Какие файлы не имеет смысла архивировать

Обновлено: 04.07.2024

Когда я рассказываю людям, чем зарабатываю на жизнь, некоторые считают, что дома я очень организованный человек. Это частично правда. Помимо моей работы в Калифорнийском гуманитарном институте, я также работаю каталогизатором в местном музее. Позже я стал архивариусом — какое-то время работал в сфере технологий, но когда в 2001 году лопнул пузырь, я вернулся в школу, чтобы изучать историю, и в конце концов работал в организации, занимающейся изучением и изучением Холокоста. Библиотекарь и архивариус открыли мне глаза на профессию. Затем я получил степень магистра библиотечных и информационных наук — идеальное сочетание моих интересов в области истории и технологий.

Мой опыт работы с библиотекарями, архивами и музейными работниками показывает, что в этой группе есть разные уровни организации. Некоторые из нас живут с грудами книг на полу, в то время как другие расставляют приправы в своем холодильнике по алфавиту. Я где-то посередине этого диапазона. Дома у меня есть очень организованные места, такие как книги, записи актов гражданского состояния, кухонные принадлежности. Другие в меньшей степени.

На данный момент я посмотрел три эпизода шоу Мари Кондо. Понятно, что ее подход очень нравится людям. Честно говоря, просмотр сериала заставил меня переоценить и реорганизовать некоторые углы и ящики в моем собственном доме. С точки зрения архивариуса я вижу как преимущества, так и недостатки ее подхода. Мне нравится ее способ разделить имущество на пять основных категорий: одежда, книги, бумаги, комоно (разное) и сувениры. Я думаю, что komono нужно разбить на более мелкие части, но общий подход — хорошее начало.

Правда в том, что я более организован на работе, чем дома, в основном потому, что моя работа сосредоточена на обеспечении того, чтобы материалы были хорошо задокументированы и доступны для исследования. На работе никто не сможет связать какие-либо материалы, которые я не каталогизирую. Это неправда дома. Тем не менее, нам все еще нужно иметь возможность находить и использовать предметы, которыми мы владеем. В общем, моя философия дома заключается в том, чтобы организовывать там, где это необходимо.

О записях: они не вызывают радости, но все равно их нужно хранить

Я думаю об организации с двух разных точек зрения: повседневная и долгосрочная коллекция или личный архив. Повседневная организация просто означает, что вещи в доме хранятся вне рабочего пространства. Беспорядок может вызвать стресс. Трудно думать о приготовлении еды с грязными столами, и может быть трудно оплачивать счета за столом, заваленным случайными бумагами.

Мантра Мари Кондо "искра радость" призывает людей навести порядок в доме, чтобы это не казалось рутиной. Сокращение имущества может привлечь внимание к предметам (одежда, фотографии, украшения), которые делают вас счастливыми. Однако это не работает для некоторых категорий товаров. Вызывают ли радость мои налоговые декларации трехлетней давности? Конечно нет, но их все равно нужно хранить. Я бы добавил ось «Полезно ли это?» Может быть, моя рисоварка не вызывает радости, но она очень полезна.

Повседневная организация включает работу с документами, юридическими документами и записями. Запись — это любое свидетельство какой-либо сделки, которая может нести какое-либо юридическое обязательство: договоры аренды, документы, налоговые декларации, счета-фактуры, свидетельства о рождении, финансовые отчеты. Эти документы должны храниться в надежном месте в течение определенного периода времени. Не все требует постоянного хранения, и эта статья Consumer Reports дает хорошую основу для определения того, как долго и как хранить личные записи.

Сохранение информации для создания личного архива

Создание личного архива отличается от ведения ежедневных записей. В некотором смысле речь идет о формировании истории вашей жизни для людей в будущем. Это может включать записи, но записи не рассказывают всю историю. Например, личная переписка, как и письмо, не обязательно является записью, но может дать реальную информацию о писателе. Фотографии могут быть отчетами — документированием результатов кражи или нового дома — но также и предоставлять подробности о жизни человека. Записи показывают юридические аспекты жизни человека, но другие документы дают более полное представление.

Решая, что сохранить, а что выбросить из личного архива, подумайте о сохранении только тех документов, которые рассказывают историю вашей жизни. Набор фотографий, хотя бы минимально маркированных (например, «Семейный отдых 2010» с именами участников) может многое сказать о том, как человек жил и взаимодействовал с окружающими. Квитанция или фотография чего-то важного для вас, например, фамильной банки из-под печенья, имеет большее значение, чем квитанция за ремонт автомобиля в 2005 году.

Больше прогресса, меньше процессов

Глядя на большую недифференцированную массу документов, мысль о работе с каждым отдельным листом бумаги, фотографией, электронной почтой и цифровым файлом может быть пугающей.Вместо этого архивариусы, которые часто получают несколько, десятки или даже сотни коробок с материалами, следуют философии «Больше прогресса, меньше процессов» (MPLP). Марк А. Грин и Деннис Мейснер разработали эту идею, чтобы исправить отставание в некоторых архивах из-за существующих методов обработки. Раньше архивисты каталогизировали каждый отдельный документ. В большинстве случаев специалисты MPLP отказываются от каталогизации на уровне элементов, где это возможно, в пользу описания коллекций на минимальном уровне, необходимом для доступа: общее описание коллекции, расположение по сериям, описания на уровне папок и серий, а также минимальное сохранение. необходимо.

Эта философия полезна при создании личного архива. Вместо того, чтобы рассматривать каждый элемент и принимать решение на этом уровне, постарайтесь сгруппировать вещи по категориям, которые имеют для вас смысл (например, юридические документы, переписка, фотографии, личные документы других людей или, может быть, в хронологическом порядке). Скорее всего, некоторые предметы уже рассортированы по папкам, разделам на полке или коробке. Не просматривайте каждую папку или альбом фотографий — просто поместите их в раздел фотографий. После того, как вы создадите эти большие категории, вы сможете просмотреть и организовать их на более детальном уровне. Это чем-то похоже на метод КонМари. Более подробную информацию об этом процессе можно найти в этих статьях из Библиотеки Конгресса и Смитсоновского института.

Помните: лучшее — враг хорошего. Вам не нужно все идеально организовывать, чтобы сделать его полезным в качестве личного архива. Люди оценят даже минимальный уровень организации и контекста ваших документов.

Но как хранить все эти предметы? В одном из эпизодов шоу Netflix я наблюдал, как пара помещала свои фотографии в фотоальбом с клейкими страницами. Мари Кондо, кажется, не говорила им использовать это, но я ахнула, когда увидела это. Клей не подходит для постоянного хранения фотографий, так как со временем может их повредить.

Чтобы обеспечить безопасность ваших материалов в долгосрочной перспективе, вот несколько общих советов по хранению бумаги и документов:

Я предпочитаю хранить важные документы в бескислотных папках, но можно использовать и обычные папки.
Избегайте длительного хранения документов в подвесных папках, так как они являются кислотными и в конечном итоге могут повредить бумагу при контакте с ними.
Для фотографий приобретите архивный фотоальбом либо с бескислотными страницами, либо с пластиковыми карманами (или с тем и другим), либо с архивными коробками и обложками, специально предназначенными для фотографий.

Некоторые виды бумаги более уязвимы к повреждениям с течением времени: газетная бумага и плотная бумага со временем становятся ломкими и обесцвечиваются, а термобумага для факсов выцветает и становится нечитаемой. Пока все под контролем, бумага на самом деле является прекрасным способом хранения информации. Для чтения не требуется никаких аппаратных средств (дисковод) или программного обеспечения (обработка текстов), вы можете уронить его на землю и продолжать использовать, и в целом он может выдержать намокание. Paper не требует каких-либо обновлений, и вы по-прежнему можете читать документы 1980-х годов, в отличие от файлов WordStar и PageMaker 1.2 той эпохи.

Оцифровывать или не оцифровывать

Однако, если объем бумаги огромен, один из способов уменьшить или сохранить доступ к документам – отсканировать их. Отсканированные документы, если они точно воспроизводят оригинал и хранятся в неперезаписываемом и нестираемом формате, таком как диск только для чтения, допустимы в юридических условиях. Сканировать материалы и выбрасывать оригиналы безопасно, если сканы хранятся в безопасности.

Не выбрасывайте бумажные копии важных документов (свидетельства о рождении, акты и т. д.). В этом случае сканирование будет скорее резервным. Например, паспортный стол США не примет скан свидетельства о рождении.

После того как документы отсканированы, их следует систематизировать в разумную систему. Используйте систему именования файлов, описывающую документ: «RentalAgreement_2015», а не «scan1188348». Поместите файлы в папки, которые придают некоторую структуру всей коллекции, например. «Налоги», «Медицина» и «Домашнее хозяйство».

Отсканированные документы уязвимы для всех опасностей любого компьютерного файла. Это относится как к отсканированным, так и к цифровым фотографиям. Устаревание формата файлов — когда определенные компьютерные программы устаревают — о чем я упоминал выше, — это серьезная проблема с архивами. Кроме того, единицы и нули, составляющие все файлы на базовом уровне, могут иногда меняться с одного на другой (это называется «битрот»), делая файл частично или полностью нечитаемым. Пароли к зашифрованным файлам могут быть утеряны, в результате чего файлы станут неразборчивыми (буквально).

Хорошо иметь резервные копии всех файлов. Здесь применяется архивный принцип LOCKSS, или «Много копий хранит вещи в безопасности».LOCKSS предусматривает, что в случае сбоя одного цифрового файла вполне вероятно, что другая копия, хранящаяся в другом месте, все еще будет читаема и сможет заменить поврежденную. Сохраняйте не менее двух экземпляров. Лучше три или четыре. Внешние жесткие диски, DVD-диски и облако — все это варианты, но не рекомендуется хранить все в облаке — лучше иметь хотя бы одну копию файла на принадлежащем вам носителе.

Как сделать ваш архив доступным для тех, кто придет позже

В организациях памяти, в которых я работал, мы получили много пожертвований от людей, которые либо жертвуют свои собственные материалы, либо являются наследниками, пытающимися решить, что делать с унаследованной коллекцией. Иногда это фотографии, документы по истории карьеры или редкие книги. Если вы жертвуете свои собственные материалы, некоторые быстрые поиски в Интернете могут указать вам направление подходящего учреждения. Для жителей Калифорнии или коллекций штата в Онлайн-архиве Калифорнии перечислены коллекции в большинстве учреждений памяти в штате и могут быть даны рекомендации для тех, кто может быть заинтересован в пожертвованиях.

Если вы когда-нибудь захотите пожертвовать свои документы или материалы какому-либо учреждению, работающие там люди оценят более организованный набор файлов и смогут быстрее сделать их общедоступными. Есть отличное видео от двух архивариусов о том, как они обрабатывают новые коллекции, от хорошо организованных до тех, что прибывают в мусорных баках и пакетах. Это дает представление о том, как идет архивная работа, если вы думаете о пожертвовании.

Не все можно сохранить в учреждении. Подавляющее большинство личных архивов в конечном итоге переходят к наследникам человека, которые также оценят тщательно подобранную и организованную коллекцию.

Организованная и хорошо задокументированная жизнь требует некоторого обслуживания. Предметы повседневного обихода должны быть доступны. Беспорядок должен быть сведен к минимуму. Бумажные документы следует периодически просматривать, сканировать, систематизировать и/или выбрасывать при необходимости. Личный архив должен регулярно поддерживаться. После того, как первоначальные шаги предприняты, техническое обслуживание занимает очень мало времени, может быть, часть дня или два каждые несколько месяцев. Метод КонМари — отличное начало, и он может придать некоторую структуру проекту организованного дома на всю жизнь.

Экспертиза членов совета Forbes, работающая по лицензии. Высказанные мнения принадлежат автору.

Согласно опросу ИТ-специалистов, проведенному Red Hat Storage в июне 2016 г., 68 % руководителей ИТ-отделов заявили, что в их организациях закончатся средства, выделяемые на хранение данных . Архивирование данных может высвободить дорогостоящее пространство на вашем уровне производительности и хранения. Несмотря на это, многие предприятия борются с инерцией архивирования при оценке того, какие данные следует архивировать.

В некоторых случаях архивирование данных воспринимается ими как нечто приятное, а не как обязательное решение. Но во многих случаях они не архивируют данные, потому что опасаются, что они заархивируют данные, которые следует оставить в основном хранилище.

Боясь, что они примут неправильное решение, или даже не зная, какие данные на предприятии можно заархивировать, они ничего не делают. Тем не менее потенциальные выгоды от архивирования данных делают его полезным упражнением.

Чтобы определить, имеет ли смысл архивировать определенный набор данных, задайте себе следующие пять вопросов:

Сколько данных вы храните?

Огромный рост неструктурированных данных усложняет хранение данных. Но влияние на конкретные предприятия сильно различается. Это сводится к простому анализу затрат и результатов. Архивирование данных может не сэкономить некоторым организациям достаточно денег, чтобы оправдать затраты, потому что они не производят достаточно данных.

Американская многонациональная компания, с которой мы работаем, хранит около 40 петабайт данных в первичном хранилище (один петабайт равен 1 миллиону гигабайт), половина из которых может быть заархивирована. Архивирование этих данных имеет экономический смысл для этой фирмы, поскольку предполагаемая экономия средств намного превышает заработную плату людей, которым поручено управление этими данными.

На другом предприятии цифры могут быть обратными, что делает архивирование низким приоритетом и неэффективным использованием ограниченного ИТ-бюджета.

Зависит ли приложение от данных?

Взлом приложения может стать ужасным, нехорошим, очень плохим днем. Прежде чем архивировать данные, убедитесь, что ваше приложение может работать без старой или редко используемой информации.

Существует множество платформ приложений, поддерживающих активное архивирование или холодное хранение. К ним относятся приложения для управления журналами и аналитические платформы, такие как Hadoop. Но перед архивированием данных убедитесь, что ваше приложение попадает в эту категорию. Напротив, большинство приложений реляционных баз данных не поддерживают активное архивирование и восстановление данных.

Большие возможности архивации? Неструктурированные файловые данные, которые включают изображения, аудио, видео и даже многомерные модели (часто генерируемые машиной).Как правило, при доступе к файлам приложению требуются только неструктурированные данные. Если нет, то он нормально работает без данных в основном хранилище.

Технологический совет Forbes – это сообщество, в которое входят только приглашенные ИТ-директора, технические директора и руководители технологических компаний. Соответствую ли я требованиям?

Как часто люди извлекают эти данные?

В недавнем CrowdChat старший технолог в области медико-биологических наук рассказал, что 98% данных, с которыми он имеет дело, никогда не изменяются после их создания. Если у вас есть такие данные, их лучше всего архивировать, и вы сможете сэкономить много денег на основном хранилище.

Когда-то архивирование считалось приятным, но ненужным. Теперь экономия средств за счет архивирования данных, к которым редко обращаются, делает необходимым получение этих данных из дорогостоящего основного хранилища.

Дешевле ли восстановить данные?

Бизнес-пользователям имеет смысл регенерировать данные, а не архивировать их, если затраты на это меньше, чем расходы на архивирование. При рассмотрении затрат не забывайте о альтернативных издержках. Помимо затрат на заработную плату за воссоздание данных (время, затрачиваемое на повторный запуск лабораторного эксперимента, повторную визуализацию анимации или другие необходимые действия), также подумайте о том, что эти сотрудники могли бы проектировать, открывать или создавать вместо воссоздания данных.

Во многих научных лабораториях, как корпоративных, так и университетских, выполнение вычислений может потребовать длительного ожидания кластера графического процессора (ГП). Компании могут платить старшим ученым-исследователям до 180 000 долларов в год. Их время ценно. Заставлять их ждать, чтобы воссоздать работу, — не лучший вариант. В этом случае лучше всего архивировать данные, чтобы ученые могли получить к ним доступ позже.

Какую роль в архивировании играют бизнес-пользователи?

Согласно исследованию Enterprise Strategy Group, 63 % опрошенных организаций сообщили, что корпоративные данные растут на 20 % в год, а ИТ-бюджеты увеличиваются всего на 4 %. В результате многие ИТ-отделы по понятным причинам хотят больше сотрудничать с бизнес-пользователями. Конечные пользователи находятся ближе всего к данным и лучше знают, какие данные можно архивировать, а какие следует оставить в основном хранилище.

Другими словами, возможно, имеет смысл позволить бизнес-пользователям решать, какие данные архивировать. Если это так, убедитесь, что ваше решение для архивирования легко использовать для сотрудников, не являющихся ИТ-специалистами, и позволяет ИТ-специалистам устанавливать права доступа к файлам. Или вы можете установить политики, определяющие, какие данные архивируются, а какие остаются на вашем уровне производительности.

Какой бы путь вы ни выбрали, необходимо учитывать влияние архивирования на бизнес-пользователей. При использовании традиционных методов хранения основная производительность может снижаться при архивировании данных. Кроме того, рассмотрите возможность резервного копирования данных в сочетании с архивированием. Даже если они остаются разными в вашей организации, они должны как минимум знать друг о друге.

Я надеюсь, что эти вопросы облегчат вам выбор данных для архивирования. Есть несколько важных соображений для взвешивания. Не позволяйте инерции архивирования помешать потенциальной экономии средств и времени, которую можно получить за счет архивирования большего количества ваших данных.

Нет ничего более неприятного, чем невозможность вспомнить, как вы назвали файл или для чего использовался тот или иной жесткий диск. Не говоря уже о том, что такое ненужное отвлечение может действительно прервать ваш рабочий процесс. Итак, каково решение? Система архивации данных и именования файлов, которая вас никогда не подведет.

Являетесь ли вы творческим специалистом, учителем или просто храните невероятное количество семейных фотографий, придерживаться упорядоченной системы именования файлов — это самое важное, что вы можете сделать для защиты, хранения и систематизации своих файлов.< /p>

Если вы постоянно теряете файлы и тратите время на просмотр бесчисленных папок на своем компьютере, возможно, вам стоит использовать новую систему именования файлов. К счастью, профессиональный фотограф, режиссер и создатель ProStorage Майкл Грекко хочет поделиться с вами своей революционной системой именования файлов. Ниже приведен краткий обзор его системы архивирования личных данных, а также некоторые вещи, которые вы можете начать делать уже сегодня, чтобы навести порядок.

Советы по архивированию данных для файлов

Использовать метаданные

Файлы из Microsoft Word, Microsoft Excel и Photoshop позволяют добавлять в каждый файл дополнительную информацию, чтобы помочь вам определить, для чего он использовался. Эта дополнительная информация называется метаданными. Метаданные обычно включают в себя такие вещи, как дата и время создания файла, кто его создал и так далее. Хотя обновление метаданных для каждого из ваших файлов полезно, это не принесет вам никакой пользы, если вы не можете найти файл в первую очередь. Что подводит нас к следующему пункту…

Используйте систематические имена файлов для легкого поиска файлов

Следовать систематической системе именования файлов на самом деле не очень сложно, и как только вы привыкнете к ней, вы не сможете работать без нее. Майкл Грекко предлагает включать четыре основных элемента информации в имена файлов:

Дата файла. Огромной частью архивирования данных является отслеживание времени создания каждого файла. Самый простой способ назвать файлы в следующем формате: ГГГГММДД. Этот формат не только логичен, но и позволяет хранить ваши файлы в хронологическом порядке.

Имя файла. Хотя этот шаг может быть очевидным, выбор подходящего и описательного имени для каждого файла жизненно важен, чтобы оставаться организованным. Например, если вы фотограф-портретист, имеет смысл использовать имена ваших клиентов в качестве имен файлов. Итак, после вашей фотосессии с Джоном Доу 9 июня вы назвали его папку с изображениями: 20160609_John_Doe.

Также важно отметить, что система именования файлов, которую вы используете для архивирования собственных данных, может отличаться. Если вы учитель, ваша система именования файлов может основываться на планах уроков. Или, если вы представляете розничную сеть, ваши файлы могут быть названы по географическому местоположению каждого магазина. Выберите подходящую систему именования предметов, которую вам будет легче запомнить и которой будет легче перемещаться по ней.

Инициалы создателя. Если у вас есть несколько человек, которые вносят свой вклад в одни и те же папки, простой способ определить, кто создал какой файл, — включить инициалы создателя в конце имени файла. Например, фотограф Майкл Грекко добавляет "MGP" (Michael Grecco Photography) в конце каждого имени файла, чтобы показать, что он его создал.

Цифры, назначенные камере. Если ваш цифровой архив в основном состоит из фотографий или видео, вы можете рассмотреть возможность добавления уникальных цифр камеры в конец каждого имени файла. Эти номера автоматически присваиваются файлам камерой, которая использовалась для их создания.

Советы по архивированию данных для жестких дисков

Если вы используете несколько разных жестких дисков, вам нужно разработать систему архивации данных, чтобы можно было точно определить, какая информация хранится на каждом жестком диске. Вот несколько советов от Майкла Грекко, которые помогут лучше организовать ваши поездки.

Назовите каждый жесткий диск соответствующим образом

Этот шаг довольно прост: вы просто хотите назвать каждый жесткий диск на основе содержащейся на нем информации. Поэтому, если вы используете диск для хранения всех фотографий с семейного отдыха, вы можете назвать диск «Семейные каникулы». Или, если вы учитель и используете жесткий диск для хранения всех своих записей об учениках, вы можете назвать этот диск «Записи учащихся».

Пронумеровать каждый жесткий диск

Профессионалы в области СМИ, которые хранят большие объемы файлов (например, фотографы), могут довольно часто заполнять весь жесткий диск файлами изображений. В этом случае лучше пронумеровать жесткие диски, чтобы их можно было упорядочить в хронологическом порядке.

Использование писем для резервного копирования

Многие специалисты создают несколько копий одних и тех же файлов, чтобы не потерять данные. Если вы решите сделать это (что мы настоятельно рекомендуем), используйте буквы в системе именования вашего жесткого диска, чтобы различать копии. Например, если ваш основной жесткий диск называется «StudentRecords_01», ваш резервный диск может называться «StudentRecords_01A».

Дополнительные советы по архивированию данных:

Используйте символы подчеркивания вместо пробелов, косых черт, знаков решетки и звездочек. Символы подчеркивания могут быть прочитаны 98% всех используемых сегодня компьютеров. Используйте их для облегчения чтения и идентификации файлов.

Будьте последовательны. Как и в случае с любой системой архивирования данных, ключевым фактором является согласованность. Если вы обычно используете одну и ту же систему именования файлов, вы скоро обнаружите, что поиск и систематизация ваших данных больше не проблема, а очень просто.

Сохранение файлов RAW. Фотографы, в частности, должны всегда сохранять файлы RAW на случай, если к ним понадобится доступ позже. Файлы также должны быть преобразованы в формат Adobe DNG (цифровой негативный формат). DNG — это универсальный формат, который, по словам Adobe, будет поддерживаться всегда, и преобразование ваших файлов в этот формат гарантирует, что в будущем у вас не будет нечитаемых файлов.

Сделайте скриншоты того, что находится на каждом жестком диске. Это поможет вам идентифицировать материал на диске позже в будущем. Вы можете хранить эти скриншоты в одной папке на рабочем столе вашего компьютера для быстрого доступа.

Соблюдение рекомендаций, перечисленных выше, поможет любому быстро и эффективно управлять большим количеством цифровых файлов. Для более подробного объяснения системы архивирования данных и именования файлов Майкла Грекко посмотрите видео ниже.

Ландшафт для видеоформата в лучшем случае незрелый. Это создает сложную и нерешенную проблему для архивного хранения видео. К сожалению, любой выбор, который вы сделаете сейчас, придется пересмотреть в какой-то момент в будущем, если вы хотите, чтобы видео оставалось доступным. Это особенно проблематично, если вы используете множество различных кодеков.

Введение

Из-за больших размеров файлов и использования множества кодеков архивирование видео является сложной задачей. Зависимость от конкретных кодеков может привести к тому, что отснятый материал станет недоступным. Кроме того, файлы проектов имеют неотъемлемый риск устаревания, поскольку программное обеспечение нелинейного монтажа и форматы, которые оно понимает, постоянно меняются.

Большинство пользователей предпочитают архивировать свои исходные носители с камеры, а также цифровые мастер-файлы завершенных программ после редактирования. рекомендует заархивировать как исходный материал, так и несколько автономных видеофайлов завершенного проекта. Также рекомендуется хранить копии файла проекта, содержащего набор инструкций по сборке исходных файлов.

При работе с клиентами решение об архивировании часто сводится к стоимости. Некоторые клиенты готовы платить за архивы, а другие нет. Кроме того, многие клиенты предполагают, что производственная компания все заархивировала, поэтому обязательно уточняйте предположения. Использование долговременных форматов носителей, таких как ленты LTO и оптические носители, упростило этот процесс, но по-прежнему не является ни простым, ни дешевым.

Создайте цифровой мастер готовой продукции

После завершения проекта вы часто создаете несколько цифровых файлов для доставки. Обычно эти файлы сильно сжаты, поскольку предназначены для воспроизведения на портативных мультимедийных устройствах или в Интернете. Хотя вы, вероятно, захотите заархивировать эти файлы, вы также захотите сохранить цифровой мастер-файл с наименьшим возможным сжатием.

Фильм QuickTime, использующий схему с низкой степенью сжатия, является хорошим выбором формата для вашего цифрового мастер-файла. Популярные кодеки включают Apple ProRes 422 (HQ), Avid DNXHD, Cineform или Animation. Эти файлы могут быть очень большими, но они обеспечивают высококачественный цифровой файл, который можно использовать для создания дополнительных цифровых производных.

Архивирование мастера на ленту

Люди, которые создают видео или заказывают видео, часто выполняют рендеринг и архивируют мастер-копию продукта на какую-либо ленту. Это часто делается, даже если на разных жестких дисках или других носителях может быть несколько копий цифровых файлов. Готовая мастер-копия, записанная на ленту, представляет собой резервную версию, которая не подвержена тем же неопределенностям кодека, что и другие цифровые копии.

Если у вас нет системы, способной создавать цифровую ленту, вы можете отправить мастер-цифровую копию в производственную компанию и передать этот процесс субподрядчику. Вы также можете записать файл на диск Blu-ray, чтобы создать высококачественную версию, которая не так сильно зависит от установленных кодеков.

Исходные файлы камеры

Помимо готовой мастер-версии обычно рекомендуется заархивировать исходные файлы камеры. При создании таких архивов необходимо учитывать несколько ключевых моментов.

Файлы проекта

Файл проекта, созданный вашим программным обеспечением для нелинейного редактирования, действительно является интеллектуальной собственностью. Если вам когда-нибудь понадобится внести изменения в видео после создания цифрового мастер-файла, вероятно, проще всего будет сделать это из исходного файла проекта. Конечно, это так только в том случае, если файл проекта можно открыть, а все файлы клипов можно легко снова прикрепить. Вы должны позаботиться о том, чтобы файл проекта был заархивирован в нескольких местах и на нескольких типах носителей.

В конце проекта также рекомендуется экспортировать дополнительные версии файла проекта. Со временем производители часто меняют форматы файлов своих проектов. Некоторые даже полностью отказываются от поддержки (например, Apple сделала это при первоначальном переходе с Final Cut Pro 7 на версию X). Большинство инструментов редактирования могут экспортировать файлы EDL (список решений для редактирования) и XML (расширяемый язык разметки). Рекомендуется хранить копии каждого проекта вместе с заархивированным проектом.

Проверьте восстановление архива проекта

По мере того, как вы придумываете способы архивации проекта и связанных с ним медиафайлов, важно дважды проверить возможность восстановления проекта позднее. Файлы проекта предполагают, что исходный носитель находится в определенном месте, и их способность сбрасывать эти соединения на новые местоположения зависит от приложения. В некоторых случаях это будет почти автоматически, а в других может быть даже невозможно.

Прежде чем заархивировать большое количество проектов и медиафайлов, вам нужно провести тест. Сохраните тестовый проект в предложенном месте архива, а затем выполните шаги, чтобы открыть его снова. В идеале этот тест восстановления должен проводиться на другом компьютере или с проектом, расположенным на другом диске, отличном от исходного.

Удаление неиспользуемых медиафайлов из файла проекта

Когда вы архивируете завершенный проект и связанные с ним носители, у вас почти наверняка будет куча материалов, которые не использовались в готовом продукте. Сюда может входить множество неиспользуемых исходных материалов, а также временные файлы рендеринга.В некоторых случаях имеет смысл включить все это в заархивированный проект, а в некоторых случаях может потребоваться удалить некоторые файлы для экономии места.

Здесь необходимо сбалансировать ряд факторов. К ним относятся общий объем данных, ценность проекта, предполагаемая потребность в изменении цели проекта или видеоряда, необходимость повторного посещения проекта и многое другое.

Для важного проекта, который занимает всего пару сотен гигабайт, вероятно, имеет смысл архивировать все. Если у проекта ограниченная аудитория и много перекодированного материала, возможно, имеет смысл обрезать неиспользуемый перекодированный материал при отправке проекта в архив.

В конце концов вам придется принять решение о том, что сократить, исходя из вашей собственной оценки проекта в контексте затрат на архивирование.

Импортированные/перекодированные файлы

Если ваша система редактирования перекодирует или преобразует файлы в новый формат, важно также создать резервную копию этого носителя. Инструменты редактирования, такие как Final Cut Pro X, имеют сложную структуру событий и проектов, которая должна полностью сохраняться со всеми медиафайлами в одном и том же месте. Другие инструменты обладают большей гибкостью, но проще всего открывать и редактировать проект, полностью заархивировав его.

Проект редактирования видео может также содержать такие элементы, как музыка или графика. Они также должны быть зарезервированы как часть проекта. Большинство инструментов нелинейного редактирования предлагают возможность менеджера проекта. Эти функции могут удалять или обрезать неиспользуемые кадры, а также объединять промежуточные файлы, такие как рендеры и кэши. Они также могут выбрать определенный диск или каталог для резервного копирования.

Устаревание формата

Основной проблемой в отношении сохранения цифровых видеофайлов является долговременная читаемость форматов файлов. Это особенно верно, поскольку на рынке видеомонтажа так много конкурирующих форматов и кодеков.

Огромное количество сжатых и необработанных форматов приводит к множеству потенциальных проблем. Мы наблюдаем быструю эволюцию видеокодеков, а также форматов захвата изображения с камеры. Даже если существуют рабочие процессы для восстановления устаревших форматов, это часто означает повторное сжатие или повторную обработку ресурсов, что может привести к потере качества.

Сохранение устаревшей системы

Ладно, нам не хочется даже поднимать этот вопрос, но для некоторых людей это может быть необходимо. В некоторых случаях может оказаться необходимым фактически сохранить устаревшее программное обеспечение или даже старый компьютер, чтобы сохранить доступ к файлам проекта. Если вы вносите большие изменения в компьютерную платформу или программное обеспечение нелинейного монтажа, ваши старые проекты могут быть полностью заблокированы для новой системы. Для проектов с долгосрочной ценностью это может стать настоящей проблемой.

Самая большая проблема здесь заключается в том, что старая компьютерная система может в какой-то момент перестать работать, и вы можете этого не заметить, пока она вам не понадобится.

Существует множество проблем, из-за которых старый компьютер, лежащий в хранилище, может выйти из строя.

Многие возможности программного обеспечения часто зависят от операционной системы. При обновлении ОС программное обеспечение может перестать работать.

Любой видеоархив, основанный на устаревшем программном или аппаратном обеспечении, сопряжен с высоким риском невидимого сбоя.

Если у вас есть свободное время дома и вам нужен продуктивный проект, рассмотрите возможность создания цифрового архива ваших личных документов.

Отправить историю любому другу

Как подписчик, у вас есть 10 подарочных статей каждый месяц. Любой может прочитать то, чем вы делитесь.

Отдать эту статью

Сканирование копий документов, забитых вашими домашними файлами, дает вам цифровой архив, который можно использовать для справки и резервного копирования. Кредит. Дж. Д. Бирсдорфер

Хотя на этой неделе Всемирный день резервного копирования обычно отмечают производители жестких дисков и сервисы хранения данных, он призван напомнить людям о необходимости резервного копирования своих компьютеров. Но даже если вы уже создаете резервные копии своих цифровых файлов, есть ли у вас план резервного копирования ваших уникальных документов и фотографий, которые у вас есть только на бумаге, таких как свидетельства о рождении, свидетельства о браке и документы об увольнении из армии?

Сканирование копий ваших личных документов создает цифровой архив, который также можно использовать в качестве резервной копии, особенно если ваши файлы защищены паролем и хранятся в безопасном месте. И даже если у вас нет сканера документов, вы можете создать свой личный архив с помощью смартфона, нескольких приложений и немного времени. Вот руководство по началу работы.

Шаг 1. Наведите порядок

Соберите все документы, которые вы хотите оцифровать. В дополнение к жизненно важным записям подумайте о других документах, которые вы сохранили за эти годы и которыми, возможно, захотите поделиться, например, старые письма, сертификаты, дипломы, газетные вырезки, семейные фотографии и другие сентиментальные сувениры, спрятанные в альбомах или коробках. (Имейте в виду, что хотя электронные копии некоторых документов могут не подходить для официального использования, вы можете использовать их сами для быстрого ознакомления.)

Оцифровка документов по своей сути не является увлекательной задачей, но она может выполняться быстрее, если у вас есть стопка документов, готовых к сканированию. Кредит. Дж. Д. Бирсдорфер

Сканирование большой стопки документов повторяется, но оно выполняется быстрее, если стопка организована и вы работаете в чистом, хорошо освещенном месте. Включите свой любимый плейлист или подкаст во время сканирования, но не держите поблизости открытые напитки, которые могут пролиться на ваши бумаги.

Шаг 2. Используйте сканер (если он у вас есть)

Есть ли у вас принтер, который продается как «многофункциональное» устройство, но вы никогда не использовали его только для печати? Откопайте руководство, потому что ваше устройство, вероятно, также может сканировать и фотокопировать. Возможно, вам потребуется установить утилиту или найти функцию сканирования в системных настройках вашего компьютера.

Если у вас многофункциональный принтер со сканером, откройте панель управления принтера или служебное приложение, чтобы перейти к программному обеспечению для сканирования, где вы можете выбрать разрешение сканирования и место хранения. Кредит. Нью-Йорк Таймс

После настройки откройте крышку сканера в верхней части принтера и поместите исходный документ или фотографию на стекло лицевой стороной вниз. Закройте крышку и выберите параметр «Сканировать» на экране принтера или компьютера, чтобы создать цифровой файл.

Шаг 3. Сканирование с помощью мобильного приложения

Если у вас нет сканера, его может заполнить ваш смартфон. Просто зайдите в магазин приложений и загрузите мобильное приложение для сканирования. Эти приложения используют камеру вашего телефона для захвата изображения страницы. Это изображение сохраняется в виде файла PDF или JPG на вашем телефоне или в онлайн-хранилище. Обязательно сначала ознакомьтесь с политикой конфиденциальности приложения, чтобы знать, где ваши данные хранятся и управляются компанией.

Помимо сканирования документов стандартного размера, приложение Adobe Scan работает с негабаритными объектами, такими как сертификаты и дипломы. Кредит. Нью-Йорк Таймс

Wirecutter, сайт обзора продуктов, принадлежащий The New York Times, рекомендует несколько приложений для сканирования для устройств Android и iOS, включая Adobe Scan, для которого требуется бесплатная учетная запись Adobe Document Cloud. Dropbox и Evernote также предлагают функции сканирования в своих приложениях. Для документов, удостоверяющих личность, приложение, которое хранит ваши файлы на телефоне (например, Piksoft TurboScan Pro за 5 долларов для Android и iOS), может обеспечить больше спокойствия.

Шаг 4. Отсканируйте старые фотографии с помощью телефона

Некоторые приложения для сканирования документов также могут делать фотографии, что удобно, если вы пытаетесь копировать старые отпечатки, прочно застрявшие в древних альбомах. Или вы можете просто сфотографировать фотографию с помощью камеры телефона и использовать инструменты для редактирования фотографий, чтобы улучшить изображение.

Такие приложения, как PhotoScan от Google Фото, захватывают и улучшают изображение с помощью искусственного интеллекта, но вы можете внести дополнительные улучшения в программу для редактирования фотографий. Кредит. Дж. Д. Бирсдорфер

Для выцветших старых отпечатков может помочь приложение, использующее искусственный интеллект для захвата, очистки и исправления цвета. PhotoScan от Google Photos, бесплатный для Android и iOS, является одним из вариантов. Аналогично названный Photo Scan от Photomyne для Android и iOS также использует алгоритмы для улучшения фотографий и имеет ограниченную бесплатную версию; полная версия стоит 10 долларов США в месяц за более высокое качество изображения и другие функции.

Шаг 5. Защитите и надежно сохраните свои файлы

Похитители личных данных всегда охотятся за личной информацией, поэтому защита ваших файлов паролем повышает уровень безопасности. Большинство компьютерных операционных систем включают инструменты для блокировки папок, а также коммерческие программы шифрования. Программы для редактирования PDF, такие как Adobe Acrobat DC, также включают функцию пароля.

Если у вас нет сторонней программы шифрования для защиты ваших личных файлов от посторонних глаз, есть и другие способы. Например, пользователи Mac могут сохранить папку в виде зашифрованного образа диска с помощью программы Disk Utility. Кредит. Нью-Йорк Таймс

Если вы хотите хранить документы в Интернете с помощью Dropbox или аналогичной службы, зашифруйте их перед загрузкой. Вы также можете хранить свои файлы на зашифрованном флэш-накопителе в безопасном месте. В Wirecutter есть руководство по блокировке вашего оборудования, в том числе по шифрованию жесткого диска компьютера.

Надеюсь, вам никогда не придется вызывать свой цифровой архив в каких-либо серьезных ситуациях. Но планируя заранее, когда у вас есть роскошь времени, вы можете быть уверены, что копии ваших документов всегда будут под рукой, когда они вам понадобятся.

Читайте также: