Как создать папку в Outlook для определенных писем

Обновлено: 21.11.2024

Microsoft Outlook упорядочивает электронные письма по папкам так же, как это делал GroupWise. Любые ярлыки, созданные вами в Google Apps, будут преобразованы в папки в Outlook, и вы сможете размещать электронные письма в этих папках или создавать новые папки для систематизации своих электронных писем. Если вы поместите электронное письмо в папку в Outlook, а затем откроете его в Google Apps, это электронное письмо будет заархивировано с меткой Gmail, соответствующей папке Outlook, в которую вы поместили электронное письмо.

Создать новую папку

На вкладке "Папка" нажмите "Новая папка". Появится окно «Создать новую папку».
Введите имя папки в поле "Имя".
В нижней части окна выберите, где вы хотите разместить папку.
Нажмите [ОК].

Переместить письмо в папку

Чтобы переместить сообщение электронной почты в существующую папку, щелкните папку и перетащите ее в нужную папку на панели навигации в левой части окна. Если нужная папка находится внутри другой папки, наведите указатель мыши на родительскую папку, пока она не раскроется, а затем перетащите электронное письмо в нужную папку.

Упорядочить папки

Outlook упорядочивает папки в алфавитном порядке, за исключением папок "Входящие", "Черновики", "Отправленные" и "Удаленные", которые отображаются первыми. Outlook позволяет вкладывать папки в другие папки, чтобы вы могли группировать похожие папки вместе.

Чтобы переместить папку:

На панели навигации выберите папку, которую хотите переместить.
На вкладке "Папка" на ленте выберите параметр "Переместить папку" в группе "Действия" или щелкните папку правой кнопкой мыши на панели навигации и выберите "Переместить папку".
В появившемся окне выберите целевую папку, в которую вы хотите переместить выбранную папку.
Нажмите [ОК].

Чтобы переименовать папку:

На панели навигации выберите папку, которую хотите переместить.
На вкладке "Папка" на ленте выберите параметр "Переименовать папку" в группе "Действия" или щелкните папку правой кнопкой мыши на панели навигации и выберите "Переименовать папку".
Введите новое имя папки и нажмите Enter.

Чтобы удалить папку:

На панели навигации выберите папку, которую хотите переместить.
На вкладке "Папка" на ленте выберите параметр "Удалить папку" в группе "Действия" или щелкните папку правой кнопкой мыши на панели навигации и выберите "Удалить папку".
Появится всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы удалить папку и отправить ее содержимое в папку «Удаленные». Нажмите [Да].

Ключевые слова: создать папку, поместить электронное письмо в папку, отправить электронное письмо в папку, переместить папку, переместить электронное письмо, сортировать электронные письма, упорядочить электронные письма, кабинет

Поделиться этой публикацией

Ресурсы блога

Cedarville предлагает более 150 академических программ для выпускников, студентов и онлайн-студентов. Седарвиль известен своим библейским мировоззрением, академическими успехами, целенаправленным ученичеством и подлинной христианской общиной.

Университет Седарвилля

для Слова Божьего и свидетельства об Иисусе Христе

По умолчанию любое электронное письмо, которое вы получаете через Microsoft Outlook, автоматически попадает в ваш основной почтовый ящик. Однако часто бывает полезно организовать сообщения в папки в зависимости от того, кто их отправил. Вы можете сделать это, чтобы автоматически выделить электронные письма от важного поставщика или клиента или отделить электронные письма от списка рассылки. Какой бы ни была причина, вы можете легко создать правило в Outlook, чтобы автоматически помещать определенные электронные письма в определенные папки.

Создать папку в Outlook

Outlook позволяет создавать папки для упорядочивания электронной почты по своему усмотрению. Это в дополнение к папкам по умолчанию, таким как «Входящие», «Исходящие», «Отправленные» и «Черновики».

Чтобы добавить папку, щелкните правой кнопкой мыши список папок и выберите "Добавить папку". Введите имя папки и нажмите Ввод.

Вы можете перетаскивать сообщения между папками, чтобы упорядочивать их вручную, или настроить правила фильтрации Outlook, чтобы отправлять их в нужную папку на основе различных характеристик.

Настройка правил электронной почты Outlook

Вы можете создать правило в Outlook, чтобы указать, как обрабатывается определенный набор сообщений электронной почты.

Для этого щелкните правой кнопкой мыши сообщение с интересующей вас характеристикой и выберите "Правила". Вам будет предложено создать правило, основанное на том, кто отправил и получил письмо. Если вы это сделаете, нажмите эту опцию. Чтобы увидеть дополнительные параметры, например правила, основанные на домене, таком как example.com, который отправил письмо или содержание строки темы, нажмите "Создать правило".

Затем вас спросят, что вы хотите, чтобы Outlook делал с электронными письмами, которые соответствуют правилам.Нажмите на поле "Переместить элемент в папку" и выберите папку, если вы хотите поместить электронные письма, соответствующие этому набору правил, в определенную папку. Нажмите "ОК", чтобы сохранить правило.

Вас спросят, хотите ли вы применить правило к уже полученным сообщениям. Если да, нажмите "ОК".

Запустить правила для существующей почты

Если вы хотите запустить правило для существующих сообщений после его создания, Outlook позволит вам это сделать. Сначала перейдите на вкладку "Файл". Нажмите "Управление правилами и оповещениями" и в разделе "Правила электронной почты" нажмите "Запустить правила сейчас".

Установите флажок рядом с каждым правилом, которое вы хотите применить. Выберите папки, к которым вы хотите применить правила, с помощью селектора "Выполнить в папке". В разделе "Применить правила к" выберите, хотите ли вы применять правила ко всем сообщениям или только к прочитанным или непрочитанным сообщениям. Нажмите Выполнить сейчас, чтобы запустить правило.

Удалить существующее правило

Вы можете изменить свое мнение об одном из правил фильтрации электронной почты. Если это произойдет, вы можете удалить его.

Перейдите на вкладку "Файл", а затем нажмите "Управление правилами и оповещениями". В разделе "Правила электронной почты" выберите правило, которое вы хотите удалить. Нажмите кнопку «Удалить». При появлении запроса нажмите "ОК", чтобы подтвердить удаление правила.

Существующая почта, которая уже была обработана правилом, не будет затронута.

Проверьте правила электронной почты

После создания правила электронной почты рекомендуется протестировать его, чтобы убедиться, что оно работает правильно. Это можно сделать, применив правило к существующим сообщениям, когда будет предложено сделать это, или дождавшись получения электронного письма, соответствующего правилу.

Если правило применяется к тому, кто отправляет сообщение, вы можете подождать, пока этот человек отправит вам сообщение, или, если это коллега или друг, попросить его отправить вам тестовое сообщение. Проверьте, направляется ли сообщение в специальную папку или в ваш обычный почтовый ящик. Если сообщение не доходит до нужного места, попробуйте удалить правило и создать его снова.

Стивен Мелендес — независимый журналист с опытом работы в сфере технологий и бизнеса. Он писал для различных деловых изданий, включая Fast Company, Wall Street Journal, Innovation Leader и Business BVI. Он получил стипендию Фонда Найта для обучения в Школе журналистики Медилла Северо-Западного университета.

Если вы не знаете, как создавать папки в Gmail, ваш почтовый ящик управляет вами.

Каждый раз, когда приходит новое сообщение, вы дезорганизованы больше, чем когда-либо.

Папки помогают оптимизировать папку "Входящие" и повысить эффективность работы с электронной почтой.

Пришло время взять все под контроль и превратить свой почтовый ящик из загроможденного беспорядка в картину успеха.

Ниже приведены простые приемы организации старых сообщений, а также бонусный способ создания папок для будущих писем.

Как создать папки в Outlook за 30 секунд

Хватит метаться в поисках того старого письма, которое вы ищете. Вместо этого вы можете создать папку, чтобы она была именно там, где она вам нужна, когда вам это нужно.

Вот как вы можете настроить новые папки:

На левой панели приложения «Почта», «Контакты», «Задачи» или «Календари» щелкните правой кнопкой мыши место, куда вы хотите добавить папку, и выберите «Новая папка».
В поле "Имя" введите имя папки и нажмите клавишу ВВОД.

Здесь вы можете серьезно организоваться. Попробуйте другие лайфхаки.

Как быстро добавить папку «Входящие» в Outlook

Нажмите + (Создать новую папку) в Outlook Mail.
Введите имя своей пользовательской папки.
Нажмите Enter.

Чтобы создать новую папку в качестве подпапки к уже существующей папке:

Нажмите на папку, в которой вы хотите создать новую папку.
Нажмите «Создать новую подпапку» в контекстном меню.
Введите имя новой папки.
Нажмите Enter.

Как упорядочить электронные письма от конкретных людей

Это немного длинно, но оно того стоит.

Если вы хотите узнать, как создавать папки в Outlook, вам не придется повторять этот процесс снова и снова.

Вместо того, чтобы вручную упорядочивать электронные письма по мере их поступления, вы можете автоматически отправлять сообщения от определенных отправителей в папки.

Вот как вы можете создавать папки в Outlook, упорядоченные по отправителю:

Бонус: настройте Future-You на более быструю отправку электронных писем с помощью этого секретного инструмента

Что, если бы я сказал вам, что вы можете настроить папки для будущих писем, что сэкономит ваше время на написание и поиск старых писем?

Вот почему мы создали инструмент, который сделает это за вас. Он называется «Шаблоны» и отображается в виде кнопки в папке «Входящие».

Вот некоторые преимущества наличия библиотеки шаблонов:

Быстрая и простая организация: классифицируйте свои сообщения (холодные электронные письма, последующие действия, расставание и т. д.) для быстрой справки.
Предварительно заполненные сообщения. Информация, которую вы продолжаете вводить, уже доступна для вас с заполнителями для изменяемой информации. Что это значит для вас? Меньше ошибок, больше времени. Это беспроигрышный вариант.

Вот как вы можете начать работу с шаблонами:

Нажмите на модуль "Шаблоны".
Создавайте и сохраняйте шаблоны для повторного использования.

5 эффективных бесплатных шаблонов электронной почты

Чтобы сдвинуться с мертвой точки, вот 5 шаблонов, которые вы можете прямо сейчас подключить к своей библиотеке (вот документ со всеми шаблонами для быстрого ознакомления).

1. Понятный и быстрый шаблон обновления электронной почты

2. Официальный запрос по электронной почте, который передает суть

3. Электронное письмо «Приятно познакомиться»

Subject Line: Приятно познакомиться в
Привет,

Приятно познакомиться в . Мне понравилось узнавать больше о . Мне действительно интересно узнать больше о вашей роли как в , так и в . Если у вас есть время в ближайшие недели, давайте . Как правило, я свободен, если это работает для вас?

С нетерпением жду возможности связаться с вами!

4. Шаблон повестки дня встречи, который поможет вам не сбиться с пути

5. Холодный шаблон электронной почты, который нарушает нормы

5 идей для папки «Входящие», чтобы ваши сообщения всегда были актуальными

Ваши привычки в электронной почте многое говорят о вас.

Независимо от того, являетесь ли вы типом "нулевого почтового ящика" или полностью не беспокоитесь о нагромождении электронных писем, вам все равно нужен способ оставаться организованным.

Вот 5 папок, которые вы можете использовать, чтобы превратить папку "Входящие" в простой список дел:

Входящие: если вы не отвечаете немедленно и ожидаете немедленного ответа, здесь не должно быть писем.
Сегодня: важно время. Требуется быстрый ответ.
На этой неделе: необходимо уделить внимание до конца недели.
В этом месяце: требуется долгосрочный ответ.
К вашему сведению: электронное письмо, на которое вам может понадобиться ссылаться позже. Чисто для информации.

Однако способ организации электронной почты зависит от того, что для вас наиболее полезно.

В конце концов, это ваш почтовый ящик.

Для начала перечислите несколько категорий, к которым могут относиться ваши сообщения, и начните с них. Помните, что вы всегда можете удалить или изменить ярлыки, если методы не работают.

Получайте советы экспертов по продажам прямо на свой почтовый ящик, чтобы заключать больше сделок

Yesware – это набор инструментов "все в одном" для специалистов по продажам и отделов продаж. Попробуйте наше дополнение для Outlook или Gmail бесплатно!

Сохраняйте порядок с папками, подпапками и категориями Outlook

Джонатан Фишер – сертифицированный технолог CompTIA. Он имеет более чем 6-летний опыт написания статей для таких изданий, как TechNorms и Help Desk Geek.

Что нужно знать

Как создать почтовую папку Outlook

Чтобы создать новую папку в Outlook:

На левой панели навигации Outlook Mail выберите папку «Входящие».

Щелкните правой кнопкой мыши и выберите "Новая папка".

Введите имя папки в появившемся поле.

Нажмите Enter.

Чтобы создать подпапку, выберите нужную папку и следуйте приведенным выше инструкциям.

Используйте категории для цветового кодирования сообщений

Чтобы применить цвет категории к электронному письму:

Откройте электронное письмо в списке сообщений.

Выберите «Категоризировать» в группе «Теги» на вкладке «Главная».

Выберите категорию, которую вы хотите применить к электронному письму. Цветной индикатор появляется рядом с письмом в списке сообщений и в заголовке открытого письма.

В списке сообщений щелкните правой кнопкой мыши письмо, которое хотите классифицировать.

Выберите Категоризировать в появившемся меню.

Относится ли сообщение электронной почты более чем к одной категории? Применить несколько цветовых кодов к этому сообщению электронной почты.

Для настройки. новая папка:

Выберите Новая папка. Ссылка Новая папка находится внизу списка папок. В конце списка папок появится пустое текстовое поле.

Введите имя папки.

Нажмите Enter.

Щелкните правой кнопкой мыши папку, в которой вы хотите создать новую подпапку. Старайтесь выбирать элементы из списка папок, а не из списка Избранное.

Выберите Создать новую подпапку в появившемся контекстном меню. Под папкой, которую вы щелкнули правой кнопкой мыши, появится текстовое поле.

Введите имя новой папки.

Нажмите Enter, чтобы сохранить подпапку.

Те же шаги работают для создания более глубоких вложенных папок в любых новых вложенных папках. Просто повторите эти четыре шага для каждой подпапки, которую вы хотите создать. Вы также можете перетащить папку из списка на другую папку, чтобы сделать ее подпапкой.

Использование папок и категорий

Перетаскивайте отдельные сообщения из папки "Входящие" или любой другой папки в новые папки, которые вы создаете, чтобы упорядочить свою электронную почту. Вы также можете щелкнуть сообщение правой кнопкой мыши, выбрать "Переместить" и выбрать папку, в которую хотите переместить сообщение электронной почты.

Вы даже можете настроить правила в Outlook, чтобы фильтровать электронные письма от определенных отправителей в папку или применять категорию, чтобы вам не приходилось делать это вручную.

Чтобы отозвать электронное письмо в Outlook, перейдите в раздел "Отправленные" и откройте электронное письмо, которое нужно отозвать. Перейдите в «Сообщение» > «Действия» > «Другие действия» и выберите «Отозвать это сообщение». Выберите удаление непрочитанных копий или удаление непрочитанных копий и замену их новым сообщением.

Чтобы изменить свою подпись для всех сообщений электронной почты в программе Outlook, выберите «Файл» > «Параметры» > «Почта» > «Подписи». В разделе «Выбрать подпись по умолчанию» выберите подпись для «Новые сообщения» или «Ответы/переадресация» и нажмите «ОК». Для отдельных электронных писем в сообщении выберите «Сообщение» > «Включить» > «Подпись» и выберите, какую подпись использовать.

Управляйте своими сообщениями с помощью персонализированных папок для важной электронной почты

Кристин Бейкер – консультант по маркетингу с опытом работы с различными клиентами. Ее опыт включает социальные сети, веб-разработку и графический дизайн.

Что нужно знать

Как пересылать электронные письма в папку в Outlook 2019 и 2016

Чтобы отправлять сообщения от определенного отправителя в указанную папку:

Откройте электронное письмо от отправителя, чьи сообщения вы хотите отфильтровать.

Перейдите в раздел "Сообщение" и выберите "Правила" > "Создать правило".

В диалоговом окне "Создать правило" установите флажок "От [sender].

В разделе "Выполните следующие действия" установите флажок "Переместить элемент в папку".

В диалоговом окне "Правила и оповещения" выберите папку, в которую будут перемещаться входящие сообщения от отправителя.

Чтобы создать новую папку, выберите "Создать", введите имя папки и нажмите "ОК".

Когда закончите, нажмите OK. Новые электронные письма, которые вы получаете от указанного отправителя, сохраняются в выбранной вами папке.

Как фильтровать электронные письма в Outlook в Интернете

Чтобы отправлять сообщения от определенного отправителя в указанную папку с помощью веб-версии Outlook для Microsoft 365:

Выберите Просмотреть все настройки Outlook.

В окне "Настройки" перейдите в раздел "Почта", выберите "Правила", затем выберите "Добавить новое правило".

Введите название правила.

Выберите стрелку раскрывающегося списка "Добавить условие", выберите "От" и введите адрес электронной почты отправителя.

Выберите стрелку раскрывающегося списка "Добавить действие", выберите "Переместить в", затем выберите целевую папку.

Выберите Сохранить. Входящие электронные письма от этого отправителя автоматически перемещаются в выбранную вами папку.

Как пересылать электронные письма в папку в Outlook 2013

Пересылка входящих сообщений электронной почты в определенную папку в Outlook 2013 очень похожа на более поздние версии Outlook с некоторыми небольшими отличиями.

Выполните следующие действия, чтобы создать аналогичное правило в Outlook 2013.

Откройте электронное письмо от отправителя, которого вы хотите отфильтровать.
Перейдите на вкладку "Главная".
Выберите правила >Всегда перемещать сообщения от: [Отправитель].
Выделите целевую папку.
Нажмите "ОК".

Как фильтровать электронные письма в Outlook 2010 и Outlook 2007

Чтобы настроить Outlook 2010 и Outlook 2007 на автоматическое сохранение сообщений определенного отправителя:

Нажмите правой кнопкой мыши сообщение от отправителя, чьи сообщения вы хотите отфильтровать.
В Outlook 2010 выберите «Правила» > «Создать правило». В Outlook 2007 выберите "Создать правило", затем установите флажок "От отправителя".
Установите флажок Переместить элемент в папку.
Выберите «Выбрать папку».
Выделите нужную целевую папку.
Чтобы завершить, дважды нажмите OK.

Чтобы переместить все существующие сообщения от отправителя, расположенного в текущей папке, в целевую папку фильтра, установите флажок Запустить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в текущей папке, и нажмите кнопку ОК.

Читайте также: