Как отправить папку с файлами по электронной почте
Обновлено: 04.07.2024
Если вам нужно отправить кому-то несколько файлов по электронной почте, рассмотрите возможность прикрепления папки вместо отдельных файлов. При прикреплении папки к электронному письму Outlook данные сжимаются в одно вложение электронной почты для упрощения отправки.
Этот процесс помогает избежать доставки файлов не по порядку или отсутствия вложений и может сэкономить вам и получателю много времени.
Чтобы прикрепить папку к электронному письму в Microsoft Outlook, необходимо сжать ее в архивную папку. После сжатия папки ее можно прикрепить к электронному письму.
Вот как это сделать на своем
Ознакомьтесь с продуктами, упомянутыми в этой статье:
Apple Macbook Pro (от 1299 долларов США в Apple)
Acer Chromebook 15 (от 179,99 долларов США в Walmart)
Как прикрепить папку в Outlook
<р>1. Откройте Проводник (также известный как Проводник Windows и Проводник) и найдите папку, которую хотите прикрепить. <р>2. Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую хотите прикрепить. <р>3. Наведите курсор на «Отправлено» и нажмите «Сжатая (заархивированная) папка». <р>4. Дважды проверьте, завершено ли сжатие и есть ли у вас новая папка. <р>5. Откройте Outlook и создайте «Новое сообщение». <р>6. Нажмите на значок скрепки в окне сообщения и нажмите "Загрузить и поделиться". <р>7. Найдите сжатую папку в появившемся всплывающем окне. <р>8. Выберите сжатую папку, как только вы ее найдете, и нажмите «Открыть».Возможно, вам придется перейти в правильное место на вашем компьютере, если окно загрузки не открывается. Крисси Монтелли/Business Insider
<р>9. Если вы получили сообщение "У нас возникли проблемы с загрузкой вашей папки", выберите "Изменить местоположение". <р>10. Нажмите «Загрузить» и прикрепите сжатую папку. <р>11. Сжатая папка будет прикреплена к вашему электронному письму.
Я знаю, что это довольно раздражает, когда вы пытаетесь прикрепить папку в Gmail, но вместо этого открывается ее содержимое. В Gmail нет возможности загружать папки в виде вложений, хотя есть несколько способов отправить папку через Gmail. В сегодняшней статье я расскажу о двух способах отправки папки через Gmail, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.
Сжать и отправить папку через Gmail
Gmail поддерживает сжатые папки, например Zip, RAR и 7z. Все, что вам нужно сделать, это сжать содержимое папки, а затем прикрепить папку в Gmail. Вот несколько причин, которые помогут вам решить, подходит вам этот метод или нет:
Плюсы
- Это самый быстрый способ отправить папку через Gmail.
- Вы можете легко отправить несколько папок одновременно.
- Дополнительные услуги не требуются.
Минусы
- Размер сжатой папки должен быть менее 25 МБ из-за ограничения размера файла Gmail. В противном случае он будет отправлен в виде ссылки на Google Диск.
- Вы не можете отправлять исполняемые файлы (.exe), так как Gmail блокирует их.
- Перед просмотром получатель должен будет распаковать папку.
Сжать папку
Все популярные операционные системы способны сжимать файлы и папки. Для демонстрации я покажу вам, как сжать папку в Windows. Если вы работаете на Mac или Linux, вот инструкции для Mac OS X и Linux.
<р>1. Щелкните правой кнопкой мыши папку, которую нужно сжать. <р>2. Наведите курсор мыши на параметр «Отправить» и выберите из него параметр «Сжать папку».
Новый Zip-файл будет создан в том же месте, где находится ваша папка. Вы также можете выбрать несколько папок, щелкнув каждую папку, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем выполните описанный выше процесс.
Кроме того, для сжатия папок можно использовать стороннее приложение, например 7-Zip. В стороннем приложении вы получите лучшие параметры сжатия, а также дополнительные функции, такие как шифрование.
Отправить сжатую папку через Gmail
Теперь, чтобы отправить папку через Gmail, создайте новое электронное письмо в Gmail и нажмите кнопку «Прикрепить файлы» внизу. После этого выберите только что созданную Zip-папку, чтобы прикрепить ее в Gmail. Если в папке нет исполняемого файла, вы сможете отправить его кому угодно.
Распаковать папку
Операционные системы также могут распаковывать папки без помощи стороннего приложения. Просто откройте папку Zip и нажмите кнопку «Извлечь в». Теперь выберите место, где вы хотите сохранить файл, и он будет извлечен туда в исходном виде.
Использовать Google Диск для отправки папки через Gmail
Gmail может не поддерживать прямую загрузку папок, но Google Диск поддерживает. Поскольку Google Диск легко интегрируется с Gmail, вы можете напрямую отправить письмо по электронной почте в папку Gmail с помощью Google Диска. Ниже приведены плюсы и минусы этого метода:
Плюсы
- С помощью этого метода вы можете отправлять большие папки размером до 10 ГБ.
- Допускаются все типы файлов внутри папки, включая исполняемые файлы.
- Получатель может просматривать и загружать содержимое папки, не распаковывая его.
Минусы
- Для этого процесса требуется дополнительная онлайн-служба и некоторые дополнительные действия, что делает его довольно медленным.
- Получатель может загрузить папку только в том случае, если она сохранена на Google Диске отправителя.
- Загружать и отправлять несколько папок неудобно.
Загрузить папку на Google Диск
Чтобы отправить папку через Gmail, сначала необходимо загрузить ее в свою учетную запись Google Диска. Для обычных файлов это можно сделать прямо из окна создания сообщения Gmail. Однако для папок вам придется загружать из веб-интерфейса Google Диска. Вот как:
<р>2. Нажмите кнопку «Создать» в верхнем левом углу и выберите «Загрузить папку».
Вы можете повторить описанный выше процесс, чтобы загрузить столько папок, сколько хотите.
Отправить папку через Gmail с помощью Google Диска
После загрузки папки следуйте приведенным ниже инструкциям:
<р>1. Перейдите в Gmail и откройте окно создания сообщения. <р>2. Здесь нажмите кнопку «Вставить файлы с помощью Диска» внизу
Это прикрепит папку в Gmail как ссылку на Google Диск. При отправке вас спросят, может ли открыть папку только получатель или любой, у кого есть ссылка. Вам также нужно будет подтвердить, хотите ли вы поделиться папкой (сделав ее редактируемой) или только отправить ее. Сделайте правильный выбор, и папка будет отправлена через Gmail.
Неважно, является ли получатель пользователем Gmail или нет, он сможет просматривать и загружать содержимое.
Подведение итогов
Лично я считаю первый способ наиболее удобным. Сжатая папка меньше по размеру, и также очень легко отправить несколько папок без беспорядка. Однако, если у вас большая папка или в ней есть исполняемые файлы, то второй способ вам наверняка подойдет.
Если у вас есть вопросы или вы знаете другой способ отправить папку через Gmail, сообщите нам об этом в комментариях.
Вам никогда больше не придется беспокоиться о появлении подобного сообщения об ошибке. Потому что сегодня вы отправитесь в школу электронной почты, чтобы изучить азбуку застегивания, вождения и сброса. Готовый? Начнем.
Размер имеет значение
Каковы ограничения по размеру для отправки файла? Все зависит от используемой вами почтовой платформы.
Ограничения размера сообщения для:
Gmail: 25 МБ
Ymail: 25 МБ
Outlook: ~20 МБ (для интернет-почты по умолчанию, но ваша компания может ограничить размеры на уровне Exchange)
Поэтому, как правило, если ваш файл превышает 20 МБ, вам нужно что-то с этим сделать.
Помимо раздражающего сообщения об ошибке и потерянного времени на ее устранение, есть и другие веские причины уменьшить размер сообщений электронной почты и вложений. Эти причины включают в себя поддержание чистоты почтовых ящиков, если на вашем сервере Exchange есть проблемы с хранилищем, целостность общего доступа к файлам и документам и безопасность, и это лишь некоторые из них.
1. Заархивируйте
Если вам нужно отправить действительно большой файл или множество маленьких файлов, один из изящных приемов — просто сжать файл. Это означает, что вы отправляете настоящий PDF- или PSD-файл или что-то еще, но сжимаете данные, чтобы размер файла был меньше.
На Mac или ПК (указания примерно такие же) просто щелкните файл правой кнопкой мыши (управление) и выберите «Сжать». На рабочем столе будет создан новый файл с тем же именем и расширением .zip.
Если у вас есть несколько файлов для сжатия, создайте папку с файлами, которые вы хотите заархивировать, а затем щелкните, удерживая нажатой клавишу Control, и нажмите "Сжать".
2. Управляйте
Gmail предлагает собственный элегантный обходной путь для отправки больших файлов: Google Диск.
Если вы используете Gmail, у вас есть возможность из окна сообщения прикрепить файл с Диска. Вместо того, чтобы включать файл в ваше электронное письмо, он ссылается на файл или папку на вашем Google Диске.
Обязательно настройте параметры общего доступа, чтобы разрешить вашему контакту доступ к папке или файлу.
3. Бросьте это
Dropbox — это все, что вам нужно для обмена файлами. Мы храним всю нашу ЖИЗНЬ в Dropbox. Вы можете поделиться огромными файлами, папкой с миллионом фотографий, файлами фильмов и всем, что вы можете загрузить.
Еще одна интересная информация о Dropbox — отличная функция безопасности, позволяющая отправлять раскрывающиеся ссылки. Это отличный способ отправить файл, который вы не можете безопасно или практически отправить по электронной почте, и вы не хотите, чтобы кто-то имел доступ к файлу дольше установленного периода времени.
Итак, теперь вы можете заархивировать, переместить или удалить (как это горячо) в любое время, когда вам нужно отправить большой файл через Интернет.
Какой метод вы предпочитаете? Добавьте свои комментарии ниже!
Стефани Фишер
Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.
Все популярные почтовые клиенты имеют ограничения на размер файлов, которые вы можете отправлять по электронной почте получателям. Однако существуют способы отправки больших файлов в качестве вложений электронной почты, несмотря на эти ограничения.
Хитрость заключается в том, чтобы либо уменьшить размер файла с помощью различных утилит, либо обойти электронную почту как основной способ отправки файлов.
Сжатие файлов
Если файл, который вы пытаетесь отправить, немного превышает ограничение (например, файл размером 30 МБ в Gmail), возможно, вы сможете сжать файл чуть меньше ограничения.
Щелкните файл правой кнопкой мыши, выберите "Отправить", а затем выберите "Сжатая (заархивированная) папка".
< бр />
Большинство файлов, сжатых в ZIP-файл, уменьшаются в размере от 10 до 75 % в зависимости от того, сколько свободного места есть в данных файла, чтобы алгоритм сжатия мог творить чудеса. Прочтите наш другой пост, в котором подробно рассказывается о том, какая программа сжатия лучше.
< бр />
Если процедура сжатия смогла уменьшить размер файла до размера, не превышающего ограничения вашей почтовой службы, вы можете прикрепить файл к своему письму.Кроме того, обязательно прочитайте о различных типах форматов сжатия.
Кроме того, посмотрите наше видео на YouTube, где мы расскажем, как архивировать файл и уменьшить его размер:
Разделение архивов
Если вы пытаетесь отправить один большой архивный файл, содержащий множество файлов и папок, вы всегда можете разбить этот файл на более мелкие архивы, размер каждого из которых не превышает ограничения почтовой службы.
Например, возьмите ZIP-файл размером чуть менее 60 МБ. Вы не сможете отправить этот файл с помощью Gmail или любой другой облачной службы электронной почты.
< бр />
Щелкните файл правой кнопкой мыши и извлеките все файлы внутри него в отдельные файлы и папки, выбрав «Извлечь все».
< бр />
Затем создайте новый файл архива, щелкнув правой кнопкой мыши внутри папки и выбрав «Новая и сжатая (заархивированная) папка».
< бр />
Затем скопируйте все отдельные файлы и папки, которые вы только что извлекли из большого архивного файла. Затем щелкните правой кнопкой мыши новый пустой файл архива и выберите Вставить.
< бр />
Повторяйте этот процесс для максимально возможного количества файлов и отдельных папок, пока размер созданного вами нового архивного файла не станет чуть меньше установленного ограничения.
< бр />
Повторите описанный выше процесс, чтобы создать еще один пустой архив, и продолжайте копировать другие файлы и папки, пока каждый из этих файлов не окажется чуть ниже лимита. Создайте столько архивных файлов, сколько вам нужно, чтобы повторно сжать все файлы и папки из исходного архивного файла большого размера.
< бр />
Наконец, вы можете отправлять каждый из этих файлов в виде отдельных сообщений электронной почты, пока не закончите отправку их всех.
Отправить файлы через Google Диск
Другой подход заключается в загрузке файла большого размера в учетную запись облачного хранилища, например Google Диска, предоставлении прав на его просмотр всем, у кого есть ссылка (по умолчанию), и отправке получателю ссылки на файл на Google Диске.
Для этого загрузите файл увеличенного размера в папку в своей учетной записи Google Диска.
< бр />
Нажмите правой кнопкой мыши файл на Google Диске и выберите "Поделиться".
< бр />
В окне "Поделиться с другими" рядом с параметром "Все, у кого есть ссылка, могут просматривать" выберите "Копировать ссылку".
< бр />
При этом URL-адрес файла Google Диска будет скопирован в буфер обмена.
Вернитесь к сообщению электронной почты Gmail и выберите значок вставки ссылки. Вставьте ссылку на файл Google Диска в поле веб-адреса.
< бр />
Нажмите OK для завершения. Ссылка будет вставлена в ваше сообщение электронной почты.
< бр />
Нажмите "Отправить" для завершения. Все, что нужно сделать получателю, — это щелкнуть ссылку, чтобы загрузить файл с вашего общего файла на Google Диске.
При таком подходе размер файла не имеет значения. Таким способом вы можете отправить любой файл любого размера.
Использовать интеграцию Gmail с Google Диском
Вы можете еще быстрее загрузить большой файл и отправить ссылку, используя интеграцию между Gmail и Google Диском.
Если вы используете эти две службы и отправляете электронную почту с помощью Gmail, все, что вам нужно сделать, это попытаться прикрепить файл размером более 25 МБ.
Gmail автоматически загрузит файл в вашу учетную запись Google Диска с видимостью для получателя электронной почты. Вы увидите сообщение, уведомляющее вас об этом.
< бр />
Когда загрузка будет завершена, вы увидите ссылку на Google Диск, вставленную в ваше электронное письмо.
На этом все. Это самый быстрый способ отправить файл большого размера по электронной почте, но, опять же, для его работы вам потребуется учетная запись Gmail и Google Диска.
Отправить напрямую из облака
Еще один быстрый способ отправить электронное письмо большого размера — отправить его из учетной записи облачного хранилища, а не из самой службы электронной почты.
Например, в своей учетной записи OneDrive вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши любой файл и выбрать «Поделиться».
< бр />
Откроется окно «Отправить ссылку», в котором вы можете ввести адрес электронной почты получателя и сообщение электронной почты, которое хотите включить.
< бр />
Выберите «Отправить», чтобы отправить электронное письмо с автоматической вставкой ссылки на общий файл.
Это гораздо более быстрый способ отправки файлов большого размера, и вам не нужно беспокоиться о том, чтобы разделить их на файлы меньшего размера или каким-либо образом сжать их до предела.
Используйте анонимный FTP-сервер
Если у вас есть собственная учетная запись веб-хостинга, вы можете использовать функцию анонимного FTP, которая обычно включена в эти учетные записи.
Если вы не уверены, включена ли у вас эта функция, обратитесь к своему провайдеру веб-хостинга.
Если он включен, когда вы вошли в cPanel, просто зайдите в раздел FTP и найдите имя пользователя анонимной учетной записи. Выберите «Настроить FTP-клиент», чтобы увидеть имя сервера, которое получатель электронной почты может использовать для FTP-подключения.
< бр />
Все, что вам нужно сделать, это использовать собственный FTP-клиент для загрузки файлов большого размера в анонимную папку FTP в вашей учетной записи веб-хостинга.
Папка для этого обычно называется что-то вроде public_ftp.
После того как вы отправите данные FTP получателю, он сможет использовать собственный FTP-клиент для подключения к анонимной папке и загрузки файла из папки public_ftp.
< бр />
Этот подход может понадобиться для очень больших файлов, например очень больших видеофайлов размером в несколько гигабайт.
Передача файла может занять некоторое время, но именно для такой передачи файлов и предназначена технология FTP.
Передача больших файлов по электронной почте
Как видите, существует множество способов передачи очень больших файлов по электронной почте. Выбор метода зависит от того, какие службы у вас есть, а также от размера самого файла.
Подход с архивированием отлично подходит, если ваши файлы чуть больше лимита. Но если вы имеете дело с очень большими файлами, которые не можете разбить на более мелкие архивы, то лучшим вариантом может быть метод общего доступа к облаку или FTP.
Райан пишет инструкции и другие статьи о технологиях в Интернете с 2007 года. Он имеет степень бакалавра наук в области электротехники, 13 лет работал в области автоматизации, 5 лет — в ИТ, а сейчас работает инженером по приложениям. Прочитать полную биографию Райана
Понравился ли вам этот совет? Если это так, загляните на наш собственный канал на YouTube, где мы рассказываем о Windows, Mac, программном обеспечении и приложениях, а также предлагаем множество советов по устранению неполадок и видео с практическими рекомендациями. Нажмите кнопку ниже, чтобы подписаться!
Читайте также: