Как подать налоговую декларацию через личный кабинет налогоплательщика без электронной подписи

Обновлено: 21.11.2024

Это зависит. Форма 1040, декларация о подоходном налоге с физических лиц в США, использует электронную подпись при подаче в электронном виде, независимо от того, составляется ли форма самостоятельно налогоплательщиком или специалистом по налогам. По данным IRS, более 90 % форм 1040 подаются и подписываются в электронном виде.

Однако форма 1040 является лишь одной из длинного списка возможных форм, поданных в IRS, и некоторые из этих форм обычно требуют рукописной подписи. Во время пандемии COVID-19, чтобы снять опасения налогоплательщиков и представителей по поводу обеспечения безопасности рукописных подписей лично, Налоговая служба США временно разрешает использование электронных подписей для ограниченного списка дополнительных налоговых форм, которые Налоговое управление США ранее не разрешалось подавать документы в электронном виде.

Следующие онлайн-формы IRS можно отправить с электронной подписью, если они были подписаны и проштампованы 28 августа 2020 г. или позже:

Налоговое управление США будет внимательно следить за этим временным вариантом для электронных подписей и определять, нужны ли дополнительные шаги.

Скоро появятся цифровые инструменты самообслуживания от правительства

В конце 2018 года Конгресс США принял Закон об интегрированном цифровом опыте 21 века (IDEA), закон, изменивший взаимодействие федерального правительства с общественностью. Его наиболее важные требования включают модернизацию веб-сайтов, использование электронных подписей и оцифровку всех форм. Ожидается, что при полной реализации этих мер в каждом государственном учреждении эти меры сэкономят значительные средства налогоплательщиков и значительно улучшат качество обслуживания граждан благодаря наличию этих цифровых инструментов самообслуживания. Этот мандат подтверждает текущую национальную тенденцию цифровой трансформации, которая еще больше ускорилась благодаря закону, недавно подписанному губернатором штата Нью-Йорк Эндрю Куомо, который позволяет налоговым органам в штате Нью-Йорк подавать налоговые декларации штата с электронной подписью своих клиентов.

Для налоговых органов, уполномоченных подавать налоговые декларации от имени своих клиентов, DocuSign eSignature соответствует требованиям IRS для электронных подписей форм 8878 и 8879, а также форм авторизации электронной подписи IRS. Отправители электронных возвратов (ERO) могут немедленно начать использовать DocuSign eSignature, чтобы повысить качество обслуживания клиентов, свести к минимуму вероятность ошибок при возврате своих клиентов и ускорить рабочий процесс.

Помимо того, что DocuSign помогает подписывать и подавать налоговые формы эффективным, своевременным и безопасным способом, он помогает бухгалтерам и налоговым специалистам быстро и эффективно оформлять соглашения для создания ООО, соглашения о конфиденциальности, доверенности и многое другое.

Налогоплательщики, которые в настоящее время используют формы 8878 или 8879 для подписания электронных форм 1040 федеральных налоговых деклараций или расширений, могут использовать электронную подпись для подписания и отправки этих форм в электронном виде своему отправителю электронных деклараций (ERO).

Все ли налогоплательщики могут использовать электронную подпись?

Нет. Вариант электронной подписи доступен только для налогоплательщиков, подающих свои налоговые декларации в электронном виде через ERO, которые используют программное обеспечение, обеспечивающее проверку личности и электронную подпись. Чтобы соответствовать требованиям электронной подписи, ERO должна иметь возможность записывать имя налогоплательщика, номер социального страхования, адрес и дату рождения в электронном виде для целей проверки личности.

Обязаны ли налогоплательщики подписывать формы 8878 или 8879 в электронном виде?

Нет. Налогоплательщики могут продолжать использовать собственноручную подпись и возвращать форму в ERO лично, по почте США, с доставкой в ​​частном порядке, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Какие методы электронной подписи доступны?

Программное обеспечение, которое выбирает ERO, определяет метод электронной подписи, используемый для подписания формы. Независимо от используемого метода электронная запись должна быть защищена от несанкционированного доступа после электронной подписи. Некоторые примеры методов, используемых для захвата электронной подписи, включают:

  • Рукописная подпись, записанная на блокноте для электронной подписи;
  • Рукописная подпись, отметка или ввод команды на экране дисплея с помощью стилуса;
  • Оцифрованное изображение собственноручной подписи, прикрепленное к электронной записи;
  • Напечатанное имя;
  • Общий секрет, такой как PIN-код, пароль или секретный код, используемый для подписи электронной записи;
  • Цифровая подпись; или
  • Знак, захваченный в виде изображения.

Каковы обязанности ERO в отношении электронной подписи?

Если налогоплательщик использует электронную подпись, ERO должен использовать программное обеспечение, которое включает проверку личности. Программное обеспечение должно записывать следующие данные:

  • Цифровое изображение подписанной формы;
  • Дата и время подписания;
  • IP-адрес компьютера налогоплательщика (только удаленная транзакция);
  • Логин налогоплательщика — имя пользователя (только для удаленной транзакции);
  • Результаты проверки личности налогоплательщика, подтверждающие, что она прошла успешно; и
  • Метод электронной подписи, используемый для подписи записи.

ERO также несет ответственность за ведение защищенной от несанкционированного доступа записи в защищенной системе хранения с контролируемым доступом в течение 3 лет с даты подачи декларации или 3 лет с даты получения налоговой декларации, в зависимости от того, что наступит позже. ERO должны иметь возможность извлекать и воспроизводить разборчивые печатные копии подписанной формы.

Как программное обеспечение должно выполнять проверку личности?

В рамках проверки личности программное обеспечение может создать так называемый «мягкий запрос» в сфере кредитной отчетности. Компания, предоставляющая кредитную отчетность, использует информацию из кредитного отчета налогоплательщика для создания вопросов проверки подлинности на основе знаний. Это действие может создать запись в кредитном отчете, называемую «мягким запросом». Как правило, вопросы проверки подлинности на основе знаний касаются личной и финансовой истории налогоплательщика. Обычно это вопросы с несколькими вариантами ответов, такие как имя их ипотечного кредитора, тип финансируемого автомобиля, прежний адрес или номер телефона. Налогоплательщик должен правильно ответить на вопросы. Это не проверка кредитоспособности. Однако налогоплательщики, которые не могут пройти проверку личности, не могут использовать электронную подпись.

Является ли проверка личности разовым мероприятием?

Нет. Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик подписывает электронную форму 8878 или 8879, за двумя исключениями. Если налогоплательщик подписывает электронную форму в физическом присутствии ERO, и у налогоплательщика есть многолетние деловые отношения с ERO, то дополнительная проверка личности не требуется. Многолетние деловые отношения — это отношения, в которых ERO составляет налоговые декларации для налогоплательщика за предыдущий налоговый год и идентифицирует налогоплательщика с помощью процесса проверки личности.

Что такое «электронная подпись через удаленную транзакцию» по отношению к формам 8878 или 8879?

Удаленная транзакция для электронной подписи – это операция, при которой налогоплательщик подписывает форму электронной подписью, а ERO физически не присутствует рядом с налогоплательщиком.

Примечание. Удаленная транзакция для целей электронной подписи не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.< /p>

Что такое ошибка проверки личности?

Когда ERO использует программное обеспечение для подготовки налоговых деклараций для электронной подписи формы 8878 или 8879, это программное обеспечение позволяет подтвердить личность с помощью вопросов проверки подлинности на основе знаний. Если налогоплательщик не может дать правильные ответы на вопросы проверки подлинности на основе знаний после трех попыток, ERO должен получить собственноручную подпись налогоплательщика.

Налоговое управление США исторически требовало собственноручных подписей ("мокрых подписей") для налоговых деклараций, заявлений о выборах и других документов Налогового управления США, если только не были опубликованы альтернативные методы. С развитием технологий и необходимостью модернизировать взаимодействие с Налоговым управлением налоговые специалисты уже давно призывают к руководящим принципам и процедурам Налогового управления, позволяющим использовать электронные подписи для всех документов Налогового управления.

Большинство всех налоговых деклараций подаются в электронном виде , но правила для многих из этих деклараций требуют обязательной подписи. Бремя налогоплательщика по распечатке, подписанию и возврату формы составителю налоговой декларации является значительным по сравнению с минимальными усилиями, необходимыми для электронной подписи формы. Требование собственноручных подписей неприемлемо в эпоху, когда технологии продолжают быстро изменять процесс подготовки налоговых деклараций, а физическое подписание деклараций ограничивает возможность подачи налоговых деклараций точно и вовремя.

COVID-19 поставил перед налоговыми специалистами, Налоговым управлением США и налогоплательщиками множество проблем. Одна из них заключается в том, как правильно подписать налоговую декларацию, когда многие офисы налоговых специалистов закрыты. Из-за COVID-19 Налоговое управление выпустило временные исключения из правил, запрещающих электронные подписи, но налоговые специалисты должны знать, что это временные исключения, и если не будут предприняты дальнейшие действия, срок действия исключений истечет.

В оставшейся части этого столбца обсуждается история требований и рекомендаций IRS к электронной подписи, а также формы и документы, которые в настоящее время разрешено подписывать электронной подписью, в том числе те, которые разрешены с помощью временных исключений.

История принятия Налоговым управлением США электронных подписей

Разд. 6061 изначально предусматривал, что любая налоговая декларация, отчет или другой документ «должны быть подписаны в соответствии с формами или правилами, установленными секретарем». сек. 6061 был изменен в 1998 году в рамках Закона о реструктуризации и реформе налоговой службы 1998 года (RRA), P.L. 105–206, поручить секретарю казначейства «разработать процедуры принятия подписей в цифровой или другой электронной форме» (RRA, §2003(b)(1)). сек.6061 далее поясняется, что министр финансов может отменить требование о подписи или может предоставить альтернативный способ подписания налоговых деклараций или других документов.

В 2004 году Налоговое управление США разрешило составителям налоговых деклараций использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания исходных деклараций, измененных деклараций или запросов на продление срока действия. Это не касалось подписанных выборов, заявлений об изменении методов учета, доверенностей или форм согласия. Однако сами налогоплательщики по-прежнему не имели права использовать электронные подписи для подписания таких типов деклараций и запросов (Уведомление 2004 - 54).

В Уведомлении 2007–79 Налоговое управление США опубликовало аналогичные правила, позволяющие отправителям электронных деклараций (ERO) использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания следующих отдельных форм:

  • Форма 8453, США Передача индивидуального подоходного налога для налоговой службы в электронной форме Return;
  • Форма 8878, электронный файл IRS Разрешение на подпись для формы 4868 или формы 2350; и
  • Форма 8879, электронный файл IRS Разрешение на подпись.

ЭРО инициируют электронную подачу декларации в Налоговое управление США и, как правило, являются составителями подоходного налога налогоплательщика, которым Служба разрешила подавать налоговую декларацию в электронном виде. Однако налогоплательщики по-прежнему не имеют права подписывать документы IRS в электронном виде.

В 2008 году Налоговое управление США впервые разрешило налогоплательщикам подписывать документы Налогового управления США с помощью электронных подписей. 7216 форм согласия. Эти формы используются для получения согласия на раскрытие информации о налогоплательщике кому-либо, кроме самого налогоплательщика. В Откр. Proc. С 2008 по 2012 г. Служба разрешила составителям налоговых деклараций получать электронные подписи лиц, подающих форму 1040 (физических лиц) на этих формах согласия, используя любой из трех вариантов:

  • Назначить личный идентификационный номер (ПИН-код) длиной не менее пяти символов, который не предоставляется программным обеспечением автоматически;
  • Попросите налогоплательщика ввести свое имя и нажать клавишу «Ввод», чтобы дать согласие — в этом случае программное обеспечение не должно автоматически предоставлять имя налогоплательщика; или
  • Любой другой способ, которым налогоплательщик вводит пять или более символов, которые являются уникальными для этого налогоплательщика и используются составителем налоговой декларации для проверки личности налогоплательщика.

В марте 2014 года IRS впервые разрешила налогоплательщикам использовать электронные подписи в налоговых декларациях. Налоговое управление предоставило рекомендации для отдельных налогоплательщиков по электронной подписи налоговой декларации, если декларация должна быть подана в Налоговом управлении в электронном виде в Публикации Налогового управления США 1345, Руководство для уполномоченного Налогового управления США Электронный файл Поставщики Декларации о подоходном налоге с физических лиц (доступны на сайте irs.gov/pub/irs — pdf/p1345.pdf). Ранее форма 8879 должна была быть подписана налогоплательщиком от руки перед подачей декларации в электронном виде.

Чтобы снизить вероятность кражи личных данных и мошенничества, Публикация 1345 требует, чтобы при удаленной транзакции поставщик программного обеспечения и ERO проверяли личность налогоплательщика с помощью проверки подлинности на основе знаний третьей стороны (KBA). Процесс KBA идентифицирует каждого налогоплательщика, который подписывает документ электронной подписью, задавая личные вопросы с несколькими вариантами ответов о налогоплательщике. Информация, используемая для формулирования вопросов, поступает из различных источников, таких как общедоступные записи, списки телефонов, названия домов и автомобилей, а также агентства кредитной информации. Многие поставщики электронных подписей, предлагающие услуги налоговым специалистам, обеспечивают процесс KBA, одобренный IRS.

Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик дистанционно подписывает форму 8878 или форму 8879. Это подтверждается текущими часто задаваемыми вопросами для формы 8878 и формы 8879, часто задаваемыми вопросами для авторизации электронной подписи IRS. При подаче индивидуальной налоговой декларации в электронном виде налоговые специалисты должны отправить отдельному налогоплательщику копию налоговой декларации для ознакомления до подписания налогоплательщиком формы 8879. Кроме того, если суммы в форме 8879 изменяются более чем на суммы, указанные в IRS Публикация 1345, необходимо подписать новую форму 8879. Обратите внимание, что электронная подпись в удаленной транзакции не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

Не считая временных процедур, принятых в связи с COVID-19, текущие отдельные формы, которые могут быть подписаны электронной подписью, включают только формы 8453, 8878 и 8879.

Первый закон о налогоплательщиках от 2019 г.

Согласно Первому закону о налогоплательщиках от 2019 г., P.L. 116–25, Налоговое управление США должно установить стандарты для принятия электронной подписи налогоплательщика при запросах на разрешение Налоговому управлению США на раскрытие декларации налогоплательщика или другой информации практикующему специалисту или по доверенностям, выданным налогоплательщиком практикующему специалисту.В ответ Налоговое управление США опубликовало руководство в разделе 10.10.1 Налогового управления (IRM), вступившее в силу 3 декабря 2019 года, в котором изложены базовые требования к программам электронной подписи. IRM говорит, что инструкции для форм IRS должны конкретно указывать, разрешены ли электронные подписи. Однако многие формы не были обновлены, чтобы отразить принятие электронных подписей, и, таким образом, отдельные налогоплательщики и специалисты по налогообложению часто должны сами оценивать руководящие принципы, что неэффективно. Как обсуждалось позже, в ноябре 2020 года IRS объявила о принятии электронных подписей в форме 2848, доверенности и декларации представителя, а также в форме 8821, разрешение на получение налоговой информации, начиная с в январе 2021 г.

Временное принятие электронных подписей: корреспонденция IRS

Налоговое управление США столкнулось с проблемами, связанными с COVID-19, и с тем, как безопасно возобновить работу. В знак признания трудностей, с которыми сталкиваются многие налоговые специалисты и налогоплательщики во время пандемии, во многих случаях временно разрешена электронная подпись, которая исторически требовала физической подписи.

  • Продление срока исковой давности по оценке или сбору;
  • Отказ от установленных законом уведомлений о недостатках и согласия на оценку;
  • Соглашения по конкретным налоговым вопросам или налоговым обязательствам, например, соглашения о заключении сделок; и
  • Любые другие заявления или формы, требующие подписи налогоплательщика или представителя, традиционно собираемые сотрудниками Налогового управления США вне стандартных процедур подачи документов, например доверенность для конкретного случая.

Меморандум от марта 2020 г. также предоставил налогоплательщикам новый способ передачи данных, запрашиваемых Налоговым управлением США. Если налогоплательщик не мог использовать eFax или установленную систему безопасного обмена сообщениями, налогоплательщик мог выбрать передачу документов в IRS по электронной почте в виде вложения. Для передачи документов по электронной почте необходимо было выполнить определенные шаги, как подробно описано в служебной записке.

Временное принятие электронных подписей: большинство налоговых деклараций компаний подаются в электронном виде

Налоговое управление США заявило, что эти изменения были внесены, чтобы снять опасения по поводу сбора собственноручных подписей во время пандемии COVID-19 и способствовать своевременной подаче документов. Дополнительные формы, которые можно было подписать в электронной форме, были добавлены 10 сентября 2020 года. Таким образом, до 30 июня 2021 года можно подписывать следующие формы:

В исходном заявлении IRS говорится, что Служба оценит практическое влияние этого временного изменения в правилах подписи, поскольку она формулирует стандарты, разрешающие использование электронных подписей в будущем. Многие налоговые специалисты и налогоплательщики требуют, чтобы эти изменения стали постоянными.

Принятие электронных подписей: сторонние формы авторизации

Государственные электронные подписи

Дополнительным уровнем сложности для специалистов по налогообложению и налогоплательщиков, ориентирующихся в правилах электронной подписи, является понимание того, в каких штатах разрешены электронные или цифровые подписи, в каких формах штатов они разрешены и как должны выполняться электронные или цифровые подписи. Многие штаты, включая Калифорнию, не разрешают использование электронных подписей для налоговых деклараций предприятий. Другие штаты, в том числе Нью-Йорк, недавно приняли законы, разрешающие электронные подписи для документов, поданных в электронном виде, в результате пандемии и имеют свои собственные требования к проверке личности (см. . и Fin., Технический меморандум TSB - M - 20 (1)C, (2)I (10/6/20)).

Наличие нескольких наборов требований для одного и того же налогоплательщика в конечном итоге подрывает простоту, обещанную Налоговым управлением США, которое все больше принимает электронные подписи . Есть надежда, что со временем штаты также повсеместно разрешат использование электронных подписей.

Основные выводы

Несмотря на принятое более 20 лет назад решение Конгресса поручить Налоговому управлению США разработать процедуры принятия электронных подписей и несмотря на призывы налоговых специалистов распространить прием электронных подписей на более широкий круг форм, прогресс был медленным. Обеспокоенность по поводу проверки налогоплательщика и защиты личности не позволяла широко использовать электронные декларации и другие документы до недавних разрешений, связанных с пандемией.

Каждая налоговая декларация должна быть подписана, так почему же так сложно их подписывать?

Поднести перо к бумажной налоговой декларации для "мокрой подписи" достаточно просто, но 130 миллионов налоговых деклараций подаются не на бумаге, а в электронном виде. И если декларация подается в электронном виде (e-filed), она должна быть подписана электронной подписью (e-signed). Если налогоплательщики платят третьему лицу за подготовку декларации, этот платный составитель также должен подписать декларацию электронной подписью, чтобы отправить ее в электронном виде.

Ознакомление с различными требованиями к электронной подписи для успешной подачи налоговой декларации в электронном виде может показаться сложным даже для специалистов по налогам. Вот почему:

  • Налогоплательщик, который самостоятельно готовит декларацию, должен выполнить один набор требований к подписи.
  • К составителю налоговой декларации, подписывающему электронную декларацию для физического лица, предъявляется другой набор требований.
  • Кроме того, существует взаимосвязь между тем, как подписываются отчеты, подготовленные самостоятельно, и отчетами, подготовленными третьими сторонами.

Если решение головоломки с электронной подписью было недостаточно сложным, то в последние годы Налоговое управление США было вынуждено ужесточить меры безопасности в отношении электронных подписей в налоговых декларациях, а это означает, что решить головоломку стало еще сложнее. Без высокого порога входа преступники с большей вероятностью будут подавать налоговые декларации в электронном виде, используя украденные личные данные, что в равной степени наносит ущерб как налогоплательщикам, так и налоговым органам. Из-за повышенной безопасности для сдерживания и предотвращения мошенничества законные налогоплательщики и их налоговые специалисты должны научиться преодолевать дополнительные препятствия для выполнения своих налоговых обязательств.

Итак, для всех, кто должен подписать налоговую декларацию (а это, вероятно, все, кто читает это), вот руководство по навигации в лабиринте электронной подписи.

Краткий обзор электронных подписей

Прежде чем углубляться в налоговые декларации, важно знать некоторые основные правила, применимые ко всем электронным подписям. Каждая электронная подпись состоит из пяти отдельных компонентов:

  • Создание электронной формы подписи;
  • Доказательство намерения подписывающей стороны подписать электронную запись;
  • Привязка подписи к записи;
  • Подтверждение личности подписавшего; и
  • Целостность подписанной записи.

Однако налогоплательщикам и налоговым специалистам необходимо знать только два компонента, чтобы понять, как подписывать налоговую декларацию: проверка личности подписывающего лица и создание подписи. Программное обеспечение для расчета налогов обычно выполняет все остальное.

Подтверждение личности подписавшего требуется, поскольку по определению подпись должна быть сделана конкретным лицом. Сторона, полагающаяся на действительность подписи (в данном случае, IRS), может потребовать уровень аутентификации, соответствующий уровню риска, связанного с ложной проверкой.

Созданная подпись может представлять собой любой дискретный набор цифровых данных, например символ, процесс или даже звук. Обычно это оцифрованная подпись с панели электронной подписи, щелчок по ячейке или, в случае налоговой декларации, личный идентификационный номер (ПИН-код).

История двух PIN-кодов

Налогоплательщики могут подписывать свои налоговые декларации электронным способом с помощью одного из двух PIN-кодов: PIN-кода практикующего специалиста или самостоятельного выбора PIN-кода.

Третий — PIN-код электронного файла — больше не используется, поскольку во время налогового сезона 2016 года мошенники, вооруженные украденными идентификационными данными, использовали вредоносное ПО для массового создания PIN-кодов электронных файлов с помощью приложения IRS для PIN-кодов электронных файлов. К следующему налоговому сезону Налоговое управление США закрыло приложение и больше не принимало PIN-коды электронных файлов в качестве действительной подписи в налоговой декларации.

Но это не история о забытых PIN-кодах. Речь идет о последних двух бастионах электронных подписей налоговых деклараций, которые сеют путаницу и ужас не по своей вине. Сами PIN-коды представляют собой просто пятизначные числа. Все остальное в них так сложно.

ПИН-код практикующего врача

ПИН-код практикующего врача более прост по сравнению с ПИН-кодом, который выбирается самостоятельно.

Почти все лица, подающие налоговую декларацию, независимо от возраста, места проживания и жизни, могут подписать декларацию с помощью PIN-кода практикующего специалиста. Налогоплательщикам не нужно ничего знать о своей декларации за предыдущий год или когда-либо подавали декларацию раньше.

Налогоплательщик подписывает форму 8879, Разрешение на подписание электронного файла IRS, которая разрешает составителю декларации создать пятизначный PIN-код для налогоплательщика. Затем либо налогоплательщик, либо составитель могут подписать декларацию с помощью PIN-кода.

При использовании PIN-кода практикующего специалист должен подтвердить личность подписывающего лица

Если налогоплательщик подписывает форму 8879 ручкой, применяются общие правила аутентификации. Составитель декларации может подтвердить личность подписывающего лица с помощью удостоверения личности с фотографией, например школьного удостоверения, удостоверения личности работодателя или водительских прав. Но если налогоплательщик подписывает форму 8879 электронной подписью, применяются дополнительные требования к проверке личности.

Чтобы лично подписать форму 8879 электронной подписью, составитель должен проверить удостоверение личности налогоплательщика с фотографией, выданное государством. Это означает, что удостоверение личности должно быть водительскими правами, военным билетом, паспортом, визой и т. подготовка для проверки идентификационной информации налогоплательщика путем проверки записей в различных организациях, агентствах, учреждениях, кредитных бюро или других подобных базах данных.

Чтобы подтвердить, что составитель подтвердил личность налогоплательщика, составитель подписывает форму 8879, а затем подписывает налоговую декларацию с помощью 11-значного PIN-кода. Этот ПИН-код состоит из шестизначного идентификационного номера электронной подачи (EFIN) составителя, за которым следует пятизначный ПИН-код, выбранный им самостоятельно. Подготовитель использует один и тот же PIN-код в течение всего налогового года, и его можно ввести вручную или автоматически сгенерировать с помощью программного обеспечения.

Итак, чтобы подписать налоговую декларацию электронной подписью с помощью PIN-кода практикующего специалиста:

  1. Налогоплательщик подписывает форму разрешения, позволяющую составителю создать подпись налогоплательщика в налоговой декларации.
  2. Составитель проверяет личность налогоплательщика и подтверждает факт проверки личности, подписывая ту же форму авторизации.
  3. Либо налогоплательщик, либо составитель подписывает декларацию за налогоплательщика с помощью вновь созданного пятизначного PIN-кода.
  4. Составитель подписывает налоговую декларацию, вводя свой 11-значный PIN-код (шесть цифр EFIN плюс пятизначный PIN-код для самостоятельного выбора).

Да, это более простой метод электронной подписи для налоговых деклараций.

Для регистраторов самостоятельно выбрать PIN-код может показаться проще, поскольку для создания PIN-кода требуется выбрать только пять цифр, но есть много возможностей, чтобы споткнуться во время проверки.

Выберите PIN-код самостоятельно

Большинство файловых систем могут использовать PIN-код самостоятельного выбора. IRS требует, чтобы его использовали лица, подготовившие документы самостоятельно, но любой налогоплательщик может использовать его для подписания декларации, подготовленной третьей стороной.

Однако некоторые налогоплательщики дисквалифицированы. Основные налогоплательщики в возрасте до 16 лет, которые никогда не подавали налоговые декларации, и дополнительные налогоплательщики в возрасте до 16 лет, которые не подавали налоговые декларации в предыдущем налоговом году, не могут использовать PIN-код для самостоятельного выбора для подписания своих налоговых деклараций.

Создать PIN-код самостоятельно

По сути, после просмотра заполненной декларации основной налогоплательщик (и вторичный, если он состоит в браке, подающем совместную декларацию) выбирает любое пятизначное число, кроме нулей, и вводит его в программу.

Но чтобы иметь возможность использовать самостоятельно выбираемый PIN-код, подписывающемуся налогоплательщику необходимо подтвердить свою личность, указав дату своего рождения, а также одно из следующих действий:

  1. Скорректированный валовой доход (AGI) за предыдущий год. Это сумма из строки 37 формы 1040, U.S. Декларация о подоходном налоге с физических лиц. Налогоплательщики также могут найти свой AGI за предыдущий год в своем аккаунте налогоплательщика на странице irs.gov/account.
  2. Пин-код для самостоятельного выбора за прошлый год. PIN-код подписи, который налогоплательщики ставят в прошлогоднюю декларацию, подтверждает их личность за текущий год.
  3. PIN-код защиты личности (IP-PIN). ПИН-коды IP — это шестизначные номера, которые IRS присваивает некоторым налогоплательщикам для защиты их налоговых идентификационных данных от мошенничества с возвратом украденных личных данных. Если у налогоплательщика есть ПИН-код ИС, он должен указать его в декларации. В противном случае IRS отклонит поданную в электронном виде декларацию. Ниже описано, что делать, если PIN-код IP потерян.

Для совместных подателей, которые оба должны подписать декларацию электронной подписью, подтверждение их личности зависит от ситуации каждого из супругов. Супруга без PIN-кода IP по-прежнему должна использовать правильный PIN-код для самостоятельного выбора предыдущего года или AGI.

С другой стороны, если у налогоплательщика есть PIN-код IP, он заменяет AGI предыдущего года и PIN-код самостоятельного выбора предыдущего года. Этот налогоплательщик должен будет использовать PIN-код IP для подтверждения своей личности. Каждый декабрь IRS выдает новые PIN-коды по почте с помощью уведомлений CP01A, поэтому программное обеспечение и налоговые органы никогда не смогут предварительно заполнить его для возвращающихся налогоплательщиков.

Наоборот, программное обеспечение для подготовки налоговых деклараций хорошо подходит для предварительного заполнения налоговой информации за предыдущий год, например AGI. Таким образом, налогоплательщикам, которые используют одно и то же программное обеспечение или средство подготовки каждый год, будет легко подтвердить свою электронную подпись для файла.

Кроме того, программные пакеты все лучше подходят для импорта данных из деклараций за предыдущие годы, поэтому даже если налогоплательщик меняет программное обеспечение, простая загрузка копии декларации за предыдущий год может привести к подтверждению личности налогоплательщика. . В любом случае наличие копии налоговой декларации за предыдущий год на момент подачи никогда не помешает.

Налогоплательщики, у которых нет информации для использования электронной подписи

Отдельным налогоплательщикам, у которых нет своего AGI за предыдущий год или PIN-кода для самостоятельного выбора за предыдущий год (или PIN-кода IP за текущий год, если применимо), потребуется проделать некоторую работу. Они могут даже обратиться за помощью к специалисту по налогам, если они удивлены этим требованием во время уплаты налогов и не хотят ориентироваться в IRS.

Решение для отдельных налогоплательщиков, которые хотят подать документы в электронном виде без профессиональной помощи: получить информацию из IRS, успешно пройдя процесс двухфакторной аутентификации или попросив IRS отправить по почте копию выписки налоговой декларации за прошлый год.< /p>

Онлайн-аккаунты IRS и прохождение безопасного доступа

В 2016 году Налоговое управление незаметно развернуло многофункциональную учетную запись налогоплательщика, которая позволяет пользователям просматривать остаток задолженности по годам, последние совершенные платежи и ключевую налоговую информацию.

Налогоплательщики могут использовать аккаунт, чтобы узнать, сколько они должны, погасить налоговые обязательства или отслеживать свои платежи. Что наиболее важно, для электронной подписи налоговой декларации в учетной записи отображается AGI налогоплательщика за предыдущий год. Точно так же налогоплательщики, у которых есть учетная запись, могут получить свой PIN-код IP в Интернете с помощью инструмента Налогового управления США «Получить PIN-код IP». Для тех, у кого есть доступ к этому аккаунту, это простой и быстрый способ получить PIN-код AGI или IP за предыдущий год для проверки электронной подписи налоговой декларации.

Однако не всегда так просто получить доступ к аккаунту. IRS внедрила строгий процесс аутентификации для онлайн-сервисов, удачно названный Secure Access, чтобы предотвратить кражу конфиденциальной налоговой информации преступниками. Он должен быть строгим, потому что за этим механизмом аутентификации скрывается множество личных данных, в том числе ключи к электронной подаче налоговой декларации.

Больше налогоплательщиков не проходят строгую аутентификацию в приложении, чем проходят ее. По предварительным данным IRS, только трое из 10 налогоплательщиков могут пройти.

Чтобы войти в систему, налогоплательщики должны предоставить номер финансового счета кредитной карты или кредита, а также номер мобильного телефона в США, зарегистрированный на имя налогоплательщика, по которому можно получить код подтверждения в текстовом сообщении.

Во время аутентификации легко зависнуть. Например, если у налогоплательщиков есть заморозка кредита, они должны попросить компанию временно отменить заморозку, чтобы аутентификация IRS заработала. Если у налогоплательщиков нет кредитной карты, кредита определенного типа или мобильного телефона в США с поддержкой текстовых сообщений, они не могут пройти аутентификацию и использовать этот инструмент, и точка.

С мобильными телефонами связан определенный набор проблем. Если мобильный телефон не зарегистрирован на налогоплательщика, IRS не отправит текст подтверждения на мобильный телефон. Вместо этого IRS отправляет код подтверждения на указанный в файле адрес налогоплательщика. Доставка кода по почте занимает от 5 до 10 календарных дней. Затем налогоплательщик может вернуться к процессу входа в систему и ввести код и свой номер телефона, чтобы получить коды подтверждения в текстовом виде. Таким образом, для людей, у которых есть телефоны с оплатой по факту использования, семейные тарифные планы или телефоны, предоставленные компанией, инструмент вообще не будет доступен немедленно.

Еще один способ получить информацию: запросить стенограммы IRS

Люди, которые не могут получить доступ к своему онлайн-аккаунту IRS, но нуждаются в своей информации для подачи электронной декларации, должны запросить свои налоговые выписки. Налогоплательщики могут использовать налоговые выписки для многих целей, например для решения вопросов соблюдения налогового законодательства или подтверждения дохода для ипотечного кредита или федеральной помощи студентам.

Налоговые выписки доступны в Интернете, но для немедленного доступа требуется успешное завершение безопасного доступа, как и для учетной записи налогоплательщика. Итак, вот несколько советов для лиц, которым требуется AGI из этих расшифровок для подачи налоговой декларации в электронном виде:

  • Запрашивайте выписку из налоговой декларации, а не выписку из счета или запись выписки из счета. Расшифровка налоговой декларации — наиболее знакомая расшифровка налоговой декларации — она очень похожа на налоговую декларацию. В нем есть, среди многих пунктов, AGI налогоплательщика из первоначально поданной декларации. Другие стенограммы, такие как стенограмма счета, содержат сумму AGI, но также содержат много других запутанных кодов. Придерживайтесь расшифровки налоговой декларации, потому что она каждый раз гарантирует правильное и оригинальное AGI.
  • Сроки имеют решающее значение, если налогоплательщики должны запросить AGI за предыдущий год или свой PIN-код интеллектуальной собственности в IRS. Налогоплательщикам, которые начнут планирование заранее, будет гораздо легче получить копию своих выписок из налоговых деклараций или уведомление CP01A, чем тем, кто ждет до крайнего срока подачи (который был 17 апреля для налогового сезона 2018 года). Им нужно будет запросить отправку информации по почте, и это займет от 5 до 10 календарных дней.
  • Перед запросом информации убедитесь, что в файле IRS указан правильный адрес. Налогоплательщики, которые переехали после подачи декларации, должны обновить свой адрес, отправив по почте заполненную форму 8822 Изменение адреса (для налоговых деклараций на физическое лицо, дарение, наследство или передачу без учета поколения) в IRS до запрос стенограммы или PIN-кода IP по почте. Обработка изменения адреса Налоговым управлением США может занять от четырех до шести недель.

Существует несколько способов получить стенограмму:

Есть только один способ немедленно восстановить утерянный PIN-код IP:

Если ничего не помогло… есть еще три варианта

Если крайний срок подачи близок, а налогоплательщики не могут предоставить PIN-код для самостоятельного выбора за предыдущий год или AGI за предыдущий год (или не имеют PIN-кода своей интеллектуальной собственности), не все потеряно.

Вот краткое изложение их вариантов гарантии подачи:

  1. Посетите налогового специалиста. Если налогоплательщик не может использовать PIN-код, выбранный самостоятельно, налоговый специалист может подписать декларацию с помощью своего PIN-кода практикующего специалиста.
  2. Продлите срок подачи заявки, чтобы иметь достаточно времени для запроса налоговой выписки или копии PIN-кода интеллектуальной собственности. Просто не забудьте уплатить все налоги до крайнего срока подачи, чтобы избежать штрафов и процентов.
  3. Файл на бумаге. Подпишите декларацию ручкой. Обработка декларации занимает больше времени у Налогового управления США, и налогоплательщикам может потребоваться отправить декларацию по почте отдельно, но это всегда вариант, если электронная подача не работает.

Вот оно, руководство по подписанию налоговых деклараций. Хорошо это или плохо, но приведенная выше информация — это все, что нужно налогоплательщикам для успешного подписания и подачи налоговых деклараций, а также специалистам по составлению налоговых деклараций, чтобы помочь им сделать то же самое.

Как и в случае с декларацией о подоходном налоге, подаваемой в Налоговое управление США на бумаге, налогоплательщик и платный составитель (если применимо) должны подписать электронную налоговую декларацию о подоходном налоге. Налогоплательщики должны подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу в электронном виде. В настоящее время существует два метода электронной подписи деклараций по индивидуальному подоходному налогу (см. раздел «Способы электронной подписи» ниже).

Налогоплательщики должны подписать и поставить дату в Декларации налогоплательщика, чтобы разрешить отправку электронной декларации в IRS до передачи декларации в IRS. Декларация налогоплательщика включает декларацию налогоплательщика под угрозой наказания за лжесвидетельство о том, что декларация является достоверной, правильной и полной, а также согласие налогоплательщика на раскрытие информации. Согласие на раскрытие информации уполномочивает Налоговое управление США раскрывать информацию Поставщикам налогоплательщиков. Налогоплательщики уполномочивают Промежуточных поставщиков услуг, отправителей и ERO получать от IRS подтверждение получения или причину отклонения электронной декларации, указание на любую компенсацию возмещения, причину любой задержки в обработке декларации или возмещения и дату возврат.

Налогоплательщики должны подписать новую декларацию, если данные электронной декларации в декларациях по индивидуальному подоходному налогу изменились после того, как налогоплательщики подписали Декларацию налогоплательщика, и суммы отличаются более чем на 50 долларов США от «Общего дохода» или «AGI» или на 14 долларов США до "Общий налог", "Удержанный федеральный подоходный налог", "Возврат" или "Сумма, которую вы должны".

Методы электронной подписи

Налогоплательщики могут подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу с помощью электронной подписи двумя способами. Оба метода позволяют налогоплательщикам использовать личный идентификационный номер (ПИН) для подписи декларации и декларации налогоплательщика.

Автоматический выбор PIN-кода — один из этих методов. Метод самостоятельного выбора PIN-кода требует, чтобы налогоплательщики предоставили сумму своего скорректированного валового дохода (AGI) за предыдущий год или PIN-код за предыдущий год для использования IRS для аутентификации налогоплательщиков. ERO должны рекомендовать налогоплательщикам, у которых нет исходного предыдущего AGI или PIN-кода, звонить в налоговую службу IRS по телефону (800) 829-1040.

Этот метод может быть полностью безбумажным, если налогоплательщики вводят свои собственные PIN-коды непосредственно в запись электронной декларации, нажимая клавиши после просмотра заполненной декларации. Налогоплательщики также могут уполномочить ERO вводить PIN-коды от их имени, и в этом случае налогоплательщики должны просмотреть и подписать заполненную форму разрешения подписи после просмотра декларации. См. также раздел «Авторизация подписи электронного файла IRS» ниже.

ПИН-код практикующего специалиста — это другой метод, при котором налогоплательщику не требуется указывать сумму AGI за предыдущий год или PIN-код за предыдущий год. При использовании метода PIN-кода специалиста налогоплательщики всегда должны надлежащим образом подписать заполненную форму разрешения подписи (см. Разрешение подписи в электронном файле IRS ниже). Налогоплательщики, которые используют метод ПИН-практика и вводят свои собственные ПИН-коды в запись электронной декларации с помощью клавиш после просмотра заполненной декларации, все равно должны надлежащим образом подписать форму разрешения подписи.

Независимо от используемого метода электронной подписи налогоплательщики могут вводить свои собственные PIN-коды; ERO могут выбирать и вводить PIN-коды налогоплательщиков; или программное обеспечение может генерировать PIN-коды налогоплательщиков; в электронном возврате. После рассмотрения декларации налогоплательщики должны согласиться, подписав разрешение Налогового управления США на подпись электронного файла, содержащее PIN-код.

Следующие налогоплательщики не имеют права подписывать декларации по индивидуальному подоходному налогу электронной подписью с помощью самостоятельного выбора PIN-кода:

  • Основные налогоплательщики в возрасте до шестнадцати лет, которые никогда не подавали декларации; и
  • Второстепенные налогоплательщики в возрасте до шестнадцати лет, которые не подали отчетность за предыдущий налоговый год.

ERO должны рекомендовать налогоплательщикам сохранять копию заполненной налоговой декларации, чтобы облегчить ее проверку в следующем году.

Авторизация подписи электронного файла IRS

Если налогоплательщики не могут ввести свой PIN-код непосредственно в электронную декларацию, налогоплательщики разрешают ERO вводить свои PIN-коды в запись электронной декларации, подписывая соответствующую заполненную форму разрешения подписи электронного файла IRS. Разрешение на подпись электронного файла IRS»>Форма 8879, Разрешение на подпись электронного файла IRS, разрешает ERO вводить PIN-коды налогоплательщиков в налоговых декларациях по индивидуальному подоходному налогу и электронных документах IRS. Разрешение файла для применения продления срока подачи файла">Форма 8878, Разрешение электронного файла IRS для применения продления срока подачи файла, разрешает ERO вводить сведения о налогоплательщиках ' PIN-коды в формах 4868 и 2350.

ERO может вводить PIN-коды налогоплательщиков в отчет об электронной декларации до того, как налогоплательщики подпишут форму 8879 или 8878, но налогоплательщики должны подписать и поставить дату на соответствующей форме до того, как ERO инициирует электронную подачу декларации. После заполнения формы 8879 или формы 8878 ERO должен передать ее налогоплательщику для ознакомления. Это можно сделать лично или через США.почту, частную службу доставки, факс, электронную почту или веб-сайт в Интернете. Налогоплательщик должен подписать форму 8879 или форму 8878 и поставить дату после ознакомления с налоговой декларацией и обеспечения соответствия информации налоговой декларации в форме информации в декларации. Налогоплательщик может вернуть заполненную форму 8879 или форму 8878 в ERO с доставкой лично, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

ERO могут использовать электронную панель для подписи, чтобы налогоплательщики подписывали формы 8879 и 8878 . Налогоплательщики должны присутствовать в офисе ERO, где находится планшет для электронной подписи, чтобы поставить подпись с помощью планшета для подписи. ERO должен сохранить формы с подписями налогоплательщиков и предоставить копию налогоплательщику по запросу.

Только налогоплательщики, предоставившие заполненную налоговую декларацию в ERO для подачи в электронном виде, могут заполнить электронный файл Налогового управления США о подписи без проверки декларации, составленной ERO. ERO должен ввести строки из бумажной декларации в применимую форму 8879 или форму 8878 до того, как налогоплательщики подпишут и датируют форму. ERO может использовать эти предварительно подписанные разрешения в качестве полномочий для ввода PIN-кода налогоплательщика только в том случае, если информация в электронной версии налоговой декларации совпадает с записями из бумажной декларации.

Налогоплательщики и представитель ERO должны всегда заполнять и подписывать форму 8879 или форму 8878 для метода электронной подписи с ПИН-кодом специалиста.

Электронные подписи для ERO

ERO также должны подписывать PIN-кодом. ERO должны использовать одни и те же PIN-коды в течение всего налогового года. ERO может вручную ввести или программное обеспечение может сгенерировать PIN-код в электронной записи в месте, указанном для электронного идентификационного номера ERO (EFIN)/PIN. ERO подтверждает декларацию ERO, вводя PIN-код в поле ERO EFIN/PIN. Для деклараций, подготовленных фирмой ERO, составители деклараций заявляют под угрозой наказания за лжесвидетельство, что они рассмотрели декларации, и они являются правдивыми, правильными и полными.

ERO могут уполномочить членов своих фирм или назначенных сотрудников подписывать их от их имени, но ERO по-прежнему несут ответственность за все электронные декларации, исходящие от их фирм.

Для деклараций, подготовленных не фирмой ERO, которая инициирует электронную подачу, ERO подтверждает, что составитель декларации подписал копию декларации и что электронная декларация содержит налоговую информацию, идентичную той, которая содержится в бумажной декларации. ERO должен ввести идентификационную информацию о подготовителе декларации (имя, адрес, EIN, если применимо, и PTIN) в электронной декларации.

ERO могут подписывать формы 8879 и 8878 с помощью штампа, механического устройства (например, ручки для подписи) или компьютерной программы, как описано в Уведомлении 2007-79. Подпись должна включать либо факсимиле подписи отдельного ERO, либо печатное имя ERO. ERO, использующие один из этих альтернативных способов, несут личную ответственность за проставление своих подписей под декларациями или запросами на продление. Это не меняет требования о том, что налогоплательщики должны подписывать формы 8879 и 8878 собственноручно. ERO должен хранить формы 8879 и 8878 в течение трех лет с даты подачи декларации или даты получения IRS, в зависимости от того, что наступит позднее. ERO не должны отправлять формы 8879 и 8878 в IRS, если только IRS не попросит их сделать это.

После подписания ERO должно как можно скорее инициировать электронную подачу декларации. ERO не должны подавать в электронном виде декларации по индивидуальному подоходному налогу до получения форм W-2, W-2G или 1099-R. Если налогоплательщик не может получить и предоставить правильную форму W-2, W-2G, определенные выигрыши в азартных играх или 1099-R, выплаты из пенсий, аннуитетов, пенсионных планов или планов участия в прибылях, IRA, договоров страхования и т. д., ERO может подать декларацию в электронном виде после того, как налогоплательщик заполнит форму 4852, заменяющую форму W-2, отчет о заработной плате и налогах или 1099-R, выплаты из пенсий, аннуитетов, пенсионных планов или планов участия в прибылях, IRA, договоров страхования и т. д. , в соответствии с использованием этой формы. Если используется форма 4852, нестандартный индикатор W-2 должен быть включен в запись, а ERO должно поддерживать форму 4852 таким же образом, как это требуется для форм W-2, W-2G и 1099-R.

ERO должен гарантировать, что в его офисах не происходит накопление возвратов. Накопление:

  • сбор деклараций от налогоплательщиков или другого уполномоченного поставщика электронного файла Налогового управления США до официального принятия в электронного файла Налогового управления США; или
  • после официального принятия участия в электронном файле Налогового управления США накопление означает ожидание более трех календарных дней для подачи декларации в Налоговое управление США после того, как ERO получит всю необходимую информацию для подачи.

Налоговое управление США не считает декларации, хранящиеся до даты, когда она принимает передачу электронных деклараций, накопленных.Это включает в себя случаи, когда IRS не может принимать определенные декларации, формы или графики до даты, более поздней, чем запуск электронного файла IRS из-за ограничений, таких как запоздалое законодательство, проблемы с программированием и т. д. . ERO должны сообщить налогоплательщикам, что они не могут передавать декларации в IRS до даты, когда IRS примет передачу электронных деклараций.

В соответствии с требованиями схем 2012 года информация об интернет-протоколе (IP) компьютера, который ERO использует для подготовки декларации (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), должна быть включена во все декларации по индивидуальному подоходному налогу. Требуемая информация об интернет-протоколе включает:

  • Общедоступный/маршрутизируемый IP-адрес
  • Дата ИС
  • IP-время
  • Часовой пояс IP

Во многих различных бизнес-моделях электронной подачи ERO компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), может не иметь общедоступного/маршрутизируемого IP-адреса. Если компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), находится во внутренней зарезервированной IP-сети, то IP-адрес должен быть общедоступным/маршрутизируемым IP-адресом компьютера, используемого для подачи декларации. Если компьютер, используемый для подготовки (или инициирования электронной подачи собранных деклараций), используется для передачи декларации в IRS, тогда IP-адрес должен быть общедоступным/маршрутизируемым IP-адресом этого компьютера. Если невозможно захватить общедоступный/маршрутизируемый IP-адрес, ERO или программное обеспечение, возможно, придется жестко кодировать IP-адрес в каждом возврате.

Налоговое управление США отклонит налоговые декларации, поданные в электронном виде без обязательного IP-адреса. Любой возврат, полученный IRS, содержащий частный/немаршрутизируемый IP-адрес, будет помечен в файле подтверждения знаком «R» в поле «Код зарезервированного IP-адреса» записи ключа ACK, что указывает на наличие зарезервированного IP-адреса для возврата. .

Для серии 94X: как подписать декларацию?

Пятизначный (5) личный идентификационный номер (ПИН) используется для подписи форм 94x (944, 941 и 944) электронных файлов для клиентов подотчетного агента, который назначается подотчетному агенту, когда электронный файл Заявка одобрена.

Примечание. Подотчетный агент должен иметь право подписи в записи IRS для всех деклараций, которые он подает для своих клиентов.

10-значный персональный идентификационный номер (ПИН-код) используется для подписи 94-кратных (944, 941 и 940) электронных деклараций, поданных через коммерческое готовое программное обеспечение (COTS). PIN-код назначается уполномоченному лицу IRS, когда процесс регистрации PIN-кода в режиме онлайн 94x завершен и утвержден.

Уполномоченные лица IRS могут подавать и подписывать только свои собственные декларации, используя свой PIN-код. Им разрешается подавать только четыре (4) квартала для Формы 941, один (1) отчет при подаче Формы 944 и одну (1) Форму 940 ежегодно. Уполномоченное лицо IRS не может использовать свой PIN-код для подписания деклараций для других людей и не может подавать массовые декларации.

Читайте также: