Как сделать ссылку на вложение в электронном письме

Обновлено: 21.11.2024

Как отправить кому-нибудь ссылку на мой документ или файлы по электронной почте? Распечатать

Изменено: четверг, 13 января 2022 г., 14:15

Вы можете легко отправлять сообщения и прикреплять элементы из своей учетной записи к этим сообщениям, используя нашу функцию "Отправить сообщение". Ссылка «Отправить сообщение» всегда находится на синей панели в верхней части экрана, независимо от того, где вы находитесь в своей учетной записи Keep&Share. При нажатии на ссылку «Отправить сообщение» появится новое всплывающее диалоговое окно. В этом диалоговом окне вы можете выбрать столько друзей или общих групп, сколько хотите отправить сообщение, написать свое сообщение, и ваше сообщение появится в почтовых ящиках ваших друзей.

Если вы хотите отправить сообщение с одним из PDF-файлов или файлов, прикрепленных к электронному письму, вам сначала нужно перейти к документу, который вы хотите отправить, и затем нажать кнопку «Отправить сообщение». ссылка в синей полосе. Перед отправкой сообщения вам также необходимо убедиться, что флажок рядом с «Вложения» установлен. См. изображение ниже:

После того, как вы нажмете ссылку «Отправить сообщение», откроется всплывающее диалоговое окно «Отправить сообщение», и вам нужно будет убедиться, что флажок рядом с «Вложения» установлен. См. изображение ниже:

Примечание. Если вы используете функцию «Отправить сообщение» во время просмотра календаря, «Отправить сообщение» будет отправлено столько дней, сколько вы просматриваете в текущем представлении календаря. Например, если в настоящее время вы используете представление «Событие» за 60 дней, то ваша функция «Отправить сообщение» отправит получателям сообщений записи календаря за 60 дней.

Когда ваши друзья получат электронное письмо, все, что им нужно сделать, это щелкнуть ссылку в теле письма, и они перейдут непосредственно к вашей общей информации. Это электронное письмо – отличный способ рассказать друзьям о новой информации в вашем аккаунте.

Обязательно установите элемент управления общим доступом, чтобы у ваших друзей было разрешение на его просмотр. Кнопка «Отправить по электронной почте» отправляет URL-ссылку, но не устанавливает элемент управления общим доступом, чтобы они могли просматривать элемент.

Если вы потратили какое-то время на совместную работу над документом с людьми над одним артефактом, многочисленные способы совместного редактирования файлов стали огромным шагом вперед в технологии. Я начал свою карьеру техническим писателем, а затем бизнес-аналитиком, и на протяжении всей своей карьеры провел бессчетное количество часов, гоняясь за людьми за их мнением, а затем мне приходилось объединять, смотреть и сравнивать, а также редактировать. Одним из наиболее неприятных аспектов совместной работы является то, что люди дублируют контент: люди вносят правки, а затем отправляют отредактированную версию в виде вложения электронной почты, а не редактируют общую версию, предоставленную в SharePoint, OneDrive или другой облачной платформе.

Пожалуйста, прекратите это делать! Включите пометки изменений в документе, загрузите файл в одно из множеств облачных сервисов и отправьте ссылку вместо вложения!

Знаете ли вы, что в клиенте Outlook можно установить собственный параметр отправки по умолчанию? Вот так. Практикуйте безопасное сотрудничество, люди, и внесите эти изменения сегодня! Этот совет по повышению производительности никоим образом не является новой функцией, но я регулярно рассказываю о нем людям, поэтому я решил снова поделиться здесь. Этот совет взят из архивов службы поддержки Майкрософт, и именно им я поделился на веб-семинаре «Советы по повышению производительности» в июле 2019 года, который вы можете просмотреть полностью или загрузить слайды, либо перейти к этому совету в видео, нажав здесь.

Изменить настройки по умолчанию

Как всегда, есть некоторые предостережения. При работе с облачными файлами (SharePoint, OneDrive) вы можете установить состояние вложения по умолчанию на ссылку, а не всегда прикреплять копию файла. Однако, если ваш файл создан не в облаке (например, локальный файл), у вас будет возможность загрузить этот файл в облако. Я вернусь к этому.

Для начала в настольном приложении Outlook откройте "Файлы", затем "Параметры" и найдите в разделе "Общие" параметры вложений. Выберите «Всегда делиться ими как ссылками» и нажмите «ОК».

Это все, что вам нужно сделать, чтобы изменить настройки по умолчанию, и теперь вы готовы отправлять вложения в виде ссылок!

Затем откройте новое сообщение электронной почты и выберите Прикрепить файл. Перейдите к соответствующему облачному файлу, которым вы хотите поделиться, и прикрепите его. Файл будет прикреплен со значком облака, и по умолчанию будет указано, что редактировать может любой.Когда ваши получатели откроют этот файл, они будут просматривать и/или редактировать документ в вашей облачной среде.

Нажмите стрелку вправо рядом с файлом, чтобы просмотреть дополнительные параметры, такие как удаление вложения или изменение разрешений. Чтобы было ясно, вам больше ничего не нужно делать в SharePoint или OneDrive, чтобы изменить эти разрешения. Здесь происходит то, что вы создаете разрешения на уровне элемента для этого файла, предоставляя людям, которые в противном случае не имели бы доступа к этому местоположению файла, возможность просматривать и/или редактировать этот единственный артефакт. В вашей организации *должны* быть установлены правила управления общим доступом к файлам, которые, скорее всего, ограничат время, в течение которого ссылка будет работать (от 7 до 30 дней), после чего вам потребуется повторно поделиться файлом.

Некоторые организации могут не разрешать внешний общий доступ. В этом случае вы сможете делиться ссылками только через свою личную учетную запись OneDrive. Если приведенные выше действия не помогли вам, следующим шагом должно быть обсуждение политик управления вашей средой с администратором, чтобы лучше понять эти политики и, возможно, запросить их открытие.

Обработка локальных файлов

Что касается локальных файлов, которые не находятся в облаке, вы можете прикрепить их к своему электронному письму, выполнив шаги, описанные выше, затем щелкните стрелку вправо на файле и выберите параметр, чтобы сохранить его в облаке. Вы увидите все доступные параметры и сможете выбрать место для обмена. Эта ручная загрузка позволяет вам вручную изменить вложение к ссылке, поэтому нет никаких оправданий для создания дублированного контента!

Надеюсь, этот совет по продуктивности окажется для вас полезным. Если вам нравится этот тип контента, обязательно присоединяйтесь к Тому Даффу (@duffbert) и мне каждый месяц для наших веб-семинаров «Советы по повышению производительности Office 365», во время которых мы делимся 10 новыми советами в каждом выпуске. Вы можете просмотреть текущую серию в верхней части моего блога или нажав здесь.

Помимо отправки текстовых сообщений, большинство программ электронной почты позволяют прикреплять к сообщению текстовые документы, электронные таблицы, графику, аудио, видео и другие электронные файлы.

Чтобы прикрепить файл:

Нажмите значок "Вложение" или "Включить файл", который часто представляет собой скрепку. Эта функция часто находится на панели инструментов или в раскрывающемся меню.
Найдите файл на жестком диске вашего компьютера или другом запоминающем устройстве в открывшемся окне с запросом имени файла.
Выберите нужный файл в окне прикрепления файла. Значок, представляющий файл, может появиться в теле вашего сообщения, или имя файла может появиться в строке вложения окна вашего сообщения.
Файлы, отправляемые в виде вложений, должны быть закодированы. Программное обеспечение электронной почты обычно делает это автоматически.

Многие почтовые клиенты теперь позволяют добавлять вложения так же просто, как перетаскивать файлы в тело письма. Или, в некоторых случаях, вам может потребоваться перетащить файлы в определенный раздел «вложения» сообщения. Проверьте это с помощью своего почтового клиента!

Познакомьтесь с подробной информацией о том, как отправлять вложенные файлы с помощью различных почтовых клиентов. Нажмите здесь.

Открытие вложений

Если вам отправлено вложение в сообщении электронной почты, вам нужно будет открыть его с помощью отдельной программы. В большинстве случаев ваш компьютер сообщит вам, какие программы доступны для открытия файла.

Чтобы просмотреть вложенный файл, щелкните значок файла или сохраните файл на жестком диске, а затем откройте его с помощью соответствующей программы.
В большинстве программ электронной почты вложение открывается двойным щелчком значка файла. Обычно это вызывает диалоговое окно, позволяющее вам решить, что вы хотите сделать с файлом.
Приложенные файлы должны быть расшифрованы. Обычно это происходит автоматически.
Если вы открываете вложение, которое выглядит как случайные буквы и символы, вероятно, оно было неправильно декодировано или вы просматриваете его в неправильной программе.
Соблюдайте осторожность: ваш компьютер может заразиться вирусом, когда вы открываете вложенный файл. Если вы не знаете или не доверяете человеку, отправившему электронное письмо, удалите вложение во избежание заражения.

В зависимости от вашего почтового клиента некоторые файлы могут автоматически открываться в окне электронной почты. Другие потребуют, чтобы вы сохранили их на свой компьютер перед открытием. На мобильных устройствах вам может быть предоставлен список из нескольких вариантов, включая открытие, сохранение и даже совместное использование прикрепленного файла.

Посмотрите наш интерактивный пример того, как открыть вложение электронной почты с помощью Gmail в браузере Google Chrome:

Часто задаваемые вопросы

Как узнать, безопасно ли вложение?

Следуйте этим трем правилам, и все будет в порядке. Во-первых, убедитесь, что на вашем компьютере установлено антивирусное программное обеспечение. Большинство антивирусных программ сканируют входящие электронные письма и удаляют все зараженные вложения, прежде чем вы сможете их открыть. Во-вторых, открывайте вложения только от тех отправителей, которых вы знаете и которым доверяете. В-третьих, если что-то выглядит подозрительно, даже если электронное письмо отправлено кем-то, кому вы доверяете, не открывайте его.

Как узнать, какая программа мне нужна для открытия файла?

В большинстве случаев ваш компьютер или мобильное устройство порекомендует подходящее программное обеспечение. Однако бывают случаи, когда он может не знать, какую программу использовать. В таких случаях он может предоставить список нескольких программ или попытаться открыть файл не в той программе. Если вы не уверены, какая программа вам нужна, поищите в Интернете расширение файла (это 2-4 буквы после точки в имени файла). Для просмотра вложения может потребоваться загрузка дополнительного программного обеспечения.

Почему мой почтовый клиент не позволяет мне открыть вложение?

Наиболее вероятной причиной этого является то, что ваш почтовый клиент пометил сообщение как спам. Если вы доверяете отправителю, пометьте письмо как «не спам». Теперь вы должны иметь возможность просматривать любые вложенные файлы. Если это не сработает, проверьте антивирусное программное обеспечение. Если он посчитает файл опасным, он не позволит вам его открыть.

Как сохранить все вложения одновременно?

Некоторые почтовые клиенты позволяют сохранять все вложения. Если у вас его нет, вы обычно можете выбрать все вложения и перетащить их в нужное место на вашем компьютере.

Если кто-то пришлет мне несколько вложенных изображений, могу ли я пролистать их?

В большинстве случаев вам потребуется открывать каждое прикрепленное изображение отдельно. Если вы хотите просмотреть их, вам нужно будет сначала сохранить их все в папку на вашем компьютере.

Есть ли ограничение на количество вложений, которые я могу отправить по электронной почте?

В различных программах электронной почты могут быть установлены ограничения на количество вложений, которые вы можете включить, но чаще ограничения ограничиваются размером вложений, которые вы включаете. Это связано с тем, что почтовые серверы часто ограничивают размер сообщения, которое они будут отправлять или получать. Это не будет проблемой, если вы пытаетесь отправить несколько изображений или даже небольшие видеофайлы. Но если вы пытаетесь отправить двадцать изображений в одном сообщении или большой видеофайл, вы можете получить сообщение об ошибке при попытке отправить его. Если вы отправляете много изображений, попробуйте разбить их на несколько электронных писем. Для очень больших файлов вам может понадобиться онлайн-хранилище, например Dropbox или OneDrive.

Можно ли прикреплять файлы с помощью мобильной электронной почты?

Отправка вложений с помощью мобильного почтового клиента работает по существу так же, как вложение файла с компьютера; однако организация может немного отличаться на вашем телефоне или планшете. В некоторых случаях может быть проще начать с файла, который вы хотите прикрепить. Например, если вы хотите отправить изображение, откройте свою фотогалерею и выберите изображение, которое хотите отправить. Используя параметр «Поделиться», вы можете выбрать отправку фотографии по электронной почте. Это запустит ваш почтовый клиент и прикрепит файл для вас. Теперь все, что вам нужно сделать, это ввести адрес получателя и короткое сообщение.

Можно ли добавлять изображения непосредственно в текст электронного письма или только в виде вложений?

В зависимости от вашего почтового клиента, когда вы прикрепляете изображения к сообщению, они могут отображаться непосредственно в окне сообщения или просто помещаться в список вложений, поэтому получатель должен открывать их вручную. Если ваш почтовый клиент добавляет изображения в виде вложений, вы все равно можете добавлять их в тело сообщения электронной почты с помощью функции вставки. Когда вы «Вставляете» картинку, она добавляется прямо в тело сообщения. В некоторых клиентах есть меню вставки, а в других — специальный значок для вставки фотографий.

Встраивание веб-ссылок

При общении по электронной почте иногда может потребоваться включить ссылки на веб-страницы или другой контент в Интернете. К счастью, большинство программ электронной почты делают это очень просто. Вам просто нужно встроить веб-ссылку, называемую гиперссылкой.

Существует два способа создания гиперссылки в сообщении электронной почты.

Введите URL прямо в сообщение:

Добавить якорный текст:

Якорные тексты – это короткие фразы, содержащие ссылки на веб-страницы. Например, вы попали на эту страницу, нажав якорь «Встроить веб-ссылку». Эти слова содержали гиперссылку на эту страницу.
Якорные тексты позволяют включать гиперссылки без отображения всего URL-адреса. Это особенно полезно для длинных адресов.
Первое, что вам нужно сделать, это создать якорные тексты. Это может быть что угодно. Просто убедитесь, что это дает вашему читателю представление о том, куда его приведет ссылка. Что-то вроде «Загляните на этот забавный сайт!»
Выделите якорный текст.
Чтобы добавить гиперссылку, щелкните значок гиперссылки (обычно он выглядит как цепочка) или щелкните правой кнопкой мыши выделенный текст и выберите параметр гиперссылки.
Введите URL-адрес, на который вы хотите создать ссылку, в появившемся диалоговом окне (или скопируйте и вставьте его).
Теперь якорный текст будет окрашен специальным цветом и/или подчеркнут. Когда получатель нажимает на якорный текст, он перенаправляется на веб-страницу, на которую вы ссылаетесь.

Гиперссылки — это основа Всемирной паутины, позволяющая веб-сайтам соединяться друг с другом. Встраивание веб-ссылок в сообщения электронной почты — это простой способ поделиться информацией с друзьями и коллегами.

См. интерактивный пример того, как добавить текст Achor ниже:

Часто задаваемые вопросы

Безопасны ли гиперссылки?

Гиперссылки обычно безопасны, если они исходят от людей, которых вы знаете, или из надежных источников; однако лучше соблюдать осторожность. Если в электронном письме есть что-то подозрительное, не нажимайте на гиперссылку. Если гиперссылка ведет на веб-страницу, которая запрашивает личную информацию или данные для входа в систему, не предоставляйте ее, даже если вы доверяете компании, которая отправила вам ссылку. Вместо этого откройте новое окно браузера и перейдите на веб-страницу компании вручную (введя его в адресную строку браузера, а не вставляя). Электронные письма, в которых запрашивается ваша информация, могут быть фишинговыми ловушками. (Это гиперссылка!)

Можно ли использовать гиперссылки не только для веб-страниц?

Гиперссылки можно использовать для ссылки на что-либо в Интернете. Например, если у вас есть онлайн-галерея фотографий, вы можете вставить ссылку непосредственно на изображение. Если вы используете службу онлайн-хранилища, такую как Dropbox или Google Drive, вы можете ссылаться на общие файлы. Если он есть где-то в Интернете, вы можете добавить на него ссылку.

Вы можете прикреплять файлы со своего компьютера, OneDrive или других учетных записей хранения к сообщениям электронной почты и событиям календаря и делиться ими с другими. Вы также можете вставлять изображения в сообщения электронной почты и события календаря.

Примечание. Если инструкции не соответствуют тому, что вы видите, возможно, вы используете более старую версию Outlook в Интернете. Попробуйте инструкции для классической версии Outlook в Интернете.

Когда вы прикрепляете файл со своего компьютера, вы прикрепляете копию этого файла. Каждый получатель получит собственную копию файла.

Примечание. Максимальный размер вложения для локальных файлов – 34 МБ.

В нижней части сообщения или события календаря выберите > Просмотреть этот компьютер.

Выберите локальный файл, который хотите прикрепить, и нажмите кнопку Открыть.

Вы также можете поделиться файлом из OneDrive. Таким образом, ваши получатели могут совместно работать над ним в режиме реального времени.

Примечание. Максимальный размер вложения для файлов OneDrive – 2 ГБ.

В нижней части сообщения или события календаря выберите > Обзор облачных расположений.

Выберите файл или папку, которыми хотите поделиться, и нажмите Далее. Дважды щелкните папки, чтобы открыть их.

Выберите «Поделиться как ссылку OneDrive».

Выберите, могут ли люди редактировать файл или только просматривать его. Выберите, а затем выберите Управление доступом.

Вы также можете предоставлять общий доступ к файлам из других учетных записей хранения. Все, с кем вы делитесь файлом, могут видеть последние изменения.

В сообщении или событии календаря выберите > Обзор облачных расположений.

Выберите учетную запись хранения, из которой вы хотите предоставить общий доступ к файлу. Вы можете добавить учетные записи хранения, выбрав Добавить учетную запись.

Выберите файл или папку, которые хотите прикрепить, и нажмите Далее. Дважды щелкните папки, чтобы открыть их.

Выберите Поделиться ссылкой.

Если у вас есть ссылка на файл OneDrive или SharePoint, вы можете вставить ее в текст сообщения. Outlook заменит URL-адрес именем файла и соответствующим значком приложения Office. Выберите ссылку, чтобы выбрать, у кого будет к ней доступ.

Примечание. Если у получателя нет разрешения на доступ к файлу, при выборе ссылки вы увидите сообщение об ошибке.

Когда вы выберете значок для прикрепления файла, вы увидите краткий список файлов, которые могут иметь отношение к вашему разговору или над которыми вы недавно работали. Выберите любой из них, чтобы добавить его в свое сообщение.

Вы можете прикрепить сообщение к другому сообщению в Outlook в Интернете.

Создайте новое сообщение или нажмите, чтобы ответить или переслать существующее сообщение.

Расположите окна так, чтобы вы могли видеть как список сообщений, так и ваше новое сообщение.

Выберите и перетащите сообщение, которое вы хотите прикрепить, из списка сообщений в свое сообщение.

Вы не можете прикрепить копию папки в Outlook в Интернете. Однако вы можете поделиться папкой в OneDrive.

Выберите значок OneDrive на панели задач и выберите Просмотр в Интернете. Это откроет OneDrive в веб-браузере.

На компьютере откройте проводник и перейдите к папке, которую хотите прикрепить.

Перетащите папку в OneDrive в веб-браузере.

Перейдите в Outlook в Интернете и создайте новое сообщение или откройте сообщение из списка сообщений.

Выберите > Обзор облачных расположений, выберите папку в OneDrive, которую хотите прикрепить, и нажмите Далее.

Выберите «Поделиться как ссылку OneDrive».

ВАЖНО: по умолчанию получатели смогут редактировать файлы в папке. Чтобы изменить разрешения, чтобы получатели могли только просматривать файлы:

Выберите > Управление доступом > Получатели могут просматривать.

Выберите сообщение, содержащее вложение, которое вы хотите загрузить.

Рядом с вложением выберите .

Выберите «Загрузить».

Откройте сообщение, содержащее вложение, которое вы хотите напечатать.

Выберите вложение, а затем выберите Загрузить.

Внимание! Не открывайте вложение, отправленное в сообщении электронной почты, если вы не доверяете его содержимому и человеку, который его вам отправил. Вложения — распространенный способ распространения компьютерных вирусов. В сообщении электронной почты выберите Предварительный просмотр в раскрывающемся меню рядом с вложением, чтобы просмотреть содержимое вложения, не открывая его.

Откройте вложение с помощью соответствующего приложения или программы, а затем распечатайте его. Например, откройте файл .docx в Word, а затем распечатайте его.

В сообщении электронной почты, которое вы пишете, выберите , а затем выберите Удалить вложение.

Вы можете вставлять фотографии, GIF-файлы или картинки со своего компьютера или OneDrive в качестве встроенных изображений в сообщения электронной почты, события календаря или в подпись электронной почты. Встроенные изображения отображаются в тексте сообщения или события календаря.

Откройте сообщение или событие календаря.

Выберите значок изображения, чтобы вставить изображение с вашего компьютера или OneDrive.

Выберите изображение, которое хотите вставить, и нажмите кнопку Открыть.

Перетащите угловые маркеры, чтобы изменить размер изображения.

Примечание. Изменение размера изображения не приводит к уменьшению размера файла. Чтобы узнать, как уменьшить размер файла изображения, см. раздел Уменьшение размера файла изображения.

Щелкните изображение правой кнопкой мыши, чтобы увидеть параметры форматирования.

Инструкции для классической версии Outlook в Интернете

Примечание. Максимальный размер вложения для локальных файлов – 34 МБ.

В сообщении электронной почты или мероприятии календаря выберите Прикрепить в верхней части страницы.

Выберите «Компьютер», выберите файл, который хотите прикрепить, и нажмите «Открыть».

Совет. Чтобы открыть папки, дважды щелкните их.

Когда вы прикрепляете файл из OneDrive, ваши получатели могут совместно работать над ним в режиме реального времени. Вы также можете загрузить файл со своего компьютера в OneDrive и поделиться им как файлом OneDrive.

Примечание. Максимальный размер вложения для файлов OneDrive – 2 ГБ.

В сообщении электронной почты или мероприятии календаря выберите Прикрепить в верхней части страницы.

Выберите OneDrive — личный или OneDrive — .

Выберите файл, который хотите прикрепить, и нажмите Далее.

Совет. Чтобы открыть папки, дважды щелкните их.

Выберите «Поделиться как ссылку OneDrive».

Чтобы указать, могут ли пользователи редактировать файл или только просматривать его, выберите > Изменить разрешения, а затем укажите, что пользователи могут делать с общим файлом.

Откройте новое сообщение электронной почты или нажмите, чтобы ответить или переслать существующее сообщение.

Примечание. Если вы не видите , сначала попробуйте развернуть сообщение, выбрав в правом верхнем углу.

Расположите окна так, чтобы вы могли видеть как список сообщений, так и ваше новое сообщение электронной почты.

Выберите и перетащите сообщение, которое вы хотите прикрепить, из списка сообщений в новое сообщение.

Откройте сообщение, содержащее вложение, которое вы хотите напечатать.

Выберите вложение и в раскрывающемся меню выберите Загрузить.

После завершения загрузки вы можете открыть элемент и распечатать его.

Выберите в правом верхнем углу вложенного файла.

Откройте сообщение или событие календаря.

Выберите значок изображения, чтобы вставить изображение с вашего компьютера.

Выберите изображение, которое хотите вставить, и нажмите кнопку Открыть .

Перетащите угловые маркеры, чтобы увеличить или уменьшить изображение.

Щелкните изображение правой кнопкой мыши, чтобы увидеть параметры форматирования.

Если вы ответите на сообщение с вложением, оно не будет включено в ответ.

Не открывайте вложение, отправленное в сообщении электронной почты, если вы не доверяете содержимому и человеку, который его вам отправил. Вложения — распространенный способ распространения компьютерных вирусов. Используйте область чтения для предварительного просмотра сообщения ( > Настройки отображения > Область чтения) перед его открытием.

Длинные имена файлов вложений могут быть сокращены в Outlook в Интернете. Это не повлияет на содержимое файла.

Читайте также: