С какими встроенными объектами можно работать в текстовом процессоре Microsoft

Обновлено: 21.11.2024

Объекты в Ms Word. Несколько десятилетий назад пишущая машинка квалифицировалась как функциональный инструмент для обработки текста. По мере того, как персональный компьютер набирал популярность, люди могли избавляться от любимой пишущей машинки и переходить на «электронное» редактирование. Это имело одно БОЛЬШОЕ отличие: вы могли легко изменить/удалить то, что вы уже напечатали, не переделывая всю страницу. Круто!

Сегодня крупные игроки вывели программные инструменты MS World для обработки текстов на совершенно другой уровень, поскольку они вышли далеко за рамки объектов «текст» в словах. Графика, векторные фигуры, клип-арт, диаграммы данных и графики, различные файлы изображений, анимированные изображения, звуковые файлы и медиафайлы — вы называете это, у вас есть это, и все это делает скромное программное обеспечение для обработки текстов ms world мощным рабочим столом. инструмент публикации!

Функции Excel, формулы, диаграммы, форматирование, создание информационной панели Excel и др.

В этом посте вы узнаете, как работать с «объектами» в MS Word — возможно, самом популярном текстовом редакторе, доступном на рынке. Благодаря большому количеству функций редактирования объектов вы можете создавать целые книги, журналы, веб-страницы и т. д., не выходя из дома.

Объекты в MS Word, кто?

В этот момент вам может быть интересно, что такое объект в MS Word. Как мы уже сказали, дело уже не в тексте. Итак, объект — это любой нетекстовый компонент, поддерживаемый объектами в MS Word.

Это может включать:

Скриншоты из других приложений.
Изображения, многие из них, в нескольких вариантах и форматах. Опять же, это включает в себя фотографии, графику, векторные изображения, пиксельные изображения и любые файлы изображений, совместимые с объектами в MS Word (например, jpeg, bmp, gif, png, tiff и т. д.).
Анимированные изображения (обычно поддерживаются анимированными файлами gif).
Изображения-клипарты (включая векторные рисунки, мультфильмы, фигуры, смарт-арт и многое другое).
Звуковые файлы (обычно в формате wav).
Диаграммы данных (включая диаграммы, созданные в программном обеспечении, совместимом с MS Word, таком как MS World Excel).
Причудливое словесное оформление (на самом деле это визуально улучшенный текст).
Текстовые поля, которые гораздо более гибкие, чем обычный текст.
Текст, скопированный из других приложений. (Да, они становятся объектами после импорта в MS Word.)

…и многое другое!

На самом деле, вы можете ознакомиться с большим разнообразием объектов в MS Word, доступных для использования на экране вкладки «Вставка».

В большинстве случаев объект создается локально в документе Ms Word (например, в случае таблиц, фигур и т. д.). Но в некоторых случаях вы также можете импортировать объект из внешнего приложения или файла. Здесь не забудьте изучить команду Insert-Object (выделена на рисунке выше), которая позволяет импортировать совместимые компоненты из других приложений (например, файлы изображений, звуковые файлы, файлы PDF, рабочие листы Excel, презентации PowerPoint, xml и html). файлы и т.д.).

Общие сведения об OLE

Еще один термин, с которым следует ознакомиться при работе с объектами в MS Word, — это OLE: связывание и встраивание объектов. Это протокол, используемый MS Word для вставки, редактирования и работы с внешними объектами при их импорте в локальный документ Ms Word. Так как же это происходит? Вот ваши варианты…

Обучение MS Office (13 курсов, 1 проект) 13 онлайн-курсов | 1 практический проект | 75+ часов | Поддающийся проверке сертификат об окончании | Пожизненный доступ
4,5 (3970 оценок)

Вставить (встроить) весь объект:

Здесь внешний объект вставляется в ваш локальный документ MS Word в его текущем состоянии. Любые дальнейшие изменения, внешние по отношению к MS Word, не отражаются в вашем документе. Это параметр по умолчанию, который происходит без проблем при копировании и вставке изображений, текста, диаграмм и других совместимых объектов в MS Word из внешних приложений. Это также вариант по умолчанию, когда вы явно «вставляете» объект (изображение, клипарт, фигуры, файлы и т. д.) через файл.

Это ссылка на исходный документ, поэтому у вас есть действующая версия в вашем локальном документе MS Word. Любые внешние изменения также отражаются в вашем документе. Но исходный файл должен быть доступен по пути, который вы «связали». В противном случае Word отобразит сообщение об ошибке.

Это похоже на вариант (2) с одним важным отличием: если исходный файл больше недоступен для Word, отображается последняя захваченная версия.

Дополнительный совет: Предположим, вы делаете следующее:

Вставьте существующее изображение через файл (нажмите Insert-Picture и используйте любой из указанных выше вариантов).
Редактировать исходный файл изображения.
На этом этапе изменения будут отражены в вариантах (2) и (3).
Удалите исходный файл изображения.
Теперь вариант (2) будет отображать сообщение об ошибке, а вариант (3) — последнюю доступную версию.

Благодаря этим знаниям вы теперь сможете более подробно изучить работу с объектами в MS Word.

Работа с изображениями (пиксельные изображения)

Вы слышали старую поговорку, которая гласит: "Лучше одной картинки, чем тысячи слов". Неудивительно, что изображения остаются самым популярным объектом среди пользователей MS Word! Вы уже немного познакомились с использованием графических объектов в MS Word на приведенной выше иллюстрации, но вы можете сделать с ними НАМНОГО больше. Вот как это происходит…

Это можно сделать любым из следующих способов.

Нажмите Insert-Picture и выберите файл изображения. Word поддерживает множество стандартных форматов файлов изображений, таких как jpeg, png, bmp, tiff, gif и т. д.
Скопируйте изображение из другого приложения и вставьте его в документ Word (Ctrl + V).
Вставьте изображение прямо из файла с помощью Home-Paste-Paste Special

Дополнительный совет: MS Word версии 2013 и более поздних версий также поддерживает вставку онлайн-изображений. По сути, это то же самое, но позволяет вам получать изображения из Интернета. Соответственно, вам предоставляется возможность выбирать файлы изображений из онлайн-источников, таких как:

Вы будете удивлены, узнав, что версии 2010 и более поздние предоставляют мощные инструменты редактирования изображений прямо в программе MS Word. Чтобы получить к ним доступ, просто нажмите на свою фотографию. Это должно автоматически открыть мощную вкладку «Инструменты изображения». (Примечание: вы должны явно щелкнуть вкладку, чтобы получить доступ к ее функциям.)

Как видите, здесь представлено множество инструментов для редактирования изображений одним щелчком мыши, большинство из которых также обеспечивает предварительный просмотр. Ниже описаны некоторые ключевые настройки.

Как видно из названия, это может обеспечить почти прозрачный фон. MS Word предоставляет вам возможность установить маркеры для определения области, которую вы хотите удалить с изображения, когда вы выбираете эту опцию. Обратите внимание, что этот параметр не поддерживается для мультимедийных файлов Windows, которые захватывают вектор

Вместе они помогают применять цветокоррекцию к изображению (включая настройки оттенка, насыщенности, цветового тона, яркости и контрастности).

Художественные эффекты, Эффекты изображения

Они очень похожи на «фильтры», поставляемые с другими модными приложениями для редактирования изображений. Например, одним щелчком мыши вы можете добавить тень, создать отражение, превратить изображение в черно-белый карандашный набросок и сделать еще много всего интересного. Несколько эффектов показаны ниже.

Они очень похожи на рамки, добавляя холст к вашему изображению одним щелчком мыши. Опять же, это лучше объяснить с помощью иллюстрации.

Настройки положения, переноса текста и выравнивания.

Вместе они помогают контролировать размер, выравнивание и размещение изображения в общем макете страницы. Например, вы можете расположить изображение по центру остального текста в документе или захватить его в правом верхнем углу, как маркер страницы, или просто расположить изображение на одной линии с текстом (как макет журнала). Опять же, MS Word обеспечивает предварительный просмотр для облегчения выбора.

Работа с векторными изображениями

В отличие от пиксельных изображений, которые фокусируются на динамике цвета, векторные изображения больше фокусируются на фигурах и формах, запечатленных на изображении. MS Word поддерживает графические изображения, основные фигуры, блок-схемы, выноски и баннеры.

Давайте попробуем выполнить простое упражнение, чтобы лучше понять это.

Нажмите Insert-Shapes.
Откроются диалоговые окна фигур с несколькими подкатегориями.
Прокрутите до раздела "Звезды и баннеры" и выберите форму "Изогнутая лента".

Нажмите на то место, где вы хотите нарисовать фигуру, и перетащите мышь, пока не получите нужный размер.
Введите "ЗВЕЗДА 2016 года".
Измените шрифт по своему усмотрению и установите ярко-желтый цвет шрифта. (Вы можете дополнительно использовать настройки Format-Font (Control + D), чтобы добавить текстовый эффект тени к тексту.)
Когда закончите, нажмите на фигуру. Откроется находчивая вкладка «Инструменты рисования» (векторный эквивалент вкладки «Инструменты рисования»).

Затем прокрутите диалоговое окно «Стили фигур», пока не найдете интенсивный, привлекательный цвет для своего баннера.
Нажмите команду «Эффекты фигуры», чтобы явно добавить тень и (используйте настройки по умолчанию и нажмите «ОК»).

И вуаля, у вас привлекательная форма!

Видите, как это было легко?

MS Word также поставляется с несколькими интересными формами. Найдите время, чтобы изучить их, когда вы научитесь:

Вставьте текстовое поле. Это позволяет лучше управлять фрагментом текста, который затем можно отделить (и скопировать, дублировать и т. д.) от остального документа.
Изучите основные фигуры, блок-стрелки и фигуры блок-схем, чтобы создать сложную блок-схему процесса для вашей организации.
Используйте выноски, звездочки и баннеры, чтобы выделить важные сообщения в документе.
Используйте несколько фигур (например, обычный треугольник и круг) и упорядочьте их с помощью команд "Расстановка" на вкладке "Средства рисования".

Дополнительный совет. Вкладка "Средства рисования" открывается каждый раз, когда вы нажимаете на векторное изображение. Если щелчок по картинке открывает эту вкладку, то Word считает ее векторным изображением. Чтобы исправить это, необходимо преобразовать изображение в совместимый формат пиксельного изображения (например, jpeg, bmp, png, tiff и т. д.) и снова вставить его в документ, чтобы получить доступ к инструментам для работы с изображениями.

Работа со смарт-артом

Последние версии Word также оснащены SmartArt — типом объекта, который буквально превращает «умные» элементы в искусство! Фигуры SmartArt — это, по сути, сложные фигуры, которые могут упростить рисование организационных диаграмм, процессов жизненного цикла, пирамидальных диаграмм, списков и многого другого. Мы рассмотрим это с помощью простого упражнения по созданию диаграммы организационной иерархии.

В открывшемся диалоговом окне нажмите «Пирамида» и выберите «Базовая пирамида».
Это создаст пирамиду с 3 ступенями. В каждой ступени нажмите на текст и сверху вниз введите «Руководитель проекта», «Старшие инженеры» и «Младшие инженеры».
После того, как вы закончите, нажмите на SmartArt, чтобы открыть вкладку "Интеллектуальные инструменты".

В отличие от предыдущих вкладок, вкладка Smart Tools имеет 2 вложенные вкладки:

Здесь отображаются настройки, относящиеся к выбранной вами форме SmartArt. Опять же, у него есть стиль, который вы можете использовать, макет и настройки для редактирования формы пирамиды (например, добавление ступени, изменение порядка и т. д.).

В нашем примере мы будем использовать это для «Изменить цвета». Нажмите на эту кнопку и выберите набор, предлагающий разные цвета для каждой ступени пирамиды.

Вкладка "Формат":

Она очень похожа на вкладку "Средства рисования" и позволяет управлять каждым компонентом SmartArt. Например, наша пирамида рассматривается как комбинация более простых фигур, и каждую фигуру можно выбрать отдельно (нажав на нее) и изменить с помощью этой вкладки «Формат».

Выделите все части пирамиды и с помощью команды «Эффекты фигуры» добавьте к пирамиде эффект тени и эффект отражения (точно так же, как вы делали это в предыдущем упражнении). Окончательная форма должна выглядеть примерно так:< /li>

Дополнительный совет. Пока мы рассмотрели здесь базовый пример, вы можете изучить SmartArt, чтобы:

Создавайте организационные диаграммы и иерархии.
Зафиксируйте процесс принятия решений (например, последовательность действий).
Проиллюстрируйте рабочий процесс в вашей компании.
Отметьте динамику между отделами с помощью диаграммы отношений.
Список важного содержания.
Показать информационную матрицу.

Работа с таблицами

Если вы знакомы с Microsoft Excel, то знаете, какую большую ценность документу может придать удачно расположенная таблица или диаграмма. Это отличный формат для беспрепятственной передачи информации о данных и числах. Таблица используется для сбора сведений о данных в виде набора строк и столбцов.

Чтобы вставить ее в MS Word, используйте экран вкладки "Вставка" и щелкните Таблица. Диалоговое окно позволит вам создать таблицу несколькими способами.

Перетащите курсор через количество строк и столбцов, которые вы хотите вставить, чтобы создать новую таблицу. ИЛИ…
Нажмите «Вставить таблицу…» и введите размеры таблицы. ИЛИ…
Вручную создайте таблицу с нуля, как на бумаге. Сначала вы рисуете границу, а затем начинаете заполнять строки и столбцы. (Этот вариант удобен, когда вы все еще изучаете идеи и хотите создать незавершенный черновик таблицы.) ИЛИ Объекты
Импорт таблицы из существующего файла Microsoft Excel (во многом аналогично импорту файла изображения). Опять же, вы можете просто встроить файл (с помощью вставки) или добавить дополнительную ссылку на файл, чтобы ваши данные постоянно обновлялись.

Это вкладка, которая управляет настройками таблицы и содержит 2 вложенные вкладки.

При этом вы использовали некоторые из основных функций редактирования таблиц объектов в MS Word. Мы предлагаем вам более подробно изучить вкладки «Дизайн» и «Макет» с оперативными данными, чтобы лучше понять его функции.

Работа с диаграммами

В то время как таблицы представляют собой простое представление данных, диаграммы используются для графического выделения свойств данных. Например, вы можете использовать гистограмму, чтобы проиллюстрировать, как данные меняются с течением времени. Или используйте круговую диаграмму, чтобы зафиксировать процент ваших данных. Ключ заключается в том, чтобы понять, какое свойство вы хотите выделить, а затем выбрать подходящий тип диаграммы, чтобы проиллюстрировать это.

Нажмите на экран вкладки "Вставка", а затем нажмите на диаграмму.
Выберите нужный тип диаграммы. В нашем примере мы будем использовать круговую диаграмму.
Нажмите "ОК".

И ваша диаграмма будет создана мгновенно! Это так просто!

Диаграмма имеет смысл в вашем документе только тогда, когда данные имеют смысл. Следовательно, рекомендуется установить Microsoft Excel на свой компьютер, поскольку Word автоматически открывает Excel для редактирования данных для вашей диаграммы. На самом деле, если он уже установлен в вашей системе, он откроется в боковом окне в тот момент, когда вы создадите диаграмму в Word.

Как показано на снимке экрана выше, редактирование диаграмм остается в Word, а редактирование данных выполняется в Microsoft Excel (отображается на боковом экране).

После того как вы создали диаграмму, вы хотите (с правильными данными) щелкнуть в любом месте диаграммы, чтобы открыть вкладку «Инструменты диаграммы».

Как видите, эти функции очень похожи на другие вкладки дизайна объектов (с настройками стиля, макета, типа и т. д.). Используйте эту вкладку, чтобы добавить визуальные эффекты на круговую диаграмму.

Опять же, здесь мы дали общее представление о функциях диаграмм. Лучше всего поэкспериментировать с реальными данными, чтобы лучше понять мощные функции Word для редактирования диаграмм.

В заключение мы рекомендуем вам активно изучить экран вкладки «Вставка», так как на этом экране представлены различные типы объектов, которые можно использовать в документе. Мы оставляем вам подсказки по изучению этих более простых функций, чтобы вы могли максимально эффективно использовать программное обеспечение ms world.

Статьи по теме:-

Вот несколько статей, которые помогут вам получить более подробную информацию об объектах в программе Ms Word, поэтому просто перейдите по ссылке.

В зависимости от версии Word или Outlook, которую вы используете, вы можете вставлять различные объекты (например, файлы PDF, диаграммы или листы Excel или презентации PowerPoint) в документ Word или сообщение электронной почты, связывая или внедряя их. Чтобы вставить объект, нажмите «Объект» на вкладке «Вставка».

Вставить новый объект

Чтобы создать новый файл, который вставляется в документ Word или сообщение электронной почты:

В диалоговом окне "Объект" перейдите на вкладку "Создать новый", а затем выберите параметр в списке "Тип объекта".

Откроется программа по умолчанию для этого типа файлов, где вы можете ввести любой текст или данные, которые хотите. Когда вы закроете программу, любое добавленное содержимое или изменения отобразятся в документе Word или сообщении электронной почты.

Если вы хотите, чтобы новый файл отображался в виде интерактивного значка, а не на первой странице нового файла, выберите Отображать как значок. Если этот флажок установлен, вы можете выбрать другой значок, нажав Изменить значок.

Информация в разделе "Результат" меняется в зависимости от выбранного типа объекта и от того, выбран ли параметр "Отображать как значок". Используйте эту информацию, чтобы определить, что вы хотите вставить и как это должно выглядеть.

Чтобы изменить информацию во вставленном объекте, дважды щелкните объект.

В Outlook параметр "Отображать в виде значка" доступен только в том случае, если вы форматируете электронную почту как RTF (Формат текста > Формат > Формат сообщения > Форматированный текст).

Связать или встроить существующий файл

Чтобы связать или внедрить уже созданный объект:

В диалоговом окне "Объект" выберите вкладку "Создать из файла" и нажмите "Обзор", чтобы найти файл, который нужно вставить.

Чтобы создать ссылку на исходный файл, а не встраивать его в документ Word или сообщение электронной почты, выберите Связать с файлом.

Если вы хотите, чтобы вставленный файл отображался как интерактивный значок, а не как первая страница файла, выберите Отобразить как значок. Если этот флажок установлен, вы можете выбрать другой значок, нажав Изменить значок.

Совет. Информация в разделе "Результат" изменяется в зависимости от того, выбраны ли параметры "Связать с файлом" и "Отображать как значок". Используйте эту информацию, чтобы определить, что вы хотите вставить и как это должно выглядеть.

Встроенные объекты и связанные объекты

Встроенные объекты становятся частью файла Word или сообщения электронной почты, и после вставки они больше не связаны с каким-либо исходным файлом.

Связанные объекты можно обновить, если изменить исходный файл. Связанные данные хранятся в исходном файле. Файл Word или сообщение электронной почты (целевой файл) хранит только расположение исходного файла и отображает представление связанных данных. Используйте связанные объекты, если важен размер файла.

Microsoft Word позволяет встраивать объекты, созданные в других программах, в один документ. Вставка объектов в MS Word может предложить данные и другие ресурсы для поддержки целей вашего документа и создания визуально приятного макета для просмотра вашими получателями. Например, вы можете включить диаграмму Excel и изображение в один документ Word, чтобы поделиться ими со своими клиентами и минимизировать количество файлов, отправляемых в виде вложений.

Вставить файл в Word

Вы можете вставить существующий файл в документ Word и вставить вокруг него текст в Word.

Откройте документ и нажмите «Вставить»

Откройте документ Word и нажмите вкладку «Вставка» в меню ленты в верхней части экрана.

Нажмите кнопку "Объект"

Нажмите кнопку "Объект" в группе "Текст", чтобы открыть диалоговое окно "Объект".

Открыть диалоговое окно "Обзор"

Перейдите на вкладку «Создать из файла», а затем нажмите «Обзор», чтобы открыть диалоговое окно «Обзор».

Нажмите на нужный файл

Перейдите к нужному файлу, щелкните этот файл, а затем нажмите кнопку «Вставить» в диалоговом окне «Обзор», чтобы закрыть его.

Нажмите "ОК"

Нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Объект», чтобы закрыть его. Файл открывается как встроенный объект во фрейме документа Word.

Изменить размер и переместить по желанию

Нажмите на границу фрейма, чтобы отобразить манипуляторы. Щелкните ручку и перетащите документ, чтобы изменить размер объекта. Щелкните объект и перетащите его, чтобы переместить объект в документе Word.

Вернуться к документу Word

Дважды щелкните объект, чтобы отобразить ленту команд программы и инструменты редактирования. Щелкните за пределами встроенного объекта, чтобы вернуться на ленту команд Word.

Создание нового встроенного объекта

Чтобы создать новый внедренный объект, щелкните вкладку «Создать новый» в диалоговом окне «Объект», прокрутите список, чтобы просмотреть параметры, а затем выберите тип файла. Например, нажмите «Рабочий лист Microsoft Excel», а затем нажмите «ОК» в диалоговом окне «Объект», чтобы вставить рабочий лист.

Появится всплывающее окно Microsoft Excel или любой другой обычной программы для создания и редактирования файлов такого типа, чтобы вы могли спроектировать встроенный объект по своему усмотрению. Когда вы закроете программу, ваши изменения будут отражены во встроенном файле.

Связывание или встраивание файлов

Вы можете либо связать файл, либо напрямую встроить его в документ Word.

Чтобы связать исходный файл и вставленный объект, установите флажок «Связать с файлом» в диалоговом окне «Объект» при вставке объекта. Обновление исходного файла отобразит изменения в документе Word. Два файла должны быть переданы вместе, чтобы вставленный объект отображался правильно.

Если вы внедрите объект, он будет включен в файл Word, и вам не придется передавать два объекта по отдельности. Обратите внимание, что при этом файл Word будет занимать больше места на диске.

Вы также можете выбрать отображение встроенного объекта в виде значка, а не напрямую, установив флажок "Отображать как значок" в диалоговом окне "Объект".

Удаление ненужного объекта

Если вы встраиваете или связываете документ в Word, вы можете позже решить, что больше не хотите, чтобы он присутствовал в файле. Вы можете удалить объект и сохранить документ Word, чтобы удалить его. Если объект встроен, а не связан, и вам нужно обновить его содержимое, вы можете удалить его и заново встроить исправленную версию.

Чтобы удалить ненужный объект, просто щелкните объект в документе Word, а затем нажмите клавишу «Удалить» на клавиатуре. Когда закончите, сохраните файл под тем же или новым именем, используя «Сохранить» или «Сохранить как» на вкладке «Файл» меню ленты.

Вставить документ Word в Word

В некоторых случаях может потребоваться просто вставить текст в Word, импортируя содержимое одного документа Word в другой без его встраивания.

Для этого нажмите вкладку "Вставка" в меню ленты. Затем щелкните направленную вниз стрелку рядом с «Объект» и выберите «Текст из файла». Найдите нужный файл и дважды щелкните его. Его текст появится в документе Word.

Если в документе есть верхние и нижние колонтитулы, они будут перенесены в новый документ или в текущий раздел документа, если он разбит на разделы.

Мы считаем, что обсуждение спецификаций проекта в начале проекта и получение четких и полных инструкций — это первый шаг к успешному завершению проекта e-Discovery. Один из вопросов, который мы регулярно задаем, заключается в том, следует ли извлекать встроенные объекты. За прошедшие годы мы обнаружили, что большинству наших новых клиентов требуется объяснение того, что такое встроенные объекты, а также плюсы и минусы их извлечения.

Обычно мы рекомендуем извлекать все составные документы. Тем не менее, мы считаем важным четкое понимание того, что это на самом деле означает, и принятие обоснованного решения на основе требований дела. Мы подготовили для вас несколько моментов, которые следует учитывать при принятии такого решения, и мы надеемся, что они помогут вам определить, какой маршрут выбрать.

Что такое встроенные объекты?

Многие типы файлов, в том числе файлы Microsoft Office и Adobe Acrobat, действуют как контейнеры и позволяют связывать с ними или встраивать в них другие документы. Например, можно встроить файл в документ Ms Word, просто перетащив его в открытый документ Word.

В зависимости от типа файла и используемого метода встроенный документ может быть или не быть непосредственно видимым в его родительском документе. Например, содержимое одностраничного рисунка Visio, вставленного в электронную таблицу Excel, может быть видно при просмотре электронной таблицы, в то время как файл ZIP или файл MSG, вставленный в документ Word, обычно отображается в виде значка, а его содержимое не быть видимым напрямую.

Извлечение встроенных объектов означает, что программное обеспечение e-Discovery идентифицирует каждый связанный или встроенный документ и извлекает его (и рекурсивно его дочерние элементы) как отдельные записи во время обработки. Кроме того, между документом-контейнером и встроенными в него файлами устанавливается отношение родитель-потомок.

Преимущества извлечения встроенных объектов

1. Полнота:

В некоторых случаях встроенные документы вообще не будут обрабатываться, пока не будут извлечены встроенные объекты. Это может привести к отсутствию важного контента в вашей базе данных рецензирования и производстве. Взгляните на следующие три примера:

Пример 1: документы, отображаемые в виде значков

Содержимое документов, отображаемое в виде значков в родительском документе, не будет обрабатываться во время обнаружения электронных данных, если не будут извлечены встроенные объекты. Например, встроенный архив (Embedded File1.zip) и встроенное сообщение электронной почты (Embedded File2.msg) на рис. 1 ниже не будут извлечены и обработаны, если не будут извлечены встроенные объекты. Обратите внимание, что встроенный архив содержит несколько дочерних документов, которые также необходимо рекурсивно извлечь.

Рисунок 1. Документ Word со встроенными объектами

Пример 2: Диаграммы в документах Ms Office

Когда диаграмма создается или вставляется в документ Office, базовые данные обычно сохраняются в виде электронной таблицы Excel. В то время как в родительском документе отображается только результирующая диаграмма, базовая электронная таблица может содержать гораздо больше данных, чем представлено в диаграмме.

Пример презентации Powerpoint на рис. 2 содержит встроенную диаграмму. При открытии основной книги Excel становится очевидным, что книга содержит дополнительные рабочие листы.

Рисунок 2. Презентация в Powerpoint со встроенными объектами

Пример 3. Портфолио PDF

Портфолио PDF содержит несколько документов, объединенных в один файл PDF. Документы, содержащиеся в портфолио PDF, могут быть в различных форматах, таких как электронные таблицы, электронные письма, презентации Powerpoint и т. д. Например, можно выбрать определенные сообщения электронной почты в Ms Outlook и преобразовать их, включая вложения, в портфолио PDF, используя Надстройка Adobe Acrobat PDFMaker для Outlook.

На рис. 3 показан пример портфолио в формате PDF, созданного непосредственно в Ms Outlook. Одно из исходных электронных писем содержит вложение («Analysis.xls»), которое было включено в портфолио в виде встроенной электронной таблицы Excel.

Рисунок 3. Портфолио Adobe PDF

Извлечение встроенных объектов гарантирует, что каждый элемент портфолио PDF извлекается и обрабатывается как отдельная запись.

2. База данных с возможностью поиска:

Несмотря на то, что некоторые документы могут быть видны в родительском документе, поиск по ним может быть неполным. Извлечение встроенных объектов гарантирует, что каждый объект проверяется отдельно и распознается, если в нем отсутствует извлекаемый текст.

Пример 1. Изображения, встроенные в доступные для поиска документы

Мы часто сталкиваемся с изображениями, встроенными в документы, доступные для поиска (например, выдержка из отсканированной страницы, встроенная в первую страницу электронного письма). Это представляет интересную проблему. Большинство современных программ e-Discovery обнаруживают документы, недоступные для поиска, и на лету пропускают их через оптическое распознавание символов (OCR), чтобы сделать их доступными для поиска. Однако этот анализ обычно выполняется на уровне документа или на уровне страницы. Если страница содержит какой-либо доступный для поиска контент, он проходит как доступный для поиска и не проходит через OCR.

В приведенном ниже сценарии (см. рис. 4) у нас есть отсканированное изображение, вставленное в страницу, доступную для поиска. Большинство программ e-Discovery будут рассматривать эту страницу как доступную для поиска и не будут пытаться распознавать ее. Это приведет к потере текста, который можно извлечь из встроенного изображения с помощью OCR. С другой стороны, если отсканированное изображение обнаружено и вся страница распознана, точность текста, который можно извлечь из доступной для поиска части страницы, будет снижена. Извлечение встроенных объектов — хороший способ сделать такие документы доступными для поиска. При извлечении встроенное изображение само станет отдельным документом. Его легко определить как документ без извлеченного текста и оптического распознавания символов.

Рисунок 4. Электронная почта со встроенными встроенными объектами

3. Нативное производство:

Создание сложных документов в нативной форме — распространенная тенденция. Один из самых больших рисков отечественного производства — производить больше, чем предполагалось. Например, электронная таблица или файл сложного типа могут содержать встроенные документы, которые можно не заметить при просмотре, если только они не были извлечены в виде отдельных записей базы данных. Создание такого документа в родном формате означало бы предоставление вашему оппоненту данных, которые вы не видели во время проверки.

Извлечение встроенных объектов помогает обеспечить полную проверку документов и сводит к минимуму вероятность пропуска скрытого содержимого во время проверки.

Недостатки извлечения встроенных объектов

1. Дополнительные документы для проверки:

При извлечении встроенных объектов для каждого дочернего документа создаются отдельные записи базы данных. Это приводит к переполнению базы данных и, возможно, к увеличению количества документов для проверки. Представьте себе документ Word с 20 внедренными объектами: при извлечении встроенных объектов количество записей в базе данных для этого документа увеличивается с 1 до 21. Если в дочерние документы, в свою очередь, встроены объекты, количество записей в базе данных после извлечения может быть еще больше.

2. Дублирующийся контент:

Некоторые встроенные объекты могут быть полностью видны в своем родительском документе, что делает извлеченную версию излишней. Имейте в виду, что даже если встроенный объект может быть виден, он может быть недоступен для поиска (см. «Изображения, встроенные в доступные для поиска документы» выше). Так что это не всегда недостаток.

3. Неполные объекты:

Некоторые встроенные объекты могут быть неполными, самодостаточными документами. Следовательно, некоторые из извлеченных документов могут быть недоступны для просмотра напрямую с помощью их собственного приложения. Большинство современных программ e-Discovery могут обойти эту проблему и по-прежнему извлекать текст и метаданные из этих объектов и преобразовывать их в формат TIFF.

4. Проблемы с дедупликацией:

До недавнего времени в некоторых готовых инструментах обработки e-Discovery возникали проблемы при извлечении встроенных объектов и выполнении дедупликации на уровне семейства вложений. Проблема заключалась в том, что некоторые встроенные объекты имели незначительные различия в содержимом (и, следовательно, в хэше MD5) каждый раз, когда они были извлечены. Следовательно, два идентичных составных документа не дедуплицировались относительно друг друга из-за того, что у одного из их потомков был другой хэш. Насколько нам известно, большинство поставщиков программного обеспечения уже решили эту проблему. Тем не менее, об этом стоит помнить при работе с новым инструментом или поставщиком услуг.

Заключение

Мы выступаем за извлечение всех составных документов. Это правда, что у вас может оказаться больше записей в базе данных, и может потребоваться больше времени для просмотра, маркировки и подтверждения документов, но, по крайней мере, вы можете быть уверены, что каждый документ в наборе данных был сделан доступным для поиска и проверки. Имейте в виду, что проще исключить записи базы данных из производства, чем вставлять новые записи между существующими документами. Если у вас есть встроенные объекты, извлеченные заранее, у вас будет возможность легко исключить их из вашего производства, если это необходимо. С другой стороны, если вы этого не сделаете и позже обнаружите, что некоторые встроенные объекты должны были быть отдельными записями, будет более утомительно извлекать эти объекты постфактум и вставлять их туда, где они должны быть.

Об Армане Гюнгоре

Арман Гунгор — сертифицированный компьютерный эксперт (CCE) и опытный эксперт по обнаружению электронных данных с более чем 21-летним опытом работы с компьютерами и технологиями. Арман был назначен судом нейтральным экспертом по компьютерной криминалистике, а также нейтральным консультантом по электронному обнаружению. Его образование в области электротехники дает ему глубокое понимание того, как устроены компьютерные системы и как они работают.

Читайте также: