Как добавить новую запись в фильтр в Excel
Обновлено: 06.07.2024
Фильтр в Excel помогает отображать релевантные данные, временно удаляя ненужные записи из представления. Данные фильтруются по заданным критериям. Цель фильтрации — сосредоточиться на важных областях набора данных. Например, данные о продажах организации по городам можно отфильтровать по местоположению. Следовательно, пользователь может просматривать продажи в выбранных городах в данный момент времени.
Фильтр обязательно требуется при работе с огромной базой данных. Будучи широко используемым инструментом, фильтр преобразует комплексное представление в простое для понимания. Чтобы применить фильтры, набор данных должен содержать строку заголовка, в которой указано имя каждого столбца.
Как фильтровать в Excel?
Хорошо работать с фильтрами, потому что они соответствуют нашим потребностям так, как мы хотим. Чтобы отфильтровать данные, выберите записи, которые будут видны, и отмените выбор остальных элементов.
Три метода добавления фильтров в Excel перечислены ниже:
- С фильтром на вкладке "Главная".
- С фильтром на вкладке "Данные".
- С помощью сочетания клавиш
Давайте рассмотрим набор данных, прошедший через три метода добавления фильтров.
В следующей таблице показаны счета, выставленные покупателям из разных городов. Мы хотим фильтровать данные, используя разные методы.
Способ 1. С помощью параметра «Фильтр» на вкладке «Главная»
На вкладке «Главная» в раскрывающемся списке «Сортировка и фильтрация» раздела «Редактирование» есть параметр «Фильтр», как показано на следующем рисунке.
Шаг 1. Выберите данные и нажмите "Фильтровать" в раскрывающемся списке "Сортировка и фильтрация".
Шаг 2. Фильтры добавляются к выбранному диапазону данных. Стрелки раскрывающегося списка, показанные в красных прямоугольниках на следующем изображении, – это фильтры.
Шаг 3. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка столбца «Город», чтобы просмотреть различные названия городов.
Шаг 4. Чтобы просмотреть стоимость счета только для "Дели", выберите "Дели" и снимите все остальные флажки.
Шаг 5. Данные по городу "Дели" фильтруются и отображаются на следующем изображении.
Способ 2. С помощью параметра «Фильтр» на вкладке «Данные»
На вкладке «Данные» в разделе «Сортировка и фильтрация» есть параметр «Фильтр», как показано на следующем рисунке.
Способ 3. С помощью сочетания клавиш
Сочетания клавиш Сочетания клавиш Сочетания клавиш Excel — это способ более быстрого выполнения ручных задач. Читать дальше — это хороший способ ускорить выполнение повседневных задач. Выберите данные и добавьте фильтр, используя любой из следующих ярлыков:
Как добавить фильтры в Excel?
Мы можем фильтровать числа, используя передовые методы. Давайте рассмотрим несколько примеров, чтобы понять работу фильтров в Excel.
Работая с данными под предыдущим заголовком (методы фильтрации в Excel), мы хотим применить следующие фильтры:
а. Чтобы отфильтровать столбец B (значение счета) для чисел больше 10000
б. Чтобы отфильтровать столбец B для чисел больше 10000, но меньше 20000
Давайте рассмотрим два случая один за другим.
а.Отфильтровать числа больше 10000
Шаг 1. Откройте фильтр в столбце B (стоимость счета), нажав на символ фильтра.
Шаг 2. В числовых фильтрах выберите вариант «больше», как показано на следующем рисунке.
Шаг 3. Появится окно «Пользовательский автофильтр».
Шаг 4. Введите число 10000 в поле справа от «больше чем».
Шаг 5. В выходных данных отображаются значения счета, превышающие 10 000. Символ в красном поле — это значок фильтра. Это указывает на то, что фильтр был применен к столбцу B.
б. Отфильтровать числа больше 10000, но меньше 20000
Шаг 1. В числовых фильтрах выберите параметр "больше чем".
Шаг 2. В поле «Пользовательский автофильтр» выберите «меньше чем» во втором поле слева. Это показано на следующем изображении.
Шаг 3. Введите число 10 000 в поле справа от «больше». Введите число 20000 в поле справа от «меньше чем».
Шаг 4. В выходных данных отображаются значения счета больше 10 000, но меньше 20 000.
Работая с данными под предыдущим заголовком (методы фильтрации в Excel), мы заменили первый столбец (город) идентификаторами продуктов.
Мы хотим отфильтровать детали идентификатора продукта «prd 1».
Шаги перечислены ниже:
Шаг 1. Добавьте фильтры в столбцы "Идентификатор продукта" и "Стоимость счета".
Шаг 3. В выходных данных отображается только отфильтрованное значение из списка, как показано на следующем рисунке. Следовательно, мы можем видеть стоимость счета-фактуры для идентификатора продукта «prd 1».
Вариант при раскрывающемся списке функции фильтра
- Сортировка от А до Я и Сортировка от Я до А. Если вы хотите упорядочить данные по возрастанию или по убыванию. r: если вы хотите отфильтровать данные по цвету, если ячейка заполнена цветом.
- Текстовый фильтр: когда вы хотите отфильтровать столбец с точным текстом или номером.
- Фильтровать ячейки, которые начинаются или заканчиваются определенным символом или текстом
- Фильтровать ячейки, которые содержат или не содержат заданный символ или слово в тексте.
- Фильтровать ячейки, которые точно совпадают или не совпадают с подробным символом.
Например:
Методы фильтрации в Excel
При фильтрации данных необходимо соблюдать следующие методы:
- Если набор данных большой, введите значение для фильтрации. Это фильтрует все возможные совпадения.
- Если необходимо отфильтровать числовые данные, указав большее или меньшее число, используйте параметр «Числовые фильтры».
- Если данные необходимо отфильтровать по цвету определенных строк, используйте параметр «Фильтровать по цвету».
Часто задаваемые вопросы
Фильтрация — это метод, который отображает необходимую информацию и удаляет ненужные данные из представления. Это помогает пользователю сосредоточиться на релевантных данных в данный момент времени.
Действия по добавлению фильтров в Excel перечислены ниже:
• Убедитесь, что строка заголовка отображается поверх данных с указанием меток столбцов.
• Выберите данные, по которым необходимо добавить фильтры.
• Добавляйте фильтры любым из трех предложенных способов.
o Нажмите «Фильтр» в раскрывающемся списке «Сортировка и фильтрация» (раздел редактирования) на вкладке «Главная».
o Нажмите «Фильтр» в разделе «Сортировка и фильтрация» на вкладке «Данные».
o Нажмите клавиши «Shift+Ctrl+L» или «Alt+D+F+F».
Примечание. Как только фильтры будут добавлены, в заголовке определенного столбца появится стрелка раскрывающегося списка.
Шаги по применению фильтров к одному или нескольким столбцам перечислены ниже:
• Щелкните стрелку раскрывающегося списка столбца, который необходимо отфильтровать.
• Снимите флажок «Выбрать все», чтобы отменить выбор всех данных.
• Выберите поля для отображения.
• Нажмите «ОК».
Стрелка раскрывающегося списка меняется на значок фильтра, как только фильтр применяется. Когда фильтры применяются к нескольким столбцам, значок фильтра отображается в каждом из них. При наведении курсора на значок фильтра отображаются примененные фильтры.
Примечание. Стрелка раскрывающегося списка в заголовке столбца указывает на добавление фильтра. Значок фильтра указывает на то, что фильтр был применен.
Фильтры можно применять к числам, текстовым значениям и датам. Эти случаи обсуждаются следующим образом:
Фильтрация номеров
• Нажмите «Фильтры номеров».
• Выберите любой из вариантов, например «равно», «не равно», «больше», «меньше», «между», «выше среднего» и т. д.
• Укажите необходимые поля в появившемся диалоговом окне. Это поле может отображаться или не отображаться.
Например, в поле "равно" введите число, с которым следует сравнивать значения. Отфильтрованные результаты показывают совпадающие числовые значения.
Фильтрация значений текста и даты.
• Чтобы отфильтровать значения текста и даты, выберите «текстовые фильтры» и «фильтры даты» из соответствующих стрелок раскрывающегося списка.
• «Текстовые фильтры» позволяют фильтровать текстовые строки, содержащие определенные символы или слова. «Фильтры дат» позволяют фильтровать даты для определенного года, месяца, недели и т. д.
Примечание. Знаки "плюс" и "минус" фильтров даты используются для развертывания и свертывания различных уровней соответственно.
Рекомендуемые статьи
Это руководство по фильтрации в Excel. Здесь мы обсуждаем, как использовать/добавлять фильтры в Excel вместе с пошаговыми примерами и загружаемым шаблоном. Вы можете узнать больше об Excel из следующих статей —
поиск меню
Урок 19. Фильтрация данных
Введение
Если ваш рабочий лист содержит много содержимого, может быть сложно быстро найти информацию. Фильтры можно использовать для сужения данных на листе, позволяя просматривать только необходимую информацию.
Чтобы отфильтровать данные:
В нашем примере мы применим фильтр к листу журнала оборудования, чтобы отобразить только те ноутбуки и проекторы, которые доступны для проверки.
Рабочий лист со строкой заголовка
Нажатие команды "Фильтр"
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца B
Снятие флажка «Выбрать все»
Выбор данных для фильтрации и нажатие кнопки "ОК"
Отфильтрованные данные
К параметрам фильтрации также можно получить доступ с помощью команды "Сортировка и фильтр" на вкладке "Главная".
Доступ к параметрам фильтра на вкладке "Главная"
Чтобы применить несколько фильтров:
Фильтры являются кумулятивными. Это означает, что вы можете применять несколько фильтров, чтобы сузить результаты поиска. В этом примере мы уже отфильтровали нашу таблицу, чтобы показать ноутбуки и проекторы, и мы хотели бы еще больше сузить ее, чтобы показать только ноутбуки и проекторы, которые были проверены в августе.
-
Щелкните стрелку раскрывающегося списка для столбца, который вы хотите отфильтровать. В этом примере мы добавим фильтр в столбец D для просмотра информации по дате.
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца D
Выбор данных для фильтрации и нажатие кнопки "ОК"
Отфильтрованные данные
Чтобы очистить фильтр:
После применения фильтра вы можете удалить или сбросить его со своего листа, чтобы иметь возможность фильтровать содержимое различными способами.
-
Нажмите стрелку раскрывающегося списка для фильтра, который вы хотите очистить. В нашем примере мы очистим фильтр в столбце D.
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца D
Очистка фильтра
Очищенный фильтр
Чтобы удалить все фильтры с листа, нажмите команду "Фильтр" на вкладке "Данные".
Нажатие команды "Фильтр" для удаления фильтров
Расширенная фильтрация
Если вам нужно отфильтровать что-то конкретное, базовая фильтрация может не дать вам достаточных возможностей. К счастью, в Excel есть множество расширенных инструментов фильтрации, в том числе поиск, фильтрация текста, даты и числа, которые могут сузить результаты поиска и помочь найти именно то, что вам нужно.
Чтобы отфильтровать с помощью поиска:
Excel позволяет искать данные, содержащие точную фразу, число, дату и т. д. В нашем примере мы будем использовать эту функцию, чтобы отображать в нашем журнале оборудования только продукты торговой марки Saris.
- Выберите вкладку «Данные», затем нажмите команду «Фильтр». В ячейке заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка. Примечание. Если вы уже добавили фильтры на лист, этот шаг можно пропустить.
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка для столбца, который нужно отфильтровать. В нашем примере мы будем фильтровать столбец C.
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца C
Введите поисковый запрос и нажмите OK
Лист, отфильтрованный по поисковому запросу
Чтобы использовать расширенные текстовые фильтры:
Расширенные текстовые фильтры можно использовать для отображения более конкретной информации, например ячеек, содержащих определенное количество символов, или данных, исключающих определенное слово или число. В нашем примере мы уже отфильтровали наш рабочий лист, чтобы отображать только элементы со значением "Другое" в столбце "Тип", но мы хотели бы исключить все элементы, содержащие регистр слова.
- Выберите вкладку «Данные», затем нажмите команду «Фильтр». В ячейке заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка. Примечание. Если вы уже добавили фильтры на лист, этот шаг можно пропустить.
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка для столбца, который нужно отфильтровать. В нашем примере мы будем фильтровать столбец C.
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца C
Выбор текстового фильтра
Применение текстового фильтра
Примененный текстовый фильтр
Чтобы использовать расширенные фильтры даты:
Расширенные фильтры дат можно использовать для просмотра информации за определенный период времени, например за прошлый год, следующий квартал или между двумя датами. В этом примере мы будем использовать расширенные фильтры даты, чтобы просмотреть только оборудование, которое было проверено сегодня.
- Выберите вкладку «Данные», затем нажмите команду «Фильтр». В ячейке заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка. Примечание. Если вы уже добавили фильтры на лист, этот шаг можно пропустить.
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка для столбца, который нужно отфильтровать. В нашем примере мы отфильтруем столбец D, чтобы просмотреть только определенный диапазон дат.
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца D
Выбор фильтра даты
Примененный фильтр даты
Если вы работаете с файлом примера, ваши результаты будут отличаться от изображений выше. При желании вы можете изменить некоторые даты, чтобы фильтр давал больше результатов.
Чтобы использовать расширенные числовые фильтры:
Расширенные числовые фильтры позволяют по-разному обрабатывать нумерованные данные. В этом примере мы будем отображать только определенные типы оборудования на основе диапазона идентификационных номеров.
- Выберите вкладку «Данные» на ленте, затем нажмите команду «Фильтр». В ячейке заголовка для каждого столбца появится стрелка раскрывающегося списка. Примечание. Если вы уже добавили фильтры на лист, этот шаг можно пропустить.
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка для столбца, который нужно отфильтровать. В нашем примере мы отфильтруем столбец A, чтобы просмотреть только определенный диапазон идентификационных номеров.
Нажав стрелку раскрывающегося списка для столбца A
Выбор числового фильтра
Применение числового фильтра и нажатие кнопки "ОК"
Примененный числовой фильтр
В этом руководстве мы расскажем, как создать фильтр в Excel. В конце сеанса вы сможете эффективно отфильтровывать релевантные данные в таблице.
Давайте посмотрим!
См. видеоруководство и расшифровку ниже:
Чтобы увидеть, как создать фильтр в Excel, мы будем использовать эту таблицу в качестве примера.
Первое, что нужно сделать, если вы хотите использовать функцию фильтрации в таблице, — использовать заголовки для выбора столбцов, к которым вы хотите применить фильтр. Давайте теперь выберем заголовки «Месяц», «Дни» и «Сезон».
Нажмите на вкладку "Данные" и найдите группу "Сортировка и фильтрация". Затем найдите и нажмите «Фильтр».
Excel создаст эти раскрывающиеся стрелки (или кнопки) в ячейках, содержащих заголовки выбранных столбцов. Вы можете использовать кнопки для фильтрации необходимой информации в каждом столбце.
Теперь пришло время сделать шаг вперед и опробовать фильтр, который мы только что создали, на практике.
Как отфильтровать в Excel
Допустим, мы хотим отфильтровать только летние месяцы. Нажмите на стрелку раскрывающегося списка в столбце «Сезон». Все параметры выбраны по умолчанию. Отмените выбор параметров, нажав «Выбрать все».
Теперь установите флажок рядом с параметром, который мы хотим отфильтровать, а именно «Лето».
Подтвердите, нажав OK, и вы увидите, что теперь в таблице отображаются только летние месяцы.
Если вы посмотрите на номера строк, вы увидите, что строки с данными за другие месяцы не были удалены. Они только скрыты. Посмотрите, есть ряд 2, а ряды 8, 9 и 10 следуют сразу за ним. Тогда следующий номер строки, который вы можете увидеть, равен 15.
Как использовать дополнительные фильтры в Excel
Теперь мы можем продолжить. Представьте, что вам нужно выполнить дополнительную фильтрацию, скажем, вы хотите отфильтровать месяцы, в которых всего тридцать один день. Мы сделаем то, с чем вы уже знакомы.
Нажмите на стрелку раскрывающегося списка в столбце "Дни", нажмите "Выбрать все" и, когда все будет отменено, установите флажок только для тех месяцев, в которых есть тридцать один день, поэтому выберите "31".
Нажмите "ОК" и приступайте! Мы использовали фильтр, чтобы показать только те летние месяцы, в которых 31 день.
Легко, правда? Вы можете выполнить следующие действия, чтобы отфильтровать данные в любой нужной вам таблице.
Вам интересно:
Если вы нашли это руководство полезным, поставьте нам лайк и посмотрите другие видеоуроки от EasyClick Academy. Узнайте, как использовать Excel быстро и легко!
Вы впервые пользуетесь EasyClick? Мы будем более чем рады приветствовать вас в нашем онлайн-сообществе. Нажмите кнопку «Подписаться» на нашем канале YouTube и присоединяйтесь к EasyClickers!
Итог: узнайте 2 способа фильтрации списка нескольких элементов в Excel в этой статье и видеоруководстве.
Уровень навыков: начальный
Видеоруководство
Следующее видео взято из курса "Фильтры 101". В этом видео я объясню два способа применения фильтра к списку из нескольких элементов. В этих методах используются раскрывающиеся меню «Фильтр» в Excel.
Посмотрите на YouTube и поставьте лайк.
Пример видео из курса «Фильтры 101»
Видео выше взято из курса "Фильтры 101". Filters 101 – это онлайн-видеокурс, содержащий более 40 видеоуроков, подобных приведенному выше.
Фильтрация нескольких элементов
На этой неделе Дженнифер и Джастин получили несколько вопросов о том, как применить фильтр к списку из нескольких элементов. Это может занять много времени, если вы попытаетесь установить все флажки для разных элементов в раскрывающихся меню фильтра. Особенно, если список фильтров содержит много элементов.
Мы обнаруживаем, что прокручиваем список вверх и вниз, чтобы установить каждый флажок для всех элементов в нашем списке. Есть несколько способов ускорить этот процесс. Давайте рассмотрим два метода, которые могут сэкономить нам время.
Первый метод фильтрации списка элементов использует параметр в раскрывающемся списке фильтра под названием «Добавить текущий выбор в фильтр». Как следует из названия, эта функция позволяет нам использовать окно поиска для поиска элемента, а затем добавлять выбранные элементы к текущим критериям фильтрации.
Этот метод лучше всего работает, когда у вас есть 3–5 элементов для фильтрации. Вот шаги, чтобы использовать метод «Добавить текущий выбор в фильтр»:
- Используйте поле поиска в раскрывающемся меню фильтра, чтобы найти первый элемент.
- Нажмите "ОК", чтобы применить фильтр.
- Снова откройте раскрывающееся меню фильтра.
- Используйте поле поиска (сочетание клавиш: e) для поиска второго элемента в списке фильтров.
- Установите флажок "Добавить текущий выбор в фильтр".
- Нажмите "ОК". Существующие критерии фильтрации будут сохранены, а новый элемент будет добавлен к критериям фильтрации.
- Повторите шаги с 3 по 6 для каждого дополнительного элемента в списке фильтров.
Этот процесс может занять много времени, если в критериях фильтра указано несколько элементов. См. видео выше для дальнейшего объяснения этой техники.
Также трудно увидеть, какие элементы были отфильтрованы, прокручивая список флажков. Один из советов для этого — навести указатель мыши на кнопку раскрывающегося списка фильтров. Появится подсказка с критериями фильтрации.
Надстройка My Filter Mate также поможет просмотреть критерии фильтрации для меню фильтров. Прочтите мой пост о 7 сочетаниях клавиш для раскрывающихся меню фильтров, чтобы узнать больше советов по экономии времени в меню фильтров.
Второй метод основан на формулах и отлично подходит для длинных списков элементов фильтра.
В этом примере мы хотим применить фильтр к таблице данных для списка стран. Это означает, что мы хотим видеть только те строки, которые содержат ЛЮБУЮ страну в списке фильтров. Мы можем добавить столбец в таблицу данных с помощью формулы COUNTIF.
Мы используем формулу СЧЁТЕСЛИ, чтобы определить, существует ли в списке фильтров название страны в той же строке столбца C. Список фильтров — это список элементов, которые мы хотим отфильтровать. Этот список может находиться на том же листе или на другом листе.
Формула вернет:
- 1, если страна есть в списке фильтров
- 0, если страна не существует.
Теперь у нас есть столбец из 1 и 0.
Наконец, мы можем применить фильтр к столбцу, чтобы отфильтровать значение 1. Этот фильтр отобразит все строки, в которых страна в столбце C соответствует стране в списке фильтров.
Дополнительную информацию о функции СЧЁТЕСЛИ см. в моей статье об использовании СЧЁТЕСЛИ вместо ВПР.
Мы также можем добавить "=1" в конец формулы, чтобы вернуть ИСТИНА или ЛОЖЬ вместо 1 или 0.
Значения TRUE или FALSE имеют больше смысла, если вы используете поле в сводной таблице или срезе и хотите быстро применить фильтр к списку стран. ИСТИНА/ЛОЖЬ просто легче читать и понимать по сравнению с 1 или 0. Однако результат будет таким же. См. мою статью о функции ЕСЛИ, чтобы узнать больше об этой булевой логике ИСТИНА/ЛОЖЬ.
Для этого примера я использую таблицы Excel. Вам НЕ нужно использовать таблицы Excel, чтобы это работало.
Преимущество использования таблиц заключается в том, что мы можем добавлять новые элементы в список фильтров, и нам не нужно изменять формулу. Так как формула ссылается на весь столбец таблицы, обслуживание здесь не требуется. Нам просто нужно повторно применить фильтры (сочетание клавиш: Ctrl+Alt+L) после добавления новых элементов в список фильтров. Это экономит время и предотвращает ошибки. Беспроигрышный вариант! 🙂
Посмотрите мое видео "Руководство по таблицам Excel для начинающих", чтобы узнать больше об этой замечательной функции Excel.
Как насчет частичных совпадений, содержащих критерии фильтрации?
У Аруна в комментариях ниже был отличный вопрос о фильтрации частичных совпадений, содержащих критерии фильтрации. Мы ограничены двумя критериями пользовательского автофильтра в Excel.
Однако мы можем использовать тот же метод СЧЁТЕСЛИМН с подстановочными знаками для фильтрации частичных совпадений, содержащих критерии. Вот пример того, как изменить формулу.
Знак звездочки (*) – это подстановочный знак, обозначающий любое значение. Чтобы использовать подстановочный знак в функции СЧЁТЕСЛИ, мы заключаем его в кавычки и используем символ амперсанда, чтобы соединить его со значением критерия.
Аргумент оценивается как *[@Country]*. Это означает, что СЧЁТЕСЛИ будет искать название страны в ячейке и возвращать 1, если название будет найдено в ячейке диапазона.
Звездочка обозначает любое количество символов до или после названия страны. Это то же самое, что и критерии типа «Содержит». Мы можем просто поставить звездочку в начале или в конце, если хотим найти совпадающие ячейки, которые начинаются или заканчиваются значением поиска.
Мы также можем использовать «?» подстановочный знак для представления одного символа. Вот пример.
Это отлично подходит для кодов счетов и номеров телефонов.
Какие методы вы используете для фильтрации нескольких элементов?
Это два простых метода фильтрации нескольких элементов. Со всем, что есть в Excel, есть много способов сделать это. Вы используете другую технику? Если это так, сообщите нам об этом, оставив комментарий ниже. Вы также можете оставить комментарий с любыми вопросами.
Пройти курс «Фильтры 101»
Видео выше представляет собой пример урока из курса "Фильтры 101". Этот курс содержит более 40 видеоуроков, подобных этому. Это пошаговое обучение поможет вам максимально эффективно использовать функции сортировки и фильтрации в Excel, чтобы быстрее подготовить и проанализировать данные.
Читайте также: