Как загрузить файл в форму Google

Обновлено: 21.11.2024

Один из самых популярных инструментов Google, Google Forms, пригодится при создании и анализе опросов. Недавние обновления добавили еще больше замечательных функций к уже отличному сервису. Независимо от того, являетесь ли вы рекрутером, которому нужны резюме от соискателей, или репетитором, которому нужно собирать домашние задания от своих учеников, теперь вы можете разрешить другим загружать файлы прямо из вашей формы Google.

Добавление кнопки загрузки файла в форму Google

Добавление кнопки загрузки файла имеет большое значение, когда речь идет о формах.

Загрузка нескольких файлов из Google Forms

Как и в большинстве интернет-сервисов, позволяющих загружать файлы, вы не можете загружать сразу всю папку. Отдельные файлы должны добавляться в Google Forms отдельно.

Например, если ваша форма используется соискателями, вы создадите ее таким образом, чтобы их резюме загружались отдельно от сопроводительных писем.

Точно так же, если вам нужно, чтобы они предоставили свое резюме, фотографию и отсканированное удостоверение личности, в вашей форме Google будет три кнопки загрузки — по одной для каждого запрашиваемого документа.

Хранение файлов и параметры владения

Все файлы, загруженные из ваших форм Google, аккуратно и удобно хранятся на вашем Google Диске.

Каждый заголовок вопроса/раздела в форме используется в качестве названия новой папки. Загруженные элементы, соответствующие определенному разделу, сохраняются в соответствующей папке, поэтому процесс относительно автоматизирован и не требует какой-либо ручной организации.

Если вам когда-либо понадобится посетить определенную папку в Google Формах и получить файл, перейдите в «Панель инструментов» и выберите вкладку «Ответы». Оказавшись там, нажмите кнопку "Просмотр папки", расположенную в нижней правой части окна.

Если вы решите связать любую из своих форм с Google Таблицами, вы сможете отслеживать все загруженные файлы на вкладке "Ответы" данной электронной таблицы. Кроме того, каждый файл содержит прямую ссылку для более легкого доступа.

Респонденты, напрямую загружающие файлы со своего Google Диска, автоматически создают копию исходного файла. После загрузки файла вы (владелец формы) также становитесь владельцем копии. Однако исходный файл — если он не установлен как общедоступный — будет виден только его владельцу.

Добавляющие файлы отслеживают все эти действия на боковой панели Google Диска.

Экспорт форм с поддержкой загрузки с помощью Form Publisher

Form Publisher – это популярное дополнение к Google Forms, которое автоматически превращает заполненные формы в документы Google для удобного обмена и просмотра. Вместо того, чтобы открывать каждое приложение с панели управления и искать связанные файлы в папках на Диске, вы можете автоматически преобразовать их в аккуратно структурированные PDF-файлы для быстрого просмотра.

Если вы хотите использовать Form Publisher с вашими формами Google с поддержкой загрузки, вы можете сделать две вещи. Вы можете либо вставить прямую ссылку на загруженный файл, либо отобразить ссылку непосредственно в документе, если файл представляет собой изображение PNG, JPG или GIF. Последнее невероятно удобно, так как позволяет распечатать полные формы и при необходимости просмотреть их в автономном режиме.

Заключение

Как видите, кнопка загрузки файла в Google Forms, несомненно, полезна, если вы представитель отдела кадров, работающий с большим количеством резюме, или репетитор, многие ученики которого присылают домашние задания. Независимо от цели вашей формы конечные пользователи теперь могут загружать файлы прямо из вашей формы Google. Файлы сохраняются на вашем Google Диске, аккуратно организованные в отдельные папки.

Люди используют Google Формы для самых разных целей, от исследовательских опросов до академических викторин. Это особенно полезно, поскольку вопросы можно настраивать.

Одним из этих вариантов настройки является возможность загружать файлы, а также позволять людям, проходящим ваш тест или опрос, загружать файлы самостоятельно. Если вы хотите предоставить наглядную помощь или хотите, чтобы респонденты передали задание, Google Формы созданы для вас.

Вот как загрузить файл в Google Forms двумя способами.

Как загрузить файл в Google Forms при создании вопросов

При создании формы Google вы можете загрузить файл в одно из полей вопроса, например изображение или видео. Это отлично подходит для добавления наглядных пособий и справочных материалов.

<р>1. В форме Google выберите панель с вопросом, в который вы хотите добавить файл.

<р>2. Слева от раскрывающегося меню, обозначающего тип вопроса, вы увидите небольшой квадратный значок. Нажмите на этот значок, чтобы добавить изображение к вопросу.

Вы также можете щелкнуть значок изображения или видео на панели справа, чтобы добавить файл в отдельный раздел без прикрепленного вопроса. Это единственный способ добавить видео.

<р>3. Если изображение, которое вы хотите загрузить, уже сохранено на вашем компьютере, нажмите «Обзор» и выберите файл. Если вы хотите добавить файл, которого еще нет на вашем компьютере, нажмите на соответствующую вкладку и выберите изображение или видео из результатов. Вы можете добавить изображение со своего Google Диска, вставив URL-адрес, выполнив поиск и т. д.

Если вы хотите добавить видео, вам нужно сначала загрузить его на YouTube, а затем вставить ссылку на YouTube.

Вы можете загрузить файл со своего компьютера, мобильного устройства или из Интернета. Крисси Монтелли/Business Insider

<р>4. После загрузки изображения или видео вы можете изменить несколько настроек, щелкнув значок с тремя вертикальными точками. Откроется подменю, позволяющее выбрать выравнивание файла, добавить заголовок для программ чтения с экрана, заменить его другим файлом или удалить его.

Как попросить респондентов загрузить файл в форму Google

В форму Google вы можете включить вопрос, требующий от респондента загрузки собственного файла.

<р>1. Выберите панель с вопросом, для которого вы хотите, чтобы респонденты загружали файлы.

<р>2. Нажмите раскрывающееся меню в правой части панели.

<р>3. В раскрывающемся меню нажмите "Загрузить файл".

Опция "Загрузка файла" позволит респондентам ответить на вопрос, загрузив файл. Крисси Монтелли/Business Insider

<р>4. В появившемся сообщении нажмите "Продолжить".

<р>5. Выберите настройки, которые лучше всего соответствуют типам файлов, которые вы хотите, чтобы респонденты загружали. Вы также можете установить ограничение на количество загружаемых файлов и допустимый размер файла.

Когда респонденты дойдут до этого вопроса, им будет предложено загрузить файл, прежде чем продолжить. Если файл, который они загружают, не соответствует тому, что вы просили, он не будет принят.

С помощью форм загрузки файлов (демонстрационная форма) для Google Таблиц вы можете получать большие файлы любого размера от кого угодно прямо на свой Google Диск. Вы можете автоматически отправлять подтверждения по электронной почте, чтобы уведомить отправителя формы. Формы можно создавать в Google Таблицах с помощью встроенного конструктора форм с функцией перетаскивания, а формы могут содержать CAPTCHA, собирать электронные подписи, загружать несколько файлов, защищать паролем и т. д.

В отличие от функции загрузки файлов в Google Forms, респондентам формы не требуется учетная запись Google для загрузки файлов через вашу форму.

Получать файлы от любого пользователя на Google Диске

Школьному учителю может понадобиться создать формы, чтобы учащиеся могли загружать задания, и файлы автоматически сохраняются на ее Google Диске, но в отдельных папках учащихся. Отделу кадров может потребоваться онлайн-форма, в которую соискатели могут загружать свои резюме в формате PDF или Word. Бизнес может создавать формы с электронными подписями, которые респонденты могут подписывать на своих компьютерах и мобильных телефонах.

Формы Google позволяют загружать файлы, но респонденты должны войти в свои аккаунты Google, прежде чем они смогут загружать файлы. Формы загрузки файлов не налагают таких ограничений — любой может загружать файлы на ваш Google Диск. У них может не быть аккаунта Google, но они по-прежнему смогут использовать ваши формы загрузки на Диск.

Формы загрузки файлов — начало работы

Вот пошаговое руководство по созданию собственных форм загрузки файлов за несколько минут. Или посмотрите видео на YouTube, чтобы начать.

Шаг 1. Скопируйте Google Sheet для форм загрузки файлов

Форма загрузки файла написана на Google Scripts, и для ее работы код необходимо прикрепить к вашей таблице Google.

Для начала перейдите на страницу forms.studio/copy и нажмите кнопку «Копировать», чтобы создать копию шаблона Google Sheet на свой Google Диск.Этот лист включает в себя построитель форм, дизайнер электронной почты, а также будет хранить ваши ответы из форм точно так же, как ответы Google Forms хранятся в Google Sheets.

Шаг 2. Разверните форму как веб-приложение

В электронной таблице Google выберите "Инструменты" -> "Редактор скриптов", чтобы открыть редактор скриптов Google. Не беспокойтесь, вам не нужно писать ни одной строки кода, вам нужно только развернуть этот скрипт как веб-приложение, чтобы любой мог получить доступ к вашей форме через простой веб-URL.

Перейдите в раздел Опубликовать -> Развернуть как веб-приложение, выберите Я в разделе Выполнить приложение как, выберите Любой, даже анонимный в разделе Кто имеет доступ к веб-приложению и нажмите кнопку Развернуть.

Возможно, вам придется один раз авторизовать скрипт, так как он должен выполнять все операции, такие как отправка электронных писем, загрузка файлов, от вашего имени.

Кроме того, если вы видите экран «Приложение не проверено», просто нажмите ссылку «Дополнительно» и выберите «Перейти к формам загрузки файлов», чтобы продолжить. Хотя этот шаг не является обязательным, вы можете отправить свое приложение в Google для проверки, и они уберут предупреждение «Не проверено».

Шаг 3. Создайте форму загрузки файла

Переключитесь на Google Sheet, разверните меню "Формы загрузки файлов" (рядом с "Справка") и выберите "Редактировать форму". Он запустит простой, но мощный конструктор форм с функцией перетаскивания прямо внутри ваших Google Таблиц.

В ваших формах может быть несколько полей для загрузки файлов, электронных подписей, даты, средства выбора времени и всех стандартных полей формы. Используйте поле Rich HTML для встраивания видео YouTube, Google Maps, SoundCloud MP3, презентаций Google Slide, изображений или любого содержимого HTML.

Вы также можете добавить правила проверки данных в различные поля формы, используя простые регулярные выражения. Поля загрузки файлов можно настроить для приема одного или нескольких файлов. Вы также можете ограничить загрузку файлами с определенными расширениями, такими как изображения, видео, ZIP и т. д.

Шаг 4. Настройте параметры формы

После создания формы вернитесь в меню Формы загрузки файлов и выберите Настроить форму. Откроется боковая панель в вашей таблице Google, где вы можете настроить форму и настройки Google Диска.

Сообщение с подтверждением может включать маркеры мест – поля формы, заключенные в двойные фигурные скобки, например >, – для персонализированных сообщений. Вы также можете поместить URL-адрес в поле «Перенаправить после отправки», и респонденты будут перенаправлены на этот веб-сайт после отправки формы.

В разделе дополнительных настроек нажмите кнопку Выбрать папку, чтобы выбрать родительскую папку на вашем Google Диске, в которой будут сохранены все файлы. Вы также можете указать путь к подпапке для хранения файлов, и этот путь может быть динамическим — \\>\\> — на основе ответов формы.

Вы также можете изменять цветовые схемы, отслеживать посещения вашей формы с помощью Google Analytics и защищать свои формы с помощью Google CAPTCHA и паролей.

Шаг 5. Отправка писем с подтверждением

С помощью форм загрузки файлов вы можете отправлять уведомления по электронной почте, когда люди отправляют форму. Электронные письма можно персонализировать, включив поля формы в тему и тело сообщения.

Используйте специальный маркер > в тексте сообщения, чтобы включить сводку ответа формы в четкую таблицу. Поле «Кому», «Копия» или «Скрытая копия» может включать >, где вы запрашиваете адрес электронной почты, и он будет заменен фактическим значением в ответе формы.

Теперь ваша форма готова для всего мира. Разверните раздел Поделиться, и вам будет предоставлен URL для прямого доступа к форме, а также код для встраивания для добавления этой формы на любой веб-сайт.

Вы можете использовать Gmail Mail Merge, чтобы отправить ссылку на форму всем своим контактам в персонализированном электронном письме. Надстройка Document Studio поможет вам создавать красивые, точные до пикселя PDF-файлы из ответов формы, которые автоматически сохраняются на Google Диске.

Что нужно знать: формы загрузки файлов

Чтобы прекратить прием новых ответов, перейдите в меню Опубликовать -> Развернуть как веб-приложение и нажмите ссылку Отключить.
Если вы хотите разрешить использование форм только пользователям вашей организации, выберите домен Google Workspace в разделе У кого есть доступ к приложению вместо Anonymous.

Формы загрузки файлов — сравнение планов

Посетите страницу продукта, чтобы сравнить функции версий Enterprise и Standard. Для расширенного использования форм загрузки файлов для Google Диска требуется лицензия.

Google Формы – отличный продукт. Он бесплатный, простой в использовании и популярный. Однако для принятия вложений или загрузки файлов необходимо использовать определенные настройки. Если вы хотите собирать файлы от кого-либо или разрешать загрузку файлов без входа в Google, вам нужно использовать вместо этого программное обеспечение для загрузки файлов, которое интегрируется с Google Диском.

Вот 6 шагов, которые необходимо выполнить для успешной загрузки файлов и вложений с помощью Google Forms.

1. Добавьте поле загрузки файла в форму Google

Чтобы добавить вопрос о загрузке файла, выберите «+», а затем в раскрывающемся списке найдите «Загрузка файла». Вы можете разрешить только определенные типы файлов, максимальное количество файлов и максимальный размер файла.

2. Убедитесь, что у ваших респондентов есть аккаунты Google ИЛИ они используют программное обеспечение, которое подключается к Google Диску

Вы можете получать файлы только от респондентов с аккаунтами Google, используя Google Forms. Простого обходного решения не существует, просто используйте Google Forms, чтобы разрешить загрузку файлов без входа в систему.

Если вы хотите получать файлы от кого угодно, вам нужно использовать программное обеспечение для запроса файлов, которое подключается к Google Диску.

Этот тип программного обеспечения платный. Однако, помимо конструктора форм с условной логикой, вы также получите доступ к дополнительным функциям, таким как:

Динамическая организация файлов, связанная с вашим аккаунтом Google Диска
Автоматические последовательности напоминаний по электронной почте
Настроенный процесс запроса файла

3. Подключите форму Google к своему индивидуальному Диску Google (иначе опция загрузки файла будет недоступна)

Общие диски — отличный способ совместной работы: «Файлы на общих дисках принадлежат команде, а не отдельному человеку. Даже если участники уходят, файлы остаются на месте, поэтому ваша команда может продолжать обмениваться информацией и работать где угодно и с любого устройства».

Однако вы не сможете использовать вопросы для загрузки файлов, если форма хранится на общем диске. Если опция загрузки файла неактивна, это может быть причиной. Это ограничение, похоже, связано с проблемами безопасности. Подробнее читайте в разделе справки Google.

4. Отключите защиту от потери данных (иначе параметр загрузки файла будет недоступен)

Если ваш администратор включил защиту от потери данных, это также может привести к тому, что параметр загрузки файла будет недоступен.

Уточните у своего администратора, отключена ли защита от потери данных, если вы хотите запрашивать файлы с помощью Google Форм. Если ваш администратор не решается сделать это, вам следует рассмотреть другие параметры запроса файлов.

5. Выберите подходящие вам настройки формы Google

Google Формы позволяют изменять определенные настройки. Вы можете превратить форму в тест, управлять сбором ответов и изменять способ представления формы и ответов.

6. Отправьте клиентам ссылку на вашу форму Google

Вы можете отправить клиентам ссылку на вашу форму Google по электронной почте или отправить им ссылку напрямую. Google дает вам возможность сократить вашу ссылку, хотя вы не можете ее настроить.

Вы не можете встроить форму Google на свой веб-сайт, если в ней есть вопрос о загрузке файла. Если вы попытаетесь это сделать, вы получите сообщение об ошибке.

Не слишком ли сложны ограничения Google Forms? Есть и другие варианты.

Если для вас важно, чтобы вы могли запрашивать и упорядочивать файлы от клиентов, партнерских компаний или поставщиков, вам могут потребоваться другие варианты. Вам особенно нужно загрузить программное обеспечение, которое изначально интегрируется с Google Диском, чтобы ваш рабочий процесс был максимально оптимизирован.

Мы создали File Request Pro, чтобы вы могли использовать облачные диски для того, в чем они хороши, — хранения файлов и синхронизации между устройствами, а File Request Pro — для профессионального сбора и организации файлов и папок любых типов.

Как работает File Request Pro — простой способ разрешить загрузку файлов любым пользователем прямо на Google Диск

Зарегистрируйте бесплатную пробную учетную запись и подключите свою учетную запись Google Диска (общую или индивидуальную) одним щелчком мыши.
Создайте фирменную страницу загрузки, используя любое количество вариантов настройки.
Добавьте любые дополнительные поля формы для сбора текстовой информации (дата, электронная почта, скрытая информация и т. д.) и решите, какую форму вы хотите: одностраничную или многостраничную.
Добавьте условную логику к вопросам или целым страницам, чтобы ваши клиенты видели только релевантные вопросы.
Активируйте последовательность напоминаний по электронной почте и установите крайний срок, чтобы вам не приходилось вручную искать у клиентов контент.
Отправьте персонализированную ссылку своим клиентам или встройте страницу загрузки на свой веб-сайт. Клиентам не нужно входить в систему или создавать учетную запись.
Файлы и любой текст автоматически появятся в ваших папках на Google Диске, упорядоченные по выбранному вами значению.

Подробнее о том, как работает File Upload Pro, читайте в нашей статье: Разрешить всем загружать файлы прямо на ваш Google Диск.

Перейдем к делу. Если вы здесь, вы, скорее всего, знакомы с Google Forms — бесплатным базовым инструментом форм, предоставляемым Google, который позволяет создавать стандартные анкеты и опросы для ваших клиентов.

В Google Формах также есть функция загрузки файлов. Пользователи могут загружать вложения, такие как презентации, электронные таблицы, документы, PDF-файлы, видео, изображения и аудиофайлы, прямо в форму.

Звучит неплохо, правда? Что ж, прежде чем вы воспользуетесь этой функцией, обратите внимание на некоторые ограничения, которые могут помешать процессу сбора данных, а не улучшить его. Самая большая из них заключается в том, что для загрузки файлов требуется учетная запись Google.

Давайте рассмотрим, как разрешить клиентам использовать Google Forms для загрузки файлов.

Файлы каких типов захотят загружать мои клиенты?

В зависимости от отрасли, в которой вы работаете, существует множество причин, по которым может потребоваться включение параметра загрузки файла при отправке формы клиенту.

Вот несколько примеров типов контента, которые вам может понадобиться собрать и которые требуют, чтобы получатель загрузил файл:

Фотографии/фотографии для биографии клиента
CV/резюме соискателей
Сопроводительные письма
Удостоверение личности
Финансовая документация
Налоговые отчеты
Сертификаты о высшем образовании
Домашнее задание
Всевозможный другой контент

Независимо от того, с кем вы работаете, где-то в будущем вам, скорее всего, придется запросить хотя бы несколько файлов.

Хотите более простое решение?

Content Snare упрощает загрузку любых файлов и изображений как для вас, так и для вашего клиента. Зарегистрируйтесь, чтобы получить бесплатную пробную версию.

Как создать вопрос о загрузке файла с помощью Google Forms?

Давайте рассмотрим все шаг за шагом.

После того, как вы достигли этапа создания формы Google, на котором вы хотите добавить вопрос для загрузки файла, нажмите «Добавить вопрос» (символ +) на панели справа. Это автоматически создаст вопрос с несколькими вариантами ответов.

В раскрывающемся меню типа вопроса выберите "Загрузить файл". Прежде чем вопрос преобразуется в правильный тип, вы увидите следующее сообщение:

После нажатия кнопки "Продолжить" появится вопрос о загрузке файла. Выберите название вопроса и введите его.

Здесь вы можете настроить вещи тремя способами:

Разрешить только определенные типы файлов

Вы можете установить определенные ограничения на то, что ваши клиенты могут предоставить вам в рамках любого заданного вопроса о загрузке файла.

Максимальное количество файлов

Вы можете выбрать максимум между 1, 5 и 10, когда дело доходит до загрузки файлов.

Максимальный размер файла

Вы можете настроить максимальный размер файла для каждого файла и совокупный максимальный размер файла для всех записей.

На этом вопрос о загрузке файла готов!С точки зрения клиента это будет выглядеть примерно так:

Они видят вопрос и кнопку загрузки файла.

Теперь ваши клиенты могут использовать вашу форму Google для загрузки файлов. Потрясающий! Но.

Каковы ограничения этого?

Одним из основных ограничений, связанных с использованием функции загрузки файлов Google Forms, является то, что лицо, загружающее файлы, должно войти в систему. облажались с загрузкой файлов. Что, если они с Yahoo? Что, если они предпочитают Outlook? Очень жаль…

В дополнение к этому, хотя вы можете значительно увеличить максимальный совокупный размер файла (1 ГБ, 10 ГБ, 100 ГБ и т. д.), максимально допустимый размер файла для одного файла (а также для формы на человека) по-прежнему ограничен. Это может очень быстро стать серьезной проблемой, особенно если вам нужно загрузить несколько файлов в рамках одной отправки. Кроме того, поскольку отправленные файлы хранятся на Google Диске владельца формы, Google автоматически заблокирует вашу форму от получения дальнейших ответов, если вам не хватает места. Респонденты желаемой формы не смогут получить к ней полный доступ.

Проблема также распространяется на максимальное количество файлов, разрешенных для каждого вопроса о загрузке файлов, которое ограничено 10. Такие ограничения могут оказаться чрезвычайно ограничивающими: если вам нужно, чтобы клиент отправлял изображения для страницы галереи на веб-сайте, например, было бы невозможно собрать все необходимые файлы в одном вопросе.

Загруженные файлы также должны иметь разные имена для более быстрой сортировки, что во многих отношениях может быть проблемой для клиентов, поскольку может потребоваться изменить имена файлов.

Как лучше всего собирать файлы от клиентов?

Content Snare — это идеальное решение как для вас, так и для ваших клиентов, позволяющее быстро и просто загружать или перетаскивать файлы.

В конструкторе вы можете создать любое количество полей загрузки файлов и/или изображений для своей формы. Когда параметр «Разрешить несколько файлов» включен, вы можете указать количество файлов по умолчанию в качестве ориентира для вашего клиента, но, поскольку это количество не является ограничивающим, вы можете собрать столько файлов, сколько необходимо в одном поле. Нет необходимости разбивать его на несколько вопросов или искать сложные обходные пути.

Content Snare – это еще и находка для сбора изображений. Вы когда-нибудь запрашивали у клиента небольшую биографию, а клиент присылал что-то размером с экран кинотеатра? Это больше не будет проблемой, так как вы можете дополнительно установить минимальный и максимальный размеры изображения, а также допустимое соотношение сторон.

Content Snare был разработан с заботой как о вас, так и о вашем клиенте. Это более разумный способ сбора контента и документов.

Хотите более простое решение?

Читайте также: