Как отправить форму 13014 с цифровой подписью в налоговую инспекцию

Обновлено: 04.07.2024

DocuSign позволяет бухгалтерам и специалистам по налогам получать необходимые подписи быстрее, чем когда-либо, соблюдая при этом строгие требования законодательства. Теперь вы можете обрабатывать документы за часы, а не дни.

Быстрее, чем факс

Получите критическую скорость, когда приближаются сроки. DocuSign позволяет отправлять документы на электронную подпись, экономя время и нервы. Больше не нужно ждать, пока клиенты распечатают PDF-файлы, подпишут их, а затем вернут по факсу или почте. С DocuSign вы можете обрабатывать документы за часы, а не за дни, чтобы сосредоточиться на работе с клиентом, а не на отслеживании документов.

Безопасно и конфиденциально

Используйте безопасную аутентификацию, чтобы защитить себя и своих клиентов. В связи с сегодняшней безудержной кражей личных данных мы все обеспокоены конфиденциальностью и безопасностью. Ваши клиенты хотят быть уверенными в том, что их документы не будут раскрыты или украдены, а их подписи нельзя будет подделать. Управление цифровыми транзакциями DocuSign позволяет отправлять документы в электронном виде, а не оставлять их в почте или на факсимильном аппарате. А наша безопасная аутентификация помогает защититься от мошенничества.

Удобно для клиентов

Предоставьте своим клиентам современный опыт, которого они ожидают. DocuSign позволяет вашим клиентам получать и подписывать документы на своих компьютерах или мобильных устройствах. Этот процесс прост и оптимизирован, поэтому вы можете предоставить своим клиентам наилучший сервис.

Соответствует правилам

Убедитесь, что вы и ваши клиенты соблюдаете требования. Ваш бизнес заключается в том, чтобы экономить деньги ваших клиентов, сохраняя при этом их соответствие федеральным и государственным нормам. Мы соблюдаем последние правила IRS, стандарты ISO 27001 и SSAE 16 и многое другое. Кроме того, когда вы используете DocuSign, ваши документы сохраняются в электронном виде и сохраняют контрольный журнал для большей прозрачности.

Случаи использования

DocuSign можно использовать для отправки и подписания многих документов, которые обычно требуются для целей налогообложения и бухгалтерского учета, в том числе:

  • Налоговые формы, утвержденные IRS
  • Создание ООО
  • Договоры о покупке активов
  • Соглашения о конфиденциальности
  • Письма-обязательства
  • Соглашения о продолжении практики
  • Трудовые договоры
  • Соглашения о доверенности
  • Соглашения с независимыми подрядчиками

Партнер

Используйте DocuSign с Intuit для отправки и подписания налоговых документов

Экономьте время в разгар налогового сезона благодаря безопасной электронной подписи. Intuit заключила партнерское соглашение с DocuSign, чтобы предложить Intuit eSignature. Теперь вы можете отправлять и подписывать формы IRS 8878 и 8879 в электронном виде — прямо из вашего продукта Intuit. DocuSign обеспечивает соответствие последним правилам IRS в отношении электронной подписи. Кроме того, это помогает предотвратить кражу личных данных, безопасно отправляя зашифрованные документы и используя аутентификацию для проверки подписавшего.

При использовании электронной подписи Intuit вам и вашим клиентам будет быстрее и проще подписывать налоговые документы. Кроме того, DocuSign обеспечивает контрольный журнал и сохраняет копию каждого подписанного документа, что упрощает отслеживание или обращение к документам позже.

«Благодаря DocuSign весь процесс можно беспрепятственно выполнять в облаке, избавляя вас от бумаги, хлопот и траты времени. DocuSign — это последний шаг в процессе оформления кредита».

Карен Строуп, вице-президент по управлению продуктами Intuit Professional Tax Group

До 31 октября 2023 г. вы и ваши уполномоченные представители можете подписывать документы в электронном виде и отправлять их нам по электронной почте во время аудита или взаимодействия по сбору платежей. Это исключение из нашей обычной политики, изложенной в меморандуме в формате PDF от 18 ноября 2021 г.

На этой странице

Документы, которые мы принимаем

Мы принимаем следующие документы:

  • Продление срока давности оценки или сбора
  • Отказ от обязательного уведомления о недостатках и согласие на оценку
  • Закрытие соглашений
  • Другие заявления или формы, собранные вне стандартных процедур подачи.

Электронные подписи, которые мы принимаем

Во время аудита или сбора данных мы принимаем два типа электронных подписей:

  • Цифровые подписи. Если у вас есть цифровой сертификат, позволяющий подписывать документы в цифровом виде, вы можете использовать цифровую подпись, которая более безопасна, чем подпись с изображением. Цифровые подписи:
    • Предоставьте убедительные доказательства того, что владелец цифрового сертификата подписал документ или запись.
    • Распознавать фальсификацию и аннулировать подпись, если документ каким-либо образом изменяется

    Защитите свою информацию

    Стандартная электронная почта не является безопасной формой общения. Чтобы сохранить вашу личность и информацию в безопасности:

    • Никогда не указывайте личную информацию (PII) в строке темы или тексте сообщения электронной почты.
    • Используйте зашифрованные форматы, защищенные паролем, для любых вложений электронной почты

    PII – это любая информация, которая может вас идентифицировать, например:

    • Имя
    • Номер социального страхования
    • Дата и место рождения
    • Девичья фамилия матери
    • Медицинские, образовательные, финансовые или трудовые документы

    Зашифровать документ

    Вы должны зашифровать документы с электронной подписью, прежде чем отправлять их по электронной почте назначенному сотруднику IRS. Мы принимаем зашифрованные файлы в распространенных форматах, таких как Microsoft Office и Adobe Acrobat. У каждого провайдера есть свои инструкции по шифрованию файлов:

    Во время шифрования вы создадите пароль для доступа к зашифрованному файлу. Используйте надежные пароли длиной не менее двенадцати символов, состоящие из букв, цифр и символов.

    Обратите внимание, что восстановить утерянный пароль невозможно, поэтому, если вы не хотите шифровать исходный документ, сохраните зашифрованную копию под новым именем.

    PDF-документы: для шифрования PDF-файлов у вас должен быть Acrobat Pro или DC. Acrobat Reader не может шифровать PDF-файлы. Документы PDF с цифровой подписью не могут быть зашифрованы.

    Теперь вы можете безопасно отправить нам свой документ по электронной почте.

    Отправить документ

    Вы можете использовать существующую учетную запись электронной почты для отправки зашифрованных документов назначенному сотруднику IRS на адрес электронной почты, который они вам предоставили. Если вам неудобно отправлять документы по электронной почте, вы можете отправить их назначенному сотруднику IRS с помощью eFax, установленных систем безопасного обмена сообщениями или обычной почты.

    Чтобы отправить документы по электронной почте назначенному сотруднику IRS, вам необходимо:

    1. Сообщите сотруднику IRS свой адрес электронной почты по телефону, если вы еще этого не сделали. Это позволит им связать ваше сообщение с правильным случаем без дополнительной PII. Никогда не включайте конфиденциальную или идентифицирующую информацию в строку темы или текст вашего электронного письма.
    2. Подтвердите адрес электронной почты сотрудника IRS, особенно если вы отвечаете на предыдущее сообщение. Официальные адреса электронной почты IRS выглядят следующим образом: employee.name@irs.gov.
    3. При необходимости подпишите свои документы в электронном виде.
    4. Шифруйте все отправляемые вложения и защищайте их надежными паролями.
    5. Позвоните своему сотруднику IRS и сообщите ему пароль к зашифрованному файлу. Никогда не отправляйте пароль по электронной почте.

    Прежде чем мы отправим вам электронное письмо

    Мы никогда не связываемся с вами по электронной почте и не требуем, чтобы вы связывались с нами по электронной почте. Как всегда, вы сами решаете, отправлять или получать документы в электронном виде.

    Прежде чем мы отправим вам электронное письмо, сотрудник IRS свяжется с вами по телефону, чтобы подтвердить вашу личность и получить ваше согласие. Сотрудник IRS устно подтвердит ваш адрес электронной почты и попросит вас отправить электронное письмо для подтверждения вашего адреса. Включите следующее заявление в тело вашего электронного письма:

    Я даю согласие на получение зашифрованных документов по электронной почте от [имя сотрудника] и связанного с ним персонала IRS на время этого [анализа/сбора/и т. д.].

    Вы можете отозвать это согласие в любое время.

    Как мы отправляем документы

    Мы будем отправлять только зашифрованные документы, защищенные паролем. После получения вашего согласия сотрудник IRS свяжется с вами по телефону и сообщит, что вы ожидаете письмо по электронной почте, и предоставит надежный пароль для открытия файла.

    Всегда подтверждайте адрес электронной почты, прежде чем открывать письмо от нас.

    Мы прикрепим зашифрованный файл к электронному письму в формате Microsoft, Adobe или заархивированном файле. Чтобы открыть файл, введите пароль, который сотрудник IRS дал вам при появлении запроса.

    Налоговое управление США исторически требовало собственноручных подписей ("мокрых подписей") для налоговых деклараций, заявлений о выборах и других документов Налогового управления США, если только не были опубликованы альтернативные методы. С развитием технологий и необходимостью модернизировать взаимодействие с Налоговым управлением налоговые специалисты давно призывают к руководящим принципам и процедурам Налогового управления, позволяющим использовать электронные подписи для всех документов Налогового управления.

    Большинство всех налоговых деклараций подаются в электронном виде , но правила для многих из этих деклараций требуют обязательной подписи. Бремя налогоплательщика по распечатке, подписанию и возврату формы составителю налоговой декларации является значительным по сравнению с минимальными усилиями, необходимыми для электронной подписи формы. Требование собственноручных подписей неприемлемо в эпоху, когда технологии продолжают быстро изменять процесс подготовки налоговых деклараций, а физическое подписание деклараций ограничивает возможность подачи налоговых деклараций точно и вовремя.

    COVID-19 поставил перед налоговыми специалистами, Налоговым управлением США и налогоплательщиками множество проблем. Одна из них заключается в том, как правильно подписать налоговую декларацию, когда многие офисы налоговых специалистов закрыты. Из-за COVID-19 Налоговое управление выпустило временные исключения из правил, запрещающих электронные подписи, но налоговые специалисты должны знать, что это временные исключения, и если не будут предприняты дальнейшие действия, срок действия исключений истечет.

    В оставшейся части этого столбца обсуждается история требований и рекомендаций IRS к электронной подписи, а также формы и документы, которые в настоящее время разрешено подписывать электронной подписью, в том числе те, которые разрешены с помощью временных исключений.

    История принятия Налоговым управлением США электронных подписей

    Разд. 6061 изначально предусматривал, что любая налоговая декларация, отчет или другой документ «должны быть подписаны в соответствии с формами или правилами, установленными секретарем». сек. 6061 был изменен в 1998 году в рамках Закона о реструктуризации и реформе налоговой службы 1998 года (RRA), P.L. 105–206, поручить секретарю казначейства «разработать процедуры принятия подписей в цифровой или другой электронной форме» (RRA, §2003(b)(1)). сек. 6061 далее поясняется, что министр финансов может отменить требование о подписи или может предоставить альтернативный способ подписания налоговых деклараций или других документов.

    В 2004 году Налоговое управление США разрешило составителям налоговых деклараций использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания исходных деклараций, измененных деклараций или запросов на продление срока действия. Это не касалось подписанных выборов, заявлений об изменении методов учета, доверенностей или форм согласия. Однако сами налогоплательщики по-прежнему не имели права использовать электронные подписи для подписания таких типов деклараций и запросов (Уведомление 2004 - 54).

    В Уведомлении 2007–79 Налоговое управление США опубликовало аналогичные правила, позволяющие отправителям электронных деклараций (ERO) использовать компьютерные программы, резиновые штампы или механические устройства, такие как ручка для подписи, для подписания следующих отдельных форм:

    • Форма 8453, США Передача индивидуального подоходного налога для налоговой службы в электронной форме Return;
    • Форма 8878, электронный файл IRS Разрешение на подпись для формы 4868 или формы 2350; и
    • Форма 8879, электронный файл IRS Разрешение на подпись.

    ЭРО инициируют подачу налоговой декларации в Налоговое управление США в электронном виде и, как правило, являются составителями подоходного налога налогоплательщика, которым Служба разрешила подавать налоговую декларацию в электронном виде. Однако налогоплательщики по-прежнему не имеют права подписывать документы IRS в электронном виде.

    В 2008 году Налоговое управление США впервые разрешило налогоплательщикам подписывать документы Налогового управления США с помощью электронных подписей. 7216 форм согласия. Эти формы используются для получения согласия на раскрытие информации о налогоплательщике кому-либо, кроме самого налогоплательщика. В Откр. Proc. С 2008 по 2012 г. Служба разрешила составителям налоговых деклараций получать электронные подписи лиц, подающих форму 1040 (физических лиц) на этих формах согласия, используя любой из трех вариантов:

    • Назначить личный идентификационный номер (ПИН-код) длиной не менее пяти символов, который не предоставляется программным обеспечением автоматически;
    • Попросите налогоплательщика ввести свое имя и нажать клавишу «Ввод», чтобы дать согласие — в этом случае программное обеспечение не должно автоматически предоставлять имя налогоплательщика; или
    • Любой другой способ, которым налогоплательщик вводит пять или более символов, которые являются уникальными для этого налогоплательщика и используются составителем налоговой декларации для проверки личности налогоплательщика.

    В марте 2014 года IRS впервые разрешила налогоплательщикам использовать электронные подписи в налоговых декларациях. Налоговое управление предоставило рекомендации для отдельных налогоплательщиков по электронной подписи налоговой декларации, если декларация должна быть подана в Налоговом управлении в электронном виде в Публикации Налогового управления США 1345, Руководство для Уполномоченного Налогового управления США Электронный файл Поставщики Декларации о подоходном налоге с физических лиц (доступны на сайте irs.gov/pub/irs — pdf/p1345.pdf). Ранее форма 8879 должна была быть подписана налогоплательщиком от руки перед подачей декларации в электронном виде.

    Чтобы снизить вероятность кражи личных данных и мошенничества, Публикация 1345 требует, чтобы при удаленной транзакции поставщик программного обеспечения и ERO проверяли личность налогоплательщика с помощью проверки подлинности на основе знаний третьей стороны (KBA). Процесс KBA идентифицирует каждого налогоплательщика, который подписывает документ электронной подписью, задавая личные вопросы с несколькими вариантами ответов о налогоплательщике. Информация, используемая для формулирования вопросов, поступает из различных источников, таких как общедоступные записи, списки телефонов, названия домов и автомобилей, а также агентства кредитной информации. Многие поставщики электронных подписей, предлагающие услуги налоговым специалистам, обеспечивают процесс KBA, одобренный IRS.

    Проверка личности должна выполняться каждый раз, когда налогоплательщик дистанционно подписывает форму 8878 или форму 8879. Это подтверждается текущими часто задаваемыми вопросами для формы 8878 и формы 8879, часто задаваемыми вопросами для авторизации электронной подписи IRS. При подаче индивидуальной налоговой декларации в электронном виде налоговые специалисты должны отправить отдельному налогоплательщику копию налоговой декларации для ознакомления до подписания налогоплательщиком формы 8879. Кроме того, если суммы в форме 8879 изменяются более чем на суммы, указанные в IRS Публикация 1345, необходимо подписать новую форму 8879.Обратите внимание, что электронная подпись в удаленной транзакции не включает собственноручные подписи в формах 8878 или 8879, отправленные в ERO нарочно, почтой США, частной службой доставки, факсом, электронной почтой или через веб-сайт в Интернете.

    Не считая временных процедур, принятых в связи с COVID-19, текущие отдельные формы, которые могут быть подписаны электронной подписью, включают только формы 8453, 8878 и 8879.

    Первый закон о налогоплательщиках от 2019 г.

    Согласно Первому закону о налогоплательщиках от 2019 г., P.L. 116–25, Налоговое управление США должно установить стандарты для принятия электронной подписи налогоплательщика при запросах на разрешение Налоговому управлению США на раскрытие декларации налогоплательщика или другой информации практикующему специалисту или по доверенностям, выданным налогоплательщиком практикующему специалисту. В ответ Налоговое управление США опубликовало руководство в разделе 10.10.1 Налогового управления (IRM), вступившее в силу 3 декабря 2019 года, в котором изложены базовые требования к программам электронной подписи. IRM говорит, что инструкции для форм IRS должны конкретно указывать, разрешены ли электронные подписи. Однако многие формы не были обновлены, чтобы отразить принятие электронных подписей, и, таким образом, отдельные налогоплательщики и специалисты по налогообложению часто должны сами оценивать руководящие принципы, что неэффективно. Как обсуждалось позже, в ноябре 2020 года IRS объявила о принятии электронных подписей в форме 2848, доверенности и декларации представителя, а также в форме 8821, разрешение на предоставление налоговой информации, начиная с в январе 2021 г.

    Временное принятие электронных подписей: корреспонденция IRS

    Налоговое управление США столкнулось с проблемами, связанными с COVID-19, и с тем, как безопасно возобновить работу. В знак признания трудностей, с которыми сталкиваются многие налоговые специалисты и налогоплательщики во время пандемии, во многих случаях временно разрешена электронная подпись, которая исторически требовала физической подписи.

    • Продление срока исковой давности по оценке или сбору;
    • Отказ от установленных законом уведомлений о недостатках и согласия на оценку;
    • Соглашения по конкретным налоговым вопросам или налоговым обязательствам, например, соглашения о заключении сделок; и
    • Любые другие заявления или формы, требующие подписи налогоплательщика или представителя, традиционно собираемые сотрудниками Налогового управления США вне стандартных процедур подачи документов, например доверенность для конкретного случая.

    Меморандум от марта 2020 г. также предоставил налогоплательщикам новый способ передачи данных, запрашиваемых Налоговым управлением США. Если налогоплательщик не мог использовать eFax или установленную систему безопасного обмена сообщениями, налогоплательщик мог выбрать передачу документов в IRS по электронной почте в виде вложения. Для передачи документов по электронной почте необходимо было выполнить определенные шаги, как подробно описано в служебной записке.

    Временное принятие электронных подписей: большинство налоговых деклараций компаний подаются в электронном виде

    Налоговое управление США заявило, что эти изменения были внесены, чтобы снять опасения по поводу сбора собственноручных подписей во время пандемии COVID-19 и способствовать своевременной подаче документов. Дополнительные формы, которые можно было подписать в электронной форме, были добавлены 10 сентября 2020 года. Таким образом, до 30 июня 2021 года можно подписывать следующие формы:

    В первоначальном заявлении IRS говорится, что Служба оценит практическое влияние этого временного изменения в правилах подписи, поскольку она формулирует стандарты, разрешающие использование электронных подписей в будущем. Многие налоговые специалисты и налогоплательщики требуют, чтобы эти изменения стали постоянными.

    Принятие электронных подписей: сторонние формы авторизации

    Государственные электронные подписи

    Дополнительным уровнем сложности для специалистов по налогообложению и налогоплательщиков, ориентирующихся в правилах электронной подписи, является понимание того, в каких штатах разрешены электронные или цифровые подписи, в каких формах штатов они разрешены и как должны выполняться электронные или цифровые подписи. Многие штаты, включая Калифорнию, не разрешают использование электронных подписей для налоговых деклараций предприятий. Другие штаты, в том числе Нью-Йорк, недавно приняли законы, разрешающие электронные подписи для документов, поданных в электронном виде, в результате пандемии и имеют свои собственные требования к проверке личности (см. . и Fin., Технический меморандум TSB - M - 20 (1)C, (2)I (10/6/20)).

    Наличие нескольких наборов требований для одного и того же налогоплательщика в конечном итоге подрывает простоту, обещанную Налоговым управлением США, которое все больше принимает электронные подписи . Есть надежда, что со временем штаты также повсеместно разрешат использование электронных подписей.

    Основные выводы

    Несмотря на принятое более 20 лет назад решение Конгресса поручить Налоговому управлению США разработать процедуры принятия электронных подписей и несмотря на призывы налоговых специалистов распространить прием электронных подписей на более широкий круг форм, прогресс был медленным. Обеспокоенность по поводу проверки налогоплательщика и защиты личности не позволяла широко использовать электронные декларации и другие документы до недавних разрешений, связанных с пандемией.

    Читайте также: