Как организовать свое рабочее место за компьютером
Обновлено: 30.06.2024
Для некоторых людей организованность — вторая натура. Для других это все равно, что загнать квадратный колышек в круглое отверстие. Если вы относитесь ко второй группе, мы покажем вам, как организовать свой рабочий стол для максимальной продуктивности. Если вы относитесь к первой группе, вы найдете несколько уникальных советов, которые сделают вашу организацию еще лучше.
Как организовать свой рабочий стол
1) Очистить все
Первый шаг к организации рабочего стола – убрать все. И когда мы говорим все, мы имеем в виду все. Отключите телефон. Отключите монитор. Уберите все бумаги, файлы и канцелярские принадлежности. Когда закончите, вы сможете видеть каждый квадратный сантиметр своего стола.
Прежде чем перейти к следующему шагу, найдите несколько минут, чтобы разобраться с лишней бумагой и канцелярскими принадлежностями. Откажитесь от того, что вам не нужно, а остальное сложите на потом.
2) Очистите все поверхности
Пока поверхность вашего стола полностью пуста, протрите поверхность мягкой тканью и дезинфицирующим средством. Это занимает меньше минуты, но создает более счастливую и здоровую рабочую среду.
Заодно почистите клавиатуру (один из самых грязных и трудно поддающихся чистке инструментов на вашем столе) с помощью этого простого и быстрого офисного приема: протяните полоску прозрачной ленты через промежутки между клавишами. чтобы удалить всю пыль, крошки и волосы, которые со временем накапливаются.
3) Разделите свой стол на секции
Пришло время заняться организацией. Для этого шага разделите свой стол на отдельные зоны:
Вот что содержится в каждом разделе.
Монитор/Компьютер
Это место для вашего самого важного инструмента: монитора и/или ноутбука. Неважно, используете ли вы ноутбук сам по себе, ноутбук и периферийный монитор или просто монитор (с настольным блоком, спрятанным где-то еще), для этого предмета нужна отдельная выделенная зона.
Средняя треть вашего стола всегда должна быть отведена для вашего компьютера. Таким образом, вы можете подтягивать свой ноутбук или клавиатуру к себе или от себя по мере необходимости. Если вы оставите для этого достаточно места, вы всегда сможете использовать пространство прямо перед собой для написания, подписания и просмотра документов.
Телефон
Если на вашем столе есть стационарный телефон, поместите его доминирующей стороной к задней части стола. Таким образом, вам не нужно тянуться через тело, чтобы поднять его.
Если на вашем столе нет стационарного телефона, используйте это место для установки зарядной станции для мобильного телефона или планшета. Если у вас нет ни того, ни другого, переместите один из других разделов сюда, чтобы у вас было больше свободного места перед столом.
Файлы и бумага
В дальнем углу напротив телефона поместите вертикальную папку с четырьмя или пятью слотами. Присвойте этим слотам следующие приоритеты:
Срочно, но не важно
Важно, но не срочно
Не важно и не срочно
Теперь рассортируйте все бумаги, которые вы убрали со своего стола, и поместите их в папки с файлами, соответствующие одной из четырех категорий. Храните эти папки с файлами в вертикальном держателе.
Пустое место
Сохраняйте свободное место перед телефоном (или там, где он должен быть). Таким образом, у вас всегда будет рабочее пространство с быстрым доступом на вашей доминирующей стороне для написания и организации.
Расходные материалы
Ограничьте свои запасы несколькими предметами первой необходимости и всегда храните их в одном и том же месте.
Имейте в виду, что вам не нужна целая чашка ручек и карандашей, достаточно одной высококачественной. Когда вы закончите писать, всегда кладите ручку или карандаш обратно на отведенное место. Нам нравится хранить эти письменные принадлежности на краю арифмометра или на обратной стороне клавиатуры.
4) Ограничить личные вещи
Беспорядок на рабочем столе больше всего отвлекает от личных вещей. Поэтому, если вы ищете один из лучших советов по организации рабочего стола, ограничьте количество личных вещей до трех.
Фото вашей семьи или домашнего животного. Уникальный сувенир из вашей недавней поездки. Ваш любимый мячик для снятия стресса. Вот и все. Ограничив количество личных вещей тремя или менее, вы не будете отвлекаться и не будете отвлекаться.
5) Спрятать кошельки или сумки в ящике
Когда утром вы первым делом подходите к своему рабочему столу, не роняйте сумку, сумку и мобильный телефон на стол. Это ненужный беспорядок, из-за которого вы можете почувствовать себя перегруженным еще до того, как начнете.
Вместо этого уберите свою сумку или кошелек в большой ящик стола, чтобы они не попадались на глаза и не приходили в голову. А если вы действительно хотите навести порядок на своем столе, переместите туда и свой мобильный телефон, чтобы не проверять уведомления постоянно.
6) Настройка папки "Входящие"
Если члены команды постоянно доставляют документы на ваш стол, организуйте хранение информации в папке "Входящие".Не забудьте пометить папку «Входящие» большими жирными буквами, чтобы все знали, куда класть новые сообщения. Это помогает поддерживать порядок на рабочем столе — особенно когда вы отсутствуете — за счет ограничения всего, что входит в одну область вашего стола.
Если вы решите использовать почтовый ящик, поместите его в ту же часть вашего стола или рядом с ней, что и вертикальная папка, упомянутая выше.
7) Сканируйте документы, когда это возможно
Если вы беспокоитесь о том, как навести порядок на своем столе и не загромождать его бумагой, которая накапливается в течение дня, отсканируйте как можно больше документов на свой компьютер.
Создайте на своем компьютере специальную папку (например, «Отсканированные документы») и настройте ее так, чтобы все новые сканы сохранялись в этом месте. Оттуда вы можете перемещать документы в более конкретные папки для длительного хранения.
Сканирование занимает всего несколько минут в зависимости от того, сколько листов бумаги у вас есть, но в долгосрочной перспективе оно может сэкономить ваше время и энергию, поддерживая порядок на рабочем столе.
8) Компьютерные кабели Corral
Немногие вещи заставят ваш стол чувствовать себя более неорганизованным, чем беспорядочная куча компьютерных кабелей. Одного знания о том, что под вашим столом или на полу висит большой узел проводов, достаточно, чтобы отвлечь даже самого сосредоточенного человека.
Инвестируйте в систему организации кабелей и потратьте полчаса, когда работа идет медленно, чтобы собрать кабели, чтобы избежать беспорядка. Это сделает ваш стол более организованным, даже если вы никогда больше не увидите кабели.
поиск меню
Урок 4. Организация рабочего стола
Введение
К концу этого урока вы должны уметь:
- Понять, почему важно оставаться организованным
- Определить, как стать более организованным на рабочем месте.
Почему важно организовать свое рабочее пространство
У организации рабочего пространства есть несколько преимуществ.
- Улучшенное управление временем.
Выделение времени на организацию поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе. Постоянная работа с беспорядком может серьезно снизить вашу продуктивность. Лучшие тайм-менеджеры настраивают и организуют свои рабочие места, чтобы сократить время, необходимое для каждой задачи. - Быстрый поиск важных предметов.
Ваш начальник когда-нибудь просил у вас важный документ, который вы не смогли найти? Организация рабочего места избавит вас от смущения и разочарования. - Помните о важных задачах.
Расхожая фраза «с глаз долой, из сердца вон» во многом верна. Визуальные подсказки могут помочь вам запомнить важные задачи и расставить приоритеты. Например, чистый и аккуратный стол может помочь вам справиться с одной задачей за раз. - Поддерживайте профессиональный вид.
Ваша одежда, манера поведения и рабочее место представляют вас и вашего работодателя. Минимум беспорядка свидетельствует о профессионализме. - Сосредоточьтесь на рабочих целях.
Упорядоченное рабочее место поможет вам точно настроить и выполнить свои повседневные задачи, тем самым помогая вам достичь долгосрочных профессиональных целей.
Организация рабочего пространства
Организация — это первый шаг к тому, чтобы оставаться организованным. Независимо от того, начинаете ли вы новую работу или отчаянно хотите организовать свое текущее рабочее место, примите во внимание следующие советы.
- Проанализируйте, как используется ваше рабочее пространство.
Перечислите должностные обязанности, которые вы выполняете здесь (в зависимости от вашей работы, некоторые из них могут выполняться в другом месте) и пронумеруйте их в порядке важности. - Сгруппируйте похожие предметы вместе.
Сложите похожие предметы стопками на полу, чтобы вы могли их хорошо видеть, прежде чем определять их окончательное местоположение. Сделайте еще одну кучу для всего, что не связано с вашими рабочими обязанностями. - Группируйте и разделяйте предметы, связанные с каждой служебной обязанностью.
Группируйте вместе книги, материалы и расходные материалы, связанные с определенной задачей. Эта стратегия может не сработать, если вы выполняете несколько одинаковых обязанностей. - Выбрасывайте ненужные элементы в корзину.
Группируя и разделяя элементы, спросите себя: "Нужно ли мне это хранить? Если да, то как часто я использую это? Если нет, то почему?"
Ваши рабочие обязанности и профессиональные цели должны диктовать, как будет организовано ваше рабочее пространство.
Убрать
Теперь, когда вы потратили время на то, чтобы разобраться со своими вещами, вам следует придумать, как организовать их так, чтобы это помогло вам эффективно выполнять свои обязанности.
- Избегайте ненужных перемещений, храня часто используемые предметы на близком расстоянии или на уровне глаз.
- При необходимости создайте отдельные рабочие места, где вы работаете на одной конкретной должности.
- Публикуйте важные напоминания на уровне глаз.
- Ограничьте рабочий стол элементами, которые вы используете ежедневно.
- Поставьте книги и руководства на книжную полку. Держите под рукой те, которыми вы пользуетесь каждый день.
- Сведите количество декоративных элементов к минимуму. Прежде чем приносить на работу личные или декоративные предметы, ознакомьтесь с политикой своего работодателя.
- Поместите предметы, которыми вы пользуетесь несколько раз в год, в глубокое хранилище. Сначала убедитесь, что они правильно помечены.
Организационные инструменты
Есть несколько канцелярских принадлежностей, которые помогут вам организовать рабочее пространство.
Если вам было трудно справляться с делами на работе, оглянитесь вокруг. На вашем рабочем месте беспорядок? Согласно исследованию, опубликованному в журнале Journal of Neuroscience, беспорядок на столе не только визуально неприятен, но и мешает сосредоточиться и обрабатывать информацию. Беспорядок отвлекает внимание и создает стресс. , беспокойство и чувство вины. Другими словами, это должно уйти.
Но когда вы смотрите на гигантский беспорядок, разобраться с ним может показаться невозможным. К счастью, наведение порядка на рабочем столе не является непреодолимой задачей, как может показаться на первый взгляд. Пока вы готовы быть тщательным и стойким, поддерживать порядок на своем столе на самом деле довольно просто и, что более важно, оно того стоит в долгосрочной перспективе. Начните с этих 20 простых советов по поддержанию порядка на рабочем столе, и вы получите больше физического пространства, ясный ум и большую производительность в кратчайшие сроки. А чтобы узнать больше о способах навести порядок, освойте 40 гениальных способов стать более организованными после 40.
Есть вещи, которые вы приносите на работу каждый день и которые нужно куда-то деть. Однако вместо того, чтобы бросить свою сумочку, бумажник, телефон или ключи на стол, чтобы только мешать весь день, выделите определенное место для необходимых, но часто создающих беспорядок предметов. А еще лучше, когда это возможно, держите свой телефон вне поля зрения, и вы уменьшите количество отвлекающих факторов, которые вы испытываете за своим рабочим столом. А чтобы узнать больше о том, как улучшить свою жизнь, ознакомьтесь с этими 30 гениальными приемами, которые сделают вашу жизнь проще.
Шаттерсток
У вас может быть абсолютно безупречный, бесплодный стол, которым мог бы гордиться самый строгий минималист, но если экран вашего компьютера представляет собой кошмарный лабиринт значков и несортированных файлов, вам еще есть над чем работать. Цифровой беспорядок тоже считается беспорядком и может неожиданно отвлекать, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Не реже одного раза в неделю очищайте все ненужные файлы на рабочем столе и размещайте папки в других папках, если вам нужно сделать домашний экран более упорядоченным. А чтобы узнать больше о том, как превратить компьютер в организационную силу, откройте для себя лучшие фоновые рисунки рабочего стола компьютера для повышения производительности.
Возможно, это само собой разумеется, но если вы хотите привести в порядок свой рабочий стол, вам нужно будет провести чистку. Просмотрите каждый предмет на своем столе и спросите себя, действительно ли он вам нужен. Сохраняйте то, что делаете; выбрасывайте то, что вам не нужно. И будьте честны: вы только делаете себе хуже, утверждая, что меню на вынос из ныне закрытого ресторана «необходимо». Сделайте это правильно с первого раза, и вы добьетесь значительного прогресса в создании более спокойного рабочего стола.
Шаттсток
В конце каждого дня вытирайте стол перед уходом. Это заставит вас убрать все, что вы оставили на своем рабочем столе, а это означает, что вы будете приходить на работу каждое утро с чистым столом и новым началом.
Шаттерсток
Вы можете думать, что отлично справляетесь с многозадачностью, но на самом деле многозадачность практически невозможна с точки зрения когнитивных способностей.Вместо того, чтобы пытаться и потерпеть неудачу, сосредоточьте свое внимание на одной задаче за раз. Чтобы еще больше свести к минимуму беспорядок, сделайте то, над чем вы работаете, единственной вещью, занимающей место на вашем столе — все остальное нужно убрать. И если вы безнадежно многозадачны, вам следует знать эти 20 способов сделать свою жизнь сложнее, чем она должна быть.
Хотите избавиться от кип бумаги, загромождающих ваш стол? Перейти на цифру. Все, что вам абсолютно не нужно в физической копии, должно быть отсканировано. Сохраните файлы в формате PDF, и у вас будет каталог, в котором удобнее искать и искать, чем в картотеке. Вы также должны сканировать документы, которые вам нужны для сохранения физических копий, но по возможности найдите для них место для хранения где-нибудь еще в вашем рабочем пространстве, так как вам, вероятно, редко будет нужен доступ к ним.
Шаттерсток/Смолав
Вместо того, чтобы разбрасывать стопки проектов по всему рабочему столу, используйте двухуровневую систему упорядочивания бумаг. Один лоток предназначен для новых бумаг, с которыми еще предстоит работать. Другой лоток предназначен для документов, которые были просмотрены и должны быть рассмотрены или подшиты. А чтобы узнать больше о том, как превратить себя в настоящую офисную рабочую лошадку, ознакомьтесь с этими 15 способами удвоить производительность за половину времени. ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
Одно из правил, позволяющих избежать прокрастинации, заключается в том, что если что-то занимает менее двух минут, просто сделайте это прямо сейчас. Точно так же, если что-то на работе занимает менее 15 минут, просто сделайте это. Завершите проект как можно скорее, чтобы вы могли его зарегистрировать и убрать с дороги как умственно, так и физически. Чем раньше вы выполните задачу, тем скорее она перестанет вас отвлекать и тем быстрее перестанет занимать драгоценное место на вашем столе.
Шаттерсток
Выработайте привычку неукоснительно использовать свой цифровой календарь, чтобы отслеживать проекты, а также заметки и приложения для создания заметок, такие как Keep для списков дел и напоминаний. Когда вы достигаете точки, когда все автоматически включается в программу, вы избавляетесь от необходимости в стикерах и на один шаг приближаетесь к безмятежной рабочей среде.
На самом деле, не все может быть записано прямо в ваш телефон, поэтому держите под рукой блокнот, чтобы делать записи, например номера телефонов и напоминания. Хотя добавление еще одного предмета на ваш стол может показаться нелогичным, наличие блокнота под рукой позволяет объединить все эти идеи и важную информацию, а не разбрасывать их по столу на клочках бумаги, конвертах и меню.
Лучший способ сортировать вещи — по важности. Когда вы пытаетесь выяснить, где на вашем столе что-то хранить, спросите себя, как часто вы это используете или нуждаетесь в этом. Если это происходит не очень часто, поместите этот предмет в менее доступное место, чем предметы, которыми вы пользуетесь каждый день.
Шаттерсток
Поставьте мусорное ведро рядом со своим столом или под ним. Этот мусорный бак - твой новый лучший друг. Как только на вашем столе окажется что-то ненужное, выбросьте это. Чем дольше накапливается беспорядок, тем больше вы к нему привыкаете и тем больше вероятность того, что вы позволите ему оставаться там бесконечно долго. Для достижения наилучших результатов приобретите также небольшой контейнер для вторичной переработки, чтобы вы могли мгновенно выбрасывать документы, которые вам больше не нужны. Хорошо используйте оба из них, чтобы свести к минимуму беспорядок.
Шаттерсток
Неорганизованность – это не только то, что находится на вашем столе или на нем, но и то, что находится под вашим рабочим местом и за ним. Если в поле зрения клубок проводов, это будет отвлекать. Чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, которые могут создавать эти кабели, возьмите стяжки и соберите кабели в аккуратные маленькие пучки, а затем спрячьте их, чтобы вам не приходилось на них смотреть.
Возможно, вам не нужно, чтобы модем и маршрутизатор стояли на вашем столе, смотрели на вас неприглядно и моргали. Положите их на пол или в ящик стола, чтобы создать более визуально приятную и менее отвлекающую рабочую зону.
Шаттерсток
У ручек и карандашей есть свойство накапливаться без особых усилий с вашей стороны. Но вы не обязаны хранить высохшие шариковые ручки, которые за год появились на вашем столе. Попробуйте ограничиться двумя ручками и двумя карандашами. Это не только сведет к минимуму беспорядок, но и заставит вас сознательно не одалживать их коллеге, который никогда ничего не возвращает.
В идеальном мире вы могли бы превратить один из ящиков вашего стола в зарядную станцию для телефона, наушников, резервных аккумуляторов и других вещей, которые мы неизбежно носим с собой. Но если это невозможно, сделайте зарядную станцию за своим монитором, где эти предметы будут (в основном) вне поля зрения и, надеюсь, не в памяти.
Шаттерсток
Вы, вероятно, проводите большую часть своего дня за компьютером, но у вас все равно должно быть место на столе, предназначенное для работы вне компьютера. Вы можете просматривать документы, читать и выполнять там свой список дел, а не смешивать кучу разного с вашим компьютером и создавать ненужный хаос.
Шаттерсток
В конце каждого дня просматривайте все свои бумаги. Просмотрите и определите, что нужно отсканировать, подшить или измельчить, а затем сделайте это, прежде чем отправиться в путь. Это одна из тех задач, которая в первый раз может вызвать колоссальную боль, но займет менее пяти минут, как только вы привыкнете поддерживать порядок на рабочем столе.
Шаттерсток/ялана
Если вы используете настольную полку для хранения канцелярских принадлежностей, у нас плохие новости: даже когда ваши вещи «убраны», они все равно создают визуальный беспорядок. Если возможно, выделите место в ящике стола для хранения канцелярских принадлежностей, особенно тех, которые очень редко используются. Поднос для посуды – это отличный способ держать вещи в порядке и легко найти.
Шаттерсток
Раз в неделю тщательно осматривайте свой рабочий стол, чтобы разобраться с пропущенными бумагами или мусором, расставить канцелярские принадлежности, выпавшие не на своем месте в лотке, папки, которые оказались не на своем месте, или файлы, которые каким-то образом удалось проникнуть на рабочий стол вашего компьютера. Чем чаще вы будете проводить техническое обслуживание в течение недели, тем меньше времени это займет. И как только вы научитесь контролировать свой рабочий стол, обязательно освойте 20 гениальных способов сделать работу более увлекательной.
Чтобы узнать больше удивительных секретов лучшей жизни, нажмите здесь, чтобы подписаться на нашу БЕСПЛАТНУЮ ежедневную рассылку новостей!
Самостоятельные решения и решения для хранения, которые облегчают работу.
Для большинства людей беспорядок на рабочем месте создает беспорядок в голове. Организованный стол не только будет выглядеть более привлекательным, но и будет мотивировать вас приступить к работе, тем более что вам не придется убирать стопки бумаги и мусор, чтобы выполнить работу. Просмотрите эти умные идеи организации рабочего стола, чтобы найти простые, но очень эффективные способы привести в порядок свое рабочее место, будь то домашний офис, небольшой уголок, превращенный в импровизированное рабочее место, или кабинка с 9 до 5. Со стенами из перфорированной доски, DIY органайзеры и цветные разделители, вы можете разместить все свои канцелярские принадлежности, документы и материалы для планирования в специально отведенном месте, чтобы у вас всегда было именно то, что вам нужно. С помощью нескольких разумных действий вы получите организованный офис, который поможет вам оставаться продуктивным и сосредоточиться на самой важной задаче: ведении бизнеса.
Серьезно хотите организоваться? В нашем 14-дневном конкурсе по расхламлению вы найдете все инструменты и советы, необходимые для того, чтобы приступить к работе и навсегда организовать свою жизнь. Присоединяйтесь к этой специальной программе, предназначенной исключительно для участников GH+, сегодня! ПРИСОЕДИНЯЙТЕСЬ
Крупная мебель загромождает маленькое пространство, поэтому прикрепите стол прямо к стене и установите систему слежения над головой. Прикрепите столько полок, сколько вам нужно для надлежащего хранения принадлежностей для творчества, книг и других офисных принадлежностей.
Чтобы создать функциональный фон, покройте пустую стену слоем меловой краски, а затем разделите ее, пока она не станет похожа на календарь. В начале месяца заполните все важные сроки или события, а затем добавляйте их по прошествии недель.
Убедитесь, что у вас достаточно места для выполнения поставленной задачи, разместив все свои бумаги, расходные материалы и другие документы на стеллаже поблизости.
Если вы не можете зарезервировать целую комнату для своего офиса, просто установите складной стол в свободный угол стены. Украсьте пространство, как в обычном офисе, с рабочей лампой, зеленью и другими средствами повышения производительности.
Читайте также: