают четкого представления о продуктивности сотрудников и не помогают определить, улучшается ли она. Это может привести к неточным отзывам сотрудников.
Превосходная система учета рабочего времени: онлайн-приложение для учета рабочего времени
Интернет-программа учета рабочего времени значительно упростила учет рабочего времени сотрудников.
Сотрудники могут начать отслеживать время автоматически, когда они включают свой компьютер или открывают приложение и нажимают кнопку запуска, чтобы начать запись времени. Приложение автоматически записывает их часы и представляет данные табеля учета рабочего времени в виде отчетов.
Однако не все приложения для учета рабочего времени одинаковы.
Некоторые инструменты могут пугать сотрудников, которым может казаться, что вы за ними следите.
У вас также есть инструменты для отслеживания времени, которые предлагают функции для управления проектами. Например, менеджер проекта может использовать программное обеспечение для отслеживания хода выполнения задачи и соответствующего обновления плана проекта.
Лучше всего выбрать приложение, простое в использовании и удобное для сотрудников, но при этом обладающее всеми функциями, которые нужны работодателям.
Какой инструмент учета рабочего времени выбрать?
Просто: Доктор времени.
Что такое Time Doctor?
Time Doctor – это мощный и удобный инструмент для составления расписаний и управления производительностью. Он используется крупными организациями, а также средним и малым бизнесом для повышения производительности по всем направлениям.
По сравнению с бумажным или электронным табелем учета рабочего времени Time Doctor – это более совершенная система учета рабочего времени, поскольку она точно записывает время и предлагает несколько полезных функций для повышения производительности.
Вот краткий обзор некоторых ключевых функций Time Doctor:
1. Гибкое отслеживание времени
Вот как работает интерактивная функция отслеживания времени Time Doctor:
- Нажмите "Старт", чтобы запустить таймер.
- Приложение будет отслеживать ваши часы в режиме реального времени и показывать разбивку отслеженного времени в зависимости от клиента, проекта и задачи.
- Вы можете нажать "Стоп", чтобы остановить таймер, когда ваша задача будет завершена или если вы хотите сделать перерыв.
Примечание. Есть также автоматическое время отслеживание параметр который начнет отслеживать время, как только вы включите компьютер.
2. Подробные расписания и отчеты о производительности
Time Doctor предлагает ряд отчетов, которые помогут вам записывать время и анализировать производительность, что невозможно сделать с помощью традиционных табелей учета рабочего времени.
С помощью Time Doctor вы получаете доступ к точным отчетам о расписании, например к отчету о временной шкале. Отчет о временной шкале показывает, сколько времени сотрудники ежедневно или еженедельно тратят на выполнение задач и перерывов.
Он позволяет осуществлять платежи сотрудникам и фрилансерам напрямую с помощью PayPal, Wise и других популярных платежных систем.
С помощью функции расчета заработной платы Time Doctor вы также можете:
- Выполняйте платежи во всех валютах на основе табелей учета рабочего времени сотрудников.
- Автоматизируйте табели учета рабочего времени и загружайте их для пакетных платежей, чтобы платить нескольким сотрудникам.
- Настройте платежную ведомость для наемных сотрудников или членов команды с почасовой оплатой.
Некоторые из доступных интеграций включают популярные приложения для управления проектами, такие как Asana, Trello, ClickUp и другие.
Подведение итогов
Использование бумажных табелей учета рабочего времени или таких программ, как Excel и Google Sheets, может помочь вам вести учет рабочего времени сотрудника. Это также может помочь упростить бизнес-процессы, такие как расчет заработной платы.
Однако, если вы действительно хотите оптимизировать свои рабочие процессы и вывести управление производительностью на новый уровень, вам подойдет онлайн-инструмент учета рабочего времени, такой как Time Doctor.
Time Doctor не только помогает вам легко отслеживать время, но и дает точную информацию о том, как сотрудники тратят свое рабочее время, что помогает управлять производительностью.
Почему бы не подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию Time Doctor чтобы упростить управление расписанием и продуктивностью?
Вайшали работает контент-маркетологом в Time Doctor — платформе, широко используемой крупными брендами для отслеживания времени и продуктивности.
Табель рабочего времени – это таблица данных, которую работодатели используют для отслеживания рабочего времени сотрудника и других данных. Сотрудник отмечает время прихода и ухода, что помогает работодателю рассчитать общее количество отработанных часов за определенный период.
Зачем использовать табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени используется в первую очередь для расчета заработной платы, но табели учета рабочего времени могут принести вашему бизнесу гораздо больше преимуществ. Они могут:
- Записывайте время, потраченное на определенные задачи, для расчета стоимости проекта.
- Отслеживание рабочего графика сотрудников
- Создавайте точные счета для клиентов.
- Определите неэффективность труда, чтобы сократить потери.
- Ведение точных записей
Табель учета рабочего времени бывает самых разных форм и размеров. Вы можете использовать традиционную ручку и бумагу, электронные таблицы в таких программах, как Microsoft Excel, или специальные программы для учета времени.
Информация для включения.
Когда вы имеете дело с чем-то столь важным, как заработная плата сотрудников, у вас должна быть подробная информация, чтобы убедиться, что они получают правильную компенсацию. Точно так же, как при написании счета-фактуры, очень важно включить всю правильную информацию в свои табели учета рабочего времени, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Включить:
- Имя сотрудника
- Период оплаты
- Дата работы
- Часы работы
- Общее количество часов за неделю (или период оплаты)
Если ваша компания предлагает оплачиваемый отпуск или оплачиваемый отпуск (PTO), это также должно быть указано в вашем табеле учета рабочего времени.
Утверждайте табели учета рабочего времени в электронном виде.
Поскольку сотрудники могут писать в любое удобное для них время, в большинстве компаний требуется, чтобы руководители утверждали табели учета рабочего времени, прежде чем они перейдут к бухгалтерии.
Вместо того, чтобы распечатывать печатные копии табеля учета рабочего времени, подписывать его ручкой и сканировать обратно в систему, использование программного обеспечения для электронной подписи, такого как Adobe Sign, может упростить этот процесс. Таким образом, руководители могут утверждать табели учета рабочего времени своей официальной подписью прямо со своего компьютера.
Узнайте больше о том, как Adobe Sign может помочь вам без проблем добавлять подписи к официальным документам.
Табель рабочего времени — это основа того, что вы, как член команды, делаете в Project Online.
Как заполнить табель учета рабочего времени?
На панели быстрого запуска нажмите Табель учета рабочего времени.
Представление расписания включает две стороны и разделитель в середине таблицы.
Слева перечислены ваши задачи, а также такие вещи, как больничный и отпуск.
В правой части вы вводите фактические часы, которые вы тратили каждый день на свои задачи.
Переместите разделитель посередине, чтобы увидеть больше с обеих сторон изображения.
Теперь, когда вы находитесь в режиме просмотра расписания, вы можете сделать следующее:
После того, как вы внесли свои часы в табель учета рабочего времени, следующим шагом будет отправка его вашему руководителю на утверждение.
Перейдите на вкладку "Табель учета рабочего времени" на ленте.
Нажмите «Отправить» > «Сдать окончательный табель учета рабочего времени».
Совет. Когда вы выбираете «Сдать окончательный табель учета рабочего времени», ваш табель учета рабочего времени блокируется для редактирования. Если вы не готовы к этому, нажмите «Отправить ход выполнения для всех задач» или «Отправить ход выполнения для выбранных задач».
Почему важны табели учета рабочего времени?
Никто не любит заполнять табели учета рабочего времени. Если вы работаете над множеством разных задач одновременно, может быть сложно определить, сколько времени вы потратили на каждую задачу. Также иногда трудно взять на себя обязательство отработать определенное количество часов. Может быть, вы чувствуете, что должны работать больше часов, или, может быть, вы чувствуете, что работаете слишком много. В любом случае вы можете не захотеть привлекать внимание к своему рабочему времени.
Когда дело доходит до управления проектами, основное внимание уделяется не вашей рабочей этике, хотя, конечно, это все равно важно. Основное внимание уделяется тому, чтобы правильные вещи выполнялись вовремя и в рамках бюджета. Речь идет о том, чтобы убедиться, что есть достаточно людей, чтобы выполнить работу, не выгорая и не обходя организации больше денег, чем планировалось.
Менеджеры проектов используют данные табеля учета рабочего времени, чтобы определить, сколько людей нужно назначить для выполнения аналогичных задач в будущих проектах. Ваш отдел кадров может использовать эти данные, чтобы убедиться, что у них есть надлежащая численность персонала, выделенная для определенных ролей. И да, табели рабочего времени могут превратиться в доллары в вашем кармане, если вам платят почасово. Но важно помнить, что это не все данные вашего табеля учета рабочего времени… есть более масштабные преимущества для вашей организации, которые приводят к лучшему планированию и повышению эффективности в будущем.
Вы также оцените преимущества лучшего планирования и повышения эффективности, поскольку вам не придется работать сверхурочно, пытаясь выполнить работу вовремя. У вашего менеджера проекта будет реалистичное представление о том, сколько времени потребуется для выполнения задачи или сколько людей на самом деле требуется для выполнения конкретной задачи, и вы, возможно, вернете свои выходные!
Как работают расписания в Project Online?
Негласно администратор устанавливает периоды табеля учета рабочего времени для вашей организации. Например, каждая неделя может быть отдельным расписанием.
Когда менеджер проекта назначает вам задачу, эта задача отображается в вашем расписании в тот период, когда она запланирована в плане проекта.
Вы указываете фактические часы, потраченные на каждую задачу в течение периода расписания, а затем отправляете его.
Каждому пользователю в Project Online назначается менеджер расписания (иногда несколько). Менеджером вашего табеля может быть менеджер проекта или кто-то другой, например менеджер ресурсов, отвечающий за людей в вашей организации.
Ваш менеджер табеля учета рабочего времени получает сданный вами табель учета рабочего времени и просматривает его. Если все выглядит хорошо, ваше расписание утверждено. Если что-то выглядит иначе, чем ожидалось, ваш менеджер расписания может отклонить его и добавить несколько комментариев о том, почему оно было отклонено.
Если ваше расписание утверждено, отправленное вами время засчитывается в общий объем работы, выполненной над задачей, а объем оставшейся работы по задаче уменьшается. Это фиксируется в общем плане проекта, чтобы руководитель проекта мог точно определить, идет ли проект по плану.
Читайте также: