Как отправить ссылку на файл по электронной почте

Обновлено: 21.11.2024

При отправке сообщений в Gmail вы можете прикреплять файлы с Google Диска, например документы и фотографии. Это особенно полезно, если размер документа превышает ограничение размера файла Gmail или если вы хотите совместно работать над документом с другими пользователями.

Хотите получить больше от приложений Google на работе или в школе? Подпишитесь на бесплатную пробную версию Google Workspace.

Откройте Gmail на компьютере.
В левом верхнем углу нажмите "Написать".
Нажмите Google Диск .
Выберите файлы, которые хотите прикрепить.
В нижней части страницы выберите способ отправки файла:
- Ссылка на Диск. Это работает для любых файлов, хранящихся на Диске, включая файлы, созданные с помощью Google Документов, Таблиц, Презентации или Форм.
- Вложение: работает только с файлами, которые не были созданы с помощью Google Документов, Таблиц, Презентации или Форм.
Нажмите "Вставить".

Настройки общего доступа к файлам Google Диска

Когда вы прикрепляете файл Google Диска к сообщению, Gmail проверяет, есть ли у ваших получателей доступ к этому файлу. В противном случае вам будет предложено изменить настройки общего доступа к файлу перед отправкой сообщения.

Если вы выберете "Все, у кого есть ссылка" в качестве настройки общего доступа, вы сможете выбрать, могут ли люди просматривать, комментировать или редактировать файл.

Если сообщение будет переадресовано или к беседе будут добавлены новые люди, они будут иметь те же разрешения, что и люди, которым вы изначально отправили сообщение.

Получателям не обязательно иметь учетную запись Google, чтобы просматривать или редактировать файл.

Если вы хотите, чтобы получатели вашего сообщения могли просматривать или редактировать файл, нажмите "Дополнительные параметры", когда вам будет предложено изменить настройки файла.

Если вы сделаете файл закрытым, получатели не смогут его увидеть, если:

У них нет аккаунта Google
Использованный вами адрес электронной почты не относится к аккаунту Google.
Они получили сообщение через список рассылки (кроме случаев, когда список рассылки управляется через Google Groups и файл открыт для группы)

Примечание. Если файлом нельзя поделиться с другими, Gmail сообщит вам об этом, и вам, возможно, придется связаться с первоначальным владельцем файла, чтобы изменить настройки общего доступа.

Если вы используете Gmail на работе, в учебном заведении или в другой организации, ваш администратор может ограничить доступ к файлам и тем, с кем вы можете ими поделиться.

Только люди с учетной записью Google могут видеть файлы Google Диска, которые вы вкладываете в Gmail.

Это восьмой пост из серии, предназначенной для того, чтобы ввести вас в курс дела. Вы узнаете, как отправлять электронные письма, содержащие ссылки ownCloud вместо вложений — это безопаснее и поддерживает большие файлы.

От ownCloud

Все сообщения о начале работы:

Почтовые ссылки вместо вложений

Письма — это здорово. Они позволяют общаться практически со всеми людьми на земле, которые находятся в сети.

С другой стороны, почтовые вложения не так хороши. Они дублируют каждый файл, а то и того хуже, и тем самым создают значительную нагрузку на почтовые серверы организаций. Кроме того, они являются вектором атаки номер один для цифровой преступности. Вот почему современные протоколы безопасности в рабочих средах с высоким риском теперь не поощряют или даже прямо запрещают вложения. Итак, пришло время подумать о лучшем способе.

Как избежать вложений

Гораздо более безопасным способом является добавление ссылок на файлы или папки в ownCloud вместо непосредственного прикрепления файлов. Это экономит место для хранения и держит файл под контролем вашей организации. Подумайте об этом: если электронное письмо попадет в руки неавторизованной стороны, вложенный файл будет автоматически скомпрометирован.

С другой стороны, файл, который находится в собственном облаке вашей организации, намного безопаснее. Вы можете не только удалить его, если что-то пойдет не так, вы также можете установить пароль и срок действия. Если ваше ownCloud включает в себя антивирусный сканер и файловый брандмауэр, эти уровни безопасности также защищают вредоносные программы от распространения.

И последнее, но не менее важное: использование поставщика ссылок на файлы позволяет отправлять файлы любого размера. Вы практически ограничены только доступным пространством для хранения в собственном облаке.

Это можно сделать двумя способами. Вы можете вручную создать общедоступную ссылку и указать ее в своем электронном письме. Это удобно, если файл, который вы хотите отправить, уже находится в вашем собственном облаке. В качестве альтернативы существуют так называемые плагины поставщиков ссылок для Outlook и Thunderbird. Хотя подключаемый модуль Outlook работает только в Windows, Thunderbird также доступен для компьютеров Mac и большинства распространенных дистрибутивов Linux.

Замена вложений в Thunderbird

*cloud — это расширение почтового клиента Thunderbird с открытым исходным кодом, созданное Mozilla, фондом, который также разрабатывает браузер Firefox. Как и надстройка ownCloud для Outlook, *cloud активируется, когда вы прикрепляете файл.

Вот как настроить расширение Thunderbird

Нажмите «Добавить *cloud» и добавьте URL своего сервера, имя пользователя и пароль. Вместо ввода пароля вы также можете использовать токен приложения, так он более безопасен. Это означает, что если ваш компьютер будет украден, вам не нужно менять свой пароль, а просто нужно аннулировать токен приложения. Для этого откройте URL-адрес ownCloud в браузере, войдите в веб-приложение и откройте страницу настроек.

В разделе "Безопасность" прокрутите вниз. Там вы можете создать новый токен приложения, введя имя, например. громовая птица001. При необходимости вы также можете просто удалить токен на этой странице, чтобы прекратить любой доступ к вашей учетной записи, полученный с помощью этого токена. Затем скопируйте только что созданный токен, вернитесь на страницу настроек вложения Thunderbird и введите его вместо своего пароля.

На этой странице вы также можете указать, из какого размера файла Thunderbird должен предлагать загрузку вложения в ваше ownCloud, а не прикреплять его изначально. Установите его на ноль, чтобы предлагать загрузку независимо от размера файла. По умолчанию 5 МБ.

Не забудьте взглянуть на дополнительные параметры. * облако загружает выбранный вами файл в ваше собственное облако. По умолчанию загруженные файлы находятся в папке mail-attachments в домашнем каталоге ownCloud. Здесь вы можете установить другой каталог, если хотите.

Кроме того, в области дополнительных параметров вы можете настроить срок действия (по умолчанию семь дней) и указать, следует ли защищать паролем ваши загрузки. Вы можете выбрать, использовать ли один и тот же пароль для каждого загруженного файла или случайным образом создать определенный пароль для каждого создаваемого вложения.

Затем нажмите «Сохранить». Если ваши настройки верны, расширение покажет вам, что ваша конфигурация прошла успешно, а также информацию о версии ownCloud и свободном месте, оставшемся в вашей учетной записи.

Теперь вы можете закрыть вкладку настроек. В Thunderbird нажмите кнопку записи, чтобы создать новое электронное письмо. Добавьте вложение. Обратите внимание на печать уведомления, информирующую вас о том, что «это большой файл». Вместо этого может быть лучше использовать ссылку на файл». Нажмите «Ссылка», чтобы преобразовать вложение в загружаемый файл, а затем нажмите «Отправить».

Замена вложений в Outlook

Надстройка Outlook ownCloud, разработанная и продаваемая нашим партнером EpikShare, представляет собой поставщик ссылок на файлы для Microsoft Outlook. Это позволяет пользователям преобразовывать вложения в ссылки ownCloud на лету прямо в Outlook.

Затем просто создайте новый черновик сообщения электронной почты, прикрепите к нему любой файл и нажмите «Отправить». Этот файл будет надежно сохранен в вашем ownCloud, отделен от вашей электронной почты и заменен ссылкой на тот же файл в вашем ownCloud. Вы можете (и настоятельно рекомендуется) использовать пароль или дату истечения срока действия или и то, и другое для отправки файла.

Вот подробное видеообзор процесса:

И вот вы знаете, как отправлять файлы, не отправляя файлы, потому что это более безопасный способ.

Хотите отправлять большие файлы по электронной почте, но размер файла ограничен? Мы покажем вам, как отправлять большие файлы с помощью вложений электронной почты.

Изображение предоставлено Fenton/Depositphotos

Многие почтовые серверы не позволяют вам отправлять (или получателю получать) большие файлы, превышающие определенный размер. Когда возникает эта проблема, большинство пользователей не знают, как отправлять большие файлы по электронной почте. Чтобы отправить большие файлы по электронной почте, вы можете либо загрузить вложение в облачное хранилище и получить ссылку для отправки по электронной почте получателю, либо воспользоваться службой обмена файлами.

Какой бы метод вы ни выбрали, в конечном итоге вы не будете ограничены размерами и сможете уменьшить беспорядок в папке "Входящие". Мы покажем вам несколько простых способов бесплатной отправки больших файлов.

1. Google Диск: использование с Gmail

С помощью Gmail вы можете отправлять вложения размером до 25 МБ и получать файлы размером до 50 МБ. Имеет смысл использовать встроенный Google Диск для отправки больших файлов. Откройте свою учетную запись Gmail и нажмите кнопку «Написать». Нажмите на значок Google Диска в нижней части окна создания сообщения.

Появится окно Вставка файлов с помощью Google Диска. Выберите файлы, которые вы хотите прикрепить. Внизу страницы выберите способ отправки файла:

Ссылка на Диск работает для любых файлов, хранящихся на Диске, включая файлы, созданные с помощью Google Документов, Таблиц, Презентации или Форм.
Вложение работает только с файлами, которые не были созданы с помощью Документов, Таблиц или Презентаций.

Затем нажмите "Вставить".

Gmail проверяет, есть ли у ваших получателей доступ к файлу. Если нет, перед отправкой сообщения вам будет предложено изменить настройки общего доступа к вашему файлу, хранящемуся на Диске.Вы можете установить разрешения, чтобы предотвратить неправомерное использование файла и отправить его выбранным получателям.

После загрузки файла выберите, могут ли люди редактировать файл или только просматривать его. Выберите «Изменить разрешения» и решите, что вы хотите делать с файлом, которым вы только что поделились. Вы можете выбрать один из двух вариантов.

Получатель может просматривать: другие могут копировать или загружать ваш файл без входа в систему.
Получатель может редактировать: другие могут редактировать, добавлять или удалять файлы в общей папке.

3. Dropbox: интеграция с Gmail

Если вы используете Dropbox, расширение Dropbox для Gmail для Chrome позволит вам отправлять и просматривать файлы и ссылки, не выходя из окна Gmail. Расширение добавляет значок Dropbox в окно создания сообщения. Щелкните значок Dropbox и выберите файл из своей учетной записи Dropbox. В сообщении электронной почты вместо файла прикрепляется ссылка.

Как получатель, вы получаете расширенные предварительные просмотры всех ссылок Dropbox, которыми поделились в электронных письмах. Как и вложения, вы можете использовать эти ссылки для загрузки файлов непосредственно из Gmail или добавления их в свой Dropbox. С бесплатным аккаунтом Dropbox максимальный размер файла составляет всего 2 ГБ.

Если передача файла не удалась, это может быть вызвано несколькими причинами. ваша общая ссылка или запрос могли создать большой объем трафика или превысить пропускную способность и ограничения на загрузку. Дополнительные сведения см. на странице ограничений пропускной способности Dropbox.

4. iCloud Mail Drop: использование с Apple Mail

Если вы хотите отправлять большие файлы по электронной почте, вы можете использовать функцию iCloud Mail Drop. Когда вы отправляете электронное письмо размером более 20 МБ, Mail Drop автоматически срабатывает. Вместо отправки файла через почтовый сервер Apple он загружает файл в iCloud и отправляет ссылку или предварительный просмотр вашим получателям. Ссылка является временной и истечет через 30 дней.

Если у получателя также установлена macOS 10.10 или более поздней версии, вложение автоматически загружается в фоновом режиме. А если вы отправляете его другому поставщику услуг электронной почты, в сообщении будет указана дата истечения срока действия файла и ссылка «Нажмите, чтобы загрузить».

5. WeTransfer: быстрая отправка неограниченного количества больших файлов

WeTransfer — отличный выбор для отправки файлов через Интернет. Бесплатно и без учетной записи вы можете отправлять файлы размером до 2 ГБ; также нет ограничений на то, как часто вы можете использовать эту услугу. Вы можете отправить эти файлы напрямую по электронной почте или создать ссылку, которой можно поделиться в другом месте.

Просто зайдите на сайт, нажмите значок плюса, выберите файлы, заполните поля и нажмите «Передать». Либо нажмите на три точки и выберите «Получить ссылку для передачи». Срок действия вашего файла автоматически истечет через неделю.

При желании вы можете зарегистрироваться в WeTransfer Pro за 12 долларов США в месяц. Это позволяет загружать файлы размером до 200 ГБ, предлагает защиту паролем, дает возможность настраивать страницу обмена и многое другое. Однако есть вероятность, что щедрого бесплатного плана будет более чем достаточно для ваших нужд.

6. pCloud Transfer: простая зашифрованная передача файлов

pCloud Transfer — это часть хранилища pCloud, позволяющая бесплатно отправлять большие файлы без какой-либо регистрации. Перейдите на страницу pCloud Transfer и добавьте свои файлы, используя опцию «Нажмите здесь, чтобы добавить файлы».

Вы можете отправлять по электронной почте большие файлы размером до 5 ГБ, размер каждого файла не должен превышать 200 МБ. Затем выберите параметр «Зашифровать файлы» и установите пароль.

pCloud не будет отправлять пароль получателю от вашего имени. Вы можете поделиться своими файлами с 10 получателями одновременно. Введите их адреса электронной почты в поле «Отправить». Введите необязательное сообщение и нажмите «Отправить файлы». Ваши получатели получат ссылку по электронной почте через несколько часов. Ссылка действительна в течение семи дней. Вы получите напоминание за день до истечения срока действия.

7. DropSend: отправляйте большие файлы с любого устройства

DropSend позволяет быстро отправлять большие файлы, например видео, со своей главной страницы без регистрации. Введите адрес получателя и свой адрес электронной почты, перейдите к местоположению файла и нажмите кнопку «Отправить файл».

Перед отправкой файла обязательно выполните процедуру проверки. Бесплатный план дает вам максимальный размер файла 4 ГБ и пять отправок в месяц. Ссылка действительна в течение семи дней.

Премиум-план увеличивает лимит до 8 ГБ и от 15 до 45 отправок в месяц. Ограничений на скачивание нет, и вы можете указать срок действия ссылки от 1 до 14 дней. DropSend использует 256-битную защиту AES для защиты ваших файлов.

Платный план также дает вам доступ к DropSend Direct. Это отличный загрузчик с перетаскиванием для Mac и ПК, позволяющий загружать и отправлять большие файлы. DropSend также предлагает подключаемый модуль Outlook и мобильные приложения для Android и iOS.

8. SendThisFile: передача данных со сквозным шифрованием

SendThisFile — это служба обмена файлами другого типа. Он устанавливает ограничения на количество передач, которые вы делаете, а не на размер отдельного файла.Создайте бесплатную учетную запись и нажмите кнопку «Отправить файлы», чтобы начать загрузку файлов. Введите адрес электронной почты получателя и нажмите «Отправить». Бесплатный план позволяет отправлять файлы размером до 2 ГБ с неограниченной передачей файлов.

Будьте осторожны: не открывайте неизвестные вложения электронной почты

Если вы хотите отправить большие файлы по электронной почте, всегда разумно полагаться на специализированное безопасное облачное хранилище и инструменты для передачи. Сервисы, обсуждаемые в этой статье, являются одними из лучших способов без проблем отправлять большие файлы. Кроме того, для базового использования они бесплатны.

Кроме того, хотя это относится к отправке вложений, будьте осторожны при их получении. Вы, вероятно, знаете, что нельзя открывать вложения от людей, которым вы не доверяете. То же самое относится и к любому файлу или ссылке, которую вы можете получить от одного из вышеперечисленных сервисов.

Ссылки для синхронизации упрощают отправку файлов и папок практически любому человеку. Получатели ссылок не могут каким-либо образом редактировать исходный файл (ссылки доступны только для просмотра) и не нуждаются в учетной записи синхронизации. Ссылки обеспечивают быстрый, безопасный и простой способ обмена файлами и папками без громоздких вложений электронной почты.

В этой статье:

Как сделать ссылку на файл или папку?

Наведите указатель мыши на любой файл или папку и нажмите кнопку "Поделиться".
Выберите параметр "Поделиться как ссылкой" (или параметр "Управление ссылкой", если ссылка уже создана).
Нажмите кнопку «Копировать», чтобы скопировать ссылку в буфер обмена. Затем вы можете вставить его в электронное письмо (Gmail, Outlook, Office 365, Apple Mail и т. д.), в сообщение, на веб-сайт или в любое другое место, где вы хотите, чтобы люди имели к нему доступ.

Чтобы добавить пароль или установить разрешения, нажмите «Настройки ссылки». Дополнительные сведения см. в статье о том, как управлять разрешениями для общих ссылок.

Для дополнительного удобства у вас есть возможность отправить ссылку по электронной почте непосредственно с веб-панели, и в этом случае получатель получит уведомление по электронной почте, доставленное Sync. Для более персонализированного сообщения мы рекомендуем отправить ссылку по электронной почте, используя способ копирования, описанный выше.

Отправить ссылку с компьютера Windows или Mac:

Вы можете создавать и публиковать ссылки прямо со своего компьютера, однако сначала вам необходимо установить настольное приложение Sync. С установленным настольным приложением Sync:

Показать в Windows Показать на Mac

Нажмите значок синхронизации на панели задач Windows или в строке меню Mac.
Выберите «Открыть папку синхронизации», чтобы перейти к папке синхронизации.
Щелкните правой кнопкой мыши любой файл или папку в папке синхронизации.
Выберите «Создать ссылку» в меню «Файл».
Ссылка будет скопирована в буфер обмена. Затем вы можете вставить его в электронное письмо (Gmail, Outlook, Office 365, Apple Mail и т. д.), в сообщение, на веб-сайт или в любое другое место, где вы хотите, чтобы люди имели к нему доступ.

Отправить ссылку с телефона или планшета:

Откройте мобильное приложение Sync.
Нажмите значок (многоточие) рядом с любым файлом, чтобы открыть меню файла.
Нажмите «Поделиться ссылкой» (или «Управление ссылкой», если ссылка уже создана).
Нажмите "Отправить ссылку" и выберите программу электронной почты, приложение для обмена сообщениями или другое приложение для отправки ссылки.

Как установить пароли, сроки действия, ограничения на загрузку или отозвать доступ (разрешения на ссылки)?

Когда вы делитесь ссылкой на файл или папку, вы можете установить права доступа, чтобы контролировать, кто может просматривать ссылку и что они могут делать со ссылкой.

Базовые разрешения включают настраиваемые пароли и удаление ссылок (для отзыва доступа). Клиенты Sync Pro и Business могут устанавливать расширенные разрешения, такие как ограничения загрузки, даты истечения срока действия, уведомления об активности и многое другое.

Как запросить файлы со ссылками?

Клиенты Sync Pro и Business могут разрешить загрузку файлов по ссылкам. Люди, у которых вы запрашиваете файлы, могут загружать их непосредственно в папку, на которую вы указываете ссылку, с помощью веб-браузера (учетная запись синхронизации не требуется). Это позволяет людям легко отправлять вам файлы.

Дополнительную информацию см. в статье о том, как запросить файлы со ссылками.

Могут ли получатели ссылок загружать несколько файлов одновременно?

Если вы поделитесь ссылкой на папку, содержащую несколько файлов, получатель ссылки сможет загрузить все связанные файлы одновременно в виде Zip-файла. Это упрощает и ускоряет загрузку нескольких файлов пользователям, просматривающим вашу ссылку.

Этот параметр доступен для папок размером до 5 ГБ и может быть отключен с помощью разрешений для ссылок.

Читайте также: