Сравните интерфейс текстового и табличного процессоров, вы знаете, что у них общего, в чем различия

Обновлено: 21.11.2024

Какие функции Microsoft Excel вы используете? Хотите быстро освоить самые полезные из них? Как вы, наверное, знаете, даже на самом базовом уровне Excel позволяет нам выполнять вычисления (как калькулятор) и манипулировать текстом (как текстовый процессор). Его сила заключается в возможности выполнять несколько связанных вычислений на основе его структуры сетки. Таким образом, хотя с помощью калькулятора или на бумаге мы можем вычислять простые суммы, в Excel мы можем вычислять одну и ту же сумму много-много раз.

Ниже приведены пять функций, которые вам следует использовать, если вы еще этого не сделали. Узнайте все об этих советах: они улучшат ваши навыки работы с таблицами и позволят вам успешно систематизировать данные в соответствии с вашими потребностями.

1) Сводные таблицы

Сводные таблицы обобщают большие объемы данных Excel из базы данных, отформатированной таким образом, что первая строка содержит заголовки, а остальные строки содержат категории или значения. Способ суммирования данных является гибким, но обычно сводная таблица будет содержать значения, суммированные по некоторым или всем категориям.

Если вы новичок в создании сводных таблиц, Excel 2013 может проанализировать ваши данные и порекомендовать вам сводную таблицу. Когда вы освоитесь со сводными таблицами, вы сможете начать с нуля и создавать свои собственные.

Чтобы создать сводную таблицу, убедитесь, что в ваших данных есть заголовки столбцов или таблиц и что нет пустых строк. Щелкните любую ячейку в диапазоне ячеек или таблицы.

ВСТАВИТЬ > Таблицы > Рекомендуемые сводные таблицы

В открывшемся диалоговом окне "Рекомендуемые сводные таблицы" щелкните любой макет сводной таблицы, чтобы получить предварительный просмотр, затем выберите тот, который лучше всего подходит для вас, и нажмите "ОК".

Excel предложит набор рекомендуемых сводных таблиц для ваших данных. Затем Excel помещает сводную таблицу на новый лист и отображает список полей, чтобы вы могли изменить порядок данных в соответствии со своими потребностями. Опять же, убедитесь, что в ваших данных есть заголовки столбцов или таблиц и нет пустых строк.

2) Условное форматирование

Условное форматирование, как следует из названия, изменяет формат ячейки в зависимости от содержимого ячейки, или диапазона ячеек, или другой ячейки или ячеек в книге. Условное форматирование помогает пользователям быстро сосредоточиться на важных аспектах электронной таблицы или выделить ошибки и выявить важные закономерности в данных.

Условные форматы могут применять базовый шрифт и форматирование ячеек, например числовой формат, цвет шрифта и другие атрибуты шрифта, границы ячеек и цвет заливки ячеек. Кроме того, существует ряд графических условных форматов, которые помогают визуализировать данные с помощью наборов значков, цветовых шкал или гистограмм.

Выбранный условный формат применяется к ячейке на основе заданного вами условия или условия, созданного Excel путем сравнения значений ячеек в диапазоне. Так, например, в списке окладов сотрудников условный формат может применяться к любой зарплате выше определенной суммы, к любым сотрудникам, присоединившимся до определенной даты, или к любым сотрудникам с определенным именем. Графические условные форматы будут применяться к столбцу зарплат и по умолчанию будут основаны на анализе самых высоких и самых низких значений в списке, но при необходимости это можно переопределить.

Условные форматы можно применять очень просто и быстро, просто чтобы выделить определенные ячейки, или использовать гораздо более сложные и творческие способы для графического отображения значений или автоматизации форматирования электронной таблицы.

3) Сортировка и фильтрация

Таблицы Excel помогают нам разобраться в больших объемах данных. Чтобы упростить поиск нужной информации, вы можете изменить порядок данных или выбрать только те данные, которые вам нужны, на основе параметров, установленных в Excel. Сортировка и фильтрация данных сэкономят ваше время и сделают вашу таблицу более эффективной.

Предположим, у вас есть список из сотен записей, включая даты, возраст, имена, города и многое другое. Вы можете быстро упорядочить данные в соответствии со своими потребностями, используя функции сортировки и фильтрации Excel.

При сортировке информации на листе можно быстро упорядочить данные и быстро найти значения. Вы можете отсортировать весь лист, диапазон или таблицу данных. Сортировка может выполняться по одному или нескольким столбцам.

Предположим, вы учитель, и ваш класс недавно набрал следующие баллы за тест:

Вы можете сортировать по имени (в алфавитном порядке), по фамилии (в алфавитном порядке) или по результатам теста (в числовом порядке). В любом из этих случаев вы хотели бы, чтобы весь ряд двигался вместе, чтобы Джейн Смит не стала Джейн Мавер.Предположим, вы хотите выполнить сортировку по результатам тестов, от большего к меньшему.

4) Базовая математика

В основе любой электронной таблицы Excel лежат числа внутри данных. Использование основных математических функций для управления этими числами — одна из функций, которая делает Excel таким мощным.

Простые вычисления можно вводить в строку формул Excel точно так же, как они были бы написаны на бумаге. Как и во всех формулах Excel, начните расчет со знака =.

Вы можете ввести вычисление, которое хотите выполнить, непосредственно в ячейку или строку формул, и когда вы нажмете Enter, ответ отобразится в ячейке.

Еще один вариант — использовать несколько ячеек для построения формул, как мы видим здесь (где ячейка A1 (или 87) плюс ячейка A2 (или 16) равняется ячейке A3 (или 103)):

Для выполнения основных математических операций, таких как сложение, вычитание, умножение или деление, для получения числовых результатов мы используем следующие арифметические операторы:

+ (плюс) для добавления

- (знак минус) для вычитания

* (звездочка) для умножения

/ (косая черта) для деления

Excel интерпретирует знак = (равно) как указание на необходимость выполнения вычисления и вычисляет в соответствии с операторами, указанными слева направо.

Чтобы узнать о более сложных математических расчетах, ознакомьтесь с нашей главой "Работа с числами".

5) Диаграммы смешанного типа

Смешанные или комбинированные (комбинированные) диаграммы объединяют два стиля диаграмм, например столбчатую диаграмму Excel и линейную диаграмму. Этот формат может быть полезен для отображения двух разных типов информации или диапазона значений, которые сильно различаются.

Например, мы можем использовать столбчатую диаграмму, чтобы показать количество домов, проданных в период с июня по декабрь, и линейную диаграмму, чтобы упростить определение средней цены продажи по месяцам. Чтобы создать эту диаграмму, выделите все данные и выберите параметр «Вставить комбинированную диаграмму» в группе «Диаграммы» на вкладке ленты «ВСТАВИТЬ»:

Microsoft Excel, возможно, самая сложная программа из семейства Microsoft Office, но мы надеемся, что с помощью этих ключевых функций (и нашего уникального фильтра) вы станете на шаг ближе к тому, чтобы стать гуру Excel на работе или дома. .

Filtered – отмеченная наградами онлайн-платформа для обучения, которая персонализирует учебные материалы для каждого пользователя. Задавая пользователям вопросы об их роли, устремлениях и навыках, алгоритм машинного обучения платформы может точно определить пробелы в навыках и отфильтровать материал, который пользователю не нужен или который уже известен. Это сводит к минимуму время, затрачиваемое на обучение, максимизирует отдачу от обучения и повышает производительность.

Более 800 000 пользователей прошли наши курсы по развитию навыков работы с Microsoft и бизнесом, а в число наших клиентов входят многие крупные фирмы. У нас также есть система рекомендаций по обучению – globalfilter – которая менее чем за 30 секунд связывает контент с учащимися в зависимости от их роли, карьерных устремлений и организационных приоритетов.

Microsoft PowerPoint, Word и Excel позволяют сделать так много в нашей работе. У трио есть что предложить практически каждому. Но в чем именно разница между PowerPoint, Word и Excel и что делает каждая часть программного обеспечения? Давайте узнаем!

Основное различие между PowerPoint, Word и Excel заключается в назначении каждого программного обеспечения. PowerPoint используется для создания презентаций. Excel лучше всего подходит для сбора, отслеживания и анализа данных с помощью графических диаграмм. Word используется для создания таких документов, как отчеты и книги.

Но это еще не все, и в этой статье я расскажу о том, что делает каждое из них, о различиях между ними и, наконец, о том, как мы можем использовать возможности трех приложений, работая со всеми вместе. Итак, продолжайте читать!

Небольшое примечание, прежде чем мы начнем. Если вы хотите делать потрясающие презентации, я бы порекомендовал использовать один из этих дизайнов презентаций. Самое приятное то, что это всего 16,5 долларов в месяц, но вы можете загружать и использовать столько дизайнов презентаций, сколько захотите! Я лично использую его время от времени, и это делает мою задачу по созданию красивых презентаций действительно быстрой и легкой!

Ключевая разница между PowerPoint, Word и Excel

Несмотря на то, что эти три приложения можно использовать таким образом, чтобы все они работали вместе, между ними есть различия. Каждое приложение используется для разных задач, и в этом разделе мы поговорим об этом. Итак, приступим.

PowerPoint используется для представления данных или тезисов в формате слайд-шоу. Презентации — отличный способ обобщить информацию, отчет о проекте, результаты исследования и многое другое. Microsoft PowerPoint помогает создавать презентации.

Excel используется для управления и организации данных. Вы можете собирать данные, записывать информацию с течением времени и анализировать данные, создавая диаграммы и графики на основе этих данных.

Microsoft Word используется для создания подробных отчетов, кратких обзоров, предложений и почти всего, что требует большого количества текста. Это потому, что это текстовый процессор.

Как видите, у каждого приложения своя цель, и поэтому они отличаются друг от друга. Очевидно, что если цель или задача программного обеспечения отличаются, обязательно будет несколько различий в функциях. Тем не менее, я не буду сосредотачиваться на различиях в функциях трех приложений, так как почти все будет отличаться.

Что такое Microsoft PowerPoint?

Microsoft PowerPoint — один из самых мощных инструментов, который может использовать любая компания для проведения собраний и презентаций. В PowerPoint для презентации используется метод слайд-шоу.

PowerPoint имеет множество функций, которые помогают профессионалам передавать свои сообщения своим коллегам или клиентам. У нас есть большая библиотека статей, которые охватывают все, что вам нужно знать о PowerPoint. Итак, после прочтения этой статьи, почему бы не проверить некоторые из них.

Как работает PowerPoint?

Чтобы использовать PowerPoint, на вашем ПК, ноутбуке или Mac должен быть установлен пакет Microsoft Office. Большинство новых компьютеров поставляются с предустановленным пакетом Office без необходимости оплаты. В некоторых случаях у вас будет только бесплатная пробная версия, и вам нужно будет купить лицензионный ключ.

Если у вас вообще нет Office, вы можете купить его в розничном магазине или в Интернете. Независимо от того, какой метод вы выберете, вам, скорее всего, потребуется его скачать. Вот ссылка на веб-сайт Microsoft, где вы сможете загрузить пакет MS Office.

После установки Office вы сможете открыть PowerPoint и начать делать презентации.

Для чего используется PowerPoint?

PowerPoint используется для создания слайд-шоу. Презентация может понадобиться вам по разным причинам. Например, вы можете создать презентацию с обзором вашей организации, презентацию для ваших инвесторов или краткую презентацию результатов годового отчета.

Цель создания презентации может быть бесконечной. Тип презентаций, которые вы делаете, зависит от вашей профессии. Ниже приведен небольшой ориентировочный список профессий и того, для чего они используют PowerPoint.

Продавец. Для продавца нет лучшего способа донести информацию до потенциальных клиентов, чем презентация.

Предприниматели. Они будут использовать PowerPoint по той же причине, по которой продавцу нужны презентации. Если у вас есть встречи, чтобы продать свою услугу, продукт или привлечь финансирование, презентация может оказать большую помощь.

Менеджеры. Управлять командой людей непросто. Если вы действительно хотите произвести впечатление на свою команду, почему бы не использовать презентации? Вы также можете использовать их при отправке отчетов своим коллегам или менеджерам по отчетности.

Выступления перед публикой. Это наиболее распространенный вариант использования презентаций. Использование презентаций – лучший способ заинтересовать аудиторию, пока вы произносите впечатляющую речь.

Преимущества использования PowerPoint

Основным преимуществом использования PowerPoint является то, что вы можете создавать интригующие и визуально привлекательные презентации для своих клиентов, начальника или класса студентов. PowerPoint предлагает широкий выбор функций, которые позволяют создавать действительно персонализированные представления ваших данных, продуктов или услуг.

Разница между PowerPoint и Word

Для нас, чтобы поговорить о разнице между PowerPoint и Word, проще всего было бы сначала поговорить о том, что такое Word и что он делает. Давайте сразу к этому.

Что такое Microsoft Word?

MS Word — это текстовый процессор. Он является частью пакета Microsoft Office. MS Word является наиболее часто используемым приложением во всех предложениях MS Office. Вот некоторые из причин, почему MS Word так популярен. Этот список также должен помочь объяснить, для чего именно используется MS Word —

Microsoft Word используется для создания больших фрагментов контента, статей или даже сообщений в блогах.

Microsoft Word также используется для создания подробных отчетов, написания резюме, сбора информации об исследованиях и т. д.

Word также идеально подходит для заполнения заявки на награду, распространения инструкций для анкеты и других бизнес-потребностей.

Microsoft Word также можно использовать для написания деловых предложений, деловых соглашений и контрактов, а также других конфиденциальных документов, связанных с бизнесом, и т. д.

Он также используется в образовательной сфере для написания чего угодно, от эссе до речей.

Ключевые различия между PowerPoint и Word

Разница между Microsoft Word и PowerPoint довольно велика. В то время как MS Word используется для создания подробных документов, PowerPoint используется для представления как можно большего количества информации с использованием как можно меньшего количества текста.

PowerPoint можно рассматривать как визуальное представление данных, а MS Word — как текстовое представление данных. Помимо этого, трудно упомянуть о других различиях, потому что это совершенно разные приложения.

Разница между PowerPoint и Excel

Мы уже довольно подробно обсуждали, что такое PowerPoint. Итак, в этом разделе мы больше сосредоточимся на Excel, и это должно подчеркнуть различия между ними. Давайте сразу к делу.

Что такое Microsoft Excel?

Excel – это программа, которую обычно используют бухгалтеры в компании. Его можно использовать для управления любой формой данных, которые необходимо систематизировать и управлять ими. Его также можно использовать для обобщения данных путем создания графиков и диаграмм.

Ключевые различия между PowerPoint и Excel

Существует одно существенное различие между PowerPoint и Excel, и оно заключается в использовании данных.

Excel управляет данными и упорядочивает их, и хотя вы можете преобразовывать данные в диаграммы, Excel — это не совсем та программа, которую вы хотите использовать для представления данных. PowerPoint — лучшая программа для представления данных.

Вы можете использовать PowerPoint для представления данных Excel. Позвольте мне рассказать, что я имею в виду, в следующем разделе.

Совместное использование Microsoft PowerPoint, Word и Excel

Теперь все становится интереснее, и, честно говоря, именно здесь мощь Microsoft Office действительно выделяется. Все программы можно использовать вместе, чтобы создать удобное рабочее место, работающее как часы. Вот как можно использовать PowerPoint, Word и Excel вместе.

Совместное использование PowerPoint и Word

Вы можете поместить свои презентации в документы MS Word, что избавит вас от утомительного повторения одних и тех же моментов презентации в Word. Вот как это сделать.

В PowerPoint перейдите на вкладку «Файлы» и выберите ее. Вы должны получить раскрывающееся меню.

В раскрывающемся меню выберите параметр «Экспорт». Вы должны получить еще одно раскрывающееся меню.

Выберите «Создать раздаточный материал». Откроется диалоговое окно.

Теперь выберите нужный макет.

Вставьте ссылку прямо в документ Word, и все готово!

Это позволит вносить изменения в Word в режиме реального времени, если они выполняются в PowerPoint.

Совместное использование PowerPoint и Excel.

Вы можете использовать PowerPoint для представления данных Excel, создав диаграмму в PowerPoint и связав ее с файлом Excel. У нас есть полное руководство по этому вопросу, которое вы можете прочитать, нажав на ссылку ниже –

Заключительные мысли

Мы подошли к концу этой статьи. Надеюсь, вы получили достаточно знаний, чтобы произвести впечатление на своих коллег и понять основные различия между тремя приложениями.

Мы обсудили различия между этими тремя продуктами и их назначение. Не забудьте добавить эту страницу в закладки и быть в курсе всех наших статей, которые призваны облегчить вашу работу.

В последние годы Microsoft Word и Google Docs тихо ведут войну за звание лучшего текстового процессора. В то время как большинство из нас десятилетиями используют Word для составления всего, от школьных сочинений до резюме и важных рабочих документов, веб-платформа Google Docs полностью меняет правила игры для редактирования и обмена документами в эпоху подключений.

Так что же лучше? Это полностью зависит от того, что вам нужно от программы обработки текста или мобильного приложения. Сегодня мы рассмотрим преимущества и недостатки как Microsoft Word, так и Google Docs, чтобы у вас была информация, необходимая для принятия самостоятельного решения.

Подробнее о Word

Загрузите готовую к печати памятку по ярлыкам для Word.

Как использовать и получать доступ к Microsoft Word и Google Docs

Вы не можете приобрести Microsoft Word как отдельную программу.

Он входит в состав пакета Microsoft 365 (ранее называвшегося Office 365), в который входят другие программы, такие как Microsoft Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher и Access.

После приобретения этого пакета вы сможете установить Word только на определенное количество компьютеров, в зависимости от выбранного вами уровня плана.

Поэтому, если вы устанавливаете Word на свой настольный компьютер, вам придется увеличить план, чтобы получить копию для вашего ноутбука, что может дорого обойтись.

Лишь в 2010 году Microsoft наконец запустила Word Online как часть своего пакета Microsoft 365.

Хотя Word Online может похвастаться достаточным количеством функций для обычных пользователей, это ни в коем случае не полная версия Word.

Выбранные ленты и панели инструментов были удалены из онлайн-версии, чтобы ускорить ее загрузку и работу. Он предлагает более упорядоченный опыт, хотя и заставляет других хотеть большего.

Например, Word Online не может работать с большими или более сложными документами, и пользователям кажется более неуклюжим обход этих ошибок, чем использование обычной программы Word с самого начала.

В Google все по-другому.

Как интернет-компания Google Docs начиналась как кроссплатформенный текстовый процессор, полностью работающий в Интернете.

Вам не нужно загружать какое-либо программное обеспечение или приобретать набор программ, которые вы не хотите/не должны использовать.

В отличие от Microsoft Word, который можно установить только на компьютеры с Windows и OS X, вы можете использовать Документы Google с любого компьютера и из любого браузера, в том числе:

Приложение Google Docs доступно для устройств iOS и Android, но не для телефонов на базе Windows, таких как BlackBerry.

Приложение Word предустановлено на устройствах с Windows Phone, а также в виде бесплатного (простого) приложения для iOS и Android.

Наш победитель: вы можете получить доступ к полной версии Документов Google со всеми ее функциями из любого браузера.

Чтобы получить полную версию Word, необходимо приобрести весь программный пакет Microsoft 365. А в онлайн-версии Word отсутствуют некоторые функции, которые могут сделать ее бесполезной для вас.

В отличие от Microsoft Word, Документы Google можно использовать бесплатно…

Документы Google бесплатны для обычного пользователя.

Если вы хотите приобрести бизнес-версию G Suite, месячные тарифные планы начинаются с 5 долларов США за пользователя.

Начало работы с Microsoft Word обойдется вам дороже.

Вам нужно будет заплатить:

Единовременный сбор в размере 149,99 долларов США.
Годовая плата в размере 69,99 долларов США / ежемесячная плата в размере 6,99 долларов США (за установку на 1 компьютер)
Годовая плата в размере 99,99 долларов США / ежемесячная плата в размере 9,99 долларов США (при установке на 5 компьютерах)

Большинство этих пакетов включают настольные версии всех приложений Office и онлайн-доступ к их веб-аналогам.

Наш победитель: вы не можете превзойти бесплатность — здесь Google выигрывает.

… Но бесплатность сопряжена с ограничениями и отсутствием контроля

Мы знаем, что Документы Google полностью доступны в Интернете.

Вы получаете доступ к своим документам в Интернете, пишете и редактируете их в браузере, а ваши документы сохраняются в онлайн-облаке Google Диска.

Но что произойдет, если ваш интернет отключится из-за сильной грозы?

Или серверы Google отключаются прямо перед вашей грандиозной AM-презентацией?

Хотя вы можете работать в автономном режиме Google (после выполнения ряда шагов), вы не можете нормально получить доступ к платформе, когда серверы Google находятся в хаосе или когда у вас нет Интернета.

На момент создания этого скриншота все приложения Google работали без проблем:

Но при сбое в работе службы или сообщении о нарушении работы службы вы увидите полосу, как в этом примере:

Отсутствие доступа к файлам в Интернете (53%)
Приложения (например, Документы и Таблицы) не загружаются (36 %)
Синхронизация файлов (10%)

Это может вызвать сильный стресс, если вы не будете к этому готовы.

Вам потребуется загрузить или отправить по электронной почте физические копии ваших документов на время, когда вы не будете подключены к Интернету.

Майкрософт может иметь здесь преимущество, поскольку вы можете выполнять свою работу в автономной версии Word для настольных компьютеров.

Кроме того, ваши документы Word будут сохраняться локально на вашем компьютере или устройстве, а не в облаке, поэтому вы всегда сможете ими управлять.

Наш победитель: MS Word устраняет фактор «а что, если» полагаться на серверы Google и позволяет вам работать без подключения к Интернету.

Похожие макеты и интерфейс: Google выигрывает в удобстве использования, но Word предлагает множество функций

Опытные знатоки Word знают, что в Word встроено НАСТОЛЬКО много опций и функций, что навигация по всем лентам и панелям инструментов только для того, чтобы найти нужную кнопку, может утомить.

В конце концов, вы, вероятно, будете нажимать на такие ленты, как «Ссылки», «Рассылки» и «Acrobat», которые заменят вашу панель инструментов еще большим количеством кнопок, может быть, дважды за всю вашу жизнь.

Документы Google решают эту проблему, радикально упрощая макет и панель инструментов, чтобы создать более удобное и легко управляемое рабочее пространство.

Просто ознакомьтесь с различиями, чтобы понять, что мы имеем в виду.

Вот как выглядит лента Microsoft Word в версиях для Windows и OS X:

Теперь проверьте панель инструментов Google Docs:

Довольно большая разница, верно?

Google размещает все ваши наиболее часто используемые кнопки прямо на панели инструментов с удобным доступом.Все остальное, например вставку изображений или таблиц, можно найти в одном из раскрывающихся списков.

В Word каждый раз, когда вы меняете одну из лент, например, если вы нажимаете «Макет», все кнопки на панели инструментов также меняются.

Хотя Word позволяет настраивать панель инструментов таким образом, чтобы все наиболее часто используемые кнопки были под рукой, сужение этих параметров может оказаться непосильным для новичка или случайного пользователя.

Чем меньше времени вы будете тратить на поиск именно того инструмента, который вам нужен, тем быстрее будет выполнена ваша работа.

Наш победитель: простой в использовании интерфейс не имеет большого значения, если необходимые инструменты недоступны. Выберите Google, если вам нужны легкие функции обработки текста; придерживайтесь Word, если вы находитесь на более продвинутом уровне функций.

Google экономит день, когда дело доходит до сохранения ваших файлов

Вы когда-нибудь забывали нажать кнопку "Сохранить" в документе Word перед тем, как отключить питание или случайно закрыть программу?

Несмотря на то, что за свою жизнь вы скрестили пальцы и восстановили несколько документов Word, разве не было бы здорово, если бы вам больше никогда не приходилось воспроизводить этот ужасный кошмар?

Документы Google не только автоматически сохраняют вашу работу каждые несколько минут или около того, но и постоянно сохраняют ее во время работы.

Это означает, что вы можете войти в систему со своего рабочего стола и одновременно просматривать внесенные изменения со своего смартфона.

Кроме того, Документы создают резервные копии сохраненных файлов на Google Диске, а не на локальном жестком диске.

Поэтому Google сохраняет вашу работу — и создает резервные копии вашей работы —, чтобы обеспечить вам дополнительную защиту, если вы прольете кофе на весь свой ноутбук и сломаете жесткий диск.

Наш победитель: Google — это герой автоматического сохранения, о котором вы никогда не думали, что вам нужны ваши документы.

Сравнение совместимости документов и форматов файлов

Вы можете использовать Документы Google для открытия и редактирования документов Microsoft Word. Вы даже можете загрузить свой документ Google в виде документа Word, чтобы он имел стандартное расширение Word (.docx).

Но это не единственный формат файлов, который Документы Google позволяют экспортировать.

Вы можете скачать документы со следующими расширениями: ODT, PDF, RTF, HTML, TXT, EPUB.

Однако документы Word Online можно загружать только в виде файлов PDF, ODT или DOCX.

И если вы хотите открыть документ Google в Word, вам необходимо сначала преобразовать его.

Одна из областей, в которой Word превосходит Документы, — это файлы PDF.

Вы можете открывать PDF-файлы в Word на рабочем столе, редактировать их, а затем снова сохранять как PDF-файлы; вы не можете сделать это в Документах Google.

Наш победитель: Google обеспечивает большую совместимость форматов файлов. Но Word может вам подойти, если вам требуется редактирование PDF.

Удаленная совместная работа с помощью редактирования и обмена документами в режиме реального времени

Мы живем в постоянно подключенном мире, а это означает, что многим из нас приходится удаленно сотрудничать с командами и коллегами.

Оба текстовых процессора позволяют отслеживать изменения, внесенные редакторами, которым вы предоставили доступ к документу.

Хотя вы можете загрузить документ Word и отправить его по электронной почте другим пользователям для совместной работы, вы можете пригласить соавторов непосредственно из своего документа Google или отправить им ссылку для доступа к вашему документу.

Когда вы находитесь в режиме "Предложения" Google, все внесенные изменения являются просто предложениями, которые сопровождают выделенный текст в виде комментариев на боковой панели.

Вы можете принять эти изменения (и они будут внесены в документ) или проигнорировать их без ущерба для исходного текста.

Если кто-то удалит часть вашего текста во время редактирования, Google зачеркнет текст в документе следующим образом:

Внесение изменений в Word приведет к удалению исходного текста из документа и размещению его на боковой панели вместе с другими комментариями:

Вы сможете прочитать отредактированную версию документа без исходной копии, чтобы отвлечься от конечного продукта (если только вы не нажмете на боковую панель).

Вот лучшее преимущество Документов Google: совместная работа в режиме реального времени.

Когда ваши получатели нажмут на ссылку на ваш документ, вы сможете просмотреть их имя (или анонимный аватар животного, назначенный Google) и их уникальный идентификационный цвет в документе в реальном времени.

Наблюдайте, как ваши соавторы делают пометки в вашем документе, или откройте функцию обмена сообщениями в Документах Google и пообщайтесь друг с другом — прямо в документе — об изменениях, которые вы хотите внести вместе, в прямом эфире.

Google будет отслеживать изменения, а также ответственных за них и время их внесения, поэтому вклад всегда признается.

В буквальном смысле весь отдел может вместе работать над одним и тем же документом в режиме реального времени, где бы в мире они ни находились.

Хотя с помощью Word вы можете отправлять документы своим коллегам по электронной почте, вы не можете одновременно работать над ними вместе, как в Документах.

Вы можете сделать это в Word только с онлайн-приложением Microsoft 365 Word, которое в любом случае не является полной версией программы.

Кроме того, вам потребуется учетная запись или подписка на Word в Интернете, а у ваших товарищей по команде ее может не быть.

Вот интересное исследование, которое стоит отметить:

Когда Creative Strategies опросила более 350 студентов колледжей по всей стране, они обнаружили следующее:

12 % используют Документы Google только для написания статей; 80 % используют вместо этого Microsoft Word
78 % используют Документы Google для совместного написания статей в группе; только 13 % используют Word для групповой работы

Возможно, вы захотите пойти по стопам современных миллениалов и использовать Word для личной работы, а Документы — для совместной работы.

Наш победитель: Документы Google отлично работают в режиме совместной работы благодаря универсальному доступу и функциям редактирования в реальном времени.

Есть ли лучший вариант для мобильных устройств?

Документы Google запущены и работают в Интернете, поэтому у вас всегда будет доступ ко всем его функциям, если вы вошли в браузерную версию. Хотя в мобильных приложениях меньше функций, вы все равно можете писать и редактировать документы на ходу без каких-либо проблем.

Поскольку мобильное приложение Word не является основным бизнесом Microsoft, оно не такое надежное и всеобъемлющее, как их отдельная программа или то, что Google предлагает своим мобильным пользователям.

Хотя вы можете вставлять диаграммы, рисунки и даже электронные таблицы в онлайн-версию Документов, у вас нет этих возможностей в Word Online.

Мобильные пользователи будут сохранять свои документы в OneDrive, версии Google Диска от Microsoft, поэтому удаленная работа будет такой же безопасной, как и в офисе.

Наш победитель: Документы Google были созданы для работы в Интернете и на мобильных устройствах; MS Word сильнее в автономном режиме.

У Google больше интеграций со сторонними приложениями

Посетите Google Apps Marketplace, чтобы найти надстройки от третьих лиц, которые соответствуют вашим потребностям и потребностям вашего бизнеса.

Что-то пропустили в Word?

Проверьте рынок и посмотрите, сможете ли вы не только заменить его, но и найти лучшую версию.

От инструментов слияния ярлыков до подключаемых модулей автоматических контактов — эти приложения можно легко интегрировать с Документами в полностью настраиваемую программу.

Самые популярные надстройки для Документов Google включают те, которые копируют функции Microsoft Word, например:

который добавляет тысячи бесплатных шрифтов в Документы надстройку, которая дает вам дополнительные шаблоны для Документов и Таблиц, применяет стили, чтобы оживить Документы, чтобы придать им более сложный вид, импортирует значки, которые помогут вам проиллюстрировать ваши Документы.

У Microsoft есть собственный магазин Office Store с интегрированными сторонними приложениями, но в нем не так много вариантов.

Кроме того, Документы Google работают с другими программами G Suite. Таким образом, вы можете создавать файлы или получать к ним доступ из своих программ Google прямо из меню "Файл" в Документе:

Каждый документ или приложение будет открываться на отдельной вкладке в браузере, в котором вы уже работаете, поэтому вам не нужно ждать, пока все эти отдельные программы загрузятся на ваш компьютер, как в Microsoft.

Наш победитель: MS Word не нуждается в таком количестве надстроек, потому что он изобилует функциями, но базовый скелет Google позволяет выполнять полную настройку с помощью выбранных вами надстроек.

Так вы преданный поклонник Windows или новый поклонник Google?

Microsoft Word был единственным достойным упоминания именем в мире текстовых процессоров за последние 30 лет, но теперь Google стремится сбить корону с головы.

Благодаря его простым в использовании функциям, продуманно разработанным для растущего числа сотрудников, использующих облачные технологии, многие люди находят Документы более удобными в повседневном использовании, чем Word.

Другие представители бизнеса, которые полагаются на постоянно развивающиеся функции Microsoft, будут разочарованы базовым подходом Google и небольшим набором инструментов.

Поэтому после оценки специфики обеих компаний вам нужно решить, что подходит именно вам.

Если у вас есть учетная запись Gmail и вы используете свой Chromebook для удаленной работы со своей командой, Google Docs может быть лучшим выбором для вашего ограниченного места на жестком диске и высоких потребностей в совместной работе.

Но если в вашем бизнесе все делается с помощью Microsoft и у вас есть электронная почта Outlook, возможно, вам не захочется раскачивать лодку, переходя с Word.

Мы думаем, что вам следует протестировать каждую программу в течение недели, чтобы опробовать ее самостоятельно.

Вы узнаете, без каких функций вы не можете жить (а какие могли бы использовать меньше), определите их особенности и особенности и получите четкий ответ, основанный на вашем собственном реальном использовании.

Если вам нужна помощь в начале работы с Microsoft Word или Google Docs, мы можем указать вам правильное направление. Пройдите онлайн-курс Word, чтобы изучить основы или освежить свои знания, а затем освойте расширенные функции и станьте настоящим профессионалом.

Готовы освоить Microsoft Office?

Начните обучение бесплатно с курсов GoSkills

Начать бесплатную пробную версию

Создание контента без лишних хлопот — это конек Девана. Когда она не пишет для GoSkills, вы найдете ее на улице читающей, греющейся на солнышке или отправляющейся в свое очередное приключение.

Microsoft Excel Starter 2010 – это программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для повседневных задач, таких как настройка бюджета, ведение списка адресов или отслеживание списка дел. Excel Starter является частью Microsoft Office Starter 2010 и предварительно загружен на ваш компьютер.

Excel Starter 2010 внешне очень похож на Microsoft Excel 2010. Если вы не знакомы с интерфейсом ленты или представлением Backstage, Excel Starter дает вам возможность привыкнуть к новому интерфейсу перед обновлением до Excel 2010.

Excel Starter отличается от полной версии Excel тем, что включает медийную рекламу и не поддерживает расширенные функции полной версии Excel. Если вам нужны дополнительные функции, вы можете перейти на Excel 2010 прямо из Excel Starter 2010. Просто нажмите «Купить» на вкладке «Главная» на ленте.

Что вы хотите сделать?

Откройте Excel Starter и осмотритесь

Откройте Excel Starter с помощью кнопки "Пуск" в Windows.

Нажмите кнопку «Пуск» . Если Excel Starter не входит в список программ, которые вы видите, нажмите «Все программы», а затем нажмите «Microsoft Office Starter».

Нажмите Microsoft Excel Starter 2010.

Появится начальный экран Excel Starter с пустой электронной таблицей. В Excel Starter электронная таблица называется рабочим листом, а рабочие листы хранятся в файле, который называется рабочей книгой. В рабочих книгах может быть один или несколько рабочих листов.

<р>1. Столбцы (обозначенные буквами) и строки (обозначенные цифрами) составляют ячейки вашего рабочего листа.

Создать новую книгу

При создании книги в Microsoft Excel Starter 2010 вы можете начать с нуля или использовать шаблон, в котором часть работы уже сделана за вас.

Нажмите «Файл», а затем «Создать».

Если вы хотите начать с эквивалента пустой сетки, нажмите Пустая книга.

Excel Starter открывает пустую книгу или шаблон, чтобы вы могли добавить свои данные.

Сохранить книгу

Когда вы прерываете работу или уходите, вы должны сохранить свой рабочий лист, иначе вы потеряете свою работу. Когда вы сохраняете рабочий лист, Excel Starter создает файл, называемый рабочей книгой, который хранится на вашем компьютере.

Нажмите кнопку "Сохранить" на панели быстрого доступа.

(Сочетание клавиш: нажмите CTRL+S.)

Если эта книга уже была сохранена в виде файла, любые внесенные вами изменения немедленно сохраняются в книге, и вы можете продолжить работу.

Если это новая книга, которую вы еще не сохранили, введите для нее имя.

Нажмите "Сохранить".

Введите данные

Чтобы работать с данными на листе, сначала нужно ввести эти данные в ячейки листа.

Нажмите ячейку и введите данные в эту ячейку.

Нажмите клавишу ВВОД или TAB, чтобы перейти к следующей ячейке.

Совет. Чтобы ввести данные в новую строку в ячейке, введите разрыв строки, нажав ALT+ВВОД.

Чтобы ввести ряд данных, таких как дни, месяцы или прогрессивные числа, введите начальное значение в ячейке, а затем в следующей ячейке введите значение, чтобы создать шаблон.

Например, если вам нужны серии 1, 2, 3, 4, 5, введите 1 и 2 в первые две ячейки.

Выберите ячейки, содержащие начальные значения, а затем перетащите маркер заполнения через диапазон, который вы хотите заполнить.

Совет. Чтобы заполнить поля в порядке возрастания, перетащите их вниз или вправо. Чтобы заполнить в порядке убывания, перетащите вверх или влево.

Чтобы это выглядело правильно

Вы можете отформатировать текст и ячейки, чтобы лист выглядел так, как вы хотите.

Чтобы обтекать текст в ячейке, выберите ячейки, которые нужно отформатировать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Выравнивание" нажмите "Обтекание текстом".

Чтобы настроить ширину столбца и высоту строки так, чтобы они автоматически соответствовали содержимому ячейки, выберите столбцы или строки, которые вы хотите изменить, а затем на вкладке "Главная" в группе "Ячейки" нажмите "Формат".

В разделе "Размер ячейки" нажмите "Автоподбор ширины столбца" или "Автоподбор высоты строки".

Совет. Чтобы быстро настроить размер всех столбцов или строк на листе, нажмите кнопку "Выбрать все", а затем дважды щелкните любую границу между заголовками двух столбцов или строк.

Чтобы изменить шрифт, выберите ячейки, содержащие данные, которые вы хотите отформатировать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Шрифт" выберите нужный формат.

Чтобы применить форматирование чисел, щелкните ячейку, содержащую числа, которые вы хотите отформатировать, а затем на вкладке "Главная" в группе "Число" выберите "Общие" и выберите нужный формат.

Дополнительную информацию о вводе и форматировании данных см. в разделе Краткое руководство: форматирование чисел на листе.

Копировать, перемещать или удалять данные

Команды «Вырезать», «Копировать» и «Вставить» можно использовать для перемещения или копирования строк, столбцов и ячеек. Чтобы скопировать, нажмите CTRL+C, чтобы использовать команду «Копировать». Чтобы переместить, нажмите CTRL+X, чтобы использовать команду «Вырезать».

Выберите строки, столбцы или ячейки, которые нужно скопировать, переместить или удалить.

Чтобы выбрать строку или столбец, щелкните заголовок строки или столбца.

Чтобы выбрать ячейку, щелкните ячейку. Чтобы выбрать диапазон ячеек, нажмите и перетащите или нажмите и используйте клавиши со стрелками, удерживая нажатой клавишу SHIFT.

Нажмите CTRL+C, чтобы скопировать, или CTRL+X, чтобы вырезать.

Если вы хотите удалить строку или столбец, нажмите клавишу DELETE, когда выбрана строка или столбцы, чтобы очистить содержимое, оставив пустую строку или ячейку. Чтобы удалить строку или столбец, щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца и выберите "Удалить строку" или "Удалить столбец".

Примечание. Excel отображает анимированную движущуюся рамку вокруг ячеек, которые были вырезаны или скопированы. Чтобы отменить перемещение границы, нажмите ESC.

Поместите курсор туда, куда вы хотите скопировать или переместить ячейки.

Чтобы скопировать или переместить строку или столбец, щелкните заголовок строки или столбца после того места, где вы хотите вставить строку или столбец, которые вы скопировали или вырезали.

Чтобы скопировать или переместить ячейку, щелкните ячейку, в которую вы хотите вставить скопированную или вырезанную ячейку.

Чтобы скопировать или переместить диапазон ячеек, щелкните верхнюю левую ячейку области вставки.

Вставьте данные в новое место.

Для строк или столбцов щелкните правой кнопкой мыши заголовок строки или столбца в новом месте, а затем выберите команду "Вставить".

Для ячейки или диапазона ячеек нажмите CTRL+V. Ячейки, которые вы скопировали или вырезали, заменят ячейки в новом месте.

Дополнительную информацию о копировании и вставке ячеек см. в разделе Перемещение или копирование ячеек и их содержимого

Изменить порядок

Когда вы сортируете информацию на листе, вы можете видеть данные так, как вам нужно, и быстро находить значения.

Выберите данные, которые вы хотите отсортировать

Используйте команды мыши или клавиатуры, чтобы выбрать диапазон данных, например A1:L5 (несколько строк и столбцов) или C1:C80 (один столбец). Диапазон может включать заголовки, которые вы создали для идентификации столбцов или строк.

Чтобы выполнить сортировку всего двумя щелчками мыши, нажмите "Сортировка и фильтр", а затем нажмите любую из кнопок "Сортировка".

Выберите одну ячейку в столбце, по которому вы хотите выполнить сортировку.

Нажмите верхнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по возрастанию (от А до Я или от меньшего числа к большему).

Нажмите нижнюю кнопку, чтобы выполнить сортировку по убыванию (от Z до A или от большего числа к меньшему).

Отфильтровать лишнюю информацию

Отфильтровав информацию на листе, вы сможете быстро находить значения. Вы можете фильтровать один или несколько столбцов данных. Вы контролируете не только то, что хотите видеть, но и то, что хотите исключить.

Выберите данные, которые вы хотите отфильтровать

На вкладке "Главная" в группе "Правка" нажмите "Сортировка и фильтр", а затем нажмите "Фильтр".

Нажмите стрелку в заголовке столбца, чтобы отобразить список, в котором вы можете выбрать фильтр.

Примечание. В зависимости от типа данных в столбце Excel Starter отображает в списке числовые или текстовые фильтры.

Расчет данных с помощью формул

Формулы — это уравнения, с помощью которых можно выполнять вычисления, возвращать информацию, управлять содержимым других ячеек, тестовыми условиями и т. д. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Описание

Прибавляет 5 к произведению умножения 2 на 3.

Использует функцию SQRT для возврата квадратного корня из значения в A1.

Возвращает текущую дату.

Проверяет ячейку A1, чтобы определить, содержит ли она значение больше 0.

Выберите ячейку и начните вводить

В ячейке введите знак равенства (=), чтобы начать формулу.

Заполните оставшуюся часть формулы

Используйте мышь, чтобы выбрать другие ячейки (вставив оператор между ними). Например, выберите B1 и введите знак плюс (+), выберите C1 и введите +, а затем выберите D1.

Введите букву для выбора из списка функций рабочего листа. Например, если ввести "а", отобразятся все доступные функции, названия которых начинаются с буквы "а".

Завершите формулу

Чтобы завершить формулу, в которой используется комбинация чисел, ссылок на ячейки и операторов, нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы завершить формулу, использующую функцию, введите необходимую информацию для функции и нажмите клавишу ВВОД. Например, для функции ABS требуется одно числовое значение — это может быть введенное вами число или выбранная вами ячейка, содержащая число.

Составьте диаграмму

Диаграмма – это визуальное представление ваших данных. Используя такие элементы, как столбцы (в столбчатой диаграмме) или линии (в линейной диаграмме), на диаграмме отображаются ряды числовых данных в графическом формате.

Графический формат диаграммы упрощает понимание больших объемов данных и взаимосвязей между различными сериями данных. Диаграмма также может отображать общую картину, чтобы вы могли анализировать данные и находить важные тенденции.

Выберите данные для диаграммы.

Совет. Данные должны располагаться в строках или столбцах, с метками строк слева и метками столбцов над данными — Excel автоматически определяет наилучший способ отображения данных на диаграмме.

На вкладке "Вставка" в группе "Диаграммы" выберите нужный тип диаграммы, а затем щелкните подтип диаграммы.

Совет. Чтобы просмотреть все доступные типы диаграмм, щелкните, чтобы открыть диалоговое окно "Вставить диаграмму", а затем нажимайте стрелки для прокрутки типов диаграмм.

Когда вы наводите указатель мыши на любой тип диаграммы, во всплывающей подсказке отображается его название.

Дополнительную информацию о любых типах диаграмм см. в разделе Доступные типы диаграмм.

Печать

Перед печатью рабочего листа рекомендуется просмотреть его, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вам нужно. При предварительном просмотре листа в Excel он открывается в представлении Microsoft Office Backstage. В этом представлении перед печатью можно изменить параметры и макет страницы.

Чтобы распечатать часть рабочего листа, щелкните лист, а затем выберите диапазон данных, которые вы хотите напечатать. Чтобы напечатать весь рабочий лист, щелкните его, чтобы активировать.

Нажмите «Файл», затем нажмите «Печать».

Сочетание клавиш Можно также нажать CTRL+P.

Примечание Окно предварительного просмотра отображается черно-белым, независимо от того, содержит ли ваш документ цвет, если только вы не используете принтер, поддерживающий цветную печать.

Нажмите "Печать".

Поделиться по электронной почте или в Интернете

Иногда вам может понадобиться поделиться своей книгой с другими. Если вы делитесь книгой с кем-то, у кого также есть Excel, вы можете отправить свою книгу в виде вложения к сообщению электронной почты. Получатель может открыть книгу в Excel для работы с ней.

Примечание. Использование команд для отправки вложений электронной почты требует, чтобы на вашем компьютере была установлена программа электронной почты, например Windows Mail.

Если вы хотите, чтобы получатель увидел книгу, а не редактировал ее, вы можете отправить снимок книги в виде файла PDF или XPS.

Перейдите на вкладку "Файл", а затем нажмите "Сохранить и отправить".

Нажмите «Отправить по электронной почте».

Выполните одно из следующих действий:

Чтобы отправить книгу в виде файла Excel, нажмите "Отправить как вложение".

Чтобы отправить книгу в виде снимка, нажмите «Отправить как PDF» или «Отправить как XPS».

Ваша программа электронной почты отправляет вам сообщение электронной почты с вложенным файлом указанного типа. Напишите свое электронное письмо, а затем отправьте его.

В качестве альтернативы отправке книги можно сохранить ее в Windows Live OneDrive. Таким образом, у вас есть единственная копия книги, доступная для других. Вы можете отправить людям ссылку на книгу, где они смогут ее просмотреть и даже отредактировать в своем веб-браузере (если вы дадите им разрешение).

Перейдите на вкладку "Файл", а затем нажмите "Сохранить и отправить".

Нажмите "Сохранить в Интернете".

Нажмите «Войти», введите свой идентификатор Windows Live ID и пароль и нажмите «ОК».

Если вы используете Hotmail, Messenger или Xbox Live, у вас уже есть идентификатор Windows Live ID. Если у вас его нет, нажмите «Зарегистрировать новую учетную запись», чтобы создать новый идентификатор Windows Live ID.

Выберите папку в OneDrive и нажмите «Сохранить как». Введите имя файла и нажмите Сохранить.

Теперь документ сохранен в OneDrive. В OneDrive вы можете разрешить пользователям просматривать и редактировать содержимое ваших папок. Если вы хотите поделиться книгой, вы отправляете ссылку на нее по электронной почте.

Дополнительные сведения о хранении документов в OneDrive см. в статье Сохранение документа в OneDrive из Office.

Читайте также: