Какие права доступа к файлам вам нужны для установки Битрикс
Обновлено: 01.07.2024
Права доступа в CRM необходимы для разделения зон ответственности при работе с клиентами. Сотрудник не будет тратить время на обработку чужих лидов, не сможет изменить информацию о компании или экспортировать клиентскую базу.
Проверьте, можно ли настроить разрешения на доступ к CRM в вашем плане. Всю информацию о тарифах Битрикс24 вы можете найти на странице с ценами.
Права доступа настраиваются следующим образом: вы создаете роль в CRM, назначаете ее сотруднику, отделу или группе сотрудников и редактируете права доступа конкретной роли.
Как настроить роли в CRM
Роль в CRM — определенный набор разрешений, которые могут быть назначены одному или нескольким сотрудникам, отделу или группе.
Представьте, что отдел продаж состоит из 20 менеджеров, у которых должны быть одинаковые права доступа в CRM. В Битрикс24 не нужно много раз настраивать одни и те же права. Вы создаете роль, например. менеджера по продажам, настройте один раз и назначьте всем нужным сотрудникам.
Перейдите в CRM – Настройки – Разрешения – Разрешения на доступ.
Справа отображается список ролей. По умолчанию доступны две роли: Менеджер и Администратор. При необходимости вы можете создать дополнительные роли или удалить ненужные.
Как создать и удалить роль
Не следует создавать отдельную роль для каждого сотрудника. Чем больше ролей вы создаете, тем сложнее их настраивать и поддерживать в актуальном состоянии.
Нажмите "Добавить" под списком ролей.
Укажите имя роли и сохраните настройки. Мы рассмотрим права доступа позже.
Если вы хотите удалить роль, нажмите крестик.
Слева отображается список сотрудников с ролями.
Нажмите Добавить разрешение на доступ под списком сотрудников.
Вы можете выбрать конкретного пользователя, отдел компании или члена группы/проекта.
Укажите роль в CRM для выбранного вами сотрудника или группы сотрудников.
Старайтесь избегать конфликтов разрешений. Это происходит, когда для одного и того же сотрудника устанавливаются разные, часто противоположные, права доступа. Например, минимальные права установлены для отдела, а максимальные — для сотрудника лично.
Как установить разрешения для ролей
Каждая роль имеет набор разрешений. Они определяют, какие действия с какими элементами CRM может выполнять сотрудник.
Выберите роль, которую хотите настроить, и нажмите кнопку редактирования.
Список элементов находится слева. Список возможных действий находится в верхней части. Права доступа к элементам находятся справа.
Проверьте, доступен ли этот параметр в вашем плане. Всю информацию о тарифах Битрикс24 вы можете найти на странице с ценами.
Чтобы настроить права доступа к документам, откройте любой элемент CRM и нажмите Документы > Добавить новый шаблон.
Нажмите кнопку с изображением шестеренки > Права доступа.
Добавьте пользователя/отдел/группу, для которых вы хотите настроить разрешения на доступ, нажав Добавить разрешение на доступ.
Нажмите "Добавить", чтобы добавить новую роль.
Укажите имя роли и настройте действия, доступные для этой роли.
Типы разрешений
- Пользователь может удалять и редактировать созданные им шаблоны документов. Шаблоны – Обновление – Личные и отделы – Пользователь может создавать новые шаблоны документов.
Администратор — это привилегированный пользователь, имеющий доступ ко всем параметрам на портале. Администратор должен иметь достаточную квалификацию и знания, чтобы нести ответственность за всю работу портала.
Несмотря на всю мощь, администратор не может читать разговоры в приватных чатах, включая групповые.
Как назначить администратора
Пользователь, зарегистрировавший портал Битрикс24, является главным администратором. Можно забрать права администратора у владельца портала или уволить его/ее, но полностью удалить администратора нельзя.
Чтобы добавить еще одного администратора, перейдите в профиль сотрудника и выберите параметр "Назначить права администратора" в меню "Действие".
Если вы хотите изменить первого администратора, прочитайте инструкцию в статье.
Сколько администраторов можно назначить
В зависимости от плана существует ограничение на количество пользователей с правами администратора. Данные ограничения применяются только к порталам, созданным позднее 08.08.2017.
Как переназначить администраторов
Если вы хотите изменить список администраторов без обновления плана, вам придется взять права у текущего администратора и передать их новому. На максимальном тарифе вы можете назначить столько администраторов, сколько захотите.
Что происходит при изменении плана
Если вы обновите свой портал до более высокого плана, вы сможете назначить новых администраторов обычным способом.
Если вы по какой-то причине решите перейти на более низкий тариф с меньшим количеством администраторов, то права будут иметь только те администраторы, которые были последними авторизованы в вашем Битрикс24. Когда вы решите вернуться к предыдущему плану, администраторов придется переназначить.
Для демо-версии количество администраторов равно 10 на время работы демо-режима. Через 15 дней только те, кто последний раз авторизовался в вашем Битрикс24, будут иметь права администратора. И их количество будет равно текущему плану.
Где я могу найти список администраторов
Список всех администраторов можно найти по фильтру.
Если в фильтре нет поля «Администратор», добавьте его вручную с помощью раздела «Добавить поле».
Режим администратора
Администратор Битрикс24 может видеть и управлять всеми группами и проектами в компании. Для этого вам необходимо активировать режим администратора на своей странице.
Возможность активировать и деактивировать режим администратора предназначена для вашего удобства, чтобы вы могли спокойно работать, не отвлекаясь на поток информации, поступающий из разных источников.
Обратите внимание, что когда вы добавляете получателей электронной почты в задачи или сообщения Ленты активности, эти получатели электронной почты не считаются пользователями аккаунта и не имеют доступа к вашему Битрикс24. Такие пользователи получают задачи и публикуют обновления по электронной почте и могут совместно работать над ними через веб-страницу сети Битрикс24, которая показывает только публикации или задачи, на которые был приглашен получатель электронной почты.
Администраторы аккаунта
Создатель учетной записи Битрикс24 по умолчанию получает административный доступ к учетной записи. Когда создатель учетной записи приглашает новых пользователей, он также может предоставить им административный уровень доступа (используйте опцию «пользователь имеет административный доступ к порталу» на странице профиля пользователя).
Чтобы получить доступ ко всей скрытой информации (например, ко всем задачам определенного пользователя), администратор учетной записи должен включить режим администратора на своей странице профиля. Нажмите маленькую стрелку рядом со знаком администратора > Режим администратора.
Чтобы выйти из режима администратора, вернитесь на страницу своего профиля и нажмите соответствующую кнопку:
Создатель аккаунта в Битрикс24 может быть (или не быть) назначен Главным руководителем компании (директором). Это можно изменить в любое время — просто перетащите текущего руководителя в другой отдел или раздел сотрудников:
Назначить другого пользователя супервизором:
Место высшего руководителя также можно оставить пустым, если тип вашей организации не включает роли руководителей.
Обратите внимание, что для некоторых настроек учетной записи может потребоваться доступ с правами администратора. Например, страница настроек учетной записи, OTP-авторизация, настройки времени и отчетов и т. д.
Доступ администратора к данным других пользователей учетной записи
Важно отметить, что, несмотря на то, что пользователи с правами администратора (в режиме администратора) могут получать доступ к записям, задачам и файлам других пользователей учетной записи, где им не было предоставлено разрешение на прямой доступ, все же есть некоторые области, которые остаются закрытыми для каждый пользователь аккаунта:
Читайте также: