Демонтаж офисного оборудования для переработки

Обновлено: 04.07.2024

Есть ли у вас компьютер или копировальный аппарат, который знавал лучшие дни? Вызывает ли у вас изжогу сообщение о том, что Windows больше не будет поддерживать Windows XP после 2013 года?

Если это так, вы не одиноки. Многие юридические конторы хранят свое оборудование до тех пор, пока оно не сломается или не станет слишком неприятным для использования.

Если вы, наконец, решили заменить свое старое офисное оборудование, вам придется что-то делать с оборудованием, когда вы его убираете.

Старое оборудование может содержать конфиденциальную информацию, которой мы не хотим делиться. Это верно для оборудования, о котором вы даже не думаете, такого как факсимильные аппараты, копировальные аппараты и даже телефоны, которые могут хранить данные.

Как лучше всего убедиться, что ваше старое офисное оборудование не использует данные? Вот несколько советов по безопасной утилизации:

Решите, что вы хотите делать со старым оборудованием. Это очень важный шаг в этом процессе. Если вы не собираетесь перепродавать или дарить, вы можете просто ударить молотком по жесткому диску, чтобы уничтожить его.
Выберите программное обеспечение для очистки данных. Для перепродажи или пожертвования крайне важно удалить все данные с жесткого диска. Найдите подходящую программу или наймите профессионала, если вам неудобно делать это самостоятельно.
Переустановка необходимых компонентов. Компьютеры поставляются с диском аварийного восстановления, который переустанавливает операционную систему, чтобы она заработала. Этот диск следует использовать для переустановки операционной системы и включать его в комплект поставки компьютера при продаже или подарке.
Если вы не перепродаете и не жертвуете, утилизируйте. Существуют правила, применимые к электронному оборудованию и переработке, которые необходимо соблюдать.
Создайте политику утилизации офиса. Чтобы все в фирме знали, что необходимо безопасно утилизировать, включите в свое Руководство по офисным процедурам письменную политику.

Арендованное оборудование должно содержать в договоре информацию об удалении данных, и вам следует внимательно прочитать пункт договора, чтобы защитить конфиденциальные данные, хранящиеся на оборудовании. Если вы не уверены в процессе очистки арендованного оборудования, обратитесь в свою лизинговую компанию за полным объяснением их политики.

Важно убедиться, что ваши данные не уйдут со старым оборудованием.

Lawyers Mutual недавно опубликовала раздаточный материал по управлению рисками «Политика утилизации офисного оборудования», чтобы помочь вам с удалением оборудования. Этот раздаточный материал включает образец политики и форму. Он также включает информацию о нескольких вариантах программного обеспечения для очистки данных, если вы решите использовать этот метод вместо физического уничтожения жесткого диска.

Каждый переезд, ремонт или закрытие офиса приводит к появлению ненужной мебели и оборудования — дополнительных стульев, письменных столов, шкафов, расходных материалов и электроники, которые прямо сейчас находятся в вашем хранилище. Что с этим делать?

Какие у вас есть варианты и какие из них подходят вашему бюджету, срокам и компании?

Как хорошо известно опытным специалистам по объектам и закупкам, перераспределение офисной мебели и оборудования не всегда так просто, как кажется, особенно если учесть финансовые и экологические риски, связанные с ненадлежащим управлением работой. То, что часто является незначительным шагом на пути к более масштабному переходу на новое место работы, может быстро превратиться в серьезную неудачу.

Когда дело доходит до офисных излишков, реальность такова, что простых и рациональных вариантов не так много.

Чтобы помочь вашей компании получить максимальную отдачу от офисных излишков, мы описали шесть основных шагов по управлению большими запасами. Каждый шаг поможет вам выявить проблемы до их возникновения, свести к минимуму финансовые и экологические обязательства и повысить ваши шансы на получение измеримой прибыли от вашего бизнеса.

При наличии правильного плана и менеджера проекта лишняя офисная мебель может начать выглядеть не как проблема, а как возможность.

Шаг 1. Создайте перечень офисной мебели

Тщательная инвентаризация обязательна. Независимо от того, какое решение вы выберете, ваши поставщики захотят знать, что влечет за собой проект. Четкая информация также избавит вас от головной боли, сводя к минимуму изменения объема работ и недопонимание в будущем. Если у вас его еще нет, пришло время посмотреть, что именно у вас есть, и сообщить об этом всему проекту.

Основной процесс инвентаризации

Стандартизируйте документ инвентаризации офиса — для начала хорошо использовать электронную таблицу.
Назначьте одного человека и время для заполнения формы.
Обратите внимание на типы предметов, торговые марки, возраст, состояние, размеры и местонахождение.
Сравните свой инвентарь с другими документами из отдела закупок или объектов.

Правильный учет также поможет вам оценить поштучную стоимость ваших излишков, если вы хотите продать офисную мебель или переработать ее. Это очень важно.Без него невозможно составить комплексную диспозицию.

Например, офисные стулья Aeron, как правило, сохраняют свою рыночную стоимость. Сколько у вас есть и в каком состоянии? Неправильный подсчет здесь может означать потерю долларов. Точно так же шкафы для документов могут приносить прибыль за счет содержания в них металла. Если вы хотите эффективно утилизировать офисную мебель, знание того, сколько у вас есть и какого размера, поможет вашему местному переработчику металла вернуть вам то, что вам причитается.

Ваш инвентарь также должен помочь определить, какие предметы на самом деле являются мусором. Это сломанные стулья, столы или компоненты, которые нельзя использовать повторно, восстанавливать или перерабатывать. Хотя это очень небольшой процент от среднего офисного инвентаря, важно идентифицировать их, чтобы их можно было должным образом отделить от предметов многократного использования, прежде чем поставщики учтут их.

Шаг 2. Понимание целей проекта (и возможностей)

Как только вы поймете, с чем работаете, чего вы и ваша команда хотите от проекта?

Самый распространенный ответ — это, конечно же, финансовая отдача. Мы все хотим получать деньги обратно от старых активов (что, безусловно, возможно при правильном инвентаре и покупателях). Самый наглядный способ измерить успех любой деловой инициативы — это сэкономленные или полученные деньги, и это справедливо. Рентабельность инвестиций (ROI) – ключевой показатель для всех бизнес-процессов, включая управление активами.

Следующим приоритетом является оперативное удаление, другими словами, безболезненное удаление. Вывоз мебели — это всегда один шаг в более крупном проекте; если он задерживается или прерывается, то же самое происходит и с другими компонентами. Ключевым моментом здесь является доскональное знание масштабов проекта и работа с надежным поставщиком логистических услуг. Будь то плохое планирование, мошеннический поставщик или проблемы с безопасностью на месте, никто не хочет быть руководителем проекта, который пошел не так. Правильное управление операциями означает правильное управление затратами.

Но что еще важно для вашей организации?

Немногие руководители проектов тратят время на размышления о том, какую пользу проект может принести другим отделам, инициативам и заинтересованным сторонам. Если оплата за вывоз офисной мебели может также дополнять другие проекты, каждый доллар, потраченный на проект, принесет компании больше.

Например, ваша компания может быть очень активной в местном сообществе. Знают ли ваши коллеги из отдела устойчивого развития или коммуникаций, что у компании есть большие излишки, от которых нужно избавиться? Пожертвование излишков мебели может быть сделано тактически, чтобы привлечь партнеров сообщества, не направляя дополнительный капитал на программы корпоративной социальной ответственности (КСО). Положительные истории могут появиться в конце проекта к радости ваших коллег по маркетингу, коммуникациям или связям с общественностью, а также на пользу репутации вашей компании.

Компании, которым разрешено утилизировать отходы, также могут извлечь выгоду, стремясь повторно использовать и перерабатывать как можно больше офисной мебели и оборудования. Это не только подчеркивает приверженность вашей организации сокращению отходов на свалках, но также может помочь достичь контрольных показателей по сокращению отходов. Лидеры в области устойчивого развития ценят все усилия, направленные на достижение их сложных целей.

Общие цели компании

Цели инвестиций сообщества
Цели по сокращению отходов
Отчетность об устойчивом развитии
Финансовая и юридическая документация
Налоговая льгота
Соблюдение требований по охране труда и технике безопасности, BOMA BEST, GRI или другие программы
Оптимизация закупок
Устойчивость цепочки поставок
Прозрачность операций
Снижение рисков

Помня об инициативах в масштабах всей компании, вы можете правильно взвесить свои варианты и определить возможности управления излишками вашего офиса. Для компаний, в которых корпоративная социальная ответственность (КСО) интегрирована во все этапы их деятельности, легко найти подходящего человека, с которым можно сотрудничать.

Шаг 3. Подготовьтесь к рискам, связанным с управлением большими излишками

Бюджет — не единственный фактор, на который приходится обращать внимание при управлении большими излишками офиса. Внутреннее время и усилия, отношения с поставщиками и безопасность на объекте — все, что влияет на общий результат проекта, — требуют равного внимания при крупном переезде. Компании, которые измеряют только реальные затраты на управление своими излишками, рискуют упустить из виду общую стоимость усилий.

Распространенные риски и проблемы

Непредсказуемый рынок подержанных вещей
Внутреннее время, усилия и отвлекающие факторы.
Сбои в работе и логистике
Плата за двойную обработку и хранение
Сборы и правила захоронения отходов
Конфликты в расписании
Воздействие на окружающую среду
Проблемы безопасности и соответствия требованиям

Многие риски взаимосвязаны, и их трудно избежать, если не внедрены правильные процессы.Планирование, например, может отнять время и внимание вашей команды, если речь идет о многоэтажном переезде, когда одни предметы отправляются в дополнительный офис, другие покупаются, а третьи отправляются на переработку. Все заинтересованные стороны — сотрудники, грузчики, покупатели и переработчики — должны соблюдать один и тот же график. Если этого не произойдет, и вашему поставщику логистических услуг придется хранить запасы и перемещать их во второй раз, конфликты в расписании напрямую повлияют на ваши затраты на логистику.

Шаг 4. Спланируйте бюджет

Подготовив надлежащий инвентарь и четко осознавая риски и возможности, вы можете приступить к точному составлению бюджета проекта. Руководители проектов, похоже, расходятся во мнениях относительно того, как они планируют свои излишки, и очень немногие делают это правильно. Некоторый бюджет заблаговременно, прежде чем вы получите всю нужную информацию; риск здесь отсутствует многие важные факторы, которые будут влиять на стоимость. Другие ждут до последней минуты только для того, чтобы обнаружить, что напряженный график резко снижает их способность планировать, приспосабливаться к новой информации и рассматривать правильные варианты.

В обоих случаях получается неправильная модель бюджета, которая, в свою очередь, может привести к неудачному старту проекта. Или, что еще хуже, никто вообще не выделяет бюджет на вывоз мебели, потому что предполагается, что мебель сохранила всю свою рыночную стоимость. Всех трех следует избегать, если это вообще возможно.

Начните с оценки самых больших затрат: демонтажа, вывоза и логистики. Это базовая стоимость любой утилизации излишков офиса. Затем, в зависимости от того, куда вы перемещаете мебель, рассчитайте стоимость захоронения и переработки или, если вы работаете с перепродажей, вычтите стоимость ставки.

Сравните этот базовый бюджет с первоначальным бюджетом, назначенным проекту. Если они сильно отличаются, посмотрите, какие предположения были сделаны на раннем этапе — опять же, обычно это идея о том, что бывшая в употреблении мебель сохраняет свою рыночную стоимость. Если они близки, вам решать, как найти небольшие способы сокращения затрат и усилий или, в равной степени, способы восстановления ценности для бизнеса.

Для компаний, желающих провести аукцион сотрудников или крупное благотворительное пожертвование, "мягкие" затраты внутреннего времени и усилий будут большими дополнительными расходами. Поскольку эти проекты очень трудоемки, крайне важно видеть, сколько ваша компания тратит на выполнение процесса с рабочим временем.

Шаг 5. Найдите надежного поставщика логистических услуг

Ни одна сторона не может разрушить проект так быстро, как непрофессиональный поставщик логистических услуг. Неправильный продавец может вмешаться в планирование, повредить предметы, сорвать продажу мебели, перепутать места или вызвать трения с другими заинтересованными сторонами. Они составляют основу проекта и должны быть максимально надежными и функциональными.

Лучший способ избежать сомнительного переезда – обратиться за рекомендациями и отраслевыми сертификатами. Попросите отзывы и рекомендации или попробуйте пилотный проект с меньшим риском.

Затем попросите участников из вашего списка сделать предложение. В большинстве случаев вы найдете ряд цитат на выбор.

Шаг 6. Управляйте демонтажем и перемещением инвентаря

Большинство руководителей проектов хотят контролировать как можно большую часть процесса, чтобы все не отставали от графика. Это включает в себя сотрудников, которым поручено расчищать свои помещения, техников, удаляющих электрическое или специализированное оборудование, и грузчиков, сбивающих и загружающих инвентарь, а также тех, кто координирует сбор мебели или получение предметов после доставки; это может также включать координацию с другими командами, работающими в том же пространстве. Если речь идет о перепродаже или дарении, демонтаж должен быть выполнен надлежащим образом, чтобы ничего не было повреждено или потеряно. Реселлеры и организации-получатели не будут рады принять товары, которые непригодны для использования.

Руководители проектов также должны будут информировать поставщиков логистических услуг о любой конкретной информации, которая повлияет на перемещение. Например, если речь идет о пожертвовании, погрузочные доки, лифты и помощь на месте необходимо заказывать заранее. Во многих зданиях также требуются специальные протоколы охраны труда и техники безопасности, которые должны соблюдать все поставщики.

Шаг 7. Документируйте все и сообщайте обо всем

Проектная документация — это самый ценный результат. Он измеряет производительность команды, демонстрирует прозрачность и подотчетность, а также показывает, куда все пошло в конце проекта. Возможность отслеживать каждый предмет до его конечного местоположения гарантирует, что вещи действительно были проданы, переработаны или пожертвованы, а не выброшены, когда никто не видел.

Дополнительная ответственность также помогает руководителям оценивать результаты проекта и улучшать следующий. Это особенно ценно для проектов излишков офиса, потому что они появляются очень редко. Компании редко имеют внутреннего эксперта по перераспределению офисного оборудования, и им следует избегать перефразирования нового процесса для каждого проекта.

Почему бы просто не позвонить «1-800-GOT-OFFICE-JUNK»?

Вы можете.И, к сожалению, многие компании до сих пор это делают.

Но решение "один размер подходит всем" не имеет смысла. Каждый офис, который ликвидирует или выбрасывает на свалку излишки мебели, просто теряет то, что осталось, и не проявляет заботы о ненужных отходах. И становится все дороже обращаться с излишками как с отходами, поскольку количество свалок растет в США и Канаде. Старый подход «дешево и грязно» на самом деле более грязный, чем дешевый. Не помогает и непредсказуемый рынок подержанной мебели. К сожалению, это сложнее, чем вы могли бы надеяться продать офисную мебель. Низкий рыночный спрос, а также затраты на рабочую силу и транспортировку не позволяют ликвидаторам предлагать существенные предложения, когда им также приходится платить за перевозку и вывоз непродаваемого имущества. Имея подходящую сеть партнеров по перепродаже мебели и правильный продукт, всегда стоит обратить внимание на то, чтобы помочь компенсировать большие затраты на рабочую силу и логистику.

Даже раздача офисной мебели бесплатно, верьте или нет, сопряжена с головной болью и расходами, которые мало кто готов взять на себя.

Поскольку руководители, заинтересованные стороны и сотрудники как никогда заинтересованы в обеспечении устойчивости бизнеса, менеджеры ищут способы повысить ценность компании во всех аспектах своей деятельности. Будь то единое хранилище или консолидация в масштабах всей компании, хитрость заключается в том, чтобы создать ценность, согласовывая проект с более крупными бизнес-инициативами, от политик подотчетности и прозрачности до инвестиций в сообщества и целей по отводу отходов. Предприятия будут продолжать управлять излишками офисной мебели и оборудования. Вопрос в том, как сделать излишек действительно устойчивым?

От компьютеров и принтеров до сканеров и копировальных аппаратов в наши дни предприятия используют электронику в изобилии. Но когда приходит время заменить все это оборудование, не всегда понятно, что с ним делать.

Выбрасывание старой офисной электроники наносит ущерб окружающей среде и запрещено во многих странах. Они часто содержат опасные материалы, такие как ртуть, свинец и мышьяк, которые могут стать токсичными отходами на свалках и попасть в почву. Лучшее решение — раздать их или сдать на переработку. (Убедитесь, что на оборудовании нет конфиденциальной деловой информации, прежде чем что-либо делать с ним.)

Благородное начало — это посмотреть, сможете ли вы пожертвовать свое старое оборудование некоммерческой организации. Многие организации, в том числе Goodwill Industries, ILoveSchools и Армия Спасения, принимают офисное оборудование, которое они могут перепродать по низким ценам или отдать нуждающимся. Это ничего не стоит вам, и вы даже можете претендовать на налоговый вычет. (Рекомендуется звонить заранее: спрос на различные типы оборудования со временем меняется, и некоторые некоммерческие организации могут в настоящее время не использовать определенные типы оборудования.)

Если вы не знаете, куда пожертвовать, загляните в Great Nonprofits. Он ведет список некоммерческих организаций, которые в настоящее время нуждаются в различных типах офисного оборудования и мебели.

Некоторые веб-сайты, такие как Free Cycle, также могут подобрать вам людей, которые ищут компьютеры или другое оборудование. Но вы не сможете претендовать на налоговый вычет.

Если пожертвование или перепродажа невозможны, лучше всего утилизировать старое оборудование. Переработчики разбирают и собирают старое оборудование на запчасти, которые можно использовать повторно или перепродать. Но некоторые переработчики электроники обеспокоены некоторыми сомнительными практиками, поэтому проведите небольшое исследование, прежде чем выбрать одного из них.

Многие производители и продавцы электроники, в том числе Apple и Office Depot, предлагают «обратную почту» или другие подобные программы, которые позволяют предприятиям возвращать бывшую в употреблении электронику, иногда бесплатно или за плату менее 40 долларов США за единицу. Вы можете найти списки переработчиков электроники в вашем районе на сайтах My Green Electronics и E-cycling Central. Местные экологические группы также могут предоставить полезную информацию о вариантах и методах утилизации в вашем районе.

Имейте в виду, что многие экологически ответственные переработчики часто взимают небольшую плату за свои услуги. Подробнее: Как переработать 11 комментариев ▼

Келли Спорс — бывший репортер и блоггер The Wall Street Journal, посвященный малому бизнесу и предпринимательству, а также автор статей для Yahoo!, Entrepreneur, журнала MyBusiness NFIB и The New York Times. Сейчас Келли работает внештатным редактором и писателем в Миннеаполисе, а ранее руководила коммуникациями в некоммерческой экологической организации, которая помогает предприятиям находить способы быть более экологичными.

Отличная информация. Нет необходимости портить окружающую среду так, как она уже есть, и это должна учитывать каждая корпорация.

Я одна из первых в своей семье начала пользоваться технологиями, поэтому обычно я «перерабатываю» свою электронику, передавая ее членам семьи.

То, где вы говорите «(Убедитесь, что оборудование очищено от конфиденциальной деловой информации, прежде чем что-либо делать с ним.)», на самом деле является ключевой частью.Большинство людей не имеют права дезинфицировать или удалять данные с жестких дисков компьютеров или серверов, и они неизменно остаются на устройстве. Как насчет жестких дисков в принтерах и копировальных аппаратах? Или памяти в сотовых телефонах и КПК, или сетевых системных данных на старых маршрутизаторах и коммутаторах?

Еще одна проблема, о которой вы упоминаете, заключается в том, что переработчики, которые действительно перерабатывают (в отличие от свалки в развивающихся странах, куда отправляется подавляющее большинство электронных отходов США), как правило, взимают за это плату: удаление ртутных ламп из принтеров/сканеров стоит денег. .

Продажа, дарение или ремонт старой мебели предоставляют альтернативу

Рик ЛеБлан написал статью об устойчивом развитии и цепочках поставок для The Balance Small Business. Он занимается производством поддонов и упаковки уже 25 лет.

С немедленным вступлением в силу: пожалуйста, не отправляйте старую офисную мебель на свалку. Есть лучшие и более устойчивые варианты.

Многие люди не знают, что офисную мебель нельзя отправлять на свалку. На самом деле он в значительной степени пригоден для вторичной переработки, и при минимальном планировании его можно продать как подержанную мебель или пожертвовать как есть. Его также можно отремонтировать или, в конечном итоге, переработать. Не допуская попадания мебели на свалку, мы сокращаем количество твердых отходов, извлечение сырья и выбросы углерода, связанные с производством новых предметов.

С точки зрения устойчивого развития этот подход также показывает, что ваша компания серьезно относится к охране окружающей среды и сокращению отходов. В этой статье мы описали некоторые варианты стульев, столов, перегородок, рабочих станций, решений для хранения и других предметов, которые вам больше не нужны.

Продать или подарить старую офисную мебель

Если вам больше не нужна ваша офисная мебель, но она все еще находится в относительно хорошем состоянии, вы обнаружите, что многие ликвидаторы, торговцы подержанной мебелью или благотворительные организации были бы рады купить ее или получить в качестве пожертвования. Такие места специализируются на продаже бывшей в употреблении и отреставрированной мебели, так что это идеальный способ избавиться от нее. Также доступны варианты благотворительности, как на уровне сообщества, так и через такие организации, как Furniture Trust и IRN, которые могут эффективно обрабатывать крупные пожертвования. В зависимости от времени, которое у вас есть, чтобы точно оценить свою старую мебель и выбрать лучший вариант ее продажи, вы можете увеличить свою прибыль. Некоторые компании предлагают сотрудникам старую мебель.

Другие варианты для ненужной мебели

Восстановление Если светильники не могут быть перепроданы как есть, их можно восстановить до более первозданного состояния путем очистки, устранения дефектов, замены изношенной ткани или повторной отделки. Эти работы также популярны среди стартапов и офисов, испытывающих затруднения.
Переработка. Если мебель вообще не подходит для повторного использования (возможно, она повреждена и не подлежит ремонту), ее разберут, разделят на различные материалы (такие как металлы, пластмассы и ткани) и отправят в соответствующий центр переработки. Мягкую мебель можно сдать в местный пункт переработки матрасов.
Переназначение Если мебель не подходит для повторного использования, вместо этого вы можете изменить ее назначение. Мы видели различные компоненты, превращенные в скульптуру, сиденья, используемые в детских домиках, и новые ножки, добавленные к рабочему столу для обеденного стола.

Нужно ли мне подготовить мебель?

Если вы выбрали вариант пожертвования или утилизации, возможно, вам потребуется подготовить мебель к вывозу. Мягкую мебель, возможно, придется упаковать в полиэтиленовый пакет или заклеить ящики стола скотчем. Перед удалением обязательно проконсультируйтесь с поставщиком услуг.

Стоит помнить, что если вы перешли на новые современные стулья, это не означает, что кто-то еще не может пользоваться вашими старыми стандартными стульями. Даже если мебель сильно повреждена, ее части можно переработать и превратить во что-то новое. Прежде чем отправлять старые вещи на свалку, рассмотрите варианты.

Читайте также: