Электронная подпись врача на электронный больничный как получить

Обновлено: 06.07.2024

По мере того, как наш мир становится все более цифровым, популярность электронных подписей существенно выросла. Хотя HIPAA в настоящее время не включает в себя законодательство, касающееся электронных подписей, федеральные законы и законы штатов, включая Закон о ESIGN и Единый закон об электронных транзакциях, в более широком смысле требуют, чтобы электронные подписи рассматривались так же, как собственноручные подписи. В соответствии с этими законами медицинские учреждения могут принимать все формы действительных электронных подписей.

Требования к электронным подписям

Хотя HIPAA в настоящее время не содержит конкретных стандартов, касающихся электронных подписей, дух и намерения по-прежнему заключаются в том, чтобы приложить разумные усилия для обеспечения защиты конфиденциальности пациента. HHS предоставляет рекомендации о том, что организации, связанные HIPAA, должны гарантировать, что любая электронная подпись имеет юридическую силу в соответствии с применимым законодательством штата и другим законодательством.

Наряду с требованиями HIPAA необходимо учитывать Единый закон об электронных транзакциях (UETA) и Закон о глобальной и национальной торговле (Закон EGISN). Эти два закона содержат четыре требования к легитимности электронной подписи:

Намерение подписать. Электронные подписи требуют, чтобы все стороны были готовы подписать запрошенные документы.
Согласие на электронный бизнес. Все вовлеченные стороны должны быть готовы вести бизнес в электронном виде.
Связь записи и подписи. Система, используемая для обработки транзакции, должна хранить связанную запись, которая отображает процесс создания подписи или заявление, подтверждающее, что документ был заполнен электронной подписью.
Ведение записей. Электронные подписи должны иметь возможность тиражирования для использования всеми сторонами.

В соответствии с этим законодательством практики могут принимать действительные электронные подписи для раскрытия информации, требующей подписи.

Отправить запрос партнеру

Готовы избавиться от бремени электронных подписей и других процессов раскрытия информации? ScanSTAT здесь, чтобы помочь вам справиться с вашими запросами, чтобы вы могли сосредоточить время вашего персонала на ваших пациентах. Хотите узнать, как мы можем помочь? Свяжитесь с нами сегодня, чтобы запланировать демонстрацию.

Этот FAQ предназначен только для информационных целей и не является юридической консультацией. Обратитесь к собственному юристу, чтобы обеспечить соблюдение федерального законодательства и законодательства штата.

Можно с уверенностью сказать, что немногим пациентам нравится сидеть в кабинете врача с блокнотом и кучей бумаг. И как только эти документы заполнены, персонал должен сканировать или вручную вводить информацию из этих бумажных форм. Это неэффективно и отнимает много времени, и именно поэтому все больше и больше практик используют цифровые формы и электронные подписи.

Благодаря цифровым формам и электронным подписям пациенты могут в электронном виде заполнять формы дома на своем компьютере или телефоне, а данные автоматически отправляются поставщику медицинских услуг, что позволяет с самого начала вести электронные медицинские записи.

Сектору здравоохранения по закону разрешено использовать электронные подписи; однако они должны соблюдать Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) — федеральный закон, устанавливающий национальные стандарты защиты, безопасности и конфиденциальности информации о пациентах.

Но что конкретно говорится об электронных подписях HIPAA?

Просто чтобы вы знали

Упоминаются ли в HIPAA электронные подписи?

Когда в 2003 году вступило в силу правило безопасности HIPAA, оно должно было содержать руководство по использованию электронных подписей для поставщиков медицинских услуг, но оно было расплывчатым.

В рамках HIPAA не существует стандартов для электронных подписей. При отсутствии конкретных стандартов субъекты, на которые распространяются требования, должны обеспечить, чтобы любая используемая электронная подпись приводила к заключению юридически обязывающего договора в соответствии с применимым законодательством штата или другим законодательством.

Несмотря на то, что HIPAA не устанавливает конкретного стандарта для электронных подписей, существуют другие законы, в том числе Единый закон об электронных транзакциях (UETA) и Федеральный закон об электронных подписях в глобальной и национальной торговле (Закон ESIGN). Поставщики медицинских услуг должны соблюдать эти законы, чтобы использовать электронные подписи.

Условия, необходимые для электронных подписей HIPAA

В сфере здравоохранения подписи пациентов обычно не требуются для транзакций. Но есть определенные случаи, когда необходимы подписи, а именно разрешения пациентов и BAA (соглашения о деловом партнерстве). Если вы решите использовать электронные подписи в этих случаях, вы должны выполнить определенные условия, чтобы обеспечить соответствие требованиям HIPAA.

Соответствие различным требованиям законодательства

Документ, подписываемый электронной подписью, должен соответствовать федеральным законам об электронной подписи и четко определять соглашение между двумя сторонами.Подписавшая сторона должна получить копию подписанного соглашения в печатном или цифровом виде (по электронной почте).

Кроме того, существуют разные законы об электронных подписях в разных штатах и регионах, поэтому организациям, на которые распространяется действие закона, целесообразно проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что они соблюдают конкретные местные законы об электронных подписях.

Авторизация пользователей

Необходимо подтвердить личность лиц, подписавших соглашение. Это не позволяет людям подписывать контракты, когда они не уполномочены на это. Методы, которые помогают обеспечить авторизацию пользователя, включают двухэтапную аутентификацию, идентифицирующие вопросы и подтверждение голоса по телефону.

Обеспечение целостности электронных подписей

Сохранение всей PHI в безопасности имеет первостепенное значение, поэтому организации, на которые распространяется действие страховки, должны внедрить систему для предотвращения несанкционированного доступа к цифровым данным. Самый простой способ обеспечить целостность электронных подписей — защитить их использование, подобно тому, как правило безопасности HIPAA защищает PHI.

Неотказуемость

Точный контрольный журнал для электронных подписей, включая отметку времени, жизненно важен для обеспечения того, чтобы любая вовлеченная сторона не могла отрицать, что они подписали соглашение. Этот контрольный журнал обеспечивает юридическую силу электронной подписи, поэтому стороны не могут позже оспорить разрешение на передачу PHI.

В контрольном журнале должно быть указано несколько ключевых моментов: даты, время, местонахождение и цепочка хранения (т. е. кто имел доступ к файлу). Подписанный документ должен быть передан лицу, подписавшему его, чтобы избежать проблем с неотказуемостью.

Контроль и владение документами

Чтобы защитить целостность PHI, доказательства для электронных подписей должны находиться под контролем и собственностью субъекта, на который распространяется действие. Единственным другим лицом, которое должно иметь какие-либо копии подписанного соглашения, является лицо, подписавшее соглашение (деловой партнер). Вашему поставщику услуг электронной подписи необходимо удалить все копии подписанных документов со своих серверов в цифровом виде.

Приведите все электронные подписи в соответствие с HIPAA

Прежде чем использовать электронные подписи для любых сообщений, связанных с PHI, поставщики медицинских услуг должны принять меры безопасности для соблюдения всех применимых законов. Возможно, стоит обратиться к юристу за юридической консультацией.

Когда вы создаете механизмы для обеспечения безопасности PHI пациентов, электронные подписи становятся эффективным и удобным способом оптимизации процессов, экономии времени и повышения удовлетворенности пациентов.

Каждый, кто посещал медицинский кабинет, участвовал в клинических испытаниях лекарств или был госпитализирован для проведения процедуры, скорее всего, должен был заполнить стандартный набор форм пациентов. Обычно эти формы заполняются ручкой и бумагой, часто требуя от пациента заполнения информации, которая может уже существовать в его электронной медицинской карте (EHR). Медицинские работники должны затем собирать и обрабатывать эти бумажные формы, вводя или сканируя документы в электронную медицинскую карту пациента, чтобы зафиксировать соблюдение требований.

Ручное заполнение форм для пациентов создает неблагоприятные условия для пациентов и отвлекает поставщиков и персонал от их основной задачи по лечению пациентов. Электронная подпись предлагает лучшее решение для упрощения процесса заполнения стандартных форм приема в медицинские учреждения, таких как согласие пациента и разрешения HIPAA.

Вот некоторые распространенные формы пациентов:

Новая форма приема пациентов
Информация для пациентов и правила
Информированное согласие пациента
Разрешение на раскрытие медицинской информации
Форма раскрытия информации HIPAA
Форма выпуска медицинской документации
Финансовая политика
Уведомление о политике конфиденциальности
Согласие на лечение
Права и обязанности пациента

Проблемы заполнения приемных форм в бумажной форме

Сегодняшние ожидания пациентов определяются их цифровым опытом в личной жизни, независимо от того, совершают ли они покупки в Интернете, подают заявку на получение кредита или заполняют формы приема и выписки. Для медицинских учреждений это означает, что пациенты не хотят ждать несколько дней, пока важные формы согласия и HIPAA прибудут по почте, или должны расшифровывать бумажные формы, которые были отсканированы так много раз, что печать трудно прочитать. Недостаточно просто предложить форму в формате PDF на веб-сайте, которую пациент должен затем загрузить, распечатать и вернуть по почте или лично. Формы должны быть предварительно заполнены стандартной демографической информацией, такой как имя, адрес и дата рождения. Возврат этих форм должен быть таким же простым, как нажатие кнопки. Из-за более короткого периода внимания и большего выбора поставщиков услуг пациенты, которым не предлагаются эти онлайн-возможности, могут потерять терпение и записаться на следующий прием к другому поставщику.

Со стороны поставщика заполненные вручную формы приема также отрицательно сказываются на производительности и экономической эффективности.Устаревшие системы, которые многие медицинские практики используют для подписания соглашений, требуют, чтобы сотрудники проверяли правильность заполнения форм и часто заполняли отсутствующую или неразборчивую информацию. После того, как бумажные формы окончательно правильно обновлены, их необходимо отсканировать и скопировать. Одна копия входит в карту пациентов, которую затем необходимо сохранить, а другие копии направляются в соответствующие зоны в учреждении. В процессе маршрутизации формы могут быть забыты на столе или даже потеряны. Персонал также должен повторно вводить информацию о пациенте в систему EHR, а не сосредотачиваться на пациентах. Согласно исследованию DocuSign, средний работник здравоохранения тратит более часа каждую неделю на отправку факсов, печать и сканирование документов — 40 % сотрудников тратят на это более 5 часов.

60 % пациентов хотят больше использовать технологии для общения с поставщиками медицинских услуг – Accenture

Кроме того, организации здравоохранения должны жестко охранять конфиденциальность пациентов и соблюдать требования HIPAA в отношении управления электронными медицинскими записями и транзакциями. Бумажные методы открывают организацию перед рисками несоблюдения требований. Например, если кто-то кладет на стол форму, содержащую такую информацию, как демографические данные, история болезни, сведения о страховке или результаты анализов, и идет обедать, этот документ будет доступен любопытным пациентам или другим сотрудникам. Отсутствие оцифровки процесса информированного согласия ведет к организационным рискам, будь то потеря согласия или невозможность продемонстрировать, что пациент действительно понимает процедуру.

Как может помочь электронная подпись

Заполнение форм приема пациентов с использованием технологии электронной подписи повышает удобство работы пациентов и поставщиков медицинских услуг, обеспечивая при этом соблюдение нормативных требований, безопасность и конфиденциальность. Это позволяет организациям здравоохранения сосредоточиться на лечении пациентов, что означает улучшение качества обслуживания пациентов и улучшение координации ухода. Используя электронную подпись, поставщики медицинских услуг могут даже взаимодействовать с пациентами через мобильные устройства, что ускоряет и упрощает обмен информацией и получение согласия.

Пример рабочего процесса того, как электронные подписи могут улучшить качество обслуживания пациентов, приведен ниже:

Поставщик услуг может в электронном виде отправить входящий пакет на указанный адрес электронной почты из электронной медицинской карты или отнести цифровые формы к постели пациента для заполнения на электронном планшете.
Пациент получает уведомление по электронной почте для просмотра и подписания документа, если он находится удаленно или может напрямую подписать форму на электронном планшете.
DocuSign eSignatures предлагает несколько вариантов проверки личности подписывающей стороны перед подписанием.
Приемный пакет автоматически загружается в электронную медицинскую карту (EHR) с ручной проверкой или без нее.

DocuSign подключается к EHR, и это можно сделать безопасно благодаря встроенным функциям безопасности и процессам, которым следуют поставщики электронных подписей.

Закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле, также известный как «Закон о цифровой торговле тысячелетия» и «Закон об электронной подписи», предоставляет электронным подписям тот же правовой статус, что и собственноручным подписям.

Придает юридическую силу электронным записям и контрактам.
Разрешает предприятиям заменять бумажные документы, такие как гарантии, контракты и уведомления, электронными документами.
Применяется независимо от того, осуществляется ли транзакция онлайн или офлайн.
Применяется независимо от доступа потребителя к электронным записям.

SignatureNow — это продукт цифровой подписи, который интегрируется в документы PatientNow, Adobe Acrobat и среду Windows. Это позволяет вам подписывать транскрипции, результаты лабораторных исследований и другие документы в юридически обязывающем порядке. Кроме того, на каждый документ ставится визуальная подпись, которая при желании может включать электронную версию вашей физической подписи.

Используйте SignatureNOW с формами RTF, изображениями в формате TIFF, JPG и PDF. Вы можете подписывать файлы непосредственно из PatientNOW с помощью интуитивно понятных значков SignatureNow.

SignatureNow с Adobe Acrobat

SignatureNOW работает с собственным форматом цифровой подписи Adobe, предоставляя несколько ценных дополнений к процессу цифровой подписи, таких как:

Возможность связать рукописную подпись
Работа с платформами безопасности Internet Explorer и Entrust
Поддержка проверки OCSP и CAM
Определение последовательности подписания
Поддержка меток времени

Функции электронной подписи согласно требованиям HIPAA

Требование: целостность сообщения

Функция, которая не только связывает подпись с документом, но и показывает, что документ не был изменен после того, как на нем была поставлена подпись. В случае изменения подпись будет признана недействительной.

Как SignatureNow обеспечивает целостность сообщений

После подписания документа любые изменения в нем сделают подпись недействительной. Это обеспечивает целостность данных и гарантирует получателю, что данные/документ не изменились после его подписания.

Требование: неотказуемость

Это не позволит отправителю отрицать, что он или она подписали конкретное сообщение, что позволит получателю легко доказать, что отправитель действительно подписал документ.

Как SignatureNow решает проблему неотказуемости

Продукты SignatureNOW связывают личность отправителей с контентом, который они подписывают, тем самым связывая их с информацией, которую они подписывают. Кроме того, после подписания документа любые изменения в нем будут автоматически отражены в статусе подписи, что сделает подпись недействительной.

Требование: аутентификация

Технология, которая будет аутентифицировать личность подписывающего во время создания электронной подписи.

Как SignatureNow решает проблему аутентификации

С помощью политик цифровой подписи SignatureNOW организации могут централизованно предписывать, чтобы личность подписывающего лица (фактически его / ее цифровой сертификат) была аутентифицирована и проверена на действительность, прежде чем подпись будет применена к данным или транзакции.

Читайте также: