Документ, хранящийся в электронном виде, должен содержать подпись

Обновлено: 03.07.2024

USCIS предлагает форму I-9, которую можно заполнить на компьютере, но она не имеет всех электронных возможностей. Вы можете создать свою собственную электронную форму I-9, если вы:

  • Предоставить сотрудникам инструкции по заполнению формы;
  • Создайте удобочитаемую форму.
  • Не вносите изменения в название, содержание или последовательность элементов данных и инструкций, которые мы предоставляем на нашем веб-сайте;
  • Не вставляйте дополнительные элементы данных или язык; и
  • Сохранять созданные формы в соответствии со стандартами, указанными в 8 CFR 274a.2(e), (f), (g), (h) и (i), если применимо.

Вы также можете использовать любую коммерческую компьютерную программу или автоматизированную систему обработки данных, которые соответствуют этим стандартам. Убедитесь, что программа или система не ограничивает доступ или использование правительственным учреждением США.

Использование электронной системы хранения формы I-9

Вы можете сохранить Форму I-9, используя либо бумажную, либо электронную систему, либо их комбинацию. Если вы заполняете бумажную форму I-9, вы можете отсканировать и загрузить исходную подписанную форму, исправление или обновление, а также сохранить ее в электронном виде. Вы можете уничтожить исходную бумажную форму после того, как надежно сохраните ее в электронном формате. Любая электронная система, которую вы используете для создания формы I-9 или сохранения заполненных форм I-9, должна включать:

  • Разумный контроль для обеспечения целостности, точности и надежности системы;
  • Разумные средства контроля, предназначенные для предотвращения и обнаружения несанкционированного или случайного создания, добавления, изменения, удаления или порчи формы I-9, заполненной или сохраненной в электронном виде, включая электронную подпись, если она используется;
  • Программа проверки и обеспечения качества, которая регулярно оценивает систему и включает периодические проверки формы I-9, хранящейся в электронном виде, включая электронную подпись, если она используется;
  • Система индексирования, которая позволяет пользователям идентифицировать и извлекать записи, хранящиеся в системе; и
  • Возможность воспроизведения разборчивых и читаемых бумажных копий.

Если вы решите заполнить или сохранить форму I-9 в электронном виде, вы можете использовать одну или несколько электронных систем генерации или хранения при условии, что любая форма I-9, сохраненная в системе, остается полностью доступной и соответствует правилам. Вы можете менять системы, пока новая система продолжает соответствовать нормативным требованиям к производительности. Для каждой используемой электронной системы вы должны поддерживать и предоставлять по запросу полные описания:

  • Система, включая все процедуры, связанные с ее использованием; и
  • Система индексации, которая идентифицирует и извлекает соответствующие документы и записи. Вам не нужно поддерживать отдельные базы данных индексирования для каждой системы, если вы можете добиться сравнимых результатов без этого.

Документирование бизнес-процессов формы I-9

Если вы решите заполнить или сохранить форму I-9 в электронном виде, вы должны вести (и предоставлять по запросу) документацию о бизнес-процессах, которые:

  • Создайте или сгенерируйте сохраненную форму I-9;
  • Изменить и сохранить сохраненную форму I-9; и
  • Установите подлинность и целостность форм, например журналов аудита.

Электронная подпись формы I-9

Если вы заполняете форму I-9 в электронном виде с помощью электронной подписи, ваша система сбора электронных подписей должна:

  • Разрешить пользователям подтверждать, что они прочитали аттестацию;
  • Приложите электронную подпись к заполненной в электронном виде форме I-9;
  • Проставить электронную подпись во время транзакции;
  • Создать и сохранить запись, подтверждающую личность лица, поставившего подпись;
  • По требованию сотрудника предоставить распечатанное подтверждение операции; и
  • Включите способ подтверждения того, что вы подтвердили необходимую информацию в разделе 2.

Если вы решите использовать электронную подпись для заполнения формы I-9, но не будете соблюдать эти стандарты, DHS определит, что вы неправильно заполнили форму I-9 и нарушаете раздел 274A(a)(1). )(B) INA (8 CFR, часть 274a.2(b)(2)).

Надежное хранение электронной формы I-9

Если вы сохраняете форму I-9 в электронном виде, вы должны внедрить эффективную программу защиты документации, которая обеспечивает:

  • Только уполномоченный персонал имеет доступ к электронным записям;
  • У вас есть план резервного копирования для восстановления записей для защиты от потери информации;
  • Уполномоченный персонал обучен минимизировать риск неправомерного или случайного изменения или удаления электронных записей; и
  • Система создает безопасную и постоянную запись, когда человек создает, заполняет, обновляет, модифицирует, изменяет или исправляет электронный файл.Эта запись должна включать дату доступа, личность человека, который получил доступ к электронной записи, и конкретное действие, которое они предприняли.

Если ваше действие или бездействие приводит к изменению, утере или удалению электронной записи, и вы знали или должны были знать, что действие или бездействие может иметь такие последствия, то вы нарушаете раздел 274A( б)(3) INA (8 CFR 274a.2(g)(2)).

В этом разделе содержится информация об электронных записях, в том числе:

Электронные записи

Все документы, используемые для выдачи, обслуживания или изменения кредита, могут быть созданы, подписаны, обработаны, сохранены или переданы в электронном виде при условии, что они могут быть воспроизведены в бумажном формате, за исключением:

вексель и любые связанные с ним приложения (если только продавец не получил специального разрешения на поставку электронных векселей (eNotes));

любые незарегистрированные рукописные оригиналы документов, которые изменяют или дополняют инструмент защиты;

переуступки по кредитам, зарегистрированным в MERS, если MERS не указан в качестве номинального держателя; и

неучтенные переуступки кредитов Fannie Mae (если ссуда не зарегистрирована в MERS, а продавец, поставщик услуг или хранитель документов хранит уступку в качестве хранительного документа).

В следующей таблице описаны требования Fannie Mae к электронным записям. Электронная запись — это контракт или другая запись, которая создается, генерируется, отправляется, передается, принимается или хранится с помощью электронных средств. Запись — это информация, записанная на материальном носителе или хранящаяся на электронном или другом носителе, которую можно извлечь в воспринимаемой форме.

Можно использовать любой подходящий электронный формат или метод передачи для электронной записи, кроме аудио- или видеозаписи (за исключением случаев, когда это разрешено в связи с электронным нотариальным заверением, дистанционным нотариальным заверением в Интернете и нотариальным заверением с дистанционной рукописной подписью с использованием аудиовизуальных средств ( РИН)). Дополнительную информацию см. в A2-4.1-04, Стандарты нотариального заверения.

Продавцы и поставщики услуг могут использовать любую технологию, кроме аудио- или видеозаписи, для хранения электронных записей, при условии, что электронные записи надежно хранятся и остаются доступными для всех лиц, имеющих право доступа к ним, до тех пор, пока требуется доступ.

Любой кредитный файл, состоящий из электронных записей, должен быть четко идентифицирован посредством логической связи с номером кредита Fannie Mae.

Если продавец/сервисный центр решит хранить разрешенные документы в формате, отличном от бумажного, он должен предоставить любому потенциальному сервисному агенту информацию о методах, которые он использует для хранения документов и записей. Если обслуживающая сторона использует другой метод хранения, она должна работать с обслуживающей стороной для преобразования документов и записей в формат, совместимый с методами хранения принимающей стороны.

федеральный закон об электронных подписях в мировой и национальной торговле (ESIGN);

Единый закон об электронных транзакциях (UETA), принятый государством, в котором находится рассматриваемое имущество; если применимо, и

все другие применимые федеральные законы и законы штата.

создавать или поддерживать их как действительные и подлежащие принудительному исполнению записи,

быть достаточно безопасным, чтобы сохранить целостность и подлинность записей, и

защитить от потери несанкционированного доступа к записям.

См. ниже дополнительные системные требования, применимые к удаленному нотариальному заверению через Интернет.

При преобразовании документов в альтернативный формат необходимо сохранить удобочитаемость и целостность информации и форматирования, включая указания на изменения (такие как подчистки и пробелы) в исходном документе.

Если обслуживание кредита переносится, обслуживающая сторона должна безопасно передать все соответствующие электронные записи новому обслуживающему лицу вместе со всей информацией, подтверждающей подлинность, действительность и применимость записей и любых связанных подписей.

Продавцы/сервисные службы должны сохранять документацию, объясняющую процесс преобразования бумажных документов в электронные форматы, а также указывать дату преобразования, метод преобразования и распоряжение исходными бумажными документами.

Для целей предыдущей таблицы «электронные записи» не включают eNotes. Продавцы и поставщики услуг должны получить специальное разрешение на доставку или обслуживание электронных заметок. Обслуживающие eNotes должны использовать хранилище электронных банкнот, которое:

интегрируется с электронным реестром MERS и электронной доставкой MERS;

обеспечивает системную интеграцию сервисной службы, Fannie Mae и MERS; и

может отличить официальную копию eNote от других копий.

Электронные подписи

Продавцы/поставщики услуг могут использовать любую форму электронной подписи на электронной записи, которая действительна в соответствии с применимым законодательством, за исключением аудио- и видеозаписей, при условии, что подпись прикреплена к записи, предназначенной для подписания, или логически связана с ней. Время от времени Fannie Mae может потребовать от продавца/сервисного предприятия использовать определенный формат подписи для определенной электронной записи или типа записи.

В следующей таблице описаны требования Fannie Mae к электронным подписям.

ESIGN и UETA приняты государством, в котором применяется подпись, и

все другие применимые федеральные законы и законы штата.

Если запись снабжена электронной подписью, продавец/сервисный центр должен сохранять для каждой электронной подписи следующие доказательства:

подтвержденная личность подписывающей стороны и, если применимо, связанного лица;

приписывание подписи предполагаемому подписавшему;

явное или подразумеваемое согласие подписывающей стороны на использование электронной подписи;

дата подписи; и

метод (и, если применимо, поставщик eSign), с помощью которого была сделана подпись.

Для подписанных электронным способом записей о кредитах, приобретенных или секьюритизированных Fannie Mae, этих доказательств и документации должно быть достаточно, чтобы Fannie Mae могла провести тщательную проверку качества кредита. Например, подтверждение подписи заемщика в отношении подтверждения занятости должно позволять Fannie Mae запрашивать и получать повторную проверку информации от работодателя заемщика.

Электронные нотариальные заверения

Fannie Mae принимает выдачу и обслуживание кредитов с помощью электронных документов, включая ценные бумаги или соглашения об изменении ипотечного кредита, которые были нотариально заверены в электронном виде лично или удаленно с использованием двусторонней аудио- и видеосвязи в режиме реального времени. Электронные нотариальные заверения (в том числе удаленные нотариальные онлайн-заверения) могут использоваться с транзакциями электронной ипотеки при условии, что нотариальное заверение

выполняется в соответствии и имеет юридическую силу в соответствии с законами и правилами государства, в котором осуществляется нотариальное заверение на момент его совершения; и

в соответствии с Единым законом об электронных транзакциях, принятым в этом штате, и Законом об электронных подписях в мировой и национальной торговле.

Кредитор не может требовать от заемщика использования удаленного нотариального заверения и должен иметь другие варианты нотариального заверения, доступные для заемщиков по запросу.

Удаленное онлайн-нотариальное заверение

Удаленное онлайн-нотариальное заверение — это электронное нотариальное заверение, при котором лицо, чья подпись заверяется нотариусом, и нотариус находятся в разных физических местах и ​​общаются посредством двусторонней аудиовизуальной конференции, подписи предоставляются в электронном виде, а нотариальная печать подается в электронном виде.

Помимо вышеуказанных требований к удаленному онлайн-нотариальному заверению применяются следующие требования:

минимум двухфакторная аутентификация с использованием комбинации как минимум двух из следующих факторов:

удаленное представление удостоверения личности с фотографией государственного образца с подписью

подтверждение личности (т. е. аутентификация на основе знаний)

заверенные нотариально заверенные документы и система безопасности, достаточная для

предотвратить вмешательство в подлинность, целостность и безопасность нотариальной церемонии, а также искажение или потерю ее записи; и

защитить коммуникационные технологии, электронные записи и резервные копии от несанкционированного использования

нотариус должен вести безопасный электронный журнал нотариального действия, включая подтверждение личности доверителя (видео- и аудиозапись могут быть основанием для удовлетворительного доказательства идентификации), а также сохранять резервную копию электронной записи

возможность записи нотариального акта с хранением в течение минимального срока, требуемого применимым законодательством, или, если срок не указан в применимом законодательстве, в течение десяти лет.

Все коммерческие заявления и гарантии остаются в силе, в том числе связанные с

чистое право собственности и возможность принудительного взыскания первого права удержания;

соблюдение законов и практики ответственного кредитования, а также

требования к титульному страхованию, в том числе в B7-2-04, Особые соображения по титульному страхованию.

Помимо вышеперечисленных требований, субъектное свойство должно находиться в состоянии, указанном в следующей таблице:

< td>Висконсин
СПИСОК ШТАТОВ
Алабама Флорида Кентукки Небраска Огайо Юта
Аляска Грузия Луизиана Невада Оклахома Вермонт
Аризона< /td> Гавайи Мэриленд Нью-Гэмпшир Орегон Вирджиния
Арканзас Айдахо Массачусетс Нью-Джерси Пенсильвания Вашингтон
Колорадо Иллинойс Мичиган Нью-Мексико Южная Каролина
Коннектикут Индиана Миннесота Нью-Йорк Южная Дакота Вайоминг
Делавэр Айова Миссури Северная Каролина Теннесси
Округ Колумбия Канзас Монтана Северная Дакота Техас

Если объект недвижимости не находится в состоянии, указанном выше, кредитные документы, нотариально заверенные с помощью удаленного онлайн-нотариального заверения, будут разрешены, если состояние

принимает закон, прямо разрешающий использование удаленного онлайн-нотариального заверения, или

принимает (либо в соответствии с законодательством штата, либо посредством применения специального федерального закона) дистанционное онлайн-нотариальное заверение, осуществляемое за пределами штата в соответствии с законодательством штата, в котором совершается нотариальное действие.

Электронные транзакции с Fannie Mae

Электронные записи и электронные подписи могут быть предоставлены продавцом, поставщиком услуг или Fannie Mae (или третьей стороной, если таковая имеется) в рамках сделки между ними.

Каждый продавец/поставщик услуг соглашается на использование электронных записей и подписей в своих сделках с Fannie Mae и намеревается соблюдать электронные подписи своих представителей, как если бы они были рукописными подписями на бумаге.

В следующей таблице описаны требования Fannie Mae к электронным транзакциям с Fannie Mae.

Продавец/поставщик услуг несет ответственность за все Убытки Fannie Mae, возникшие в результате невыполнения им или его поставщиком технологий требований настоящего Руководства при создании, подписании, обработке, хранении или передаче электронных записей и электронных подписей.< /p>

Fannie Mae уполномочена полностью полагаться на точность, подлинность, целостность и действительность электронных записей и электронных подписей, которые продавец/сервисный центр передает Fannie Mae.

Если Fannie Mae не укажет иное, правила Раздела 15 UETA будут определять, была ли отправлена ​​и получена электронная запись. Однако электронная запись не будет считаться полученной Fannie Mae, пока она не сможет получить к ней доступ в обычное рабочее время.

Fannie Mae не несет ответственности за несвоевременную или точную передачу электронной записи из-за какого-либо события, не зависящего от Fannie Mae, или любого события, которое нельзя было разумно предвидеть во время передачи.

Электронные транзакции с третьими лицами

Когда продавец/сервисный центр в электронной форме участвует в ипотечной сделке с заемщиком, продавец и сервисный центр должны выполнить все требования Раздела 101(c) ESIGN для создания обязательной электронной записи или обязательной электронной подписи с потребителем. Каждый продавец/сервисный центр должен сохранять доказательства своего соответствия этому требованию.

Ни при каких обстоятельствах заемщик не может быть обязан использовать электронные записи и электронные подписи. Для заемщика, решившего не использовать электронные записи и электронные подписи, продавец/сервисный центр должен продолжать предоставлять и принимать все такие документы на бумаге.

Когда обслуживающая компания раскрывает информацию в электронном виде, файл индивидуального ипотечного кредита также должен включать доказательства:

любое требуемое раскрытие информации, сделанное до получения согласия заемщика,

согласие заемщика на получение последующего раскрытия информации в электронном виде, и

доказательства того, как сервисер «обоснованно продемонстрировал» способность заемщика получать информацию, на которую было предоставлено согласие.

Обслуживающий орган не должен в электронной форме выдавать заемщику уведомление о неисполнении обязательств, ускорении срока действия, возвращении права собственности, лишении права выкупа, выселении или праве на исправление.

Продавец/поставщик услуг обязан сохранить копию электронного договора купли-продажи, если это применимо.

Похожие объявления

В таблице ниже приведены ссылки на выпущенные объявления, относящиеся к этой теме.

< td>Объявление SEL-2019-05
Объявления Дата выпуска
Объявление SEL-2021-05 02 июня 2021 г.
Объявление SEL-2020-06 07 октября 2020 г.
05 июня 2019 г.
Объявление SEL-2019-04 01 мая 2019 г.
Объявление SEL-2017-09 31 октября 2017 г.
Объявление SEL-2017– 05 30 мая 2017 г.
Объявление SEL-2014–10 29 июля 2014 г.
Объявление SEL-2013–03 9 апреля 2013 г.
Объявление SEL-2011–11 25 октября 2011 г.

Поли знает. Просто спросите.

Ask Poli предлагает эксклюзивные вопросы и ответы и
другую информацию, а также официальное
руководство по продажам и обслуживанию.

Статьи по теме

Вы пробовали спросить Поли?


Поли знает. Просто спросите.

Ask Poli предлагает эксклюзивные вопросы и ответы и
другую информацию, а также официальное
руководство по продажам и обслуживанию.

Статьи по теме

Клиенты рекомендуют спросить Поли

Если у вас есть дополнительные вопросы, клиенты Fannie Mae могут посетить сайт Ask Poli, чтобы получить информацию из других опубликованных источников Fannie Mae.

Руководство по ресурсам

Полный список ресурсов, таких как формы доступа, объявления, письма кредитора, уведомления и многое другое.

Да, электронные подписи безопасны, и в этом посте мы расскажем, почему электронные подписи более безопасны, чем обычные подписи, как работают электронные подписи и какие функции обеспечивают их безопасность.

Почему электронная подпись безопаснее обычной

Часто задаваемый вопрос: "Может ли моя цифровая подпись быть подделана, использована не по назначению или скопирована?" Реальность такова, что виртуальные подписи можно легко подделать и подделать, в то время как электронные подписи имеют множество встроенных уровней безопасности и аутентификации, а также доказательство транзакции, приемлемое для суда.

Электронная запись

В отличие от обычных подписей электронные подписи также сопровождаются электронной записью, которая служит контрольным журналом и доказательством транзакции. Журнал аудита включает в себя историю действий, предпринятых с документом, включая сведения о том, когда он был открыт, просмотрен и подписан. В зависимости от провайдера и от того, согласился ли подписавший предоставить доступ к своему местоположению, запись также будет отображать геолокацию, в которой она была подписана. Если один из подписывающих лиц оспаривает свою подпись или возникают какие-либо вопросы по транзакции, этот контрольный журнал доступен всем участникам транзакции и может разрешать такие возражения.

Сертификаты об окончании

Более подробные сертификаты завершения могут содержать конкретные сведения о каждом подписавшемся в документе, в том числе информацию о потребителе, указывающую, что подписывающая сторона согласилась использовать электронную подпись, изображение подписи, временные метки ключевых событий, IP-адрес подписывающей стороны и другую идентифицирующую информацию.

Защитная пломба

После завершения процесса подписания все документы подвергаются цифровой печати с использованием инфраструктуры открытых ключей (PKI) — стандартной технологии. Эта печать указывает на то, что электронная подпись действительна и что документ не был подделан или изменен с момента подписания.

Как работают электронные подписи

Точный процесс подписания зависит от поставщика электронной подписи, который вы используете, но основные рабочие процессы более надежных решений схожи.

Отправка:

  • Загрузите документ, который необходимо подписать, например документ Word или файл PDF.
  • Отметьте разделы, в которых требуются инициалы, подписи, номера телефонов и т. д.
  • Выберите методы аутентификации подписывающей стороны, которые вы хотите использовать.
  • Отправьте файл через службу на адрес электронной почты назначенного получателя

Подписание:

  • Получить уведомление по электронной почте, чтобы просмотреть и подписать документ
  • Подтвердите свою личность перед подписанием (если отправитель выбирает этот вариант)
  • Прочитайте документы о раскрытии информации и согласитесь на использование электронного процесса.
  • Просмотрите документ и заполните все необходимые поля, в том числе прикрепите все необходимые документы.
  • Примите стиль подписи, который вы хотите использовать (при первом использовании службы)
  • Подпишите документ

После того как все получатели подписали документ, они получают уведомление, и документ сохраняется в электронном виде, где его можно просмотреть и загрузить. Все это делается безопасно благодаря встроенным функциям безопасности и процессам, которым следуют поставщики электронных подписей.

Способы подтверждения личности подписывающей стороны

Технология электронной подписи предлагает несколько вариантов проверки личности подписывающего, прежде чем он сможет получить доступ к документу и подписать его, в том числе:

  • Адрес электронной почты: подписывающие лица вводят свой собственный адрес электронной почты, который сравнивается с адресом электронной почты, указанным в приглашении.
  • Код доступа: отправитель предоставляет одноразовый пароль, который должны ввести подписывающие лица.
  • Телефонный звонок: подписанты должны позвонить по номеру телефона и ввести свое имя и код доступа.
  • SMS: подписанты должны ввести одноразовый пароль, отправленный в текстовом SMS-сообщении.
  • На основе знаний: подписантам задают вопросы об информации, например о прошлых адресах или транспортных средствах.
  • Проверка удостоверения личности: подписавшие лица проверяются с помощью выданных государством удостоверений личности с фотографией или европейских схем электронных удостоверений личности.

Для ситуаций, когда необходимы дополнительные уровни действительности подписи, некоторые поставщики предлагают два дополнительных уровня электронной подписи, которые соответствуют требованиям eIDAS ЕС:

  • Расширенный: требуется более высокий уровень безопасности, проверка личности и аутентификация для установления связи с подписывающей стороной; и включает цифровой идентификатор на основе сертификата (X.509 PKI), выданный надежным поставщиком услуг.
  • Квалифицированный: еще более безопасная версия расширенной электронной подписи, в которой используется «безопасное устройство для создания подписи» и которая считается юридически идентичной виртуальной подписи в ЕС.

Важность подхода к электронным подписям, ориентированного на безопасность

Уровень безопасности электронной подписи зависит от поставщика, поэтому важно выбрать поставщика электронных подписей, который обеспечивает надежную защиту во всех областях своей деятельности. Эти меры безопасности должны включать:

  • Физическая безопасность: защищает системы и здания, в которых они расположены.
  • Безопасность платформы: защищает данные и процессы, хранящиеся в системах.
  • Сертификаты/процессы безопасности: помогают гарантировать, что сотрудники и партнеры поставщика соблюдают передовые методы обеспечения безопасности и конфиденциальности.

Физическая безопасность

  • Географически распределенные центры обработки данных с активными и резервными системами и физическими и логически разделенными сетями
  • Межсетевые экраны и пограничные маршрутизаторы коммерческого уровня для обнаружения атак типа "отказ в обслуживании" и атак типа "отказ в обслуживании" на основе IP
  • Защита от вредоносных программ
  • Безопасная репликация данных практически в реальном времени
  • Круглосуточная охрана на территории
  • Строгий физический контроль доступа с видеонаблюдением.

Безопасность платформы

Сертификаты/процессы безопасности

    Соблюдение применимых законов, правил и отраслевых стандартов, регулирующих цифровые транзакции и электронные подписи, в том числе:
      : самый высокий уровень глобальной информационной безопасности, доступный на сегодняшний день : оба отчета оценивают внутренний контроль, политики и процедуры, при этом отчет SOC 2 фокусируется на тех, которые непосредственно связаны с безопасностью, доступностью, целостностью обработки, конфиденциальностью и конфиденциальностью в обслуживающей организации : обеспечивает безопасность и безопасная обработка информации о держателях кредитных карт: включает в себя ключевые принципы прозрачности, тщательного аудита и гармонизации стандартов.

    Итак, отвечая на вопрос, безопасны ли электронные подписи? Да, они. Для получения дополнительной информации о безопасности и защищенности DocuSign eSignature посетите Центр доверия DocuSign.

    Университет Уинтроп использует и принимает электронные подписи для официальных деловых операций университета в соответствии с параметрами Единого закона Южной Каролины об электронных транзакциях («UETA») и соответствующими требованиями.

    Область

    Эта политика, распространяющаяся на весь кампус, распространяется на всех сотрудников Winthrop, временных или постоянных, оплачиваемых или неоплачиваемых, а также студентов, сотрудников, волонтеров и/или всех, кто занимается электронным бизнесом, транзакциями или другой официальной деятельностью для, или совместно с Университетом.

    Офис президента

    Определения

    Соглашение означает фактическую сделку сторон, выраженную в их языке или вытекающую из других обстоятельств и правил, положений и процедур, придающую силу соглашениям в соответствии с законом, применимым к конкретной сделке.

    Компьютерная программа означает набор утверждений или инструкций, прямо или косвенно используемых в системе обработки информации для получения определенного результата.

    Цифровая подпись Цифровые подписи — это подмножество электронных подписей, использующих PKI (инфраструктуру персональных ключей), в которой вы создаете открытый и закрытый ключи и получаете цифровой сертификат, назначенный вам центром сертификации. Утвержденные университетом электронные подписи используют этот формат для обеспечения действительности подписи.

    Электронные средства, относящиеся к технологии, обладающей электрическими, цифровыми, магнитными, беспроводными, оптическими, электромагнитными или аналогичными возможностями.

    Электронная запись – запись, созданная, сгенерированная, отправленная, переданная, полученная или сохраненная с помощью электронных средств.

    Электронная подпись – электронный звук, символ или процесс, прикрепленный к записи или логически связанный с ней и выполненный или принятый лицом с намерением подписать запись. Цифровые подписи — это тип электронной подписи.

    Физическое лицо означает отдельное физическое лицо; один человек.

    Информация означает данные, текст, изображения, звуки, коды, компьютерные программы, программное обеспечение, базы данных или другие формы для передачи или получения знаний.

    Система обработки информации означает электронную систему для создания, генерации, отправки, получения, хранения, отображения или обработки информации.

    Лицо означает физическое лицо, корпорацию, деловой траст, имущество, траст, товарищество, компанию с ограниченной ответственностью, ассоциацию, совместное предприятие, государственное учреждение, государственную корпорацию или другое юридическое или коммерческое лицо.

    Запись означает информацию, которая записана на материальном носителе или хранится на электронном или другом носителе и может быть извлечена в воспринимаемой форме

    Транзакция означает действие или набор действий, происходящих между двумя или более лицами, связанных с ведением деловых, коммерческих или государственных дел.

    Мокрая подпись — это любая физическая отметка на документе, созданная человеком. Традиционное рукописное нанесение подписи или другого самоидентифицирующего знака чернилами на документ.

    1.1 Конкретные значения терминов, выделенных жирным шрифтом в этой политике, можно найти в Глоссарии определений политик Университета, перейдя по ссылке ниже.

    2.0 Уинтропский университет принимает использование электронных соглашений и подписей в соответствии с Единым законом Южной Каролины об электронных транзакциях («UETA») (2004 SC Code Ann. §26-6-10 и последующие) для ведения бизнеса. и академические операции.

    3.0 Электронные записи:

    3.1 За исключением случаев, специально исключенных UETA или настоящей политикой, все соответствующие процедуры, формы и руководства, которые Университет обязан поддерживать в соответствии с Законом Южной Каролины

    Закон о публичных записях (Свод законов Южной Каролины, §30-1-10 и последующие) или любое другое положение законодательства штата может храниться и поддерживаться в электронном формате при условии, что все штаты

    Законы, правила, положения и рекомендации по конкретному применению каждого типа записей соблюдаются отделом хранения данных университета.

    4.0 Электронные подписи:

    4.1.1 Использование подписи, уникальной для подписавшего

    4.1.2 Стороны соглашаются проводить транзакции с помощью электронных средств

    4.1.3 Явное намерение подписать

    4.1.4 Связь подписи с подписанной записью.

    4.2 При определении наличия условий Университет проверит аутентификацию подписавшего, неотказуемость подписавшего и целостность записи.

    5.0 Стандарты электронных подписей

    5.1 Общее правило. Электронные подписи, принимаемые университетом, должны соответствовать стандартам, содержащимся в этой политике, в дополнение к любым другим стандартам, которые могут быть

    налагается законом особого применения к конкретной подписываемой записи.

    5.2 Использование подписи, уникальной для подписавшего:

    5.2.1 Электронная подпись должна однозначно идентифицировать подписывающую сторону, находиться под разумным контролем подписывающей стороны и маловероятна для использования каким-либо неавторизованным лицом.

    5.2.2 Использование защищенной информационной системы Университета с надлежащими и действительными учетными данными в большинстве случаев будет служить электронной подписью для внутренних документов, которые

    доступ возможен только через эту систему. Эта служба электронной подписи может использоваться только теми, у кого есть право подписи.

    5.2.3 Сотрудникам, которым необходимо ставить электронную подпись на документы, в которых есть сторонняя сторона, необходимо применять особый тип электронной подписи, известный как цифровая

    подпись через авторизованного поставщика.

    5.2.4 Сторона, использующая электронную подпись, несет ответственность за поддержание контроля и безопасности соответствующего «знака, символа или процесса», обозначающего

    5.2.5 Сторона, использующая электронную подпись, ни в коем случае не должна передавать учетные данные для доступа какой-либо другой стороне. Если учетные данные для доступа или электронный

    подпись, скомпрометированы, сторона, использующая Электронную подпись, должна немедленно уведомить о такой компрометации.

    5.2.6 Безопасность методологии назначения средств создания электронной подписи и сохранения конфиденциальности электронной подписи

    получено, находится в Департаменте вычислительной техники и информационных технологий с одобрения отдела информационной безопасности.

    5.3 Намерение подписать: применение электронной подписи к записи должно быть преднамеренным.

    5.3.1 О намерениях можно судить по содержанию документа или записи, а также по фактам и обстоятельствам, связанным с транзакцией.

    5.3.2.Университет требует предварительного согласия с подписывающей стороной или четкого и недвусмысленного уведомления в документе или предмете сделки или в сопроводительном к нему документе

    запись, указывающая, что выполнение транзакции или транзакционный документ, или предметная запись, указывающая, что выполнение транзакции или аутентификация

    запись может или должна быть осуществлена ​​с помощью электронной подписи.

    6.0 Некоторые типы документов должны храниться в бумажном формате или должны иметь виртуальную подпись.

    6.1 Использование электронных подписей или электронных записей запрещено, если это противоречит политикам и процедурам Winthrop или запрещено федеральным законодательством или штатом

    законы или правила.

    6.2 Конкретные документы, для которых электронные документы или подписи запрещены в качестве официальных документов Университета.

    6.2.1 Решения, одобренные Попечительским советом

    6.2.2 Любые документы или отчеты, необходимые для институциональной аккредитации, или отчеты об аккредитации.

    6.2.3 Любые документы, касающиеся долгосрочных даров доноров Университету.

    6.2.4 Любой акт, связанный с приобретением или отчуждением недвижимого имущества.

    6.2.5 Документы, которые необходимо нотариально заверить.

    7.0 Окончательное утверждение любого метода электронной подписи будет осуществляться президентом по рекомендации вице-президента по финансам и бизнесу и главного юрисконсульта.

    8.0 Документы с электронной подписью должны соответствовать той же политике хранения, которая изложена в Общем графике хранения документации для государственных колледжей и университетов, как

    определено Департаментом архивов и истории Южной Каролины.

    8.1 Записи должны оставаться доступными в форме, которую может воспроизвести любой, кто имеет право на доступ к записи.

    Процедуры:

    А. Университетские документы, для которых электронные подписи в настоящее время запрещены:

    <р>1. Любой документ, для которого использование электронной подписи запрещено законом.

    <р>2. Решения, одобренные Попечительским советом

    <р>3. Любые документы или отчеты, необходимые для целей институциональной аккредитации или отчетов об аккредитации.

    <р>4. Любые документы, связанные с долгосрочными дарами доноров Университету.

    <р>5. Любой акт, связанный с приобретением или отчуждением недвижимого имущества.

    <р>6. Документы, которые необходимо нотариально заверить.

    <р>7. Иммиграционные формы или отчеты.

    Б. Способы показать намерение подписать

    <р>1. Считается, что любой, кто использует утвержденный метод для применения электронной подписи к внутреннему документу, войдя в систему с надлежащими учетными данными Университета, делает это с преднамеренным намерением.

    <р>2. Для контрактов или других соглашений с внешними сторонами определение намерения может быть подтверждено одним или несколькими из следующих методов:

    а. Существует предварительное соглашение между Университетом и внешней стороной, разрешающее использование электронных подписей. Копия этого соглашения должна храниться вместе с подписанным документом в течение применимого периода хранения. (Пример: Меморандум о взаимопонимании относительно размещения на стажировке в принимающей компании или учреждении, который позволяет вносить электронные поправки для добавления дополнительных академических программ в соглашение о размещении).

    б. К соглашению прилагается четкое и недвусмысленное уведомление или сопроводительный документ, в котором указано, что стороны подпишут его в электронной форме. Копия этого соглашения должна храниться вместе с подписанным документом в течение применимого периода хранения.

    <р>в. Получение доступа к одному из утвержденных Университетом методов электронной подписи поставщика и последующее применение электронной подписи. (Пример: вход в Adobe Sign и последующее исполнение соглашения в электронном виде).

    С. Требование дополнительной аттестации

    <р>1. Для некоторых видов документов требуется прохождение дополнительного заверения. Если это требуется, подтверждение или дополнительная сертификация должны быть сохранены вместе с электронным соглашением. (Примеры: технические или налоговые документы).

    <р>2. Если вы не уверены, требует ли документ дополнительного заверения, обратитесь в Управление главного юрисконсульта.

    Д. Как применить электронную подпись

    <р>1. Сотрудники несут ответственность за создание собственной уникальной электронной подписи и обеспечение безопасного доступа. Доступ к системам электронной подписи и учетные данные для них не должны передаваться третьим лицам ни при каких обстоятельствах.

    <р>2. Сотрудники и студенты, получившие доступ к информационной системе Университета с надлежащими учетными данными, могут подтвердить свое согласие в электронной форме для некоторых внутренних форм. Этот тип электронной подписи действителен только для документов, доступ к которым возможен только при входе в университетскую систему. (Примеры включают: PAF, University Marketplace, запросы на выполнение работ объекта.)

    <р>3. Лица, создавшие учетную запись для доступа к университетской системе или системе поставщика в целях проведения электронных транзакций, могут подтвердить свое согласие в электронной форме.(Примеры: билеты на мероприятия, университетская биржа).

    Э. Когда использовать цифровую подпись

    <р>1. Цифровые подписи или ручные подписи должны использоваться для документов или соглашений со сторонами, не относящимися к Университету.

    <р>2. Для некоторых внутренних форм также может потребоваться цифровая подпись.

    <р>3. Для применения цифровых подписей можно использовать только утвержденных университетом поставщиков.

    <р>4. Цифровые подписи требуют создания закрытого ключа для применения подписи.

    <р>5. Закрытые ключи должны быть защищены от неправомерного использования и не могут быть переданы другим пользователям.

    <р>6. В разделах руководства по настройке цифровой подписи есть пошаговое руководство для каждого поставщика университета.

    <р>7. Когда внешняя сторона запрашивает документ для подписания через неутвержденного поставщика:

    а. Отправьте запрос на утверждение поставщика цифровых подписей или

    б. Попросите внешнюю сторону изменить запрос подписи на утвержденного поставщика.

    Ф. Требования к информационной безопасности

    <р>1. Защита электронных учетных данных

    а. Учетная запись электронной подписи должна быть назначена конкретному пользователю.

    б. Общие/групповые учетные записи нельзя использовать для электронных подписей.

    <р>в. Сотрудники ни при каких обстоятельствах не должны передавать свою электронную подпись или учетные данные, позволяющие получить доступ к их электронной подписи, другим лицам.

    <р>2. Скомпрометированные пароли или учетные записи

    а. Если пользователь подозревает, что его электронная подпись каким-либо образом скомпрометирована, ему следует немедленно сменить пароль. Затем пользователь должен связаться со службой поддержки информационных технологий и аналитиком по информационной безопасности и предоставить подробную информацию о том, почему, по их мнению, его подпись была скомпрометирована, как это могло произойти и кто мог получить доступ к электронной подписи пользователя, если это известно или подозревается.

    б. Сотрудники, которые умышленно или по небрежности не защищают свои учетные данные Университета или электронную подпись или своевременно не сообщают о несанкционированном их использовании, могут быть лишены права подписывать документы.

    Г. Способы создания документов, требующих цифровой подписи.

    <р>1. Для создания документов, содержащих цифровые подписи, можно использовать поставщиков, с которыми в настоящее время заключены контракты с Уинтропским университетом. Для получения конкретных инструкций сотрудникам необходимо ознакомиться с отдельными руководствами для каждого утвержденного поставщика.

    <р>2. Сотрудники, которым требуется разрешение на создание документов в системе поставщика, требующей электронных подписей, должны попросить своего руководителя заполнить запрос. Ссылка на форму находится в разделе руководства.

    <р>3. За документы, содержащие цифровые подписи, может взиматься небольшая плата. Они будут возвращены отделу, который инициировал документ, запрашивающий подписи.

    Читайте также: