Электронная почта предназначена для электронной отправки с одного компьютера на другой

Обновлено: 24.11.2024

Электронная почта, или электронная почта, в значительной степени заменила внутренние меморандумы в большинстве учреждений любого размера, а также значительно сократила использование телефона как способа координации бизнеса. Для электронной почты требуется сеть компьютеров или один компьютер, подключенный к Интернету. Сообщения генерируются и читаются внутри почтового программного обеспечения, такого как Outlook Express от Microsoft или программа Netscape от Netscape Communications. Почта поступает на адрес получателя напрямую через корпоративный почтовый сервер или через Интернет с помощью поставщика почтовых услуг. Большинство систем позволяют пользователю прикреплять документы к самому сообщению электронной почты. Это может быть что угодно цифровое, будь то текстовые документы, электронные таблицы, фотографии, базы данных или другие электронные письма. Программное обеспечение для отправки разработано таким образом, что одно и то же письмо можно отправить нескольким получателям; действительно, слепые или открытые копии (которые в старые времена назывались скрытыми копиями и копиями) также могут быть отправлены. Электронная почта доставляется почти мгновенно и, таким образом, похожа на телефонный звонок, но получатель электронной почты не обязательно должен быть там, чтобы получить его. Эти многочисленные преимущества сделали электронную почту повсеместной. Сомнительно, чтобы кто-нибудь на самом деле знал, сколько электронных писем отправляется, но были сделаны изученные оценки. По оценкам исследовательской фирмы International Data Corporation, объем электронной почты увеличился более чем в три раза в период с 2000 по 2005 год, до 35 млрд сообщений в США в 2005 году, и этот объем продолжает быстро расти.

ПЛЮСЫ И ПРОТИВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Электронная почта — это действительно новая форма общения, сочетающая в себе элементы традиционной почты, телеграммы и телефона. Он может быть безбумажным, но при этом сохраняется запись; электронное письмо также можно распечатать. Это очень быстро и при этом, в отличие от телефонного звонка, гораздо менее навязчиво. Его можно использовать в любое время суток. Как только базовая стоимость сети или подключения к Интернету оправдана, электронная почта становится очень дешевой. Современные методы электронной документации продвинулись до такого уровня, что вложения электронной почты могут быть документами размером с книгу, набранными, как книги, со встроенными иллюстрациями. Нет, мы не можем отправить погремушку с нашей электронной почтой, но возможен практически любой документ.

Негативы электронной почты проистекают из самой ее популярности. Практически все сотрудники крупных организаций, особенно управленческие работники, жалуются на чрезмерный объем электронной почты. Марк Браунштейн в статье для Network Magazine отметил со ссылкой на различные источники, что данные, хранящиеся на дисках, увеличились более чем вдвое в период с 1999 по 2002 год (по данным Калифорнийского университета в Беркли), что объем электронной почты растет со скоростью 20 процентов в год (по данным Radacati Group), и что 3 из 4 электронных документов не защищены и не управляются (по данным Strategic Research). Одно только управление электронной почтой отнимает все больше и больше времени, так что кажется, что оно мешает той самой продуктивности, которую должны обеспечивать такие инновации, как электронная почта. Появляются программные системы управления, но это, конечно, увеличивает затраты. Кроме того, после корпоративных скандалов, таких как Enron и Worldcom, и законодательства, направленного на реформу, такого как Закон Сарбейнса-Оксли, стало ясно, что методы ведения документации должны быть гораздо более дисциплинированными. Суды установили, что электронная почта должна быть защищена, как только начинается любое расследование.

Сам объем электронной почты привлек внимание законодателей, которые рассматривают электронную почту как потенциально огромный источник дохода, если можно навязать какой-либо вид электронной почты. Стоимость в настоящее время не является одним из «минусов» электронной почты, но, как и следовало ожидать, электронная почта в конечном итоге будет стоить дороже. При наличии определенного тарифа на электронную почту (который, по-видимому, со временем будет увеличиваться), электронная почта может стать более управляемой, но при этом гораздо менее популярной.

Электронная почта, будучи настоящей почтой, быстро стала использоваться организациями, рассылающими миллионы нежелательных сообщений по электронной почте, продающих все, от наркотиков до страхования и порнографии. Такая нежелательная почта стала известна как спам. Спам — одно из негативных явлений, связанных с электронной почтой.

При использовании CAN-SPAM по крайней мере теоретически возможно обуздать нежелательную почту, утомительно отвечая на каждый спам и заполняя форму отказа. Также доступно программное обеспечение для контроля нежелательной электронной почты; простейшие формы такого контроля требуют ввода адресов, с которых может приниматься почта; вся остальная почта отклоняется; этот метод очень эффективен, но, очевидно, превращает электронную почту в частную службу связи. Серверы электронной почты также предлагают эффективные услуги фильтрации. Тем не менее, необходимо сделать довольно негативный вывод: с положительными аспектами электронной почты связано много негативных аспектов, которые угрожают подорвать эффективность этого нового средства массовой информации.

УПРАВЛЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Советы организационных экспертов по работе с электронной почтой сводятся к хорошим традиционным правилам общения и управления задачами, но применимыми к этой среде. Барбара Хемфилл в статье Business Credit советует отправителям электронной почты быть четкими и краткими, предоставлять достаточный контекст и по возможности избегать отправки вложений. Она советует воздерживаться от вложений, потому что люди боятся открывать почту с вложениями, чтобы не выпустить вирус; если получатель знает о вложении, очевидно, что это правило будет излишним. Строка темы должна быть точной капсулой содержания электронных писем. При ответе на почту следует включать суть сообщения, на которое отвечает, чтобы получатель знал контекст, но основная часть входящего сообщения может быть удалена в первую очередь. Совет Хемпфилла получателям электронной почты касается сортировки и ранжирования: некоторые письма можно отбрасывать сразу, некоторые требуют действий, некоторые следует хранить в папке. Если возможен немедленный ответ, он должен быть сделан — немедленно. Она советует не загромождать папку "Входящие", размещая сообщения в отдельных папках по проектам.

Если организация вовлечена в какой-либо юридический процесс (как описано ниже), удаление электронной почты следует производить только в том случае, если ее содержание не имеет никакого отношения к предмету судебного разбирательства. В этом контексте и в целом, в целях хорошего управления, важные электронные письма следует распечатывать и хранить старым, традиционным способом.

ОТПРАВЛЯЕМЫЕ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ДОКУМЕНТЫ ЭТО ЗАПИСИ

Жанет Бурриески в статье для Intelligent Enterprise указала, что Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) наложила на организации штрафы в миллионы долларов за неведение надлежащего учета. Она отмечает, что электронная почта стала основным средством ведения документации, «потому что она так быстро распространяется». Интенсивная озабоченность ведением учета возникла после принятия Закона Сарбейнса-Оксли в 2002 г. («SOX»). Закон был вызван скандалами с корпоративным бухгалтерским учетом и наложил очень строгие требования к ведению учета на публичные компании и бухгалтерские фирмы. Как следствие SOX, корпорации переоснащают свои методы архивирования, включая сбор и классификацию электронной почты по тематике и реорганизацию систем резервного копирования, чтобы резервные ленты не использовались периодически повторно, чтобы старые электронные письма не были стерты.

Конечно, эти проблемы редко касаются мелких частных предприятий. Однако понимание того, что происходит в более широком контексте публично торгуемых компаний, ценно, и в любом случае эффективное управление записями приносит пользу предприятиям любого размера. Электронные письма по самому своему характеру (самому их количеству и часто неформальному тону) могут указывать на то, что они не важны, как обычный разговор. Однако при новом внимании к записям становится очевидным, что электронные сообщения не менее, чем бумажные, имеют правовой статус. Еще во времена, когда Интернет был еще в утробе истории (1964 год), маршал Маклюэн, верховный жрец поп-культуры, придумал знаменитую фразу: «Среда — это сообщение». Теперь получается, что, наоборот, сообщение есть сообщение — и мы должны управлять им независимо от носителя.

см. также Спам

БИБЛИОГРАФИЯ

Болл, Крейг. «Политика хранения, которая работает». Новости юридических технологий. ноябрь 2005 г.

Браунштейн, Марк. "Кто считает?" Сетевой журнал. 1 ноября 2004 г.

Бурриески, Жанетт. «Коллекция пластинок на миллионы». Интеллектуальное предприятие. август 2005 г.

Карр, Джим. «Изгнание демонов электронной почты — инвестиционный дом Среднего Запада MJSK решает проблемы соблюдения требований к электронным коммуникациям с помощью контекстно-зависимой системы архивирования электронной почты». ИТ-архитектор. 1 ноября 2005 г.

"Для этого им нужен опрос?" электронная неделя. 28 сентября 2005 г.

Хемфилл, Барбара. «10 лучших советов по более эффективному управлению электронной почтой». Бизнес-кредит. Март 2004 г.

"Письмо: маркетинг по электронной почте: скажи "да" отношениям". Неделя маркетинга. 8 сентября 2005 г.

Мериан, Лукас. «Дилемма 100-летнего архива: по мере того, как все больше организаций хранят больше данных дольше, ИТ-индустрия ищет лучший способ». Компьютерный мир. 25 июля 2005 г.

Мук, Боб. «Советы по борьбе с перегрузкой электронной почты». Денверский деловой журнал. 12 января 2001 г.

Раздел 404 Закона Сарбейнса-Оксли (SOX) требует, чтобы все публичные компании установили внутренний контроль и процедуры.

Закон о защите конфиденциальности детей в Интернете от 1998 года (COPPA) – это федеральный закон, который налагает особые требования на операторов доменов .

План North American Electric Reliability Corporation по защите критически важной инфраструктуры (NERC CIP) представляет собой набор стандартов.

Взаимная аутентификация, также называемая двусторонней аутентификацией, представляет собой процесс или технологию, в которой оба объекта обмениваются данными .

Экранированная подсеть или брандмауэр с тройным подключением относится к сетевой архитектуре, в которой один брандмауэр используется с тремя сетями .

Метаморфное и полиморфное вредоносное ПО – это два типа вредоносных программ (вредоносных программ), код которых может изменяться по мере их распространения.

Медицинская транскрипция (МТ) – это ручная обработка голосовых сообщений, продиктованных врачами и другими медицинскими работниками.

Электронное отделение интенсивной терапии (eICU) — это форма или модель телемедицины, в которой используются самые современные технологии.

Защищенная медицинская информация (PHI), также называемая личной медицинской информацией, представляет собой демографическую информацию, медицинскую .

Снижение рисков – это стратегия подготовки к угрозам, с которыми сталкивается бизнес, и уменьшения их последствий.

Отказоустойчивая технология — это способность компьютерной системы, электронной системы или сети обеспечивать бесперебойное обслуживание.

Синхронная репликация — это процесс копирования данных по сети хранения, локальной или глобальной сети, поэтому .

API облачного хранилища — это интерфейс прикладного программирования, который соединяет локальное приложение с облачным хранилищем.

Интерфейс управления облачными данными (CDMI) – это международный стандарт, определяющий функциональный интерфейс, используемый приложениями.

Износ флэш-памяти NAND — это пробой оксидного слоя внутри транзисторов с плавающим затвором флэш-памяти NAND.

Сокращение от электронной почты, электронная почта или электронная почта — это информация, хранящаяся на компьютере, которой обмениваются два пользователя по телекоммуникациям. Проще говоря, электронная почта — это сообщение, которое может содержать текст, файлы, изображения или другие вложения, отправленные по сети определенному лицу или группе лиц.

Первое электронное письмо было отправлено Рэем Томлинсоном в 1971 году. Томлинсон отправил электронное письмо самому себе в качестве тестового сообщения электронной почты, содержавшего текст «что-то вроде QWERTYUIOP». Однако, несмотря на то, что электронное письмо было отправлено самому себе, сообщение электронной почты все равно было передано через ARPANET.

К 1996 году было отправлено больше электронной почты, чем обычной.

Обзор адресов электронной почты

Первая часть всех адресов электронной почты, часть перед символом @, содержит псевдоним, пользователя, группу или отдел компании. В приведенном выше примере "поддержка" — это отдел технической поддержки компании Computer Hope.
Далее "@" (знак at) является разделителем в адресе электронной почты; он требуется для всех SMTP-адресов электронной почты с тех пор, как Рэй Томлинсон отправил первое сообщение.
Наконец, "computerhope.com" – это доменное имя, которому принадлежит пользователь. «.com» — это TLD (домен верхнего уровня) для нашего домена.

Как отправлять и получать электронную почту

Программа электронной почты

Для отправки и получения сообщений электронной почты можно использовать программу электронной почты, также известную как клиент электронной почты, например Microsoft Outlook или Mozilla Thunderbird. При использовании почтового клиента используется сервер, который хранит и доставляет ваши сообщения. Этот сервер часто размещается у вашего интернет-провайдера, но может быть и другой интернет-компанией. Почтовому клиенту необходимо подключиться к серверу для загрузки новой электронной почты, тогда как электронная почта, хранящаяся в Интернете, всегда доступна для любого устройства, подключенного к Интернету. Дополнительную информацию об облачной службе электронной почты см. в разделе о различиях между веб-почтой и почтовым клиентом ниже.

Электронная почта в Интернете

Служба электронной почты не обеспечит вам подключение к Интернету. Вам по-прежнему потребуется использовать интернет-провайдера для подключения к Интернету, чтобы использовать службу электронной почты.

Написание электронного письма

При написании сообщения электронной почты оно должно выглядеть примерно так, как показано в примере ниже. Как видите, при отправке электронного письма необходимо заполнить несколько полей:

В поле "Кому" помещается адрес электронной почты лица, получающего электронное письмо.
Поле "От" должно содержать ваш адрес электронной почты.
Если вы отвечаете на сообщение, поля Кому: и От: заполняются автоматически. Если это новое сообщение, вам необходимо указать получателей в поле Кому:, выбрав их из списка контактов или введя адреса электронной почты. Если вы вводите более одного получателя (например, групповой адрес электронной почты), адреса должны быть разделены запятой и пробелом или нажатием клавиши Tab .
Тема должна состоять из нескольких слов, описывающих содержание электронного письма. Тема позволяет получателю увидеть, о чем электронное письмо, не открывая и не читая электронное письмо полностью. Это поле является необязательным.
Поле "Копия" ("Копия") позволяет указать получателей, которые не являются прямыми адресатами (перечислены в поле "Кому").Например, вы можете адресовать электронное письмо Джеффу, Линде и Стивену. Хотя электронное письмо адресовано Джеффу, Линда и Стивен также получают копию, и каждый может видеть, кто получил электронное письмо. Это поле является необязательным.
Поле BCC («скрытая копия») похоже на поле CC, за исключением того, что получатели являются секретными. Каждый получатель скрытой копии получает электронное письмо, но не видит, кто еще получил копию. Адресаты (любой, указанный в поле «Кому») остаются видимыми для всех получателей. Это поле является необязательным.
Наконец, тело сообщения — это место, где вы вводите основное сообщение. Он часто содержит вашу подпись внизу; похоже на рукописное письмо.

Что делает адрес электронной почты действительным?

Следующие правила делают адрес электронной почты действительным:

Как упоминалось ранее, в электронном письме должно быть имя пользователя, за которым следует @ (знак at), а затем имя домена с доменным суффиксом.
Имя пользователя не может быть длиннее 64 символов, а имя домена не может быть длиннее 254 символов.
В адресе электронной почты должен быть только один знак @.
Пробел и специальные символы: ( ) , : ; \ [ ] разрешены. Иногда используются пробел, обратная косая черта и кавычки, но перед ними должна стоять прямая косая черта. Хотя они допустимы, некоторые провайдеры электронной почты не разрешают использовать эти символы.
Имя пользователя и адреса электронной почты в целом не могут начинаться или заканчиваться точкой.
В электронном письме не должно быть двух или более последовательных точек.

Преимущества электронной почты

Есть много преимуществ электронной почты и использования электронной почты по сравнению с обычной почтой. Некоторые из основных преимуществ перечислены ниже.

Бесплатная доставка. Отправка электронной почты практически бесплатна, не считая стоимости интернет-услуг. Чтобы отправить письмо, не нужно покупать почтовую марку.
Глобальная доставка. Электронная почта может быть отправлена практически в любую точку мира, в любую страну.
Мгновенная доставка. Электронное письмо может быть мгновенно отправлено и получено получателем через Интернет.
Вложение файла. Электронное письмо может содержать один или несколько вложенных файлов, что позволяет пользователю отправлять документы, изображения или другие файлы по электронной почте.
Долгосрочное хранение. Электронная почта хранится в электронном виде, что позволяет хранить и архивировать ее в течение длительного периода времени.
Экологичность: для отправки электронного письма не требуется бумага (безбумажная), картон или упаковочная лента, что экономит бумажные ресурсы.

В чем разница между почтовым клиентом и веб-почтой?

И веб-почта, и клиент электронной почты выполняют одну и ту же функцию: они позволяют пользователю отправлять и получать электронную почту. Однако клиент электронной почты требует, чтобы пользователь установил программное обеспечение непосредственно на свой компьютер; если программное обеспечение не установлено, доступ к электронной почте может быть невозможен. Кроме того, многие почтовые клиенты стоят денег, но, как правило, более безопасны. Веб-почта, с другой стороны, является бесплатным сервисом, размещенным в облаке. Облачная служба автоматически синхронизирует вашу электронную почту со всеми вашими устройствами, включая настольный компьютер, планшет или смартфон.

Какие популярные почтовые клиенты?

Сегодня пользователям доступно множество почтовых клиентов (программных, а не сетевых). В следующем списке перечислены некоторые из самых популярных клиентов, некоторые из них можно использовать бесплатно.

Что можно отправить по электронной почте?

Помимо отправки текстовых сообщений электронная почта также может содержать вложения. Например, вложением может быть изображение, PDF-файл, документ текстового процессора, фильм, программа или любой файл, хранящийся на вашем компьютере. Однако из-за некоторых проблем с безопасностью может быть невозможно отправить определенные типы файлов без дополнительных действий. Например, многие компании блокируют отправку файлов .exe по электронной почте и требуют, чтобы вы сжимали файл в файл .zip. Кроме того, у большинства провайдеров электронной почты есть ограничения на размер файлов, которые препятствуют отправке больших файлов или программ по электронной почте.

Как отправить компьютеру Хоуп электронное письмо

См. нашу контактную страницу, чтобы узнать, как связаться с Computer Hope по электронной почте и другим формам связи.

Должен ли я использовать «электронную почту» или «электронную почту» в своем письме?

Как "электронная почта", так и "электронная почта" являются допустимыми словами, и то, что вы решите использовать, должно определяться руководством по стилю, которому вы следуете. Компьютер Хоуп использует дефис в слове "электронная почта", потому что это составное существительное, состоящее из слов "электронный" и "почта".

Электронная почта стала неотъемлемой частью повседневной деловой активности практически во всех сферах коммерческой деятельности.Огромный охват населения, регулярно использующего электронную почту, можно объяснить в значительной степени ее доступностью и общей полезностью. Корни средства массовой информации можно проследить до самого зарождения Интернета и за его пределами…

Краткая история электронной почты

На самом деле, электронная почта как понятие намного старше Интернета.

Первый пример электронной почты можно найти на компьютерах в Массачусетском технологическом институте в программе MAILBOX еще в 1965 году. Пользователи компьютеров Массачусетского технологического института могли оставлять сообщения с помощью этой программы на компьютерах в университете для других пользователей, которые увидят сообщения при следующем входе в компьютер. Система была достаточно эффективной, но только в том случае, если люди, желающие общаться друг с другом, регулярно пользовались одним и тем же компьютером.

В 1969 году Министерство обороны США внедрило ARPANET (сеть агентства передовых исследовательских проектов), сеть, соединяющую многочисленные компьютеры в департаменте для связи внутри организации.

29 октября 1969 года было отправлено первое сообщение с компьютера на компьютер в сети ARPANET.

Это выглядело так:

Это был 1971 год, когда Рэй Томлинсон изобрел и разработал электронную почту, какой мы ее знаем сегодня, создав сетевую систему электронной почты ARPANET.

Концепция почти мгновенной связи между машинами внутри организации оказалась настолько полезной и практичной, что вскоре начала распространяться. Однако с появлением внутренних сетей протоколы отправки сообщений усложнились. При отправке сообщения с одного компьютера на другой в сети, как можно указать, куда должно быть отправлено сообщение?

У Рэя Томлинсона был ответ:

Символ «@», который, вероятно, был его самым устойчивым вкладом в Интернет. Указание адресата для сообщения стало таким же простым, как и его адресация: «имя пользователя@имя компьютера», что с тех пор, по сути, является способом адресации электронной почты.

К 1976 году 75 % всего трафика ARPANET приходилось на электронную почту. Носитель оказался настолько полезным, что начали появляться идеи о том, как можно отправить электронное сообщение пользователю на компьютер за пределами внутренней сети.

Эта концепция общения по электронной почте от организации к организации послужила толчком к появлению самого Интернета.

Поскольку межорганизационная электронная почта стала более распространенной, возникла потребность в программном обеспечении для хранения и организации такой электронной почты. Благодаря этому были быстро разработаны предшественники современной электронной почты.

К 1980-м годам, когда Интернет только зарождался, интернет-провайдеры (ISP) начали связывать людей по всему миру, и начали появляться сайты "хостинга" электронной почты, требующие своего куска пирога. Для многих новых пользователей Интернета электронная почта стала первым практическим применением этого захватывающего нового средства массовой информации.

К 1993 году слово "электронная почта" было заменено на "электронная почта" в общедоступном лексиконе, и использование Интернета стало более распространенным.

В течение следующих нескольких лет America Online (AOL), Echomail, Hotmail и Yahoo сформировали ландшафт Интернета и электронной почты. Они вложили деньги в маркетинг, чтобы повысить доступность и показать гораздо более широкой аудитории преимущества Всемирной паутины.

В конце 1990-х использование Интернета резко возросло: с 55 миллионов пользователей по всему миру в 1997 году до 400 миллионов к 1999 году. По мере того, как рыночный потенциал Интернета становился все более очевидным, количество спама в электронной почте начало расти в геометрической прогрессии, что привело к необходимости в программном обеспечении для сортировки электронной почты. .

На рубеже тысячелетий наличие «адреса» электронной почты превратилось из роскоши/любопытства в общественное ожидание, сродни наличию номера телефона.

Читайте также: