Что делать с важными файлами
Обновлено: 21.11.2024
Ваш дом полон ценных вещей, но есть одна область, которую часто упускают из виду, когда речь заходит о безопасности дома, — это хранение важных документов. Согласно отчету Национального исследовательского центра Consumer Reports, каждый четвертый американец либо потерял, либо забыл финансовый документ, и только 40 % смогли найти важные документы, если это необходимо.
Но помимо того, что вы знаете, где находятся ваши документы, есть некоторые документы, такие как информация о социальном страховании или налоговые декларации, которые могут быть такими же соблазнительными для грабителя, как ваш телевизор с большим экраном или ваша электроника. Взгляните ниже на пять важных документов, которые вы должны хранить, и способы уберечь эти документы от чужих рук.
Пять важных документов, которые нужно защитить
Годовые налоговые декларации
Несмотря на то, что вы можете избавиться от подтверждающих документов через три года, годовую налоговую декларацию следует хранить вечно. У Налогового управления США есть только три года на проведение аудита, поэтому по прошествии этого времени можно отказаться от остальных документов.
Паспорт
Перед отъездом в отпуск сделайте копию своего паспорта и держите ее при себе на случай, если ваш паспорт украдут во время путешествия. Дома обязательно запирайте паспорт.
Скорее всего, оригинал вашего завещания хранится у вашего адвоката, но вы должны были получить две копии. Храните одну копию в банковской ячейке, а другую в запертом сейфе дома.
Свидетельство о рождении
У каждого члена семьи есть свидетельство о рождении. Сделайте копии, чтобы хранить их дома, а оригиналы храните в сейфе. Вам может понадобиться доступ к информации о свидетельстве о рождении, поэтому рекомендуется хранить копию под рукой.
Карты социального страхования
Держите свою карточку социального обеспечения под замком в домашнем сейфе. Не носите его с собой в кошельке, так как это простой способ получить его и украсть вашу личность.
Как защитить ваши документы
Теперь, когда вы знаете пять наиболее важных документов, которые необходимо хранить в безопасности, вам нужно знать, как правильно и безопасно хранить эти документы. При хранении важных документов у вас есть две цели: держать информацию под рукой на случай, если вам понадобится получить к ней доступ, и уберечь информацию от кражи, пожара или других чрезвычайных ситуаций.
Сейф
Лучший способ хранения важных документов – сейф. Большинство банков или кредитных союзов предлагают сейфовые ячейки. Некоторые банки также предложат скидку, если вы являетесь текущим клиентом.
Сейф идеально подходит для хранения оригиналов документов, например свидетельств о рождении, завещаний, сведений о социальном страховании, годовых налоговых деклараций и доверенностей. Ключ с сейфом должен планировать заранее. Поскольку ящик находится в вашем банке или кредитном союзе, вы не можете быстро получить доступ к информации, если это необходимо, поэтому сделайте копии документов с информацией, которая может вам понадобиться в любой момент, и храните дома.
Для начала узнайте, что следует хранить и как долго. Затем настройте файловую систему, бумажную или электронную.
Многие или все продукты, представленные здесь, получены от наших партнеров, которые выплачивают нам компенсацию. Это может повлиять на то, о каких продуктах мы пишем, а также где и как продукт отображается на странице. Однако это не влияет на наши оценки. Наши мнения являются нашими собственными. Вот список наших партнеров и то, как мы зарабатываем деньги.
Сроки подачи налоговых деклараций вдохновляют многих из нас поклясться, что мы наконец-то наведем порядок в своих документах.
Начните с понимания того, что следует хранить, в каком формате и как долго. Затем настройте систему для организации ваших записей. Он не должен быть всеобъемлющим или совершенным — просто начните с того, что есть сейчас.
Организация не только облегчит следующий налоговый сезон, но и обеспечит вам или тому, кому вы доверяете, доступ к документам, когда это необходимо.
Какие документы следует сохранить? И как долго?
Начните со сбора документов, которые вы должны хранить вечно:
Свидетельства о рождении, усыновлении и смерти.
Свидетельства о браке и решения о разводе.
Карты социального обеспечения.
Сведения о военной службе и демобилизации.
Далее документы, которые могут понадобиться вам в течение многих лет:
Права собственности и права собственности на транспортные средства до продажи.
Записи о покупке дома, улучшениях и расходах, как правило, в течение трех лет после сделки по обмену недвижимостью.
Действующие страховые полисы и бизнес-лицензии.
Текущие завещания и трастовые документы, а также информация о пенсионных пособиях.
Тогда подумайте о налоговых документах, которые нужно хранить в течение трех лет после подачи. Сертифицированный бухгалтер Джон Мэдисон из Ашленда, штат Вирджиния, говорит, что для начала вам понадобятся следующие документы:
Информация об инвестициях, в том числе когда вы купили и сколько заплатили.
Документация о медицинских расходах, включая счета расходов на здравоохранение.
Поступления на благотворительные взносы.
В этом налоговом году есть некоторые особенности: в пакете мер по борьбе с коронавирусом, принятом в конце марта, предусмотрен благотворительный вычет в размере 300 долларов США на каждого налогоплательщика, даже если вы не перечисляете данные. А если во время пандемии вы получаете пособие по безработице или работаете в другом штате, сохраните документы, связанные с этими ситуациями.
Наконец, подумайте о таких вещах, как гарантии, другие квитанции и финансовые отчеты.
Как организовать записи?
Во-первых, плохие новости: бросать все в обувную коробку — это не организационная система.
"Обувная коробка никому не нужна", – говорит Линнет Халфани-Кокс, известная как автор книги "Денежный тренер" и бывшая журналистка, освещавшая финансовые темы. Халфани-Кокс признает, что она тоже это сделала. Она говорит, что обувная коробка — это «способ для людей вести записи без создания инфраструктуры и первоначальной тяжелой работы по организации».
Настройка файловой системы может сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе, – говорит Халфани-Кокс. Вы сможете найти подтверждающую информацию, например, о налоговых вычетах или квитанциях, подтверждающих гарантию или ценовую защиту.
Решите, будете ли вы сортировать материалы по темам или по годам. Вам может понадобиться физический шкаф для документов, заполненный папками, или цифровая версия для хранения электронных или отсканированных копий. Вы можете начать оцифровывать некоторые записи, выбрав безбумажный биллинг и электронную доставку выписок. Затем загрузите эти отчеты в формате PDF и поместите их в свою цифровую файловую систему.
Нет единого решения, подходящего для всех. лучшая система для вас — это та, которая вам удобна и которую вы будете использовать, и которая поможет вам эффективно находить документы.
Кхалфани-Кокс говорит, что временно помещать вещи в коробку или файл, виртуальный или физический, можно, если вы просматриваете это периодически — в идеале ежемесячно.
Франсин Липман, профессор налогового права в Университете Невады в Лас-Вегасе, рекомендует читать отчеты перед подачей. Это может помочь вам обнаружить и пресечь утечку денег, например банковские сборы или забытые бесплатные пробные версии, которые превратились в регулярные платежи.
Она также рекомендует сканировать документы, которые могут исчезнуть, например квитанции, а затем распечатывать их.
Как обеспечить безопасность документов?
Поскольку эти документы содержат очень много личных данных — номера счетов, страховую или инвестиционную информацию — они являются золотой жилой для воров личных данных.
Бумажные документы должны храниться в закрытом месте. Важнейшие предметы, такие как свидетельства о рождении и браке, титулы, завещания, страховые полисы, являются кандидатами на место в банковской ячейке или несгораемом сейфе. По словам Мэдисон, храните сейф «где-то незаметно на случай взлома» и храните цифровые копии его содержимого.
Когда пришло время избавиться от документов, уничтожьте их — это простой способ предотвратить кражу личных данных .
После того как вы сделали цифровые копии документов в своем сейфе, вы можете чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы переключиться с бумажных документов на электронные. Это экономит место и избавляет от необходимости уничтожать файлы.
Цифровые файлы должны быть заблокированы и/или защищены паролем или храниться на съемном диске. Или вы можете хранить их в облаке, чтобы иметь к ним доступ с нескольких устройств. Мэдисон говорит, что документы также должны быть зашифрованы, а программное обеспечение, которое вы используете для шифрования, должно постоянно обновляться.
Наконец, расскажите кому-нибудь, кому вы доверяете, как получить доступ к вашим файлам в экстренной ситуации.
Эта статья была написана NerdWallet и первоначально опубликована Associated Press.
Об авторе: Бев О'Ши пишет о кредите для NerdWallet. Ее работы публиковались в New York Times, Washington Post, MarketWatch и других изданиях. Подробнее
Во взрослом возрасте есть свои преимущества . . . и проблемы. Когда ты маленький, ты мечтаешь о том дне, когда сможешь водить собственную машину, иметь собственный дом и ложиться спать столько, сколько захочешь. Но вы никогда не задумываетесь о не очень веселых вещах, таких как уплата налогов, удаление зуба или продление водительских прав. О, а как насчет того, чтобы придумать, как безопасно упорядочить все те важные документы, которые вы должны хранить годами?
В какой-то момент попросить 75-летнюю маму оставить копию свидетельства о рождении на ночь уже не получится. Так откуда же вы знаете разницу между важными документами и теми, которые должны быть отправлены прямо в уничтожитель?
Не беспокойтесь — мы вас прикроем. Но сначала давайте поговорим о том, что такое важные документы и почему их нужно держать под рукой.
Что такое важные документы?
Важные документы – это бумаги, которые нужно держать при себе "на всякий случай". Вероятно, вам редко когда-либо понадобится их использовать, если только не произойдет важное событие в жизни, например, покупка дома, рождение ребенка, смена имени или составление завещания. Но именно в те важные (но редкие) моменты вы поймете, что вам, вероятно, следует начать хранить их там, где вы сможете легко их найти. Эти документы включают:
- Юридические документы, удостоверяющие личность
- Карты социального страхования
- Свидетельства о рождении
- Документы об усыновлении
- Разрешения на брак
- Паспорта
- Налоговые декларации
- Формы W-2 и формы 1099
- Любые налоговые формы, квитанции и записи
- Регистрация транспортных средств и права собственности
- Закладные, акты и купчие
- Страховые полисы (дома, автомобиля, личного имущества и т. д.)
- Завещания, доверенности или завещание.
- Медицинские счета
- Инструкции по захоронению
- Политики медицинского страхования
- Платежные квитанции
- Отмененные чеки
- Информация об инвалидности или безработице
- Записи о выходе на пенсию/пенсионном плане
- Отчеты об инвестициях
Мы поняли. Хранение всех важных документов на этом жестком диске может показаться лучшим вариантом — никаких лишних бумаг, никакого беспорядка и никаких забот. Но всегда полезно иметь под рукой печатную копию, надежно спрятанную на всякий случай. Никогда не знаешь . . . жесткие диски выходят из строя или теряются, а компьютеры выходят из строя. И в следующий раз, когда вы переедете, вы можете случайно забыть, где вы его упаковали. В случае сомнений распечатайте его (и сохраните в надежном месте).
Сэкономьте 10% на своем желании с промокодом RAMSEY10.
Поэтому, когда вы проводите генеральную уборку, обязательно сохраните ее в надежном месте. И нет, мы не говорим об этом «безопасном месте», настолько безопасном, что вы никогда не сможете вспомнить, где оно находится.
Мы говорим о несгораемом сейфе для документов, запирающемся ящике или шкафу. Также разумно держать их всех организованными. Вы хотите, чтобы он был четко классифицирован, чтобы вы могли легко его найти. Потратьтесь на несколько папок и этикеток, чтобы все было аккуратно и удобно для чтения.
Итак, теперь, когда вы знаете, как отличить важные документы от не очень важных, вам нужно знать, как долго вы должны их хранить.
Как долго я должен хранить свои банковские выписки?
Банковские выписки: для чего они нужны? Заманчиво выбросить их прямо в ближайшую мусорную корзину, как только вы их получите. Но не так быстро! На самом деле они действительно хороши для просмотра всех ваших ежемесячных транзакций в одном аккуратном месте. Так что в следующий раз, когда вы получите по почте одного из этих плохих парней, потратьте несколько минут и поищите что-нибудь необычное. Затем поместите его в несгораемый сейф и храните не менее одного года. То же самое касается всех этих платежных квитанций. Они могут понадобиться вам, чтобы предоставить подтверждение дохода, когда вам нужно совершить крупную покупку или оспорить любое подозрительное поведение (например, кражу личных данных).
Как долго я должен хранить свои медицинские записи?
Федеральная торговая комиссия рекомендует хранить оплаченные (и бесспорные) медицинские счета не менее одного года. Послушайте: люди ошибаются. Этот стажер в отделе выставления счетов больницы, вероятно, не знает всех деталей, поэтому вы можете получить или не получить один и тот же счет дважды. Ваши медицинские счета представляют собой запись о том, что вы заплатили, и пригодятся, когда вы позвоните и любезно сообщите им, что вы уже оплатили их. А если вы не оплатили счет или оспариваете его, вам следует сохранить их, пока не уляжется пыль и все не будет решено.
Как долго я должен хранить счета за коммунальные услуги?
Ненадолго — если только вы не знаете, что вам предстоит поездка в DMV и вам нужно подтвердить свою личность. В таких случаях вам понадобятся счета за коммунальные услуги за последний месяц с вашим именем и адресом спереди и по центру. В противном случае получайте удовольствие, создавая свои собственные бумажные конфетти с помощью измельчителя.
Как долго я должен хранить свои налоговые декларации?
Семь лет. Ага — семь! Никогда не знаешь, когда они могут понадобиться. Может быть, IRS хочет провести аудит. Может быть, вы будете покупать новый дом и вам нужно доказать, что вы были ответственным человеком в финансовом отделе. Как знать, так что лучше держать под рукой все, что связано с налогами . . . на всякий случай.
Как долго я должен хранить квитанции?
Уничтожьте этих ублюдков прямо сейчас! Если вы не работаете в своем домашнем офисе, не занимаетесь ремонтом дома или чем-то еще, на что вы можете получить налоговую скидку, они вам действительно не нужны. Так что вперед, возьмите стопку чеков, которые вы собирали во время еженедельных походов за продуктами, и уничтожьте их. Вам уже не лучше?
На тот случай, если вам интересно: гарантийные записи, квитанции за дорогие товары (например, новый телевизор) и даже доказательства домашнего ремонта? Да, вы должны держать их при себе, пока не истечет гарантия, вы не продадите этот телевизор или не переедете из дома.
Как долго я должен хранить записи об имуществе?
Это зависит. Вы действительно должны хранить такие вещи, как титулы, документы, выписки об ипотеке и даже страховые полисы, пока вы владеете своей собственностью (или срок действия кредита). И как только вы скажете hasta la vista об этом платеже по ипотеке и ваш дом будет погашен, вы все равно захотите сохранить эти документы в течение как минимум 10 лет.
Если вы ездите на машине, взятой взаймы, пришло время расплатиться с этим лохом! Но когда дело доходит до этих платежей по кредиту, деталей контракта, прав собственности и подтверждения страховки, вы захотите сохранить их как минимум на 10 лет. . . на всякий случай. Долг не часто возвращается, чтобы преследовать вас, но всегда полезно быть готовым. Совет для профессионалов: погасите все эти старые долги и попрощайтесь навсегда с Financial Peace. Вы вздохнете с облегчением, когда он наконец исчезнет!
Как долго я должен хранить личные записи?
Личные записи — это свидетельство о рождении, свидетельство о браке, карты социального страхования, пенсионные счета, документы о страховании жизни, завещание и доверенности. Вам нужно сохранить все эти вещи — навсегда. Хотя ваше свидетельство о рождении, свидетельство о браке и карточка социального обеспечения имеют наибольшее значение, когда вы живы, ваше завещание, доверенности, завещание и полисы страхования жизни (например, пожизненного срока и инвалидности) помогут вашим близким после того, как вас не станет.< /p>
Когда дело доходит до завещаний, доверенностей, завещаний о жизни, страхования жизни (например, жизни или инвалидности) и даже информации о ваших пенсионных счетах, вы не хотите, чтобы члены вашей семьи и близкие искали высоко и низкий, чтобы узнать, что они должны делать с вашим личным имуществом. А если у вас нет желания, самое время его получить! Вы можете легко создать свое завещание онлайн сегодня. Это самое доброе, что вы можете сделать для своей семьи.
Практическое правило таково: если вы считаете, что он может вам понадобиться, если это документ, удостоверяющий личность, если он связан с вашими финансами или защищает ваше будущее (например, страхование жизни или завещание) , то держитесь за него. И не забудьте уничтожить любой документ с личной информацией, прежде чем выбросить его в мусорный бак. Никогда не знаешь, кому это может достать!
Об авторе
С 1992 года компания Ramsey Solutions стремится помочь людям восстановить контроль над своими деньгами, накопить богатство, развить свои лидерские качества и улучшить свою жизнь за счет личного развития. бестселлеры), издаваемые Ramsey Press, а также два синдицированных радиошоу и 10 подкастов, которые еженедельно слушают более 17 миллионов человек. Узнать больше.
Если вы недавно женились, родили ребенка, купили машину, взяли кредит на обучение, приобрели дом или арендуете недвижимость, ваша стопка важных документов постоянно растет.
Когда вы, наконец, найдете время, чтобы просмотреть свою картотеку или коробки с документами, которые вам нужно оставить, у вас возникнет еще один вопрос.
Как вы храните важные документы?
Если подумать, управление финансами в семье действительно похоже на управление малым бизнесом.
Деньги приходят и уходят. У вас есть отчеты о доходах, товары для покупки, счета для оплаты и налоги для рассмотрения.
Небольшой бизнес, безусловно, столкнулся бы с трудностями, если бы его владелец не разработал план. и у вас тоже могут возникнуть проблемы в какой-то момент.
Создание системы для организации и хранения важных финансовых документов и связанных с ними важных документов. Это может свести к минимуму ваш стресс и максимизировать ваше время и прибыль.
Но дело не только в том, чтобы просто положить вещи в помеченные файлы в ящике. Возможно, так вы начнете, но это не лучший долгосрочный план для обеспечения безопасности ваших самых важных документов.
Домашняя файловая система для важных документов
Важные документы и документы, к которым вам нужно часто обращаться, и те, которые несложно или дорого заменить, обычно можно поместить в вашу домашнюю файловую систему.
Даже если вам нужен доступ к информации только время от времени, необходимость обращаться к сейфу может доставить хлопот для чего-то, что не имеет значения для хранения вне дома.
Если у вас есть картотечный шкаф или картонная коробка для хранения, вы можете пометить и создать папки для этого типа документов. Это могут быть ваши платежные квитанции, а также выписки по банковскому счету и кредитной карте.
Вы также можете хранить квитанции о покупках, копии счетов за коммунальные услуги и налоги, а также документы, включая страховые полисы и медицинские записи, в своей домашней файловой системе.
Когда вы обновляете свой бюджет и отслеживаете расходы, полезно иметь эту информацию в файлах быстро и легко доступной.
Если вы оплачиваете счета в Интернете, пользуетесь онлайн-банком или имеете электронные выписки, вы также можете сохранить их на своем компьютере.
Важно подумать о том, как вы хотите защитить эти файлы и сделать их резервные копии на флэш-накопителе или другом устройстве хранения или с помощью веб-сервиса хранения.
Люди очень часто имеют дело с цифровыми и бумажными документами.
Домашний безопасный или безопасный шкаф для хранения
Некоторые важные личные документы сложно (а иногда и дорого) заменить.
К ним относятся оригиналы свидетельств о рождении, браке и смерти, паспорта, карты социального страхования, решения о разводе, завещания и документы, например право собственности на автомобиль.
Записи о вашем имуществе, связанные с покупкой домов или арендованной недвижимостью, также могут храниться в вашем домашнем сейфе.
Некоторые люди кладут эти документы в сейф в банке, но это может затруднить доступ к ним ночью и в выходные дни, если они понадобятся вам дома.
Некоторые предпочитают покупать домашний сейф или надежный шкаф для хранения этих документов. Другие просто хранят записи в своей домашней файловой системе.
Если вы решили приобрести домашний сейф или шкаф для хранения вещей, подумайте о том, чтобы он был водонепроницаемым, огнестойким и защищенным от взлома.
Также рекомендуется хранить в сейфе домашний инвентарь и видео ваших вещей, а также список всех ваших важных финансовых счетов.
Написано соучредителями Women Who Money Вики Кук и Эми Блэклок.
Эми и Вики являются соавторами книги Estate Planning 101, From Against Probate and Assessment Assets to Making Directive and Understanding Taxes, Your Essential Prime to Estate Planning, от Adams Media.
Читайте также: