Как получить устав с электронной подписью налоговой

Обновлено: 04.07.2024

23 февраля 2021 г.: HMRC теперь принимает цифровые подписи на формах авторизации агентов, заявлениях о пособии по браку и расходах на трудоустройство. Налоговый факультет ICAEW рассказывает об изменениях и других моментах, затронутых в последнем обновлении агента HMRC.

В обновлении агента 82, опубликованном 17 февраля, HMRC подтвердила, что теперь будет принимать электронные подписи для:

Подписи должны быть либо подписаны на экране цифрового устройства, либо отображаться шрифтом, набранным с клавиатуры, и, чтобы быть действительными, налогоплательщик должен поставить подпись самостоятельно.

HMRC подтверждает, что, если у него есть «законные причины» сомневаться в том, что налогоплательщик поставил подпись, он «обратится за заверениями к агенту или запросит дополнительную информацию о процессах, которые использует агент». Документы, в которых налогоплательщик не ставил свою подпись, будут считаться недействительными.

На всех других заявлениях о подоходном налоге и налоговых декларациях в бумажном виде по-прежнему требуются оригинальные «обработанные» подписи. Сюда входят возвраты SA700 и SA900. HMRC отклонил запрос профессиональных организаций об упрощении этих форм.

Другие особенности обновления агента 82

В обновлении содержатся ссылки на руководство по новой схеме оплаты отсроченного НДС, которая была открыта для подачи заявок 23 февраля 2021 г. и закроется 21 июня 2021 г., а также на правила обязательного раскрытия информации и DAC 6. Он также подчеркнул свои усилия по уменьшить мошенничество и ошибки в исследованиях и разработках.

Обновление 82 содержало напоминания о предстоящих изменениях, таких как введение:

возврат НДС на строительство и строительные услуги с 1 марта 2021 года; с 1 апреля 2021 года; и с 6 апреля 2021 г.

HMRC также подчеркивает, что агенты могут поддерживать тестирование нового пользовательского интерфейса для деклараций об ограничении корпоративных интересов и расширение службы регистрации траста на не облагаемые налогом трасты.

Обновленная информация о форуме агентов также включена, и налоговый факультет ICAEW призывает членов на практике использовать форум для освещения широко распространенных проблем.

Ноу-хау ICAEW от налогового факультета

Это руководство разработано Налоговым факультетом, признанным во всем мире ведущим органом и источником знаний в области налогообложения. Факультет является голосом налоговой службы ICAEW, ответственным за все представления в налоговые органы. Присоединяйтесь к Факультету, чтобы получить экспертное руководство и поддержку, чтобы дать лучший совет по налогообложению своим клиентам или бизнесу.

Зарегистрируйтесь в TAXwire

Подпишитесь на информационный бюллетень налогового факультета, в котором еженедельно публикуются новости об изменениях в налоговой практике и политике.

Налоговое управление США обновило PDF-файл своей временной политики в отношении использования электронных подписей для определенных форм.

Дата использования электронных подписей продлена до 31 октября 2023 г., форма 1042 добавлена в список форм.

Обновлено: 15 сентября 2021 г.

FS-2021-12, сентябрь 2021 г.

Чтобы уменьшить нагрузку на налоговое сообщество, IRS разрешает налогоплательщикам использовать электронные или цифровые подписи на определенных бумажных формах, которые они не могут подавать в электронном виде до 31 декабря 2021 года, и IRS изучает возможные дальнейшие расширения этой возможности. Агентство уравновешивает вариант электронной подписи с критической безопасностью и защитой от кражи личных данных и мошенничества. Понимая важность электронных подписей для налогового сообщества, IRS предлагает обзор их использования в определенных формах.

Типы допустимых электронных подписей

Налоговое управление принимает широкий спектр электронных подписей. Электронная подпись — это способ утверждения электронных документов. Он может быть во многих формах и создан многими технологиями. К приемлемым методам электронной подписи относятся:

Имя, напечатанное в блоке подписи.
Отсканированное или оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи.
Ввод рукописной подписи на панель электронной подписи.
Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране с помощью стилуса.
Подпись, созданная сторонним программным обеспечением.

Налоговое управление США не указывает, какую технологию должен использовать налогоплательщик для получения электронной подписи. Налоговое управление США будет принимать изображения подписей (отсканированные или сфотографированные), включая распространенные типы файлов, поддерживаемые Microsoft 365, такие как tiff, jpg, jpeg, pdf, пакет Microsoft Office или Zip.

Электронные подписи на некоторых бумажных формах

Налоговое управление США разрешает налогоплательщикам и представителям использовать электронные или цифровые подписи на этих бумажных формах, которые они не могут подавать с помощью электронного файла Налогового управления США:

Формы доступны на веб-сайте IRS.gov и в программных продуктах для специалистов по налогообложению.

Если вы не можете создать учетную запись безопасного доступа или отправить формы через Интернет, вы можете отправить формы по факсу или по почте.

После отправки

После отправки формы вы получите электронное письмо с подтверждением.
Формы, полученные через Интернет, будут обрабатываться Централизованным отделом файлов авторизации (CAF) в порядке очереди.
Не отправляйте дубликат отправки по электронному факсу или по почте.

Отправить формы по факсу или почте

Если вы не можете отправить свои формы через Интернет, вы можете отправить их по факсу или по почте непосредственно в IRS. Для получения информации см. Инструкции по форме 2848 или Инструкции по форме 8821.

Связанные темы

Часто задаваемые вопросы

Обзор электронной подписи

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись — это способ утверждения электронных документов. Он может быть во многих формах и создан многими технологиями. К приемлемым методам электронной подписи относятся:

Напечатанное имя, напечатанное в блоке подписи.
Отсканированное или оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи.
Ввод рукописной подписи на панель электронной подписи.
Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране с помощью стилуса.
Подпись, созданная сторонним программным обеспечением.

Отличается ли электронная подпись от цифровой подписи?

Нет. Электронная подпись — это электронный символ, прикрепленный к электронной записи, которую человек будет подписывать. Цифровая подпись — это разновидность электронной подписи.

Я живу за границей, будет ли принята электронная подпись в форме?

Если вы можете создать учетную запись безопасного доступа и следовать процедурам аутентификации, вы можете отправить форму 2848 или 8821 с изображением электронной подписи.

Могу ли я отправить по факсу подписанную электронной подписью форму авторизации в IRS?

Нет. Из соображений безопасности все формы, отправляемые по почте или факсу в Налоговое управление США, должны иметь «мокрую» подпись чернилами.

Аутентификация

Кто должен проходить аутентификацию?

Вы должны удостоверить личность налогоплательщика, когда он подписывает электронную форму в рамках удаленной транзакции (то есть не лично), и у вас нет с ним личных или деловых отношений. Это означает, что вы должны убедиться, что человек является тем, кем он себя называет.

Независимо от того, подписывает ли налогоплательщик дистанционную транзакцию или транзакцию лично, вы должны регулярно подтверждать личность налогоплательщика в качестве передовой практики. Для налогоплательщиков юридических лиц вы также должны подтвердить, что физическое лицо, подписывающее форму от имени налогоплательщика юридического лица, имеет такие полномочия.

Как подтвердить личность налогоплательщика?

Если у вас нет личной информации о личности налогоплательщика, вы должны удостоверить его личность, если он подписывает форму авторизации в удаленной транзакции.

Чтобы подтвердить личность налогоплательщика для удаленных транзакций, выполните следующие действия:

Проверьте действительное удостоверение личности с фотографией (удостоверение личности) налогоплательщика, выданное государством, и сравните фотографию с налогоплательщиком, сделав снимок налогоплательщика или с помощью видеоконференции. Примеры государственного удостоверения личности с фотографией включают водительское удостоверение, удостоверение работодателя, школьный удостоверение личности, удостоверение личности штата, военный билет, национальное удостоверение личности, удостоверение личности избирателя, визу или паспорт;
Запишите имя, номер социального страхования (SSN) или индивидуальный идентификационный номер налогоплательщика (ITIN), адрес и дату рождения налогоплательщика; и
Подтвердите имя, адрес и SSN или ITIN налогоплательщика с помощью дополнительных документов, таких как федеральная налоговая декларация или налоговая декларация штата, уведомление или письмо IRS, карточка социального обеспечения или кредитная карта или выписка по коммунальным услугам. Например, предположим, что налогоплательщик изменил свой адрес в 2020 году. В этом случае можно использовать налоговую декларацию за 2019 год для проверки имени налогоплательщика, SSN или ITIN, а для подтверждения нового адреса налогоплательщика можно использовать недавнюю справку о коммунальных услугах.

Как подтвердить личность налогоплательщика юридического лица?

Чтобы подтвердить личность налогоплательщика юридического лица для удаленных транзакций, выполните следующие действия:

Подтвердите, что физическое лицо, подписывающее форму, имеет право подписывать от имени налогоплательщика юридического лица. Чтобы определить, кто обладает такими полномочиями, см. инструкции по подписи для формы, которую вы используете;
Проверьте действительное удостоверение личности с фотографией (удостоверение личности) государственного образца с фотографией лица, уполномоченного ставить подписи от имени налогоплательщика юридического лица, и сравните фотографию с фотографией этого лица с помощью фотоснимка, сделанного самим человеком, или видеоконференции. См. выше примеры соответствующих государственных удостоверений личности;
Запишите имя, идентификационный номер работодателя (EIN) и адрес налогоплательщика юридического лица; и
Подтвердите имя налогоплательщика юридического лица, EIN и адрес с помощью дополнительной документации, такой как форма отчетности налоговой информации (например, W-2, 1099 и т. д.), уведомление или письмо IRS или отчет о коммунальных услугах.

Как подтвердить подлинность освобожденной от налогов организации?

Пожалуйста, выполните действия, описанные выше для юридических лиц.

Я подтверждаю подлинность партнерства BBA, которое находится на экзамене, и у меня есть представитель партнерства (PR), заполняющий форму 2848. Как я могу подтвердить, что PR уполномочен подписывать форму?

Убедитесь в документации, что подписывающий PR имеет право подписывать форму.

Для партнерских отношений BBA с отдельным PR, индивидуальный PR за налоговый год должен подписать форму.

Для партнерских отношений BBA с PR-организацией лицо, назначенное физическим лицом (DI) PR-организации в налоговом году, должно подписать форму.

Должен ли я хранить доказательства того, что я подтвердил личность налогоплательщика?

Книги или записи, относящиеся к форме или инструкциям к ней, должны храниться до тех пор, пока их содержание может стать существенным при применении любого закона о внутренних доходах.

Отправка формы

Почему я должен вводить идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) перед загрузкой формы авторизации?

Мы используем ИНН налогоплательщика для отслеживания формы авторизации.

Что мне нужно знать, чтобы загрузить формы?

Следуйте этому руководству при загрузке форм 2848 или 8821:

Сохраните формы следующим образом:
- Ограничение размера файла: 15 МБ
- Форматы файлов .pdf, .jpg, .jpg, .jpg
Я не могу прикрепить свои формы к формам отправки 2848 и 8821 онлайн. Кому мне позвонить?

Мы не предлагаем поддержку по телефону для варианта Отправить формы 2848 и 8821 через Интернет. Если у вас возникли проблемы с отправкой формы через Интернет, получите рукописную подпись у налогоплательщика и отправьте форму по почте или факсу в Налоговое управление США в соответствии с инструкциями по заполнению формы.

Получу ли я подтверждение, когда моя онлайн-форма авторизации будет получена IRS?

Да. Налоговая служба отправит вам подтверждение на адрес электронной почты, связанный с вашей учетной записью безопасного доступа, после успешной отправки онлайн-формы

Получу ли я уведомление, когда моя форма будет обработана?

Нет. Вы не будете уведомлены, когда форма будет обработана подразделением CAF. Однако, если форма будет отклонена, Налоговое управление США направит вам и налогоплательщику письмо через Почтовую службу США.

Будут ли мои формы быстрее обрабатываться при использовании параметра «Отправить формы 2848 и 8821 онлайн»?

Мы обрабатываем формы в том порядке, в котором мы их получаем, независимо от того, как они были отправлены (по почте, факсу, через Интернет). Формы, отправленные через Интернет, проверяются и обрабатываются сотрудниками IRS так же, как и формы, отправленные по факсу или по почте.

После отправки подписанной электронной подписью формы авторизации третьей стороны в формах 2848 и 8821 Online, могу ли я позвонить в IRS, чтобы обсудить дело моего клиента?

Да, если форма была обработана и после того, как сотрудник IRS выполнит стандартную аутентификацию по телефону.

Если форма еще не обработана и вам необходимо немедленно обсудить дело вашего клиента с Налоговым управлением США, из соображений безопасности вы должны отправить по факсу копию формы с «мокрой» чернильной подписью в Службу приоритета практикующих специалистов (PPS). ) или сотруднику IRS, занимающемуся делом вашего клиента, чтобы немедленно поговорить с представителем.

Могу ли я объединить несколько форм 2848/8821 в один файл и отправить их в течение одного сеанса?

Нет; из-за того, как мы обрабатываем формы, вы можете загружать только по одной за раз. Вы можете загружать больше форм, по одной, в последующих сеансах. Даже если вы представляете налогоплательщиков, подающих совместную декларацию в браке (MFJ), вы должны подавать каждую форму отдельно.

Обратите внимание: Если вы объедините формы для разных налогоплательщиков в одной загрузке, будет обработана только форма, связанная с идентификационным номером налогоплательщика (ИНН), введенным во время сеанса. Другие формы не будут обработаны, и вы получите письмо по обычной почте с уведомлением об отклонении.

Я подаю форму 8821 с более чем двумя назначенными лицами. Что я делаю?

Если вы хотите назвать более двух назначенных лиц, установите флажок в строке 2 и приложите список назначенных лиц к форме 8821. Укажите адрес и требуемые номера для каждого названного назначенного лица. Прикрепите список назначенных лиц к форме 8821. После завершения загрузите форму 8821 (со списком назначенных лиц).

Можно ли использовать онлайн-опцию «Отправить формы 2848 и 8821» для отзыва или отзыва формы авторизации?

Да. См. процедуры аннулирования или отзыва в инструкциях к форме или в Публикации 947, Практика перед IRS и доверенностью.

Чтобы отозвать разрешение, налогоплательщик должен написать «ОТМЕНИТЬ» в верхней части формы 2848 или 8821, поставить подпись и дату в соответствии с инструкциями к форме.

Чтобы отказаться в качестве представителя от формы 2848, напишите «ОТЗЫВ» в верхней части первой страницы формы, подпишите и напишите дату под этой аннотацией.

После входа в раздел Отправить формы 2848 и 8821 через Интернет через Secure Access выберите «Отзыв/отзыв существующей авторизации» и следуйте предоставленным инструкциям.

Из-за экстремально холодных условий город принимает специальные меры для обеспечения безопасности бездомных. Если вы видите кого-то, кто нуждается в убежище, позвоните по телефону (215) 232-1984.

Модернизированная электронная подача (MeF) городских налогов

Город Филадельфия является участником программы IRS Modernized E-Filing (MeF). Вы можете подавать текущие налоговые декларации по налогу на прибыль и доходам от бизнеса (BIRT), налогу на чистую прибыль и налогу на прибыль школ (SIT) в электронном виде. Используйте следующих поставщиков для подачи этих деклараций в электронном виде:

Бирт без налоговой ответственности (NTL)
Корпоративные формы BIRT-EZ, BIRT
S Corp BIRT, BIRT – EZ и NPT
Партнерство BIRT, BIRT – EZ и NPT
Отдельные формы BIRT, BIRT-EZ, NPT и SIT

BIRT Без налоговой ответственности (NTL)
Корпоративные формы BIRT-EZ, BIRT
S Corp BIRT, BIRT – EZ
Партнерство BIRT, BIRT – EZ и NPT
Индивидуальные формы BIRT, BIRT-EZ, NPT и SIT

Ультраналог (2019, 2020 и 2021):

Бирт без налоговой ответственности (NTL)
Корпоративные формы BIRT-EZ, BIRT
Партнерство BIRT, BIRT – EZ и NPT
Индивидуальные формы BIRT, BIRT-EZ, NPT и SIT
Программное обеспечение ATX (2019, 2020 и 2021):

Отсутствие налоговой ответственности — БИРТ
Корпоративные формы БИРТ / БИРТ-EZ
S Corp BIRT / БИРТ-EZ
Партнерство БИРТ / БИРТ-EZ и НПТ
Индивидуальные формы БИРТ / BIRT-EZ, NPT и SIT

Профессиональные налоговые решения Crosslink (2019, 2020 и 2021):

Отсутствие налоговой ответственности – БИРТ
Корпоративные формы БИРТ
Партнерские формы БИРТ и НПТ
Индивидуальные формы БИРТ и НПТ

TaxSlayer Pro (2019, 2020 и 2021):

Индивидуальные BIRT / BIRT-EZ / NPT и SIT

Налоги GoSystem/ONESOURCE (2019, 2020 и 2021):

Корпоративные формы BIRT / BIRT-EZ / BIRT – NTL
Партнерские формы BIRT / BIRT-EZ / BIRT-NTL и NPT
Отдельные формы NPT

Lacerte Software (2019 и 2020):

Отсутствие налоговой ответственности — БИРТ
Корпоративные формы БИРТ / БИРТ-EZ
Партнерство БИРТ / БИРТ-EZ и НПТ
Индивидуальные формы БИРТ / БИРТ-EZ / НПТ и СИТ

ProConnect Tax Online (2019 и 2020):

Отсутствие налоговой ответственности — BIRT
S Corp BIRT / BIRT-EZ
Партнерство BIRT / BIRT-EZ и NPT
Отдельные формы BIRT / BIRT-EZ и NPT

Корпоративный налог (2019, 2020 и 2021):

Корпоративные формы БИРТ / БИРТ-EZ / БИРТ-НТЛ
Партнерство БИРТ / БИРТ – EZ и NPT

Онлайн-налоги (2019, 2020 и 2021):

Индивидуальные бланки БИРТ-НТЛ, БИРТ/БИРТ-ЭЗ, НПТ, СИТ и Заработная плата

OLTPro Desktop (2019, 2020 и 2021):

Индивидуальные бланки БИРТ – НТЛ, БИРТ/БИРТ-ЭЗ, НПТ, СИТ и Зарплата

Отдельные формы БИРТ/БИРТ НТЛ/БИРТ-ЭЗ и НПТ

Партнерство: BIRT NTL / BIRT / BIRT-EZ и NPT
Корпорация: BIRT NTL / BIRT / BIRT — EZ

Закон о налогах (2021 г.):

Индивидуальные: BIRT NTL / BIRT LONG / BIRT EZ / NPT

Поставщики, которые хотят заменить или воспроизвести налоговую форму города Филадельфия, должны обратиться к руководству по спецификациям оформления налоговой декларации Департамента доходов.

Закон об электронных подписях (Публичный закон № 106-229) вступил в силу 1 октября 2000 года и придает электронным договорам тот же вес, что и договорам, заключенным на бумаге. Закон имеет некоторые конкретные исключения или преимущественные права. Хотя закон позволяет подписывать документы в электронном виде, возможность сделать это остается исключительно за потребителем.

Закон специально избегает указания какой-либо «утвержденной» формы электронной подписи, вместо этого оставляя метод открытым для интерпретации рынком. Любое количество методов допустимо по закону. Методы включают простое нажатие кнопки Я принимаю или Я одобряю, цифровые сертификаты, смарт-карты и биометрические данные.

Электронные подписи могут быть реализованы с использованием различных методологий в зависимости от рисков, связанных с транзакцией. Примеры транзакционных рисков включают: мошенничество, неотказуемость и финансовые потери. Качество и безопасность метода электронной подписи должны быть соизмеримы с риском и необходимой гарантией подлинности подписавшего. Аутентификация — это способ убедиться, что пользователь, пытающийся выполнить функцию электронной подписи, действительно является тем, за кого себя выдает, и имеет право «подписывать».

Цель этой политики — разрешить использование электронных подписей в OSU с помощью практичных, безопасных методов, обеспечивающих баланс рисков и затрат. Целью этой политики является не устранение всех рисков, а скорее обеспечение процесса, который дает сторонам уверенность в том, что соответствующий анализ был завершен до внедрения электронной подписи и что используемый уровень аутентификации пользователя является разумным для типа транзакции. проведенный.Руководство по электронной аутентификации для федеральных агентств, OMB 04-04 определяет четыре уровня гарантии, уровни с 1 по 4, с точки зрения последствий ошибок аутентификации и неправильного использования учетных данных. Руководство определяет требуемый уровень гарантии аутентификации с точки зрения вероятных последствий ошибки аутентификации. Инструмент оценки рисков и требований электронной аутентификации (eRA) — это инструмент оценки уровня рисков и гарантий, который будет использоваться в OSU. См. Приложение FIS 003-15 «Уровни гарантии аутентификации электронной подписи».

Определения

Аутентификация — установление подлинности и проверка личности лица, поставившего электронную подпись.

Учетные данные – объект, который проверяется при представлении проверяющему в подлинной транзакции

Электронная запись — контракт или другая запись, созданная, сгенерированная, отправленная, переданная, полученная или сохраненная с помощью электронных средств.

Электронная подпись или электронная подпись – электронный идентификатор, созданный компьютером и предназначенный для использования стороной, использующей его, с теми же намерениями, действием и полномочиями, что и использование ручной (письменной или факсимильной) подписи.

Оценка риска — анализ, выполняемый Подразделением для определения рисков, связанных с использованием электронной подписи, а также для определения качества и безопасности требуемого метода электронной подписи. Оценка будет проводиться с использованием Руководства по электронной аутентификации для федеральных агентств, OMB 04-04 для справки и руководства. Инструмент e-RA (оценка рисков) поможет подразделениям определить уровень риска. Отчеты, полученные в результате оценки eRA, должны быть включены в официальный отчет об этой реализации электронной подписи и представлены вместе с предложением хранителю документации.

Хранитель записей — лицо, ответственное за соблюдение всех юридических обязательств, связанных с информацией, и в этом качестве имеет окончательные полномочия по использованию, доступу и раскрытию данных в рамках своей юрисдикции. В некоторых случаях для разных наборов данных существует несколько хранителей.

Транзакция — дискретное событие между пользователем и системой, которое поддерживает деловую или программную цель.

Подразделение — организация ОСУ, осуществляющая деятельность посредством электронной подписи; например, колледж, факультет, вспомогательное или административное подразделение.

Аутентификация пользователя — проверка уникальных учетных данных пользователя, таких как имя пользователя и пароль или цифровой сертификат. Для этого может потребоваться проверка по конкретной информации, хранящейся в OSU.

Принятие электронных подписей на документах. Электронная подпись может быть принята во всех ситуациях, если указано или подразумевается требование подписи/утверждения. Эта политика не заменяет ситуации, когда законы прямо требуют письменной подписи. Эта политика не может ограничивать право или возможность проведения транзакции на бумаге или в неэлектронной форме, а также право на бесплатное предоставление или предоставление документов на бумажном носителе. Электронная подпись должна быть защищена разумными мерами безопасности.

Использование электронных подписей в документах. Решение об использовании электронной подписи следует взвешивать с учетом рисков, связанных с транзакциями. Кроме того, требования к регистрации, документированию и/или аудиту электронной подписи также должны определяться Подразделением и утверждаться Университетом. Как правило, предпочтительнее самый дешевый и наименее сложный метод, приемлемый для данного риска. При этом может быть полезно руководство по электронной аутентификации Национального института стандартов и технологий (NIST): 800-63.

Подразделения, предлагающие методы электронной подписи с более высоким или более низким уровнем гарантии, чем указано в процессе оценки рисков, должны:
- Опишите причину отклонения.
- Определить потенциальный риск использования инструмента с более низким (или более высоким) уровнем гарантии, чем определено оценкой риска.
- Определить шаги, которые будут предприняты для снижения риска, или обосновать, почему подходит метод с более высоким уровнем надежности.
- Получите подписанное разрешение директора подразделения. Подписанный документ должен быть включен в официальный отчет об этой реализации электронной подписи.
Безопасность и доступ к информации, относящейся к OSU, определяется «хранителем записей». Любая транзакция Университета, разрешенная электронными подписями, должна оцениваться Подразделением совместно с соответствующим хранителем документации с использованием инструмента eRA. (Сюда входят любые существующие подразумеваемые или явные электронные подписи, использовавшиеся до принятия настоящей политики.) В целях оценки рисков и проверки аналогичные типы транзакций могут быть сгруппированы вместе в рамках одного соглашения. Реализованные электронные подписи будут периодически проверяться на предмет их уместности и возможности дальнейшего использования.

После того, как метод электронных подписей определен, получите подписанное одобрение директора подразделения.Подписанный документ должен быть включен в официальный отчет для этой реализации электронной подписи. Подразделения будут запрашивать разрешение на использование электронной подписи у соответствующего хранителя документации, используя форму «Предложение об использовании электронной подписи» (см. Приложение FIS 003-16 «Предложение об использовании электронной подписи»). Ответственность за обеспечение того, чтобы предложенная электронная подпись и метод соответствовали требованиям настоящей политики, лежит на хранителе документации. При принятии решения об утверждении метода электронной подписи будут учитываться системы и процедуры, связанные с использованием этой электронной подписи, а также будет ли использование электронной подписи столь же надежным, как и существующий используемый метод.

Если хранитель документации сочтет это необходимым, он/она будет запрашивать одобрение у юрисконсульта университета и соответствующего отдела или сотрудника по информационным технологиям, например, у директора по информационной безопасности (CISO).

Процесс реализации, вероятно, будет отличаться для каждой транзакции и для каждой единицы, поскольку он зависит от многих факторов, таких как техническая среда, соответствующий уровень гарантии и характер транзакции.

Ведение записей. Подразделение будет вести официальные записи оценки рисков, выбора метода электронной подписи и обоснования. После того, как Университет внедрит план технологической безопасности и инфраструктуру, копия также будет подана в офис Директора по информационной безопасности.

Безопасность. Программное и/или аппаратное обеспечение, необходимое для электронных подписей, например, сертификаты инфраструктуры открытых ключей (PKI), «брелоки» или «донглы», будет предоставлено подразделением. . Группа также обеспечит наличие надлежащих средств контроля и мониторинга программного/аппаратного обеспечения.

Периодическая проверка. Проверка каждой реализации электронной подписи будет проводиться подразделением периодически, но не реже одного раза в три года. Это будет включать оценку использования электронной подписи, чтобы определить, изменились ли какие-либо применимые юридические, деловые требования или требования к данным. Будет принято решение относительно дальнейшей уместности метода оценки рисков и внедрения электронной подписи.

Отчет об этой проверке будет задокументирован и сохранен как часть официального отчета об этой реализации электронной подписи, который ведется подразделением. Если в результате периодической проверки уровень риска изменится, необходимо провести новую оценку риска, включая проверку и утверждение.

Различные федеральные нормы и правила устанавливают полномочия на использование электронных подписей.

Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле, принятый 30 июня 2000 года (S761, HR 1320 IH, широко известный как ESIGN), устанавливает действительность электронных записей и подписей.

Единый закон об электронных транзакциях (UETA) обеспечивает правовую основу для электронных транзакций. Он дает электронные подписи и регистрирует ту же действительность и возможность принудительного исполнения, что и ручные подписи и бумажные транзакции. UETA была принята штатом Орегон в 2001 году и обеспечила юридическое признание большинства электронных транзакций, что соответствует юридическому признанию бумажных транзакций, проводимых в Орегоне.

Дополнительная информация:

Закон о правах семьи на образование и неприкосновенность частной жизни (FERPA): 34 CFE Part 99; Окончательное правило. Эти окончательные правила содержат общие рекомендации по принятию «подписанного и датированного письменного согласия» в соответствии с FERPA в электронном формате.

Читайте также: