Что такое файловый индекс

Обновлено: 21.11.2024

Получите полный доступ к Access Database Design and Programming, Second Edition и более чем 60 000 другим играм с бесплатной 10-дневной пробной версией O'Reilly.

Есть также прямые онлайн-мероприятия, интерактивный контент, материалы для подготовки к сертификации и многое другое.

Когда таблица хранится на диске, ее часто называют файлом. В этом случае каждая строка таблицы называется записью, а каждый столбец — полем. (Эти термины часто используются для любой таблицы.)

Поскольку доступ к диску обычно медленный, важной целью является сокращение количества обращений к диску, необходимых для извлечения нужных данных из файла. Последовательный поиск данных, запись за записью, для поиска нужной информации может потребовать большого количества обращений к диску и очень неэффективен.

Назначение индексного файла — обеспечить прямой (также называемый случайный) доступ к данным в файле базы данных.

Рисунок 3.8 иллюстрирует концепцию индексного файла. Мы изменили данные Publishers для иллюстрации, включив в них столбец города. Файл слева является файлом индекса и индексирует файл данных Publishers по полю City, которое поэтому называется индексированным полем. Файл города называется индексом для таблицы PUBLISHERS. (Индексный файл не является таблицей в том смысле, в каком таблица PUBLISHERS является таблицей. Другими словами, мы не можем напрямую обращаться к индексному файлу — вместо этого мы используем его косвенно.) Индексный файл содержит города для каждого издателя, вместе с указателем на соответствующую запись данных в файле Publishers.

Рисунок 3-8. Индексный файл между City и Publisher

Индексный файл можно использовать по-разному. Например, чтобы найти .

Получите Access Database Design and Programming, Second Edition прямо сейчас с онлайн-обучением O’Reilly.

Члены O’Reilly проходят онлайн-обучение в режиме реального времени, а также получают книги, видео и цифровой контент от более чем 200 издателей.

Индексирование содержимого вашего ПК помогает быстрее получать результаты при поиске файлов и других вещей. Узнайте, как это работает.

Что такое индексация?

Индексирование – это процесс просмотра файлов, сообщений электронной почты и другого контента на вашем компьютере и каталогизации их информации, например слов и метаданных в них. Когда вы выполняете поиск на компьютере после индексирования, он просматривает индекс терминов, чтобы быстрее находить результаты.

При первом запуске индексирование может занять до пары часов. После этого индексирование будет выполняться в фоновом режиме на вашем компьютере, пока вы его используете, переиндексируя только обновленные данные.

Как индексирование ускоряет поиск?

Подобно указателю в книге, наличие цифрового указателя позволяет вашему ПК и приложениям быстрее находить контент, ища термины или общие свойства, такие как дата создания файла. Полностью построенный индекс может возвращать ответы на такие запросы, как "Показать все песни Coldplay", за доли секунды, тогда как без индекса это могло бы занять несколько минут.

Какая информация индексируется?

По умолчанию индексируются все свойства ваших файлов, включая имена файлов и полные пути к файлам. Для файлов с текстом их содержимое индексируется, чтобы вы могли искать слова в файлах.

Приложения, которые вы устанавливаете, также могут добавлять в индекс собственную информацию для ускорения поиска. Например, Outlook 2016 добавляет все электронные письма, синхронизированные с вашим компьютером, в индекс по умолчанию и использует индекс для поиска в приложении.

Какие приложения используют индекс?

Многие встроенные приложения на вашем ПК так или иначе используют индекс. File Explorer, Photos и Groove используют его для доступа и отслеживания изменений в ваших файлах. Microsoft Edge использует его для предоставления результатов истории браузера в адресной строке. Outlook использует его для поиска в электронной почте. Кортана использует его для более быстрого поиска результатов на вашем ПК.

Многие приложения в Microsoft Store также используют индекс для предоставления актуальных результатов поиска ваших файлов и другого контента. Отключение индексирования приведет к тому, что эти приложения будут работать медленнее или вообще не будут работать, в зависимости от того, насколько сильно они на него полагаются.

Почему на моем ПК всегда автоматически выполняется индексирование?

Ваш ПК с Windows 10 постоянно отслеживает изменения в файлах и обновляет индекс последней информацией. Для этого он открывает недавно измененные файлы, просматривает изменения и сохраняет новую информацию в индексе.

Где хранится информация индекса?

Все данные, собранные в результате индексирования, хранятся локально на вашем ПК. Ни один из них не отправляется ни на какой другой компьютер или в Microsoft.Однако приложения, которые вы устанавливаете на свой компьютер, могут считывать данные из индекса, поэтому будьте осторожны с тем, что вы устанавливаете, и убедитесь, что вы доверяете источнику.

Сколько места занимает индекс?

Практическое правило заключается в том, что размер индекса должен составлять менее 10 процентов от размера проиндексированных файлов. Например, если у вас есть 100 МБ текстовых файлов, индекс для этих файлов будет меньше 10 МБ.

Индекс может занимать больше места, если у вас много очень маленьких файлов (

Какие языки можно индексировать?

Все языковые пакеты, установленные вместе с Windows, содержат информацию для индексации контента на этом языке. Если у вас есть файлы или другой контент на языке, который не установлен на вашем ПК, индекс попытается сделать его доступным для поиска, но это не всегда возможно.

Чтобы установить дополнительные языковые пакеты, чтобы убедиться, что язык доступен для поиска на вашем компьютере, откройте "Настройки" > "Время и язык" > "Регион и язык" и выберите "Добавить язык" .

Какие типы файлов можно индексировать?

Чтобы просмотреть список типов файлов, которые можно индексировать, перейдите на страницу панели управления "Параметры индексирования" и выберите "Дополнительно" > "Типы файлов".

Можно ли изменить объем индексируемой информации в файле?

Да. Существует два варианта того, какую часть файла индексировать: либо только свойства, либо свойства и содержимое. Только для свойств индексация не будет просматривать содержимое файла или делать содержимое доступным для поиска. Вы по-прежнему сможете выполнять поиск по имени файла, но не по его содержимому.

Отказ от индексации содержимого файлов может уменьшить размер индекса, но в некоторых случаях затрудняет поиск файлов.

Чтобы выбрать параметр для каждого типа файла, перейдите на страницу панели управления "Параметры индексирования" и выберите "Дополнительно" > "Типы файлов".

Теперь, когда вы настроили свой файл действий и спроектировали свои эталонные файловые системы, пришло время создать индекс файлов, чтобы обеспечить ссылку, чтобы можно было быстро найти любой файл. При необходимости обновления новые файлы могут быть добавлены в структуру существующего индекса файлов для обеспечения согласованности.

Создание указателя файлов:

  1. Выберите цвет для каждого файла в зависимости от того, что в нем содержится. Я рекомендую использовать трехцветную файловую систему: красный для критических, финансовых и медицинских файлов, синий для личных и семейных вещей и зеленый для рабочих файлов и файлов волонтеров.
  2. Введите все имена файлов в электронную таблицу.
  3. Сортировать по алфавиту.
  4. В электронной таблице используйте функцию выделения, чтобы выделить каждый файл соответствующим цветом. Для большей продуктивности выделяйте все файлы одним цветом, скажем, зеленым, одновременно. Затем перейдите к следующему набору цветов.

В прикрепленном шаблоне указателя файлов используется алфавитная файловая система с необходимыми подкатегориями внутри основных категорий.

Как пользоваться указателем:

После того как вы настроили индекс, он может служить отправной точкой для того, какие файлы у вас есть и где они расположены. В нашем образце шаблона красный и синий файлы объединены в один набор файлов с буквами. Цветовое кодирование обеспечивает визуальное разделение файлов определенных типов для упрощения хранения.

Распечатанный индекс можно сохранить в папке с файлами «Index» в самом начале активного картотеки.

Частичный пример шаблона файловой системы, подготовленный Лизой Марк, директором по финансовому директору, The Time Butler

Активные файлы можно хранить перед справочными файлами или рядом с рабочим столом. Архивные файлы — это файлы, которые необходимо хранить в целях соблюдения требований. Их можно хранить где-нибудь в стороне, чтобы не занимать много места.

Индекс — это готовое руководство, которое используется для поиска нужного файла. Поэтому индекс указывает или указывает точное место хранения документа или файла. Индексация — это процесс определения имени, темы или иного заголовка, под которым должны храниться документы.

Индексирование файлов Office: значение, цели и основы хорошей системы индексирования

Индекс нужен не только большому, но и маленькому офису. Когда поддерживается большое количество файлов, возрастает необходимость поддержки индекса. Индексирование увеличивает полезность хранения, предоставляя простые ссылки на файлы.Сама цель ведения индекса заключается в том, чтобы легко и быстро найти место для хранения.

Значение индексации

Индексация – организованная система, с помощью которой можно легко найти необходимые документы и бумаги для быстрого решения срочных и/или обычных вопросов.

Различные файлы ведутся для разных отделов по разным темам. Поэтому для поиска файлов необходим индикатор (индекс).

Цели индексации

Объекты индексации представлены ниже.

<р>1. Для помощи в подаче документов, чтобы поданные документы можно было легко и быстро найти, когда бы они ни потребовались.

<р>2. Чтобы повысить эффективность метода подачи.

<р>3. Для повышения эффективности работы офиса.

<р>4. Изложить ключевую информацию по любому вопросу в сжатой форме.

Для достижения целей индексации необходимо выбрать правильную систему индексации. Индексация не требуется, если файлы расположены в алфавитном порядке.

Основы хорошей системы индексации

Ниже приведены основные характеристики хорошей системы индексации.

<р>1. Простота: система индексирования должна быть проста для понимания и эксплуатации. Он не должен включать в себя лишние сложности в эксплуатации.

<р>2. Экономичность: он должен быть экономичным с точки зрения денег, места и усилий. Покупка делительного оборудования требует значительных инвестиций в начальный период. Поэтому следует уделить должное внимание обеспечению экономичного использования в конечном итоге.

<р>3. Гибкость: выбранная система индексов должна иметь достаточные возможности для расширения. Одна система может использоваться для нескольких целей. Например, расположение файла, предоставление важной информации и т. п.

<р>4. Эффективность. Любая индексная система должна обеспечивать скорость работы и минимальное время работы.

<р>5. Безопасность: индексная система должна защищать записи от пыли, огня, воды, крыс, насекомых, воды и т. д. Безопасность должна быть оборудована замком для предотвращения кражи записей.

<р>6. Соответствие файловой системе: выбор метода индексирования зависит от характера и типа файловой системы, принятой в организации. Следовательно, между файловой системой и методом индексирования должна быть корреляция.

<р>7. Перекрестная ссылка: под заголовком должна быть перекрестная ссылка, под которой документ мог быть подан, но не был подан.

<р>8. Сигнализация: на краю карточки или файла должна быть прикреплена вкладка или бланк. Вкладка или бланк кратко содержат факты документа. Это используется для привлечения внимания нуждающихся в файлах лиц.

Читайте также: