Текстовый процессор имеет 5 кнопок, с помощью которых вы можете включать и выключать следующие режимы

Обновлено: 21.11.2024

Хотите заблокировать важный документ Word? Вот как добавить пароль, сделать документы доступными только для чтения и использовать другие приемы для защиты самых важных файлов.

Если у вас есть конфиденциальная информация в Microsoft Word, вы можете принять меры для защиты документа. Возможно, вы хотите убедиться, что только вы и определенные люди можете читать или редактировать его. Возможно, вы хотите ограничить типы модификаций, которые кто-то может сделать. Вы даже можете уверить читателей, что это окончательная версия документа. Вы можете делать все это и многое другое, если знаете, какие инструменты использовать в Word.

Последние версии Microsoft Word предлагают несколько вариантов защиты ваших документов, включая режим только для чтения, защиту паролем, ограничения редактирования и цифровые подписи. Вы также можете пометить документ как окончательный, чтобы люди знали, что он не менялся с момента последнего сохранения.

Эти параметры работают в Word 2016, 2013 и 2010, но в этом руководстве мы будем использовать версию Word для Microsoft 365. Возможность пометить документ как окончательный и доступный только для чтения — это две отдельные опции в этой версии, но они объединены в предыдущих выпусках Word.

Режим только для чтения

Вы можете гарантировать, что никто другой не сможет редактировать документ, сделав его доступным только для чтения. Откройте «Файл» > «Информация» > «Защитить документ», чтобы просмотреть параметры безопасности. В меню «Защитить документ» выберите «Всегда открывать только для чтения». Теперь просто сохраните документ, закройте его и снова откройте.

Word показывает сообщение о том, что автор хочет, чтобы вы открыли его только для чтения, если вам не нужно вносить изменения. Нажмите Да, чтобы открыть документ в режиме только для чтения. Конечно, любой может отказаться и открыть документ в режиме редактирования. Цель состоит в том, чтобы упростить открытие документа только для чтения, чтобы снизить вероятность внесения непреднамеренных изменений.

Чтобы снять ограничение только для чтения, откройте документ в режиме редактирования. Откройте меню «Файл», выберите «Информация» > «Защитить документ» > «Всегда открывать только для чтения».

Шифрование паролей

Вы можете зашифровать документ с помощью пароля, выбрав «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выбрав параметр «Зашифровать паролем». Word предложит вам создать пароль для документа. Обязательно используйте сложный, но запоминающийся пароль, потому что если вы его забудете, восстановить или сбросить код будет невозможно.

Теперь сохраните документ, закройте его и снова откройте, и Word предложит вам (и всем остальным) ввести пароль для доступа к документу.

Чтобы удалить пароль, откройте меню «Файл», выберите «Информация» и выберите «Защитить документ», затем нажмите «Зашифровать с помощью пароля». Появится всплывающее окно, в котором вы можете удалить скрытый пароль, затем нажмите «ОК». Повторно сохраните и закройте документ, и в следующий раз, когда вы откроете его, вам не нужно будет вводить пароль.

Ограничить редактирование формата

Вы можете ограничить способы редактирования документа. Нажмите «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выберите «Ограничить редактирование». Затем в вашем документе отображается панель «Ограничить редактирование» в правой части документа для ограничений форматирования и редактирования. Здесь вы можете разрешить людям читать ваш документ, выбирать, какие части они могут редактировать, и выбирать, как они это делают.

Установите флажок "Ограничить форматирование выбранными стилями", чтобы другие пользователи не могли изменять форматирование вашего документа. Нажмите «Настройки», чтобы открыть всплывающее окно «Ограничения форматирования», в котором отображаются все изменения стиля, разрешенные по умолчанию. Вы можете оставить это как есть, изменить его на «Рекомендуемый минимум» или изменить на «Нет». Если вы не знаете, какую настройку выбрать, выберите «Рекомендуемый минимум».

Вы также можете выбрать любой из трех параметров в разделе «Форматирование», чтобы разрешить автоформату переопределять ограничения форматирования, заблокировать возможность переключения тем или схем и заблокировать возможность переключения наборов QuickStyle. Если вы не уверены, не устанавливайте эти три параметра. Нажмите «ОК», чтобы закрыть окно «Ограничения форматирования».

Запретить редактирование контента

В разделе «Ограничения на редактирование» установите флажок «Разрешить только этот тип редактирования в документе», чтобы указать, как читатели могут изменять содержимое документа. Нажмите раскрывающееся меню внизу, чтобы выбрать один из четырех вариантов:

Отслеживание изменений включает отслеживание изменений в документе и ограничивает все другие типы редактирования.

Комментарии позволяют читателям вставлять комментарии в документ без каких-либо изменений.

Заполнение форм позволяет читателям заполнять созданные вами формы, но не изменять их содержание.

Без изменений (только для чтения) переводит документ в режим только для чтения, поэтому внесение изменений становится невозможным.

Редактирование исключений

Если вы отметите опцию «Комментарии» или «Без изменений» (только для чтения), вы можете создать исключения, чтобы люди могли редактировать определенные части вашего документа.В разделе "Исключения" установите флажок "Все" и выберите любые части документа, которые вы хотите редактировать.

Применить защиту

После того, как все будет установлено, нажмите «Да, включить защиту», затем введите пароль еще раз и нажмите «ОК». Сохраните документ, закройте его, а затем снова откройте, чтобы увидеть, что элементы управления редактированием на верхней ленте неактивны. Если вы разрешили редактирование в определенных разделах документа, щелкните в этой области, и элементы управления снова станут доступными.

Чтобы отключить защиту, перейдите на вкладку "Обзор" и щелкните значок "Ограничить редактирование". Нажмите кнопку «Остановить защиту» в нижней части панели «Ограничить редактирование», затем введите пароль и нажмите «ОК». Снимите флажки с параметров ограничений форматирования и редактирования, которые отображаются на панели.

Добавить цифровую подпись

Чтобы защитить документ цифровой подписью, откройте «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выберите «Добавить цифровую подпись». Это сообщает людям, которые читали ваш документ, что вы и никто другой подписали его, указывая, что вы были последним человеком, который редактировал и сохранял его.

Для создания цифровой подписи вам потребуется сертификат подписи. Когда вы делаете это в первый раз, Word выводит сообщение с вопросом, хотите ли вы настроить цифровую подпись. Нажмите «Да», и откроется страница поддержки Microsoft, которая поможет вам найти цифровой идентификатор. Попробуйте ссылки для различных поставщиков, чтобы получить цифровое удостоверение личности. Затем нажмите ссылку «Добавить или удалить цифровую подпись в файлах Office». Прокрутите страницу вниз, чтобы узнать, как добавить цифровую подпись.

После получения цифрового удостоверения вернитесь к кнопке "Защитить документ" и снова нажмите Добавитьдобавить цифровую подпись. Заполните необходимые поля и нажмите кнопку «Подписать». Вас могут попросить подтвердить цифровую подпись, затем нажмите OK.

Теперь ваш документ снабжен цифровой подписью и доступен только для чтения. Word поясняет, что документ был подписан и помечен как окончательный, и что если кто-то подделает его, подписи станут недействительными. Любой, кто откроет документ, увидит уведомление о вашей цифровой подписи.

Пометить как окончательный

Вместо использования цифровой подписи вы можете пометить документ как окончательный более неофициальным способом. Откройте «Файл» > «Информация» > «Защитить документ» и выберите «Пометить как окончательный». Word сообщит вам, что документ теперь окончательный и будет сохранен. Помечая документ как окончательный, вы отключаете возможности ввода, редактирования и проверки, и любой читатель увидит сообщение о том, что документ завершен.

Когда кто-то открывает документ, он увидит сообщение в верхней части экрана, информирующее его о статусе файла. Однако читатель все еще может вносить изменения в документ, если он нажмет кнопку «Все равно изменить». При нажатии этой кнопки они могут редактировать и повторно сохранять документ.

Конечная цель этой опции — не запретить кому-либо редактировать документ, а сообщить читателям, что это рекомендуемая окончательная версия. Если кто-то все же захочет отредактировать документ дальше, их действия будут записаны. Когда документ помечен как окончательный, а затем снова отредактирован, первоначальный пользователь, заблокировавший его, по-прежнему отображается как автор, а другой человек будет сохранен как тот, кто последним изменил документ.

информационный бюллетень с советами экспертов по максимально эффективному использованию вашей технологии.","first_published_at":"2021-09-30T21:23:24.000000Z","published_at":"2021-09-30T21:23:24.000000Z ","last_published_at":"2021-09-30T21:23:13.000000Z","created_at":null,"updated_at":"2021-09-30T21:23:24.000000Z">)" x-show="showEmailSignUp ()">

Нравится то, что вы читаете?

Подпишитесь на информационный бюллетень с советами и рекомендациями, чтобы получить советы экспертов, чтобы максимально эффективно использовать свои технологии.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки. Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Word для Microsoft 365 Word для Microsoft 365 для Mac Word для Интернета Word 2021 Word 2021 для Mac Word 2019 Word 2019 для Mac Word 2016 Word 2016 для Mac Word 2013 Word для iPad Word для iPhone Word для планшетов Android Word 2010 Word для Mac 2011 Word для телефонов Android Word Mobile Word Starter 2010 Еще. Меньше

Многие пользователи считают, что использование внешней клавиатуры с сочетаниями клавиш для Word помогает им работать более эффективно. Для пользователей с нарушениями опорно-двигательного аппарата или зрения использование сочетаний клавиш может быть проще, чем использование сенсорного экрана, и является существенной альтернативой использованию мыши.

Сочетания клавиш в этом разделе относятся к раскладке клавиатуры США. Клавиши для других раскладок могут не соответствовать точно клавишам на клавиатуре США.

Если сочетание клавиш требует одновременного нажатия двух или более клавиш, в этом разделе клавиши разделены знаком плюс (+). Если вам нужно нажать одну клавишу сразу после другой, клавиши разделяются запятой (,).

В этой статье описываются сочетания клавиш и функциональные клавиши в Word для Windows.

Чтобы быстро найти ярлык в этой статье, вы можете использовать Поиск. Нажмите Ctrl+F и введите слова для поиска.

Если действие, которое вы часто используете, не имеет сочетания клавиш, вы можете записать макрос, чтобы создать его.

Если вы используете Microsoft Word Starter, имейте в виду, что не все функции, перечисленные для Word, поддерживаются в Word Starter. Дополнительные сведения о функциях, доступных в Word Starter, см. в разделе Поддержка функций Word Starter.

Получите эти сочетания клавиш в документе Word по этой ссылке: Word 2016 для сочетаний клавиш Windows.

В этой теме

Часто используемые сочетания клавиш

В этой таблице показаны наиболее часто используемые сочетания клавиш в Microsoft Word.

Откройте документ.

Создайте новый документ.

Сохраните документ.

Закройте документ.

Вырезать выбранный контент в буфер обмена.

Скопировать выбранный контент в буфер обмена.

Вставьте содержимое буфера обмена.

Выбрать все содержимое документа.

Применить жирный шрифт к тексту.

Применить курсив к тексту.

Применить подчеркивание к тексту.

Уменьшить размер шрифта на 1 пункт.

Увеличить размер шрифта на 1 пункт.

Отцентрируйте текст.

Выровняйте текст по левому краю.

Выровняйте текст по правому краю.

Отменить команду.

Отменить предыдущее действие.

Повторите предыдущее действие, если это возможно.

Настройте масштаб.

Alt+W, Q, затем используйте клавишу Tab в диалоговом окне "Масштаб", чтобы перейти к нужному значению.

Разделить окно документа.

Удалить разделение окна документа.

Alt+Shift+C или Ctrl+Alt+S

Закрыть панель задач

Чтобы закрыть область задач с помощью клавиатуры:

Нажимайте F6, пока не будет выбрана панель задач.

Используйте клавиши со стрелками, чтобы выбрать Закрыть, а затем нажмите Enter.

Сочетания клавиш для ленты

Связанные параметры на вкладках группируются на ленте. Например, на вкладке «Главная» группа «Шрифт» включает параметр «Цвет шрифта». Нажмите клавишу Alt, чтобы отобразить ярлыки ленты, называемые подсказками клавиш, в виде букв на маленьких изображениях рядом с вкладками и параметрами, как показано на рисунке ниже.

Примечание. Надстройки и другие программы могут добавлять новые вкладки на ленту и предоставлять ключи доступа к этим вкладкам.

Вы можете комбинировать буквы подсказок клавиш с клавишей Alt, чтобы создать сочетания клавиш, называемые клавишами доступа, для параметров ленты. Например, нажмите Alt+H, чтобы открыть вкладку «Главная», и Alt+Q, чтобы перейти к полю «Рассказать» или «Поиск». Нажмите Alt еще раз, чтобы увидеть подсказки по клавишам для параметров выбранной вкладки.

В зависимости от версии Office, которую вы используете, текстовое поле поиска в верхней части окна приложения может называться «Расскажи мне». Оба варианта во многом похожи, но некоторые параметры и результаты поиска могут различаться.

В Office 2013 и Office 2010 также работает большинство старых сочетаний клавиш Alt. Тем не менее, вам нужно знать полный ярлык. Например, нажмите Alt, а затем нажмите одну из старых клавиш меню E (Правка), V (Просмотр), I (Вставка) и так далее. Появится уведомление о том, что вы используете ключ доступа из более ранней версии Microsoft Office. Если вы знаете всю последовательность клавиш, используйте ее. Если вы не знаете последовательность, нажмите клавишу ESC и вместо этого используйте подсказки по клавишам.

Использование клавиш доступа для вкладок ленты

Чтобы перейти непосредственно к вкладке на ленте, нажмите одну из следующих клавиш доступа. Дополнительные вкладки могут появиться в зависимости от вашего выбора в документе.

Перейдите к полю "Сообщить" или "Поиск" на ленте, чтобы найти помощь или справку.

Alt+Q, затем введите поисковый запрос.

Откройте страницу "Файл", чтобы использовать представление Backstage.

Откройте вкладку "Главная", чтобы использовать стандартные команды форматирования, стили абзацев и инструмент "Найти".

Откройте вкладку "Вставка", чтобы вставить таблицы, изображения и фигуры, заголовки или текстовые поля.

Откройте вкладку "Дизайн", чтобы использовать темы, цвета и эффекты, например границы страницы.

Откройте вкладку "Макет" для работы с полями страницы, ориентацией страницы, отступом и интервалом.

Откройте вкладку "Ссылки", чтобы добавить оглавление, сноски или таблицу цитат.

Откройте вкладку "Рассылки", чтобы управлять задачами слияния и работать с конвертами и этикетками.

Откройте вкладку "Рецензирование", чтобы использовать проверку орфографии, установить языки проверки правописания, а также отслеживать и просматривать изменения в документе.

Откройте вкладку «Вид», чтобы выбрать представление или режим документа, например «Режим чтения» или «Структура». Вы также можете установить увеличение масштаба и управлять несколькими окнами документа.

Работа в ленте с помощью клавиатуры

Выберите активную вкладку на ленте и активируйте клавиши доступа.

Alt или F10.Чтобы перейти на другую вкладку, используйте клавиши доступа или клавиши со стрелками.

Переместите фокус на команды на ленте.

Клавиша Tab или Shift+Tab

Перемещение между группами команд на ленте.

Ctrl + клавиша со стрелкой влево или вправо

Перемещение между элементами на ленте.

Активировать выбранную кнопку.

Пробел или Enter

Открыть список для выбранной команды.

Открыть меню для выбранной кнопки.

Alt+клавиша со стрелкой вниз

Когда открыто меню или подменю, переход к следующей команде.

Развернуть или свернуть ленту.

Откройте контекстное меню.

Или, на клавиатуре Windows, клавиша Context (между правой клавишей Alt и правой клавишей Ctrl)

Перейти к подменю, когда главное меню открыто или выбрано.

Навигация по документу

Переместите курсор на одно слово влево.

Ctrl+клавиша со стрелкой влево

Переместите курсор на одно слово вправо.

Ctrl+клавиша со стрелкой вправо

Переместить курсор вверх на один абзац.

Ctrl+клавиша со стрелкой вверх

Переместите курсор вниз на один абзац.

Ctrl+клавиша со стрелкой вниз

Переместите курсор в конец текущей строки.

Переместите курсор в начало текущей строки.

Переместите курсор в верхнюю часть экрана.

Переместите курсор в нижнюю часть экрана.

Перемещайте курсор, прокручивая вид документа вверх на один экран.

Перемещайте курсор, прокручивая вид документа вниз на один экран.

Переместите курсор в начало следующей страницы.

Переместите курсор в начало предыдущей страницы.

Переместите курсор в конец документа.

Переместите курсор в начало документа.

Переместите курсор на предыдущую версию.

Переместите курсор в место последней редакции, сделанной перед последним закрытием документа.

Shift+F5, сразу после открытия документа.

Переключение между плавающими фигурами, такими как текстовые поля или изображения.

Ctrl+Alt+5, а затем повторно клавишу Tab

Выйдите из навигации с плавающей фигурой и вернитесь к обычной навигации.

Отображение панели задач навигации для поиска в содержимом документа.

Отображение диалогового окна "Перейти" для перехода к определенной странице, закладке, сноске, таблице, комментарию, рисунку или другому местоположению.

Попеременное переключение местоположений четырех предыдущих изменений, внесенных в документ.

Перемещайтесь по документу, используя параметры просмотра в Word 2007 и Word 2010

В Word 2007 и 2010 вы можете просматривать документ по различным типам объектов, таким как поля, сноски, заголовки и графика.

Откройте список параметров просмотра, чтобы определить тип объекта для просмотра.

Проблема
Было ли это когда-нибудь с вами? Вы редактируете документ в Microsoft Word, и вдруг вместо вставки нового текста, который вы печатаете, с каждым нажатием клавиши вы удаляете и заменяете ваш существующий текст! Вот как это может выглядеть:

Представьте, что ваш документ Word содержит следующее предложение:
Это мой |интересный текст.

Затем вы помещаете текстовый курсор (вертикальная мигающая линия или «точка вставки») прямо перед словом «интересно» и набираете «замечательно». Вы намереваетесь вставить это слово. Обычно вы получите следующее:
Это мой замечательный|интересный текст.

Однако в этой безумной ситуации вместо этого вы получите следующее:
Это мой замечательный|ng текст.

9-значное слово "замечательный" заменило первые 9 символов слова "интересный", оставив вам слово "замечательный", которое, вероятно, не то, что вы хотели.

Объяснение: режим вставки (хороший) и режим замены (плохой)
Если вы столкнулись с таким странным поведением в Microsoft Word, это означает, что вы случайно переключились с «Режима вставки» (по умолчанию) на «Режим перепечатки». Справочная система Word описывает Overtype как режим, в котором вы «заменяете существующие символы по мере ввода».

Овертайп (также известный как зачеркивание или наложение текста) имел смысл несколько десятилетий назад, когда весь текст был моноширинным, т. е. все символы, которые вы вводили, имели одинаковую ширину. Например, вы можете построить грубую таблицу, используя пробелы для идеального выравнивания столбцов, а позже вы можете использовать режим Overtype, чтобы «перепечатать» части этой таблицы, чтобы обновить ее без вставки или смещения текста вправо.

Современные компьютеры и текстовые процессоры обычно используют шрифты с пропорциональным интервалом, где узкие буквы занимают меньше места, чем более широкие. Вот разница:

Моноширинный шрифт Courier, разные буквы имеют одинаковую ширину:
iiii
MMMM

Шрифт Verdana с пропорциональным интервалом, разные буквы имеют разную ширину
iiii
ММММ
(Однако даже в шрифтах с пропорциональным интервалом цифровые символы 0–9 обычно моноширинные, поэтому таблицы фигур выстраиваются правильно.)

Вот как можно отключить режим замены:

Как это может произойти. Если у вас полноразмерная клавиатура Windows, однократное нажатие клавиши "Вставить" переключает режим вставки и режим замены.

Как это исправить. Если вы оказались в режиме замены, просто еще раз нажмите клавишу «Вставить» на клавиатуре, и вы, вероятно, вернетесь в режим вставки. Чтобы убедиться, введите несколько символов в начале существующего абзаца.

Если у вас есть ноутбук с Windows и вы не можете найти ключ "insert", найдите ключ "INS". В зависимости от вашей клавиатуры вам также может потребоваться сначала удерживать клавишу-модификатор (например, "FN" или "Mode").

Затем закройте все документы Word (при необходимости сохраните изменения), закройте саму программу Word и снова откройте документ. (Если вы не уверены, закрыли ли вы Word, вы, безусловно, можете перезагрузить компьютер.) Это выведет вас из режима замены и вернется в режим вставки.

Чтобы отключить режим замены, вы открываете параметры Word, ищете "Изменить" или "Расширенное редактирование" (подробности будут зависеть от того, какая у вас версия Word), а затем снимите флажок "Режим замены".

Как это может произойти. Если у вас включена «Строка состояния» Microsoft Word в нижней части окна документа (это параметр в разделе «Вид»), возможно, вы случайно щелкнули кнопку «OVR», которая другой способ переключения между режимом вставки и режимом замены.

Когда режим замещения отключен (поэтому текст, который вы вводите inserts), вы увидите «OVR» в строке состояния, перед которым стоит белый кружок.

Когда режим Overtype включен, вы увидите «OVR» в строке состояния, перед которым стоит зеленый кружок.

Как это исправить: нажмите один раз кнопку "OVR" в строке состояния, и когда вы увидите, что ее маленький кружок изменится с зеленого на белый, вы вернетесь в режим вставки. Чтобы убедиться, введите несколько символов в начале существующего абзаца.

Чтобы отключить режим замены, откройте настройки Word, найдите «Изменить» или «Расширенное редактирование» (подробности будут зависеть от того, какая у вас версия Word), а затем снимите флажок «Режим замены».

Когда режим замены становится активным в одном открытом окне документа Word, он сразу же становится активным и во всех остальных открытых окнах Word. Аналогичным образом, отключение режима замены в любом открытом окне Word также отключит его во всех открытых окнах Word.
Закрытие и повторное открытие выключит режим замены только в том случае, если вы закроете программу (и, следовательно, все открытые окна Word) перед повторным открытием.
Перепечатывание не заменяет текст после конца абзаца и не удаляет разрывы абзацев или разделов, поэтому ваш потенциальный "ущерб" ограничен. Однако он удаляет разрывы строк, страниц и столбцов.
Если при сохранении изменений в документе был активен режим замены, этот факт не сохраняется в документе. Таким образом, если режим Overtype будет отключен в более позднем сеансе редактирования, повторное открытие этого документа не включит его снова.
При копировании и вставке текст всегда вставляется, даже если включен режим замены. Автотекст также всегда вставляется.

Откройте диалоговое окно «Настроить клавиатуру» Word (подробности будут зависеть от того, какая у вас версия Word).
Слева в разделе "Категории" прокрутите вниз и нажмите "Все команды".
Справа в разделе "Команды" прокрутите вниз и нажмите "Перепечатать".
В разделе "Текущие ключи" выберите "Вставить", затем нажмите "Удалить".
Нажмите "Закрыть", чтобы сохранить изменения.

Найдите свою версию Word (распространенные версии для Windows – 2003, 2007, 2010 и 2013; для Macintosh – 2004, 2008 и 2011), затем погуглите (замените "20xx" на свою версию): Word 20xx поверните отключить режим замены
Сохраняйте важные документы во время работы и делайте их резервные копии. Вы никогда не знаете, когда что-то может пойти не так, как в режиме Overtype. – Подробнее о клавише Insert.

Ваша конфиденциальность важна для меня. Я никому не передаю свой список рассылки бюллетеней и не сдаю его в аренду.

Мне нравится помогать людям учиться лучше пользоваться компьютером! Как «инструктор по вождению на компьютере», я работаю один на один с владельцами малого бизнеса и частными лицами, чтобы помочь им найти более продуктивные и успешные отношения со своими компьютерами и другими высокотехнологичными гаджетами.

В последние годы Microsoft Word и Google Docs тихо ведут войну за звание лучшего текстового процессора. В то время как большинство из нас десятилетиями используют Word для составления всего, от школьных сочинений до резюме и важных рабочих документов, веб-платформа Google Docs полностью меняет правила игры для редактирования и обмена документами в эпоху подключений.

Так что же лучше? Это полностью зависит от того, что вам нужно от программы обработки текста или мобильного приложения.Сегодня мы рассмотрим преимущества и недостатки как Microsoft Word, так и Google Docs, чтобы у вас была информация, необходимая для принятия самостоятельного решения.

Подробнее о Word

Загрузите готовую к печати памятку по ярлыкам для Word.

Как использовать и получать доступ к Microsoft Word и Google Docs

Вы не можете приобрести Microsoft Word как отдельную программу.

Он входит в состав пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365), в который входят другие программы, такие как Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher и Access.

После приобретения этого пакета вы сможете установить Word только на определенное количество компьютеров, в зависимости от выбранного вами уровня плана.

Поэтому, если вы устанавливаете Word на свой настольный компьютер, вам придется увеличить план, чтобы получить копию для вашего ноутбука, что может дорого обойтись.

Лишь в 2010 году Microsoft наконец запустила Word Online как часть своего пакета Microsoft 365.

Хотя Word Online может похвастаться достаточным количеством функций для обычных пользователей, это ни в коем случае не полная версия Word.

Выбранные ленты и панели инструментов были удалены из онлайн-версии, чтобы ускорить ее загрузку и работу. Он предлагает более упорядоченный опыт, хотя и заставляет других хотеть большего.

Например, Word Online не может работать с большими или более сложными документами, и пользователям кажется более неуклюжим обход этих ошибок, чем использование обычной программы Word с самого начала.

В Google все по-другому.

Как интернет-компания Google Docs начиналась как кроссплатформенный текстовый процессор, полностью работающий в Интернете.

Вам не нужно загружать какое-либо программное обеспечение или приобретать набор программ, которые вы не хотите/не должны использовать.

В отличие от Microsoft Word, который можно установить только на компьютеры с Windows и OS X, вы можете использовать Документы Google с любого компьютера и из любого браузера, в том числе:

Приложение Google Docs доступно для устройств iOS и Android, но не для телефонов на базе Windows, таких как BlackBerry.

Приложение Word предустановлено на устройствах с Windows Phone, а также в виде бесплатного (простого) приложения для iOS и Android.

Наш победитель: вы можете получить доступ к полной версии Документов Google со всеми ее функциями из любого браузера.

Чтобы получить полную версию Word, необходимо приобрести весь программный пакет Microsoft 365. А в онлайн-версии Word отсутствуют некоторые функции, которые могут сделать ее бесполезной для вас.

В отличие от Microsoft Word, Документы Google можно использовать бесплатно…

Документы Google бесплатны для обычного пользователя.

Если вы хотите приобрести бизнес-версию G Suite, месячные тарифные планы начинаются с 5 долларов США за пользователя.

Начало работы с Microsoft Word обойдется вам дороже.

Вам нужно будет заплатить:

Единовременный сбор в размере 149,99 долларов США.
Годовая плата в размере 69,99 долларов США / ежемесячная плата в размере 6,99 долларов США (за установку на 1 компьютер)
Годовая плата в размере 99,99 долларов США / ежемесячная плата в размере 9,99 долларов США (при установке на 5 компьютерах)

Большинство этих пакетов включают настольные версии всех приложений Office и онлайн-доступ к их веб-аналогам.

Наш победитель: вы не можете превзойти бесплатность — здесь Google выигрывает.

… Но бесплатность сопряжена с ограничениями и отсутствием контроля

Мы знаем, что Документы Google полностью доступны в Интернете.

Вы получаете доступ к своим документам в Интернете, пишете и редактируете их в браузере, а ваши документы сохраняются в онлайн-облаке Google Диска.

Но что произойдет, если ваш интернет отключится из-за сильной грозы?

Или серверы Google отключаются прямо перед вашей грандиозной AM-презентацией?

Хотя вы можете работать в автономном режиме Google (после выполнения ряда шагов), вы не можете нормально получить доступ к платформе, когда серверы Google находятся в хаосе или когда у вас нет Интернета.

На момент создания этого скриншота все приложения Google работали без проблем:

Но при сбое в работе службы или сообщении о нарушении работы службы вы увидите полосу, как в этом примере:

Отсутствие доступа к файлам в Интернете (53%)
Приложения (например, Документы и Таблицы) не загружаются (36 %)
Синхронизация файлов (10%)

Это может вызвать сильный стресс, если вы не будете к этому готовы.

Вам потребуется загрузить или отправить по электронной почте физические копии ваших документов на время, когда вы не будете подключены к Интернету.

Майкрософт может иметь здесь преимущество, поскольку вы можете выполнять свою работу в автономной версии Word для настольных компьютеров.

Кроме того, ваши документы Word будут сохраняться локально на вашем компьютере или устройстве, а не в облаке, поэтому вы всегда сможете ими управлять.

Наш победитель: MS Word устраняет фактор «а что, если» полагаться на серверы Google и позволяет вам работать без подключения к Интернету.

Похожие макеты и интерфейс: Google выигрывает в удобстве использования, но Word предлагает множество функций

Опытные знатоки Word знают, что в Word встроено НАСТОЛЬКО много опций и функций, что навигация по всем лентам и панелям инструментов только для того, чтобы найти нужную кнопку, может утомить.

В конце концов, вы, вероятно, будете нажимать на такие ленты, как «Ссылки», «Рассылки» и «Acrobat», которые заменят вашу панель инструментов еще большим количеством кнопок, может быть, дважды за всю вашу жизнь.

Документы Google решают эту проблему, радикально упрощая макет и панель инструментов, чтобы создать более удобное и легко управляемое рабочее пространство.

Просто ознакомьтесь с различиями, чтобы понять, что мы имеем в виду.

Вот как выглядит лента Microsoft Word в версиях для Windows и OS X:

Теперь проверьте панель инструментов Google Docs:

Довольно большая разница, верно?

Google размещает все ваши наиболее часто используемые кнопки прямо на панели инструментов с удобным доступом. Все остальное, например вставку изображений или таблиц, можно найти в одном из раскрывающихся списков.

В Word каждый раз, когда вы меняете одну из лент, например, если вы нажимаете «Макет», все кнопки на панели инструментов также меняются.

Хотя Word позволяет настраивать панель инструментов таким образом, чтобы все наиболее часто используемые кнопки были под рукой, сужение этих параметров может оказаться непосильным для новичка или случайного пользователя.

Чем меньше времени вы будете тратить на поиск именно того инструмента, который вам нужен, тем быстрее будет выполнена ваша работа.

Наш победитель: простой в использовании интерфейс не имеет большого значения, если необходимые инструменты недоступны. Выберите Google, если вам нужны легкие функции обработки текста; придерживайтесь Word, если вы находитесь на более продвинутом уровне функций.

Google экономит день, когда дело доходит до сохранения ваших файлов

Вы когда-нибудь забывали нажать кнопку "Сохранить" в документе Word перед тем, как отключить питание или случайно закрыть программу?

Несмотря на то, что вы скрестили пальцы и восстановили несколько документов Word за свою жизнь, разве не было бы здорово, если бы вам больше никогда не приходилось воспроизводить этот ужасный кошмар?

Документы Google не только автоматически сохраняют вашу работу каждые несколько минут или около того, но и постоянно сохраняют ее во время работы.

Это означает, что вы можете войти в систему со своего рабочего стола и одновременно просматривать внесенные изменения со своего смартфона.

Кроме того, Документы создают резервные копии сохраненных файлов на Google Диске, а не на локальном жестком диске.

Поэтому Google сохраняет вашу работу — и создает резервную копию вашей работы —, чтобы дать вам дополнительную защиту, если вы прольете кофе на весь свой ноутбук и сломаете жесткий диск.

Наш победитель: Google — это герой автоматического сохранения, о котором вы никогда не думали, что вам нужны ваши документы.

Сравнение совместимости документов и форматов файлов

Вы можете использовать Документы Google для открытия и редактирования документов Microsoft Word. Вы даже можете загрузить свой документ Google в виде документа Word, чтобы он имел стандартное расширение Word (.docx).

Но это не единственный формат файлов, который Документы Google позволяют экспортировать.

Вы можете скачать документы со следующими расширениями: ODT, PDF, RTF, HTML, TXT, EPUB.

Однако документы Word Online можно загружать только в виде файлов PDF, ODT или DOCX.

И если вы хотите открыть документ Google в Word, вам необходимо сначала преобразовать его.

Одна из областей, в которой Word превосходит Документы, — это файлы PDF.

Вы можете открывать PDF-файлы в Word на рабочем столе, редактировать их, а затем снова сохранять как PDF-файлы; вы не можете сделать это в Документах Google.

Наш победитель: Google обеспечивает большую совместимость форматов файлов. Но Word может вам подойти, если вам требуется редактирование PDF.

Удаленная совместная работа с помощью редактирования и обмена документами в режиме реального времени

Мы живем в постоянно подключенном мире, а это означает, что многим из нас приходится удаленно сотрудничать с командами и коллегами.

Оба текстовых процессора позволяют отслеживать изменения, внесенные редакторами, которым вы предоставили доступ к документу.

Хотя вы можете загрузить документ Word и отправить его по электронной почте другим пользователям для совместной работы, вы можете пригласить соавторов непосредственно из своего документа Google или отправить им ссылку для доступа к вашему документу.

Когда вы находитесь в режиме "Предложения" Google, все внесенные изменения являются просто предложениями, которые сопровождают выделенный текст в виде комментариев на боковой панели.

Вы можете принять эти изменения (и они будут внесены в документ) или проигнорировать их без ущерба для исходного текста.

Если кто-то удалит часть вашего текста во время редактирования, Google зачеркнет текст в документе следующим образом:

Внесение изменений в Word приведет к удалению исходного текста из документа и размещению его на боковой панели вместе с другими комментариями:

Вы сможете прочитать отредактированную версию документа без исходной копии, чтобы отвлечься от конечного продукта (если только вы не нажмете на боковую панель).

Вот лучшее преимущество Документов Google: совместная работа в режиме реального времени.

Когда ваши получатели нажмут на ссылку на ваш документ, вы сможете увидеть их имя (или анонимный аватар животного, назначенный Google) и их уникальный идентификационный цвет в документе в реальном времени.

Наблюдайте, как ваши соавторы делают пометки в вашем документе, или откройте функцию обмена сообщениями в Документах Google и пообщайтесь друг с другом — прямо в документе — об изменениях, которые вы хотите внести вместе, в прямом эфире.

Google будет отслеживать изменения, а также ответственных за них и время их внесения, поэтому вклад всегда признается.

В буквальном смысле весь отдел может вместе работать над одним и тем же документом в режиме реального времени, где бы в мире они ни находились.

Хотя с помощью Word вы можете отправлять документы своим коллегам по электронной почте, вы не можете одновременно работать над ними вместе, как в Документах.

Вы можете сделать это в Word только с онлайн-приложением Microsoft 365 Word, которое в любом случае не является полной версией программы.

Кроме того, вам потребуется учетная запись или подписка на Word в Интернете, а у ваших товарищей по команде ее может не быть.

Вот интересное исследование, которое стоит отметить:

Когда Creative Strategies опросила более 350 студентов колледжей по всей стране, они обнаружили следующее:

12 % используют Документы Google только для написания статей; 80 % используют вместо этого Microsoft Word
78 % используют Документы Google для совместного написания статей в группе; только 13 % используют Word для групповой работы

Возможно, вы захотите пойти по стопам современных миллениалов и использовать Word для личной работы, а Документы — для совместной работы.

Наш победитель: Документы Google отлично работают в режиме совместной работы благодаря универсальному доступу и функциям редактирования в реальном времени.

Есть ли лучший вариант для мобильных устройств?

Документы Google запущены и работают в Интернете, поэтому у вас всегда будет доступ ко всем его функциям, если вы вошли в браузерную версию. Хотя в мобильных приложениях меньше функций, вы все равно можете писать и редактировать документы на ходу без каких-либо проблем.

Поскольку мобильное приложение Word не является основным бизнесом Microsoft, оно не такое надежное и всеобъемлющее, как их отдельная программа или то, что Google предлагает своим мобильным пользователям.

Хотя вы можете вставлять диаграммы, рисунки и даже электронные таблицы в онлайн-версию Документов, у вас нет этих возможностей в Word Online.

Мобильные пользователи будут сохранять свои документы в OneDrive, версии Google Диска от Microsoft, поэтому удаленная работа будет такой же безопасной, как и работа в офисе.

Наш победитель: Документы Google были созданы для работы в Интернете и на мобильных устройствах; MS Word сильнее в автономном режиме.

У Google больше интеграций со сторонними приложениями

Посетите Google Apps Marketplace, чтобы найти надстройки от третьих лиц, которые соответствуют вашим потребностям и потребностям вашего бизнеса.

Что-то пропустили в Word?

Проверьте рынок и посмотрите, сможете ли вы не только заменить его, но и найти лучшую версию.

От инструментов слияния ярлыков до подключаемых модулей автоматических контактов — эти приложения можно легко интегрировать с Документами в полностью настраиваемую программу.

Самые популярные надстройки для Документов Google включают те, которые копируют функции Microsoft Word, например:

который добавляет тысячи бесплатных шрифтов в Документы надстройку, которая дает вам дополнительные шаблоны для Документов и Таблиц, применяет стили, чтобы оживить Документы, чтобы придать им более сложный вид, импортирует значки, которые помогут вам проиллюстрировать ваши Документы.

У Microsoft есть собственный магазин Office Store с интегрированными сторонними приложениями, но в нем не так много вариантов.

Кроме того, Документы Google работают с другими программами G Suite. Таким образом, вы можете создавать файлы или получать к ним доступ из своих программ Google прямо из меню "Файл" в Документе:

Каждый документ или приложение будет открываться на отдельной вкладке в браузере, в котором вы уже работаете, поэтому вам не нужно ждать, пока все эти отдельные программы загрузятся на ваш компьютер, как в Microsoft.

Наш победитель: MS Word не нуждается в таком количестве надстроек, потому что он изобилует функциями, но базовый скелет Google позволяет выполнять полную настройку с помощью выбранных вами надстроек.

Так вы преданный поклонник Windows или новый поклонник Google?

Microsoft Word был единственным достойным упоминания именем в мире текстовых процессоров за последние 30 лет, но теперь Google стремится сбить корону с головы.

Благодаря его простым в использовании функциям, продуманно разработанным для растущего числа сотрудников, использующих облачные технологии, многие люди находят Документы более удобными в повседневном использовании, чем Word.

Другие представители бизнеса, которые полагаются на постоянно развивающиеся функции Microsoft, будут разочарованы базовым подходом Google и небольшим набором инструментов.

Поэтому после оценки специфики обеих компаний вам нужно решить, что подходит именно вам.

Если у вас есть учетная запись Gmail и вы используете свой Chromebook для удаленной работы с вашей командой, Документы Google могут быть лучшим выбором для вашего ограниченного места на жестком диске и высоких потребностей в совместной работе.

Но если в вашем бизнесе все делается с помощью Microsoft и у вас есть электронная почта Outlook, возможно, вам не захочется раскачивать лодку, переходя с Word.

Мы думаем, что вам следует протестировать каждую программу в течение недели, чтобы опробовать ее самостоятельно.

Вы узнаете, без каких функций вы не можете жить (а какие могли бы использовать меньше), определите их особенности и особенности и получите четкий ответ, основанный на вашем собственном реальном использовании.

Если вам нужна помощь в начале работы с Microsoft Word или Google Docs, мы можем указать вам правильное направление. Пройдите онлайн-курс Word, чтобы изучить основы или освежить свои знания, а затем освойте расширенные функции и станьте настоящим профессионалом.

Готовы освоить Microsoft Office?

Начните обучение бесплатно с курсов GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Создание контента без лишних хлопот — это конек Девана. Когда она не пишет для GoSkills, вы найдете ее на улице читающей, греющейся на солнышке или отправляющейся в свое очередное приключение.

Читайте также: