Как долго действительна электронная подпись?
Обновлено: 04.07.2024
Очевидно, что использование электронных подписей для выполнения соглашений и других юридических документов становится все более популярным.
Но откуда вы знаете, что электронная подпись имеет юридическую силу? Во многих соглашениях и раскрытиях самолюбиво говорится, что «электронные подписи так же хороши, как и оригиналы», но понимание того, действительна ли электронная подпись — и как это определяется, — является несколько более сложным процессом и, в конечном счете, имеет решающее значение для уверенности в том, что у вас есть действительный и обязывающее соглашение.
Вот некоторые ключевые юридические соображения, касающиеся определения того, когда электронная подпись может считаться обязательной и подлежащей принудительному исполнению.
1. Какой закон применяется — федеральный или штата?
(a) Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (Закон об электронных подписях) 1
(b) Единый закон об электронных транзакциях (UETA) (в той степени, в которой он принят применимым штатом) 2
Закон об электронной подписи — это федеральный закон, который применяется к торговым сделкам между штатами (т. е. сделкам, затрагивающим более одного штата США) и сделкам между американскими и неамериканскими компаниями или странами. Поскольку Закон об электронной подписи основан на концепции приоритета федерального законодательства (т. е. правовых вопросов, которые может регулировать только федеральное правительство), все, что не подпадает под действие этого федерального закона, фактически оставлено на усмотрение отдельных штатов США.
UETA — это "единый" или типовой закон, предложенный Национальной конференцией уполномоченных по единым законам штатов в 1999 году с надеждой, что он будет принят различными штатами для создания единого режима. На данный момент 49 штатов, округ Колумбия, Пуэрто-Рико и Виргинские острова США приняли ту или иную версию UETA, применимую к «внутриштатным» транзакциям (т. е. происходящим внутри штата и не подпадающим под действие Закона об электронной подписи). Нью-Йорк — единственный штат, который не принял UETA, а принял аналогичное законодательство, которое во многих практических отношениях напоминает некоторые ключевые требования UETA. 3
В целом вышеупомянутые законы штатов и федеральные законы об электронной подписи предусматривают, за некоторыми исключениями, что соглашению не может быть отказано в юридической силе или исковой силе только потому, что оно заключено в электронной форме, и что, если требуется подпись, электронная подпись подойдет.
Хотя многие коммерческие сделки регулируются Законом об электронной подписи из-за широкого определения «торговли между штатами», договаривающиеся стороны могут свободно выбирать законы об электронной подписи, которые они хотят регулировать в своих отношениях. Например, они могут использовать положение о выборе права для применения UETA (в форме, принятой применимым штатом) или другого применимого закона штата, если это не противоречит Закону об электронной подписи.
2. Какие транзакции или документы подпадают под действие Закона об электронной подписи или UETA?
Закон об электронной подписи и UETA применяются не ко всем транзакциям. Стороны должны «согласиться провести транзакцию в электронном виде» 4, чтобы применить Закон об электронной подписи или UETA.
Даже если стороны соглашаются «проводить транзакцию в электронном виде», не все документы могут быть оформлены в электронном виде. Определенные типы транзакций и связанных с ними документов исключены из Закона об электронной подписи и UETA (согласно принятому в соответствующем штате). Как правило, они включают в себя создание и исполнение завещаний и трастов, сделки, подпадающие под действие отдельных положений Единого торгового кодекса соответствующего штата, и сделки, касающиеся отдельных семейных дел. 5 Исключения будут различаться в зависимости от версии UETA, принятой применимым законодательством штата или другим применимым законодательством штата. Транзакции, исключенные Законом об электронной подписи и UETA, не могут быть выполнены в электронном виде, если другой применимый закон не разрешает электронное исполнение.
3. Как отображается и применяется электронная подпись?
Закон об электронных подписях и UETA (принятый применимым штатом) определяют «электронные подписи» в широком смысле: любой звук, символ или процесс, прикрепленный к электронной записи или логически связанный с ней и выполненный или принятый лицом с намерение подписать протокол. Соответственно, электронная подпись, скорее всего, будет иметь принудительную силу, если будет доказано, что она отвечает по крайней мере трем следующим требованиям:
(i) Подпись должна быть способна быть «аутентифицированной» или «считаться относящейся» к отдельному лицу. Подпись приписывается подписавшемуся, если это было действие этого лица. Действие может быть продемонстрировано контекстом и сопутствующими фактами и обстоятельствами во время исполнения, в том числе подтверждением любой процедуры безопасности, такой как ввод пароля или PIN-кода, или любого метода двухэтапной аутентификации, а также путем предоставления подписавшему объяснение того, что использование такого пароля или PIN-кода или повторной аутентификации позволит однозначно идентифицировать подписывающую сторону.
(ii) Сторона, использующая электронную подпись, должна иметь «намерение» выполнить транзакцию с помощью этой подписи и продемонстрировать намерение быть связанным электронной подписью, что может быть продемонстрировано косвенными доказательствами, такими как электронные письма, записанные разговоры или поведение, согласующееся с намеренным подписанием соглашения. Письменное соглашение, подписанное в электронной форме, может не иметь исковой силы, если сторона, подписавшая письменное соглашение, не собиралась его подписывать.
(iii) Подпись должна быть «логически связана» с записью. Это требование относительно просто выполнить, если, например, сторона прикрепляет графический символ к электронному документу через широко используемые платформы электронной подписи, такие как DocuSign, SignNow, PandaDoc или HelloSign. Однако некоторые типы электронных подписей, такие как переход по веб-странице или печатные буквы в нижней части электронного письма, не всегда встраиваются в электронную запись. Чтобы выполнить это требование, сторона должна будет показать, что подпись связана с электронной записью, например, с помощью контрольного журнала.
Выше описаны некоторые ключевые соображения, касающиеся использования электронных подписей в транзакциях. Однако определение того, следует ли и как использовать электронные подписи в конкретной транзакции, в том числе хотят ли стороны ограничить определенные типы электронных подписей, должно быть адаптировано к конкретным потребностям сторон и фактам такой транзакции.
1 15 U.S.C. § 7001 и далее
2 См., например, Cal. Гражданский Кодекс § 1633.1 и след. (Калифорния УЭТА); Дел. Код Энн. синица 6, § 12A-101 и далее. (США, Делавэр).
3 В штате Нью-Йорк электронная подпись регулируется Законом об электронной подписи и записях (ERSA).
4 Обратите внимание, что согласие сторон на проведение транзакции в электронном виде обычно определяется на основе контекста обстоятельств и поведения сторон.
Документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же правовую защиту, как и документы, подписанные шариковой ручкой. Несмотря на это, основная проблема большинства предприятий, заинтересованных в получении электронных подписей на контрактах и других важных документах, заключается в том, будут ли эти оформленные в электронном виде документы юридически действительными и допустимыми в суде.
В Соединенных Штатах судьи снова и снова выносят решения в отношении электронных подписей. Во многом благодаря Закону об электронной подписи, в котором говорится, что транзакциям не должно быть «отказано в юридической силе» только из-за их электронной формы, бизнесмены и потребители могут быть полностью уверены в том, что их электронные подписи имеют юридическую силу. Если электронная подпись получена надлежащим образом с использованием совместимых технологий, сертификатов и аутентификаций, она будет иметь полную юридическую силу в соответствии с законом. Но будет ли документ принят в суде и будет ли судья обеспечивать соблюдение условий контракта?
Действительность, допустимость и применимость
Бизнесмены и потребители должны знать, что юридическая сила, допустимость в суде и возможность принудительного исполнения — это не одно и то же. Каждая концепция имеет четкое определение, набор требований и, что наиболее важно, вклад в исход судебного спора.
Закон об электронной подписи гласит, что подписи не должны быть лишены юридической силы только потому, что они являются электронными, а это означает, что договор, подписанный в электронной форме, может быть передан в суд. Однако готовность судьи принять этот контракт будет зависеть от того, как был подписан электронный документ.
Для того чтобы электронная подпись была допустима в суде, должны быть соблюдены определенные критерии. Любое лицо, которое надеется представить судье контракт с электронной подписью, должно иметь возможность доказать намерение подписавшего и безопасность подписанного документа. Если документ мог быть подделан или каким-либо образом изменен после его подписания, существует высокая вероятность того, что судья откажет в допуске его к рассмотрению в суде. В частности, документ с электронной подписью может иметь юридическую силу, но быть признанным неприемлемым в суде из-за недостатков в безопасности, журналах аудита или аутентификации. Вот почему очень важно, чтобы предприятия выбирали решение для электронной подписи, которое пользуется высокой репутацией и соответствует самым высоким стандартам технической целостности.
Наконец, правоприменимость договора зависит не только от его действительности и допустимости, но и от содержания самого договора. В споре судья может проверить: были ли условия конкретного договора ясными и последовательными, имело ли место рассмотрение (обмен ценностями между сторонами), была ли у сторон правоспособность (способность) подписывать, находилась ли сторона под принуждением или неправомерное влияние, а также подписала ли сторона по ошибке или не зная смысла соглашения.У большинства компаний есть юристы, которые составляют или проверяют свои соглашения перед исполнением с учетом этих критериев, чтобы обеспечить максимальную возможность принудительного исполнения в будущем, если содержание документа будет рассмотрено в суде.
Критерии приемлемости
При рассмотрении допустимости подписанного электронной подписью документа в судебном разбирательстве судья проанализирует протоколы безопасности, аудита и аутентификации технологии и процесса электронной подписи.
Безопасность
Система электронной подписи должна быть усилена протоколами безопасности на уровне банка, чтобы гарантировать, что документы и аудиторские записи никогда не будут подделаны или доступны для несанкционированных сторон. Если существует какая-либо уязвимость в системе безопасности, которая подтверждает аргумент о том, что целостность исполняемого электронного документа может быть сомнительной, судья может признать документ неприемлемым.
Журналы аудита
С судебной точки зрения журналы аудита являются важной частью соблюдения законодательства. Журналы аудита с отметками времени позволяют сторонам, включая суд, проверять, когда документ был создан, просмотрен, подписан и заархивирован. Журналы аудита должны быть подробными и защищены цифровой подписью, контрольной суммой или аналогичным методом, чтобы обеспечить их защиту от несанкционированного доступа.
Аутентификация
Чем больше подлинности электронного документа может быть подтверждено, тем выше вероятность того, что судья примет этот документ в качестве доказательства в суде. Однако аутентификация документов может быть скользкой дорожкой, а некоторые меры аутентификации могут быть настолько обременительными, что снижают доступность и удобство, которые сделали электронные подписи такими популярными. Ключ, таким образом, заключается в том, чтобы найти способы удостоверения подлинности документов, которые поддаются проверке, допустимы и защищаемы, не подавляя вовлеченные стороны. Передовые методы проверки подлинности с помощью электронной подписи включают многовариантный подход, включающий биометрическую проверку подлинности, журналы аудита и сертификаты подписи.
Биометрическая аутентификация
Биометрическая аутентификация идентифицирует людей по их физическим характеристикам. Например, RightSignature использует запатентованную технологию биометрической аутентификации, которая фиксирует уникальные характеристики, связанные со скоростью и временем подписи человека. Этот тип данных отражает физические движения конкретного человека и служит доказательством личности и намерений подписавшего, если кто-то из них будет допрошен в суде.
Электронная почта и IP-адреса
Подтверждая доступ к определенной учетной записи электронной почты и фиксируя IP-адрес, системы электронной подписи могут связать личность подписывающего лица с компьютером и программным обеспечением, используемым в событии электронной подписи.
Цифровые отпечатки пальцев
Принимая SHA-1 или аналогичные цифровые контрольные суммы, сложные платформы электронной подписи могут записывать доказательства каждого этапа процесса создания и подписания контракта. Это отслеживает каждое изменение и модификацию и не позволяет никому вмешиваться в контракт в любое время.
Аутентификация фото с веб-камеры
Аутентификация по фотографии — это один из самых передовых инструментов, используемых для подтверждения личности подписывающих сторон. Когда веб-камера или камера мобильного телефона фиксирует лицо подписавшего во время процесса электронной подписи, исчезают все сомнения относительно личности этого лица и его способности подписывать.
Сертификаты подписи
Приемлемые судом сертификаты подписи позволяют судьям и юристам просматривать и проверять данные о действительности документа, журналы аудита и информацию о подписавших, например полное имя, подпись, IP-адрес, адрес электронной почты и любые другие идентификационные данные. Сертификаты подписи являются важным компонентом проверки подлинности подписанных документов в суде.
Дополнительная аутентификация
Ряд дополнительных методов аутентификации также может помочь обеспечить допустимость электронного контракта. Некоторые высококлассные платформы электронной подписи теперь могут подтверждать номера телефонов подписывающих лиц, требуя от них ввода кода, полученного по телефону или текстовому сообщению, прежде чем контракт может быть завершен, наряду с требованием, чтобы подписывающие лица вводили свои номера водительских прав и другие личную информацию для подтверждения своей личности.
Взвешивание плюсов и минусов
Одной из самых сложных задач для компаний, пытающихся проводить транзакции в электронном виде, является понимание того, как далеко они должны зайти при проверке и аутентификации подписантов. Для многих компаний конечной целью является создание юридически действительного и допустимого в суде контракта без установления процесса, обременительного для людей, чьи подписи необходимы для завершения транзакций.
Соблюдение этого баланса может быть затруднено, поэтому многие компании выбирают надежную программную платформу электронной подписи при решении важных деловых вопросов в Интернете.Используя проверенные технологии, предприятия могут быть уверены, что контракты имеют юридическую силу и допустимость, и в то же время предоставляют потребителям и бизнес-контрагентам беспрепятственный и интуитивно понятный процесс подписания.
Большинство бизнесменов и юристов, по крайней мере, интересуются (если уже не используют) электронными подписями для выполнения контрактов. Те из вас, кто еще не перешел на электронную подпись, могут быть обеспокоены тем, является ли ее использование обязательным или принудительным. В связи с продолжающимся распространением цифровых технологий в деловых и юридических операциях, начиная от заключения сложных международных контрактов и заканчивая управлением большим объемом стандартных договоров коммерческой аренды, вы должны знать, как и когда использование электронных подписей полезно для вашего бизнеса.
Действительны ли цифровые подписи?
Проще говоря, цифровые подписи действительны и подлежат принудительному исполнению. При соблюдении определенных требований они имеют такую же юридическую силу, как и их письменные эквиваленты. Как и в традиционно подписываемом договоре, одним из наиболее важных элементов действительности является намерение подписавшей стороны взять на себя обязательства. Помимо намерения, при рассмотрении вопроса о том, является ли электронная подпись юридической силой, помните о следующих требованиях:
Стороны должны дать согласие на электронную подпись. В контексте B2B согласие может быть косвенным, но для потребителей оно должно быть утвердительным.
Процесс создания подписи должен быть записан программным обеспечением, используемым для создания подписи.
Записи электронных подписей должны быть сохранены и доступны для точного воспроизведения.
Поймите, что это не придает особого доверия или веса электронным подписям. Контракт, подписанный в электронной форме, будет подвергаться такой же проверке в суде, как и его бумажный аналог.
Что не может быть подписано электронной подписью?
При всем своем удобстве электронные подписи отсутствуют, когда речь идет о документах, требующих дополнительного уровня идентификации, нотариального заверения или одного или нескольких свидетелей. Часто эти документы сопряжены с большим риском мошенничества из-за ложной или поддельной подписи. Завещания, заявления под присягой и доверенности обычно попадают в эту категорию. В корпоративной среде для крупных деловых операций или финансовых операций может потребоваться нотариально заверенный документ.
Использовать ли службу электронной подписи
Службы электронной подписи позволяют упростить процесс подписи и улучшить управление документами. Отправка согласованного контракта на подпись с помощью нарисованного мышью сценария вполне приемлема, если обе стороны согласны с этим, но есть и другие услуги, которые могут упростить процесс:
Мобильные приложения, позволяющие ставить отпечатки пальцев на смартфонах или планшетах.
Облачные сервисы «подписать и доставить», которые позволяют вашей компании легко хранить и извлекать соглашения.
Программное обеспечение, работающее с бизнес-приложениями и обеспечивающее бесшовную интеграцию документов.
Несмотря на то, что цены на эти услуги различаются, для конкретных нужд вашей организации доступно множество вариантов. Некоторые популярные продукты, которые часто используются предприятиями, включают DocuSign, DropBox Business, RPost и Contractually.
Доступные продукты и услуги предназначены для удовлетворения широкого круга потребностей, независимо от того, есть ли у вас один важный контракт, который необходимо подписать, или цифровые подписи являются частью вашего повседневного бизнеса. Если ваша компания регулярно заключает контракты, требующие цифровых подписей, возможно, стоит инвестировать в ежемесячный пользовательский план.
Пейдж Зандри, директор сети адвокатов Priori, отвечает за развитие сети адвокатов, состоящей из высококвалифицированных юристов, на каждой территории деятельности Priori. Пейдж — бывший практикующий юрист в Нью-Йорке и сопредседатель Комитета по индивидуальной и малой практике Ассоциации юристов округа Нью-Йорк. Пейдж окончила Бруклинскую юридическую школу и играла в софтбол первого дивизиона Университета Мэриленда, округ Балтимор.
Несмотря на скорость и эффективность электронной подписи документов, многие деловые люди (и даже некоторые юристы) по-прежнему неохотно принимают электронные подписи. К счастью для тех из нас, кто сидит дома или практикует социальное дистанцирование, большинство электронных подписей так же действительны и подлежат принудительному исполнению, как и традиционная ручная подпись.
Федеральный закон, Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) и законы почти каждого штата (путем принятия Единого закона об электронных транзакциях или аналогичного законодательства) предусматривают, что электронные подписи имеют юридическую силу как при соблюдении нескольких основных требований. Эти законы требуют, чтобы контракты, подписанные в электронной форме, применялись и рассматривались так же, как и любой документ, подписанный традиционными способами. Другими словами, ни один контракт не может быть аннулирован или признан недействительным только потому, что он был подписан в электронном виде.
Чтобы квалифицироваться как электронная подпись, имеющая принудительную силу, должно быть доказательство намерения подписывающей стороны подписать или принять соглашение. Обычно для этого требуется, чтобы подписывающее лицо предприняло определенные действия, например, напечатало свое имя или нарисовало свою подпись с помощью мыши или сенсорного экрана. Пока намерение подписавшего согласиться с договором можно различить из записи, электронная подпись, вероятно, будет иметь принудительную силу. Суды в некоторых штатах принуждали к исполнению контракты, в которых намерение стороны принять условия соглашения подтверждалось обменом электронным письмом или текстовым сообщением, даже если не было нарисованной или напечатанной подписи.
Запись электронной подписи должна быть создана во время выполнения и должна показывать процесс, посредством которого документ был принят подписывающей стороной. Для документов, которыми обмениваются по электронной почте, сами электронные письма обычно считаются записью транзакции. Популярные сервисы, такие как DocuSign и Adobe Sign, создают аудиторские отчеты, соответствующие требованиям записи.
В случае договоров с потребителями закон обычно требует, чтобы потребитель согласился на процесс электронной подписи или дал согласие на ведение бизнеса в электронном виде. Это требование можно выполнить, включив в контракт условие о том, что потребитель соглашается на использование электронных подписей, или требуя от подписывающей стороны поставить флажок или нажать кнопку в процессе электронной подписи (как в случае с DocuSign и Adobe Sign).
Несмотря на то, что электронные подписи широко используются для многих деловых операций в Соединенных Штатах и других странах, есть несколько обстоятельств, при которых устаревшая подпись по-прежнему требуется, например, на завещаниях, некоторых трастах, доверенностях и свидетельствах о рождении. и смерть. В большинстве случаев для документов, которые должны быть нотариально заверены, по-прежнему требуется ручная подпись, хотя в некоторых штатах разрешено нотариальное заверение некоторых документов электронным или удаленным способом.
Если вам нужны рекомендации по принятию или принудительному исполнению электронных подписей, свяжитесь с Кристин Бидингер.
Читайте также: