Можно ли подписать трудовой договор электронной подписью?

Обновлено: 21.11.2024

Есть что-то особенное в том, что новый сотрудник подписывает трудовое соглашение в офисе менеджера. Однако теперь, когда все больше и больше людей работают удаленно, подписывать трудовые договоры лично просто невозможно. Вот где электронные подписи — или электронные подписи — могут вам помочь.

Давайте узнаем, как электронные подписи могут ускорить и упростить процесс найма и адаптации сотрудников.

Что такое электронные подписи?

Электронная подпись — это именно то, что написано на этикетке — цифровой процесс, аналогичный собственноручной подписи. Электронные подписи признаны и имеют обязательную юридическую силу в большинстве промышленно развитых стран. Обычно они обрабатываются специальным программным обеспечением для цифровой подписи.

Как электронные подписи могут помочь в адаптации сотрудников?

Основные преимущества электронных подписей – скорость и удобство. Вы можете в мгновение ока поделиться соглашением с новым сотрудником по электронной почте или с помощью решений для обмена файлами, и его можно так же быстро подписать на компьютере или даже на мобильном устройстве. Они также экономят деньги — не нужно тратить бумагу и чернила, чтобы распечатать договор.

Еще одной привлекательной функцией электронных подписей является отслеживание документов. Вы можете получать мгновенные уведомления об открытии и подписании соглашения. Цифровой процесс также упрощает архивирование контрактов, поскольку вам не нужно будет сканировать документы для цифрового хранения.

Наконец, электронные подписи могут сделать подписание соглашений с сотрудниками более безопасным. Вы можете использовать расширенные протоколы безопасности и требовать аутентификацию личности, чтобы убедиться, что документы подписаны надлежащим образом.

Как начать работу с электронными подписями?

Начать использовать электронные подписи легко с помощью универсального программного обеспечения для цифровой подписи, такого как Adobe Acrobat Pro DC с электронной подписью. Вы можете удобно запрашивать подписи, отслеживать процесс и управлять им, устанавливать требования безопасности и т. д.

Узнайте обо всех других возможностях Acrobat Pro DC с электронной подписью, чтобы упростить процесс найма.

В наш век цифровых технологий неудивительно, что работодатели часто обращаются к использованию электронных подписей. Но выстоят ли они в суде? Развитие прецедентного права предполагает, что да, но существуют дополнительные препятствия, о которых работодатели должны знать при использовании электронных подписей.

Защита "Я никогда ничего не подписывала электронной подписью"

Что произойдет, если вы попросите сотрудника подписать в электронном виде трудовое соглашение, например арбитражное соглашение или ограничительное соглашение, но позже он будет отрицать это? Бремя доказывания лежит на работодателе, чтобы доказать, что электронная подпись действительно принадлежит сотруднику, о котором идет речь. Маловероятно, что простого предоставления «достоверной и правильной» копии электронной подписи будет достаточно. Вместо этого суды могут потребовать подробные доказательства того, что:

сотруднику было предоставлено личное и уникальное имя пользователя и пароль;
существуют меры безопасности и защиты конфиденциальности, связанные со ссылкой на рассматриваемый документ с именем пользователя и паролем;
сотрудник должен выполнить определенные электронные действия, чтобы указать свое имя в документе; и
существуют процедуры, демонстрирующие, что имя сотрудника могло быть помещено на страницы для подписи документа только с использованием уникального имени пользователя и пароля этого сотрудника.

Защита "Я только поставила галочку, но никогда не соглашалась с документом"

Что произойдет, если сотрудник согласен с тем, что он подписал или поставил электронную отметку в поле, но утверждает, что ничего не говорило о том, что он на самом деле согласен с документом? Апелляционный суд третьего округа недавно рассмотрел этот аргумент в двух сопутствующих делах: ADP против Халпина и ADP против Линча (февраль 2017 г.), чтобы принять решение. акций ADP, два сотрудника поставили галочку на веб-сайте компании, указав, что они «прочитали все сопутствующие документы», включая соглашение о неконкуренции. Сотрудники утверждали, что, хотя они поставили галочку в электронном виде, взаимного согласия с соглашением о неконкуренции не было, поскольку от них не требовалось конкретно подтверждать, что они согласились с соглашением о неконкуренции. Третий округ отклонил это обоснование и пришел к выводу, что было достаточно демонстрации согласия, поскольку сотрудники установили флажок, указывающий, что они «прочитали» условия предоставления акций, и предоставления акций. документы прямо указывали, что соглашение об отказе от конкуренции было условием принятия акции.

Суды признают электронные подписи, но убедитесь, что вы действительно можете доказать, что подпись принадлежит сотруднику, о котором идет речь.И хотя может быть достаточно, чтобы сотрудники просто поставили электронную отметку в поле, подтверждающем, что они ознакомились с положениями и условиями прикрепленного документа, наилучшей практикой является специальное включение формулировки в это поле, указывающее, что сотрудник прочитал и согласился к спорным соглашениям.

Благодаря благоприятному технологическому и законодательному климату отдел кадров уже несколько лет занимается цифровым переходом. У многих компаний теперь есть программное обеспечение HRIS для управления своими командами или ATS для лучшей организации их найма на все более сложном рынке труда. Электронная подпись трудовых договоров между работодателем и сотрудником — последнее дополнение к этому набору инструментов, завершающее процесс оцифровки и упрощающее жизнь отделам кадров и рекрутерам.

Наконец-то пришло время навсегда распрощаться с бумагой!

Изменение методов работы

Рынок труда становится все более разнообразным, и у рекрутеров и специалистов по кадрам появляется все больше вариантов. Трудовой договор может принимать различные формы — срочные, постоянные, временные, внештатные — и предлагает широкие возможности для работодателей и их команд.

В то же время потребности будущих сотрудников меняются и могут легко совпадать с потребностями их работодателей. Экспоненциальный рост удаленной работы в сфере услуг является ярким примером этого и обязательно потребует нового подхода к трудовому договору.

Эти изменения на рынке труда побудили специалистов по кадрам адаптировать свои организационные структуры и позволили разработать новые инструменты, которые лучше соответствуют их новым потребностям.

Отдел кадров: сектор, переживающий технологические преобразования

Сегодня подавляющее большинство компаний используют программное обеспечение HRIS, в основном для начисления заработной платы, административного управления и отслеживания времени и деятельности. Вполне естественно, что в эти новые инструменты также начинают включаться обучение и управление эффективностью, которые постепенно делают бумагу ненужной.

Закон Франции о труде № 2016-1088 от 8 августа 2016 года также позволил расширить использование компаниями электронных платежных ведомостей, открыв путь для еще большей оцифровки кадровых документов.

Рекрутинг не остался в стороне. Разработка новых платформ для поиска работы и постоянно растущее предложение SaaS ATS позволяет рекрутерам лучше организовать поиск новых профилей и даже автоматизировать ранние этапы проверки кандидатов.

Несмотря на тот факт, что процессы управления персоналом полностью оцифрованы, бумажные документы из-за отсутствия лучшего решения остались нормой для всех договорных вопросов между работодателем и работниками. Использование электронной подписи распространяет оцифровку на все процессы управления персоналом, а также обеспечивает большую безопасность и конфиденциальность.

Могу ли я подписать трудовой договор онлайн?

Электронная подпись регулируется на европейском уровне Регламентом eIDAS (Регламент № 910/2014 от 23 июля 2014 г.). Этот Регламент, преобразованный в статьи 1366 и 1367 Гражданского кодекса Франции, позволяет при определенных условиях подписывать трудовые договоры в электронной форме.

Однако вам следует ознакомиться с конкретным законодательством, применимым в вашей стране, которое может отличаться от контракта к контракту.

Чтобы электронная подпись была признана легитимной, она должна соответствовать определенным правилам. В частности, он должен:

Не нарушать целостность документа.
Включите систему идентификации подписавших.
Связать цифровой сертификат с документом

Удостоверяющие центры и доверенные третьи стороны, включая Yousign, могут предложить вам решения для электронной подписи, имеющие реальную юридическую ценность для ваших трудовых договоров.

Электронная подпись трудовых договоров: для чего ее можно использовать?

Электронная подпись возможна для всех форм трудового договора, используемых на современном рынке труда.

Срочные контракты
Постоянные контракты
Контракты на внештатное трудоустройство
Временные контракты

Электронная подпись отвечает особым потребностям различных специалистов по кадрам. Компании могут лучше подготовиться к приходу новых сотрудников и помочь им более плавно интегрироваться, заранее подписав срочный или постоянный контракт и все сопутствующие документы (медицинская страховка, NDA и т. д.). Вместо того, чтобы тратить свой первый день на административные задачи, новые сотрудники могут сосредоточиться на знакомстве с компанией и ознакомлении с возложенными на них обязанностями.

Электронная подпись трудового договора может быть осуществлена удаленно.Это также полезное решение для сотрудников, работающих дома, или компаний, офисы которых находятся в разных местах. Наконец, рабочие процессы проверки, подобные тем, которые можно найти в приложении Yousign, можно использовать для настройки процесса проверки и подтверждения трудовых договоров перед их отправкой подписавшим сторонам.

Мгновенный характер процесса электронной подписи также принесет пользу временным агентствам, позволяя им быстрее искать и нанимать временный персонал для своих клиентов. Панель отслеживания подписей предоставит обзор всех контрактов, ожидающих проверки и подписи.

Кроме того, когда возникают разовые или повторяющиеся потребности, eSignature значительно ускоряет наем фрилансеров, сохраняя при этом формальности и юридическую ценность обычных договоров о назначении.

Очевидно, что потенциальное использование электронной подписи не ограничивается подписанием трудовых договоров. Электронная подпись может использоваться для всех документов отдела кадров. Это обеспечивает более безопасную связь с вашими командами, позволяя вам лучше организовать свою рабочую силу.

Вы можете использовать электронную подпись для своих должностных инструкций, соглашений о неразглашении, ежегодных обзоров эффективности и форм запросов и утверждений.

Автоматизация HR-процессов

Электронная подпись, часто доступная в виде приложения, также может быть легко интегрирована в ваши существующие инструменты (HRIS, ATS и т. д.) через API. Таким образом, вы можете управлять всеми процессами управления персоналом из одной программы и автоматизировать некоторые или все свои задачи в соответствии с вашими потребностями: проверка документов, автоматические напоминания о необходимости подписать документы, отслеживание обучения сотрудников, управление отпусками и т. д.

Каждый раз, когда документ будет подписан, все подписавшие будут получать копию указанного документа в цифровом формате, а также доступ к контрольному журналу подписи.

Если вы свяжете свою платформу с системой электронного архивирования, вы сможете надежно хранить все свои кадровые документы.

Yousign в электронном виде архивирует контрольный журнал на возобновляемый период в 10 лет с помощью Arkhineo, сертифицированного европейского стороннего архиватора.

Поэтому электронное подписание трудовых договоров позволит вам не только оцифровать все ваши кадровые процессы, но и значительно упростить управление персоналом, приняв более безопасные контрактные процессы. Он чрезвычайно прост в использовании и имеет широкий спектр применения. Итак, пришло время сделать решительный шаг и привнести нотку современности в свой бизнес!

В последние несколько лет все больше и больше компаний начали использовать электронные подписи документов. Это новшество упрощает процесс, предоставляя отделу кадров конкурентное преимущество и помогая им экономить время, повышать эффективность и улучшать удаленное управление командой. Используя этот цифровой формат, они могут, среди прочего, подписывать новые трудовые договоры, сохранять записи в облаке и оптимизировать процессы приема на работу и увольнения.

Тем не менее, имеют ли цифровые подписи юридическую силу? Можем ли мы гарантировать безопасность документов? Как насчет идентификации людей, подписавших документы?

Если вы менеджер по персоналу и вас тоже интересуют эти вопросы, читайте дальше, чтобы узнать, что вам нужно знать.

Являются ли трудовые договоры с цифровой подписью законными?

Одним из наиболее важных аспектов, которые следует учитывать при использовании этого типа подписи, является юридическая ситуация. На европейском уровне это подтверждается Регламентом Европейского Союза № 910/2014 от 23 июля 2014 года об электронной идентификации и доверительных услугах для электронных транзакций на внутреннем рынке. Он известен как eIDAS и отменяет Директиву 1999/93/EC.

Этот регламент объясняет, что различные типы электронных подписей — простые, расширенные (с цифровой или биометрической сертификацией) и квалифицированные — имеют юридическую силу.

Помимо определения правовой базы для электронных подписей в Европейском союзе, он также регулирует так называемые доверительные службы, которые включают установку печатей и отметок времени, электронные документы, службы сертификации для аутентификации веб-сайтов, зарегистрированную электронную доставку и сертифицированную электронную почту.

В Великобритании Закон об электронных коммуникациях узаконил электронные подписи в 2000 году. Однако этот закон был заменен введением правил eIDAS, а в 2020 году правительство Великобритании официально признало, что электронные подписи на контрактах уже имеют юридическую силу без необходимость дальнейшего законодательства.

Какое законодательство влияет на цифровые подписи в трудовых договорах?

Трудовые договоры, подписанные в электронном виде, имеют такую же юридическую силу, как и любой другой документ, как в Великобритании, так и в Европейском Союзе.Таким образом, если нет других конкретных положений, то есть законодатель не требует какого-либо другого метода подтверждения договора, достаточно цифровой подписи.

Это относится не только к трудовым договорам, но и к любому другому документу, используемому отделом кадров.

Зачем использовать электронные подписи в отделе кадров?

Менеджеры отдела кадров могут использовать цифровые подписи по нескольким причинам, в том числе:

Оптимизация процессов за счет устранения необходимости в почтовой корреспонденции.
Защищенное хранилище записей в облаке.
Для удаленного управления подписанием трудовых договоров и других документов.
Цифровое отслеживание статуса подписи.
Чтобы упростить процессы найма, такие как прием на работу и снятие с учета.
Для экономии времени и упрощения задач.

Как вы подписываете трудовой договор в цифровой форме в программном обеспечении Kenjo?

С Kenjo вы можете подписывать трудовые договоры, предложения о работе, которые вы отправляете новым кандидатам, и другие документы.

Вы можете выбрать между Intelligent Documents и Recruitment. В первой категории вы найдете трудовые договоры и все записи, которые вы можете отправить сотрудникам вашей компании. В разделе подбора персонала вы можете отправлять предложения о работе будущим сотрудникам.

Чтобы начать использовать оба варианта подписи, достаточно выполнить несколько простых шагов:

<р>2. Электронная почта отправителя: в этом разделе вы можете выбрать, с какого домена отправлять документы и имя отправителя.

<р>3. Выбор типа документа: здесь вы можете выбрать между интеллектуальным документом или предложением о работе (найм).

Интерфейс Кендзё

<р>4. Интеллектуальный документ: если вы выбрали эту опцию, все, что вам нужно сделать, это выбрать документ, который вы хотите подписать, и одного или нескольких сотрудников, чтобы уведомить об этом по электронной почте. После подписания запись будет автоматически сохранена в разделе документов сотрудников в Kenjo.

<р>5. Предложение о работе: все, что требуется, — это загрузить предложение о работе в Kenjo и отправить кандидату на подпись. Они также получат уведомление по электронной почте.

Независимо от того, какой тип документа вы выберете, вы всегда сможете увидеть статус подписи и отправить напоминания. Вы также можете сделать это через мобильное приложение Kenjo (Android и iOS).

Какие типы цифровых подписей существуют?

Как упоминалось выше, Регламент Европейского Союза 910/2014 признает три типа подписей: простые подписи, расширенные подписи (с цифровой или биометрической сертификацией) и квалифицированные подписи. Здесь мы объясним различия между ними.

Простая подпись

Простая подпись обрабатывается в электронном виде, но не считается расширенной. Например, когда вы подписываете документ, сканируете его и отправляете по электронной почте или с помощью пароля, мы говорим о простой подписи. Это также относится к случаям, когда вы принимаете особые положения и условия веб-сайта.

Основной недостаток этого метода заключается в том, что трудно доказать личность подписывающего лица, что снижает уровень безопасности.

Расширенная подпись с цифровой сертификацией

Согласно статье 26 eIDAS, расширенная подпись должна соответствовать следующим техническим и юридическим требованиям:

Он однозначно связан с подписавшим.
Он способен идентифицировать подписавшего
Он создается с использованием данных для создания электронной подписи, которые подписавшая сторона может с высокой степенью уверенности использовать под своим исключительным контролем.
Он связан с данными, подписанными с ним, таким образом, что любое последующее изменение данных можно обнаружить.

Таким образом, расширенная подпись обеспечивает более высокий уровень безопасности. По этой причине этот вариант чаще всего используется в компаниях.

Расширенная подпись с биометрическими данными

Помимо вышеперечисленного, этот тип расширенной подписи также может определять личность подписавшего путем захвата его биометрических данных. Это могут быть отпечатки пальцев, речь, радужка или черты лица и т. д.

Подтвержденная подпись

Уникальная характеристика квалифицированной подписи заключается в том, что она не только является расширенной, но и должна генерироваться устройством для создания квалифицированной подписи (QSCD). Это может быть, например, смарт-карта, например, электронное удостоверение личности или USB-токен.

Квалифицированные сертификаты для электронных подписей могут быть одобрены только определенными государственными и частными поставщиками, получившими зеленый свет от соответствующего национального органа каждого государства-члена. Более того, поскольку она имеет такое же юридическое значение, как собственноручная подпись, она может быть принята в качестве доказательства в судебном процессе. Таким образом, он имеет очень высокий уровень безопасности.

Могут ли электронные подписи гарантировать безопасность записей?

Как мы видели, цифровая подпись рабочих контрактов и других документов позволяет автоматически сохранять записи в облаке. Поэтому они надежно хранятся без необходимости их сканирования или риска их потери. Таким образом снижается вероятность несанкционированного доступа к личным и конфиденциальным документам.

Подпись чернилами на пунктирной линии бумажного документа — это традиционный способ оформления трудовых договоров. Вот почему адаптация сотрудников остается одной из немногих административных задач, которые до сих пор обычно решаются с использованием бумажных документов.

Недавний опрос Webonboarding "Добро пожаловать на борт" показал, что две трети (66%) британских специалистов по найму по-прежнему рассылают документы успешным кандидатам. Даже когда контракты или письма с предложениями рассылаются по электронной почте, получатели все равно должны будут распечатать документы, прежде чем подписывать их и возвращать по почте. Это трудоемкий процесс, на выполнение которого часто могут уйти недели, и это административная неэффективность, которой теперь можно полностью избежать.

Переход к цифровому подписанию контрактов меняет процесс адаптации, предоставляя полностью безбумажный способ управления новичками. Это быстрее, проще и удобнее, чем традиционный подход.

Подробнее о цифровой подписи:

Что такое цифровое подписание контракта?

Цифровое подписание контрактов устраняет необходимость в том, чтобы любые документы были физически подписаны рукописными подписями. Используется электронная подпись, что позволяет осуществлять весь процесс в цифровом виде.

Как кандидаты подписывают цифровую подпись?

Существует целый ряд различных сервисов, которые можно использовать для цифровых подписей. Webonboarding использует DocuSign, чтобы успешные кандидаты могли получить доступ ко всем своим документам через онлайн-портал.

Цифровые документы обычно представляются в формате Microsoft Word или PDF с четко обозначенными областями, требующими подписи или инициализации.

Для подписи получатель может выбрать заранее нарисованную курсивную подпись или предоставить свою собственную, загрузив изображение или используя сенсорный экран.

Как только подписи будут добавлены, а детали подтверждены, документ сразу станет доступен для группы по найму.

Имеют ли цифровые трудовые договоры юридическую силу?

В 2016 году в ЕС был введен Регламент eIDAS, который устранил все существовавшие неопределенности в отношении правового статуса электронных подписей.

Он предоставляет электронные документы с тем же юридическим статусом, что и традиционный бумажный контракт, подписанный чернилами. В нем говорится:

«Электронной подписи не может быть отказано в юридической силе и допустимости в качестве доказательства в судебном разбирательстве только на том основании, что она находится в электронной форме».

В качестве дополнительных гарантий Юридическая комиссия Англии и Уэльса подтвердила действительность контрактов с цифровой подписью в 2018 году, заявив:

"Договорное право в Великобритании гибкое, но некоторые компании все еще не уверены, будут ли электронные подписи соответствовать требованиям законодательства. Мы можем подтвердить, что да».

Каковы преимущества цифровых документов о трудоустройстве?

Отказ от бумаги полностью меняет способ управления новыми сотрудниками. Преимущества предоставляются всем, кто участвует в этом процессе.

При найме сотрудников это сокращает время, необходимое для привлечения людей в компанию, с недель до дней. Это также значительно снижает административную нагрузку, избавляя от необходимости распечатывать, отправлять и отслеживать документы.

Цифровая обработка договорной информации также помогает избежать некоторых потенциальных рисков соблюдения нормативных требований, связанных с бумажным процессом. Подписанные документы, «потерянные по почте», представляют собой особый риск с точки зрения GDPR (Общего регламента защиты данных). Для успешных кандидатов он предлагает быстрый и удобный способ предоставления любой информации, необходимой работодателю. С контрактами и письмами с предложениями легко справиться, больше внимания можно уделить обеспечению более привлекательного и доброжелательного опыта адаптации.Сокращение времени и улучшение опыта помогают снизить риск отсева кандидатов.

Читайте также: