Как войти в личный кабинет налогоплательщика юридического лица через ЭЦП

Обновлено: 01.07.2024

Настоящая Директива издается для предоставления дополнительных указаний в отношении практики и процедур Департамента, касающихся принятия электронных подписей на различных административных формах, полученных Департаментом.

II. Принятие электронных подписей

Г.Л. в. 110G § 9(a) предусматривает, что электронная подпись «приписывается лицу, если это было действие лица», которое «может быть продемонстрировано любым способом, включая демонстрацию эффективности любой процедуры безопасности, примененной для определения лицо, которому была приписана электронная запись или электронная подпись». Кроме того, в § 9(b) указывается, что действие электронной подписи, приписываемой лицу, «определяется контекстом и сопутствующими обстоятельствами во время ее создания, выполнения или принятия, включая соглашение сторон, если таковое имеется, и в иных случаях, предусмотренных законом».

Для целей настоящей Директивы, когда налогоплательщик пытается использовать электронную подпись, он должен включить заявление либо в сопроводительное письмо, либо в электронное письмо, передающее документ с электронной подписью, в котором говорится следующее: « Прилагаемый [указать название документа] содержит действительную подпись [указать имя налогоплательщика или представителя], и налогоплательщик намеревается передать документ в Департамент доходов штата Массачусетс».

Департамент будет сотрудничать с налогоплательщиками, чтобы разрешить электронные подписи на различных административных формах, в том числе в отношении подписей налогоплательщиков, их представителей или сотрудников Департамента. Административные формы, для которых Департамент разрешит использование электронных подписей, будут включать, но не ограничиваться ими: Форма A-37: Согласие на продление срока исчисления налогов, Форма B-37: Специальное согласие на продление срока исчисления налогов, Форма DR -1: Форма апелляционного отдела и форма M-2848: Доверенность и Декларация представителя. [1] Для других форм, не перечисленных здесь, Департамент будет работать с налогоплательщиками, чтобы подтвердить заявление сторон о намерении подписать в электронном виде.

/s/ Джеффри Э. Снайдер
Джеффри Э. Снайдер
Уполномоченный по доходам

[1] Департамент может дополнять этот список на своем веб-сайте. Этот документ не распространяется на принятие электронных подписей в процессе подачи электронной налоговой декларации.

Налогоплательщики, которые в настоящее время используют формы 8878 или 8879 для подписания электронных форм 1040 федеральных налоговых деклараций или расширений, могут использовать электронную подпись для подписания и отправки этих форм в электронном виде своему отправителю электронных деклараций (ERO).

Все ли налогоплательщики могут использовать электронную подпись?

Нет. Вариант электронной подписи доступен только для налогоплательщиков, подающих свои налоговые декларации в электронном виде через ERO, которые используют программное обеспечение, обеспечивающее проверку личности и электронную подпись. Чтобы соответствовать требованиям электронной подписи, ERO должна иметь возможность записывать имя налогоплательщика, номер социального страхования, адрес и дату рождения в электронном виде для целей проверки личности.

Обязаны ли налогоплательщики подписывать формы 8878 или 8879 в электронном виде?

Нет. Налогоплательщики могут продолжать использовать собственноручную подпись и возвращать форму в ERO лично, по почте США, с доставкой в частном порядке, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Какие методы электронной подписи доступны?

Программное обеспечение, которое выбирает ERO, определяет метод электронной подписи, используемый для подписания формы. Независимо от используемого метода электронная запись должна быть защищена от несанкционированного доступа после электронной подписи. Некоторые примеры методов, используемых для захвата электронной подписи, включают:

Рукописная подпись, записанная на блокноте для электронной подписи;
Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране дисплея с помощью стилуса;
Оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи;
Напечатанное имя;
Общий секрет, такой как PIN-код, пароль или секретный код, используемый для подписи электронной записи;
Цифровая подпись; или
Знак, захваченный в виде изображения.

Каковы обязанности ERO в отношении электронной подписи?

Если налогоплательщик использует электронную подпись, ERO должен использовать программное обеспечение, которое включает проверку личности. Программное обеспечение должно записывать следующие данные:

Цифровое изображение подписанной формы;
Дата и время подписания;
IP-адрес компьютера налогоплательщика (только удаленная транзакция);
Логин налогоплательщика — имя пользователя (только для удаленной транзакции);
Результаты проверки личности налогоплательщика, подтверждающие, что она прошла успешно; и
Метод электронной подписи, используемый для подписи записи.

ERO также несет ответственность за ведение защищенной от несанкционированного доступа записи в защищенной системе хранения с контролируемым доступом в течение 3 лет с даты подачи декларации или 3 лет с даты получения налоговой декларации, в зависимости от того, что наступит позже. ERO должны иметь возможность извлекать и воспроизводить разборчивые печатные копии подписанной формы.

Как программное обеспечение должно выполнять проверку личности?

В рамках проверки личности программное обеспечение может создать так называемый «мягкий запрос» в сфере кредитной отчетности. Компания, предоставляющая кредитную отчетность, использует информацию из кредитного отчета налогоплательщика для создания вопросов проверки подлинности на основе знаний. Это действие может создать запись в кредитном отчете, называемую «мягким запросом». Как правило, вопросы проверки подлинности на основе знаний касаются личной и финансовой истории налогоплательщика. Обычно это вопросы с несколькими вариантами ответов, такие как имя их ипотечного кредитора, тип финансируемого автомобиля, прежний адрес или номер телефона. Налогоплательщик должен правильно ответить на вопросы. Это не проверка кредитоспособности. Однако налогоплательщики, которые не могут пройти проверку личности, не могут использовать электронную подпись.

Является ли проверка личности разовым мероприятием?

Нет. Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик подписывает электронную форму 8878 или 8879, за двумя исключениями. Если налогоплательщик подписывает электронную форму в физическом присутствии ERO, и у налогоплательщика есть многолетние деловые отношения с ERO, то дополнительная проверка личности не требуется. Многолетние деловые отношения — это отношения, в которых ERO составляет налоговые декларации для налогоплательщика за предыдущий налоговый год и идентифицирует налогоплательщика с помощью процесса проверки личности.

Что такое «электронная подпись через удаленную транзакцию» по отношению к формам 8878 или 8879?

Удаленная транзакция для электронной подписи – это операция, при которой налогоплательщик подписывает форму электронной подписью, а ERO физически не присутствует рядом с налогоплательщиком.

Примечание. Удаленная транзакция для целей электронной подписи не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.< /p>

Что такое ошибка проверки личности?

Когда ERO использует программное обеспечение для подготовки налоговых деклараций для электронной подписи формы 8878 или 8879, это программное обеспечение позволяет подтвердить личность с помощью вопросов проверки подлинности на основе знаний. Если налогоплательщик не может дать правильные ответы на вопросы проверки подлинности на основе знаний после трех попыток, ERO должен получить собственноручную подпись налогоплательщика.

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Word 2021 Word 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Office 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Office 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Office 2010 Excel 2007 Word 2007 Outlook 2007 PowerPoint 2007 Access 2007 Office 2007 Еще. Меньше

В этой статье объясняется, как получить или создать цифровую подпись для использования в документах Office. Дополнительные сведения об их использовании в документах Office см. в статье Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись или идентификатор чаще называется цифровым сертификатом. Чтобы подписать документ Office цифровой подписью, у вас должен быть действующий (не просроченный) цифровой сертификат. Цифровые сертификаты обычно выдаются центром сертификации (ЦС), который является доверенным сторонним лицом, выпускающим цифровые сертификаты для использования другими сторонами. Существует множество коммерческих сторонних центров сертификации, у которых вы можете либо приобрести цифровой сертификат, либо получить бесплатный цифровой сертификат. Многие учреждения, правительства и корпорации также могут выпускать собственные сертификаты.

Цифровой сертификат необходим для цифровой подписи, поскольку он предоставляет открытый ключ, который можно использовать для проверки закрытого ключа, связанного с цифровой подписью. Цифровые сертификаты позволяют использовать цифровые подписи как способ проверки подлинности цифровой информации.

Получите цифровую подпись в центре сертификации или у партнера Microsoft

Если вы планируете обмениваться документами с цифровой подписью вместе с другими людьми и хотите, чтобы получатели ваших документов могли проверить подлинность вашей цифровой подписи, вы можете получить цифровой сертификат от надежного стороннего сертификата. орган (ЦА). Дополнительные сведения см. в разделе Поиск служб цифрового удостоверения или цифровой подписи.

Создайте цифровой сертификат для немедленной цифровой подписи документа

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации (ЦС) или хотите немедленно подписать документ цифровой подписью, вы можете создать свой собственный цифровой сертификат.

Перейдите в папку C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\ (или C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16, если вы используете 64-разрядную версию Office)

Нажмите SelfCert.exe. Появится окно «Создать цифровой сертификат».

В поле Имя сертификата введите описательное имя сертификата.

Когда появится сообщение об успешном выполнении SelfCert, нажмите OK.

Перейдите в папку C:\Program Files\Microsoft Office\ \.

Нажмите SelfCert.exe. Появится окно «Создать цифровой сертификат».

В поле Имя сертификата введите описательное имя сертификата.

Когда появится сообщение об успешном выполнении SelfCert, нажмите OK.

Нажмите «Пуск», выберите «Все программы», нажмите «Microsoft Office», нажмите «Инструменты Microsoft Office», а затем нажмите «Цифровой сертификат для проектов VBA». Появится окно «Создать цифровой сертификат».

В поле Имя сертификата введите описательное имя сертификата.

Когда появится сообщение об успешном выполнении SelfCert, нажмите OK.

Чтобы просмотреть сертификат в хранилище личных сертификатов, выполните следующие действия:

Откройте Internet Explorer.

В меню "Сервис" нажмите "Свойства обозревателя", а затем перейдите на вкладку "Содержимое".

Нажмите "Сертификаты", а затем перейдите на вкладку "Личные".

Важно! Если вы подписываете документ цифровой подписью с помощью созданного вами цифрового сертификата, а затем предоставляете общий доступ к файлу с цифровой подписью, другие люди не смогут проверить подлинность вашей цифровой подписи, не решив вручную доверять вашему самоподписанному сертификату. .

Как получить собственную цифровую подпись?

Если вы попытаетесь поставить цифровую подпись в документе Office 2007 без цифрового сертификата, появится диалоговое окно «Получить цифровое удостоверение», в котором вам будет предложено выбрать способ получения собственной цифровой подписи.

Чтобы узнать больше о каждом параметре, см. следующие разделы.

Получите цифровую подпись от партнера Microsoft

Если вы выберете параметр «Получить цифровой идентификатор от партнера Microsoft» в диалоговом окне «Получить цифровой идентификатор», вы будете перенаправлены на веб-сайт Microsoft Office, где сможете приобрести цифровой сертификат у одного из сторонних центров сертификации. (ЦС).

Если вы планируете обмениваться документами с цифровой подписью с другими людьми и хотите, чтобы получатели ваших документов могли проверить подлинность вашей цифровой подписи, рекомендуется получить цифровой сертификат от надежной третьей стороны. сторонний центр сертификации (ЦС).

Создайте собственную цифровую подпись

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или хотите немедленно подписать документ цифровой подписью, вы можете создать свой собственный цифровой сертификат, выбрав параметр Создать свой собственный цифровой идентификатор в разделе Диалоговое окно «Получить цифровое удостоверение».

Чтобы создать собственный цифровой сертификат

В диалоговом окне "Получить цифровое удостоверение" выберите "Создать собственное цифровое удостоверение".

Важно! Диалоговое окно «Получить цифровое удостоверение» появляется только в том случае, если вы пытаетесь подписать документ цифровой подписью без цифрового сертификата.

В поле Имя введите свое имя.

В поле Адрес электронной почты введите свой адрес электронной почты.

В поле Организация введите название своей организации или компании.

В поле Местоположение введите свое географическое местоположение.

Нажмите "Создать".

Примечание. Если вы подписываете документ цифровой подписью с помощью созданного вами цифрового сертификата, а затем предоставляете общий доступ к файлу с цифровой подписью, другие люди не смогут проверить подлинность вашей цифровой подписи. Ваша цифровая подпись может быть проверена только на том компьютере, на котором вы создали цифровую подпись.

ЧТО ТАКОЕ W-9 И ЕГО НАЗНАЧЕНИЕ?

Форма W-9 – это форма Службы внутренних доходов (IRS), в которой налогоплательщик предоставляет свой правильный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) физическому или юридическому лицу (лицу, запрашивающему форму W-9), которое обязано подать информационную декларацию в сообщать о сумме, выплаченной получателю платежа, или о другой сумме, подлежащей отражению в информационной декларации. ИНН может быть номером социального страхования (SSN), индивидуальным идентификационным номером налогоплательщика (ITIN), идентификационным номером налогоплательщика в связи с усыновлением (ATIN) или федеральным идентификационным номером работодателя (EIN/FEIN/FEIN/FEIN).

По состоянию на 1 января 2010 года UW требует форму W-9 для всех налоговых операций.

Внедрение процесса отчетности по форме W-9 (1 января 2010 г.):

UW должен был иметь подписанный юридический документ для поддержки и документирования налоговой информации при осуществлении налогового платежа. Необходимым документом является форма IRS W-9. W-9 фиксирует всю необходимую налоговую информацию для налоговой отчетности. Это включает (1) имя, (2) фирменное наименование, (3) тип организации, (3) освобожденный статус, (4) адрес, (5) идентификационный номер налогоплательщика и (6) подпись.
С 1 января 2010 года UW требует, чтобы заполненная и подписанная форма W-9 (или W-8BEN для иностранцев-нерезидентов (NRA) была приложена ко всем налоговым отчетным платежам, осуществляемым через все платежные механизмы (PIR/DP/PO и т. д.). .). Налоговые отчетные платежи и связанные с ними учетные коды публикуются в разделах 1099-MISC и 1042-S Налоговые отчетные платежи.
С понедельника (9 августа 2010 г.) Business Services включила поле индикатора W-9 в поиск поставщиков WISDM. При обработке отчетных налоговых платежей с помощью любого платежного механизма UW проверьте поиск поставщика WISDM, чтобы определить, есть ли форма W-9 (или W-8 BEN для иностранцев-нерезидентов (NRA)) в файле Business Services. Если форма W-9 находится в файле, вам не нужно включать форму W-9 в запросы на оплату. Если форма W-9 отсутствует, вам нужно будет включить форму W-9 в свой первый платежный запрос поставщику, чтобы поставщика можно было настроить в бухгалтерских службах, а идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) можно было проверить с помощью Программа сопоставления ИНН IRS. Для транзакций, подлежащих налоговой отчетности, если W-9 не указан в файле WISDM Vendor Search и вы не включили W-9 в свои платежные запросы, Business Services приостановит ваш платежный запрос и сообщит вам, что вам необходимо получить форму W-9 до отправки платежа в обработку.

КАК ИСПОЛЬЗУЕТСЯ W-9?

Форма W-9 требуется физическому или юридическому лицу (лицу, запрашивающему форму W-9), которое должно подать информационную декларацию в Налоговое управление США и должно получить правильный идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) получателя платежа, чтобы сообщить об информации. вернуть сумму, уплаченную получателю платежа, или другую сумму, подлежащую отражению в информационном отчете. ИНН может быть номером социального страхования (SSN), индивидуальным идентификационным номером налогоплательщика (ITIN), идентификационным номером налогоплательщика в связи с усыновлением (ATIN) или идентификационным номером работодателя (EIN/FEIN).

КТО МОЖЕТ ПОДПИСАТЬ W-9

Лицо, подписывающее форму W-9, должно быть гражданином США. Это означает, что подписывающее лицо должно быть физическим лицом, которое является гражданином США или иностранцем-резидентом США. Подписавшая сторона должна получить согласие организации на подписание формы W-9 от ее имени.

Форма IRS W-9 чаще всего используется физическими лицами, когда они работают в качестве фрилансера или независимого подрядчика. Если вы когда-либо заполняли форму W-9, это обычно означает, что компании или лицу, которое платит вам деньги, нужен ваш идентификационный номер налогоплательщика США (TIN), который может быть либо номером социального страхования США (SSN), либо индивидуальным налогоплательщиком. Идентификационный номер (ITIN), федеральный идентификационный номер работодателя (EIN/FEIN), чтобы он мог уведомить IRS о сумме.

Несовершеннолетние: в случае несовершеннолетнего в форме W-9 необходимо указать имя несовершеннолетнего и его идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), поскольку они являются владельцами совершаемого платежа. Что касается подписи, то это может быть либо подпись несовершеннолетнего, либо законного опекуна (родителя или назначенного судом законного опекуна). Если посмотреть в интернете несовершеннолетний не может подписать договор, но W-9 не является договором, а просто указывает имя и ИНН несовершеннолетнего, поэтому законный опекун не требуется, а только приветствуется.

ДОПУСТИМА ЛИ ЦИФРОВАЯ ИЛИ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ НА W-9?

Нет. IRS требует обычной (нецифровой) подписи, поскольку W-9 является юридическим документом. Некоторые платежные организации принимают электронные подписи, но защищенная система UW, в которой мы сканируем и архивируем W-9, выполняет только сканирование документов и в настоящее время не может фиксировать данные электронной подписи, прикрепленные к этой подписи на W-9.

КАК ЧАСТО НУЖНО ПОЛУЧАТЬ W-9?

Форма W-9 остается в силе, за исключением случаев, когда изменение обстоятельств делает какую-либо информацию в форме неверной. Например, изменение имени или изменение типа объекта. Обратите внимание, что изменение адреса не требует новой формы W-9.

КАКИЕ ВЕРСИИ W-9 ПРИНИМАЕТ UW?

UW будет принимать только текущие версии любых форм Налоговой службы (IRS) или Департамента доходов штата Висконсин. Их можно найти на веб-странице IRS в форме IRS Forms и в форме Департамента доходов штата Висконсин на странице WI Department of Revenue (DOR).

Использование устаревшей формы приведет к задержке обработки платежа, поскольку устаревшая форма должна быть возвращена составителю, а текущая форма должна быть заполнена до обработки платежа, чтобы UW соответствовал требованиям. Правила и формы IRS и WI DOR.

ГДЕ МОЖНО НАЙТИ W-9 И СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ИНСТРУКЦИИ?

Читайте также: