Текстовый процессор не подходит для создания

Обновлено: 21.11.2024

В прошлом большинство владельцев малого бизнеса обходились пишущей машинкой, рукописными заметками и базовым текстовым редактором, но современные бизнес-профессионалы зависят от текстового процессора. Если вы подаете заявление о приеме на работу, пишете бизнес-план или рассылаете письма клиентам, обработка текстов необходима.

Программное обеспечение для обработки текстов, такое как Microsoft Word и Google Docs, предоставляет инструменты для создания высококачественных заметок, документов и отчетов, свидетельствующих о вашем профессионализме. Сегодня большинство профессий связаны с работой на компьютере и использованием навыков обработки текстов в той или иной степени.

Навыки работы с текстовым процессором

Ваши навыки работы с текстом позволяют выполнять широкий спектр задач и поручений в офисе или на работе. Одним из наиболее распространенных текстовых процессоров является Microsoft Word, часть пакета Microsoft, в который входят Excel, Outlook и PowerPoint. В зависимости от работы от вас может потребоваться базовое, среднее или продвинутое знание обработки текста в одном или нескольких приложениях Microsoft Office. Как минимум, вы должны уметь выполнять следующие основные функции Word:

Ввод, редактирование, сохранение и печать документов
Копировать и вставлять блоки текста
Форматирование текста с использованием разных размеров и стилей шрифтов.
Вставьте номера страниц, таблицы, фотографии, картинки и диаграммы.
Используйте вкладки и сочетания клавиш.
Настроить слияние.

Преимущества обработки текста

Программное обеспечение для обработки текстов используется для набора текста, ввода данных и создания письменных документов. Текстовые процессоры затмили альтернативное программное обеспечение для набора текста, встроенное в большинство компьютерных операционных систем. Например, Techwalla объясняет, что текстовые редакторы, такие как Блокнот Microsoft Windows, прекрасно подходят для ввода и редактирования обычного текста, но текстовые редакторы не допускают никакого форматирования. Для сравнения, обработка текста гораздо более надежна и универсальна.

С помощью программного обеспечения для обработки текстов вы можете добавлять в документы маркеры, границы, линии, яркие цвета, характерные шрифты и другие графические элементы. Программное обеспечение для обработки текстов также предлагает шаблоны для составления резюме о работе, брошюр, листовок, объявлений, инвентаризационных листов и фирменных бланков. Многие шаблоны бесплатны и просты в использовании. Компании могут сэкономить деньги, выполняя собственные работы по графическому дизайну и отправляя информационные бюллетени по электронной почте вместо того, чтобы платить за почтовые расходы.

Точность информации

Точность — одно из самых больших преимуществ использования текстового процессора. Приложения для обработки текстов обнаруживают ошибки в грамматике или пунктуации, что повышает общее качество работы. Поскольку программное обеспечение для обработки текстов автоматически улавливает орфографические ошибки, общая скорость и точность увеличиваются. У сотрудников появляется больше времени для работы над другими задачами, когда они могут быстро закончить письмо или отчет.

Любой, кто когда-либо пользовался пишущей машинкой, может в полной мере оценить преимущества текстового процессора, когда дело доходит до исправления ошибок. Прошли те времена, когда опечатки замазывали белой корректирующей лентой или грязной белой жидкостью. До обработки текста ошибки с большей вероятностью оставались незамеченными и вызывали затруднения у бизнеса, когда ошибки позже обнаруживались получателями массовой рассылки.

Общий доступ к файлам и сохранение

Важность текстовых процессоров очевидна, когда речь идет о командной работе. Текстовые процессоры позволяют членам межфункциональных команд совместно работать над документами в режиме реального времени из любой точки здания или даже из любой точки мира. Например, Google Docs — это бесплатный онлайн-текстовый процессор, который позволяет нескольким пользователям писать, редактировать и комментировать черновики и отчеты друг друга. Групповые проекты можно сохранять на серверах Google, что делает документы легко доступными в Интернете в любое время.

Безопасность данных — еще один фактор, который следует учитывать при оценке преимуществ обработки текстов. Электронные записи могут быть зашифрованы, защищены паролем и сохранены на серверах для защиты конфиденциальной информации. Контрольный журнал показывает, кто просматривал файл, что добавляет еще один уровень безопасности. В случае пожара или другого стихийного бедствия электронные записи часто можно восстановить с компьютера или из облачной резервной копии, тогда как бумажные записи могут быть повреждены или уничтожены. Возможность извлечения важных записей даже за пределами офиса обеспечивает непрерывность операций.

Доктор. Мэри Дауд обладает многолетним опытом работы в области образования, бизнес-консалтинга и управления земельными ресурсами. Ее карьера включала работу деканом студентов, директором по равным возможностям и позитивным действиям, а также преподаванием в классе. Доктор Дауд написал сотни статей в Интернете и опубликовал работы в профессиональных журналах.

На протяжении большей части ХХ века тремя основными элементами офисного оборудования были телефон, пишущая машинка и картотечный шкаф. В последнее десятилетие 20-го века этот список сменился телефоном, компьютером и лазерным принтером.Пишущие машинки практически исчезли из большинства офисов, их заменили компьютеры с текстовыми процессорами и недорогие высококачественные лазерные принтеры.

Текстовый процессор, например Microsoft Word, представляет собой компьютерную программу, которую можно использовать для набора и редактирования документов. Помимо поддержки простого ввода текста, большинство текстовых процессоров включают средства проверки орфографии и грамматики, многочисленные параметры форматирования, шрифты и функции макета страницы, а также возможность включать изображения и создавать простые рисунки и графику.

Текстовые процессоры смогли так быстро заменить пишущие машинки благодаря своим многочисленным преимуществам. Пишущие машинки были созданы для одной цели — печатания документов. Текстовые процессоры, с другой стороны, обычно представляют собой просто программы, работающие на персональных компьютерах общего назначения. Такое расположение гораздо более гибкое, поскольку компьютер можно использовать не только для набора текста, но и для других целей, таких как доступ к базе данных или выполнение вычислений в электронных таблицах.

Текстовые процессоры также значительно упрощают исправление опечаток по сравнению с пишущей машинкой. На пишущей машинке после нажатия клавиши символ фактически печатался на бумаге. Хотя было довольно легко исправить простые ошибки на пишущей машинке хорошего качества, даже они часто оставляли некоторые следы исходной ошибки. Более существенные исправления, такие как вставка пропущенного слова, предложения или абзаца, были непрактичны даже на самых лучших пишущих машинках.

Помимо повышенной гибкости и улучшенной способности исправлять ошибки, текстовые процессоры позволяют автоматически форматировать документы в различных стилях, таких как заметки, письма или отчеты. Текстовые процессоры также могут автоматически генерировать номера страниц, помещать сноски внизу страницы и нумеровать их, создавать указатели, оглавления и списки рисунков; плюс множество подобных операций, которые значительно упрощают создание больших документов, таких как книга.

Еще одной важной особенностью текстовых процессоров является их способность выполнять проверку орфографии. Проверка орфографии возможна, поскольку словарь включен в программу обработки текстов. Когда документ проверяется на орфографию, компьютер сравнивает каждое слово в документе с записями в своем словаре. Слова, встречающиеся в документе, но отсутствующие в словаре, помечаются как возможно неправильные. Для каждого из этих слов с возможной ошибкой текстовый процессор может представить список из одного или нескольких предлагаемых исправлений. Этот список состоит из словарных слов, которые «похожи» на несопоставленное слово, которое появляется в документе.

Например, когда я набираю слово «невычислимое», мой текстовый процессор помечает его как неверное, подчеркивая красным, и предлагает два предложения: «невычислимое» и «несовместимое». В большинстве случаев слово, которое вы хотели напечатать, указано среди предложений. Но это не всегда так.

Иногда текстовые процессоры помечают правильное, но редкое слово как «неправильное». Например, когда я набираю слово «триббл», мой текстовый процессор помечает его как написанный с ошибкой и предлагает следующие предложения: (1) трибл, (2) капля, (3) капля, (4) ужасный и (5) тройной. Любой фанат оригинальной серии «Звездный путь» скажет вам, что в слове «триббл» нет ничего плохого. Трибблы — милые пушистые маленькие существа, которые невероятно размножаются. Однако, поскольку слово «триббл» не очень распространено, оно не включено в стандартный словарь, прилагаемый к моему текстовому процессору. Если бы я собирался часто использовать это слово, я мог бы добавить его в словарь моего текстового процессора, чтобы он мог распознавать это слово.

К концу 1990-х популярные программы обработки текстов, такие как Microsoft Word, начали дополнять свои традиционные инструменты проверки орфографии функцией "автозамены". Автокоррекция отслеживает нажатия клавиш пользователем и автоматически исправляет большое количество типичных опечаток. Например, Microsoft Word автоматически заменяет символы «teh» на «the» сразу после нажатия пробела после «h».

Точно так же, как текстовые процессоры могут иногда помечать правильное слово как «неправильное», они также могут иногда не помечать неправильное слово. Наиболее распространенной причиной этого является то, что слово правильно написано, но неправильно используется. Например, если я наберу предложение:

«Ты должен закончить ужин».

когда я хотел напечатать:

"Вы должны закончить свой обед."

мой текстовый процессор не жалуется. Он не понимает, что второе «ты» на самом деле должно быть «вашим». Предложение «Привет». также проходит проверку, хотя большинство людей сразу понимают, что «привет». вот что имелось в виду.

Мой текстовый процессор несколько лучше справляется со следующим предложением:

"Там оставляют там ключи над своими."

что должно быть:

"Они оставляют там свои ключи".

Программа указывает на потенциальную проблему с первым "там" (подчеркивая его зеленым цветом).Если я воспользуюсь предложением программы «Они есть», она укажет на проблему со вторым «там». Если я также воспользуюсь предложением программы «их» для этого слова, она укажет на проблему с последним словом в предложении и предложит «там» в качестве альтернативы.

Ошибки такого рода (те, которые отображаются зеленым подчеркиванием в Microsoft Word) генерируются функцией проверки грамматики текстового процессора. Программы проверки грамматики иногда могут выявить ошибки в неправильном использовании слов, но их рекомендации обычно менее надежны, чем рекомендации, предлагаемые программами проверки орфографии.

Несмотря на то, что средства проверки грамматики полезны и их возможности улучшаются,[3] вряд ли в ближайшее время они станут такими же надежными, как средства проверки орфографии. Причина кроется в том, что текстовые процессоры не понимают значения набираемых слов. Вместо этого средства проверки грамматики используют набор простых правил, подобных тем, которые вы изучали в старшей школе, вместе с информацией о частях речи, к которым могут принадлежать отдельные слова. Такие системы могут обнаруживать некоторые простые ошибки, такие как согласование номера подлежащего глагола, но они пропускают многие другие ошибки и иногда помечают грамматически правильные предложения как неправильные.

[3] Например, средство проверки грамматики, используемое в Word ’95, не могло обработать сообщение «Они оставляют свои ключи там». пример правильно, в то время как средство проверки грамматики, включенное в Word 2000, может.

Ни один инструмент не подходит для всех целей. Особенно, если вы цените свое управление контентом и здравомыслие ваших авторов.

Текстовые процессоры существуют уже давно, и они захватили рынок доступных инструментов для письма, которые мог использовать каждый. Но это своего рода проблема.

В какой-то момент одного «пригодного для использования» недостаточно. Нам нужны инструменты, расширяющие наши возможности по написанию, управлению и развертыванию контента на современных платформах, а не инструменты, которые просто вроде бы работают .

Процессоры разрабатывались на базе физической бумаги

Буквально. Настоящая бумага.

Когда вы в последний раз что-то печатали? То же самое.

Технологии развиваются с головокружительной скоростью: облачное хранилище, модульный контент и многоканальные публикации заменили печать текста на бумаге.

Наличие авторской программы, которая по-прежнему форматирует содержимое для листа бумаги размером 8 x 11, не соответствует сегодняшним требованиям. Контент необходимо подавать в различные веб-фреймворки, чат-боты и тому подобное. Возможно, он хорошо сочетается с публикацией PDF-файлов, но уже давно достаточно одного PDF-файла.

Тем не менее, несмотря на относительное отсутствие современного развития, программное обеспечение Microsoft Word остается вездесущим в techcomm, потому что оно удобно . Кроме того, за последние 30 лет компании по всему миру были вынуждены использовать эти инструменты, потому что не могли найти адекватной альтернативы.

Теперь мы оказались в тупике. С одной стороны, так много людей используют инструменты, которые застоялись, но работают. С другой стороны, у этих инструментов нет стимула к инновациям, потому что они уже на вершине! Крупнейшие игроки в области корпоративного программного обеспечения не будут рисковать капитальным ремонтом чего-то широко используемого, потому что им это не нужно.

В этой статье мы более подробно рассмотрим проприетарное программное обеспечение или закрытые стандарты: какой стандарт лучше всего подходит для документации?

Текстовые процессоры пытаются найти ответы на все вопросы

Мастер на все руки, мастер многих дел. Но не этот.

Давайте рассмотрим широкий спектр продуктов в пакете Microsoft Office. Microsoft Word был одним из первых, кто заполнил линейку OG несколькими программами, но теперь этот список напоминает список участников ночного клуба.

Что касается корпоративного программного обеспечения, Microsoft действительно пытается сделать все. Вот почему Microsoft является пионером индустрии высоких технологий. Однако чем больше сделок, тем сложнее освоить их все.

Так же и с Microsoft Word. За прошедшие годы было выпущено множество обновлений, направленных на то, чтобы сделать всех счастливыми, но эти обновления не решили некоторые из основных проблем специалистов по техническим коммуникациям.

Что приводит к моей последней мысли.

Текстовые процессоры созданы сами для себя

Текстовый процессор, который никогда не переставал быть текстовым процессором.

И он не перестанет быть текстовым процессором, потому что, если вы помните ранее, у него нет причин меняться. Массивные организации мира обработки текстов меняются только для того, чтобы обеспечить их собственное сохранение.

Действовать в собственных интересах не является чем-то неправильным и необычным. Но если успех их программного обеспечения основывается на его собственном достоинстве, а не на реальных возможностях, такая структура стимулирования не в ваших интересах. Например, содержимое, созданное в Microsoft Word, заключено в собственную разметку.Не существует API-интерфейсов Microsoft Word, которые могут взаимодействовать с несколькими каналами публикации.

Есть только... Microsoft Word. Вы создаете контент на основе их правил, но вы не избегаете этих правил, когда приходит время отправлять свой контент. Старая отправка с скрещенными пальцами и надежда на то, что ваш контент не сломается во время пути из Microsoft Word туда, где вам нужно.

Роль текстового процессора?

Мы не уверены, что это за роль, и в этом проблема.

Давайте проясним: мы не говорим, что эти инструменты не работают. Мы, однако, говорим, что за несколько десятилетий своего существования инструменты обработки текста не обязательно были сосредоточены на технической документации. Это неплохо, но важно.

Многие из этих инструментов используют проприетарную разметку, что затрудняет перенос и публикацию контента.

К счастью, для пользователей Microsoft Word или Google Docs мы немного упростили переход на структурированный контент DITA. Мы разработали конвертер, который превращает документы Word и преобразует их в структурированный DITA XML всего за несколько минут: [ВИДЕО] Как преобразовать ваши документы Word в DITA

ПОДАРОК: Уилл щедро раздает копию своей последней электронной книги для Kindle «Пишу для Интернета» тому, кто оставит свой любимый комментарий. Бонусные баллы, если вы рассмешите его! Комментарий в течение одной недели, чтобы войти. Удачи! (Обновление: Мартина выиграла!)

Многие писатели борются с зависимостью от MSW. Они говорят себе, что не зависимы. Они говорят себе, что им нужны ТБО. Они говорят себе, что могут бросить, когда захотят.

Но они не могут. Как бы они не ненавидели это, как бы они ни хотели прекратить, как бы это ни влияло на их профессиональную и личную жизнь, они продолжают использовать MSW.

Я, например, больше не буду разрешать использование Microsoft Word.

Я знаю все отговорки.

"Я всегда им пользуюсь".

«Я должен использовать это. Это единственный способ выполнить свою работу».

«Мне это просто нужно для еще одного проекта. После этого я уволился».

Какое-либо из этих оправданий звучит знакомо? Что ж, я здесь, чтобы сказать вам, что есть выход.

Больше не нужно бороться с разочаровывающими и запутанными системами меню. Больше не нужно расшифровывать таинственные причуды форматирования и макета. Больше не нужно отправлять файлы Word друзьям и коллегам по электронной почте, скрестив пальцы, в надежде, что ваш документ появится правильно.

Обработка текста помимо Word

Для начала вы можете попробовать другой, более качественный текстовый процессор. Apple Pages и Google Docs — самые популярные, а Scrivener — давний фаворит среди писателей. Есть также новые участники, такие как Quip, которые надеются модернизировать обработку текстов. Каждая из этих программ превосходит Word, но вы можете пойти еще дальше.

Будьте смелее: полностью откажитесь от обработки текста. Или, по крайней мере, перестаньте использовать текстовые процессоры для написания текстов.

Видите ли, текстовые процессоры, особенно такие, как Microsoft Word, на самом деле не являются хорошими инструментами для композиции.

Сочинение — это упорядочивание и структурирование мыслей. Речь идет не об установке полей, выборе шрифтов или выделении фраз курсивом. Но общеизвестно, что текстовые процессоры не позволяют вам просто писать.

Текстовые процессоры объединяют композицию с набором текста. Принятие стилистических решений о вашей работе — это отдельный умственный процесс от написания ваших мыслей. Когда написание программного обеспечения заставляет вас иметь дело с элементами представления, это только отвлекает от композиции. Даже если вы попробуете игнорировать стилистические решения, Word все равно наберет ваш текст. И вы все еще смотрите на раздутый интерфейс, созданный для форматирования, а не для компоновки.

Поэтому в процессе создания композиции пропустите приложения, которые требуют от вас принятия стилистических решений. Вместо этого используйте обычный текстовый редактор.

Редактирование обычного текста

Редакторы простого текста позволяют создавать обычный неформатированный текст. Блокнот для Windows и TextEdit для Mac OS X являются стандартами, но они ничто по сравнению с более надежными редакторами. Существуют фантастические текстовые приложения, которые обеспечивают идеальную среду для письма, особенно по сравнению с адским Microsoft Word.

Вот несколько вариантов для начала:

и Byword любимы пользователями Mac. У них также есть аналоги для iOS, так что вы можете использовать их на iPhone и iPad.

и Q10 — варианты только для Windows. Они существуют уже много лет и проверены многими писателями.

и Texts являются кроссплатформенными редакторами, то есть они работают как на ПК, так и на Mac.Если вы используете несколько компьютеров с разными операционными системами, эти программы — отличный способ поддерживать одинаковую среду записи на каждом устройстве.

Если вы хотите писать на своем смартфоне, список текстовых редакторов Бретта Терпстры для iOS поразит вас. Есть десятки вариантов на любой вкус. Пользователи Android, попробуйте LightPaper или Draft. Келли Гурнетт предлагает еще больше инструментов для письма в своем посте Ценные приложения для повышения производительности, которые помогают фрилансерам делать больше.

Попробуйте сочинять в нескольких разных программах, чтобы понять, какая из них вам больше нравится. Я гарантирую, что все они будут более приятными, чем ваш текстовый процессор. И если вам абсолютно необходимо, вы всегда можете обратиться к текстовому процессору позже в рабочем процессе, когда вам нужно отформатировать или напечатать документ. (Хотя я подозреваю, что если большая часть ваших текстов предназначена для Интернета, от них будет мало пользы.)

Помните, друзья не разрешают друзьям использовать Microsoft Word. (Нравится эта идея? Нажмите, чтобы твитнуть.)

Как вы относитесь к Microsoft Word? У вас есть любимая программа для сочинения?

Не забудьте оставить комментарий, чтобы принять участие в розыгрыше электронных книг Уилла! Вы можете выиграть бесплатную копию Kindle его последней электронной книги «Письмо для Интернета». (Обновление: Мартина выиграла!)

Читайте также: