Как настроить листы в Excel

Обновлено: 21.11.2024

Excel предоставляет множество возможностей для печати своей работы. Вы можете распечатать весь рабочий лист, определенную область рабочего листа, распечатать несколько листов или все листы за один раз.

В этом уроке я покажу вам, как за один раз распечатать несколько листов в Excel. Это могут быть некоторые выбранные листы или все листы в книге.

И если вы хотите напечатать определенную область на нескольких/всех листах, вы также можете сделать это с помощью небольшой магии VBA.

Итак, приступим!

Это руководство охватывает:

Печать всех листов за один раз

Excel имеет встроенную функцию, позволяющую указать печать всех листов за один раз.

Ниже приведены шаги для печати всех листов книги:

Вышеуказанные шаги распечатают все листы в книге. Если у вас есть область печати, установленная на некоторых листах, то будет напечатана только эта область печати.

Вы также можете увидеть, что будет напечатано, в окне предварительного просмотра справа. Вы также можете изменить номера страниц и посмотреть, что будет напечатано на каждой странице.

Что делать, если вы хотите напечатать только некоторые определенные листы, а не всю книгу.

Печать нескольких листов (выбранных) за один раз

Этого опять же довольно легко добиться.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать те конкретные листы, которые вы хотите напечатать, а затем распечатать их!

Ниже приведены шаги для печати определенных листов книги в Excel:

Когда вы выбираете несколько листов, все они действуют как активные листы во время печати.

Печать нескольких листов с определенной областью печати

Это немного сложнее, чем два предыдущих.

Предположим, у вас есть рабочая книга с несколькими листами, и вы хотите распечатать определенную область каждого листа.

Возможно, на каждом листе есть сводные данные, и вы хотите распечатать только эти данные, а не весь лист.

Это можно сделать, установив область печати на всех листах, а затем распечатав их (как показано в двух приведенных выше методах).

Теперь, когда дело доходит до настройки области печати:

Это нужно делать вручную для каждого листа (особенно если область печати для каждого листа разная)
Или вы можете использовать простой код VBA, чтобы установить одну и ту же область печати на всех листах за один раз.

После того как вы установили область печати, вы можете использовать любой из вышеперечисленных методов для печати листов.

Позвольте мне быстро показать вам, как установить область печати вручную и с помощью VBA.

Установка области печати вручную

Ниже приведены шаги для этого:

Это установит область печати для выбранных ячеек, и при печати этого листа будет напечатана только область печати.

Это необходимо сделать вручную для каждого листа. Поэтому, если вы хотите напечатать определенные области на листах Sheet1, Sheet4 и Sheet5, вам придется делать это для каждого листа отдельно.

Настройка области печати с помощью VBA

Если у вас много рабочих листов, установка области печати вручную может занять много времени.

В этом случае вы также можете использовать VBA, чтобы быстро задать область печати на одном листе, а затем запустить код, чтобы реплицировать его на все остальные листы.

Примечание. Этот метод хорошо работает, когда у вас есть тот же диапазон ячеек, который вы хотите использовать при настройке области печати.

Ниже приведен код макроса VBA, который сделает это:

Приведенный выше код использует область печати активных листов, переходит ко всем листам в книге и задает одну и ту же область печати на каждом из этих листов.

Он использует цикл для просмотра каждого рабочего листа, а затем устанавливает ту же область на каждом рабочем листе, что и область печати. Если вы хотите, чтобы это было по-разному для каждого листа, я считаю, что сделать это вручную будет быстрее.

После этого набора вы можете распечатать все листы (или некоторые выбранные листы), и будет напечатана только область печати.

Вы можете поместить этот код макроса VBA в обычный модуль и запустить его оттуда.

Итак, вот некоторые сценарии, в которых вы можете распечатать несколько листов в Excel за один раз.

Office 365 профессиональный плюс переименовывается в Приложения Microsoft 365 для предприятий. Для получения дополнительной информации об этом изменении прочитайте эту запись в блоге.

Обзор

В Microsoft Excel атрибуты параметров страницы, такие как поля, ориентация листа и заголовки для печати, задаются для каждого листа отдельно. В этой статье описываются три метода, которые можно использовать для глобальной установки некоторых из этих атрибутов.

Подробнее

Чтобы задать атрибуты настройки страницы для группы листов Excel, используйте один из следующих способов.

Способ 1. Изменение группы листов

Чтобы применить атрибуты настройки страницы к группе листов в книге, выполните следующие действия:

Нажмите клавишу CTRL, а затем щелкните каждую вкладку рабочего листа в книге, которую вы хотите изменить.

В меню "Файл" выберите "Параметры страницы".

В Excel 2007 нажмите кнопку запуска диалогового окна в группе "Параметры страницы" на вкладке "Макет страницы".

Внесите нужные изменения в диалоговом окне "Параметры страницы" и нажмите "ОК".

Все выбранные вами рабочие листы имеют одинаковые атрибуты настройки страницы.

Способ 2. Используйте макрос

Microsoft предоставляет примеры программирования только для иллюстрации, без явных или подразумеваемых гарантий. Это включает, но не ограничивается, подразумеваемые гарантии товарного состояния или пригодности для конкретной цели. В этой статье предполагается, что вы знакомы с демонстрируемым языком программирования и инструментами, которые используются для создания и отладки процедур. Инженеры службы поддержки Майкрософт могут помочь объяснить функциональность конкретной процедуры, но они не будут изменять эти примеры, чтобы обеспечить дополнительную функциональность или создавать процедуры в соответствии с вашими конкретными требованиями. Вы можете программно изменить атрибуты настройки страницы в активной книге и в любой другой открытой книге. рабочая тетрадь.

Эти макросы используют свойство Orientation объекта PageSetup. Вы можете изменить другие атрибуты настройки страницы, используя другие свойства PageSetup, такие как LeftMargin, RightMargin и т. д.

Чтобы программно изменить ориентацию всех листов в активной книге, выполните действия, описанные в предыдущем примере:

Введите данные на трех листах.

Нажмите клавиши ALT+F11, чтобы запустить редактор Visual Basic.

В меню "Вставка" нажмите "Модуль".

Введите следующий код на странице модуля:

Нажмите ALT+F11, чтобы переключиться в Excel.

В меню "Файл" выберите "Параметры страницы".

В Excel 2007 нажмите кнопку запуска диалогового окна в группе "Параметры страницы" на вкладке "Макет страницы".

На вкладке "Страница" в разделе "Ориентация" нажмите "Альбомная", а затем нажмите "ОК".

В меню "Инструменты" выберите "Макрос" и нажмите "Макросы".

В Excel 2007 выполните следующие действия:

Если вкладка «Разработчик» недоступна, выполните следующие действия: > 1. Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите «Параметры Excel». > 1. В категории «Популярные» выберите вкладку «Разработчик» на ленте и установите флажок «Основные параметры для работы с Excel», а затем нажмите «ОК».
На вкладке "Разработчик" нажмите кнопку "Макросы" в группе "Код".

Нажмите SetAttributes, а затем нажмите "Выполнить".

Все три листа имеют альбомную ориентацию в режиме предварительного просмотра. Чтобы программно изменить атрибуты настройки страницы для всех страниц в активной книге на основе атрибутов настройки страницы другой открытой книги, выполните действия, описанные в следующем примере:

Это продолжение следующего примера.

В меню "Файл" нажмите "Создать".

В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите "Создать".

Нажмите "Книга", а затем нажмите "ОК".

В Excel 2003 щелкните Пустая книга в разделе Создать на панели задач Новая книга. В Excel 2007 в разделе "Шаблоны" убедитесь, что выбран параметр "Пустые и последние", а затем дважды щелкните "Пустая книга" в разделе "Пустые и последние" на правой панели.

Введите данные во все листы новой книги.

Нажмите клавиши ALT+F11, чтобы запустить редактор Visual Basic.

Выберите первую книгу в Project Explorer, а затем щелкните Module1 в папке Modules.

Замените следующий код на листе module1:

Нажмите клавиши ALT+F11, чтобы вернуться в Excel.

В меню "Инструменты" выберите "Макрос" и нажмите "Макросы".

В Excel 2007 на вкладке "Разработчик" нажмите "Макросы" в группе "Код".

Нажмите Book1!SetWorkbookAttributes, а затем нажмите "Выполнить".

Ориентация страницы такая же, как у листа 1 в первой книге.

Если вы хотите изменить дополнительные свойства настройки страницы для рабочих листов, вы можете добавить дополнительные строки в поле «Для каждого». Следующий оператор в каждой подпроцедуре. Строки должны быть идентичны приведенным здесь примерам строк, за исключением того, что свойство (Ориентация) может быть соответствующим образом изменено (CenterFooter, PaperSize и т. д.).

Как создать/использовать собственный шаблон листа или шаблон листа по умолчанию

Примечание. Если вы используете Excel на Mac, прочтите информацию на этой странице.

Если вы хотите регулярно вставлять в книгу новый определенный рабочий лист с красивым макетом и, возможно, несколькими формулами, у вас есть два варианта.

A) Каждый раз делайте копию чистого листа с макетом

1. Выберите лист, который нужно скопировать.
2. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите "Переместить или скопировать".
3. Установите флажок "Создать копию".
4. : убедитесь, что в раскрывающемся списке "Забронировать" указано имя вашего файла
5: нажмите OK

Или, удерживая клавишу CTRL, перетащите вкладку листа вправо или влево с помощью мыши.
Когда вы отпустите кнопку мыши, вы увидите копию листа.

B) Используйте шаблон листа (xlt, xltx или xltm)

Как его создать:
1: откройте новую книгу и удалите все листы, кроме первого.
2: измените все, что хотите, на этом листе
3: затем используйте «Файл»> «Сохранить как», чтобы сохранить файл с нужным именем в качестве шаблона (xlt, xltx или xltm)
В этой папке (папка по умолчанию, если вы сохраняете как шаблон)

Примечание. Рон — это имя пользователя в пути

C:\Documents and Settings\Ron\Application Data\Microsoft\Templates

В Vista-windows 7 вы можете найти папку здесь
C:\Users\Ron\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

С кодом вы можете найти правильный путь с помощью этой строки
MsgBox Application.TemplatesPath

Как вставить шаблон листа в книгу:

1: щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и выберите "Вставить"
2: выберите шаблон
3: ОК

Или вы можете использовать макрос для вставки шаблона листа. В приведенном ниже примере шаблон MySheetTemplate.xlt будет вставлен после последнего листа в вашей книге с именем: Сегодняшняя дата.

Этот макрос можно использовать, например, если вы хотите вставлять новый рабочий лист на основе этого шаблона
каждый день с датой в качестве имени рабочего листа.

Если вы удалите часть имени в этом макросе, а имя листа в шаблоне будет "ron" в первый раз,
имя листа будет "ron", а во второй раз имя будет "ron(2) " и в третий раз "ron(3)" и .

С помощью приведенного ниже примера макроса вы можете выбрать шаблон, который хотите вставить

Изменить шаблон листа Excel по умолчанию

В Excel 97-2013 вы можете вставить новый рабочий лист по умолчанию следующим образом:
Щелкните правой кнопкой мыши на вкладке листа, нажмите «Вставить» и выберите «Рабочий лист».
Или вы можете использовать сочетание клавиш Shift +F11

Или вы можете использовать меню Excel или ленту. В Excel 97-2003 вы можете использовать "Вставка>Рабочий лист"
В Excel 2007-2013 на вкладке "Главная" в группе "Ячейки" выберите "Вставка>Вставить лист" или нажмите кнопку "Вставить лист" рядом с последним вкладка листа

Если вы хотите изменить настройки этого рабочего листа, вы можете создать свой собственный шаблон листа. Откройте новую книгу и удалите все листы, кроме первого. Измените то, что вы хотите на этом листе (цвет шрифта / фона, шрифт и размер шрифта и?). Затем используйте «Файл»> «Сохранить как», чтобы сохранить файл как шаблон (xlt, xltx или xltm) с именем Лист в папке XLSTART. Каждый рабочий лист, который вы сейчас вставляете, основан на этом рабочем листе-шаблоне.

Где находится папка запуска Excel?

Примечание. Это скрытая папка. Измените представление в проводнике Windows, чтобы отображались скрытые файлы и папки. Примечание. Рон — это имя пользователя в пути

Чтобы создавать и поддерживать неизменно качественные файлы Excel, необходимо помнить о ряде рекомендаций. Здесь мы приводим список советов по Excel, которые помогут вам улучшить работу с электронными таблицами.

Введение в создание и поддержку хороших электронных таблиц

Из-за своей гибкости Excel считается простым инструментом общего назначения для работы с электронными таблицами. Однако простота использования имеет и свой недостаток. В сложных таблицах очень легко ошибиться. Обычно встречаются непонятные вычисления, сложные отношения, скрытая информация или просто ошибки.

Мы хотим помочь вам создавать и поддерживать качественные электронные таблицы. Вот почему мы составили список рекомендаций экспертов по работе с Excel, в которых рассматриваются наиболее распространенные ошибки при использовании Excel. Используйте эти советы в качестве инструмента для создания четких и лаконичных электронных таблиц с самого начала.

21 лучший опыт и советы по работе с Excel

1. Подготовка хорошей электронной таблицы

Первый из наших абсолютных передовых методов работы с Excel – это выбор стандарта организации перед разработкой электронной таблицы. Придерживайтесь этого до тех пор, пока вы используете электронную таблицу. Стандарт организации закладывает основу для всех будущих пользователей, которые в конечном итоге будут работать с электронной таблицей. Общий стандарт улучшает коммуникацию и экономит время разработки. Стандартная организация может включать форматирование ячеек, общий макет, цветовую схему, порядок и т. д.

2. Создавайте рабочие листы с расчетом на будущее

Важно быть готовым. В будущем вы можете столкнуться с ситуациями, которых не было, когда вы начинали настройку электронной таблицы. Например, могут быть дополнения, которые вступят в игру позже. Или, возможно, вам нужно место для значений, которые зависят от событий, которые неизбежно меняются с течением времени. Постарайтесь учесть как можно больше будущих факторов, которые могут заставить вас изменить рабочий лист.Готовясь к любым будущим изменениям, вы увеличиваете срок службы рабочего листа. Более длительный срок службы означает, что вы тратите меньше времени на создание нового рабочего листа. Поэтому хорошая подготовка — один из самых важных советов по работе с Excel, который мы можем вам дать.

3. Подумайте о порядке листов

Разместите разные типы данных на разных листах. Например, используйте первые несколько рабочих листов для ввода информации, следующие рабочие листы для расчетов и последний лист в качестве рабочего листа презентации для графиков и результатов. Ограничьте количество таблиц на листе до одной. Несколько таблиц на листе вызывают проблемы при сортировке, вставке или форматировании ячеек.

Пояснительные таблицы показывают другим пользователям, как следует использовать электронную таблицу.

При создании большого количества рабочих листов добавьте рабочий лист пояснительной документации или рабочий лист, предназначенный для оглавления. Это облегчает кому-то понимание того, как настроена электронная таблица. Пояснительные рабочие листы также показывают другим пользователям, как следует использовать электронную таблицу.

4. Выбирайте четкость, а не внешний вид

Если ваш рабочий лист ориентирован на пользователя, используйте привлекательный «Рабочий лист результатов». Если нет, то не надо! Большинство рабочих листов работают лучше всего, когда они предназначены для обеспечения ясности всех текущих расчетов. Вы можете попробовать разделить длинные формулы, но не скрывайте их, чтобы сделать их более понятными для пользователей.

5. Поддерживайте постоянство графика

Сохраняйте единообразие временной шкалы на всех листах, даже если это приводит к пустым строкам. Согласованные временные рамки значительно улучшают четкость электронной таблицы и снижают риск появления неправильных формул. Например, сокращение четырех месяцев до квартальных показателей может дать более ясный дизайн с точки зрения представления, но это также повышает риск неверных итогов. Простой способ избежать этого — вставить одну временную шкалу на лист, в идеале вверху, в фиксированной строке заголовка.

6. Организуйте информационный поток

Постарайтесь организовать рабочие листы таким образом, чтобы информация всегда перемещалась сверху слева вниз справа. Это значительно облегчает пользователю понимание того, как работает электронная таблица. Исключениями из правила являются «Вводная таблица» и/или «Рабочая таблица результатов». Размещение их в начале повышает ясность для пользователей, что особенно полезно для электронной таблицы, ориентированной на пользователя. При управлении потоком информации избегайте перекрестных зависимостей, поскольку они сильно снижают понятность. Всегда избегайте циклических ссылок, если требуется ссылка на какие-либо предыдущие данные.

7. Пометить столбцы и строки

Столбцы без четких и непротиворечивых имен могут не создавать проблем для создателя листа, но другим пользователям это может показаться запутанным. Вот почему наш следующий совет по Excel — всегда маркировать столбцы таблиц простыми именами, которые последовательно следуют ранее использовавшимся соглашениям об именах. То же самое относится и к горизонтальным столам. В этих случаях используйте только метки строк. Узнайте больше об использовании согласованных меток в Excel (рекомендации).

8. Обеспечьте удобочитаемость формул

Восьмой совет эксперта по Excel: разбивайте длинные формулы на несколько более мелких вычислений. Это отличный способ улучшить читаемость, как и правильное использование интервалов. Слишком много разных операторов или слишком много разных ссылок в формуле могут сделать формулу неразборчивой. Это затрудняет использование электронной таблицы кем-либо, кроме ее создателя. Первоначальный автор всегда должен объяснять электронную таблицу другим или даже становится единственным пользователем, который действительно может работать с электронной таблицей.

Многими электронными таблицами трудно пользоваться кому-либо, кроме их создателя.

9. Избегайте повторяющихся формул

Избегайте повторяющихся вычислений и вычисляйте формулы только один раз! Точная копия формулы удваивает риск ошибок. Кроме того, изменения в одной формуле не дублируются автоматически. Иногда эти дубликаты упускаются из виду, что приводит к несоответствиям в электронной таблице. Когда требуется использование точно такой же формулы, вернитесь к первому экземпляру формулы.В экстремальных ситуациях может потребоваться разбить формулу, чтобы сохранить ясность.

10. Избегайте фиксированных чисел в формулах

Никогда не используйте фиксированные числа в формулах Excel. Используйте отдельную ячейку ввода для фиксированных значений и используйте ссылки на эту ячейку, чтобы использовать ее в расчетах. Формула, содержащая фиксированные числа, представляет собой большой риск. Если значение когда-либо изменится, оно должно быть изменено в каждом экземпляре. Это, по крайней мере, неудобно при работе с большими листами. В худшем случае это один из самых простых способов совершить фатальную ошибку.

11. Не объединяйте ячейки

Очень важная тема в нашем списке лучших практик Excel – не объединять ячейки! Объединение ячеек в Excel редко бывает хорошей идеей. Обычно это делается для улучшения эстетики, но в конечном итоге приводит к повышенному риску возникновения проблем с расчетами и ссылками. Самый большой риск — это ссылки на объединенные ячейки. В объединенной ячейке, на которую ссылаются, все ячейки могут быть частью вычислений, но только одна из этих ячеек будет правильной частью. Эта двусмысленность уступает место увеличению количества ошибок, чем дольше используется электронная таблица.

12. Не скрывайте данные

Скрывать информацию, такую как столбцы, строки или даже целые рабочие листы, вряд ли можно назвать разумной идеей. Это только увеличивает вероятность того, что пользователь упустит что-то важное при работе с электронной таблицей, увеличивая риск ошибок. Единственным исключением из этого правила будет случай, когда абсолютно необходимо скрыть информацию, которую почему-то нельзя вынести на отдельный рабочий лист. Так как почти всегда можно разделить конфиденциальные данные, такие случаи редки.

Скрытая информация увеличивает риск ошибок.

13. Встроенная проверка данных

Встроенная проверка данных, такая как аудиторские тесты, оповещения и автоматические проверки, — это хороший способ избежать внесения каких-либо вредных изменений или дополнений в существующую работу. Важно включить это сразу при создании рабочего листа. Невыполнение этого часто приводит к забыванию о них позже. Проверка данных — отличный способ заложить прочную основу для удобства сопровождения электронных таблиц.

14. Сохранить стиль напоследок

Параметры форматирования и стиля Excel весьма обширны. Они позволяют точно настраивать внешний вид ячеек, значения и множество вариантов цветов, границ и функций. Хотя дизайн может помочь сделать электронную таблицу понятной, сам процесс включает в себя абстрагирование информации для зрителя. Это хорошо для конечного продукта, но усложняет разработку и увеличивает риск ошибок. Лучше всего оставить стиль электронной таблицы напоследок.

15. Сохраняйте стиль

Выбранный вами стиль должен оставаться единым для всей таблицы. Простой и последовательный стиль форматирования имеет решающее значение, чтобы помочь зрителям понять вашу электронную таблицу. Всегда включайте легенду. Аббревиатуры и определения цветных ячеек могут быть перечислены на отдельном листе, если это необходимо.

16. Сделайте условное форматирование простым

Условное форматирование помогает зрителю понять, как работает таблица. Сложные правила форматирования препятствуют этой цели, скрывая то, как настроена электронная таблица. Это также вызывает путаницу у пользователя. Соблюдайте простые правила условного форматирования (например, меняйте цвета в зависимости от содержимого ячейки).

17. Используйте положительные числа

Вы когда-нибудь случайно вычитали что-то, что следовало добавить? Скорее всего, это было результатом того, что ячейка ввода была введена как отрицательное число. Всегда старайтесь создавать электронную таблицу, которая способствует использованию положительных чисел.

18. Уточняйте единицы измерения и числовые форматы

19. Уточните свои источники

Если сложные вычисления в рабочем листе A выполняются с использованием ячеек из рабочего листа B, покажите зрителю эти ячейки из рабочего листа B в рабочем листе A в вашей электронной таблице.Пользователи, которые пытаются понять, как работает вычисление, могут оставаться на одном рабочем листе, вместо того чтобы переключаться на другой. Сделайте ваши ссылки четкими и понятными. Без надлежащего форматирования ссылки могут привести к тому, что рабочий лист будет выглядеть загроможденным, особенно если их много.

20. Избегайте использования макросов

Всегда используйте решения Excel, прежде чем прибегать к макросам VBA. Макросы VBA делают электронную таблицу менее прозрачной, поскольку они абстрагируют логику. Для некоторых задач макросы VBA даже хуже, чем стандартные решения Excel.

21. Используйте простые диапазоны

Для многих вычислений в вашей электронной таблице в Excel лучшие практики доказывают, что разумно включать дополнительные пустые строки или столбцы. Это предотвратит будущие изменения в электронной таблице, которые могут испортить ваши формулы. Чем меньше вы используете отдельные небольшие диапазоны, тем меньше вероятность ошибочных расчетов в будущем.

Читайте также: