Как отправить большой файл через Outlook
Обновлено: 29.06.2024
(1) Это ограничение в 250 ГБ является максимально допустимым размером файла OneDrive.
Больше нет ограничений на максимальный размер электронной почты Outlook!
Слишком много лет пользователи MS Outlook сталкивались с максимально допустимым ограничением вложенных файлов Outlook и Exchange или ограничением размера электронной почты при прикреплении больших файлов электронной почты к своим электронным письмам.
Эти дни прошли!
Теперь, благодаря Attach2Cloud, обеспечивающему полную интеграцию Outlook и OneDrive, вы можете прикреплять файлы практически любого размера (до 250 ГБ на файл без ограничений по размеру электронной почты) к сообщениям электронной почты Outlook и отправлять их любым получателям вашего выбор. Независимо от того, используют ли ваши получатели Outlook или другие почтовые программы или веб-браузеры, находятся ли они внутри или за пределами вашей организации, за каким-либо почтовым сервером, они всегда могут получать ваши самые большие вложенные файлы, независимо от их размера.
Как? очень просто, вам не нужно делать ничего особенного, даже одного дополнительного клика! Просто прикрепите свои файлы к сообщениям электронной почты Outlook, как обычно.
Конечно, эти большие файлы никогда физически не прикрепляются к вашим электронным письмам Outlook (и, конечно же, даже не сохраняются ни в вашем локальном почтовом файле Outlook OST, ни в почтовом ящике сервера MS Exchange, даже временно).
Вместо этого Attach2Cloud позволяет прозрачно загружать их в OneDrive в фоновом режиме, делиться ими с получателями и заменять их ярлыками OneDrive перед отправкой электронной почты.
Для пользователей Outlook все это незаметно; уровень интеграции Outlook-OneDrive, предоставляемый Attach2cloud, таков, что для пользователей это похоже на то, как если бы они действительно прикрепляли эти очень большие файлы к своим электронным письмам и отправляли их с помощью Outlook.
Для получателей этих писем все также на 100 % понятно:
Они получают небольшие электронные письма, содержащие ярлыки OneDrive (также известные как современные вложения). Все, что им нужно сделать, это нажать на эти ярлыки, чтобы загрузить или откройте соответствующие файлы из OneDrive. Легко!
Приведенная ниже демонстрация, которая в основном требует времени для отправки и получения электронной почты, демонстрирует идеальную интеграцию Attach2Cloud в Outlook и его полную прозрачность для пользователей Outlook, даже при прикреплении и отправке файлов размером в несколько гигабайт!
Демонстрация | Отправка очень больших вложенных файлов Outlook
Роуз нужно отправить Юмико несколько гигабайт видеофайлов
Мне нужно отправить Юмико и Команде несколько очень больших видеофайлов (всего 18 гигабайт).
Обычно при попытке прикрепить большие файлы Outlook отображает это диалоговое окно и запрещает прикреплять файлы, превышающие максимально допустимый размер электронной почты Outlook/Exchange (установленный нашими администраторами Office 365 на 35 МБ):
Общий размер файлов, которые мне нужно отправить Юмико, составляет не несколько МБ, а несколько ГБ!
К счастью, поскольку мы используем Attach2Cloud, MS Outlook теперь принимает вложенные файлы размером до 250 ГБ, а максимально допустимый размер электронной почты MS Outlook больше не ограничен!
Посмотрите, как легко отправить гигабайт файлов в Outlook…
На самом деле делать особо нечего:
я просто создаю новый адрес электронной почты Outlook и перетаскиваю в него свои 18 ГБ видеофайлов.
Через полсекунды после сброса эти гигантские файлы прикрепляются к моему письму.
Как видите, Attach2Cloud добавил к именам вложенных файлов. Итак, вы знаете, что эти файлы будут загружены в OneDrive при отправке электронной почты.
Размер прикрепленных файлов составляет всего 1 КБ. На самом деле, мои файлы не были прикреплены к моему электронному письму. Вложенные файлы, которые вы видите, являются заполнителями, созданными Attach2Cloud.
Я нажимаю «Отправить…»
Моя электронная почта помещается в папку "Исходящие" Outlook (как и любая другая отправляемая электронная почта). Я могу продолжать работать в Outlook, писать, сортировать и отправлять электронные письма.
Как видно из отправляемого электронного письма, Attach2Cloud загружает вложенные файлы в OneDrive: «Начинается загрузка 6 вложений в OneDrive…»
После завершения загрузки Attach2Cloud предоставляет получателям электронной почты доступ к файлам OneDrive и заменяет вложенные файлы электронной почты их ярлыками OneDrive. электронное письмо будет отправлено.
Все это на 100 % автоматизировано и прозрачно. Дополнительных кликов не требовалось!
Юмико получает электронное письмо от Роуз, содержащее ярлыки OneDrive
Давайте посмотрим на письмо, которое Роуз только что прислала мне:
Видеофайлы, отправленные Роуз, заменены ярлыками OneDrive. Размер электронной почты Розы теперь составляет 79 КБ, хотя она прислала мне более 18 ГБ вложенных файлов!
Я могу открыть или загрузить видеофайлы Розы, нажав на ярлыки OneDrive.
Мне, конечно, не нужен Attach2Cloud для доступа к этим файлам OneDrive.
В папке "Отправленные" Outlook Rose отправленное электронное письмо содержит те же ярлыки OneDrive
Если мы посмотрим на электронное письмо, которое я только что отправил Юмико и другим членам моей команды в папку «Отправленные» MS Outlook, то увидим, что оно содержит те же ярлыки OneDrive, что и полученные Юмико и командой.
Благодаря Attach2Cloud мы теперь можем совместно использовать одну и ту же уникальную копию этих файлов, хранящуюся в OneDrive.
Attach2Cloud — отправка очень больших вложенных файлов Outlook Outlook — преимущества интеграции с OneDrive
С помощью Attach2Cloud теперь мы можем прикреплять и отправлять гигантские файлы в Outlook (и автоматически загружать их в OneDrive).
Обмен очень большими файлами (размером от 5 до 10 ГБ или даже больше) всегда был сложным. До перехода на Office 365 мы использовали специальные платформы для обмена большими и очень большими файлами.
Отправка больших файлов другим людям, использующим эти платформы, требует использования специального программного обеспечения или веб-страниц, имеющих собственный пользовательский интерфейс, совершенно не интегрированный в нашу текущую ИТ-среду.
Мы думали, что после перехода на Office 365 наши пользователи начнут использовать OneDrive для обмена файлами (большими и другими), но, к сожалению, этого не произошло. Старые привычки трудно убить!
Правильно и то, что OneDrive требует многочисленных шагов, не всегда хорошо интегрированных, для завершения обмена файлами (загрузка, установка разрешений, информирование получателей…), и это не способствовало его принятию нашими пользователями Office 365.
Кроме того, у нас не было достаточного бюджета на обучение, чтобы рассмотреть вопрос о массовом обучении наших пользователей.
Attach2Cloud, предоставив полную интеграцию Outlook и OneDrive, действительно изменила правила игры в этом вопросе. Единственная информация, которую мы предоставили нашим пользователям, заключалась в том, что теперь они могут прикреплять файлы любого размера к своим электронным письмам MS Outlook. Многие из них обнаружили это сами!
Несколько недель спустя благодаря Attach2Cloud все наши пользователи делились своими файлами, большими или маленькими, в OneDrive (продолжая использовать Outlook и прикреплять свои файлы к своим электронным письмам, как обычно).
Attach2Cloud значительно увеличил скорость внедрения OneDrive и расширенных функций совместной работы MS Office 365 на основе OneDrive в нашей организации.
После того, как максимально допустимый размер электронной почты был ограничен 35 МБ, забавно теперь советовать нашим пользователям MS Outlook прикреплять очень большие файлы к своим электронным письмам MS Outlook.
Поскольку Attach2Cloud автоматически загружает и публикует эти вложенные файлы в OneDrive и заменяет их ярлыками OneDrive перед отправкой электронных писем, практически больше нет ограничений на размер и количество файлов, которые наши пользователи MS Outlook могут «прикреплять» к своим электронным письмам. и «отправить» их получателям. Это действительно идеальная интеграция Outlook и OneDrive.
Еще одно очень важное преимущество использования Attach2cloud заключается в том, что прием этих электронных писем, содержащих только ярлыки OneDrive и, следовательно, очень маленького размера, гарантирован. Раньше это было далеко не так. Даже с нашим ограничением на размер отправляемых электронных писем в 35 МБ, самые большие электронные письма часто отклонялись почтовыми серверами их получателей.
Внедрение Attach2Cloud также позволило нам отказаться от использования сторонних платформ для обмена большими файлами в пользу OneDrive.
Основываясь на очень положительном опыте работы с самыми большими вложенными файлами, наши пользователи Office 365 теперь позволяют Attach2Cloud загружать большинство своих вложенных файлов Outlook в OneDrive.
Это действительно повысило их производительность, поскольку теперь они могут использовать все расширенные функции совместной работы MS Office 365, такие как совместное редактирование в реальном времени в Word, Excel и PowerPoint, а также управление версиями этих файлов OneDrive.
Если вы делитесь фотографиями, отчетами или другими документами, отправка вложений по электронной почте Microsoft Outlook — это удобный способ передачи файлов другим пользователям. Но если вы попытаетесь отправить большие файлы по электронной почте с помощью электронной почты Outlook, у вас могут возникнуть проблемы. Это связано с ограничением размера файла Outlook по умолчанию.
Каков предел для вложения электронной почты Outlook? Система электронной почты по умолчанию имеет размер 20 МБ. Если вы попытаетесь отправить файл большего размера или группу файлов общим размером более 20 МБ, скорее всего, вы получите сообщение об ошибке. К счастью, есть способы обойти ограничение размера файла Outlook, если вы знаете, что делать.
В этом руководстве мы подробно рассмотрим ограничение размера вложения Outlook. Вы изучите основы отправки вложений электронной почты Outlook. И мы обсудим обходные пути для отправки действительно больших файлов по электронной почте с помощью MS Outlook.
Как отправить большие файлы по электронной почте в Outlook (видео)
Начните с краткого видеоролика ниже или изучите письменные инструкции, которые следуют ниже. Узнайте, как работать с вложениями Outlook и архивировать файлы, чтобы делиться ими через Microsoft OneDrive.
Прежде чем читать дальше, подпишитесь на новостную рассылку Tuts+ Business. Получите отличные стратегии работы с электронной почтой в нашей бесплатной электронной книге: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery.
Теперь давайте подробнее рассмотрим, как отправлять большие файлы по электронной почте с помощью Outlook:
1. Как прикрепить файл к MS Outlook
Прежде чем вы сможете прикреплять большие файлы к электронным письмам MS Outlook, вам необходимо понять основы прикрепления файла к сообщению. Давайте рассмотрим этот процесс:
Шаг 1. Создайте новое сообщение
Для начала откройте Microsoft Outlook и создайте новое сообщение:
Создайте новое сообщение в Microsoft Outlook.
Введите текст сообщения электронной почты Outlook. Теперь вы готовы прикрепить файл.
Шаг 2. Прикрепите файл
В новом сообщении нажмите значок "Прикрепить файл" на ленте. Появится список предметов, которые вы недавно использовали. Если файла, который вы хотите прикрепить, нет в списке, прокрутите вниз и нажмите «Обзор этого компьютера». Откроется Проводник. Перейдите к файлу, который вы хотите прикрепить к электронной почте Outlook:
Найдите файл, который хотите прикрепить к электронному письму.
Нажмите на файл, который хотите прикрепить к электронному письму, чтобы выбрать его. Затем нажмите кнопку «Вставить». Файл прикреплен к письму. Вы увидите файл под строкой темы электронного письма (в данном случае миниатюра фотографии, которую я прикрепил):
Электронное письмо Outlook с вложенным файлом.
Шаг 3. Отправьте сообщение
После того как вы прикрепили файл, внимательно просмотрите текст сообщения. Затем нажмите кнопку "Отправить" слева, чтобы отправить сообщение.
2. Как работать с большими вложениями файлов в MS Outlook
Несмотря на то, что прикрепить файл к сообщению MS Outlook несложно, размер вложения ограничен 20 МБ. Если вы превысите лимит размера вложения Microsoft Outlook, вы получите сообщение об ошибке:
Если общий размер всех файлов, которые вы прикрепили к своему электронному письму, превышает предельный размер файла вложения, вы получите сообщение об ошибке.
Ограничение размера вложенного файла суммируется. Так, в приведенном выше примере сообщение об ошибке появляется при присоединении дополнительного файла. Несмотря на то, что ни один из прикрепленных файлов сам по себе не превышает ограничение, их общий размер превышает 18 МБ. Дополнительный файл занимает еще 4 МБ, в результате чего общий размер вложений превышает 22 МБ.
Помимо ограничения на размер файла вложения Microsoft Outlook, важно помнить, что у некоторых почтовых провайдеров есть ограничение на размер вложений, получаемых их системой. Таким образом, если ваше электронное письмо имеет большое вложение (или несколько вложений), ваше сообщение может быть не доставлено.
Существует несколько способов обойти ограничение размера вложенного файла Outlook, в том числе:
- Использование автоматического изменения размера. Outlook предлагает автоматическое изменение размера вложенных изображений.
- В виде ZIP-файла. Zip-файлы особенно полезны, если вам нужно отправить более одного файла.
- Через Microsoft OneDrive. Microsoft предлагает облачное хранилище всем, у кого есть учетная запись Microsoft.
Вот инструкции по использованию каждого из этих методов:
Метод 1. Используйте автоматическое изменение размера Outlook
Если вы используете прикрепленные файлы изображений, вы можете использовать функцию автоматического изменения размера Microsoft Outlook, чтобы уменьшить размер изображения. Чтобы использовать эту функцию, щелкните вкладку «Файл» в левом верхнем углу окна сообщения. Вы увидите следующий экран:
Вы можете автоматически изменять размер больших файлов изображений в MS Outlook.
Нажмите кнопку-переключатель слева от параметра Изменить размер больших изображений при отправке этого сообщения, чтобы Outlook автоматически изменил размер файлов изображений.
Примечание. Размер файлов изображений изменяется при нажатии кнопки "Отправить". Таким образом, в приведенном выше примере вы все равно не сможете добавить дополнительный файл.
Чтобы понять, насколько уменьшились размеры изображения, взгляните на отправленное сообщение:
Outlook изменил размер изображений, прикрепленных к этому письму.
Как видите, даже самый большой файл размером 5 МБ (Regional (6).jpg) теперь весит всего 284 КБ (0,277 МБ).
Функция автоматического изменения размера работает только в том случае, если фотоизображения прикреплены к сообщению электронной почты и отправлены. Если вы встроили изображения в свое сообщение, их размер нельзя изменить с помощью этого метода. Таким образом, вы не сможете отправить большой файл изображения с помощью этого метода. Но это может уменьшить размер отправляемых вами изображений, что повысит вероятность того, что они будут приняты системой электронной почты получателя.
Способ 2. Заархивируйте вложенные файлы, чтобы объединить и сжать их
Функция автоматического изменения размера Outlook очень полезна, но не работает для некоторых типов файлов. Например, предположим, что у вас есть большая электронная таблица или другой большой документ, который вы хотите отправить по электронной почте. Функция изменения размера не работала. Видеофайлы — это еще один тип файлов, которые часто превышают лимит вложений электронной почты Outlook, но размер которых нельзя изменить с помощью функции изменения размера.
Чтобы ответить на эти большие типы файлов, нужно сжать их с помощью zip-файла, прежде чем прикреплять к электронной почте Outlook. ZIP-файл также может объединять несколько файлов в один файл.
При создании ZIP-файла ваши файлы автоматически сжимаются, но это бесполезно для типов файлов, которые уже сжаты. Например, .jpg — популярный формат изображения — уже находится в довольно сжатом состоянии. Таким образом, сжатие файлов этого типа не сильно уменьшит размер.
Когда получатель получает ZIP-файл, он просто извлекает файлы из ZIP-файла. Давайте начнем. В этом примере я покажу вам, как отправлять большие файлы такого типа по электронной почте Outlook.
Шаг 1. Создайте ZIP-файл
Первое, что вам нужно сделать, это заархивировать большие файлы. Перейдите в проводник Windows и найдите файлы, которые вы хотите заархивировать. Используйте CTRL+Shift, чтобы выбрать несколько файлов. Вот пример выбранных файлов:
Выберите файлы, которые вы хотите заархивировать, в проводнике.
В этом примере я использую большие видеофайлы. Обратите внимание, что вместе выбранные файлы немного превышают ограничение в 20 МБ. Щелкните правой кнопкой мыши выбранные файлы, чтобы открыть всплывающее меню:
Вы можете сжимать большие файлы с помощью функции Windows Zip.
Выберите Отправить в > Сжатая (заархивированная) папка. Система автоматически создает заархивированный файл, содержащий все выбранные вами файлы:
Сжатый ZIP-файл содержит все исходные файлы.
Обратите внимание, что размер ZIP-файла меньше, чем общий размер исходных файлов. Если хотите, теперь вы можете переименовать этот файл
Шаг 2. Прикрепите ZIP-файл к электронной почте Outlook
После того как вы создали ZIP-файл, вы можете прикрепить его к сообщению электронной почты Outlook, следуя инструкциям по отправке вложенного файла, которые я описал ранее. Когда будете готовы, нажмите кнопку Отправить.
Шаг 3. Извлеките файлы из архива
После того как ваш получатель получит электронное письмо с прикрепленным zip-файлом, ему просто нужно извлечь файлы. Это легко, если вы знаете, что делать. Вот электронное письмо с прикрепленным zip-файлом:
После того, как вы создали ZIP-файл, вы можете прикрепить сжатый файл к электронному письму Outlook.
Чтобы получить доступ к файлам в ZIP-файле из полученного сообщения электронной почты Outlook, нажмите стрелку вниз справа от файла. Выберите параметр «Сохранить как»:
Начните с сохранения заархивированного файла на свой компьютер.
Сохраните zip-файл в папку на вашем компьютере, где вы хотите его сохранить. Затем используйте проводник Windows, чтобы перейти к папке, в которой вы сохранили zip-файл. Нажмите на файл, чтобы выбрать его. Затем щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть всплывающее меню:
После того, как вы сохранили ZIP-файл, вы можете извлечь содержащиеся в нем файлы.
Выберите пункт меню «Извлечь все».
Выберите папку для хранения извлеченных файлов.
Выберите место для извлеченных файлов и нажмите кнопку «Извлечь». Файлы извлекаются в выбранное вами место.
Способ 3. Отправить файл через облачную службу
Вы также можете поместить большой файл в облачное хранилище, а затем поделиться им. Общие службы облачного хранения включают Dropbox, Google Drive и OneDrive.
OneDrive — это облачное хранилище Microsoft. Он встроен в Windows. Если у вас есть учетная запись Microsoft, вы можете хранить до 15 ГБ в бесплатной учетной записи OneDrive. Вы можете найти OneDrive в проводнике Windows (обратите внимание на значок в виде облака):
OneDrive — это облачное хранилище Microsoft.
Шаг 1. Скопируйте файлы в OneDrive
Давайте рассмотрим, как обмениваться большими файлами с помощью Microsoft OneDrive. В приведенном выше примере я уже создал несколько папок, в том числе одну под названием «Общие файлы». Чтобы поделиться файлами через OneDrive, я открываю два экземпляра проводника на своем ПК. Я нажимаю на файлы, которыми хочу поделиться, чтобы выбрать их, а затем перетаскиваю в папку OneDrive:
Выбранные файлы можно перетащить в папку OneDrive.
Шаг 2. Получите ссылку для общего доступа
После того, как файлы окажутся в папке, которой вы хотите поделиться, щелкните правой кнопкой мыши имя папки, чтобы открыть всплывающее меню. Выберите Дополнительные параметры общего доступа OneDrive. Откроется окно OneDrive с диалоговым окном «Общий доступ к общим файлам»:
Вставьте скопированную ссылку в сообщение электронной почты Outlook, чтобы поделиться большими видеофайлами.
Вы увидите множество способов поделиться файлами в своей папке, в том числе через социальные сети. Чтобы поделиться файлами через Microsoft Outlook, нажмите кнопку «Копировать», чтобы скопировать показанную ссылку в буфер обмена.
Шаг 3. Добавьте ссылку в сообщение Outlook
Откройте Microsoft Outlook и создайте новое сообщение. Нажмите CTRL+V, чтобы вставить ссылку в сообщение электронной почты:
Получатель может щелкнуть ссылку, чтобы получить доступ к общим файлам.
Когда будете готовы, нажмите кнопку "Отправить", чтобы отправить сообщение электронной почты. Когда сообщение получено, получатель может щелкнуть ссылку в электронном письме, чтобы получить доступ к большим файлам, которыми вы поделились.
Заключение
Из этого руководства вы узнали, как отправлять большие файлы по электронной почте в Microsoft Outlook. Вы даже научились отправлять большие видеофайлы через Outlook.
Если вам нужно отправить большие файлы по электронной почте, важно знать об ограничении размера файла MS Outlook. Однако с помощью методов, которые вы изучили в этом руководстве, вы можете поделиться вложением Outlook, даже если оно превышает предельный размер файла Outlook.
Вы когда-нибудь сталкивались с необходимостью отправлять большие файлы через Outlook, но у вас были ограничения по размеру вложенных файлов?
Возможно, вы столкнулись с сообщением об ошибке, в котором говорится: «Размер вложения превышает допустимый предел» или «Файл, который вы вкладываете, больше, чем позволяет сервер. Попробуйте поместить файл в общую папку и вместо этого отправить ссылку», в зависимости от используемой версии Outlook.
Это связано с тем, что Outlook накладывает ограничение на размер файла вложения.
Каков предельный размер файла Outlook?
К сожалению, из-за ограничений почтового сервера во всех версиях Outlook и Office 365 максимальный размер вложения по умолчанию составляет от 20 до 25 мегабайт (МБ).
Это ограничение затрудняет продуктивную работу, особенно на рабочем месте, поскольку вам потребуется использовать отдельное решение для передачи файлов, чтобы доставлять большие файлы вашим контактам. Возможно, вам даже придется побеспокоить вашу ИТ-команду о помощи. (Поверьте мне, ваша ИТ-команда ненавидит решать подобные проблемы.)
Если вы хотите решить эту проблему самостоятельно, в Интернете есть множество возможных решений этой проблемы:
- Загрузка файлов через OneDrive и предоставление ссылки
- Изменение реестра на компьютере с Windows для увеличения максимального размера загрузки
- Сжатие файлов перед отправкой
- Разбиение файла на части и отправка нескольких электронных писем
Хотя приведенные выше решения помогут вам решить вашу проблему, они неудобны и требуют много времени только для отправки одного файла! Вы должны иметь возможность удобно отправлять большие файлы прямо из Outlook. Вы также должны иметь возможность защитить файлы, которыми вы делитесь.
В этом поможет TitanFile.
Как отправлять большие файлы через Outlook
Мы предлагаем вам использовать надстройку Secure Send от TitanFile, чтобы легко обойти ограничение на размер файла и отправлять большие файлы во всех версиях Outlook и Office 365.
Помимо возможности прикреплять большие файлы в Outlook, TitanFile также шифрует электронные письма, чтобы гарантировать, что посторонние лица или стороны не получат к ним доступ.
Вот как начать отправлять большие файлы в Outlook всего за 5 минут:
1) Подпишитесь на бесплатную пробную версию TitanFile. (Не волнуйтесь, кредитная карта не требуется)
2) Загрузите надстройку Secure Send здесь и следуйте инструкциям по установке. После установки надстройки вы увидите два новых значка на ленте навигации Outlook: «Прикрепить большой файл» и «Защищенная отправка», как показано на изображении ниже.
3 ) Добавьте контакт, строку темы и сообщение, как обычно.
4) Нажмите кнопку «Прикрепить большой файл», чтобы прикрепить файл размером более 25 МБ, затем дождитесь окончания загрузки файла. Вам не придется долго ждать, потому что молниеносная скорость загрузки TitanFile позволяет загружать файлы объемом в гигабайты в течение нескольких минут! (при условии, что скорость вашего интернета позволяет)
5) Нажмите значок "Безопасная отправка", чтобы отправить получателю зашифрованное электронное письмо Outlook или Office 365.
Вот оно! Теперь ваш получатель получит ссылку для безопасного доступа к файлам.
Теперь вы можете безопасно отправлять большие файлы всем своим контактам прямо из Outlook. Нет необходимости прибегать к каким-либо другим методам обмена большими файлами.
Нашли это решение полезным? Поделитесь им ниже, чтобы показать другим, как прикреплять большие файлы к Outlook.
Вам никогда больше не придется беспокоиться о появлении подобного сообщения об ошибке. Потому что сегодня вы отправитесь в школу электронной почты, чтобы изучить азбуку застегивания, вождения и сброса. Готовый? Начнем.
Размер имеет значение
Каковы ограничения по размеру для отправки файла? Все зависит от используемой вами почтовой платформы.
Ограничения размера сообщения для:
Gmail: 25 МБ
Ymail: 25 МБ
Outlook: ~20 МБ (для интернет-почты по умолчанию, но ваша компания может ограничить размеры на уровне Exchange)
Поэтому, как правило, если ваш файл превышает 20 МБ, вам нужно что-то с этим сделать.
Помимо раздражающего сообщения об ошибке и потерянного времени на ее устранение, есть и другие веские причины уменьшить размер сообщений электронной почты и вложений. Эти причины включают в себя поддержание чистоты почтовых ящиков, если на вашем сервере Exchange есть проблемы с хранилищем, целостность общего доступа к файлам и документам и безопасность, и это лишь некоторые из них.
1. Заархивируйте
Если вам нужно отправить действительно большой файл или множество маленьких файлов, один из изящных приемов — просто сжать файл.Это означает, что вы отправляете настоящий PDF- или PSD-файл или что-то еще, но сжимаете данные, чтобы размер файла был меньше.
На Mac или ПК (указания примерно такие же) просто щелкните файл правой кнопкой мыши (управление) и выберите «Сжать». На рабочем столе будет создан новый файл с тем же именем и расширением .zip.
Если у вас есть несколько файлов для сжатия, создайте папку с файлами, которые вы хотите заархивировать, а затем щелкните, удерживая нажатой клавишу Control, и нажмите "Сжать".
2. Управляйте
Gmail предлагает собственный элегантный обходной путь для отправки больших файлов: Google Диск.
Если вы используете Gmail, у вас есть возможность из окна сообщения прикрепить файл с Диска. Вместо того, чтобы включать файл в ваше электронное письмо, он ссылается на файл или папку на вашем Google Диске.
Обязательно настройте параметры общего доступа, чтобы разрешить вашему контакту доступ к папке или файлу.
3. Бросьте это
Dropbox — это все, что вам нужно для обмена файлами. Мы храним всю нашу ЖИЗНЬ в Dropbox. Вы можете поделиться огромными файлами, папкой с миллионом фотографий, файлами фильмов и всем, что вы можете загрузить.
Еще одна интересная информация о Dropbox — отличная функция безопасности, позволяющая отправлять раскрывающиеся ссылки. Это отличный способ отправить файл, который вы не можете безопасно или практически отправить по электронной почте, и вы не хотите, чтобы кто-то имел доступ к файлу дольше установленного периода времени.
Итак, теперь вы можете заархивировать, переместить или удалить (как это горячо) в любое время, когда вам нужно отправить большой файл через Интернет.
Какой метод вы предпочитаете? Добавьте свои комментарии ниже!
Стефани Фишер
Стеф возглавляет нашу команду по доставке клиентов и одержим обеспечением качества работы, созданием эффективной машины и освоением инструментов и дисциплин для достижения успеха для наших героев. Дома она любит слушать подкасты о реальных преступлениях, играть со своими дочерьми и двумя мопсами и петь в местной рок-группе со своим мужем.
Читайте также: