Как прикрепить электронные файлы к письму
Обновлено: 05.07.2024
Как и в случае с кавычками вложения, кавычки вложения помещаются в конце писем, обычно сразу после подписи или инициалов автора. Как следует из названия, вложение — это документ или файл, прикрепленный к письму. Оно считается частью письма, поскольку подчеркивает важные моменты, предоставляет дополнительную информацию или поддерживает ваше утверждение. При написании письма ориентируйтесь на прилагаемые документы. Например, вы можете прикрепить договор и указать его в письме с соответствующей информацией о том, что он содержит. Многие люди задаются вопросом, будет ли использование слова «включено» вместо «прикреплено» означать более форматированный тон. Но такого нет. «Прикреплено» используется для физических электронных писем, а «Прикреплено» — для электронных писем. Приложение — это дополнительный самостоятельный документ, который при необходимости включается в деловое письмо. Вам не нужно объяснять цель этого документа в деловом письме. Получатель должен быть в состоянии понять, что это такое, не читая письмо.
Это правда? Вложения не часто упоминаются в самом тексте, но это не фиксированное правило. Если в деловом письме или служебной записке упоминаются вложения, используйте тот же метод, что и для вложений. Примерами дополнений являются резюме или заявление. Ссылки на эти файлы указаны в конце письма под печатным именем подписавшего внизу слева. Помимо добавления этих документов в ваше письмо, вы всегда должны цитировать их записи и кратко указывать их цель и объем. Если вы следуете этому лучшему методу форматирования, сообщите о дополнительных материалах получателю и убедитесь, что он их заметил. Они также гарантируют, что получатель понимает содержание и его длину, тем самым устанавливая соответствующие ожидания. Деловое письмо может содержать вложения, которые обобщают информацию, содержащуюся в письме, или содержат дополнительные детали для лучшего понимания. Термин привязанность часто путают с термином привязанность. Несмотря на сходство, это не одно и то же.
Пропустив еще одну строку, напишите текст письма. Используйте стандартное форматирование абзаца, чтобы сделать письмо максимально удобным для чтения и понимания. Оставьте еще одну пустую строку в конце тела письма. Затем завершите его заключительной строкой, например «С уважением». Оставьте две пустые строки и введите свое полное имя и должность. Но, пожалуйста, найдите прикрепленный документ, как вы хотите, это обновленный документ. (правильно ли это?) Другими словами, использование «найти прикрепленный отчет… кажется приемлемым в таком контексте. Обратите внимание на прикрепленные файлы для Хлебной/Молочной компании! Здесь я отправляю прикрепленный файл с моими банковскими реквизитами для проверки. В некоторых ветвях федерального правительства могут быть правила использования приложений и приложений. Например, Геологическая служба США описывает в своем руководстве по переписке, как управлять приложением и вложением при отправке корреспонденции. Согласно их руководству, вы должны отправить статью в виде приложения, если корреспонденция представляет собой служебную записку, а если это письмо, вы должны использовать слово дополнение для дополнительных документов.
Укажите расположение документа. Вложения: это документы, не зависящие от буквы, такие как . B ваше резюме. Приложения: Это документы, которые являются частью письма, например. B диаграмма, которая иллюстрирует ваши результаты. Если вы цитируете документ в своем письме, но не приложили его к письму, сообщите об этом получателю. Таким образом, они не ищут то, чего там быть не должно. Обратите внимание на это как (без регистра). В течение вашей карьеры вам может понадобиться писать письма клиентам, коллегам, руководителям или даже потенциальным работодателям. При написании профессиональных писем важно использовать правильное форматирование и обозначения. Например, если вы включаете документы в свою переписку, вам нужно научиться правильно упоминать ваши вложения. В этой статье мы объясним, как включить вложение в письмо, и приведем примеры для справки.
Вложения, с другой стороны, являются отдельными документами. Например, если вы отправляете деловое письмо потенциальному новому партнеру, вы можете включить в него брошюру, исследование рынка или сравнительную таблицу. Не обязательно ссылаться на этот документ в письме. Выбор за вами. Пожалуйста, поправьте меня? Пожалуйста, найдите прилагаемые документы с отсканированными копиями в соответствии с требованиями аутентификации POLO Madrid! Приложение – это документ, являющийся частью делового письма. Он дополняет или более подробно описывает информацию, содержащуюся в письме. Вот некоторые примеры: таблица с визуальным объяснением финансового учета или прогнозов, диаграмма с графическим представлением бизнес-тенденций или бюджет. Когда вы отправляете вложение, добавьте слово «вложение» в левом нижнем углу письма с точкой с запятой и номером вложения.
Вы также должны указать в теле письма, что к нему прилагается элемент (или несколько элементов), который дополняет или поясняет информацию, содержащуюся в письме. В чем разница между креплением, корпусом и креплением? В чем разница между Приложением, Приложением, Приложением и Приложением? Я понимаю, что график или график — это «график» к контракту (график и график — это разные вещи?); Вложение — это документ, который вы прикрепляете к электронному письму. и Приложение иногда указывается в конце делового письма как Приложение: и сопровождается списком всех вложений. Узнать больше. как насчет «Каталоги, прикрепленные здесь в качестве ссылки? Это правильно или неформально? Приносим свои извинения за то, что ранее отправили Вам старую версию документа. Пожалуйста, найдите прикрепленный файл для последней версии (или обновления) документа! Перед отправкой письма убедитесь, что вы добавили указанные документы. Итак, если вы хотите использовать «Найти прикрепленный отчет», обязательно добавьте что-нибудь значимое, автор .B. — Ты вчера спрашивал. Всегда указывайте цель одного или нескольких вложений где-то в теле письма или после подписи или инициалов.
На протяжении своей карьеры вам, возможно, придется писать письма клиентам, коллегам, начальству или даже потенциальным работодателям. Когда вы составляете профессиональные письма, важно использовать соответствующее форматирование и обозначения. Например, если вы включаете в переписку какие-либо документы, вам нужно научиться правильно указывать вложения. В этой статье мы обсудим, как указать вложение в письме и приведем примеры для справки.
Почему важно использовать определенный формат письма с вложениями?
Когда вы переписываетесь с другими в профессиональном контексте, вам может потребоваться отправить больше, чем стандартное письмо. В некоторых случаях вам может потребоваться приложить к письму дополнительные документы, такие как резюме или график. Эти дополнительные документы относятся к одной из двух категорий:
Приложения. Это материалы, являющиеся частью письма, например диаграмма, иллюстрирующая ваши выводы.
Приложения: это документы, которые не зависят от письма, например ваше резюме.
Помимо добавления этих документов в ваше письмо, вы всегда должны ссылаться на их включение и кратко указывать их цель и объем. Следуя этой передовой практике форматирования, вы предупреждаете получателя о дополнительных материалах и гарантируете, что он их заметит. Вы также убедитесь, что получатель понимает содержимое и его длину, тем самым формируя соответствующие ожидания.
Хотя эта практика изначально началась с традиционных писем, она также применима к электронной переписке. Это означает, что вы должны соблюдать эти рекомендации по форматированию писем, независимо от того, отправляете ли вы физическое письмо или отправляете электронное письмо профессиональному контактному лицу. Когда вы отправляете электронное письмо, все файлы, которые вы включаете, считаются вложениями, поэтому вы можете использовать этот термин даже для документов, которые обычно называют вложениями.
Как отформатировать деловое письмо с вложением
Вот шесть шагов, которые помогут вам отформатировать письмо с вложением:
1. Начните с пустой буквы
Сначала откройте выбранную вами программу обработки текстов. Начните с чистого документа или используйте формат делового письма для оформления корреспонденции.
2. Применение основных правил форматирования
Затем используйте основные рекомендации по форматированию деловых писем, чтобы структурировать документ. В верхней части страницы введите свое полное имя и адрес. Затем пропустите одну строку и введите сегодняшнюю дату. Пропустите еще одну строку и введите полное имя и адрес получателя. Оставьте следующую строку пустой и введите приветствие, например «Уважаемый доктор Смит», а затем поставьте запятую.
Пропустив еще одну строку, напишите текст письма. Используйте стандартное форматирование абзаца, чтобы сделать письмо максимально удобным для чтения и понимания. Оставьте еще одну пустую строку в конце тела письма. Затем завершите его заключительной строкой, например «С уважением». Оставьте две пустые строки и введите свое полное имя и профессиональную должность.
3. Укажите дополнительные материалы
В письме кратко упомяните дополнительные документы, чтобы привлечь внимание получателя к вложению. Например, вы можете сказать: "Как видно из моего приложенного резюме, у меня 10 лет профессионального опыта в этой области".
4. Обратите внимание на вложения
5. Распечатайте и подпишите письмо
Затем распечатайте письмо и подпишите его в области подписи между окончанием и вашим именем и должностью.
6. Добавьте материалы
Наконец добавьте материалы и подготовьте посылку к отправке по почте. Поместите письмо поверх любых вложений. Прежде чем запечатать и отправить посылку, убедитесь, что вы вложили все дополнительные материалы.
Как отформатировать профессиональное электронное письмо с вложением
Пять шагов, которые помогут вам написать электронное письмо с вложениями:
1. Начните с пустого электронного письма
Сначала войдите в свою учетную запись электронной почты. Начните составлять пустое сообщение.
2. Следуйте простым правилам форматирования
Начните электронное письмо с приветствия, например "Уважаемая госпожа Джонс" с запятой. Оставьте пустую строку и введите текст сообщения. Как и деловое письмо, вы должны заканчивать профессиональное электронное письмо заключительной строкой, например «С уважением». Затем введите свое имя и должность в последующих строках.
3. Упоминание вложений
В письме укажите ссылку на прикрепленные документы. Например, вы можете написать: "Как видно из приложенного резюме, я работаю на своей текущей должности уже пять лет".
4. Обратите внимание на вложения
Под своим именем и заголовком введите «Приложение:», чтобы привлечь внимание читателя к дополнительным элементам. Например, вы можете указать «Резюме», если подаете заявку на работу.
5. Добавьте вложения
Перед отправкой электронного письма убедитесь, что вы добавили указанные документы.
Примеры оформления писем с вложениями
Прочитав образец письма и пример электронного письма с вложениями, вы сможете понять, как именно настроить свою профессиональную переписку. Взгляните на эти примеры, которые помогут вам в написании собственных текстов:
Пример 1. Деловое письмо с вложениями
Ханна Ли
Tiger Marketing
123 Elm Street
Нью-Йорк, NY 10123
2 января 2021 г.
Генри Джеймс
Фирма Эдисона
321 Maple Avenue
Нью-Йорк, NY 10132
Уважаемый г-н Джеймс,
Наша команда завершила анализ эффективности маркетинговой кампании Edison Firm за предыдущий период. В целом кампании оказались лучше, чем ожидалось, и мы рекомендуем увеличить маркетинговый бюджет на будущие месяцы. Мы рады поделиться полными результатами в прилагаемом отчете.
Пример 2. Профессиональное электронное письмо с вложениями
Уважаемый г-н Джеймс,
По запросу наша производственная группа подготовила графику для Edison Firm, чтобы использовать ее в маркетинге вашей новой линейки продуктов. Вы найдете 10 изображений продуктов, прикрепленных к этому письму. Свяжитесь со мной, если у вас есть вопросы или запросы на редактирование.
Спасибо,
Ханна Ли,
цифровой продюсер, Tiger Marketing
Приложения: 10 изображений продуктов
Деловое письмо может включать вложения, в которых резюмируется информация, содержащаяся в письме, или содержатся дополнительные сведения для лучшего понимания. Термин «вложение» часто заменяют термином «вложение». Несмотря на их сходство, это не одно и то же. Понимание различий между ними и то, как цитировать их в деловых письмах, поможет выглядеть более профессионально и даже даст вам конкурентное преимущество.
TL;DR (слишком длинно, не читал)
При ссылке на вложение или вложение в деловом письме указывайте имя вложенного файла или документа в круглых скобках.
Приложение и приложение
Во-первых, убедитесь, что вы понимаете разницу между вложениями и вложениями. Хотя оба позволяют вам предоставлять больше информации и дополнительных ресурсов, они представляют собой разные вещи.
Как следует из названия, вложение — это документ или файл, прикрепленный к письму. Он считается частью письма, поскольку подчеркивает ключевые моменты, предлагает дополнительную информацию или поддерживает ваше утверждение. При написании письма обращайтесь к приложенным документам. Например, вы можете приложить контракт и упомянуть его в письме вместе с соответствующей информацией о том, что он влечет за собой.
Вложения, с другой стороны, являются отдельными документами. Например, если вы отправляете деловое письмо потенциальному новому партнеру, вы можете приложить брошюру, исследование рынка или сравнительную таблицу. Не обязательно ссылаться на этот документ в письме. Выбор за вами.
Вложения в тексте
При цитировании информации из другого документа в тексте используйте круглые скобки как в обычной, так и в электронной корреспонденции. Обратите внимание на имя вложенного файла или документа в круглых скобках. Предполагая, что письмо относится к жалобе по телефону, ссылка будет включать название документа с жалобой, например: (Прилагается: Журнал обслуживания клиентов, 05.01.2017).
Цитаты в тексте добавляют дополнительную информацию к содержанию письма. Цитата может относиться к данным электронных таблиц, стенограммам или другим письмам. Используйте легко читаемые имена файлов, описывающие документ. Если документ печатается, озаглавьте его таким же образом. Также допустимо обозначать вложения буквами алфавита, например "Приложение А".
Как ссылаться на несколько вложений
Помимо ссылки на вложения в тексте, напомните читателю о вложениях в конце письма.Под именем подписавшего в левом нижнем углу введите «Вложения». Необязательно указывать названия всех вложений в конце письма, но это хорошая практика, особенно если их много. Это даст получателю лучшее представление о том, чего ожидать и какие файлы ему больше всего нужны.
Как использовать вложения
Ограждения не часто упоминаются в тексте, но это не жесткое правило. Если вложения цитируются в деловом письме или служебной записке, используйте тот же метод, что и для вложений. Примеры приложения включают резюме или приложение. Ссылки на эти файлы указаны в конце письма под напечатанным именем подписавшего в левом нижнем поле.
Используйте «Корпус» для одного корпуса и «Корпуса» для нескольких. Также допустимо добавить общее количество включенных элементов, таких как приложения: 4. Если документ цитируется в письме, но фактически не прилагается к нему, отметьте это как «без приложений».
Рекомендуемый правительственный формат
В правительственной переписке иногда проводится различие между деловым письмом и служебной запиской. В письмах цитата называется «приложением», а в записках они обычно называются «вложениями». Эти документы часто упоминаются в тексте в соответствии с назначенной буквой алфавита, например «Приложение А».
Перечислите все вложения или вложения, даже если для этого требуется вторая страница, с пометкой «Вложения: Страница 2». Если ссылочный документ недоступен, это отмечается включением «без прил.». чтобы принимающая сторона знала, что документ недоступен и поэтому не прилагается. Уточните особенности шаблона или рекомендации по использованию уникального формата в конкретных государственных органах.
С более чем 15-летним профессиональным писательским опытом Кимберли находит забавным заниматься технической чепухой и делать это весело! Ее первая карьера была связана с финансовыми услугами и страхованием.
Хотя в деловых письмах слова «вложение» и «приложение» часто используются как взаимозаменяемые, они представляют собой разные способы включения элементов. Строго говоря, вложение считается частью письма, а вложение рассматривается как отдельный документ. Для некоторых организаций, таких как правительство, использование каждой из них определяется отправленной корреспонденцией, в то время как для других приемлемо любое использование.
Добавление вложения
Приложение — это документ, являющийся частью делового письма. Он добавляет или дополнительно описывает информацию в письме. Некоторые примеры включают электронную таблицу, которая обеспечивает визуальное объяснение финансовых счетов или прогнозов, диаграмму, которая дает графическое представление бизнес-тенденций или бюджета. При отправке вложения укажите слово «Вложение» в нижней левой части письма с точкой с запятой и номер вложения. Вы также должны упомянуть в теле письма, что прилагается пункт (или прилагается несколько пунктов), который дополняет или поясняет информацию, содержащуюся в письме.
Включение вложения
Вложение — это документ, который является дополнением к деловому письму. Он может стоять отдельно как отдельный документ и не требует, чтобы деловое письмо объясняло, что это за документ или как его интерпретировать. При отправке вложения в деловом письме буквы «Приложение» ставить через точку с запятой или писать слово «Вложение» внизу письма с левой стороны. Затем укажите название документа. Это предупреждает читателя о том, что в корреспонденцию включен второй документ. Одним из примеров документа, подходящего для приложения, является резюме, прилагаемое к сопроводительному письму. Резюме отделено от письма и легко выделяется отдельно.
Вложения в электронной почте
В некоторых случаях невозможно отличить вложение от вложения. Одна из таких ситуаций возникает, когда вы отправляете деловое письмо по электронной почте. Поскольку вариант вложения не указан, а электронная почта является формой электронной передачи, все документы, отправленные по электронной почте, становятся вложением. Вложение добавляется в электронное письмо как загружаемый элемент, который отправляется вместе с телом электронного письма.
Использование федеральным правительством
В некоторых федеральных органах власти могут существовать правила использования вложений и вложений. Например, в своем справочнике по корреспонденции Геологическая служба США описывает, как обращаться с вложениями и вложениями при отправке им корреспонденции. Согласно их руководству, вы отправляете элемент в виде вложения, когда корреспонденция является запиской, а если это письмо, вы должны использовать слово вложение для дополнительных документов.В любом случае введите «Приложение» или «Приложение» двумя строками ниже блока подписи. Это говорит читателю искать вложения или вложения. Если они отсутствуют, попросите их отправить, поскольку они предназначались для отправки вместе с письмом или запиской.
Читайте также: