Как создать файловую структуру

Обновлено: 21.11.2024

Когда вы думаете об организации, вы, вероятно, думаете о своем гараже, прежде чем думать о структуре папок управления проектами. Хотя у всех нас есть свои подходы к организации работы, это не всегда так для управления цифровыми активами. Многие люди относятся к структуре папок своего проекта больше как к ящику для мусора, чем к хорошо организованной картотеке. Но такой подход может серьезно повлиять на вашу продуктивность.

К счастью, есть лучший способ.

Создание логической структуры папок для себя, своей команды и своей организации может кардинально изменить ваш рабочий процесс. Этот системный подход является основой оптимального управления цифровыми активами. И есть реальная цена за неорганизованные структуры папок. Если вы и ваши коллеги не можете найти то, что вам нужно, выкупить эти цифровые активы или воссоздать их с нуля будет еще дороже.

В этой статье мы покажем вам, как создать гибкую, интуитивно понятную и масштабируемую структуру папок. Такая структура папок проекта позволит каждому быстро найти то, что ему нужно. Тогда вы сможете уделить больше времени тому, что действительно важно: созданию отличной работы для ваших проектов.

Рекомендации по структуре папок управления проектами

• Масштаб
  Одна из самых распространенных ошибок — это чрезмерный акцент на деталях в начале. Иногда люди пытаются организовать все свои файлы в новые, несвязанные папки. Они считают, что их новая структура папок должна включать в себя сразу все файлы. Они просеивают старые файлы и пытаются реорганизовать все свои ресурсы из прошлых проектов в эти новые папки одним массовым нажатием.

Лучший способ запустить новую структуру папок управления проектом — начать медленно. Сосредоточьтесь на файлах и папках, с которыми вы работаете сейчас, и стройте их оттуда.

• Ясность
  Одна папка верхнего уровня с названием «Текущие проекты» будет более эффективной, чем множество нишевых папок с различными соглашениями об именах. Ясность — ваш союзник. Примите четкие соглашения об именах, и вы поможете себе и всей своей команде.
• Совместная работа
  Еще одна проблема, которую мы часто видим со структурой папок, заключается в том, что каждый использует уникальный (а иногда и хаотичный) подход. Создавая новые папки и подпапки, помните, что эта новая система должна быть простой и интуитивно понятной для всех, а не только для вас.
  Мы обнаружили, что как только эта практика будет принята для вашей структуры папок управления проектами, соглашения об именах файлов также станут более четкими и последовательными. Это поможет вам и всем в вашей команде более эффективно сотрудничать в каждом новом проекте.
• Непротиворечивость
  Помните, что качество системы зависит от ее постоянного обслуживания. Создать логическую структуру папок легко, но если вы и ваша команда не позаботитесь об этом, вы вернетесь к исходной точке. Так же, как и в чистоте дома, требуется рутинная работа по дому, и каждый должен в ней участвовать.

Мы работали со многими организациями, которые чувствовали себя полностью перегруженными своими цифровыми активами, а также со многими другими, которым просто нужно было немного ускориться. Прежде чем мы поможем им разработать и оптимизировать рабочий процесс цифровых активов с помощью портфолио, мы определяем, есть ли у них в настоящее время логическая структура папок. Если нет, мы советуем им начать использовать пирамидальную структуру для организации своих папок и файлов. Мы обнаружили, что пирамидальная структура папок является наиболее эффективным методом организации практически для каждого клиента, с которым мы работали, независимо от его размера или отрасли.

Благодаря пирамидальной структуре папок вы:

• Создайте папку общего обзора проекта.
• Создайте папки для различных типов ресурсов, которые будут возникать в рамках этого проекта.
• Создайте вложенную структуру, чтобы каждый мог быстро найти то, что ему нужно.

Вам нужно создать базовую логическую структуру папок для каждого проекта. Это облегчит вам хранение всех типов цифровых носителей в четком и организованном виде. Когда вы впервые создаете новые папки, не имеет значения, пусты ли некоторые из них. Когда проект совершенно новый, он обычно находится на «фазе планирования», что означает, что вы «планируете» разработку проекта. И есть вероятность, что в процессе творчества проект будет расти и жить своей жизнью. Структура папок проекта в виде пирамиды даст вам гибкость и позволит легко создавать проекты. При создании новых проектов просто скопируйте и вставьте структуру папок в соответствующее место на файловом сервере и измените папку «Имя проекта» на имя вашего проекта.

Это основной рецепт создания гибкой структуры папок проекта. Теперь давайте посмотрим, как эта конкретная файловая структура управления проектом выглядит в реальной жизни.

Практический пример пирамидальной структуры папок

В этом примере мы создадим структуру папок для отдела маркетинговых коммуникаций (MarCom). Эта команда использует несколько типов ресурсов, включая пресс-релизы, рекламные фотографии, видео, аудиоклипы и файлы макетов для печати, включая размещенные изображения. Команда планирует продвигать большое мероприятие в Чикаго в 2022 году. Давайте посмотрим на структуру папок с цифровыми активами, которую MarCom создаст для этого мероприятия.

Во-первых, главная папка проекта называется «Чикаго 2022». По мере роста проекта структура папок расширяется, чтобы вместить все различные элементы проекта, но имя основной папки проекта не меняется. После того, как MarCom создаст основную папку проекта, они могут добавить подпапки для каждого типа медиафайлов.

Сначала MarCom создает подпапку «Изображения», которая разделена на уровни для размещения различных типов изображений, необходимых для проекта. Затем они добавляют папки «Аудио», «Пресс-релизы» и «Видео» на том же уровне, что и «Изображения». Поскольку в этих папках не очень много ресурсов, нет необходимости распределять их по уровням. Команда MarCom просто добавляет в эти папки отдельные цифровые файлы по мере необходимости. Однако, если объем ресурсов увеличится позже в проекте, команда может легко распределить эти папки по уровням, когда это необходимо. Благодаря такой структуре папок проекта вся команда MarCom может легко находить, публиковать и редактировать цифровые ресурсы для своего мероприятия 2022 года в Чикаго.

Пирамидная модель – лучшая структура папок для управления проектами, поскольку ее легко масштабировать. Например, предположим, что MarCom решает сотрудничать с другой компанией для их мероприятия. На мероприятии будет специальная презентация, а это означает, что MarCom необходимо будет создать дополнительные кобрендинговые материалы для этого проекта. Четкая файловая структура сохранит эти кобрендинговые активы отдельными, но легкодоступными. Создав папку для всех цифровых ресурсов совместного бренда, MarCom может легко добавить подпапки для «Изображений», «Аудио», «Пресс-релизов» и «Видео». Этот подход имитирует структуру папок проекта для всех других цифровых активов, что позволяет каждому легко найти то, что ему нужно.

Создайте логическую структуру папок на долгую перспективу

Не пытайтесь сделать все сразу. Создайте структуру папок для одного проекта и следуйте рекомендациям пирамиды при добавлении новых цифровых активов. Затем возьмите то, что вы узнали из этого проекта, и примените это к следующему и еще одному. Прежде чем вы это узнаете, структура папок вашего проекта пронизывает всю вашу организацию.

Все мы знаем, что организоваться очень просто. Чтобы оставаться организованным, требуется настоящая самоотверженность. Но преимущества очевидны: меньше времени тратится на поиск активов и намного выше производительность. Если вы и ваша команда не можете найти то, что ищете, вам придется создать его с нуля, адаптировать существующий актив в соответствии с вашими потребностями или приобрести его снова. Все это требует значительного количества времени и денег, но четкая структура папок проекта поможет вам не сбиться с пути.

Независимо от того, имеете ли вы дело с новыми проектами или новыми товарищами по команде, подчеркните важность использования подхода пирамиды. Если некоторые из ваших товарищей по команде начинают отклоняться от этого, напомните им, что этот подход может принести пользу им и всем в организации. Помните, что такой тип структуры папок проекта позволяет каждому быстро найти то, что ему нужно. Следование рекомендациям по групповым проектам также может вдохновить ваших товарищей по команде на то, чтобы их рабочие процессы и папки также были организованы.

Что говорили наши родители? «Всему свое место, и все на своем месте». Возможно, это звучало как нытье, когда мы были детьми, но теперь это звучит как душевное спокойствие для вашей стратегии управления цифровыми активами. И хорошая новость заключается в том, что это вполне достижимо при правильной структуре папок проекта.

Если вы хотите, чтобы ваш контент был доступен вашей команде и партнерам, важна хорошая организация. А хорошая организация начинается с хорошей структуры папок. В этом кратком руководстве вы узнаете, как создать простую в использовании структуру папок, которая будет хорошо работать для вашей команды и партнеров. Независимо от того, какой тип контента у вас есть, вот как упорядочить его и держать вашу команду на одной волне.

Шаги по проектированию структуры папок

В недавней публикации мы обсудили информационную архитектуру в целом, ее важность для пользователей, различные способы поиска информации и обзор того, как приступить к созданию информационной архитектуры. В этом посте мы предпримем следующие шаги и покажем, как использовать информационную архитектуру для создания работоспособной структуры папок, которая позволит вашей команде быстро находить то, что им нужно.

Вот пошаговое руководство по созданию правильной структуры папок.

1. Поймите, что у вас есть

Первый шаг, который вам необходимо сделать, — это ознакомиться с содержанием. Для того, чтобы выяснить, как это организовать, вам нужно установить хорошее понимание того, что у вас есть. Это может варьироваться от небольшой задачи до довольно монументальной, в зависимости от того, сколько активов (файлов) вы пытаетесь организовать и где они все находятся. Но в любом случае вы должны выяснить, что вы пытаетесь организовать, прежде чем вы сможете это организовать.

Основной способ сделать это — провести инвентаризацию контента и/или аудит контента. При инвентаризации контента вы проводите инвентаризацию всего своего контента, записывая его в электронную таблицу. Это даст вам очень хороший обзор того, что у вас есть. В электронной таблице вы будете записывать такую ​​информацию, как имя или заголовок контента, когда он был создан, кто его создал, где он хранится в настоящее время, а также краткое описание.

Аудит контента дает вам еще больше информации, поскольку вы также анализируете качество контента. Он устарел или существуют права на его использование, которые ограничивают его использование? Содержимое по-прежнему актуально для вашей организации? Это поможет вам решить, хотите ли вы перенести его в новую систему управления цифровыми активами (DAM) или нет. Многие из наших клиентов обнаруживают, что у них гораздо меньше контента для перемещения в DAM, чем они изначально думали после проведения аудита контента. В частности, изображения очень быстро устаревают!

Инвентаризация или аудит контента могут различаться по степени детализации. Если количество файлов исчисляется сотнями, вы можете просмотреть каждый файл по отдельности. Если у вас есть файлы, исчисляемые тысячами или десятками тысяч, просмотр отдельных файлов может быть невозможен. В этом случае вы можете провести аудит содержимого на уровне папок или, возможно, даже на более широком уровне. Например, вы можете определить, что находится на внешнем жестком диске, и добавить это в свою таблицу аудита.

Проведение аудита контента также является хорошей возможностью выяснить, где хранятся все ваши ресурсы. При первом переходе на DAM многие из наших клиентов хранят файлы на отдельных рабочих столах, в Sharepoint, Google Диске, Dropbox, электронной почте, сетевых серверах и т. д. Редко все они хорошо организованы в одном месте. Охота за всеми вашими активами означает, что вам, возможно, придется поговорить со многими коллегами и прощупать их, чтобы отследить их всех. Что подводит нас к следующей части процесса — опросу ваших пользователей!

2. Опросите своих пользователей

Ваши пользователи — одна из основных причин, по которой вы инвестируете в управление цифровыми активами. Вы хотите, чтобы они могли находить, делиться, загружать и использовать весь контент, на создание которого ваша организация потратила кучу денег и времени. Понимание их потребностей является важной частью создания системы DAM, которая работает на них.

В некоторых случаях пользователем можете быть вы! Таким образом, вы автоматически получите некоторое представление о том, что вам нужно. Но для групп есть несколько способов сделать это. Если это небольшая группа пользователей, вы можете проводить интервью один на один по телефону, электронной почте или лично. Для больших групп вы можете создать опрос с помощью таких инструментов, как Google Forms или Survey Monkey. Вы также можете выбрать представителей из различных отделов для проведения более подробных интервью, если вы хотите копнуть глубже после опроса. Вот некоторые вопросы, которые следует задать:

• Какие текущие проблемы возникают при поиске файлов?
• Как они сейчас ищут файлы?
• Какие рабочие процессы вы используете для поиска и использования файлов?
• Какие файлы вы ищете на регулярной основе?
• Как они обмениваются файлами?
• Что они хотели бы видеть в DAM?

Ответы на эти вопросы дадут вам информацию о том, как группировать ресурсы, создавать и добавлять метаданные, обучать пользователей поиску и просмотру, а также решать проблемы.

3. Создать категории

Существует множество способов классификации информации, и ни один из них не лучше другого. Он уникален для вашей организации и должен основываться на том, как ваши пользователи ищут информацию. Вы можете упорядочивать активы по теме, местоположению, создателю, в хронологическом порядке, по алфавиту, по местоположению или по типу файла. Вы можете организовать по линейке продуктов, по отделам, по дате выпуска, по сезону или по событию. Не существует единственно правильного способа организовать DAM.

Чтобы начать категоризировать вещи, вам нужно начать группировать файлы вместе или помещать вещи в ведра (не буквальные!). Вы можете обнаружить, что у вас есть много маркетинговых фотографий, поэтому вы начинаете собирать их вместе. В маркетинговых фотографиях вы обнаружите, что у вас есть изображения зданий, изображения событий и портреты, поэтому вы формируете для них три группы. У вас может быть много фотографий для определенных мест, например, разных магазинов, поэтому имеет смысл собрать их вместе. На фотографиях продуктов у вас могут быть ресурсы для каждой линейки продуктов, фотографии образа жизни и крупные планы, поэтому вы начинаете группировать их.

В этом случае вы можете группировать не фактические файлы, а представления этих файлов. Один из способов сделать это в электронной таблице. Просто начните перечислять все типы файлов, которые у вас есть. Вы можете начать с памяти, но также погрузиться и посмотреть, что вы нашли в своем аудите контента, или просмотреть свои жесткие диски или сетевые диски. Когда у вас будет хороший список, начните искать похожие элементы и создавать ассоциации. Вскоре вы увидите, как группы начинают появляться.

Еще один способ сделать это — сортировать карточки. Используя этот метод, вы записываете все типы контента, которые вы нашли на каталожных карточках, и смешиваете их все. Затем вы приглашаете пользователей войти и физически рассортировать все карточки по группам. Это может дать вам очень хорошее представление о том, как ваши пользователи думают о различных категориях. Существуют также программы виртуальной сортировки карт, которые вы можете попробовать, даже если вы не в офисе. Подробнее о сортировке карточек читайте в этой статье.

4. Отметьте свои категории

После того как вы завершили группировку в электронной таблице или завершили несколько раундов сортировки и анализа карточек, вам нужно будет пометить категории. Маркировка ваших категорий может показаться незначительным шагом, но важно сделать это правильно. Имена, которые вы даете своим категориям, будут указывать вашим пользователям, на что они смотрят и где они находятся в вашей DAM. Это то, что делает имена папок в вашей структуре папок понятными.

Важно очень четко указывать имена и не использовать термины, понятные только вам. В общем, лучше избегать делового жаргона, особенно если к вам подключаются внешние пользователи. Ярлыки не должны занимать слишком много места или быть слишком длинными, и их понимание не должно занимать слишком много времени. Пользователи быстро перемещаются, просматривая ярлыки, поэтому они должны быть краткими, но описательными.

Ярлыки также передают ощущение места в DAM. Если ваш DAM предназначен для больницы, на ваших этикетках может быть написано «сестринское дело» или «медицинский центр». Если вы представляете косметическую компанию, у вас будут губные помады или увлажняющие средства в качестве этикеток. Ярлыки помогают пользователям погрузиться в мир вашей организации.

Некоторые люди создают контролируемый словарь или таксономию, чтобы использовать их на всех своих ярлыках для обеспечения единообразия. Или они могут принять устоявшийся метод, который уже используется в их отрасли. Контролируемый словарь не позволит пользователям придумывать термины, добавляя их в навигацию, что может быть особенно полезно в DAM, архитектура которой со временем меняется.

5. Создайте навигацию

Когда у вас есть категории и ярлыки, пришло время настроить навигацию. Вот как все ваши категории будут сочетаться друг с другом, и как ваши пользователи будут проходить через вашу библиотеку DAM. Существует несколько различных стилей навигации, но наиболее распространенным в DAM является иерархический стиль. Ваши самые большие и широкие категории будут находиться на верхнем уровне структуры папок. Это первое, что ваши пользователи увидят и на что нажмут, чтобы начать поиск.

В процессе формирования групп контента некоторые элементы естественным образом помещаются в более крупные подкатегории. Например, ваши различные линейки продуктов могут входить в категорию «Продукты». Или, если у вас есть несколько больших категорий товаров, таких как рубашки, брюки и платья, они могут располагаться на верхнем уровне, а ваши разные версии будут находиться в подпапках. В университете английский язык, антропология и математика поместятся в разделе «Кафедры». Все ваши пресс-релизы и другие информационные материалы могут храниться в папке «Сообщения».

Некоторые вещи, такие как события, могут быть немного сложнее решить: они находятся в отдельной папке событий, упорядоченной по дате, или находятся в отделе, где проводилось мероприятие? Все зависит от того, кто будет искать эти фотографии. В случае с Image Relay вы также можете синхронизировать свои изображения, чтобы разместить их в нескольких папках. Это позволит пользователям иметь несколько путей для поиска того, что они ищут, что никогда не будет проблемой!

Мы рекомендуем вам не давать пользователям слишком много вариантов на этом верхнем уровне или вообще на любом уровне, если уж на то пошло. При слишком большом количестве вариантов ваши пользователи могут столкнуться с параличом принятия решений. Мы рекомендуем около 15 вариантов, максимум 20, если только нет веской причины превысить это число. Когда они опускаются на следующий подуровень, снова ограничьте возможности. При этом, если у вас слишком мало вариантов, вашим пользователям, возможно, придется щелкнуть слишком много вариантов, чтобы найти то, что они ищут. Например, если у вас есть три папки верхнего уровня, которые просто говорят «Отделы», «Фотографии» и «Бренды», скорее всего, вы могли бы разбить их на более высокие папки. Это баланс между слишком узкой и глубокой навигацией и слишком широкой и неглубокой навигацией.

Количество кликов, которое требуется пользователю, чтобы получить результат, также важно.Как правило, вы не хотите, чтобы кому-то приходилось щелкать более трех раз, чтобы перейти к нужной папке, максимум четыре раза. После этого все может начать запутываться. В нашей системе может быть проще начать добавлять теги в этот момент, чтобы помочь людям найти результаты, а не создавать очень конкретные папки.

Успешная файловая структура упорядочивает ваши данные и код с целью воспроизводимости, облегчая вам и вашим соавторам повторное посещение, проверку и разработку вашего проекта. Файловые структуры не являются фиксированными объектами, а создают структуру, которая сообщает функции и назначение элементов в рамках проекта, разделяя задачи на иерархию папок и используя согласованные, хронологические и описательные имена.

Начните с чего-нибудь простого и ясного, чтобы не запутаться в самом начале, и дайте структуре развиваться по мере необходимости.

Почему важна организация файлов

Последовательность имеет значение. Как и при навигации по дому, приятно знать, где все находится и что предметы расположены в логическом порядке (надеюсь, ваша посуда не находится в вашей ванной). То же самое относится и к кодированию. Знание того, где находятся файлы, когда использовать определенный код для определенных операций и как найти связанные результаты, данные и рисунки, может не только повысить производительность, но и обеспечить согласованность (даже в нескольких проектах) и возможность совместного использования.

Где вы размещаете свои файлы и как вы организуете свою файловую структуру, можно рассматривать как общую карту ваших проектов кодирования. Как и в случае с легендой карты, вы должны установить ряд ожиданий относительно того, где найти части проекта и в каком порядке эти части сочетаются (т. е. выполняются) друг с другом.

Зачем это делать: для других

Даже если вы работаете над классным заданием, лучше всего работать с мыслью о том, что ваша работа будет доступна и воспроизведена другими. Для этого вам нужно организовать свой код так, чтобы новички могли быстро получить доступ к ключевым частям вашего проекта, не просматривая документацию или бесцельно щелкая файлы. В каком-то смысле вы хотите, чтобы другие отблагодарили вас. Надеемся, они поблагодарят вас за:

• время, сэкономленное на изучении структуры вашего проекта
• удобнее сотрудничать с вами
• быстро узнать, как был выполнен ваш анализ
• возможность быстро воспроизвести ваш код, что добавляет уверенности как вам, так и соавтору.

Зачем это делать: для вас

Если вы когда-нибудь организовывали свой рабочий стол так, чтобы освободить как физическое, так и ментальное пространство, то ваши проекты по программированию заслуживают такого же внимания. Время, потраченное на изучение организации кода сейчас, поможет вам оптимизировать будущие проекты и повысить согласованность между проектами. Даже если вы работаете над быстрым домашним заданием, подумайте о сотнях подобных домашних заданий, для которых вам нужно создать макет папки, а затем найти некоторые файлы (мы не советуем класть все на рабочий стол). Независимо от того, работаете ли вы над небольшими или крупными проектами, стандартная структура добавит согласованности всей вашей работе и сократит время, необходимое для шаблонизации кода.

Зачем это делать: на будущее

Быть запутанным никогда не бывает весело, особенно когда вы являетесь причиной замешательства. Возвращаясь к коду и забывая, где находятся ваши файлы или, что еще хуже, какие файлы использовать (смертельный метод проб и ошибок с использованием file1.py , file-v1.py , file-mod1.py или file- суффиксы try-this-one-v1.py) создает ужасный опыт. Хуже того, это ограничит возможность воспроизведения вашего кода.

Поэтому обеспечение единообразия в самом начале, которое начинается со стандартной файловой структуры и соглашения об именах, принесет вам дивиденды в будущем. Цель состоит в том, чтобы поблагодарить себя в прошлом.

Начало работы

• Папки и каталоги взаимозаменяемы. Здесь будут использоваться папки.
• Структура файла, иерархия файлов и схемы файлов взаимозаменяемы. Здесь будет использоваться файловая структура.

Создайте правильную перспективу: определите свои цели и аудиторию

Как и при написании статьи или презентации, решение о том, как донести ключевую информацию, зависит не только от ваших личных целей, но и от целей вашей аудитории. При этом, чтобы установить перспективу для приведенных ниже примеров, мы предполагаем, что вы специалист по данным. Мы используем расплывчатое определение специалиста по данным:

1. Вы работаете с определенными данными: двоичными, текстовыми, веб-файлами, изображениями, видео, машинными данными…
2. Вы измените данные в соответствии со своими потребностями.
3. Вы проанализируете данные и сделаете выводы
4. Вы создадите представления таких выводов: диаграммы, рисунки, изображения, видео…
5. Вы будете делиться некоторыми или всеми вышеперечисленными процессами с другими, будь то сдача задания для класса или публикация результатов на конференции или в журнале.

Те, кто просматривает ваш код, кто может быть учеными, исследователями или теми, кто хочет учиться, могут иметь другие намерения, например…

1. Поиск наборов данных для повторения и подтверждения результатов и методологий.
2. Поиск ваших наборов данных, чтобы они могли выполнить собственный анализ
3. Использование исходного кода для анализа своей работы или создание его ответвлений для других целей.
4. Просматривая ваши результаты и цифры

Настроение: не все должно быть высечено на камне.

Найти подходящее время, чтобы отклониться и проявить гибкость при создании файловой структуры, мудрее, чем слепо следовать ритуалу. В настоящее время в мире кодирования популярна поговорка:

"Глупая последовательность — это чушь маленьких умов". — Ральф Уолдо Эмерсон (и руководства по стилю PEP8)

Ни один из методов, которые мы описываем ниже, не является обязательным или необходимым для создания хорошего кода. Скорее, мы пытаемся сформулировать общие принципы для достижения согласованной и удобной в сопровождении файловой структуры.

Существует также компромисс между временем разработки таких файловых структур и временем, необходимым для написания и реализации кода. Как сказал Дональд Кнут, один из первых лидеров хорошего программирования,

«Преждевременная оптимизация — корень всех зол (или, по крайней мере, большей их части) в программировании». — Дональд Эрвин Кнут

Цель не в том, чтобы создать золотой стандарт методов написания кода (но если вы его придумали, поделитесь им). Скорее, мы надеемся, что вы найдете это полезным сочетанием принципов и инструментов, которые можно адаптировать к вашим конкретным потребностям.

Рекомендации по файловым структурам

1. Не изменяйте необработанные данные вручную, а лучше вообще.
   (Не поддавайтесь искушению открыть необработанный набор данных в Excel и изменить значения.)
2. Обработка данных должна работать как конвейерная лента: она останавливается на контрольно-пропускных пунктах. Например, он модифицируется/очищается/анализируется, а затем движется дальше.
3. Код разного качества (наброски и скомпилированные двоичные файлы) следует разделять.
4. Всегда помните о соавторах, даже если вероятность их появления равна нулю. Работайте над общедоступным кодом. Иметь общественную осведомленность. В некотором смысле представьте, если бы ваш код был опубликован на GitHub прямо сейчас.
5. Используйте относительные, а не абсолютные пути к файлам, чтобы облегчить совместное использование.
6. Последовательность (в рамках вашего проекта) имеет ключевое значение.

Рекомендации по разделению проблем

При написании кода рекомендуется разделить функциональные возможности программы на отдельные разделы, где каждый раздел отвечает за отдельную задачу (например, переформатирование данных для построения рисунка). Это также верно при разбивке ваших файловых структур: каждая папка должна содержать файлы со схожими функциями или назначением.

• В разных точках конвейерной ленты вашего проекта данные будут обрабатываться по-разному.
• Разделите его эволюцию: небольшие проекты получают отдельные файлы, большие проекты — отдельные папки.

• Что выдает ваш датчик, машина, экспериментальная установка и т. д. Думайте о нем как о чем-то неизменном, каким бы грязным, шумным и уродливым он ни был.
• Часто дурная слава возникает из-за данных, которые вы получаете из других источников — от соавторов или из Интернета. Сохраните эти имена, но напишите сценарий для преобразования файлов в более чистые промежуточные файлы. Таким образом, если вы получаете больше из того же источника или делитесь своим аналитическим кодом с коллегами, никому не нужно вручную повторять работу по преобразованию данных.
  • Полезные утилиты для пакетного переименования: PSRenamer, Renamer
  • Отфильтрованные или отредактированные данные — это место, где вы сохраняете промежуточные этапы по мере того, как данные манипулируются от копии необработанного состояния до конечного состояния.
  • Если промежуточный шаг разветвляется на несколько возможных методов обработки, вы можете использовать подструктуру, чтобы различать, как и какие данные проходят через каждую ветвь процесса.
  • Вы поблагодарите себя за систематизацию промежуточных данных, если вы или ваш соавтор когда-нибудь решите изучить другую функцию. Надеюсь, вам не придется тратить столько времени, начиная с нуля. И даже если при повторном просмотре этих данных больше нечего будет узнать, на случай, если вас когда-нибудь спросят о чем-то, приятно знать, что ваши промежуточные шаги аккуратно разложены на полке.
  • Окончательные данные будут вызываться основной программой анализа и использоваться для получения выводов, о которых вы хотите узнать.
  • Разделение этих данных предотвращает случайное неправильное использование промежуточных или неверных данных, которые потенциально могут исказить ваши результаты.
  • Кроме того, это помогает уточнить, что используется, если ваша рабочая версия не является самой последней версией в ваших рабочих данных, избегая уродливых имен файлов _final_final и _this_one, с которыми мы все слишком хорошо знакомы.

  Рекомендации по экспериментальной и временной работе

  Чтобы отслеживать этот процесс, у каждого ученого должна быть лабораторная тетрадь.

  • Свидание
  • Комментарии о том, как проводился эксперимент
  • Наблюдения за результатом
  • Откуда взялись данные?
  • Кто проводил эксперимент?
  • Это повторный эксперимент, проведенный заново с другими параметрами, измененными наборами данных или новым методом?

  По мере разработки вашего проекта черновая работа будет появляться вместе с вашим лабораторным блокнотом. Временная работа — это все, что вы делаете, чтобы преобразовать, манипулировать или проверить (начертить, исследовать, проанализировать и т. д.) данные, которые перемещаются от станции к станции по конвейерной ленте.

  Всегда помещайте все в сценарии, чтобы обеспечить повторяемость, даже если в данный момент это может показаться быстрым и простым с помощью аргументов командной строки. Подумайте об этом позже, когда будете рассказывать об этой манипуляции коллеге. Более сложно и подвержено ошибкам сказать: «Выполните эти 15 команд, заменив аргумент x на y», чем «Запустить этот скрипт». Даже если у вас нет соавторов, представьте, что вам нужно вспомнить промежуточный сюжет, чтобы убедить консультанта в правильности ваших рассуждений. Несомненно, будет проще просто загрузить скрипт MATLAB/Python и без проблем запустить его.

  Исходный код: поместите его в логичное место.

  Под исходным кодом мы подразумеваем окончательный рабочий код, который используется для получения результатов. В зависимости от размера и характера вашего проекта также может быть несколько одноразовых сценариев для таких задач, как преобразование, очистка, построение графиков и т. д. Включать ли эти скрипты в папку src в качестве окончательного рабочего кода или распространять в других папках в качестве черновой работы, в основном зависит от личных предпочтений, если логично найти их позже. Придерживаясь аналогии с домом, разумно поискать моющие средства на кухне и в ванной.

  Результаты: храните их отдельно.

  Какого бы формата ни были ваши результаты (рисунки, код/исполняемый файл, данные для передачи в другой проект, даже бумажный черновик), хранение их отдельно обеспечивает быстрый доступ, когда вам нужно оценить свои выводы.

  Рассмотрите возможность использования Makefiles.

  Специально для крупных проектов файлы Makefile помогают отслеживать изменения в вашем коде и данных. (Шаблоны Google и Makefile — ваши друзья.)

  Выберите файловую структуру, соответствующую масштабу и целям вашего проекта.

  Все хорошие структуры содержат как минимум следующие элементы:

  1. Уникальная основная папка для проекта
  2. Некоторый код
  3. Некоторые данные
  4. Документ readme с любой важной информацией о проекте для вас или соавторов.

  Начните с наброска базовой структуры.

  1. Эталон: создайте уникальную папку для проекта.
  2. Определите масштаб проекта. Где-то между быстрой визуализацией и долгосрочным совместным проектом? Это даст представление о том, насколько сложной должна быть файловая структура.
  3. Определите параметры, отличающие данные. Кто-то, кто просматривает ваши файлы, должен быть в состоянии распознать эти параметры как при просмотре структуры вашего файла, так и в именах файлов.
  4. Оцените самый простой способ доступа к данным. Часто это будет установлено с помощью наиболее важной отличительной переменной между наборами данных (например, хронологической, типом машины/датчика, экспериментом, человеком, обучающей моделью и т. д.). Старайтесь, чтобы все было просто и понятно, чтобы его было легко проверять и отлаживать. Побеспокойтесь об умении и оптимизации, как только убедитесь, что все работает.

  Примеры использования: разные файловые структуры подходят для разных нужд.

  • Это небольшое задание, требующее быстрого результата? См. Пример 1: почти плоский.
  • Является ли это исследовательским проектом, в котором может даже не быть результатов, учитывая неопределенность данных и результатов? См. Пример 2: простая иерархия.
  • Это огромный совместный проект, который, по вашему мнению, будет включать в себя несколько отдельных разделов результатов и, возможно, несколько рукописей/публикаций? См. Пример 3: сложная иерархия.

  Рекомендации по соглашению об именах

  Огромное разнообразие соглашений об именах легко сбить с толку. Однако есть несколько важных базовых принципов, на которых вы можете строить свои собственные.

  1. Описывайте и избегайте двусмысленности, особенно при управлении версиями (например, попробуйте "-v2", а не "_final_final")
  2. Названия должны быть краткими.
     • Сокращения полезны, но убедитесь, что вы определили их в файле сведений .
     • Используйте контекст (например, родительские папки), чтобы избежать повторяющихся/длинных имен.
  3. Существует только один способ отформатировать дату: ГГГГ_ММ_ДД (например, 2019_07_04). Ваша операционная система автоматически отсортирует этот стиль в хронологическом порядке.
     • Точно так же всегда дополняйте меньшие числа нулями в последовательности (например, 01, 02,…,10, если вместо 1, 2, 3,…,10).
  4. Как всегда, будьте последовательны в своем проекте. Если у вашей группы уже есть устоявшийся стиль, начните с него и адаптируйте его к своим потребностям.

  Создайте предложение пути к файлу, которое поможет пользователям идентифицировать файл.

  Каждый файл, будь то данные или код, имеет путь (включая имя файла в конце), который сообщает компьютеру, где его искать. Путь также является «предложением», сообщающим пользователю-человеку информацию, необходимую для идентификации файла. Разделите эту информацию на отдельные «элементы идеи», которые могут быть одним символом или числом, словом или короткой фразой (например, именем и фамилией субъекта).

  Более сложный пример использования нескольких сокращений идей см. в этом тематическом исследовании Стэнфордских библиотек.

  Порядок идей: выбор описательного или хронологического зависит от того, что важнее.

  До сих пор мы много обсуждали морфологию файловой структуры, но мало говорили о порядке идей. Должна ли это быть дата, а затем место – или место, а затем дата? Все зависит от того, как вы будете получать доступ к данным.

  Как правило, в первую очередь ставьте самое важное, будь то в иерархии папок или в имени отдельного файла. (Индивидуальные имена файлов начинают иметь большее значение для более плоской файловой структуры: например, если у вас есть только необработанные, чистые, окончательные данные или даже полностью плоская структура.) Если целью проекта является выявление временных изменений в данных о погоде, поставьте дату в начале файла. предложение пути (самое левое, самый высокий уровень). Если вы отслеживаете пространственные изменения содержания метана в атмосфере, усредненные с течением времени, возможно, имеет смысл начать с определения местоположения.

  Последней идеей, на которую следует обратить внимание, часто является номер версии. Используйте простую последовательность версий (например, _v1, _v2, _v3), чтобы избежать хаоса _final, _finalfinal, _reallyfinal, _test_final_use_this_one. Если бы кто-то передал вам такие файлы, вы бы поверили выводам? Считаете ли вы, что они хорошо справились с проектом?

  Разделение идей: символы подчеркивания, camelCase, точки или дефисы имеют свои преимущества.

  Чтобы идеи не смешивались, необходим какой-либо разделитель. ОС уже поставила для нас косую черту между именами папок, но что, если у нас есть идеи из нескольких слов или имена файлов с несколькими идеями?

  • Подчеркивание ( _ ) и camelCase ( firstNameLastName ), вероятно, являются двумя наиболее распространенными разделителями, поскольку они совместимы практически со всеми современными операционными системами и языками программирования. Они надежны и вряд ли доставят вам проблемы при публикации вашего проекта.
  • Точки ( . ) часто игнорируются многими как разделители, возможно, потому, что они служат для разделения расширения файла в конце файла. Однако современные операционные системы игнорируют для этой цели все точки, кроме последней, поэтому их безопасно использовать. Хотя вам, возможно, придется быть осторожным, чтобы избежать ошибок с некоторыми языками, которые могут запутать точки для операторов (MATLAB, Python), они имеют большое преимущество, если вы выполняете какую-либо работу вручную. Когда вы дважды нажимаете на сегмент имени, чтобы выделить, точки разделяют области выделения, а не выходят за пределы (см. ниже).
  • Дефисы (-) также довольно распространены, визуально похожи на знак подчеркивания и легко обрабатываются большинством операционных систем. Но у них есть одна потенциальная проблема: если вы не будете осторожны в своем коде, их можно спутать со знаками минус. В зависимости от вашей операционной системы дефисы могут вести себя как точка при двойном щелчке для выделения (например, это происходит в Mac OS, как показано ниже).

  Смешивание разделителей может стать отличной стратегией повышения удобочитаемости. Рассмотрим эти два имени файла:

  • 20190701.GeorgeSun.v1.csv
  • 20190701_davidLarson_v1.csv

  Общими идеями являются дата, название темы и номер версии. В обоих случаях для разделения идей используется основной разделитель, а для облегчения чтения имен используется CamelCase.

  Последнее примечание о разделителях: никогда не используйте пробелы в пути к проекту и именах файлов. Да, многие из нас используют их в общей файловой системе нашего компьютера, потому что они интуитивно понятны. Но код и операционные системы с трудом справляются с ними, поэтому избегание их в файловых структурах вашего проекта избавит вас от головной боли и громоздкого кода.

  Приложение: полезные ссылки

  Здесь мы делимся другими точками зрения, которые легли в основу этого руководства.

  Соавторы

  Организация файлов похожа на организацию вашей комнаты: она должна быть чистой и удобной для навигации. Используйте продуманные соглашения об именах, файловую структуру и методы, чтобы упростить доступ к ресурсам для вас и ваших сотрудников.В этой статье об иерархии файлов изложены основы и рекомендации по работе со сложными файловыми системами и созданию аккуратно организованного электронного рабочего пространства.

  Оптимальные методы структуры папок могут не приходить вам на ум в первую очередь, когда вы работаете в одиночку или с ограниченным количеством ресурсов, но когда вы работаете с большими командами и проектами, эффективная организация файловой структуры может иметь важное значение для ваш рабочий процесс. На самом деле, иерархия папок может сэкономить время, энергию и разочарование вашей команды, упрощая хранение и поиск всего.

  Поскольку мы являемся профессионалами в области управления цифровыми активами, мы видели множество подходов к структуре папок. По нашему опыту, пирамидальная структура папок — хороший вариант для команд во всех отраслях. Однако, если вы и ваши коллеги найдете другой подход, который лучше работает для вас, используйте его. Настоящим ключом к успеху является постоянство.

  Вот несколько советов по работе со структурой файлов, которые помогут вам добиться успеха.

  1. Пробелы, тире и символы подчеркивания — о боже!

  Если вы когда-либо нажимали кнопку объявления или электронной почты только для того, чтобы оказаться на веб-странице с URL-адресом, пронизанным символами процента, вы видели воочию, как одна система (скорее всего, Google) обрабатывает пробелы. Другими словами, технологии и пространство не всегда хорошо сочетаются друг с другом.

  Это может не быть проблемой, если вы сохраняете файл на свой компьютер с некоторыми пробелами. Однако попробуйте загрузить тот же файл на сервер или в систему DAM, и все может немного запутаться. Не все операционные системы одинаково распознают пробелы, что может привести к некоторым проблемам. Файлы могут быть повреждены и даже невосстановимы из-за наличия пробелов в имени файла.

  По этой причине многие шаблоны структуры бизнес-папок предписывают использовать дефисы или символы подчеркивания вместо пробелов. Просто стало немного чище.

  Однако пробелы также улучшают разборчивость имен файлов для читателей с дислексией или плохим зрением. И большинство операционных систем продвинулись вперед, чтобы справляться с ними. Итак, если символы подчеркивания доставляют вашему коллеге головную боль, ваша команда может принять решение о переходе на пробелы. Просто знайте, что у вас могут возникнуть проблемы при использовании структуры папок в другом экземпляре.

  Также важно отметить, что размещение пробела, подчеркивания или другого специального символа в начале имени папки заставит папку "плавать" в верхней части списков, отсортированных по алфавиту. Некоторые люди называют файлы таким образом, чтобы одна папка отображалась перед другими папками. Однако этот трюк может привести к проблемам, поскольку папка не появляется на своем обычном месте. Например, кто-то, просматривающий папку «Проекты», может пропустить папку «_Проекты» в верхней части списка, ожидая увидеть ее между папками «Маркетинг» и «Исследования». В результате они могут создать дубликат папки «Проекты» без подчеркивания впереди, что приведет к возникновению конкурирующих папок.

  Лучший способ избежать проблем со специальными символами — сгладить соглашение об именах для всех папок. Это гарантирует, что все в вашей команде будут следовать одним и тем же рекомендациям по структуре папок, а такая согласованность гарантирует, что ничего не будет потеряно.

  2. Избегайте широких и повторяющихся имен папок

  Одна из лучших практик в структуре папок – избегать конкуренции папок друг с другом.

  Старайтесь не создавать папки с перекрывающимися категориями. Вместо этого создавайте папки, которые отличаются друг от друга, и используйте вложение, чтобы упорядочить их по мере необходимости.

  Например, если у вас есть папка верхнего уровня под названием «Изображения» и другая папка верхнего уровня под названием «Люди», вам, вероятно, не нужно копировать изображение человека в обе папки. Вместо этого удалите ту или иную папку или поместите одну папку в другую. Например, папка «Изображения» может находиться внутри папки «Люди».

  Для папки подходит широкое название темы, если в нее вложены более конкретные папки. Это упрощает поиск пути к необходимому ресурсу, а также четко показывает, где ваши коллеги должны сохранять новые ресурсы в структуре папок.

  3. Создайте структуру и шаблон вложенных папок (даже если вложенные папки пусты)

  Это то, что отделяет структуру папок от процесса до формы искусства. Когда вы определяете необходимость создания новых папок, не делайте это только для той, которая вам понадобится в первую очередь. Планируйте заранее. Создайте эту структуру для всех папок, которые вам понадобятся. Экономьте время в долгосрочной перспективе, избегайте путаницы и вступайте в золотой век аккуратной структуры папок.

  Если существующая структура папок, которую вы используете, уже соответствует стандартной практике вложенных подпапок, создайте эту структуру заново для новой папки.

  Вы также можете сэкономить время всех членов вашей команды, создав «шаблон» — группу пустых папок и подпапок, которые соответствуют структуре папок, которую вы хотите сохранить во всех проектах. Это позволит вам быстро копировать и вставлять шаблон подпапок в новые папки, а не создавать каждую подпапку вручную. Например, каждая папка, созданная в папке «Проекты», может использовать шаблон вложенных папок «Обложка», «Макет», «Шрифты» и «Текст».

  Просто убедитесь, что эти папки идентифицированы как папки шаблонов, иначе ваши товарищи по команде могут заполнить их, что не принесет пользы.

  Думаете, организация файлов — это красиво? Просто подождите, пока вы не увидите, как ваша команда может организовывать шрифты, управлять ими и распространять их.

  4. Чистый дом

  Иногда может быть неудобно удалять неупорядоченные папки. Может быть, вы не хотите обидеть того, кто их сделал, или просто знаете, что взяться за проект или реорганизовать все эти файлы потенциально может оказаться геркулесовой задачей.

  Однако неорганизованная структура папок может стать причиной творческого хаоса для всей вашей команды. Это также подает плохой пример тому, как ваши коллеги должны организовывать папки, что может привести к тому, что они будут создавать еще больше беспорядка в папках.

  Мы рекомендуем начать сначала. Сделайте проект из перемещения существующих элементов в правильное место в вашей новой структуре папок. Мы также рекомендуем установить крайнюю дату, после которой старое хранилище либо станет архивом только для чтения, либо будет удалено.

  5. Будьте гибкими

  Несомненно, иерархия и организация папок — это искусство. Однако по мере развития технологий инструменты, которые мы используем для создания кампаний, становятся все более автоматизированными. Другими словами, можно снять бремя безупречного выполнения структуры папок.

  Хотя традиционные инструменты DAM и рабочие процессы в значительной степени зависели от организации папок, наступила новая эра инструментов, упрощающих этот процесс. Extensis Connect позволяет всей вашей команде молниеносно находить именно то, что им нужно — с небольшой помощью смарт-тегов, созданных искусственным интеллектом, независимо от того, как организованы файлы.

  Несмотря на то, что инструменты, которые мы используем, становятся более функциональными, организованная структура папок обеспечивает ощущение спокойствия и повышает возможность обнаружения в любое время, когда вы работаете с сервером. Это также помогает тем коллегам, которые предпочитают работать с такой формой локальной организации, а также дает людям возможность точно знать, где следует сохранять файлы для будущего использования.

  Хотите узнать, как лучше всего поддержать свою команду?

  Заполните форму ниже, чтобы получить доступ к нашему бесплатному Руководству по передовым методам управления цифровыми активами.

  Сьюзан Уорд писала о малом бизнесе для The Balance Small Business в течение 18 лет. Она руководила консалтинговой фирмой в области ИТ, а также разработала и провела курсы по продвижению малого бизнеса.

  Изображение Джо Цзысюань Чжоу © The Balance 2020

  Поддержание порядка в электронных документах может стать довольно сложной задачей в современном "проводном" мире.

  В дополнение к локальному хранению документов на настольных компьютерах, ноутбуках или мобильных устройствах все больше и больше компаний используют облако для основных бизнес-приложений и хранения файлов.

  Проблему с хранением еще больше усложняет то, что многим компаниям необходимо обмениваться документами между сотрудниками. В офисе для этого обычно используется файловый сервер или сетевое запоминающее устройство (NAS).

  Если требуется общий мобильный доступ, документы можно хранить в облаке и предоставлять к ним общий доступ, назначив разрешения на доступ.

  Результатом всего этого может быть кошмар с управлением файлами, когда некоторые документы человека хранятся в облаке, а некоторые локально, и даже отдельные документы хранятся только в одном или другом месте.

  Организация — ключ к электронному управлению файлами

  Где бы ни хранились документы, важно поддерживать их порядок и актуальность. Цель управления электронными файлами – гарантировать, что вы сможете найти то, что ищете, даже если вы ищете его спустя годы после его создания.

  Большинство деловых людей в тот или иной момент оказывались в неловком положении, когда им звонили клиенты, но они не могли быстро найти соответствующий счет или другие важные документы клиента. Не менее раздражает рыскание в конце года в поисках документов, относящихся к счетам компании, для бухгалтера или, что еще хуже, для налогового инспектора.

  Правильная организация цифровых документов особенно важна в коллективной среде — если один из ваших сотрудников отсутствует (временно или постоянно!), вы сможете легко найти любые документы, созданные или управляемые этим человеком.

  Возможность потери данных из-за недовольных увольняющихся сотрудников – еще одна причина защитить свои бизнес-данные.

  Эти советы по управлению файлами помогут вам сделать ваши файлы доступными:

  1. Используйте папки установки по умолчанию для программных файлов

  Используйте расположение файлов по умолчанию при установке прикладных программ. В Windows по соглашению файлы прикладных программ находятся в каталоге (буква диска:)->Program Files. Установка приложений в другом месте сбивает с толку и не нужна.

  2. Одно место для всех документов

  Поместите все документы в одну "корневую" папку. Для одного пользователя в среде Windows расположением по умолчанию является папка «Мои документы».

  В среде обмена файлами попробуйте сделать то же самое. Создайте одну корневую папку (например, «Общие документы») и храните все документы во вложенных папках внутри корневой папки. Наличие единого места для всех электронных документов упрощает поиск и создание резервных копий и архивов.

  3. Создание папок в логической иерархии

  Это, так сказать, ящики картотеки вашего компьютера. Используйте простой язык, чтобы назвать свои папки; вы не хотите, чтобы в будущем вы смотрели на этот список папок и задавались вопросом, что означает «TFK» или любая другая интересная аббревиатура, которую вы придумали.

  4. Вложение папок в папки

  Создавайте другие папки в этих основных папках по мере необходимости. Например, папка «Счета» может содержать папки «2018», «2017» и «2016». Папка, названная в честь клиента, может включать в себя папки «данные клиента» и «переписка». Цель состоит в том, чтобы каждый файл был в папке, а не в списке файлов-сирот.

  Не создавайте сложные, многоуровневые структуры папок. Вместо этого по возможности используйте описательные имена файлов.

  5. Соблюдайте соглашения об именах файлов

  Некоторые операционные системы (например, Unix) не допускают пробелов в именах файлов или папок, поэтому избегайте этого, если у вас смешанная вычислительная среда. Вместо этого используйте символы подчеркивания в качестве разделителя (например, Doe_John_Proposal.doc.) Другие символы, такие как / ? < >\ : * | "^ также запрещены в именах файлов и папок в Windows.  

  Используйте описательные имена файлов для облегчения идентификации и поиска, но не переусердствуйте — имена файлов/путей имеют ограничения по длине, которые различаются в зависимости от операционной системы.

  В Windows максимальная длина полного пути к файлу (например, буква диска + имена папок + имя файла) составляет 260 символов. По возможности используйте распространенные сокращения, например Jan для января или Corp для корпорации.

  6. Будьте конкретны

  Давайте электронные файлы логичными, конкретными именами и, если возможно, добавляйте даты в имена файлов. Цель именования файлов состоит в том, чтобы иметь возможность сказать, о чем файл, не открывая его и не просматривая. Поэтому, если документ представляет собой письмо покупателю с напоминанием о просроченном платеже, назовите его примерно так: «overdue_20180115»; а не что-то вроде "письмо". Как узнать, кому адресовано письмо, не открывая его?

  Если вы делитесь файлами по электронной почте или с портативных устройств, вы можете захотеть, чтобы имя файла содержало более конкретную информацию, поскольку информация о папке не будет включена в общий файл.

  Например, если ваш документ находится в папке Мои документы\Счета\2017\Клиенты\Doe_John_20180416.doc, а файл открыт для общего доступа или отправлен по электронной почте, получатель увидит только файл Doe_John_20170416.doc и, возможно, не сможет сказать, что файл представляет собой счет клиента, не открывая его.

  7. Файлы по мере необходимости

  Лучшее время для подачи документа – это время, когда вы его впервые создаете. Так что заведите привычку использовать диалоговое окно "Сохранить как" для сохранения документа, а также присваивать ему имя, помещая его в нужное место в первую очередь.

  8. Закажите файлы для вашего удобства

  Если есть папки или файлы, которые вы часто используете, переместите их вверх списка файлов, переименовав их с помощью ! или AA в начале имени файла.

  9. Регулярно удаляйте файлы

  Иногда то, что устарело, очевидно, как в примере с папкой "Счета" выше. Если это не так, очистите папки от беспорядка, удалив старые файлы.

  Не удаляйте файлы, связанные с бизнесом, если вы абсолютно не уверены, что они вам больше никогда не понадобятся.Вместо этого в своей основной коллекции папок в корневой папке создайте папку с именем «Старая» или «Неактивная» и перемещайте в нее старые файлы, когда они встречаются.

  10. Регулярно создавайте резервные копии файлов

  Независимо от того, копируете ли вы свои файлы на другой диск или на ленту, важно настроить и соблюдать режим регулярного резервного копирования.

  Хорошее управление файлами упрощает поиск нужной информации

  Управление электронными документами должно быть частью общей стратегии управления документами в вашем бизнесе. Надлежащий план управления документами должен включать все аспекты работы с документами, включая хранение, поиск, резервное копирование и безопасность.

  Функция поиска — замечательная вещь, но она никогда не сравнится с легкостью перехода непосредственно к папке или файлу. Если вы будете последовательно следовать этим советам по управлению файлами, даже если вы не знаете, где что-то находится, вы знаете, где это должно быть — огромное преимущество, когда дело доходит до поиска того, что вы ищете. Надлежащие методы управления файлами сэкономят ваше время и деньги.

  Читайте также:

    
  • Как удалить звук из видео и добавить музыку в видео movavi
    
  • Не возвращаю ноутбук в ремонт
    
  • Как стать президентом мотоклуба в gta 5 online ps4
    
  • Где находится панель управления на компьютере
    
  • Где скачать игры для xbox 360