Как подписать документы ЭЦП и отправить в налоговую инспекцию

Обновлено: 21.11.2024

Это зависит. Форма 1040, декларация о подоходном налоге с физических лиц в США, использует электронную подпись при подаче в электронном виде, независимо от того, составляется ли форма самостоятельно налогоплательщиком или налоговым специалистом. По данным IRS, более 90 % форм 1040 заполняются и подписываются в электронном виде.

Однако форма 1040 является лишь одной из длинного списка возможных форм, поданных в IRS, и некоторые из этих форм обычно требуют рукописной подписи. Во время пандемии COVID-19, чтобы снять опасения налогоплательщиков и представителей по поводу обеспечения безопасности рукописных подписей лично, Налоговая служба США временно разрешает использование электронных подписей для ограниченного списка дополнительных налоговых форм, которые Налоговое управление США ранее не разрешалось подавать документы в электронном виде.

Следующие онлайн-формы IRS можно отправить с электронной подписью, если они были подписаны и проштампованы 28 августа 2020 г. или позже:

Налоговое управление США будет внимательно следить за этим временным вариантом для электронных подписей и определять, нужны ли дополнительные шаги.

Скоро появятся цифровые инструменты самообслуживания от правительства

В конце 2018 года Конгресс США принял Закон об интегрированном цифровом опыте 21 века (IDEA), закон, изменивший взаимодействие федерального правительства с общественностью. Его наиболее важные требования включают модернизацию веб-сайтов, использование электронных подписей и оцифровку всех форм. Ожидается, что при полной реализации этих мер в каждом государственном учреждении эти меры сэкономят значительные средства налогоплательщиков и значительно улучшат качество обслуживания граждан благодаря наличию этих цифровых инструментов самообслуживания. Этот мандат подтверждает текущую национальную тенденцию цифровой трансформации, которая еще больше ускорилась благодаря закону, недавно подписанному губернатором штата Нью-Йорк Эндрю Куомо, который позволяет налоговым органам в штате Нью-Йорк подавать налоговые декларации штата с электронной подписью своих клиентов.

Для налоговых органов, уполномоченных подавать налоговые декларации от имени своих клиентов, DocuSign eSignature соответствует требованиям IRS для электронных подписей форм 8878 и 8879, а также форм авторизации электронной подписи IRS. Отправители электронных возвратов (ERO) могут немедленно начать использовать DocuSign eSignature, чтобы повысить качество обслуживания клиентов, свести к минимуму вероятность ошибок при возврате своих клиентов и ускорить рабочий процесс.

Помимо того, что DocuSign помогает подписывать и подавать налоговые формы эффективным, своевременным и безопасным способом, он помогает бухгалтерам и налоговым специалистам быстро и эффективно оформлять соглашения о создании ООО, соглашения о конфиденциальности, доверенности и многое другое.

До 31 октября 2023 г. вы и ваши уполномоченные представители можете подписывать документы в электронном виде и отправлять их нам по электронной почте во время аудита или взаимодействия по сбору платежей. Это исключение из нашей обычной политики, изложенной в меморандуме в формате PDF от 18 ноября 2021 г.

На этой странице

Документы, которые мы принимаем

Мы принимаем следующие документы:

  • Продление срока давности оценки или сбора
  • Отказ от обязательного уведомления о недостатках и согласие на оценку
  • Закрытие соглашений
  • Другие заявления или формы, собранные вне стандартных процедур подачи.

Электронные подписи, которые мы принимаем

Во время аудита или сбора данных мы принимаем два типа электронных подписей:

  • Цифровые подписи. Если у вас есть цифровой сертификат, позволяющий подписывать документы в цифровом виде, вы можете использовать цифровую подпись, которая более безопасна, чем подпись с изображением. Цифровые подписи:
    • Предоставьте убедительные доказательства того, что владелец цифрового сертификата подписал документ или запись.
    • Распознавать фальсификацию и аннулировать подпись, если документ каким-либо образом изменяется

    Защитите свою информацию

    Стандартная электронная почта не является безопасной формой общения. Чтобы сохранить вашу личность и информацию в безопасности:

    • Никогда не указывайте личную информацию (PII) в строке темы или тексте сообщения электронной почты.
    • Используйте зашифрованные форматы, защищенные паролем, для любых вложений электронной почты

    PII – это любая информация, которая может вас идентифицировать, например:

    • Имя
    • Номер социального страхования
    • Дата и место рождения
    • Девичья фамилия матери
    • Медицинские, образовательные, финансовые или трудовые документы

    Зашифровать документ

    Вы должны зашифровать документы с электронной подписью, прежде чем отправлять их по электронной почте назначенному сотруднику IRS. Мы принимаем зашифрованные файлы в распространенных форматах, таких как Microsoft Office и Adobe Acrobat. У каждого провайдера есть свои инструкции по шифрованию файлов:

    Во время шифрования вы создадите пароль для доступа к зашифрованному файлу.Используйте надежные пароли длиной не менее двенадцати символов, состоящие из букв, цифр и символов.

    Обратите внимание, что восстановить утерянный пароль невозможно, поэтому, если вы не хотите шифровать исходный документ, сохраните зашифрованную копию под новым именем.

    PDF-документы: для шифрования PDF-файлов у вас должен быть Acrobat Pro или DC. Acrobat Reader не может шифровать PDF-файлы. Документы PDF с цифровой подписью не могут быть зашифрованы.

    Теперь вы можете безопасно отправить нам свой документ по электронной почте.

    Отправить документ

    Вы можете использовать существующую учетную запись электронной почты для отправки зашифрованных документов назначенному сотруднику IRS на адрес электронной почты, который они вам предоставили. Если вам неудобно отправлять документы по электронной почте, вы можете отправить их назначенному сотруднику IRS с помощью eFax, установленных систем безопасного обмена сообщениями или обычной почты.

    Чтобы отправить документы по электронной почте назначенному сотруднику IRS, вам необходимо:

    1. Сообщите сотруднику IRS свой адрес электронной почты по телефону, если вы еще этого не сделали. Это позволит им связать ваше сообщение с правильным случаем без дополнительной PII. Никогда не включайте конфиденциальную или идентифицирующую информацию в строку темы или текст вашего электронного письма.
    2. Подтвердите адрес электронной почты сотрудника IRS, особенно если вы отвечаете на предыдущее сообщение. Официальные адреса электронной почты IRS выглядят следующим образом: employee.name@irs.gov.
    3. При необходимости подпишите свои документы в электронном виде.
    4. Шифруйте все отправляемые вложения и защищайте их надежными паролями.
    5. Позвоните своему сотруднику IRS и сообщите ему пароль к зашифрованному файлу. Никогда не отправляйте пароль по электронной почте.

    Прежде чем мы отправим вам электронное письмо

    Мы никогда не связываемся с вами по электронной почте и не требуем, чтобы вы связывались с нами по электронной почте. Как всегда, вы сами решаете, отправлять или получать документы в электронном виде.

    Прежде чем мы отправим вам электронное письмо, сотрудник IRS свяжется с вами по телефону, чтобы подтвердить вашу личность и получить ваше согласие. Сотрудник IRS устно подтвердит ваш адрес электронной почты и попросит вас отправить электронное письмо для подтверждения вашего адреса. Включите следующее заявление в тело вашего электронного письма:

    Я даю согласие на получение зашифрованных документов по электронной почте от [имя сотрудника] и связанного с ним персонала IRS на время этого [анализа/сбора/и т. д.].

    Вы можете отозвать это согласие в любое время.

    Как мы отправляем документы

    Мы будем отправлять только зашифрованные документы, защищенные паролем. После получения вашего согласия сотрудник IRS свяжется с вами по телефону и сообщит, что вы ожидаете письмо по электронной почте, и предоставит надежный пароль для открытия файла.

    Всегда подтверждайте адрес электронной почты, прежде чем открывать письмо от нас.

    Мы прикрепим зашифрованный файл к электронному письму в формате Microsoft, Adobe или заархивированном файле. Чтобы открыть файл, введите пароль, который сотрудник IRS дал вам при появлении запроса.

    С помощью TaxSlayer Pro Premium вы можете собирать подписи составителей и налогоплательщиков в электронном виде. Это позволяет вам быстро подписывать возвратные документы удаленно или в вашем офисе без бумаги и ручки.

    Для создания электронной подписи в офисе требуется панель для подписи. Два планшета для подписи были протестированы на совместимость с TaxSlayer Pro:

    Существует множество других моделей планшетов для подписи, но они не проверялись на совместимость, поэтому их совместимость с программой не гарантируется.

    Примечание. Электронные подписи поддерживаются только в индивидуальных налоговых декларациях, а не в налоговых декларациях предприятий.

    Подпись составителя

    Подпись составителя хранится в его записи в разделе «Конфигурация» и печатается при каждом создаваемом отчете. Чтобы установить подпись составителя, в Быстром меню TaxSlayer Pro выберите:

    • Конфигурация
    • Настройка фирмы/ERO/препаратора
    • Меню Preparer(s) — выберите Preparer(s) из списка.
    • Подпись подготовителя. Если этот параметр не отображается, убедитесь, что панель для подписи подключена к компьютеру и что Windows распознает ее.
    • Подготовитель должен подписать свое имя в поле для подписи на экране с помощью блокнота.

    Подпись налогоплательщика

    Подпись налогоплательщика можно получить с помощью планшета для подписи в офисе или получить удаленно с помощью Taxes to Go или клиентского портала.

    Чтобы зафиксировать подпись налогоплательщика в офисе, в Главном меню налоговой декларации выберите:

    • Выход (под левым боковым меню)
    • В меню "Квитанция" выберите "Диспетчер подписи документов".
    • Вы увидите список форм с областью для добавления подписи налогоплательщика. Нажмите, чтобы открыть поле для подписи.
    • Налогоплательщик должен расписаться в поле для подписи с помощью блокнота. Если декларация подается в формате MFJ, супруг(а) также должен поставить свою подпись.

    Чтобы получить подписи удаленно с помощью Taxes to Go или портала для клиентов, обратитесь к статьям ниже:

    DocuSign позволяет бухгалтерам и специалистам по налогам получать необходимые подписи быстрее, чем когда-либо, соблюдая при этом строгие требования законодательства. Теперь вы можете обрабатывать документы за часы, а не дни.

    Быстрее, чем факс

    Получите критическую скорость, когда приближаются сроки. DocuSign позволяет отправлять документы на электронную подпись, экономя время и нервы. Больше не нужно ждать, пока клиенты распечатают PDF-файлы, подпишут их, а затем вернут по факсу или почте. С DocuSign вы можете обрабатывать документы за часы, а не за дни, чтобы сосредоточиться на работе с клиентом, а не на отслеживании документов.

    Безопасно и конфиденциально

    Используйте безопасную аутентификацию, чтобы защитить себя и своих клиентов. В связи с сегодняшней безудержной кражей личных данных мы все обеспокоены конфиденциальностью и безопасностью. Ваши клиенты хотят быть уверенными в том, что их документы не будут раскрыты или украдены, а их подписи нельзя будет подделать. Управление цифровыми транзакциями DocuSign позволяет отправлять документы в электронном виде, а не оставлять их в почте или на факсимильном аппарате. А наша безопасная аутентификация помогает защититься от мошенничества.

    Удобно для клиентов

    Предоставьте своим клиентам современный опыт, которого они ожидают. DocuSign позволяет вашим клиентам получать и подписывать документы на своих компьютерах или мобильных устройствах. Этот процесс прост и оптимизирован, поэтому вы можете предоставить своим клиентам наилучший сервис.

    Соответствует правилам

    Убедитесь, что вы и ваши клиенты соблюдаете требования. Ваш бизнес заключается в том, чтобы экономить деньги ваших клиентов, сохраняя при этом их соответствие федеральным и государственным нормам. Мы соблюдаем последние правила IRS, стандарты ISO 27001 и SSAE 16 и многое другое. Кроме того, когда вы используете DocuSign, ваши документы сохраняются в электронном виде и сохраняют контрольный журнал для большей прозрачности.

    Случаи использования

    DocuSign можно использовать для отправки и подписания многих документов, которые обычно требуются для целей налогообложения и бухгалтерского учета, в том числе:

    • Налоговые формы, утвержденные IRS
    • Создание ООО
    • Договоры о покупке активов
    • Соглашения о конфиденциальности
    • Письма-обязательства
    • Соглашения о продолжении практики
    • Трудовые договоры
    • Соглашения о доверенности
    • Соглашения с независимыми подрядчиками

    Партнер

    Используйте DocuSign с Intuit для отправки и подписания налоговых документов

    Экономьте время в разгар налогового сезона благодаря безопасной электронной подписи. Intuit заключила партнерское соглашение с DocuSign, чтобы предложить Intuit eSignature. Теперь вы можете отправлять и подписывать формы IRS 8878 и 8879 в электронном виде — прямо из вашего продукта Intuit. DocuSign обеспечивает соответствие последним правилам IRS в отношении электронной подписи. Кроме того, это помогает предотвратить кражу личных данных, безопасно отправляя зашифрованные документы и используя аутентификацию для проверки подписавшего.

    При использовании электронной подписи Intuit вам и вашим клиентам будет быстрее и проще подписывать налоговые документы. Кроме того, DocuSign обеспечивает контрольный журнал и сохраняет копию каждого подписанного документа, что упрощает отслеживание или обращение к документам позже.

    «Благодаря DocuSign весь процесс можно беспрепятственно выполнять в облаке, избавляя вас от бумаги, хлопот и траты времени. DocuSign — это последний шаг в процессе оформления кредита».

    Карен Строуп, вице-президент по управлению продуктами Intuit Professional Tax Group

    Читайте также: