Какие проблемы могут возникнуть при использовании электронной цифровой подписи

Обновлено: 05.07.2024

Термины "цифровая подпись" и "электронная подпись" иногда путают или используют как синонимы. Хотя цифровые подписи являются формой электронной подписи, не все электронные подписи являются цифровыми подписями. Электронные подписи, также называемые электронными подписями, — это любой звук, символ или процесс, которые показывают намерение что-то подписать. Это может быть скан вашей собственноручной подписи, печати или записанное устное подтверждение. Электронной подписью может быть даже ваше имя, напечатанное в строке подписи документа.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись — разновидность электронной подписи — представляет собой математический алгоритм, обычно используемый для проверки подлинности и целостности сообщения (например, электронного письма, транзакции по кредитной карте или цифрового документа). Цифровые подписи создают виртуальный отпечаток пальца, который уникален для физического или юридического лица и используется для идентификации пользователей и защиты информации в цифровых сообщениях или документах. В электронных письмах само содержимое электронной почты становится частью цифровой подписи. Цифровые подписи значительно более безопасны, чем другие формы электронных подписей.

Зачем использовать цифровую подпись?

Цифровые подписи повышают прозрачность онлайн-взаимодействия и укрепляют доверие между клиентами, деловыми партнерами и поставщиками.

Как работают цифровые подписи?

Ознакомьтесь со следующими терминами, чтобы лучше понять, как работают цифровые подписи:

Хеш-функция. Хеш-функция (также называемая «хеш») представляет собой строку фиксированной длины из цифр и букв, сгенерированную с помощью математического алгоритма, и файл произвольного размера, такой как электронное письмо, документ, изображение или другой тип файла. данные. Эта сгенерированная строка уникальна для хэшируемого файла и представляет собой одностороннюю функцию — вычисленный хэш нельзя обратить вспять, чтобы найти другие файлы, которые могут генерировать такое же значение хеш-функции. Некоторые из наиболее популярных алгоритмов хэширования, используемых сегодня, — это алгоритм безопасного хеширования-1 (SHA-1), семейство алгоритмов безопасного хеширования-2 (SHA-2 и SHA-256) и дайджест сообщения 5 (MD5).
Криптография с открытым ключом. Криптография с открытым ключом (также известная как асимметричное шифрование) — это криптографический метод, использующий систему пар ключей. Один ключ, называемый открытым ключом, шифрует данные. Другой ключ, называемый закрытым ключом, расшифровывает данные. Криптография с открытым ключом может использоваться несколькими способами для обеспечения конфиденциальности, целостности и подлинности. Криптография с открытым ключом может
- Обеспечьте целостность, создав цифровую подпись сообщения с помощью закрытого ключа отправителя. Это делается путем хэширования сообщения и шифрования хэш-значения с помощью их закрытого ключа. При этом любые изменения в сообщении приведут к другому значению хеш-функции.
- Обеспечьте конфиденциальность, зашифровав все сообщение с помощью открытого ключа получателя. Это означает, что только получатель, у которого есть соответствующий закрытый ключ, может прочитать сообщение.
- Подтвердить личность пользователя с помощью открытого ключа и сверить его с центром сертификации.
Цифровые подписи доказывают, что цифровое сообщение или документ не были изменены — преднамеренно или непреднамеренно — с момента его подписания. Цифровые подписи делают это, генерируя уникальный хэш сообщения или документа и шифруя его с помощью закрытого ключа отправителя. Сгенерированный хэш уникален для сообщения или документа, и изменение любой его части полностью изменит хэш.

После завершения сообщение или цифровой документ подписывается цифровой подписью и отправляется получателю. Затем получатель генерирует собственный хэш сообщения или цифрового документа и расшифровывает хэш отправителя (включенный в исходное сообщение) с помощью открытого ключа отправителя. Получатель сравнивает сгенерированный им хэш с расшифрованным хэшем отправителя; если они совпадают, сообщение или цифровой документ не были изменены и отправитель аутентифицирован.

Почему следует использовать PKI или PGP с цифровыми подписями?

Использование цифровых подписей в сочетании с PKI или PGP усиливает их и снижает возможные проблемы безопасности, связанные с передачей открытых ключей, путем проверки принадлежности ключа отправителю и проверки личности отправителя. Безопасность цифровой подписи почти полностью зависит от того, насколько хорошо защищен закрытый ключ. Без PGP или PKI невозможно подтвердить чью-либо личность или отозвать скомпрометированный ключ; это может позволить злоумышленникам выдавать себя за кого-то без какого-либо метода подтверждения.

Благодаря доверенной третьей стороне цифровые подписи можно использовать для идентификации и проверки личности и обеспечения целостности сообщения.

Поскольку безбумажные онлайн-взаимодействия используются все шире, цифровые подписи могут помочь вам защитить и защитить целостность ваших данных.Понимая и используя цифровые подписи, вы можете лучше защитить свою информацию, документы и транзакции.

Авторы

Этот продукт предоставляется в соответствии с настоящим Уведомлением и настоящей Политикой конфиденциальности и использования.

Это случилось снова. Вы идете отправить важный контракт или подтвердить соглашение, но ваша электронная подпись почему-то не сохраняет документ.

Что еще хуже, в документе есть строки для подписи для вас и ответственного партнера, и вы также не можете поставить ее электронную подпись. Или, может быть, документ, который вам нужен для электронной подписи, просто не загружается, поэтому вы можете распространять его для дополнительных подписей.

Эти проблемы возникают при различных обстоятельствах: применение электронных подписей к корпоративным записям, подписание закрывающих документов, получение нескольких подписей на мировом соглашении — возможности безграничны, учитывая, что электронные подписи стали новой нормой в юридической профессии.
Если вы не можете заставить электронную подпись работать на закате проекта, это может заставить вас усомниться в выборе карьеры, если не в здравом уме. Но не беспокойтесь. Мы составили список распространенных проблем и приемов устранения неполадок с электронной подписью, которые помогут вам с легкостью справиться с этими ситуациями.

Цифровая и электронная подпись

Однако прежде чем двигаться дальше, давайте обсудим одно важное различие: разницу между электронными подписями и цифровыми подписями. Электронная подпись — это фотография подписи, которую можно поместить в документ. Это может быть отсканированное изображение или цифровая фотография, сделанная на телефон. С другой стороны, цифровая подпись встраивает цифровой «отпечаток пальца» в документ. Подпись поставляется с цифровым сертификатом, гарантирующим, что она принадлежит вам.

Теперь давайте рассмотрим наиболее распространенные проблемы с электронными подписями:

Проблема: моя электронная подпись исчезает при сохранении документа.

Решение:

Существует множество различных приложений, позволяющих просматривать подписанный и сохраненный файл .pdf. Adobe, безусловно, является доминирующим игроком на рынке, но программы других компаний-разработчиков программного обеспечения, таких как FoxIt, Evince и Okular, предлагают различные функции, которые нравятся разным потребителям. Более того, если вы пользуетесь компьютером Apple, программой просмотра .pdf по умолчанию является проприетарная программа Apple под названием «Предварительный просмотр».

К сожалению, эти программы не всегда хорошо работают друг с другом. Например, если вы используете Adobe Acrobat для прикрепления электронной подписи к документу, сохраните этот документ, а затем попытаетесь просмотреть его с помощью предварительного просмотра, электронная подпись не появится. Согласно заявлению Adobe, «Adobe не может заставить приложения, отличные от Adobe (например, Apple Preview), обрабатывать цифровые подписи».

Поэтому решение состоит в последовательном использовании программ. Если вы используете Adobe Reader для проставления подписей, используйте Adobe Reader для просмотра документа. Хорошей новостью является то, что программы Adobe работают в разных операционных системах, а Reader можно скачать бесплатно. В следующий раз, когда вы увидите подпись, которую, как вы знаете, вы сохранили, посмотрите, не нужно ли вам просто использовать другое средство просмотра.

Проблема: я пытаюсь заставить несколько человек прикрепить свои электронные подписи к сертифицированному PDF-файлу, но я не могу заставить документ сохранить все подписи.

Решение:

Подтвердите свой документ после того, как добавите первое поле для подписи (сделайте это, щелкнув правой кнопкой мыши «Подтвердить с видимой подписью»). Появится диалоговое окно «Сертифицировать документ», в котором можно установить «Разрешенные действия после сертификации». Выберите «Заполнение форм и цифровые подписи».

Оттуда вы можете разослать документ всем подписавшим сторонам. Каждый добавит свою подпись (которая будет сохранена), и документ можно будет отправить следующему человеку.

Важно отметить, что если кто-либо попытается внести в документ изменения, кроме добавления подписей, все подписи будут признаны недействительными. Это важная функция безопасности, когда вам нужно отправить документ сторонам, которым вы не обязательно доверяете.

Проблема: кто-то прислал мне контракт с помощью DOCUsign, и я хоть в жизни не могу его подписать электронной подписью.

Решение:

Проблема: я получаю сообщение «Ошибка загрузки документа» каждый раз, когда пытаюсь загрузить документ в DOCUsign для распространения.

Решение:

Здесь есть несколько возможных решений. Убедитесь, что ваш документ не содержит макросов. Если это так, вам нужно сохранить файл в формате .pdf, прежде чем вы сможете загрузить его в DOCUsign. Другая возможность заключается в том, что документ защищен паролем. Удалите ограничения пароля в настройках безопасности, и все будет в порядке. Наконец, всегда есть вероятность, что ваш документ был поврежден. Если это так, первое, что нужно сделать, это сохранить документ как новый файл .pdf и повторите процесс загрузки.

Проблема: мне нужна еще одна подпись под этим соглашением, прежде чем оно будет завершено, но последняя сторона, подписавшая соглашение, находится в отпуске и утверждает, что у него нет доступа к компьютеру. Что теперь?

Решение:

Поскольку вы поговорили с ним, мы предполагаем, что у него с собой мобильное устройство? Если это так, вы можете получить эту подпись прямо с его телефона. Adobe Sign имеет менеджеры eSignature для iOS и Android и публикует инструкции по использованию каждого из них на своем веб-сайте. У DOCUsign также есть приложение для сбора мобильных подписей. Возможно, вам придется провести его через этот процесс, но мы заверяем вас, что если у него есть смартфон, вы сможете получить эту подпись без промедления.

Несмотря на то, что электронные подписи могут время от времени вызывать разочарование, решения наиболее распространенных проблем легко найти с помощью быстрого поиска в Интернете. А учитывая преимущества использования электронных подписей, вероятно, стоит потратить время и усилия, чтобы заранее прочитать об устранении неполадок с этими электронными подписями.

Примечание редактора. Первоначально эта статья была опубликована Джанин Марчи в июне 2016 года. С тех пор он был обновлен, чтобы включить новые правила применения электронных подписей и учесть достижения в области цифровых подписей, включая облачную службу цифровой подписи GlobalSign.

Что в имени? В данном случае совсем немного.

Термины "электронные подписи" и "цифровые подписи" часто используются взаимозаменяемо, однако существуют некоторые ключевые различия и конкретные причины, по которым вы можете использовать один вместо другого. Мы в GlobalSign обычно общаемся с организациями, которые не понимают этих двух вариантов, и им нужна помощь в определении того, какой тип подписи им следует внедрить в рабочий процесс подписания документов.

Давайте рассмотрим различия.

Что такое электронная подпись?

Согласно Федеральному закону США о ESIGN электронные подписи определяются как:

"Электронный звук, символ или процесс, прикрепленный или логически связанный с договором или другой записью и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись."

В более широком смысле электронные подписи используются для обозначения любой подписи, которая применяется в электронном виде, а не на физическом листе бумаги. Электронные подписи можно использовать для подтверждения содержимого документа, однако не все уровни гарантии электронных подписей одинаковы с точки зрения закона. Если вы работаете в строго регулируемой отрасли, где вы имеете дело с личной и/или частной информацией и данными — финансы или бухгалтерский учет, управление персоналом, юриспруденция или здравоохранение, и это лишь некоторые из них, — вам, возможно, придется рассмотреть более безопасный вариант. .

Что такое цифровая подпись?

Цифровые подписи – это разновидность электронных подписей. Обе они используются для подписания документов, но у них есть несколько важных особенностей, которые делают их уникальными.
- Является ли человек, подписавший документ, тем, за кого себя выдает? Или, другими словами, как проверить, действительна ли подпись и не подделана ли она?
- Как защитить (или, с точки зрения получателя, подтвердить), что содержимое документа не было изменено?
Существование нотариусов было изобретено, чтобы помочь решить эти очень важные проблемы, и может быть прослежено вплоть до древнего Египта (по данным Национальной нотариальной ассоциации). Сегодня нотариусы играют ключевую роль в заверении сторон сделки в том, что документ является подлинным и ему можно доверять.

Как и следовало ожидать, те же проблемы существуют и в электронных рабочих процессах. Цифровые подписи были разработаны, чтобы помочь решить эту проблему — они, по сути, являются цифровым эквивалентом добавления нотариально заверенной подписи к вашим документам. В случае цифровых подписей за проверку вашей личности отвечает доверенная третья сторона, известная как Центр сертификации (ЦС).

Центры сертификации привязывают вашу личность к цифровому сертификату на основе PKI, что позволяет использовать ваш сертификат для создания цифровых подписей локально с помощью токена или удаленно с помощью любой из облачных платформ для подписи.

Когда вы применяете цифровую подпись к документу, криптография связывает ваш цифровой сертификат (предоставляется после проверки личности пользователя) с подписываемыми данными в один уникальный «отпечаток пальца». Как и в случае с настоящим отпечатком пальца, криптографические компоненты, из которых состоит ваш документ с цифровой подписью, не могут быть воспроизведены или изменены. Именно это делает цифровые подписи безопасными и совместимыми, а значит, более действенными с точки зрения закона. Цифровые подписи можно использовать для цифрового преобразования, цифровой «упаковки» или цифровой печати ваших документов.

Подводя итог, можно сказать, что тщательно продуманная и безопасная криптографическая операция позволяет цифровым подписям гарантировать следующее:
- Документ является подлинным и получен из проверенного источника.
- Идентификация подтверждена доверенной организацией (ЦС)
- Документ не был изменен с момента его цифровой подписи, поскольку подпись будет отображаться как недействительная, если будут внесены изменения.
Как узнать, является ли подпись цифровой и ей можно доверять?

Чтобы убедиться, что документ или PDF-файл был успешно подписан цифровой подписью и является доверенным, самый простой способ – открыть панель подписи документа в Adobe Reader и посмотреть, есть ли зеленая галочка рядом с подписью подписавшего, проверка подлинности подписи и подтверждение целостности документа .

Если по какой-либо причине возникает проблема с подписью или документом, вы увидите предупреждение в виде желтого треугольника или красного кружка в средстве чтения документов или подписывающей стороны, указывающее на наличие проблемы или недействительной подписи.

Какие типы подписей имеют юридическую силу?

Многие нормативные акты (например, eIDAS) и штаты в настоящее время требуют наличия цифровых подписей вместо электронных, поскольку цифровая подпись обеспечивает подлинность и целостность, которые могут быть подтверждены в судебном порядке. Решение о том, какой тип подписи вы хотите внедрить, должно определяться типом документов, которые необходимо подписать, и уровнем подлинности, который должен поддерживать документ.

Цифровые подписи и печати GlobalSign помогут вам соответствовать следующим международным нормам и стандартам:
- US ESIGN (электронные подписи в мировой и национальной торговле)
- FDA CFR 21, часть 11
- США UETA (Единый закон об электронных транзакциях)
- Профессиональные инженерные печати штата США (PE)
- Типовой закон ООН об электронной подписи
- Сарбейнс-Оксли (SOX)
- eIDAS (расширенные и квалифицированные электронные подписи, электронные печати)
- CNCA (Управление по сертификации и аккредитации Китайской Народной Республики)
Если у вас есть вопросы о вашем уникальном сценарии использования и о том, могут ли потребоваться цифровые подписи, обратитесь к одному из наших дружелюбных экспертов по PKI, и мы будем рады помочь.

Какие платформы для подписания документов поддерживают цифровые подписи?

Хорошей новостью является то, что многие из самых популярных платформ для подписания документов и рабочих процессов позволяют пользователям применять безопасные цифровые подписи. Однако способ их применения и терминология, используемая разными поставщиками, могут различаться.

Подписать документ

DocuSign поддерживает цифровые подписи и электронные печати. Благодаря интеграции с GlobalSign документы с цифровой подписью проверяются на предмет их целостности и личности подписавшего.

Знак Adobe

Adobe поддерживает два типа цифровых подписей: Сертифицированную и Утвержденную.

Заверенные подписи
Добавление удостоверяющей подписи к PDF-файлу означает, что вы являетесь автором документа, завершили его содержание и хотите защитить его от подделки после его распространения.
Сертифицированные документы отображаются в верхней части документа синей лентой, содержащей имя подписавшего и издателя сертификата, что является четким визуальным индикатором подлинности и авторства документа.

Подписи утверждения
Подписи утверждения ускоряют процедуру утверждения в организации, фиксируя электронные утверждения, сделанные отдельными лицами или отделами, и встраивая их в фактический PDF-файл.

Подписи можно настроить так, чтобы они включали изображение (например, вашу физическую подпись или официальную печать) и различные сведения о подписи (например, место подписания, дату, причину подписания)

Пример сертифицированной цифровой подписи Adobe

Майкрософт Ворд

Microsoft также поддерживает два типа цифровых подписей с использованием сертификата токена: видимые и невидимые.

Видимая цифровая подпись
Появляется в виде строки подписи, как физический документ. Этот метод обычно используется, когда вам нужно, чтобы несколько пользователей подписывали такие документы, как контракты или другие соглашения.

Невидимая подпись
Невидимая подпись используется, когда вам нужно предоставить гарантии подлинности, целостности и происхождения документа, но не нужна видимая строка подписи. Документы с невидимой подписью отображаются синей лентой на панели задач.

Как я могу внедрить цифровые подписи в свою команду или организацию?

Теперь, когда вы понимаете разницу между электронными и цифровыми подписями, давайте рассмотрим различные варианты их реализации:
- Вы можете подписать локально с помощью токена.
- Или вы можете использовать облачные решения для подписи.
Ваша уникальная конфигурация цифровой подписи будет выглядеть по-разному в зависимости от количества пользователей, нуждающихся в услуге, вашей организационной структуры, конфигурации ваших ИТ-систем и других факторов.

Как подписать документ цифровой подписью?

После того как ваш ИТ-администратор предпримет шаги, необходимые для включения цифровых подписей в вашей организации, поставить цифровую подпись в документе так же просто, как взять перо на листе бумаги!

Дополнительная литература

Хотите узнать больше о том, как цифровые подписи могут помочь вашему бизнесу ускорить работу, сократить бумажные отходы, начать совместную работу в цифровом формате и защитить ценную информацию и данные? Ознакомьтесь с этими замечательными бесплатными ресурсами для цифровой подписи.

Согласно маркетинговому исследованию DocuWare, в ходе которого было опрошено более 1200 сотрудников в США и 1 400 сотрудников в Соединенном Королевстве (Великобритания), более 70 % компаний в США и 83 % компаний в Великобритании заявляют, что используют электронные подписи. для некоторых, многих или большинства бизнес-процессов. Как глобальная компания, мы видим спрос на электронные подписи и хотели узнать больше о том, что мешает более широкому внедрению; потому что даже среди этих последователей внедрение электронных подписей часто далеко не всесторонне, и некоторые люди не знакомы с технологией, которая делает это возможным.

Все наши респонденты уполномочены подписывать документы от имени своих компаний, поэтому именно им известны болевые точки, связанные с отсутствием решения для электронной подписи. Для простоты остальная часть этого блога будет посвящена тому, что сказали наши респонденты из США, потому что отношение к внедрению электронной подписи и препятствия, замедляющие движение, одинаковы на обоих рынках. Тем не менее, вы можете найти более подробную информацию о нашем опросе в Великобритании, просмотрев эту инфографику для иллюстрированного обзора результатов опроса как в Великобритании, так и в США. Мы будем рады поделиться с вами нашими выводами!

Что такое электронные подписи?

Существует множество вариантов, подпадающих под действие электронной подписи, в том числе:
- Подписание документа путем ввода вашего имени и некоторых других идентифицирующих данных, таких как ваш идентификационный номер.
- Подписание цифрового документа настоящей подписью с помощью стилуса или пальцем на сенсорном экране.
- Подписание с использованием учетных данных, для чего могут потребоваться биометрические данные, ввод пароля или шифрование, а также согласование с проверенным поставщиком услуг доверия (TSP).
Последний вариант является наиболее безопасным и рекомендуется для предприятий, особенно при работе с договорами или другими вопросами, требующими соблюдения требований.

Как работают электронные подписи?

Это зависит от используемого варианта. Если вы просто подписываете цифровой документ с помощью стилуса, как это делается сегодня на кассе в большинстве магазинов, изображение подписи фиксируется и добавляется к документу. подписи являются подлинными и безопасными. Эти подписи обеспечивают журналы аудита, шифрование и другие внутренние инструменты для обеспечения подлинности.

Вот краткий обзор работы этих процессов:
- Документ отправляется заинтересованному лицу и требует подписи
- Пользователь подтверждает свою личность.Это можно сделать с помощью TSP, такого как Validated ID или DocuSign, или с помощью биометрических данных, которые используют сканирование пальцев или лица, или технологию, которая измеряет, как человек подписывает свое имя, включая форму и длину штрихов пера и используемое давление.
- Данные об электронной подписи добавляются к цифровому документу.
- Документ и поддающаяся проверке отслеживаемая подпись проходят через автоматизированный рабочий процесс до следующего шага, необходимого компании для обработки.
Зачем использовать электронную подпись?

Более 50 % компаний, принявших участие в нашем опросе, которые использовали электронную подпись, заявили, что это положительно повлияло на время, необходимое для выполнения процессов, а 39 % заявили, что это экономит время сотрудников.

Другие преимущества, о которых сообщают компании, включают:
- Лучшее соблюдение требований безопасности и соответствия.
- Возможность убрать бумагу и все связанные с ней расходы из бизнес-процессов.
- Снижение зависимости от печати, сканирования и почтовых расходов.
- Улучшенная поддержка удаленных рабочих процессов.
- Улучшенный учет
- Опции мгновенного поиска документов для обслуживания клиентов, продаж, отдела кадров и других отделов.
- Уменьшено количество ошибок, связанных с вводом, хранением и поиском данных.
- Отслеживание статуса документов или взаимодействие с людьми без четкого понимания того, где в том или ином рабочем процессе находятся документы.
- Увеличение времени, затрачиваемого на сбор нужных подписей для полного выполнения контракта.
- Затраты времени и денег на хранение бумажных документов и управление ими
- Ошибки в хранении и вводе данных, которые приводят к необходимости переработки контрактов или других документов или даже к более серьезным последствиям для бизнеса, например к потере продаж.
Как предприятия используют электронную подпись %20how%20to%20use%20them/Top%20Priority%202.jpg?width=120&name=Top%20Priority%202.jpg" alt="Top Priority 2" width="240" />

Электронные подписи используются в различных бизнес-процессах. В большинстве случаев бумажные подписи можно заменить более эффективными и менее дорогими электронными подписями.

Вот несколько примеров:
- Контракт должен быть подписан несколькими людьми. Бумажный документ необходимо будет передать всем в надлежащем порядке, что увеличит время, необходимое для выполнения контракта. При использовании электронной подписи несколько человек могут работать с документом и подписывать его одновременно, что устраняет узкие места.
- Для ускорения обслуживания требуется авторизация. Вместо ожидания почты, факса или сканирования вы можете быстро подписать документ в электронном виде.
- Вы работаете с зарубежными партнерами. Бумажные документы путешествуют за тысячи миль; даже если вы платите высокие сборы за ускорение рассылки, это приводит к замедлению процесса. Электронные документы можно отправлять и подписывать практически мгновенно даже из любой точки мира.
Почему некоторые компании не используют электронную подпись

Почему, учитывая все эти преимущества, только около трети компаний в США полностью внедряют электронные подписи в своих организациях? Полное внедрение означает использование его для большинства процессов. Некоторые распространенные факторы, которые мешают компаниям внедрить технологию цифровой подписи или полностью внедрить ее, включают:
- Политика компании, запрещающая это, или общее предпочтение подписи ручкой и бумагой
- Вопросы в отношении соблюдения правовых норм и разрешения электронной подписи.
- Ощущение, что кривая обучения будет крутой, что приведет к сбоям в бизнесе.
- Беспокоитесь, что использование электронной подписи может привести к новым уязвимостям кибербезопасности или мошенничеству.
- Необходимо интегрировать технологию с текущими системами или привлечь клиентов, поставщиков или деловых партнеров.
Узнайте, как электронная подпись может помочь вашему бизнесу

Хотя опасения, высказанные некоторыми компаниями в нашем опросе, безусловно, обоснованы, многие причины, по которым компании не внедряют электронные подписи, основаны на страхе, непонимании технологии или придании слишком большого значения воображаемым препятствиям.

Загрузите наше бесплатное руководство, чтобы узнать больше о том, как работают электронные подписи, как предприятия используют их в настоящее время и как лучше всего использовать их в своей организации, чтобы сэкономить время и деньги, а также получить множество других преимуществ.

Часто задаваемые вопросы об электронной подписи

Как создать электронную подпись?

Для этой цели вы можете приобрести программное обеспечение для управления документами (DMS), такое как DocuWare, со встроенными возможностями электронной подписи. Вы также можете инвестировать в автономные приложения. Однако в системе DMS процесс подписания можно использовать в сочетании с электронными формами и интегрировать в рабочий процесс, который проходит этап контракта или документа, предназначенного для сотрудников, от создания до подписания и исполнения. Затем документы надежно архивируются для быстрого поиска.

Для большинства цифровых подписей требуется некоторая настройка. Этот процесс может включать работу с TSP, который генерирует зашифрованные ключи и обеспечивает двухфакторную аутентификацию с дополнительным сертификатом проверки и биометрическими данными или без них.

Сколько существует типов цифровых подписей?

Электронные подписи делятся на три категории:

Простая. Простая подпись не шифруется и является наименее безопасным типом подписи. Типичными примерами являются подпись, которую вы делаете на мобильном устройстве курьера, когда получаете посылку, или что-то столь же простое, как установка флажка в Интернете, подтверждающая, что вы прочитали политику безопасности компании.

С простой подписью у вас нет доказательств того, кто подписал документ. Он неформальный и используется для подписания документов, когда существует небольшой риск оспаривания их юридической силы.

Дополнительно: этот тип подписи шифруется с помощью ключа, созданного TSP, который доступен только подписывающей стороне. Данные закодированы, поэтому они не могут быть прочитаны или использованы кем-либо, если они не предоставят ключ. Для расширенной подписи достаточно двухфакторной аутентификации личности подписывающего лица (например, кода, отправленного по электронной почте или в текстовом сообщении). Биометрические подписи также относятся к этой категории. Если возникает спор, в котором вам необходимо подтвердить личность подписавшего, вам потребуется расширенная электронная подпись.

Квалифицированная подпись: квалифицированная подпись является наиболее безопасным вариантом и в большинстве случаев имеет юридическую силу. Этот тип электронной подписи гарантирует, что документ не был изменен, потому что TSP выдал цифровой сертификат и удостоверил личность подписавшего. Поскольку эти типы цифровых подписей проверены и безопасны, они часто имеют такой же вес, как и подписи пером и чернилами.

Безопасно ли использовать цифровые подписи?

Фактический процесс подписи происходит в аппаратных модулях безопасности (HSM), которые работают в защищенной инфраструктуре облачных серверов. Аппаратные модули безопасности — это специальные криптопроцессоры, обеспечивающие защиту подписей и программных ключей.

Сделайте следующий шаг

Доверие является основой для любого обмена товарами, услугами или конфиденциальной информацией. Подпись является символом этого доверия при выполнении контрактов или других соглашений. Электронные подписи идут еще дальше, чем традиционные подписи на бумаге, проверяя подлинность подписи, экономя время вашей компании и сокращая расходы за счет ускорения бизнес-процессов. Благодаря цифровым подписям ваша компания также может лучше соответствовать государственным, федеральным, отраслевым и международным требованиям соответствия как с точки зрения информационной безопасности, так и с точки зрения защиты данных.

Читайте также: