Для каких целей бухгалтер может использовать персональные компьютеры

Обновлено: 04.07.2024

Эми Фонтинель имеет более чем 15-летний опыт работы в сфере личных финансов (страхования, владения недвижимостью, пенсионного планирования, финансовой помощи, составления бюджета и кредитных карт), а также корпоративных финансов и бухгалтерского учета, экономики и инвестиций. Помимо Investopedia, она писала для Forbes Advisor, The Motley Fool, Credible и Insider. главный редактор экономического журнала. Она выпускница Вашингтонского университета в Сент-Луисе.

Дэвид Кинднесс является сертифицированным бухгалтером (CPA) и экспертом в области финансового учета, корпоративного и индивидуального налогового планирования и подготовки, а также инвестирования и пенсионного планирования. Дэвид помог тысячам клиентов улучшить свои бухгалтерские и финансовые системы, составить бюджет и минимизировать налоги.

Мелоди Казел проверяет факты для Investopedia. Она стала финалисткой конкурса SPJ Region 10 Mark of Excellence Awards 2020 за свою научно-популярную статью в журнале «Святые черепахи». Помимо работы писателем и редактором, она стажировалась в The Borgen Project, где использовала свои навыки, чтобы привлечь внимание к глобальной бедности.

Система бухгалтерской информации (AIS) – это структура, которую компания использует для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и составления отчетов о своих финансовых данных, чтобы ее могли использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, главные финансовые должностных лиц (финансовых директоров), аудиторов, регулирующих органов и налоговых органов.

Специально обученные бухгалтеры всесторонне работают с AIS, чтобы обеспечить высочайший уровень точности финансовых транзакций и ведения документации компании, а также сделать финансовые данные легко доступными для тех, кому доступ к ним необходим на законных основаниях — и все это при сохранении данных. в целости и сохранности.

Ключевые выводы

Информационная система бухгалтерского учета (AIS) используется компаниями для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и представления финансовых данных.
AIS могут использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес-аналитики, менеджеры, финансовые директора, аудиторы и регулирующие органы.
AIS помогает различным отделам компании работать вместе.
Эффективная АИС использует аппаратное и программное обеспечение для эффективного хранения и извлечения данных.
Внутренний и внешний контроль АИС имеет решающее значение для защиты конфиденциальных данных компании.

Введение в информационные системы бухгалтерского учета

Знакомство с информационными системами бухгалтерского учета (AIS)

Информационная система бухгалтерского учета — это способ отслеживания всей бухгалтерской и коммерческой деятельности компании. Информационные системы бухгалтерского учета обычно состоят из шести основных компонентов: люди, процедуры и инструкции, данные, программное обеспечение, инфраструктура информационных технологий и внутренний контроль. Ниже приводится подробное описание каждого компонента.

1. Люди АИС

Люди в AIS являются пользователями системы. AIS помогает различным отделам внутри компании работать вместе. К специалистам, которым может потребоваться использование AIS организации, относятся:

Бухгалтеры
Консультанты
Бизнес-аналитики
Менеджеры
Финансовые директора
Аудиторы

Например, руководство может установить цели по продажам, для достижения которых персонал сможет заказать соответствующее количество товаров. Инвентаризационный ордер уведомляет бухгалтерию о новой кредиторской задолженности. Когда продажи осуществляются в бизнесе, люди и отделы, участвующие в процессе продаж, могут включать следующее:

Продавцы вводят заказы клиентов в AIS.
Учет счетов или отправка счета клиенту.
Склад собирает заказ.
Отдел доставки отправляет заказ покупателю.
Бухгалтерия получает уведомление о новой дебиторской задолженности, которая представляет собой долговую расписку от клиента, которая обычно оплачивается в течение 30, 60 или 90 дней.
Отдел обслуживания клиентов отслеживает заказы и поставки клиентов.
Руководство использует AIS для создания отчетов о продажах и анализа затрат, которые могут включать затраты на запасы, доставку и производство.

Благодаря хорошо спроектированной АИС все сотрудники организации могут получить доступ к одной и той же системе и получить одну и ту же информацию. AIS также упрощает процесс предоставления информации людям за пределами организации, когда это необходимо.

Например, консультанты могут использовать информацию в AIS для анализа эффективности структуры ценообразования компании, просматривая данные о затратах, данных о продажах и доходах. Кроме того, аудиторы могут использовать эти данные для оценки внутреннего контроля компании, финансового состояния и соблюдения таких нормативных актов, как Закон Сарбейнса-Оксли (SOX).

АИС должна быть разработана с учетом потребностей людей, которые будут ее использовать.Система также должна быть простой в использовании и улучшать, а не снижать эффективность.

2. Процедуры и инструкции

Процедура и инструкции АИС — это методы, которые она использует для сбора, хранения, извлечения и обработки данных. Эти методы бывают как ручными, так и автоматизированными. Данные могут поступать как из внутренних источников (например, от сотрудников), так и из внешних источников (например, онлайн-заказы клиентов). Процедуры и инструкции будут закодированы в программном обеспечении АИС. Однако процедуры и инструкции также должны быть «закодированы» для сотрудников с помощью документации и обучения. Процедуры и инструкции должны выполняться последовательно, чтобы быть эффективными.

3. Данные АИС

AIS должна иметь структуру базы данных для хранения информации, такую как язык структурированных запросов (SQL), который является компьютерным языком, обычно используемым для баз данных. SQL позволяет манипулировать данными, находящимися в AIS, и извлекать их для составления отчетов. АИС также потребуются различные экраны ввода для различных типов пользователей системы и ввода данных, а также различные форматы вывода для удовлетворения потребностей разных пользователей и различных типов информации.

Данные, содержащиеся в AIS, представляют собой всю финансовую информацию, относящуюся к деловой практике организации. Любые бизнес-данные, влияющие на финансы компании, должны поступать в АИС.

Тип данных, включенных в AIS, зависит от характера бизнеса, но может состоять из следующего:

Заказы на продажу
Платежные выписки клиентов
Отчеты по анализу продаж
Заявки на покупку
Счета поставщика
Проверить регистры
Данные инвентаря
Информация о заработной плате
Хранение времени
Налоговая информация

Эти данные можно использовать для подготовки бухгалтерских и финансовых отчетов, включая определение сроков погашения дебиторской задолженности, графики износа или амортизации, пробный баланс и отчет о прибылях и убытках. Наличие всех этих данных в одном месте — в АИС — упрощает ведение учета, составление отчетов, анализ, аудит и принятие решений. Чтобы данные были полезными, они должны быть полными, точными и актуальными.

С другой стороны, примеры данных, которые не будут попадать в АИС, включают заметки, переписку, презентации и руководства. Эти документы могут иметь косвенное отношение к финансам компании, но, за исключением стандартных сносок, на самом деле они не являются частью финансового учета компании.

4. Программное обеспечение АИС

Программный компонент АИС — это компьютерные программы, используемые для хранения, извлечения, обработки и анализа финансовых данных компании. До того, как появились компьютеры, АИС была ручной бумажной системой, но сегодня большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение в качестве основы АИС. Малые предприятия могут использовать Quickbooks от Intuit или Sage 50 Accounting, но есть и другие. Малый и средний бизнес может использовать SAP Business One. Средние и крупные компании могут использовать Microsoft Dynamics GP, Sage Group MAS 90 или MAS 200, Oracle PeopleSoft или Epicor Financial Management.

Качество, надежность и безопасность являются ключевыми компонентами эффективного программного обеспечения АИС. Менеджеры полагаются на информацию, которую он выводит, при принятии решений для компании, и им нужна высококачественная информация, чтобы принимать обоснованные решения.

Программное обеспечение AIS можно настроить в соответствии с уникальными потребностями различных видов бизнеса. Если существующая программа не соответствует потребностям компании, программное обеспечение также может быть разработано собственными силами при существенном участии конечных пользователей или может быть разработано сторонней компанией специально для организации. Систему можно даже передать на аутсорсинг специализированной компании.

Для публичных компаний, независимо от того, какое программное обеспечение и варианты настройки выберет бизнес, правила Сарбейнса-Оксли будут в некоторой степени определять структуру AIS. Это связано с тем, что правила SOX устанавливают процедуры внутреннего контроля и аудита, которым должны соответствовать публичные компании.

5. ИТ-инфраструктура

Инфраструктура информационных технологий — это просто красивое название оборудования, используемого для работы информационной системы бухгалтерского учета. Большинство из этих аппаратных средств в любом случае необходимо иметь бизнесу, и они могут включать следующее:

Компьютеры
Мобильные устройства
Серверы
Принтеры
Сетевые фильтры
Маршрутизаторы
Носители информации
Резервный источник питания

К факторам, которые следует учитывать при выборе оборудования, помимо стоимости, относятся скорость, емкость хранилища и возможность его расширения и обновления.

Возможно, самое главное, аппаратное обеспечение, выбранное для AIS, должно быть совместимо с предполагаемым программным обеспечением. В идеале она должна быть не просто совместимой, а оптимальной — неуклюжая система будет гораздо менее полезной, чем быстрая.Один из способов, с помощью которого предприятия могут легко выполнить требования совместимости аппаратного и программного обеспечения, — это приобрести готовую систему, которая включает в себя как аппаратное, так и программное обеспечение, необходимое бизнесу. Приобретение готовой системы теоретически означает, что бизнес получит оптимальное сочетание аппаратного и программного обеспечения для своей АИС.

Хорошая АИС также должна включать план технического обслуживания, обслуживания, замены и обновления компонентов аппаратной системы, а также план утилизации сломанного и устаревшего оборудования, чтобы конфиденциальные данные были полностью уничтожены.

6. Внутренний контроль

Внутренний контроль AIS – это меры безопасности, которые он содержит для защиты конфиденциальных данных. Это могут быть как простые пароли, так и сложные, например, биометрическая идентификация. Протоколы биометрической безопасности могут включать сохранение характеристик человека, которые не меняются со временем, например отпечатков пальцев, голоса и распознавания лиц.

AIS должна иметь внутренний контроль для защиты от несанкционированного доступа к компьютеру и ограничения доступа для авторизованных пользователей, включая некоторых пользователей внутри компании. Он также должен предотвращать несанкционированный доступ к файлам со стороны лиц, которым разрешен доступ только к избранным частям системы.

AIS содержит конфиденциальную информацию, принадлежащую не только компании, но и ее сотрудникам и клиентам. Эти данные могут включать:

Номера социального страхования
Информация о зарплате и персонале
Номера кредитных карт
Информация о клиенте
Финансовые данные компании
Финансовая информация поставщиков и продавцов

Все данные в AIS должны быть зашифрованы, а доступ к системе должен регистрироваться и контролироваться. Системная активность также должна отслеживаться.

АИС также нуждается во внутреннем контроле, защищающем ее от компьютерных вирусов, хакеров и других внутренних и внешних угроз сетевой безопасности. Он также должен быть защищен от стихийных бедствий и скачков напряжения, которые могут привести к потере данных.

Реальные примеры информационных систем бухгалтерского учета

Хорошо спроектированная АИС позволяет бизнесу бесперебойно работать изо дня в день, в то время как плохо спроектированная АИС может помешать его работе. Третье использование AIS заключается в том, что, когда у бизнеса возникают проблемы, данные в AIS можно использовать для раскрытия истории того, что пошло не так. Примеры WorldCom и Lehman Brothers дают два примера.

Всемирная компания

В 2002 году внутренние аудиторы WorldCom Юджин Морс и Синтия Купер с помощью AIS компании обнаружили мошеннические распределения расходов и другие бухгалтерские проводки на сумму почти 4 миллиарда долларов. Их расследование привело к увольнению финансового директора Скотта Салливана, а также к принятию нового законодательства — раздела 404 Закона Сарбейнса-Оксли, который регулирует внутренний финансовый контроль и процедуры компаний.

Леман Бразерс

При расследовании причин краха Lehman ключевым компонентом была проверка его AIS и других систем данных, наряду со сбором и проверкой документов, а также опросом свидетелей. Поиск причин краха компании «потребовал обширного расследования и проверки операционных, торговых, оценочных, финансовых, бухгалтерских и других систем данных Lehman», согласно 2200-страничному отчету эксперта из девяти томов.

Системы Lehman представляют собой пример того, как не следует структурировать АИС. В отчете эксперта Антона Р. Валукаса говорится: «На момент подачи заявления о банкротстве Lehman поддерживал лоскутное одеяло из более чем 2600 программных систем и приложений. Многие из систем Lehman были загадочными, устаревшими или нестандартными».

Экзаменатор решил сосредоточить свои усилия на 96 системах, которые показались наиболее подходящими. Этот экзамен требовал обучения, изучения, проб и ошибок только для того, чтобы научиться пользоваться системами.

В отчете Валукаса также отмечается: "Системы Lehman были в значительной степени взаимозависимыми, но их взаимосвязь было трудно расшифровать и плохо документировать. Чтобы распутать эти системы и получить необходимую информацию, потребовались чрезвычайные усилия".

Итог

Все шесть компонентов AIS работают вместе, помогая ключевым сотрудникам собирать, хранить, управлять, обрабатывать, извлекать и составлять отчеты о своих финансовых данных. Наличие хорошо разработанной и поддерживаемой информационной системы бухгалтерского учета, эффективной и точной, является обязательным компонентом успешного бизнеса.

Бухгалтеры проводят большую часть своего рабочего дня, обрабатывая цифры, сообщая о финансовых операциях и отслеживая денежные средства компании. Они обеспечивают уплату налогов и соответствие всей финансовой документации местным, государственным и федеральным налоговым нормам. Все это требует использования компьютерных программ, приложений и специализированных программ для создания разнообразных финансовых отчетов для малого бизнеса. Компьютер полезен для бухгалтеров, поскольку позволяет им эффективно и точно выполнять свою работу, сохраняя при этом информацию в надежном месте.

Компьютерные приложения в бухгалтерском учете

В бизнес-среде на компьютерах обычно установлены приложения для работы с электронными таблицами, такие как Microsoft Excel, которые устанавливаются вручную или в комплекте при первоначальной покупке компьютера. Электронные таблицы позволяют бухгалтерам создавать индивидуальные финансовые отчеты для отслеживания конкретной информации. Такие программы могут выполнять различные функции, такие как сложение и вычитание чисел, просто форматируя ячейки в текущем файле проекта. Согласно American Express, этот тип программного обеспечения ускоряет расчеты, а бухгалтеры могут выполнять все операции более эффективно. Электронные таблицы также позволяют бухгалтерам импортировать и экспортировать данные в другие внешние приложения.

Роль компьютера в бухгалтерском ПО

Бухгалтерам также доступны различные бухгалтерские программы. Investopedia сообщает, что наборы бухгалтерских приложений предоставляют специальные программы и отчеты, облегчающие работу бухгалтера. Такие инструменты могут автоматически подготавливать налоговые документы и отправлять их в электронном виде в государственные отчетные органы. Финансовые отчеты поддерживаются простым вводом информации и созданием отчетов с помощью набора нажатий клавиш, многие из которых могут быть настроены пользователем. Многие бухгалтерские программы также имеют отраслевые приложения для различных типов малого бизнеса.

Хранение и доступность

Компьютер помогает бухгалтерам хранить и получать доступ к финансовым записям, вносить изменения и избавляет от необходимости хранить бумажные файлы. Если требуется бумажная работа, можно легко получить доступ к компьютерным файлам и распечатать их вместе с любыми изменениями, которые бухгалтер вносит в любой момент времени. Объем памяти компьютера помогает сократить расходы и делает финансовую информацию более доступной. Финансовые файлы, требующие хранения, можно перенести на компакт-диски, флэш-накопители или другие устройства хранения.

Безопасность: компьютеры в бухгалтерии

Одно из важных применений компьютеров в бухгалтерском учете связано с безопасностью. Компьютеры обеспечивают безопасный доступ к учетной информации, требуя пароль для файлов, программ и самой компьютерной системы. Для большинства малых предприятий такие записи являются конфиденциальными, и доступ к ним имеют только определенные сотрудники, такие как руководители, бухгалтеры, администраторы платежных ведомостей и работники отдела кадров. В целом компьютер обеспечивает несколько уровней безопасности для защиты финансовых записей.

Элвис Майкл профессионально пишет с 2007 года, публикуя статьи о технологиях в различных интернет-изданиях. Он получает степень бакалавра наук в области информационных технологий в Северо-восточном университете.

Целый ряд проблем может возникнуть, когда сотрудники используют бизнес-оборудование в личных целях. Потери производительности и нецелевое использование бизнес-ресурсов можно сократить с помощью политик на рабочих местах, которые касаются личного использования бизнес-оборудования.

В каждом бизнесе используется какое-то оборудование, необходимое сотрудникам для выполнения своей работы, и это оборудование обычно предоставляется бизнесом. Несмотря на то, что использование бизнес-оборудования в личных целях вполне ожидаемо, проблемы могут возникнуть при чрезмерном использовании в личных целях.

Проблемы, которые могут возникнуть при личном использовании оборудования, принадлежащего бизнесу, такого как компьютеры, инструменты или транспортные средства, включают:

сломанное оборудование, которое может вызвать споры о том, кто несет ответственность за ремонт
потеря производительности, поскольку сотрудники используют рабочее время для личных задач, связанных с бизнес-оборудованием
преждевременный износ и техническое обслуживание оборудования
проблемы морального духа, если некоторые привычки личного использования внезапно ограничиваются или если только некоторым сотрудникам разрешено использовать оборудование

Независимо от того, какова ваша политика и как сильно вы пытаетесь ее контролировать, сотрудники, вероятно, будут время от времени использовать ваше оборудование в личных целях. Лучший способ справиться с неизбежным — позволить разумную паузу, но быть последовательным и бдительным в создании и соблюдении правил, чтобы убедиться, что личное использование не становится чрезмерным.

Например, на многих предприятиях сотрудники используют компьютеры для наиболее важных аспектов своей работы. Итак, что происходит, когда сотрудники начинают заниматься личными делами на этих машинах?

Марк использует компьютер при выполнении своих служебных обязанностей. Время от времени Марк использует перерыв, чтобы поиграть в компьютерные игры. Вы никогда не видели, чтобы он играл в компьютерные игры в рабочее время, и, похоже, это не влияет на его работу или работу других сотрудников. Вы говорите Марку остановиться?

Просить его остановиться, вероятно, неправильный подход. Рабочие правила, которые становятся слишком строгими, как правило, имеют больше отрицательного эффекта, чем положительного. Если Марк делает это в свой собственный перерыв и не беспокоит других сотрудников и не останавливает компьютер, вероятно, нет ничего плохого в том, чтобы позволить ему это сделать.Тем не менее, вы можете сделать мысленную пометку, чтобы поговорить об этом с Марком, если игра станет чрезмерной.

И если вы попросите его прекратить, убедитесь, что всех остальных сотрудников, которые могут играть в компьютерные игры во время перерыва, также просят остановиться.

Лучше всего упустить ситуацию из виду. Если Марк хороший сотрудник, который всегда выполняет свою работу, при условии, что его игры во время перерыва не мешают другим сотрудникам, не отнимают ресурсы компьютера и не становятся чрезмерными, разрешение ему играть в игры во время перерыва не должно вызывать никаких проблем. . Тем не менее, в интересах справедливости и последовательности не забудьте дать другим сотрудникам такую же поблажку, оказавшуюся в такой же ситуации.

Использование в личных целях оборудования, не мешающего работе, — это одно, но как поступать в ситуациях, когда сотрудник играет в компьютерные игры (или занимается другими личными делами) в рабочее время? Ваше оборудование и привычки ваших сотрудников будут определять ваши действия в ситуациях личного использования. Убедитесь, что любое использование, которое вы разрешаете или запрещаете, четко доводится до сведения всех сотрудников и последовательно применяется.

Создание политики использования бизнес-оборудования в личных целях

Тип политики, которую вы создаете для регулирования личного использования бизнес-оборудования, будет зависеть от типа вашего бизнеса и оборудования, используемого в вашем бизнесе. Например, если речь идет о транспортном средстве, то следует подумать о другом наборе последствий, включая ответственность работодателя, если человек получит травму или будет повреждено имущество, когда сотрудник использует ваш служебный автомобиль.

Еще одним примером является контроль за использованием рабочих компьютеров. Например, в вашей политике в отношении личного использования рабочих компьютеров может быть указано следующее:

Электронная почта и другие компьютерные файлы, предоставленные компанией, должны использоваться только в деловых целях.
Использование компьютерных средств в личных целях строго запрещено (или использование в личных целях может быть разрешено при условии получения разрешения)

Возможно, вы не захотите разрешить сотруднице использовать компьютер для создания флаера для конкурса дебатов ее сына и распечатать 100 копий на вашем лазерном принтере с вашей бумагой. Однако, с другой стороны, вы можете разрешить сотруднику, посещающему вечерние занятия, пользоваться компьютером во время обеда и перерывов для школьных занятий. Ключевым моментом является создание политики, которая позволит вам определить допустимое использование и применять эту политику справедливо и последовательно.

Все компьютерные пароли и коды должны быть доступны компании в любое время.
Ни один сотрудник не может устанавливать несанкционированное или пиратское программное обеспечение или файлы на любой компьютер, принадлежащий компании.

Если один из ваших сотрудников покупает отличное программное обеспечение для планирования для домашнего использования, а также устанавливает его на компьютер вашей компании, возможно, вы нарушаете закон. Программное обеспечение имеет строгие авторские права, а «пиратское» программное обеспечение равносильно краже, и компания несет за это ответственность. Если вам нужно программное обеспечение, купите его и установите.

Сотрудникам запрещается использовать компьютерные файлы или программное обеспечение, принесенные из дома или из других источников, на рабочем компьютере (во избежание вирусов).
Компания оставляет за собой право вводить, искать и отслеживать компьютерные файлы или электронную почту любого сотрудника без предварительного уведомления в деловых целях, таких как расследование кражи, раскрытие конфиденциальной деловой или служебной информации или личное злоупотребление системой. или мониторинг рабочего процесса или производительности.
Программное обеспечение или другую деловую информацию на компьютере нельзя копировать и выносить из офиса без разрешения.

Некоторые компании также устанавливают политику, согласно которой экраны входа в систему появляются каждый раз при включении компьютера, чтобы отговорить сотрудников от использования оборудования в личных целях.

Ребекка Фридман, владелица Conscious Accounting, является сертифицированным бухгалтером и бизнес-консультантом, которая стремится сделать бухгалтерский учет интересным и доступным для владельцев бизнеса.

Эбони Ховард — сертифицированный бухгалтер и налоговый эксперт QuickBooks ProAdvisor. Она работает в области бухгалтерского учета, аудита и налогообложения более 13 лет, работая с частными лицами и различными компаниями в сфере здравоохранения, банковского дела и бухгалтерского учета.

Мэдди Симпсон — опытный журналист данных и специалист по проверке фактов, специализирующийся на финансовой аналитике.

Мы рекомендуем лучшие продукты через независимый процесс проверки, и рекламодатели не влияют на наш выбор. Мы можем получить компенсацию, если вы посетите партнеров, которых мы рекомендуем. Дополнительную информацию см. в раскрытии информации для рекламодателей.

Бухгалтерское ПО – это незаменимый инструмент для управления бизнесом или личными финансами. Для предприятий программное обеспечение для бухгалтерского учета может упорядочивать финансовые данные и снижать риск человеческой ошибки, помогать в составлении бюджета, отслеживать запасы и управлять задачами либо с дебиторской, либо с кредиторской задолженностью.Для семей бухгалтерское программное обеспечение полезно для ведения семейного бюджета, подготовки налоговых деклараций, планирования выхода на пенсию, отслеживания инвестиций и управления оплатой счетов.

Одной из наиболее важных функций бухгалтерского программного обеспечения для предприятий и личных финансов является отслеживание расходов. Автоматизация процесса отслеживания расходов упрощает сбор и классификацию расходов, не облагаемых налогом, что позволяет значительно экономить на налогах каждый год.

Мы рассмотрели 13 компаний-разработчиков программного обеспечения, прежде чем остановились на пяти лучших решениях для бухгалтерского учета. Ключевые факторы, которые учитывались при выборе лучшего программного обеспечения для бухгалтерского учета, включали стоимость, простоту использования, репутацию и функциональность.

5 лучших бухгалтерских программ 2022 года

Лучший результат: QuickBooks Online
Лучшее решение для частных лиц: Quicken
Лучшее бесплатное решение для домашнего использования: Mint
Лучшее решение для бизнеса: Wave
Лучше всего для микробизнеса и фрилансеров: QuickBooks для самозанятых

Лучший результат: QuickBooks Online

QuickBooks Online был признан лучшим из-за его репутации, удобства использования и надежных вариантов поддержки клиентов. Владельцы бизнеса могут просматривать свои финансовые отчеты и легко получать платежи от клиентов с помощью приложения или веб-сайта.

Удобный и настраиваемый

Масштабируемость для роста бизнеса

Полнофункциональное мобильное приложение

Программа ProAdvisor для бухгалтеров и бухгалтеров

Форум сообщества Quickbooks для поддержки

Требуется ежемесячная подписка

Ограничения по количеству пользователей

QuickBooks Online, принадлежащая Intuit, является лидером в области бухгалтерского программного обеспечения для малого бизнеса. Он был основан в 2001 году и имеет более семи миллионов клиентов. Доступно четыре уровня облачного программного обеспечения в Интернете:

Простой старт (25 долларов США в месяц)
Предметы первой необходимости (50 долларов США в месяц)
Плюс (80 долларов США в месяц)
Расширенный (180 долларов США в месяц)

QuickBooks предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию. С другой стороны, бухгалтеры, зарегистрированные в QuickBooks, могут предлагать своим клиентам предпочтительные цены на подписку. Плата варьируется в зависимости от того, выставляется ли счет клиенту или бухгалтеру. Все планы можно использовать в Интернете через веб-браузер и в мобильном приложении QuickBooks.

План Simple Start — отличная отправная точка для малого бизнеса. По мере роста бизнеса и увеличения потребностей его легко перейти на следующий уровень. Обновленные уровни предлагают такие функции, как больше пользователей, управление счетами, отслеживание времени и проектов, инвентаризация, более настраиваемые отчеты и дополнительная автоматизация для повышения эффективности.

QuickBooks Online также предлагает три уровня надстройки для расчета заработной платы, доступ к которым можно получить на той же панели управления, что и бухгалтерское программное обеспечение. Кроме того, существуют сторонние приложения, которые можно интегрировать с QuickBooks Online для беспрепятственного обмена данными.

Программа ProAdvisor позволяет бухгалтерам и бухгалтерам участвовать в учебных курсах QuickBooks и получать сертификаты ProAdvisor. Клиенты могут выполнить поиск в каталоге ProAdvisor, чтобы найти кого-то в своем районе для помощи в области бухгалтерского учета. Существует также форум сообщества QuickBooks, где пользователи могут задавать вопросы и находить ответы на распространенные вопросы.

История бухгалтерского учета увлекательна и красочна. В то время как сегодняшние компании часто полагаются на современные процессы, самые ранние записи деловых и финансовых транзакций начинались с глиняных табличек. Сегодня автоматизированные технологии используются во многих отделах кредиторской задолженности для сбора данных, проверки, сопоставления и многого другого. Изучите захватывающую эволюцию бухгалтерского учета и узнайте, как игра с числами стала такой, какой она является сейчас.

Бухгалтерский учет в древней истории

Бухгалтерский учет – это система записи и обобщения финансовых и деловых операций. Ведение записей, бухгалтерский учет и учетные инструменты использовались с тех пор, как цивилизации занимались торговлей. Многие историки предполагают, что одной из причин, по которой были разработаны системы письма, была запись торговых операций. Некоторые из самых ранних записей, обнаруженных археологами, представляют собой отчеты о налоговых записях на глиняных табличках. Эти первые примеры бухгалтерского учета из Месопотамии и Египта относятся к периоду между 3300 и 2000 годами до нашей эры.

В 13 веке средневековая Европа перешла к денежной экономике. Торговцы полагались на бухгалтерский учет для наблюдения за несколькими одновременными транзакциями, финансируемыми банковскими кредитами.По мере развития отрасли стало ясно, что процедуры бухгалтерского учета необходимо совершенствовать для повышения точности и эффективности.

Отец бухгалтерского учета

В 1458 году Бенедетто Контрульи изобрел систему бухгалтерского учета с двойной записью, которая в широком смысле определяется как любая система бухгалтерского учета, включающая запись по дебету и/или кредиту для транзакций. Система двойной записи произвела революцию в бухгалтерском учете.

Лука Бартоломео де Пачоли, итальянский математик и монах-францисканец, изобрел систему учета, в которой использовались меморандумы, гроссбухи и журналы. Он также написал много книг по бухгалтерскому учету. Таким образом, Пачоло стал известен как отец бухгалтерского учета и бухгалтерского учета. В 1494 году он написал Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalita («Собрание знаний по арифметике, геометрии, пропорции и пропорциональности»), которая включала 27-страничный трактат по бухгалтерскому учету.

Века спустя, в 1854 году, в Шотландии были созданы первые профессиональные организации бухгалтеров — Эдинбургское общество бухгалтеров и Глазгоский институт бухгалтеров и актуариев. Члены этих ранних организаций могли называть себя «дипломированными бухгалтерами». Затем, в 1887 году, был основан Американский институт дипломированных бухгалтеров.

Ранние системы и электронный обмен данными

Всегда находя способы улучшить учет и процессы АП, изобретатели приступили к созданию машин для математических расчетов. Например, в 1880-х годах американец Уильям Берроуз изобрел арифмометр. Ранние арифмометры не имели важных функций компьютера, таких как внутренняя память. Однако они позволили бухгалтерам выполнять арифметические операции с большей точностью и эффективностью.

К концу века технологии продолжали развиваться. Герман Холлерит разработал машину для перфокарт, чтобы ускорить обработку данных для переписи населения США. Эти инновационные счетные машины записывали данные, пробивая в картах набор отверстий. Машина также могла считывать эти шаблоны, чтобы вызывать соответствующую информацию. Холлерит перенес концепцию перфокарт в частную промышленность, когда основал IBM. К 1907 году предприятия использовали перфокарты для бухгалтерского учета; табулятор IBM мог обрабатывать 100 карт в минуту к 1928 году.

Бухгалтерский учет сделал гигантский шаг в будущее, каким мы его знаем, в 1955 году, когда компания впервые приобрела компьютер исключительно для бухгалтерского учета. После Второй мировой войны General Electric приобрела UNIVAC (автоматический компьютер UNIVersal) для расчета заработной платы на своих заводах. Разработанный Джоном Мочли и Дж. Преспером Эккертом, UNIVAC хранил данные на магнитной ленте вместо перфокарт. UNIVAC потребовалось 40 часов, чтобы завершить процесс расчета заработной платы.

Постоянная эволюция инструментов автоматизации бухгалтерского учета

Процессы AP были оптимизированы в 1960-х годах, когда транспортная отрасль США разработала EDI для стандартизации транзакций между поставщиками и клиентами. К 1982 году клиенты автомобильной промышленности, в том числе Ford и General Motors, начали требовать EDI для своих поставщиков. Сегодня все основные отрасли промышленности используют EDI, что делает его важной вехой в истории бухгалтерского учета. Наборы стандартов EDI, такие как EDIFACT (основной стандарт в Европе) и X12 (основной стандарт в США), определяют структуру и содержание документов.

В 1978 году в мире бухгалтерского учета появилась программа Visicalc. Это было первое программное обеспечение для работы с электронными таблицами, которое позволяло проводить финансовое моделирование на компьютере. В том же году Peachtree Software представила пакет программного обеспечения для бухгалтерского учета для первых персональных компьютеров. В результате компании могли автоматизировать свой бухгалтерский учет за небольшую часть стоимости покупки мейнфрейма. Затем, в 1998 году, был запущен Quickbooks. Вскоре он доминировал на рынке ежедневной бухгалтерии. Сегодня более 4,5 миллионов компаний используют Quickbooks, что делает ее самой популярной бухгалтерской программой в США.

Оптическое распознавание символов (OCR) и интеллектуальный сбор данных (IDC)

Сегодня компании повышают эффективность своих AP с помощью контрольных показателей, основанных на надежной технологии, которая выявляет и отслеживает сложные факторы, влияющие на рабочий процесс кредиторской задолженности. Мощные панели мониторинга производительности и возможности сравнительного анализа постоянно улучшают процессы AP. Инструменты аналитики могут отслеживать ключевые показатели эффективности (KPI), бесконтактно сравнивать уровни автоматизации с реальными эталонными показателями, использовать лучшие рабочие процессы и консультироваться с экспертами для текущих улучшений.

Искусственный интеллект и будущее бухгалтерского учета

Исследование Atherton Research, проведенное в 2018 году, показало, что к 2020 году бухгалтерский учет и начисление заработной платы, налогообложение, банковское дело и аудит будут полностью автоматизированы с использованием технологий на основе ИИ. И действительно, за три года, прошедшие с момента публикации исследования, ИИ играет все более важную роль в сфере бухгалтерского учета, принося с собой как возможности, так и проблемы.

Однако будьте уверены, что искусственный интеллект не вытеснит бухгалтеров. Стефани Вейл, генеральный директор Accounteam, бухгалтерской фирмы из Силиконовой долины, объяснила: «Наличие машин для выполнения всех этих утомительных и повторяющихся задач может показаться пугающим для многих бухгалтеров, потому что они также отнимают много времени и, следовательно, очень прибыльны… [но] если система ИИ правильно настроена, она может устранить ошибки бухгалтерского учета, которые обычно трудно найти, и тем самым снизить нашу ответственность и позволить нам перейти к более консультативной роли».

Эти достижения в технологии бухгалтерского учета, включая машинное обучение, также помогают выявлять закономерности в процессах, которые могут быть устранены с помощью дальнейшей автоматизации (например, поставщики с высоким уровнем исключений или технологические функции, которые в настоящее время не используются). , поможет сократить количество ручных трудоемких задач, с которыми сталкиваются бухгалтеры, чтобы они могли сосредоточить свое время на более важных стратегических задачах.

История бухгалтерского учета находится в состоянии непрерывного развития, повышения точности, достижения оптимальной эффективности и приспособления к росту бизнеса и торговли по всему миру. Процессы AP упрощаются с помощью инструментов автоматизации бухгалтерского учета, что дает команде AP больше времени для выполнения аналитических и административных функций, которые приносят пользу высшему руководству и компании в целом. Изучая прошлое, специалисты по бухгалтерскому учету могут распознавать текущие изменения, происходящие в этой важнейшей отрасли, и реагировать на них, тем самым повышая ее ценность.

Дополнительные финансовые и закупочные ресурсы

Наша библиотека примеров из практики, руководств и многого другого поможет вам стать лучшим профессионалом в области управления расходами

Читайте также: