Файл какого типа нельзя отправить по электронной почте без добавления в архив
Обновлено: 02.07.2024
Если вы пытаетесь отправить электронное письмо с вложением с заблокированным расширением файла, вот как вы можете отправить вложение.
Большинство почтовых серверов обеспечивают антивирусную защиту. Это означает, что они сканируют вложенные файлы электронных писем, которые вы отправляете и получаете. Некоторые провайдеры даже блокируют несколько расширений файлов по умолчанию.
Например, Gmail не позволит вам отправлять файлы .exe, даже если они заархивированы в файлы .zip, .tar, .tgz, .taz, .z или .gz. Отправленные вам сообщения, содержащие файл .exe, будут возвращены отправителю.
Здесь мы рассмотрим, как отправлять заблокированные вложения по электронной почте.
1. Загрузить файл на файлообменник
Если вам нужно отправить файл, заблокированный вашим провайдером электронной почты, вы должны загрузить его на хостинг. После завершения загрузки скопируйте ссылку и отправьте ее по электронной почте предполагаемым получателям. Таким образом, они смогут получить доступ к местоположению и загрузить файл.
2. Поместите файлы в ZIP-архив
Если вы хотите отправить несколько файлов и разблокировать отдельные вложения, это лучший способ в первую очередь, так как архив уменьшает общий размер файла. Однако, как мы упоминали во введении к статье, если вы добавите файл .exe в свой ZIP-архив, он все равно будет заблокирован Gmail и, возможно, другими почтовыми службами.
Zip-файлы содержат заархивированные списки имен файлов, которые не зашифрованы, даже если вы защитите файл .zip паролем. Иначе обстоит дело с архивами .rar, содержимое которых нелегко раскрыть. Скачать WinRAR можно здесь. Обратите внимание, что это не бесплатный инструмент. Однако он предлагает бесплатную пробную версию и, как известно, работает даже после истечения пробного периода.
3. Вручную изменить расширение файла
Вы можете переименовать расширение файла .exe, например, в .jpg.
Чтобы это работало, вы должны видеть расширения файлов. В Windows откройте папку, содержащую файл, который вы хотите переименовать. Выберите вкладку «Вид» и установите флажок «Расширения имени файла».
Теперь вы можете изменить расширение файла. Windows предупредит вас, что если вы измените расширение имени файла, файл может стать непригодным для использования. Не волнуйтесь, вы можете изменить его позже, так что вперед.
4. Добавьте «воображаемое» расширение файла
Изменение расширения файла имеет один существенный недостаток: оно неочевидно, поэтому вы можете забыть, что изменили его, или кто-то другой может его не узнать.
В качестве альтернативы разблокировке вложений можно переименовать файл, но вместо изменения расширения файла просто добавить дополнительное. Например, переименуйте setup.exe в setup.exe.remove.
Отправка и получение заблокированных файлов
Вот несколько простых приемов, которые можно использовать для отправки вложений по электронной почте, если расширение файла заблокировано. Обратите внимание, однако, что некоторые из них могут нарушать Условия обслуживания вашего поставщика услуг электронной почты. Нарушение TOS может привести к блокировке или закрытию вашей учетной записи электронной почты.
AutoArchive помогает управлять пространством в вашем почтовом ящике или на почтовом сервере, который вы используете, автоматически перемещая элементы в папку архива. В зависимости от параметров автоархивация выполняет одно или оба следующих действия:
Перемещает элементы из их исходного местоположения, обычно из одной из ваших активных папок, в архивную папку.
Куда попадают мои товары?
Файл архива представляет собой тип файла данных Outlook (.pst). При первом запуске AutoArchive файл архива автоматически создается в папке C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
.Я не могу найти папки, перечисленные в этой статье
Некоторые папки могут быть скрытыми. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в разделе Отображение скрытых файлов.
Навсегда удаляет элементы, срок действия которых истек.
Если вы решите удалить элементы, они не будут заархивированы. Если вы решите архивировать элементы, они не могут быть удалены с помощью автоархивации. После того, как элементы заархивированы, их можно удалить только вручную.
Если в вашем профиле Outlook есть несколько учетных записей Exchange и вы настроили автоархивацию для одной учетной записи, ко всем другим учетным записям Exchange автоматически будут применены одинаковые настройки.
Дополнительную информацию о функции автоархивации см. в разделе Автоматическое архивирование старых элементов.
Сроки устаревания элементов Outlook
Любой элемент Outlook, срок хранения которого истек, включается в следующую автоархивацию, если только он не был специально помечен как исключенный. Период устаревания по умолчанию для каждой папки Outlook выглядит следующим образом:
Период старения
Входящие и черновики
Отправленные и удаленные элементы
Примечание. Папки, которые вы создаете и содержат элементы того же типа, что и папки "Входящие", "Календарь", "Задачи", "Заметки" или "Журнал", по умолчанию имеют одинаковый шестимесячный период устаревания.Например, почтовая папка, которую вы создаете для отчетов о состоянии, полученных от коллеги, или папка контактов, которую вы создаете для личных контактов.
Определить возраст элемента
Когда начинается период старения
Дата/время получения или время последнего изменения и сохранения сообщения, в зависимости от того, что наступит позднее. Пометка сообщения как прочитанного или непрочитанного является примером изменения сообщения.
Календарь встречи, мероприятия или встречи
Дата последнего изменения и сохранения элемента, в зависимости от того, что наступит позднее. Повторяющиеся элементы не автоматически архивируются. Независимо от даты последнего сохранения, будут заархивированы только те элементы календаря, которые уже произошли.
Дата завершения или время последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не помечены как выполненные, не автоматически архивируются. Задачи, назначенные другим людям, архивируются только в том случае, если они помечены как завершенные.
Когда вы последний раз изменяли и сохраняли заметку.
Дата создания записи журнала или дата последнего изменения и сохранения записи.
По умолчанию контакты не архивируются. Однако вы можете вручную заархивировать их.
Настройки и параметры автоархивации
См. следующие описания параметров и параметров, которые можно применить при настройке автоархивации.
Выполнять автоархивацию каждые n дней Выберите, как часто будет выполняться автоархивация. Одновременное архивирование большого количества элементов может снизить производительность компьютера. Поэтому лучше чаще использовать автоархивацию, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.
Чтобы отключить функцию автоархивации, снимите флажок Запускать автоархивацию каждые n дней.
Запрашивать перед запуском автоархивации Выберите, хотите ли вы, чтобы сообщение с напоминанием появлялось перед тем, как автоархивация обработает ваши элементы Outlook. Когда появятся подсказки, вы можете нажать Нет в сообщении с напоминанием, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.
Удалить элементы с истекшим сроком действия (только папки электронной почты). По умолчанию этот параметр отключен. Установите этот флажок, чтобы удалять сообщения после истечения срока их хранения.
Архивировать или удалять старые элементы. Выберите этот параметр, если хотите установить или изменить следующие настройки. Если этот флажок снят, автоархивация выполняется с настройками по умолчанию.
Показать папку архива в списке папок. Установите этот флажок, чтобы папка архива отображалась вместе с другими вашими рабочими папками в области навигации. Если вы не используете этот параметр, вы все равно можете открыть папку архива — перейдите на вкладку «Файл», затем на вкладке «Открыть» нажмите «Открыть файл данных Outlook».
Очистить элементы старше Укажите возраст, в котором вы хотите архивировать элементы, в днях, неделях или месяцах. Вы можете настроить период от одного дня до максимум 60 месяцев.
Переместить старые элементы в Установите этот флажок, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле появится папка по умолчанию. Чтобы использовать другую папку, введите расположение папки в поле или нажмите кнопку Обзор. При выборе этого параметра отменяется выбор параметра Удалить элементы без возможности восстановления.
Удалить элементы без возможности восстановления. Этот параметр удаляет все элементы с истекшим сроком действия. Они не перемещаются, и архивная копия не сохраняется. Выбор этого параметра снимает выбор параметра Переместить старые элементы в.
Применить эти настройки ко всем папкам. Этот параметр применяет настройки автоархивации, включая ваши изменения, ко всем папкам. Чтобы указать уникальные параметры для одной или нескольких папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого щелкните папку правой кнопкой мыши, выберите "Свойства" и перейдите на вкладку "Автоархивация", чтобы изменить настройки для каждой папки, которую вы хотите изменить.
В организациях Exchange Online или автономных организациях Exchange Online Protection (EOP) без почтовых ящиков Exchange Online вы можете проверять вложения электронной почты, настроив правила для обработки почты (также известные как правила транспорта). Правила обработки почты позволяют вам проверять вложения электронной почты в рамках ваших требований к безопасности обмена сообщениями и соответствия требованиям. Когда вы просматриваете вложения, вы можете выполнять действия с сообщениями на основе содержимого или характеристик вложений. Вот некоторые задачи, связанные с вложениями, которые можно выполнить с помощью правил обработки почты:
- Выполните поиск файлов с текстом, соответствующим указанному шаблону, и добавьте заявление об отказе от ответственности в конец сообщения.
- Проверьте содержимое вложений и, если вы указали какие-либо ключевые слова, перенаправьте сообщение модератору на утверждение перед его доставкой.
- Проверить сообщения с вложениями, которые невозможно проверить, а затем заблокировать отправку всего сообщения.
- Проверьте наличие вложений, размер которых превышает определенный, а затем уведомите отправителя о проблеме, если вы решите предотвратить доставку сообщения.
- Проверьте, соответствуют ли свойства вложенного документа Office указанным вами значениям.При этом условии вы можете интегрировать требования правил обработки почты и политик защиты от потери данных со сторонней системой классификации, такой как SharePoint или инфраструктура классификации файлов Windows Server (FCI).
- Создавайте уведомления, которые оповещают пользователей, если они отправляют сообщение, соответствующее правилу потока обработки почты.
- Блокировать все сообщения с вложениями. Примеры см. в разделе Использование правил обработки почты для сценариев блокировки вложений в Exchange Online.
Все эти условия будут сканировать сжатые архивные вложения.
Администраторы Exchange Online могут создавать правила обработки почты в центре администрирования Exchange (EAC) в разделе Обработка почты > Правила. Для выполнения этой процедуры необходимы разрешения. После того как вы начнете создавать новое правило, вы сможете просмотреть полный список условий, связанных с вложением, щелкнув Дополнительные параметры > Любое вложение в разделе Применить это правило, если. Параметры, связанные с вложениями, показаны на следующей диаграмме.
Дополнительные сведения о правилах обработки почты, включая полный набор условий и действий, которые вы можете выбрать, см. в разделе Правила обработки обработки почты (правила транспорта) в Exchange Online. Exchange Online Protection (EOP) и гибридные клиенты могут воспользоваться рекомендациями по правилам обработки почты, приведенными в разделе Рекомендации по настройке EOP. Если вы готовы приступить к созданию правил, см. раздел Управление правилами обработки почты в Exchange Online.
Проверить содержимое вложений
Вы можете использовать условия правил обработки почты, приведенные в следующей таблице, для проверки содержимого вложений сообщений. В этих условиях проверяется только первый мегабайт (МБ) текста, извлеченного из вложения. Ограничение в 1 МБ относится к извлеченному тексту, а не к размеру файла вложения. Например, файл размером 2 МБ может содержать менее 1 МБ текста, поэтому будет проверен весь текст.
Чтобы начать использовать эти условия при проверке сообщений, необходимо добавить их в правило обработки обработки почты. Узнайте о создании или изменении правил в статье Управление правилами обработки почты в Exchange Online.
| Имя условия в Центре администрирования Exchange | Имя условия в Exchange Online PowerShell | Описание |
|---|---|---|
| Содержимое любого вложения включает Содержимое любого вложения > включает любое из этих слов | AttachmentContainsWords | Это условие сопоставляет сообщения с вложениями поддерживаемых типов файлов, которые содержат указанную строку или группу символов. |
| Содержимое любого вложения соответствует Содержимое любого вложения> соответствует этим текстовым шаблонам | AttachmentMatchesPatterns | Это условие сопоставляет сообщения с вложениями поддерживаемых типов файлов, которые содержат текстовый шаблон, соответствующий указанному регулярному выражению. |
| Содержимое любого вложения не может быть проверено Любое вложение > содержимое не может быть проверено | AttachmentIsUnsupported | Правила обработки почты может проверять содержимое поддерживаемых типов файлов. Если правило обработки почты находит неподдерживаемое вложение, срабатывает условие AttachmentIsUnsupported. Поддерживаемые типы файлов описаны в следующем разделе. |
Имена условий в Exchange Online PowerShell — это имена параметров командлетов New-TransportRule и Set-TransportRule. Дополнительные сведения см. в разделе New-TransportRule.
Чтобы узнать, как использовать Windows PowerShell для подключения к Exchange Online, см. раздел Подключение к Exchange Online PowerShell.
Поддерживаемые типы файлов для проверки содержимого правила потока обработки почты
В следующей таблице перечислены типы файлов, поддерживаемые правилами обработки почты. Система автоматически определяет типы файлов, проверяя свойства файлов, а не фактическое расширение имени файла, что помогает предотвратить возможность злоумышленников обойти фильтрацию правил потока обработки почты путем переименования расширения файла. Список типов файлов с исполняемым кодом, которые можно проверить в контексте правил обработки почты, приведен далее в этой статье.
| Категория | Расширение файла | Примечания |
|---|---|---|
| Office 2007 и более поздние версии | .docm, .docx, .pptm, .pptx, .pub, .one, .xlsb, .xlsm, .xlsx | Microsoft OneNote и Microsoft Publisher файлы не поддерживаются по умолчанию. Содержимое любых встроенных частей, содержащихся в этих типах файлов, также проверяется. Однако любые невстроенные объекты (например, связанные документы) не проверяются. |
| Office 2003 | .doc, .ppt, .xls | Нет |
| Другие файлы Office | .rtf, .vdw, .vsd, .vss, .vst | Нет |
| Adobe PDF | Нет | |
| HTML | .html | Нет |
| XML | .xml, .odp, .ods, .odt | Нет |
| Текст | .txt, .asm, .bat, . c, .cmd, .cpp, .cxx, .def, .dic, .h, .hpp, .hxx, .ibq, .idl, .inc, inf, .ini, inx, .js, .log, .m3u , .pl, .rc, .reg, .txt, .vbs, .wtx | Нет |
| OpenDocument | .odp , .ods, .odt | Никакие части файлов .odf не обрабатываются. Например, если файл .odf содержит встроенный документ, содержимое этого встроенного документа не проверяется. |
| Чертеж AutoCAD | .dxf< /td> | Файлы AutoCAD 2013 не поддерживаются. |
| Изображение | .jpg, .tiff | Только проверяется текст метаданных, связанный с этими файлами изображений. Нет оптического распознавания символов. |
| Сжатые архивные файлы | .bz2, cab, .gz, .rar, .tar, .zip, .7z< /td> | Содержимое этих файлов, которые изначально были в поддерживаемом формате, проверяются и обрабатываются аналогично сообщениям с несколькими вложениями. Свойства самого файла сжатого архива не проверяются. Например, если тип файла-контейнера поддерживает комментарии, это поле не проверяется. |
Проверка свойств файлов вложений
Следующие условия можно использовать в правилах обработки почты для проверки различных свойств файлов, прикрепленных к сообщениям. Чтобы начать использовать эти условия при проверке сообщений, вам необходимо добавить их в правило обработки обработки почты. Дополнительные сведения о создании или изменении правил см. в разделе Управление правилами обработки почты.
В этом руководстве вы найдете все необходимое для изучения архива Gmail.
Вы случайно заархивировали важное письмо и теперь не можете вернуться к нему. Его нет в корзине, и вы не можете найти папку «Архив». Итак, куда идут ваши заархивированные электронные письма, как вы находите к ним обратную связь и в чем разница между архивированием и удалением? Вот некоторые из тем, которые мы рассмотрим в этом руководстве.
В этом руководстве:
Как найти заархивированные электронные письма
В Gmail нет папки с названием "Архив". Вместо этого вы можете найти заархивированные электронные письма в разделе «Вся почта».
Шаг 1. Вы можете перейти к своим заархивированным сообщениям электронной почты, нажав «Вся почта» на панели навигации слева:
Шаг 3. Вы должны увидеть все свои электронные письма. Нажав «Вся почта», вы увидите как заархивированные электронные письма, так и те, которые находятся в папке «Входящие».
P.S. Эта функция показывает вам все ваши электронные письма, включая те, которые находятся в папке «Входящие», и все остальные ярлыки. Если заархивированное электронное письмо старше, чем электронное письмо в верхней части папки «Входящие», возможно, вам придется просмотреть его.
Как искать специально заархивированные электронные письма
При поиске электронного письма или темы вы автоматически ищете все электронные письма, в том числе заархивированные или помеченные.
Если вы хотите видеть ТОЛЬКО заархивированные электронные письма, вы можете ввести (НЕ ярлык:входящие) вместе со своим поисковым запросом. Помните, что для работы НЕ нужно писать с заглавной буквы.
Как архивировать электронные письма
В Gmail есть три способа архивации писем.
Способ 1. Используйте ярлыки в списке адресов электронной почты:
Метод 2. Или вы можете щелкнуть значок архива вверху при открытии электронного письма:
Способ 3. Вы можете заархивировать несколько писем прямо из папки "Входящие".
Что значит архивировать что-либо
Первое, что вы должны знать, прежде чем двигаться дальше, это то, что Gmail упорядочивает все по ярлыкам, а не по папкам. Основное различие между традиционными папками и ярлыками заключается в том, что в структуре папок электронное письмо можно найти только в одном месте. Но с метками, с другой стороны, вы можете применить несколько меток к одному письму. Получаемые вами электронные письма автоматически помечаются меткой папки «Входящие», чтобы они отображались в папке «Входящие». Затем вы можете пометить его дополнительными метками.
Архивация сообщения электронной почты означает, что вы удаляете из него метку папки "Входящие". Смысл архивирования электронной почты в Gmail заключается в том, чтобы привести в порядок свой почтовый ящик, не удаляя ничего. Это все равно, что пометить что-то как выполненное в списке дел или сохранить что-то на хранение. Таким образом, вы можете сохранить все свои релевантные электронные письма и не загромождать свой почтовый ящик!
Преимущество организации электронной почты таким образом заключается в том, что если вы получаете электронное письмо от своей жены, вы можете пометить письмо жены, ответить, а затем заархивировать его. Затем он исчезает из папки "Входящие", но его все равно можно найти, перейдя по ярлыку жены.
Знаете ли вы?
Заархивированные цепочки писем автоматически появляются в папке "Входящие", когда вы получаете ответ.
Архивировать или удалять
Разница между архивированием и удалением чего-либо заключается в том, что архивирование похоже на сохранение чего-либо для безопасного хранения. Например, ваши заметки, документы, квитанции или важные файлы. При перемещении чего-либо в корзину указывает, что этот файл вам больше не нужен.
Почему архив не является отдельной папкой?
Если вы привыкли к Outlook, вы можете использовать архив в виде отдельной папки. Недостатком этого способа является то, что если вы архивируете что-то, что у вас есть в папке клиента, оно затем перемещается из папки клиента в папку «Архив». Это может быть обременительно, если вы по-прежнему хотите хранить архивные вещи в порядке.
Если вы заархивируете электронное письмо в Gmail, оно по-прежнему будет находиться под ярлыком клиента, но будет удалено из папки "Входящие". Вы по-прежнему сможете найти его, выполнив поиск, перейдя к ярлыку клиента или нажав «Вся почта».
Почему вы должны архивировать свои электронные письма
Основное преимущество архивирования электронной почты заключается в том, что в этом случае ваш почтовый ящик не будет захламлен. Вы можете заархивировать электронное письмо, например, отметить его как выполненное.
Архивируя все электронные письма, которые не требуют дальнейших действий, вы быстрее находите электронные письма, на которые нужно ответить. Это также избавит вас от беспорядка в голове.
Навсегда изгнать информационные бюллетени, рекламные электронные письма и спам из папки "Входящие". Автоматически перемещайте электронные письма от важных контактов в приоритетную очередь. Найдите старые, неважные письма и удалите их, чтобы освободить место в почтовом ящике. Вам достаточно нескольких фильтров Gmail.
Фильтры позволяют создавать правила обработки Gmail входящей электронной почты. Эти правила сообщают Gmail, как управлять вашей электронной почтой, позволяя автоматизировать процесс организации папки «Входящие». Вот все, что вам нужно знать о фильтрах Gmail, а также самые полезные фильтры, которые нужно настроить прямо сейчас.
Как создать фильтр в Gmail
Создать фильтры в Gmail можно несколькими способами:
Вы можете создать фильтр, нажав стрелку вниз в окне поиска Gmail:
Или создайте новый фильтр в настройках Gmail, нажав на значок шестеренки, выбрав "Настройки", выбрав вкладку "Фильтры и заблокированные адреса" и нажав ссылку "Создать новый фильтр".
Создайте фильтр из определенного электронного письма, открыв его, нажав кнопку "Дополнительно" и выбрав "Фильтровать подобные сообщения".
Каким бы способом вы ни попали в форму создания фильтра, существует несколько вариантов выбора критериев фильтра:
От: фильтрация сообщений, отправленных с определенного адреса электронной почты.
Кому: фильтровать электронные письма, отправленные на определенный адрес электронной почты.
Тема. Отфильтруйте электронные письма с определенной строкой темы.
Содержит слова: фильтровать электронные письма, содержащие указанные ключевые слова.
Не содержит: фильтрация сообщений, не содержащих указанных ключевых слов.
С вложением: фильтрация электронных писем с вложениями.
Не включать чаты: игнорировать чаты Hangouts при применении фильтров.
Размер. Отфильтруйте электронные письма большего или меньшего размера, чем заданный размер.
Если вы использовали параметр "Дополнительно" в определенном электронном письме, чтобы открыть меню создания фильтра, Gmail автоматически заполнит адрес электронной почты отправителя:
Выбрав критерии для фильтра, нажмите ссылку "Создать фильтр с этим поиском", чтобы указать, что Gmail будет делать с электронными письмами, соответствующими этому фильтру:
Пропустить папку "Входящие". Архивируйте сообщение электронной почты, чтобы оно не отображалось в папке "Входящие".
Отметить как прочитанное. Сообщение электронной почты будет отображаться в папке "Входящие" как уже прочитанное.
Пометить электронное письмо автоматически.
Применить метку. Применить к письму определенную метку.
Переслать: Автоматически пересылать электронное письмо на другой адрес электронной почты.
Удалить: отправить электронное письмо в корзину.
Никогда не отправлять в спам: запретите Gmail помечать сообщения электронной почты как спам.
Всегда отмечать как важные: автоматически отмечать отфильтрованные письма как важные.
Никогда не отмечать как важные. Скажите Gmail не отмечать отфильтрованные письма как важные.
Классифицировать как: автоматически классифицировать отфильтрованные электронные письма.
Также применять фильтр к совпадающим беседам: автоматически применяет выбранные условия ко всем электронным письмам в вашей учетной записи (новым, заархивированным и удаленным), которые соответствуют выбранным критериям фильтра.
Как редактировать и удалять фильтры Gmail
Если ваши фильтры не применяются должным образом или вам больше не нужен созданный фильтр, фильтры Gmail можно легко изменить или удалить:
Нажмите на значок шестеренки.
Выберите вкладку "Фильтры и заблокированные адреса".
Найдите фильтр, который хотите изменить/удалить.
Нажмите ссылку "изменить", чтобы обновить критерии и поведение фильтра, или нажмите ссылку "удалить", чтобы удалить его.
7 способов организовать вашу электронную почту с помощью фильтров Gmail
Прежде чем мы перейдем к различным способам использования фильтров Gmail, давайте рассмотрим различные типы операторов, которые распознает Google. Используйте их для создания более мощных и точных фильтров:
Оператор ` OR ` указывает Gmail фильтровать либо одно, либо другое.
отказаться от подписки ИЛИ в браузере
Отфильтруйте электронные письма по слову *отменить подписку* или по слову *браузер*.
Операция со знаком минус ( ` - ` ) указывает Gmail исключить определенный элемент из фильтра.
Текст, заключенный в кавычки, указывает Gmail искать точное совпадение текста.
"Просмотреть в браузере"
Отфильтровать электронные письма, в которых используется точная фраза * просмотреть в браузере * .
Элементы, заключенные в круглые скобки, сообщают Gmail, что нужно сгруппировать эти элементы вместе.
Звездочка — это подстановочный знак, указывающий Gmail, что текст, который там отображается, не имеет значения.
Не фильтруйте электронные письма, приходящие с любых адресов в домене Zapier.
Мы дадим дополнительные рекомендации по использованию операторов при создании фильтров в приведенных ниже примерах.
Помня об этом, мы готовы приступить к созданию фильтров в Gmail. Вот некоторые из наших любимых.
Обратите внимание, что большинство приведенных ниже примеров основаны на информационных бюллетенях и маркетинговых электронных письмах, но если вы измените слова или фразы, которые вы используете для своих фильтров, вы можете использовать приведенные ниже шаги для управления любыми типами повторяющихся электронных писем, которые вы можете получать, например как квитанции от Amazon, счета от вашей коммунальной компании или те электронные письма «Fwd:», которые ваши члены семьи продолжают отправлять вам из лучших побуждений.
1. Автоматически удалять все информационные бюллетени и маркетинговые электронные письма
Отказ от подписки на каждый информационный бюллетень и рекламное письмо, которое приходит в ваш почтовый ящик вручную, является огромной тратой времени, когда вы можете заставить Gmail сделать это за вас автоматически.
Этот фильтр указывает Gmail отправлять эти сообщения в корзину, отслеживая слово "отменить подписку" в теле письма:
Нажмите стрелку вниз в строке поиска Gmail, чтобы открыть форму создания фильтра.
В поле "Есть слова" введите отписаться.
Нажмите ссылку "Создать фильтр для этого поиска".
Установите флажок рядом с "Удалить".
Нажмите кнопку "Создать фильтр".
Теперь любое электронное письмо, содержащее слово отменить подписку, которое относится к большинству получаемых вами информационных бюллетеней и маркетинговых писем, будет автоматически отправляться в папку "Корзина".
Если вы обнаружите, что этот фильтр не улавливает все, расширьте его, включив в него другие слова, которые обычно встречаются в информационных бюллетенях и маркетинговых электронных письмах. Откройте свой фильтр, чтобы отредактировать его, и добавьте все слова, по которым вы хотите фильтровать, разделив их оператором ИЛИ.
отписаться ИЛИ "просмотреть в браузере" ИЛИ "просмотреть как веб-страницу" ИЛИ "политика конфиденциальности" ИЛИ "нажать здесь" ИЛИ "просмотреть онлайн" ИЛИ "обновить настройки" ИЛИ "отказаться" ИЛИ "управлять ваш аккаунт"
Откройте любой информационный бюллетень или маркетинговое электронное письмо, которое прошло мимо вашего фильтра, и найдите ключевые слова и фразы, которые редко используются в других типах электронных писем. Когда вы найдете его, добавьте его в свой фильтр.
Внимание! Gmail автоматически удалит каждое электронное письмо, в котором используется одно из ключевых слов или фраз, указанных в вашем фильтре. У вас есть только 30 дней, чтобы восстановить удаленные элементы из корзины, прежде чем они будут удалены навсегда. Если вы считаете, что фильтр может поймать личную электронную почту, не реже одного раза в месяц просматривайте удаленные элементы или рассмотрите возможность использования метода архивации, описанного в следующем примере.
2. Автоматически архивировать все информационные бюллетени и маркетинговые электронные письма
Автоматическое архивирование информационных бюллетеней и маркетинговых электронных писем хорошо работает, если вы боитесь непреднамеренно удалить что-то важное, но мне больше всего нравится использовать этот фильтр для компаний, которые время от времени отправляют промокоды.
Вот пример: мне не нужно уведомление в папке "Входящие" каждый раз, когда у Kohl’s есть распродажа. Но если в моем архиве есть маркетинговые электронные письма Коля, я могу выполнить поиск в маркетинговых электронных письмах, которые я недавно получил, прежде чем начать делать покупки, чтобы увидеть, содержит ли какой-либо код купона.
Чтобы создать фильтр, который автоматически архивирует информационные бюллетени и маркетинговые электронные письма:
Нажмите стрелку вниз в строке поиска Gmail.
В поле "Есть слова" введите отписаться (или используйте операторы, чтобы включить дополнительные термины).
Нажмите ссылку "Создать фильтр для этого поиска".
Установите флажок "Пропустить входящие (архивировать)".
Нажмите кнопку "Создать фильтр".
Этот фильтр отправляет все электронные письма, содержащие слово отменить подписку, в папку «Вся почта». Хотя вы не будете видеть электронные письма в своем почтовом ящике, у вас всегда будет доступ к ним в вашем архиве.
3. Переместите все информационные бюллетени и маркетинговые электронные письма в определенное место
Если вы хотите читать маркетинговые электронные письма и информационные бюллетени, которые вы получаете, но не хотите, чтобы они засоряли вашу папку "Входящие", создайте фильтр, который автоматически отправляет эти электронные письма в папку с делами. Если у вас еще нет места для дел в Gmail, создайте новый ярлык:
На боковой панели Gmail разверните меню и прокрутите вниз, пока не увидите ссылку "Создать новый ярлык". Нажмите на ссылку.
Затем введите имя нового ярлыка и нажмите "Создать".
Ярлыки Gmail работают так же, как папки в Outlook и других почтовых программах. Используйте их, чтобы сортировать электронные письма по значимым группам.
После того как у вас появится ярлык для информационных бюллетеней и маркетинговых электронных писем, создайте фильтр:
Нажмите стрелку вниз в строке поиска Gmail.
В поле "Есть слова" введите отписаться (или используйте операторы, чтобы включить дополнительные термины).
Нажмите ссылку "Создать фильтр для этого поиска".
Установите флажок "Пропустить входящие (архивировать)".
Установите флажок "Применить ярлык" и в раскрывающемся списке выберите ярлык, созданный на последнем шаге.
Теперь Gmail будет автоматически перемещать все электронные письма, содержащие слово отменить подписку, на выбранный вами ярлык. Они не появятся в папке "Входящие", но будут отмечены как непрочитанные в вашем новом ярлыке для просмотра, когда у вас будет время.
4. Удаление, архивирование или перемещение сообщений электронной почты от определенных отправителей
В трех приведенных выше примерах показано, как использовать фильтры для пакетного удаления, архивирования или перемещения сообщений электронной почты, но что, если вы просто хотите применить эти фильтры к определенным типам сообщений электронной почты или к сообщениям от определенных отправителей? Есть несколько способов создать более точные фильтры в Gmail.
<р>1. Фильтр по адресу электронной почты: если вы хотите автоматически удалять, архивировать или помечать электронные письма от одного определенного отправителя, введите адрес электронной почты этого отправителя в поле «От» формы создания ярлыка, затем выберите соответствующее действие для фильтра (удалить, архив или ярлык).5. Создайте отдельные почтовые ящики для разных учетных записей электронной почты
Если вы управляете несколькими учетными записями электронной почты из центральной учетной записи и хотите, чтобы электронные письма, отправляемые на каждый адрес, отображались в отдельных почтовых ящиках:
Создайте ярлык для каждого аккаунта.
Откройте форму создания фильтра.
Введите адрес электронной почты своей первой учетной записи в поле "Кому".
Нажмите "Создать фильтр для этого поиска".
Установите флажки рядом с пунктами "Пропустить входящие (архивировать)" и "Применить ярлык" и выберите соответствующий ярлык в раскрывающемся списке.
Нажмите кнопку "Создать фильтр".
Повторите эти шаги для каждого дополнительного аккаунта.
Это перемещает сообщения электронной почты из папки "Входящие" в отдельные очереди, которые имитируют папки "Входящие" в аккаунте.
Этот фильтр также полезен, если вы пытаетесь удалить старый адрес электронной почты и хотите быстро увидеть, где вам все еще нужно обновить свой адрес электронной почты.
Если вы хотите управлять несколькими учетными записями электронной почты из одного почтового ящика Gmail, ознакомьтесь с нашим руководством по объединению нескольких учетных записей Gmail.
6. Автоматически очищать папку со спамом
Устали от писем со спамом, скапливающихся в папке "Спам"? Используйте этот фильтр, чтобы автоматически и без возможности восстановления удалять каждое электронное письмо, которое Gmail определяет как спам, как только оно поступает в ваш аккаунт:
Нажмите стрелку вниз в строке поиска Gmail.
В поле "Содержит слова" введите is:spam.
Нажмите ссылку "Создать фильтр для этого поиска".
Нажмите кнопку "ОК" в модальном окне "Подтвердить создание фильтра".
Установите флажок рядом с "Удалить".
Нажмите "Создать фильтр".
Предупреждение. Хотя это случается редко, Google иногда ошибочно идентифицирует подлинное электронное письмо как спам. Установив этот фильтр, вы не сможете отсортировать папку со спамом, чтобы убедиться, что в нее не попало ничего важного.
7. Создайте очередь дел
Я много пишу о приложениях и инструментах для повышения производительности, но когда дело доходит до дела, я больше всего люблю хранить список дел в папке "Входящие". Если и есть способ гарантировать, что я ничего не забуду, так это отправить себе напоминание по электронной почте, как только подумаю об этом.
Поскольку я отправляю себе по электронной почте только напоминания о том, что мне нужно сделать, или отправляю себе ссылки на статьи, которые я хочу прочитать, у меня есть фильтр, который автоматически помечает электронные письма, которые я отправляю себе, ярлыком дел. Вот как это настроить:
Создайте ярлык задачи, если у вас его еще нет.
Нажмите стрелку вниз в строке поиска Gmail.
В поле "От" введите свой адрес электронной почты.
Нажмите ссылку "Создать фильтр для этого поиска".
Установите флажок "Пропустить входящие (архивировать)".
Установите флажок "Применить метку" и в раскрывающемся списке выберите метку задачи.
Вы также можете использовать этот фильтр для электронных писем, которые отправляют вам другие люди (ваш начальник, клиент, редактор и т. д.), в которых всегда есть задачи, которые вам необходимо выполнить. Просто подставьте свой адрес электронной почты в поле «Кому» в форме создания ярлыка или используйте оператор ИЛИ, чтобы Gmail автоматически помечал входящие электронные письма с любого указанного адреса (например, «myemail@gmail.com ИЛИ boss@gmail.com). ").
Если вы предпочитаете управлять своим списком дел в определенном инструменте управления проектами, объедините этот фильтр с одним из следующих рабочих процессов Zapier, чтобы ваши помеченные электронные письма Gmail автоматически преобразовывались в задачи в предпочитаемом вами инструменте повышения производительности:
Как использовать фильтры для удаления старых писем
Последняя полезная функция фильтров Gmail позволяет выполнять поиск по любым критериям фильтра, которые вы создаете, и автоматически удалять все заархивированные электронные письма, соответствующие этому фильтру. Это помогает, когда в вашем почтовом ящике заканчивается место и вам нужно удалить вещи, которые вам больше не нужны.
Допустим, вы автоматически архивировали информационные бюллетени и маркетинговые электронные письма, но теперь хотите удалить их все, чтобы освободить место в своем аккаунте:
Нажмите на значок шестеренки.
Выберите вкладку "Фильтры и заблокированные адреса".
Нажмите ссылку "изменить" рядом с фильтром новостной рассылки.
Нажмите "Продолжить" в форме создания фильтра, не меняя никаких критериев фильтра.
Снимите флажок "Пропустить входящие (архивировать)".
Установите флажок "Удалить".
Нажмите "Обновить фильтр".
Это автоматически удалит все заархивированные электронные письма, которые ранее были обнаружены фильтром вашей рассылки, что должно освободить много места в вашем почтовом ящике.
После того как Gmail завершит процесс удаления, просто снова измените свой фильтр, чтобы снова настроить его на архивирование писем. Повторяйте этот процесс каждый раз, когда вам нужно освободить место в аккаунте.
Без фильтров Gmail вы управляете своей электронной почтой на микроуровне, и что в этом интересного? Настроив эти фильтры, вы сможете каждый день возвращаться к более чистой и удобной папке "Входящие".
Читайте также: