Файл электронной подписи, где можно получить подпись госуслуг

Обновлено: 21.11.2024

Если вы хотите использовать электронные подписи по формам запроса 4506-C, 4506-T или 4506T-EZ, обратитесь в назначенный сервисный центр. Служба не поддерживает и не рекомендует какого-либо поставщика электронной подписи, однако любой используемый поставщик должен соответствовать всем критериям, установленным ниже.

Требования к электронной подписи службы экспресс-подтверждения дохода (IVES)

Этот документ включает требования к предлагаемой структуре, которой должны придерживаться все участники IVES, чтобы использовать электронные подписи для форм IRS 4506-C, 4506-T или 4506T-EZ.

Фон

В связи с тем, что в настоящее время все большее число транзакций совершается в Интернете, в последние годы возникли юридические дебаты по поводу действительности электронных контрактов и возможности принудительного исполнения электронных подписей. Закон об электронной подписи в национальной и глобальной торговле, обычно называемый E-Sign, Публичный закон 106-229 от 30 июня 2000 г., разрешает этот спор, разрешая создание электронных контрактов, а также использование электронных записей, касающихся такие соглашения. При этом он обеспечивает единые национальные стандарты использования электронных подписей, использование и важность которых за последние несколько лет возросли. Наиболее многообещающая технология электронной подписи представлена ​​в виде «цифровых подписей», которые используют криптографию с открытым ключом. Это включает в себя два связанных ключа: уникальный «закрытый ключ» для пользователя, который шифрует информацию, и соответствующий «открытый ключ», который разблокирует информацию и проверяет личность пользователя. К другим популярным в настоящее время типам электронных подписей относятся подписи по клику (например, кнопка «Я принимаю» на веб-сайте), пароли и биометрические подписи (например, отпечатки голоса и отпечатки пальцев).

Электронная подпись определяется как электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к договору или другой записи или логически связанный с ним и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись. Закон об электронной подписи в целом гласит следующее:

  1. Применяется ко всем транзакциям, если потребитель дает утвердительное согласие на использование электронных процедур, за исключением случаев, когда транзакция специально исключена в соответствии с условиями самого акта.
  2. Разрешает использование электронной подписи в любой транзакции, если обе стороны согласны на использование.
  3. Указывает, что любой документ в электронной форме или оформленный с помощью электронной подписи имеет полную силу.
  4. Устанавливает требования к хранению электронных записей.
  5. Обеспечивает полную допустимость электронных записей в любом судебном разбирательстве.

Определение электронной подписи

Технологически нейтральный термин, обозначающий различные методы подписания электронного сообщения, которые (а) идентифицируют и аутентифицируют конкретное лицо как источник электронного сообщения и (б) указывают на согласие такого лица с информацией, содержащейся в электронном сообщении (определение из GPEA, Публичный закон 105-277). Примеры технологий электронной подписи включают PIN-коды, идентификаторы пользователей и пароли, цифровые подписи, цифровые подписи, а также аппаратные и биометрические токены.

Требования закона об электронной подписи

В настоящее время существует пять требований закона об электронной подписи, которые мы предлагаем реализовать:

<р>1. Подпись должна находиться под исключительным контролем лица. Подписи на основе пароля следует использовать в сочетании с PKI, грифами, электронными пломбами, а также простым переносом кликов. Для IVES мы запрашиваем использование электронной подписи.
2. Подпись должна быть проверяемой. Технология электронной подписи будет проверяться в режиме реального времени с использованием сложных алгоритмов или посредством криминалистического анализа динамики или измерений подписи.
3. Подпись должна быть уникальной для каждого человека. Каждая собранная подпись должна быть уникальной для отдельного человека, независимо от того, является ли она физическим измерением, таким как отпечаток пальца, или виртуальным измерением, таким как щелчок мышью.
4. Подпись должна установить намерение лица быть связанным транзакцией. Подписавшийся должен полностью осознавать цель, для которой предоставляется подпись, независимо от базовой технологии.
5. Подпись должна быть нанесена таким образом, чтобы не было подделки. Для защиты подписей пользователей и целостности документов, к которым они прикреплены, необходимо использовать стандартное шифрование.

Что такое цифровая подпись и как ее создать?

Что такое цифровые подписи?

Цифровые подписи похожи на электронные "отпечатки пальцев". В форме закодированного сообщения цифровая подпись надежно связывает подписывающего с документом в записанной транзакции.Цифровые подписи используют стандартный общепринятый формат, называемый инфраструктурой открытых ключей (PKI), для обеспечения высочайшего уровня безопасности и всеобщего признания. Они представляют собой конкретную реализацию технологии подписи электронной подписи (eSignature).

В чем разница между цифровой подписью и электронной подписью?

Большая категория электронных подписей (eSignatures) включает множество типов электронных подписей. В категорию входят цифровые подписи, представляющие собой конкретную технологию реализации электронных подписей. Как цифровые подписи, так и другие решения для электронной подписи позволяют подписывать документы и аутентифицировать подписавшего. Однако существуют различия в назначении, технической реализации, географическом использовании, а также юридическом и культурном признании цифровых подписей по сравнению с другими типами электронных подписей.

В частности, использование технологии цифровой подписи для электронных подписей значительно различается между странами, которые следуют открытым, технологически нейтральным законам об электронных подписях, включая США, Великобританию, Канаду и Австралию, и странами, которые следуют многоуровневым моделям электронных подписей, которые предпочитают местные стандарты, основанные на технологии цифровой подписи, в том числе во многих странах Европейского Союза, Южной Америки и Азии. Кроме того, некоторые отрасли также поддерживают определенные стандарты, основанные на технологии цифровой подписи.

Хотите подписать онлайн, но вам не нужна цифровая подпись?

Как работают цифровые подписи?

Цифровые подписи, как и собственноручные подписи, уникальны для каждой подписывающей стороны. Поставщики решений для цифровой подписи, такие как DocuSign, используют специальный протокол, называемый PKI. PKI требует, чтобы провайдер использовал математический алгоритм для генерации двух длинных чисел, называемых ключами. Один ключ является открытым, а другой — закрытым.

Когда подписывающая сторона подписывает документ электронной подписью, подпись создается с использованием закрытого ключа подписывающей стороны, который всегда надежно хранится у подписывающей стороны. Математический алгоритм действует как шифр, создавая данные, соответствующие подписанному документу, называемому хэшем, и шифруя эти данные. Полученные зашифрованные данные представляют собой цифровую подпись. В подписи также указывается время подписания документа. Если документ изменяется после подписания, цифровая подпись становится недействительной.

Например, Джейн подписывает соглашение о продаже таймшера, используя свой закрытый ключ. Покупатель получает документ. Покупатель, получивший документ, также получает копию открытого ключа Джейн. Если открытый ключ не может расшифровать подпись (с помощью шифра, из которого были созданы ключи), это означает, что подпись не принадлежит Джейн или была изменена с момента подписания. После этого подпись считается недействительной.

Чтобы защитить целостность подписи, PKI требует, чтобы ключи создавались, использовались и сохранялись безопасным образом, и часто требуются услуги надежного центра сертификации (ЦС). Поставщики цифровых подписей, такие как DocuSign, соответствуют требованиям PKI для безопасной цифровой подписи.

Начать

Хотите узнать больше о наших стандартных подписях?

Нужно поговорить с кем-то или у вас более 10 пользователей?

Хотите попробовать DocuSign бесплатно? Получите бесплатную 30-дневную пробную версию.

Часто задаваемые вопросы о цифровой подписи

Как создать цифровую подпись?

Поставщики электронных подписей, такие как DocuSign, которые предлагают решения, основанные на технологии цифровой подписи, упрощают цифровую подпись документов. Они предоставляют интерфейс для отправки и подписания документов в Интернете и взаимодействуют с соответствующими центрами сертификации для предоставления надежных цифровых сертификатов.

В зависимости от центра сертификации, который вы используете, вам может потребоваться предоставить определенную информацию. Также могут быть ограничения и ограничения в отношении того, кому вы отправляете документы на подпись и в каком порядке вы их отправляете. Интерфейс DocuSign проведет вас через весь процесс и обеспечит выполнение всех этих требований. Когда вы получаете документ на подпись по электронной почте, вы должны пройти аутентификацию в соответствии с требованиями центра сертификации, а затем «подписать» документ, заполнив онлайн-форму.

Что такое инфраструктура открытых ключей (PKI)?

Инфраструктура открытых ключей (PKI) – это набор требований, которые позволяют (среди прочего) создавать цифровые подписи. Через PKI каждая транзакция цифровой подписи включает пару ключей: закрытый ключ и открытый ключ. Закрытый ключ, как следует из названия, не является общим и используется только подписывающей стороной для электронной подписи документов. Открытый ключ находится в открытом доступе и используется теми, кому необходимо проверить электронную подпись подписавшего. PKI предъявляет дополнительные требования, такие как центр сертификации (CA), цифровой сертификат, программное обеспечение для регистрации конечных пользователей и инструменты для управления, обновления и отзыва ключей и сертификатов.

Что такое центр сертификации (ЦС)?

Цифровые подписи основаны на открытых и закрытых ключах. Эти ключи должны быть защищены, чтобы обеспечить безопасность и избежать подделки или злонамеренного использования. Когда вы отправляете или подписываете документ, вам необходимо убедиться, что документы и ключи созданы безопасно и что в них используются действительные ключи. Центры сертификации, тип поставщика услуг доверия, являются сторонними организациями, которые широко признаны надежными для обеспечения безопасности ключей и которые могут предоставить необходимые цифровые сертификаты. И лицо, отправляющее документ, и получатель, подписывающий его, должны согласиться на использование данного ЦС.

DocuSign также является ЦС, когда подписывающие лица используют цифровую подпись DocuSign Express. Это означает, что вы всегда можете отправить документ с цифровой подписью, используя DocuSign в качестве центра сертификации. Кроме того, вы можете безопасно создать собственный ЦС с помощью DocuSign Signature Appliance и при этом получить доступ к богатым функциям облачных сервисов DocuSign для управления транзакциями. Некоторые организации или регионы полагаются на другие известные центры сертификации, и платформа DocuSign их также поддерживает. К ним относятся OpenTrust, который широко используется в странах Европейского Союза, и SAFE-BioPharma, представляющий собой учетную запись, которую могут использовать организации, занимающиеся наукой о жизни.

Зачем мне использовать цифровую подпись?

Многие отрасли и географические регионы установили стандарты электронной подписи, основанные на технологии цифровой подписи, а также специальные сертифицированные центры сертификации для деловых документов. Соблюдение этих местных стандартов, основанных на технологии PKI, и работа с доверенным центром сертификации могут обеспечить применимость и признание решения электронной подписи на каждом локальном рынке. Используя методологию PKI, цифровые подписи используют хорошо известную международную технологию, основанную на стандартах, которая также помогает предотвратить подделку или изменение документа после подписания.

Какие решения для цифровой подписи предлагает DocuSign?

Подписи на основе стандартов DocuSign позволяют автоматизировать и управлять всеми цифровыми рабочими процессами с помощью мощных бизнес-возможностей DocuSign, сохраняя при этом соответствие местным и отраслевым стандартам электронной подписи, включая CFR, часть 11, и регламент ЕС eIDAS. В ЕС DocuSign предоставляет все типы подписей, определенные в eIDAS, включая расширенные электронные подписи ЕС (AdES) и квалифицированные электронные подписи ЕС (QES).

Имеют ли электронные подписи, основанные на технологии цифровой подписи, юридическую силу?

Да. ЕС принял Директиву ЕС об электронных подписях в 1999 году, а Соединенные Штаты приняли Закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (ESIGN) в 2000 году. Оба закона сделали подписанные электронным способом контракты и документы юридически обязательными, как и бумажные контракты. С тех пор законность электронных подписей неоднократно подтверждалась.

К настоящему времени большинство стран приняли законы и правила, созданные по образцу США или Европейского союза, при этом во многих регионах предпочтение отдается ЕС. модель локально управляемых электронных подписей на основе технологии цифровой подписи. Кроме того, многие компании улучшили соблюдение правил, установленных в их отраслях (например, FDA 21 CFR Part 11 в отрасли наук о жизни), что было достигнуто с помощью технологии цифровой подписи. Эти нормативные акты для конкретных стран и отраслей постоянно совершенствуются. Ключевым примером является нормативный акт об электронных услугах идентификации и доверия (eIDAS), недавно принятый в Европейском союзе.

Что такое цифровой сертификат?

Цифровой сертификат — это электронный документ, выданный центром сертификации (ЦС). Он содержит открытый ключ для цифровой подписи и указывает идентификатор, связанный с ключом, например название организации. Сертификат используется для подтверждения того, что открытый ключ принадлежит конкретной организации. ЦС выступает гарантом. Цифровые сертификаты должны быть выданы доверенным органом и действительны только в течение определенного времени. Они необходимы для создания цифровой подписи.

Excel для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 Outlook для Microsoft 365 PowerPoint для Microsoft 365 Word 2021 Word 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Office 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Office 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Office 2010 Excel 2007 Word 2007 Outlook 2007 PowerPoint 2007 Access 2007 Office 2007 Еще. Меньше

В этой статье объясняется, как получить или создать цифровую подпись для использования в документах Office. Дополнительные сведения об их использовании в документах Office см. в статье Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

Что такое цифровая подпись?

Цифровая подпись или идентификатор чаще называется цифровым сертификатом. Чтобы подписать документ Office цифровой подписью, у вас должен быть действующий (не просроченный) цифровой сертификат.Цифровые сертификаты обычно выдаются центром сертификации (ЦС), который является доверенным сторонним лицом, выпускающим цифровые сертификаты для использования другими сторонами. Существует множество коммерческих сторонних центров сертификации, у которых вы можете либо приобрести цифровой сертификат, либо получить бесплатный цифровой сертификат. Многие учреждения, правительства и корпорации также могут выпускать собственные сертификаты.

Цифровой сертификат необходим для цифровой подписи, поскольку он предоставляет открытый ключ, который можно использовать для проверки закрытого ключа, связанного с цифровой подписью. Цифровые сертификаты позволяют использовать цифровые подписи как способ проверки подлинности цифровой информации.

Получите цифровую подпись в центре сертификации или у партнера Microsoft

Если вы планируете обмениваться документами с цифровой подписью вместе с другими людьми и хотите, чтобы получатели ваших документов могли проверить подлинность вашей цифровой подписи, вы можете получить цифровой сертификат от надежного стороннего сертификата. орган (ЦА). Дополнительные сведения см. в разделе Поиск служб цифрового удостоверения или цифровой подписи.

Создайте цифровой сертификат для немедленной цифровой подписи документа

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации (ЦС) или хотите немедленно подписать документ цифровой подписью, вы можете создать свой собственный цифровой сертификат.

Перейдите в папку C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\ (или C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16, если вы используете 64-разрядную версию Office)

Нажмите SelfCert.exe. Появится окно «Создать цифровой сертификат».

В поле Имя сертификата введите описательное имя сертификата.

Когда появится сообщение об успешном выполнении SelfCert, нажмите OK.

Перейдите в папку C:\Program Files\Microsoft Office\ \.

Нажмите SelfCert.exe. Появится окно «Создать цифровой сертификат».

В поле Имя сертификата введите описательное имя сертификата.

Когда появится сообщение об успешном выполнении SelfCert, нажмите OK.

Нажмите «Пуск», выберите «Все программы», нажмите «Microsoft Office», нажмите «Инструменты Microsoft Office», а затем нажмите «Цифровой сертификат для проектов VBA». Появится окно «Создать цифровой сертификат».

В поле Имя сертификата введите описательное имя сертификата.

Когда появится сообщение об успешном выполнении SelfCert, нажмите OK.

Чтобы просмотреть сертификат в хранилище личных сертификатов, выполните следующие действия:

Откройте Internet Explorer.

В меню "Сервис" нажмите "Свойства обозревателя", а затем перейдите на вкладку "Содержимое".

Нажмите "Сертификаты", а затем перейдите на вкладку "Личные".

Важно! Если вы подписываете документ цифровой подписью с помощью созданного вами цифрового сертификата, а затем предоставляете общий доступ к файлу с цифровой подписью, другие люди не смогут проверить подлинность вашей цифровой подписи, не решив вручную доверять вашему самоподписанному сертификату. .

Как получить собственную цифровую подпись?

Если вы попытаетесь подписать документ Office 2007 цифровой подписью без цифрового сертификата, появится диалоговое окно «Получить цифровое удостоверение», в котором вам будет предложено выбрать способ получения собственной цифровой подписи.

Чтобы узнать больше о каждом параметре, см. следующие разделы.

Получите цифровую подпись от партнера Microsoft

Если вы выберете параметр «Получить цифровой идентификатор от партнера Microsoft» в диалоговом окне «Получить цифровой идентификатор», вы будете перенаправлены на веб-сайт Microsoft Office, где сможете приобрести цифровой сертификат у одного из сторонних центров сертификации. (ЦС).

Если вы планируете обмениваться документами с цифровой подписью с другими людьми и хотите, чтобы получатели ваших документов могли проверить подлинность вашей цифровой подписи, рекомендуется получить цифровой сертификат от надежной третьей стороны. сторонний центр сертификации (ЦС).

Создайте собственную цифровую подпись

Если вы не хотите приобретать цифровой сертификат у стороннего центра сертификации или хотите немедленно подписать документ цифровой подписью, вы можете создать свой собственный цифровой сертификат, выбрав параметр Создать свой собственный цифровой идентификатор в разделе Диалоговое окно «Получить цифровое удостоверение».

Чтобы создать собственный цифровой сертификат

В диалоговом окне "Получить цифровое удостоверение" выберите "Создать собственное цифровое удостоверение".

Важно! Диалоговое окно «Получить цифровое удостоверение» появляется только в том случае, если вы пытаетесь подписать документ цифровой подписью без цифрового сертификата.

В поле Имя введите свое имя.

В поле Адрес электронной почты введите свой адрес электронной почты.

В поле Организация введите название своей организации или компании.

В поле Местоположение введите свое географическое местоположение.

Нажмите "Создать".

Примечание. Если вы подписываете документ цифровой подписью с помощью созданного вами цифрового сертификата, а затем предоставляете общий доступ к файлу с цифровой подписью, другие люди не смогут проверить подлинность вашей цифровой подписи. Ваша цифровая подпись может быть проверена только на том компьютере, на котором вы создали цифровую подпись.

В этой статье мы рассмотрим ключевые различия между цифровыми подписями и электронными подписями, а также то, как выбрать то, что подходит для вашего агентства.

Если вы работаете в государственном секторе, и ваш отдел или агентство оценивают электронную подпись (eSignature) или решение для цифровой подписи, необходимо учитывать множество факторов: технические спецификации, стандарты соответствия, внутренние процессы и поведение персонала.< /p>

Хорошей новостью является то, что использование электронных подписей в государственных учреждениях продолжает расти. По мере совершенствования стандартов и безопасности агентства могут пользоваться преимуществами цифровых технологий без проблем, которые ранее препятствовали их внедрению.

Например, Департамент информации и инноваций штата Вермонт (DII) сообщает, что переход на электронные подписи в некоторых случаях сократил процесс утверждения контракта до двух рабочих дней.

В этой статье мы рассмотрим некоторые основы электронных и цифровых подписей, их законность, стандарты соответствия, которыми они руководствуются, и преимущества, которые они могут дать государственному учреждению. Мы также поговорили с рядом государственных служащих в различных департаментах, чтобы поделиться своими ключевыми выводами о внедрении системы электронной подписи.

В чем разница между электронными подписями и цифровыми подписями?

Хотя кажется, что электронные подписи и цифровые подписи являются синонимами, между ними есть несколько ключевых отличий.

Электронная подпись определена

Федеральный закон США о ESIGN, принятый в 2000 году, определяет электронную подпись как "электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к договору или другой записи или логически связанный с ним и выполненный или принятый лицом с намерением подписать протокол».

Короче говоря, электронная подпись — это юридическое понятие, если вы можете подтвердить личность подписавшего и его «намерение» подписать документ.

Примеры форм, для которых идеально подходят электронные подписи, включают разрешения на проведение особых мероприятий, бизнес-лицензии и внутренние формы, такие как заказы на покупку.

Цифровая подпись определена

Цифровая подпись более сложна. В частности, его меры безопасности являются более далеко идущими. Цифровая подпись содержит алгоритм, который шифрует подпись и создает уникальный цифровой сертификат для проверки подлинности подписанной записи.

StateScoop в обзоре законопроекта 2296 Ассамблеи штата Калифорния (подробнее об этом далее в этой статье) предлагает краткое определение того, чем они отличаются:

"Несмотря на то, что эти два термина могут показаться взаимозаменяемыми, на самом деле они представляют собой два очень разных метода проверки электронной личности: электронная подпись состоит из символа, означающего, что лицо соглашается подписать документ, а цифровая подпись объединяет этот символ вместе с безопасным сертификатом, подтверждающим личность подписавшего».

Многие муниципалитеты используют комбинацию этих типов подписи. Джо Баттинелли, супервайзер по инновационным услугам для бизнеса и местоположения в округе Кабаррус, Северная Каролина, говорит, что они используют почти все доступные варианты подписи. «Для некоторых форм достаточно электронной подписи — человек может ввести свое имя, и оно преобразуется в красивую рукописную подпись, и вы просто нажимаете «Отправить». Другие формы требуют дополнительного уровня безопасности и шифрования, поэтому мы использовали цифровую подпись Adobe Sign, которая использует цифровой идентификатор на основе сертификата, чтобы они могли отправлять. А в случае с федеральными формами у нас есть блокнот для подписи, который можно принести подписавшемуся».

Являются ли электронные подписи законными и безопасными?

Когда дело доходит до выбора типа подписи, подходящего для вашего агентства, знайте, что оба варианта имеют обязательную юридическую силу. Электронные подписи легче внедрить, но цифровые подписи обеспечивают дополнительный уровень безопасности.И то, и другое подлежит принудительному исполнению, но цифровая подпись сопряжена с меньшим риском правоприменения.

Агентства, с которыми мы поговорили, рассказали, какие из них использовать в зависимости от формы. Ширлин Ларсен, бухгалтер округа Бокс-Элдер, сказала, что ее агентство не использует электронные подписи для контрактов, которые представляют собой обязательства между двумя сторонами. «Вместо этого мы в основном используем его для подачи заявлений, таких как запрос на освобождение от налогов, запросы сотрудников на поездки, заявления о приеме на работу, формы обоснования покупки поставщиков, заявки на гранты, формы апелляций по налогу на имущество и т. д. есть какие-либо проблемы с соблюдением требований со стороны обеих сторон, которые несут юридические обязательства».

Мрудул Саданандан, менеджер по информационным технологиям города Сакраменто, вспоминает, что, когда его отдел впервые отважился на возможности электронной подписи, возникло много путаницы в отношении того, что представляет собой юридически обязывающая подпись. «По мере развития технологий и того, что люди в нашей организации видят преимущества электронных подписей, все больше людей соглашаются с тем, что нам не нужны цифровые подписи с высочайшим уровнем безопасности для каждой формы».

Батинелли говорит, что в его агентстве примерно 70 / 30 — онлайновые и реальные подписи, и среди цифровых вариантов, которые они используют, они больше всего полагаются на электронные подписи.

Соблюдение законодательства об электронных подписях

Существуют стандарты соответствия электронной подписи, которые государственное учреждение должно учитывать при проверке программного обеспечения. Некоторые муниципалитеты могут уже иметь список утвержденных поставщиков на выбор. Например, город Шарлотт утвердил двух поставщиков электронных подписей.

В агентствах, где эта работа еще не проводилась, важно знать, какие стандарты соответствия действуют. К ним относятся:

    – Принятый в 2000 году, это федеральный закон, в котором излагаются основные принципы торговли между штатами. Закон ESIGN был первым, в котором прямо указывалось, что контракт или подпись «не могут быть лишены юридической силы, действительности или исковой силы только потому, что они представлены в электронной форме». – Большинство штатов приняли этот единый закон, который согласовывает законы штатов в отношении действительности электронных подписей. – Этот закон, одобренный в 2016 году, устанавливает четкие стандарты в отношении того, как государственные и местные органы могут использовать как электронные, так и цифровые подписи. Агентствам CA стало намного проще запускать и запускать онлайн-системы подписи.

Как и в случае с любым новым поставщиком программного обеспечения, которого вы рассматриваете, всегда рекомендуется сначала попросить его предоставить надлежащую документацию и убедиться, что он отметил нужные вам флажки. Ниота Браун, менеджер по соблюдению требований в городе Шарлотт, говорит, что попросила городского поставщика программного обеспечения электронной подписи (GovOS) предоставить полную документацию по безопасности электронной подписи в окончательных условиях контракта.

Меры безопасности для обеспечения соответствия

Например, GovOS очень серьезно относится к мерам безопасности, предоставляя пользователям:

  • Журнал аудита, отслеживающий каждое действие подписывающей стороны.
  • 256-битное шифрование AES и TLS (безопасность транспортного уровня) 1.2
  • Управление правами доступа для назначенных подписывающих лиц
  • Уникальные подписи, созданные каждым пользователем
  • Геолокация для каждого документа eSignable
  • Аутентификация пользователя с многоуровневыми вариантами аутентификации
  • Временные метки журналов действий в процессе обработки документов.
  • Журнал аудита с полной историей документов

Конечно, в зависимости от сложности ваших форм и рабочих процессов вы можете столкнуться с дополнительными случаями. Браун сказал: «Одна из проблем, с которой мы столкнулись, заключалась в том, что мы подписывали несколько страниц одновременно, чтобы сохранить целостность процесса подписания. Мы смогли решить эту проблему, загрузив страницы с подписями в качестве обложки маршрутизации и потребовав всех подписей, прежде чем сможем направить документ следующему человеку».

Кроме того, электронные подписи помогают повысить безопасность. Ручной процесс означает больше возможностей для человеческой ошибки:

  • Потерянные документы
  • Ошибки обработки
  • Небезопасное хранилище

Подобные ошибки могут нанести ущерб отделу. На самом деле на человеческие ошибки при обработке данных приходится примерно 52% нарушений безопасности и данных, а 53% руководителей высшего звена и 28% владельцев малого бизнеса называют человеческий фактор или случайную потерю посторонней стороной в качестве основных причин утечки данных. .

Экономия времени и повышение эффективности

Электронные подписи значительно оптимизируют рабочие процессы и процессы. Исключая ручную работу с физическими формами, которая требует, чтобы документы были:

  • Печать
  • Заполнено
  • Передано на обработку
  • Физически перемещен внутри для подписей.
  • Подано вручную
  • Документы должны быть скопированы под копирку

Файлы могут лежать на чьем-то столе в течение нескольких минут, часов или дней, пока к ним не будут приставлены, что увеличивает время и затраты на процесс обработки.Если ваш отдел внедрил или думает о внедрении методов управления LEAN, устранение потерь из-за чрезмерной обработки может сократить расходы и сократить время выполнения работ.

Оцифровывая процессы с такими формами, как закупочная документация, кадровая документация, формы действий персонала, разрешения на проведение специальных мероприятий, вы можете стать намного эффективнее. По оценке Эллен Зоппо-Сассу, мэра Бристоля, штат Коннектикут, город сэкономил «более 1000 часов в месяц на время обработки — помимо дополнительной экономии, связанной с сокращением объема печати и хранения печатных материалов» за счет оцифровки бумажных форм с помощью GovOS Studio.

Эта экономия времени умножается на каждую форму, которую можно заполнить с помощью электронной подписи. Для команды Брауна в Шарлотте самым большим преимуществом электронных подписей было устранение маршрутизации и отслеживания вручную.

«Теперь мы можем маршрутизировать и отслеживать процесс выполнения контракта в режиме онлайн, что повышает целостность процесса и сводит к минимуму возможность потери записей. Поскольку мы можем отслеживать ход документа онлайн, это освобождает время моей команды для решения других задач. Раньше это время уходило на переходы из отдела в отдел, чтобы доставлять документы, узнавать о статусе документов и согласовывать графики обновлений».

Мрудул в Сакраменто получил похожие результаты. «Перенос юридически обязывающих подписей контрактов в электронную версию сократил для нас время и стоимость исполнения контракта».

При правильном внедрении система электронных подписей потенциально может окупить себя за счет улучшения процессов и уменьшения количества ошибок.

Как привлечь внимание всей организации

Когда дело доходит до внедрения изменений, вам нужно учитывать не только технологии и процессы. Человеческий фактор является критически важным компонентом для обеспечения высоких показателей внедрения.

Джейми Кленетски Фэй, менеджер по цифровым медиа в округе Моррис, штат Нью-Джерси, рекомендует рассматривать электронные подписи с точки зрения конечных пользователей. «Когда мы начали говорить о внедрении функции электронной подписи, я спросил: «А что, если вам нужно будет отправить эту форму, у вас есть дома принтер, который вы можете использовать для печати этой формы, чтобы вы могли ее подписать?» У вас есть марки, чтобы вы могли отправить заполненную форму по почте?» Это помогло нашей команде сопереживать гражданам, которые полагались на эти формы».

Имейте в виду, что меняются не только технологии, но и системы и процессы, на которые люди привыкли полагаться. Возможно, самым важным компонентом для завоевания доверия вашей команды при переходе на электронные подписи будет обучение и расширение возможностей, чтобы они быстрее освоились с новой технологией.

Мухаммед Умайр, специалист по системным приложениям города Бристоля, говорит, что независимо от того, насколько широко распространены электронные подписи, всегда нужно учиться. «Изменить менталитет людей — хватит бумаги! — это непросто, но можно. Вы должны научить всех, что теперь им просто нужно нажать кнопку и поставить подпись, а затем она перейдет к следующему человеку, чтобы получить необходимые подписи».

Как внедрить электронные подписи в существующие формы и рабочие процессы

Читайте также: