Как отправить папку с файлами по электронной почте

Обновлено: 21.11.2024

Если вам нужно отправить кому-то несколько файлов по электронной почте, рассмотрите возможность прикрепления папки вместо отдельных файлов. При прикреплении папки к электронному письму Outlook данные сжимаются в одно вложение электронной почты для упрощения отправки.

Этот процесс помогает избежать доставки файлов не по порядку или отсутствия вложений и может сэкономить вам и получателю много времени.

Чтобы прикрепить папку к электронному письму в Microsoft Outlook, необходимо сжать ее в архивную папку. После сжатия папки ее можно прикрепить к электронному письму.

Вот как это сделать на своем

Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:

Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)

Acer Chromebook 15 (от 179,99 долларов США в Walmart)

Как прикрепить папку в Outlook

<р>1. Откройте Проводник (также известный как Проводник Windows и Проводник) и найдите папку, которую хотите прикрепить.

<р>2. Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую хотите прикрепить.

<р>3. Наведите курсор на «Отправлено» и нажмите «Сжатая (заархивированная) папка».

<р>4. Дважды проверьте, завершено ли сжатие и есть ли у вас новая папка.

<р>5. Откройте Outlook и создайте «Новое сообщение».

<р>6. Нажмите на значок скрепки в окне сообщения и нажмите "Загрузить и поделиться".

<р>7. Найдите сжатую папку в появившемся всплывающем окне.

<р>8. Выберите сжатую папку, как только вы ее найдете, и нажмите «Открыть».

Возможно, вам придется перейти в правильное место на вашем компьютере, если окно загрузки не открывается. Крисси Монтелли/Business Insider

<р>9. Если вы получили сообщение "У нас возникли проблемы с загрузкой вашей папки", выберите "Изменить местоположение".

<р>10. Нажмите «Загрузить» и прикрепите сжатую папку.

<р>11. Сжатая папка будет прикреплена к вашему электронному письму.

Я знаю, что это довольно раздражает, когда вы пытаетесь прикрепить папку в Gmail, но вместо этого открывается ее содержимое. В Gmail нет возможности загружать папки в виде вложений, хотя есть несколько способов отправить папку через Gmail. В сегодняшней статье я расскажу о двух способах отправки папки через Gmail, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.

Сжать и отправить папку через Gmail

Gmail поддерживает сжатые папки, например Zip, RAR и 7z. Все, что вам нужно сделать, это сжать содержимое папки, а затем прикрепить папку в Gmail. Вот несколько причин, которые помогут вам решить, подходит вам этот метод или нет:

Плюсы

Это самый быстрый способ отправить папку через Gmail.
Вы можете легко отправить несколько папок одновременно.
Дополнительные услуги не требуются.

Минусы

Размер сжатой папки должен быть менее 25 МБ из-за ограничения размера файла Gmail. В противном случае он будет отправлен в виде ссылки на Google Диск.
Вы не можете отправлять исполняемые файлы (.exe), так как Gmail блокирует их.
Перед просмотром получатель должен будет распаковать папку.

Сжать папку

Все популярные операционные системы способны сжимать файлы и папки. Для демонстрации я покажу вам, как сжать папку в Windows. Если вы работаете на Mac или Linux, вот инструкции для Mac OS X и Linux.

<р>1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно сжать.

<р>2. Наведите курсор мыши на параметр «Отправить» и выберите из него параметр «Сжать папку».

Новый Zip-файл будет создан в том же месте, где находится ваша папка. Вы также можете выбрать несколько папок, щелкнув каждую папку, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем выполните описанный выше процесс.

Кроме того, для сжатия папок можно использовать стороннее приложение, например 7-Zip. В стороннем приложении вы получите лучшие параметры сжатия, а также дополнительные функции, такие как шифрование.

Отправить сжатую папку через Gmail

Теперь, чтобы отправить папку через Gmail, создайте новое электронное письмо в Gmail и нажмите кнопку «Прикрепить файлы» внизу. После этого выберите только что созданную Zip-папку, чтобы прикрепить ее в Gmail. Если в папке нет исполняемого файла, вы сможете отправить его кому угодно.

Распаковать папку

Операционные системы также могут распаковывать папки без помощи стороннего приложения. Просто откройте папку Zip и нажмите кнопку «Извлечь в». Теперь выберите место, где вы хотите сохранить файл, и он будет извлечен туда в исходном виде.

Использовать Google Диск для отправки папки через Gmail

Gmail может не поддерживать прямую загрузку папок, но Google Диск поддерживает. Поскольку Google Диск легко интегрируется с Gmail, вы можете напрямую отправить письмо по электронной почте в папку Gmail с помощью Google Диска. Ниже приведены плюсы и минусы этого метода:

Плюсы

С помощью этого метода вы можете отправлять большие папки размером до 10 ГБ.
Допускаются все типы файлов внутри папки, включая исполняемые файлы.
Получатель может просматривать и загружать содержимое папки, не распаковывая его.

Минусы

Для этого процесса требуется дополнительная онлайн-служба и некоторые дополнительные действия, что делает его довольно медленным.
Получатель может загрузить папку только в том случае, если она сохранена на Google Диске отправителя.
Загружать и отправлять несколько папок неудобно.

Загрузить папку на Google Диск

Чтобы отправить папку через Gmail, сначала необходимо загрузить ее в свою учетную запись Google Диска. Для обычных файлов это можно сделать прямо из окна создания сообщения Gmail. Однако для папок вам придется загружать из веб-интерфейса Google Диска. Вот как:

<р>2. Нажмите кнопку «Создать» в верхнем левом углу и выберите «Загрузить папку».

<р>3. Теперь выберите папку в окне проводника и нажмите «ОК», чтобы загрузить ее. Вы можете выбрать только одну папку за раз.

Вы можете повторить описанный выше процесс, чтобы загрузить столько папок, сколько хотите.

Отправить папку через Gmail с помощью Google Диска

После загрузки папки следуйте приведенным ниже инструкциям:

<р>1. Перейдите в Gmail и откройте окно создания сообщения.

<р>2. Здесь нажмите кнопку «Вставить файлы с помощью Диска» внизу

<р>3. Теперь выберите папку, которую хотите отправить, и нажмите кнопку «Вставить» внизу. Вы можете удерживать клавишу Ctrl, чтобы выбрать несколько папок.

Это прикрепит папку в Gmail как ссылку на Google Диск. При отправке вас спросят, может ли открыть папку только получатель или любой, у кого есть ссылка. Вам также нужно будет подтвердить, хотите ли вы поделиться папкой (сделав ее редактируемой) или только отправить ее. Сделайте правильный выбор, и папка будет отправлена через Gmail.

Неважно, является ли получатель пользователем Gmail или нет, он сможет просматривать и загружать содержимое.

Подведение итогов

Лично я считаю первый способ наиболее удобным. Сжатая папка меньше по размеру, и также очень легко отправить несколько папок без беспорядка. Однако, если у вас большая папка или в ней есть исполняемые файлы, то второй способ вам наверняка подойдет.

Если у вас есть вопросы или вы знаете другой способ отправить папку через Gmail, сообщите нам об этом в комментариях.

Вам никогда больше не придется беспокоиться о появлении подобного сообщения об ошибке. Потому что сегодня вы отправитесь в школу электронной почты, чтобы изучить азбуку застегивания, вождения и сброса. Готовый? Начнем.

Размер имеет значение

Каковы ограничения по размеру для отправки файла? Все зависит от используемой вами почтовой платформы.

Ограничения размера сообщения для:

Gmail: 25 МБ

Ymail: 25 МБ

Outlook: ~20 МБ (для интернет-почты по умолчанию, но ваша компания может ограничить размеры на уровне Exchange)

Поэтому, как правило, если ваш файл превышает 20 МБ, вам нужно что-то с этим сделать.

Помимо раздражающего сообщения об ошибке и потерянного времени на ее устранение, есть и другие веские причины уменьшить размер сообщений электронной почты и вложений. Эти причины включают в себя поддержание чистоты почтовых ящиков, если на вашем сервере Exchange есть проблемы с хранилищем, целостность общего доступа к файлам и документам и безопасность, и это лишь некоторые из них.

1. Заархивируйте

Если вам нужно отправить действительно большой файл или множество маленьких файлов, один из изящных приемов — просто сжать файл. Это означает, что вы отправляете настоящий PDF- или PSD-файл или что-то еще, но сжимаете данные, чтобы размер файла был меньше.

На Mac или ПК (указания примерно такие же) просто щелкните файл правой кнопкой мыши (управление) и выберите «Сжать». На рабочем столе будет создан новый файл с тем же именем и расширением .zip.

Если у вас есть несколько файлов для сжатия, создайте папку с файлами, которые вы хотите заархивировать, а затем щелкните, удерживая нажатой клавишу Control, и нажмите "Сжать".

2. Управляйте

Gmail предлагает собственный элегантный обходной путь для отправки больших файлов: Google Диск.

Если вы используете Gmail, у вас есть возможность из окна сообщения прикрепить файл с Диска. Вместо того, чтобы включать файл в ваше электронное письмо, он ссылается на файл или папку на вашем Google Диске.

Обязательно настройте параметры общего доступа, чтобы разрешить вашему контакту доступ к папке или файлу.

3. Бросьте это

Dropbox — это все, что вам нужно для обмена файлами. Мы храним всю нашу ЖИЗНЬ в Dropbox. Вы можете поделиться огромными файлами, папкой с миллионом фотографий, файлами фильмов и всем, что вы можете загрузить.

Еще одна интересная информация о Dropbox — отличная функция безопасности, позволяющая отправлять раскрывающиеся ссылки. Это отличный способ отправить файл, который вы не можете безопасно или практически отправить по электронной почте, и вы не хотите, чтобы кто-то имел доступ к файлу дольше установленного периода времени.

Итак, теперь вы можете заархивировать, переместить или удалить (как это горячо) в любое время, когда вам нужно отправить большой файл через Интернет.

Какой метод вы предпочитаете? Добавьте свои комментарии ниже!

Стефани Фишер

Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.

Все популярные почтовые клиенты имеют ограничения на размер файлов, которые вы можете отправлять по электронной почте получателям. Однако существуют способы отправки больших файлов в качестве вложений электронной почты, несмотря на эти ограничения.

Хитрость заключается в том, чтобы либо уменьшить размер файла с помощью различных утилит, либо обойти электронную почту как основной способ отправки файлов.

Сжатие файлов

Если файл, который вы пытаетесь отправить, немного превышает ограничение (например, файл размером 30 МБ в Gmail), возможно, вы сможете сжать файл чуть меньше ограничения.

Щелкните файл правой кнопкой мыши, выберите "Отправить", а затем выберите "Сжатая (заархивированная) папка".

Большинство файлов, сжатых в ZIP-файл, уменьшаются в размере от 10 до 75 % в зависимости от того, сколько свободного места есть в данных файла, чтобы алгоритм сжатия мог творить чудеса. Прочтите наш другой пост, в котором подробно рассказывается о том, какая программа сжатия лучше.

Если процедура сжатия смогла уменьшить размер файла до размера, не превышающего ограничения вашей почтовой службы, вы можете прикрепить файл к своему письму.Кроме того, обязательно прочитайте о различных типах форматов сжатия.

Кроме того, посмотрите наше видео на YouTube, где мы расскажем, как архивировать файл и уменьшить его размер:

Разделение архивов

Если вы пытаетесь отправить один большой архивный файл, содержащий множество файлов и папок, вы всегда можете разбить этот файл на более мелкие архивы, размер каждого из которых не превышает ограничения почтовой службы.

Например, возьмите ZIP-файл размером чуть менее 60 МБ. Вы не сможете отправить этот файл с помощью Gmail или любой другой облачной службы электронной почты.

Щелкните файл правой кнопкой мыши и извлеките все файлы внутри него в отдельные файлы и папки, выбрав «Извлечь все».

Затем создайте новый файл архива, щелкнув правой кнопкой мыши внутри папки и выбрав «Новая и сжатая (заархивированная) папка».

Затем скопируйте все отдельные файлы и папки, которые вы только что извлекли из большого архивного файла. Затем щелкните правой кнопкой мыши новый пустой файл архива и выберите Вставить.

Повторяйте этот процесс для максимально возможного количества файлов и отдельных папок, пока размер созданного вами нового архивного файла не станет чуть меньше установленного ограничения.

Повторите описанный выше процесс, чтобы создать еще один пустой архив, и продолжайте копировать другие файлы и папки, пока каждый из этих файлов не окажется чуть ниже лимита. Создайте столько архивных файлов, сколько вам нужно, чтобы повторно сжать все файлы и папки из исходного архивного файла большого размера.

Наконец, вы можете отправлять каждый из этих файлов в виде отдельных сообщений электронной почты, пока не закончите отправку их всех.

Отправить файлы через Google Диск

Другой подход заключается в загрузке файла большого размера в учетную запись облачного хранилища, например Google Диска, предоставлении прав на его просмотр всем, у кого есть ссылка (по умолчанию), и отправке получателю ссылки на файл на Google Диске.

Для этого загрузите файл увеличенного размера в папку в своей учетной записи Google Диска.

Нажмите правой кнопкой мыши файл на Google Диске и выберите "Поделиться".

В окне "Поделиться с другими" рядом с параметром "Все, у кого есть ссылка, могут просматривать" выберите "Копировать ссылку".

При этом URL-адрес файла Google Диска будет скопирован в буфер обмена.

Вернитесь к сообщению электронной почты Gmail и выберите значок вставки ссылки. Вставьте ссылку на файл Google Диска в поле веб-адреса.

Нажмите OK для завершения. Ссылка будет вставлена в ваше сообщение электронной почты.

Нажмите "Отправить" для завершения. Все, что нужно сделать получателю, — это щелкнуть ссылку, чтобы загрузить файл с вашего общего файла на Google Диске.

При таком подходе размер файла не имеет значения. Таким способом вы можете отправить любой файл любого размера.

Использовать интеграцию Gmail с Google Диском

Вы можете еще быстрее загрузить большой файл и отправить ссылку, используя интеграцию между Gmail и Google Диском.

Если вы используете эти две службы и отправляете электронную почту с помощью Gmail, все, что вам нужно сделать, это попытаться прикрепить файл размером более 25 МБ.

Gmail автоматически загрузит файл в вашу учетную запись Google Диска с видимостью для получателя электронной почты. Вы увидите сообщение, уведомляющее вас об этом.

Когда загрузка будет завершена, вы увидите ссылку на Google Диск, вставленную в ваше электронное письмо.

На этом все. Это самый быстрый способ отправить файл большого размера по электронной почте, но, опять же, для его работы вам потребуется учетная запись Gmail и Google Диска.

Отправить напрямую из облака

Еще один быстрый способ отправить электронное письмо большого размера — отправить его из учетной записи облачного хранилища, а не из самой службы электронной почты.

Например, в своей учетной записи OneDrive вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой файл и выбрать «Поделиться».

Откроется окно «Отправить ссылку», в котором вы можете ввести адрес электронной почты получателя и сообщение электронной почты, которое хотите включить.

Выберите «Отправить», чтобы отправить электронное письмо с автоматической вставкой ссылки на общий файл.

Это гораздо более быстрый способ отправки файлов большого размера, и вам не нужно беспокоиться о том, чтобы разделить их на файлы меньшего размера или каким-либо образом сжать их до предела.

Используйте анонимный FTP-сервер

Если у вас есть собственная учетная запись веб-хостинга, вы можете использовать функцию анонимного FTP, которая обычно включена в эти учетные записи.

Если вы не уверены, включена ли у вас эта функция, обратитесь к своему провайдеру веб-хостинга.

Если он включен, когда вы вошли в cPanel, просто зайдите в раздел FTP и найдите имя пользователя анонимной учетной записи. Выберите «Настроить FTP-клиент», чтобы увидеть имя сервера, которое получатель электронной почты может использовать для FTP-подключения.

Все, что вам нужно сделать, это использовать собственный FTP-клиент для загрузки файлов большого размера в анонимную папку FTP в вашей учетной записи веб-хостинга.

Папка для этого обычно называется что-то вроде public_ftp.

После того как вы отправите данные FTP получателю, он сможет использовать собственный FTP-клиент для подключения к анонимной папке и загрузки файла из папки public_ftp.

Этот подход может понадобиться для очень больших файлов, например очень больших видеофайлов размером в несколько гигабайт.

Передача файла может занять некоторое время, но именно для такой передачи файлов и предназначена технология FTP.

Передача больших файлов по электронной почте

Как видите, существует множество способов передачи очень больших файлов по электронной почте. Выбор метода зависит от того, какие службы у вас есть, а также от размера самого файла.

Подход с архивированием отлично подходит, если ваши файлы чуть больше лимита. Но если вы имеете дело с очень большими файлами, которые не можете разбить на более мелкие архивы, то лучшим вариантом может быть метод общего доступа к облаку или FTP.

Райан пишет инструкции и другие статьи о технологиях в Интернете с 2007 года. Он имеет степень бакалавра наук в области электротехники, 13 лет работал в области автоматизации, 5 лет — в ИТ, а сейчас работает инженером по приложениям. Прочитать полную биографию Райана

Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!

Читайте также: