Преимущества и недостатки электронных таблиц MS Excel

Обновлено: 30.06.2024

От базового учета до управления данными, MS Excel можно использовать бесконечно. Так что, если вы собираетесь инвестировать в пакет MS Office, чтобы расширить свои навыки бухгалтерского учета, это хороший шаг. Однако рассмотрение преимуществ и недостатков MS Excel для бизнеса — это то, что вам нужно именно для бухгалтерского учета.

Microsoft Excel, широко известный как MS-Excel или просто Excel, представляет собой универсальное прикладное программное обеспечение, разработанное Microsoft. Этот инструмент используют около 90% малых и крупных компаний по всему миру. Только в США 731 000 компаний пользуются этим бухгалтерским инструментом, входящим в пакет Office 365.

MS Excel доступен для Windows, Android, macOS и iOS. Он часто используется для расчета данных и для задач, связанных с графической информацией, поскольку он входит в состав Microsoft Office Suite. Те, кто уже использовал этот инструмент, знают, что это одно из самых мощных приложений от Microsoft на данный момент.

Microsoft Excel – это мощная программа для работы с электронными таблицами, которая существует с 1985 года. Сейчас это самая популярная программа для работы с электронными таблицами в мире: по состоянию на апрель 2016 года было продано более 1 600 миллионов копий. Сегодня, когда мир больше, чем когда-либо, опирается на данные, Microsoft Excel является одним из продуктов, предлагающих инструменты для различного анализа этих данных. И хотя они всегда могут ограничить себя, стоит отметить, что вся эта информация не ограничивается строками и столбцами, насчитывающими до 100. Она исчисляется тысячами.

Но не без недостатков. пришло время определить некоторые плюсы и минусы использования MS Excel для вашего бизнеса. Тем не менее, это может быть немного сложно понять тем, кто не знаком с этим поначалу.

Каковы преимущества MS Excel?

Являетесь ли вы студентом, профессионалом в области бизнеса или любителем создания электронных таблиц, Microsoft Excel — это удобный инструмент для всех видов анализа данных. От элементарной арифметики до сложных формул и расчетов — он может делать практически все, что вам нужно для работы с электронными таблицами.

В результате появилось больше причин, чем когда-либо прежде, чтобы сделать Excel универсальным решением для всего, что связано с цифрами на экране. Если вы новичок, вот некоторые преимущества MS Excel, которые стоит проверить на пути к работе со строками и столбцами.

1. Макросы и шаблоны

Одним из преимуществ MS Excel является наличие шаблонов и макросов. Макросы позволяют пользователю автоматизировать повторяющиеся задачи, чтобы сэкономить время, а шаблоны представляют собой предварительно запрограммированные файлы с данными-заполнителями для удобства использования. Вот несколько распространенных примеров:

• Электронные таблицы бюджета для подготовки бюджетов по подразделениям или отделам компании. • Шаблон отчета о расходах для систематизации поступлений от поездок или рабочих встреч. • Таблица планирования отпуска с вкладками для месяцев и дней и разделами для заметок для планов поездок, упаковочных списков, мероприятий, и т. д.• Списки потенциальных клиентов можно использовать при знакомстве с новыми клиентами, которые, возможно, еще не слышали о ваших услугах.

2. Полезно при создании презентаций

Эта программа поможет вам создавать профессионально выглядящие презентации с макетами слайдов, которые позволяют легко перемещаться между слайдами одним нажатием кнопки. Microsoft позволяет вставлять объекты одного приложения в другое, упрощая размещение данных между разными инструментами.

Кроме того, переходы между слайдами можно настраивать таким образом, чтобы они плавно переходили от одного изображения к другому, а не были резкими, что вызывает ожидание при правильном использовании.

3. Контроль и безопасность

Одним из преимуществ использования MS Excel является больший контроль над данными. Например, каждый файл может быть защищен паролем и открываться только с помощью комбинации имени пользователя и пароля, что означает, что посторонним будет намного сложнее получить доступ без авторизации или случайно открыть электронную таблицу, содержащую конфиденциальную информацию.

MS Excel также имеет очень сложные настройки безопасности, поэтому пользователи случайно не стирают строки важных заметок одним щелчком мыши; им потребуется два щелчка по удаленному тексту, прежде чем действие будет завершено. Таким образом, нет шансов на случайное удаление, если вы не заметите, что делаете в первый раз.

4. Формулы — большое преимущество MS Excel

Это программное обеспечение поставляется с различными формулами и функциями расчета, которые упрощают ведение бухгалтерского учета для специалистов по бухгалтерскому учету. Например, легче рассчитать такие вещи, как кредиты, данные, связанные со временем, такие как дни до каникул или недели, оставшиеся в учебном году; статистические данные для целей выборки, такие как среднемесячные расходы или бюджетные цифры, основанные на исторических данных; размер прибыли за счет сопоставления цены за единицу (CPU) с продажной ценой за единицу (SPU).

5. Доступность и совместная работа

Еще одно преимущество использования MS Excel заключается в том, что к нему можно получить доступ с любого компьютера с веб-браузером.Это означает, что вам не нужно беспокоиться о том, что вы находитесь в офисе, когда вам нужно получить доступ к электронной таблице. Вам также не нужно сохранять файлы локально на каждом устройстве, если они все подключены к сети.

Компании, использующие общий аккаунт и работающие вместе, также могут найти это программное обеспечение более полезным, поскольку несколько сотрудников могут редактировать файл одновременно. Вам не нужно беспокоиться о сохранении друг друга или форматировании шатких текстовых полей из-за неправильного ввода данных. Вы также можете найти явное сходство между электронными таблицами Google и MS Excel.

Каковы недостатки MS Excel?

Microsoft Excel — отличная программа для создания электронных таблиц и графиков. Это мощный инструмент, но и у него есть свои ограничения. Большинство проблем с MS Excel связаны с бухгалтерским учетом. Вот почему многие профессионалы предпочитают использовать передовые бухгалтерские инструменты, такие как Xero, Freshbooks или Quickbooks. Возможно, вам также придется столкнуться со следующими недостатками MS Excel, если вы освоили его.

1. Данные и рост

Одна из основных проблем с MS Excel заключается в том, что он не может обрабатывать более нескольких тысяч строк без замедления сканирования. Это также накладывает ограничения на размер файла. Но есть способы обойти это, так же как есть решения для любой проблемы с приложением или программным инструментом. Главное — не сдаваться, если вы окажетесь в одной из таких ситуаций; вместо этого посмотрите на инструменты, доступные в Excel, и используйте их творчески, чтобы добиться желаемого эффекта.

2. Трудно учиться

Еще одним недостатком MS Excel является сложность его изучения. Это связано с тем, что существует множество различных элементов, таких как формулы, функции и сочетания клавиш. Однако этот недостаток можно устранить с помощью учебных пособий по Excel для начинающих или использования шаблонов для быстрого старта с хорошим методом обучения и регулярной практикой.

3. Сложные формулы — главный недостаток MS Excel

Этот недостаток заключается в том, что при использовании MS Excel существуют разные уровни сложности. Например, некоторые люди могут быть более довольны идеей выполнения быстрой задачи, такой как создание списка запасов для клиентов, чтобы пополнить их полки, в то время как другие могут не знать, как писать формулы и создавать диаграммы, что может занять драгоценное время. . Вы должны хорошо разбираться в формулах и синтаксисе, чтобы избежать ошибок.

4. Нет функций быстрого автозаполнения

Еще одна проблема с этим программным обеспечением заключается в том, что в нем нет функции быстрого автозаполнения. Недостаток знаний о том, как работают формулы, может быть еще одним болезненным опытом для человека с базовыми знаниями.

Поэтому вам потребуется учиться внутри самого интерфейса; однако эти недостатки также могут предоставить возможность для дальнейшего личного роста и развития, выходящего за рамки простого овладения набором навыков MS EXCEL.

5. Ошибки расчета

Самым проблемным из недостатков MS Excel является наличие ошибок в вычислениях. Например, при работе с дробями или процентами десятичная точка может быть смещена, что приведет к появлению ошибки на экране.

Это может затруднить решение проблемы тем, кто не знает, что делает, без помощи эксперта. Кроме того, вам необходимо научиться правильно использовать форматы даты и валюты.

Заключение о плюсах и минусах MS Excel

Эффективность Microsoft Excel зависит от того, какую задачу вы собираетесь выполнять с помощью этого инструмента. В двух словах, на каком уровне вы хотите его использовать. Если ваша цель ограничена его основным использованием, MS Excel — это приложение для перехода. Однако, если вы профессиональный бухгалтер, вам, возможно, придется искать ему замену. Должны ли вы решать остальное, понимая плюсы и минусы MS Excel для бизнеса и обучения.

Часто задаваемые вопросы

Почему Excel так полезен?

Наиболее важным применением MS Excel является возможность выполнения массовых арифметических вычислений. Он может объединять сотни чисел и просто повторять операцию, если значение изменяется или добавляется с помощью обширной программы формул.

Почему важно изучать MS Excel?

Excel может помочь вам найти лучшую работу или продвинуться по карьерной лестнице, но он также может анализировать данные в повседневной жизни, например, при управлении личными финансами. Excel – это легкодоступная полезная программа во всех сферах жизни, и ее следует считать необходимой для личного роста.

В чем недостаток MS Excel?

Совместная работа не является функцией Excel. Трудно решать или тестировать проблемы с Excel. Excel подвержен мошенничеству и коррупции. Расширенными правилами ценообразования сложно управлять.

Почему Excel такой сложный?

Excel может вычислять уравнения, моделировать ситуации «что, если» и помогать в решении других сложных финансовых вопросов, но делает это долго и утомительно.Требуется много ручного ввода данных, что отнимает много времени и зачастую более сложно, чем полезно.

Microsoft была одним из самых доминирующих наборов программного обеспечения, создавая названия программного обеспечения, известные под названиями из одного слова, такими как Word и Excel. В то время как другие пытались повторить их успех, им так и не удалось создать действительно сопоставимую альтернативу. Таким образом, пользователям трудно понять, какие недостатки могут быть у каких-либо названий программного обеспечения из пакета Microsoft Office. Эти продукты работали для пользователей в течение многих лет и работают до сих пор.

Microsoft Excel, также известный как MS Excel и просто Excel, был одной из лучших платформ для создания и анализа электронных таблиц. Когда-либо. Благодаря множеству встроенных функций, облегчающих сложные расчеты, неудивительно, что всем так сложно перейти с Excel (если они вообще этого хотят). В последнее время появился один конкурент, которому удалось создать альтернативу, фактически конкурирующую с Excel, — Таблицы от Google.

Но прежде чем мы перейдем к тому, почему Таблицы могут быть для вас лучшим вариантом, давайте углубимся и обсудим некоторые преимущества и недостатки MS Excel.

3 преимущества MS Excel

Расширенная организация данных

Excel обладает одной из самых полных систем организации и анализа данных для обычных пользователей. Таким образом, он работает и для большинства бизнес-приложений. Используя мощность вашего компьютера, Excel может легко обрабатывать тысячи формул данных и/или вычислений без каких-либо проблем. Если у вас есть несколько связанных листов, формулы и организация данных не имеют себе равных.

Встроенные формулы

В прошлом в Excel были формулы почти для всех мыслимых приложений. Таким образом, пользователи сразу же влюбились в простоту интерфейса plug-and-play, поскольку он помог им создавать красивые электронные таблицы практически в кратчайшие сроки. На протяжении многих лет в Excel постоянно добавлялось больше встроенных формул по просьбам пользователей. Конечно, эти формулы не являются проприетарными, так как они имеют математический дизайн, а это означает, что эти формулы можно использовать и в других программных платформах.

Сторонняя поддержка

3 недостатка MS Excel

Крутая кривая обучения

Excel — довольно сложная система. Чтобы использовать его эффективно, вы должны иметь возможность перемещаться по пользовательскому интерфейсу, который намного сложнее, чем в его первоначальном дизайне. В предыдущих проектах пользователи могли просто указывать и щелкать и создавать красивые электронные таблицы. Однако за прошедшие годы Microsoft добавила множество функций, к которым теперь мне нужно получить доступ через несколько мест и / или раскрывающихся списков. Это создало некоторую путаницу и даже удалило некоторые функции, которыми люди были довольны. Теперь есть учебники и книги для «чайников», которые помогут вам с Excel; в конце 90-х и начале 2000-х в этом не было необходимости.

Microsoft Office и Excel никогда не были бесплатными, но в прошлом цена была гораздо более приемлемой. Поскольку Microsoft продолжала вкладывать массу времени и усилий в свой пакет Office, затраты резко выросли. В прошлом вы могли приобрести программное обеспечение всего за 19,95 долларов в год; это просто больше не так. Теперь стоимость загружаемой копии может легко превзойти 45,99 долларов в год и 99,99 долларов за облачное предложение. Хотя это и не является вопиющим, это непомерно дорого для офиса, полного компьютеров.

Ограниченное сотрудничество

Не говоря уже о недостатках Excel, это не система для совместной работы (по крайней мере, по своей сути). Microsoft была построена на платформе для настольных ПК с расчетом на то, что компьютеры станут центром производительности. По мере изменения технологий возможности использования устройств меньшего размера для выполнения того же объема работы увеличились. Поскольку Microsoft не поспевает за этими изменениями должным образом, другие конкуренты, такие как Google, вступают в борьбу за свою долю рынка. Office 365 предоставляет возможности совместной работы в Excel, но не на том же уровне, что и Google Таблицы (и далеко не по цене).

Почему Таблицы могут быть для вас лучшим вариантом

Теперь, когда мы рассмотрели как преимущества, так и недостатки Microsoft Excel, давайте посмотрим, почему использование Google Таблиц может быть лучшим вариантом для вас и/или вашего бизнеса.

Начнем с того, что Google Таблицы — это платформа, ориентированная прежде всего на мобильные устройства. Это означает, что вам не обязательно иметь энергоемкий настольный компьютер или ноутбук, чтобы использовать Таблицы в своем бизнесе. На самом деле таблицы будут работать практически на любом устройстве, включая устаревшие смартфоны, а мобильное приложение отлично подходит.

Поскольку Google Sheets – это платформа, ориентированная прежде всего на мобильные устройства, к ней можно получить доступ с любого устройства, имеющего подключение к Интернету и совместимый браузер. Таким образом, вы по-прежнему можете иметь доступ к своим документам через платформу Google Диска с компьютера в публичной библиотеке, отеле или с чужого телефона.

Более того, платформа, ориентированная на мобильные устройства, также дает вам возможность делиться своими документами с другими без необходимости их сохранения и отправки. Вместо этого вы просто отправляете им ссылку на свой документ и позволяете им просмотреть его. И все же Таблицы — это не просто обмен данными. Вы можете не только делиться своими документами, но и совместно работать и/или редактировать их в режиме реального времени с пользователями, имеющими доступ к вашей ссылке. Это невозможно в Microsoft Excel, если у вас нет активной подписки на Office 365 (что дорого).

Итак, возможно ли, что листы могут быть лучше?

Это пакет программного обеспечения для мобильных устройств.
Для работы не требуются дорогие компьютеры.
Доступно с любого устройства с подключением к Интернету.
Упрощенный обмен.
Совместная работа и/или редактирование в реальном времени.

Похоже, что да.

Какой из них лучше всего подходит для бизнес-пользователей?

Итак, здесь все становится немного сложнее…

В большинстве случаев Google Таблицы идут ноздря в ноздрю с Microsoft Excel.

Оба имеют одинаковые формулы.
В обоих случаях можно создавать собственные формулы.
В обоих случаях можно создавать красочные макеты и листы.
Оба файла можно сохранить в нескольких форматах.

А недавно Google добавил возможность использовать макросы; функция, которая работала в Excel, пока Таблицы спали.

Там, где они разные, возникает сложность.

Если вы являетесь опытным пользователем, у которого есть сверхсложные формулы, вычисления на глубоком уровне или множество повторяющихся формул в нескольких формах, Excel — ваш лучший вариант. Но если вы обычный пользователь (скорее всего так и есть, кроме Таблиц или Excel, для предыдущего пользователя есть решения получше), то Таблицы будут работать так же хорошо, как и Excel, они легче, быстрее и имеют расширенные возможности для совместной работы. . Поскольку листы просты, понятны, бесплатны и позволяют обмениваться данными и сотрудничать в режиме реального времени, они выигрывают для нас и для растущего числа бизнес-пользователей, которые переходят на G Suite с Microsoft Office. Хотя Office 365 предлагает предприятиям практически те же инструменты, он не может конкурировать с моделью ценообразования, предлагаемой Google в G Suite.

MS Excel или Microsoft Excel – это приложение для работы с электронными таблицами, разработанное Microsoft в 1985 году. В этом приложении данные организованы в виде строк и столбцов.

В нем можно хранить не более 1048 576 строк и 16 384 столбца.

Плюсы и минусы MS Excel

Давайте обсудим некоторые плюсы и минусы Excel:-

Преимущества Microsoft Excel

Таблица:

Таблица в Excel имеет множество функций, таких как:-

Таблицы легко создавать
Таблицы являются динамическими
В таблицах есть вычисляемые столбцы.
Таблицы поставляются с более чем 50 предустановленными стилями.
В таблицах есть срезы.
Таблицы имеют структурированные ссылки
Заголовки столбцов таблицы Excel всегда видны
Получение удаленных данных с помощью встроенной пользовательской формы Excel
Таблицы легко выбирать и ссылаться

Работа в офисе:

Excel используется для выполнения финансовой работы и ежедневной бухгалтерской работы в офисе. Вы можете сохранить важные данные в офисе. Позже вы можете показать эти организованные данные своему боссу. Вы также можете составлять ежегодные кредитные и дебетовые ведомости.

Защита паролем:

Вы можете защитить паролем свой файл Excel, и ни один другой пользователь не сможет получить доступ к вашим данным в Excel. Безопасность этого программного обеспечения также выше, чем у другого программного обеспечения.

Много данных:

В этом программном обеспечении можно хранить большое количество данных. Все годовые данные могут быть сохранены в этом программном обеспечении. Вы также можете организовать данные с помощью диаграмм и других инструментов визуализации, доступных в этом программном обеспечении. Вы можете хранить миллионы строк с вашими данными.

Вы можете использовать это программное обеспечение на Android, iOS, Windows и Mac.Существует также онлайн-версия этого программного обеспечения, которую вы можете использовать, а также сотрудничать с другими пользователями.

Общий доступ:

Вы также можете распечатать и отправить по электронной почте. Если вашему начальнику или любому другому колледжу нужны ваши данные, их легко передать им. Они могут получить доступ к одному и тому же файлу и данным на своем мобильном телефоне или ПК.

Бесплатные шаблоны:

В этом программном обеспечении доступно множество шаблонов. Например, вы можете использовать в нем разные шаблоны для таблиц и графиков.

Несколько таблиц:

Вы можете сохранить несколько электронных таблиц в одном файле Excel. В каждой электронной таблице вы можете создавать финансовые отчеты и отчеты о запасах.

Недостатки Microsoft Excel

Вирусная атака:

Как вы знаете, в Excel есть макросы. Благодаря макросам любой человек может внедрить вирус в файл Excel, и ваш компьютер также будет атакован вирусом.

Трудно учиться:

Изучение этой программы сложнее, чем MS Word или любой другой программы. В программном обеспечении используются формулы, а изучение формул сложнее для новичка.

Высокая цена:

Это программное обеспечение имеет высокую цену. Существует много альтернатив, например, OpenOffice — это бесплатный инструмент, который можно использовать для создания файлов электронных таблиц.

Обработка ошибок:

Если вы примените какую-либо неправильную формулу, ваши данные станут неверными. Также трудно обнаружить ошибки в этом программном обеспечении. Поскольку вы можете хранить миллионы записей в этом программном обеспечении, поиск ошибок в нем становится сложным.

Становится медленнее:

Если вы сохраните много данных в этом программном обеспечении, его использование станет медленным. Программное обеспечение будет реагировать на действия пользователя медленнее, и вам потребуется больше времени для ввода или просмотра данных в нем.

Не заблуждайтесь: электронные таблицы предлагают широкий спектр преимуществ, в том числе низкую стоимость и то, что большинство людей знакомы с ними. Но их также может быть сложно использовать, и они изначально не интегрируются с системами маркетинга, продаж и обслуживания.

В этом посте мы рассмотрим преимущества и недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах, управления проектами и обработки данных.

Преимущества электронных таблиц

Таблицы бесплатны.
Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.
Таблицы можно настраивать.
Таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.
Управлять данными и анализировать их легко.
Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.
Таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.
Таблицы – великолепный инструмент для работы с финансовыми документами.
У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.
Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

1. Электронные таблицы бесплатны.

Для большинства компаний программное обеспечение для работы с электронными таблицами доступно и часто бесплатно. Независимо от того, использует ли ваша компания Microsoft Excel или использует Google Таблицы Google Workspace, большинство людей, имеющих подключение к Интернету, могут получить доступ к электронным таблицам.

2. Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.

Использовали ли вы электронные таблицы для управления личными финансами или потратили бессчетное количество часов на создание сводных таблиц для предыдущих должностей, скорее всего, у вас есть некоторый практический опыт работы с электронными таблицами. Помимо создания сложных формул, запись информации в электронные таблицы довольно интуитивно понятна и не требует интенсивного обучения, чтобы освоить ее. Это делает электронные таблицы доступным вариантом для команд, которые быстро расширяются и не имеют времени на обучение новых сотрудников работе со сложным программным обеспечением.

3. Электронные таблицы можно настраивать.

Таблицы легко настраиваются, особенно если вы знаете, как использовать множество формул и функций. С помощью электронной таблицы можно создать документ любого типа, даже календарь.

Поскольку их можно настраивать, их использование может быть пугающим. Вы даже не знаете, с чего начать, если нет шаблона электронной таблицы для того, что вы хотите сделать. Поэтому, если вы хотите использовать электронные таблицы для бизнеса, важно, чтобы хотя бы один из членов вашей команды знал, как настроить электронную таблицу для оптимизации бизнес-процесса.

4. Электронные таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.

В настоящее время большинство бизнес-инструментов предоставляют некоторые функции для совместной работы. Например, Trello позволяет командам управлять проектами в одном интерфейсе. Но ни один инструмент не обеспечивает такой наглядности, как электронная таблица.

Таблицы могут свободно редактироваться любым членом команды, что автоматически расширяет возможности совместной работы. В то время как другие инструменты могут блокировать некоторые разрешения в зависимости от должностей членов команды или уровней управления, в электронных таблицах таких ограничений нет (если только вы не ограничиваете разрешения намеренно).

Обратите внимание, что это верно только для онлайн-инструментов, таких как Google Таблицы.Инструмент, загруженный на ваш локальный диск, например Excel, не будет таким удобным для совместной работы, поскольку файл доступен только на вашем ноутбуке.

5. Данные легко обрабатывать и анализировать.

Электронные таблицы упрощают работу с данными. Вы можете складывать, вычитать, делить и умножать наборы данных; создавать сводные таблицы; удалить дубликаты; получить данные с других вкладок; и искать во всех строках и столбцах определенную фразу или параметр.

Однако у этого есть и обратная сторона. Вы можете легко сломать электронную таблицу, если случайно удалите фрагмент данных, который был частью формулы или вычисления. Также легко случайно передать информацию из ячейки в другую ячейку, и к тому времени, когда вы это поймаете, может быть уже слишком поздно, чтобы отменить это. Так что вам придется скрестить пальцы и надеяться, что вы помните данные.

6. Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.

Это особенно верно для облачных таблиц Google. Используя такой инструмент, как Zapier или Integromat, вы можете автоматически загружать данные электронной таблицы в свою CRM или в программное обеспечение для управления проектами — при условии, что столбцы электронной таблицы соответствуют полям ввода в программном обеспечении. Если есть несоответствие, вы можете ожидать серьезных ошибок интеграции.

7. Электронные таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.

При использовании специализированной системы, такой как программное обеспечение для продаж, пользователям может потребоваться время, с электронными таблицами таких проблем не возникает. Как только вы создадите электронную таблицу и поделитесь ею с членами команды, ее легко интегрировать в рабочий процесс команды — независимо от размера вашей команды.

8. Электронные таблицы — отличный инструмент для работы с финансовыми документами.

Нет другого инструмента, кроме электронной таблицы, для создания финансовых документов, таких как балансы, бизнес-бюджеты и отчеты о движении денежных средств. Когда вы будете готовы экспортировать данные о доходах и активах из своего бухгалтерского инструмента, это так же просто, как подставлять числа и создавать новый отчет в электронной таблице каждый квартал.

9. У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.

Ранее я упоминал, что для использования электронной таблицы в вашем случае вам, вероятно, понадобится шаблон. В противном случае было бы сложно создать электронную таблицу, которая будет работать для вас и вашей команды. Хорошая новость заключается в том, что существует множество шаблонов как для Excel, так и для Google Таблиц. Вы можете найти около сотни примеров в библиотеке бизнес-шаблонов HubSpot.

10. Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

Вы можете использовать электронные таблицы для визуализации данных, но вы должны знать, как это сделать. В таком инструменте, как HubSpot CRM, вам просто нужно получить доступ к инструменту панели отчетности, чтобы увидеть ваши данные, визуализированные автоматически. Электронные таблицы могут делать то же самое, но вам нужно знать, как правильно выбирать данные, чтобы не получить ошибку.

Как только вы научитесь обращаться с инструментами визуализации электронных таблиц, вы сможете легко создавать диаграммы и графики.

Подводя итог, можно сказать, что электронных таблиц может быть достаточно для стартапов на самых ранних стадиях, но эти преимущества часто недолговечны. Со временем электронные таблицы могут принести больше проблем, чем пользы.

Даже для небольшой компании управление информацией о клиентах с помощью электронных таблиц в лучшем случае непродуктивно, а в худшем — просто опасно по целому ряду причин. Теперь давайте обсудим недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах и бизнес-данных.

Недостатки электронных таблиц

Электронные таблицы неудобны для пользователя.
Таблицы не защищены.
Трудно сказать, кто редактировал таблицу.
У правды будет несколько версий.
В электронных таблицах могут быть ошибки.
Жалоба — это больно.
Визуализация данных затруднена.
Ключевые данные о клиентах зависят от повседневной жизни.
Встроенной интеграции с бизнес-системами нет.
С помощью электронных таблиц менеджерам сложнее управлять членами команды.
Таблицы недоступны для мобильных устройств.
Таблицы трудно масштабировать.

1. Электронные таблицы неудобны для пользователя.

От этого никуда не деться. Электронные таблицы просто неудобны для пользователя. Они настраиваемые и знакомые, но когда вам нужно обрабатывать много данных, вы обнаружите, что прокручиваете сотни, если не тысячи строк и столбцов. Трудно сделать электронные таблицы удобными для восприятия и чтения.

Например, взгляните на эту таблицу:

А затем посмотрите аналогичную информацию в CRM HubSpot:

Намного легче читать и управлять, не так ли? Приведенный выше вид применяется автоматически. Если вы хотите сделать электронную таблицу более удобной для пользователя и легкой для чтения, вам придется значительно поработать с цветами, шрифтом и размером шрифта.

2. Электронные таблицы не защищены.

В отличие от выделенной системы, требующей доступа для входа в систему, электронные таблицы можно распространять среди всех и везде, просто отправив электронное письмо. Это позволяет недовольному или недобросовестному сотруднику легко обмениваться сведениями о потенциальных клиентах и клиентах с внешними контактами (читай: с вашими конкурентами).

3. Трудно сказать, кто редактировал таблицу.

Несмотря на то, что электронные таблицы – это отличные инструменты для совместной работы, которые позволяют любому члену вашей команды добавлять информацию, сложно сказать, кто редактировал ячейку. Это может затруднить точное определение соответствующей стороны в случае возникновения ошибки или если что-то еще пойдет не так с листом.

В частности, в сфере продаж сложно создать упорядоченную систему для распределения лидов и клиентов, когда вы работаете с электронными таблицами. Если вы не научите своих представителей делать подробные записи и следовать строгому процессу документирования, вы не сможете узнать, кто в последний раз связывался с покупателем или потенциальным клиентом, каково было содержание сообщения и когда произошло взаимодействие.

4. Версий правды будет несколько.

Все могут начать работать с одними и теми же данными . но, вероятно, это не будет оставаться таким долго. Каждый раз, когда представитель вносит изменения в основную таблицу, ему необходимо загрузить ее в центральный репозиторий, чтобы изменения были переданы остальной команде.

А если они забудут это сделать, у вас будет несколько версий "одной" таблицы — все с немного разными данными. Как узнать, какой из них правильный? Это верный рецепт беспорядочного процесса продаж.

5. Электронные таблицы подвержены ошибкам.

Что ж, электронные таблицы не подвержены ошибкам, но их пользователи, безусловно, подвержены ошибкам. (Виновен.)

С учетом того, что с одной таблицей работает так много людей, а одновременно выполняется так много изменений и расчетов, вполне естественно, что электронные таблицы будут содержать ошибки определенного типа. Если вы надеетесь на точность, не ждите ее от электронных таблиц. Вот почему разумно инвестировать в программное обеспечение базы данных, которое может быстро и точно устранять ошибки самостоятельно или сообщать вам об их исправлении. Потому что самое худшее в электронных таблицах, особенно в больших, заключается в том, что в них легко пропустить ошибки, если только вы не просматриваете их последовательно строку за строкой.

6. Жалоба — это больно.

Скомпилировать все различные версии электронной таблицы в одну основную копию достаточно сложно, но тогда менеджеры должны составлять содержательные отчеты на основе данных. Как известно любому, кто пробовал создавать отчеты в Excel, это не для слабонервных. И чем сложнее ваши данные, тем сложнее становится отчетность.

7. Визуализация данных затруднена.

Как уже упоминалось, пользователи могут создавать диаграммы и графики в электронных таблицах. Но "создать" - ключевое слово. Сборка любого вида визуализации данных в электронной таблице занимает много времени и вызывает разочарование. Менеджеры могут вообще пропустить визуальные эффекты — в конце концов, они не нужны. Но представление электронной таблицы, состоящей из тысяч строк, гарантированно вызовет у членов вашей команды глаза.

8. Важнейшие данные о клиентах зависят от повседневной жизни.

Если вы используете Excel, вы рискуете потерять данные. Много данных. Данные, хранящиеся исключительно на отдельных компьютерах, могут быть потеряны навсегда, если ваш ноутбук упадет или будет залит кофе. Хотя Google Таблицы — отличная альтернатива, они также могут привести к потере данных при потере подключения к Интернету.

9. Нет встроенной интеграции с бизнес-системами.

Если вы хотите подключить свои электронные таблицы к другим используемым вами системам, вам придется надеяться, что существует интеграция с Zapier или аналогичным инструментом. Если этого не произойдет, вам не повезло, и вам придется вручную передавать данные в другие системы.

Отсутствие интеграции означает, что клиенты и потенциальные клиенты могут получать избыточную информацию. или вообще никакой. Ни один из этих сценариев не приведет к продажам или росту вашего бизнеса.

10. Электронные таблицы усложняют менеджерам управление членами команды.

Чтобы эффективно обучать и наставлять, менеджеры должны иметь представление о повседневных действиях и процессах членов своей команды. Это почти невозможно сделать с помощью электронных таблиц. И члены команды, и менеджеры быстро разочаруются в кажущемся бесконечным цикле загрузки, скачивания, прикрепления и отправки электронных таблиц.

Намного лучшей альтернативой является инструмент управления проектами или CRM, в котором ведется учет всех действий представителей.

11. Электронные таблицы недоступны для мобильных устройств.

Это плохо для любой команды, но особенно плохо для продаж.Доказано, что мобильный доступ к системам продаж повышает производительность торговых представителей — по некоторым оценкам, на целых 24%. Но, несмотря на другие достоинства электронных таблиц, они не совсем удобны для мобильных устройств. Вытаскивание ноутбука каждый раз, когда вам нужно ввести или изменить данные о клиенте, быстро утомляет.

Для сравнения, HubSpot CRM предлагает торговым представителям мобильное приложение, с помощью которого они могут быстро вводить свои действия.

12. Таблицы трудно масштабировать.

После того как ваша компания и список ваших клиентов начнут расти, таблицы продаж тоже должны будут расти. Однако чем больше электронная таблица, тем больше вероятность того, что она будет содержать ошибки и неработающие формулы. Не говоря уже о том, что большие электронные таблицы гораздо более громоздки как для пользователей, так и для администраторов.

Таблицы звучат как твердое «нет», не так ли? Но когда вы используете электронную таблицу по сравнению с другими типами инструментов? Давайте сейчас рассмотрим эти экземпляры.

Когда использовать электронную таблицу

Если вы хотите одновременно управлять большим набором данных

Таблицы – отличный инструмент, когда вам нужно единовременно обрабатывать и обрабатывать большой набор данных. Допустим, вы экспортировали все данные о трафике для своего веб-сайта и хотите найти страницы с наибольшим трафиком. Электронные таблицы позволяют довольно быстро просматривать данные для одной даты или одного временного диапазона в одном знакомом интерфейсе.

Однако если вы хотите отслеживать трафик с течением времени, электронные таблицы — не лучший инструмент, поскольку вам придется экспортировать набор данных каждый раз, когда вы хотите получить к нему доступ. Также нет возможности легко визуализировать данные. Вы все еще можете, но вам придется использовать сложные формулы для извлечения данных и их правильной визуализации.

Когда ваша компания только начинает свою деятельность

Электронные таблицы дешевы, а иногда и бесплатны, как в случае с Google Таблицами. Когда компания только начинает свою работу, деньги не текут рекой. Стартапы тратят все свои деньги на свой продукт, а на операционной стороне обходятся эквивалентом изоленты.

Это означает, что когда нужно отслеживать данные о клиентах и контактных данных, электронные таблицы являются естественным выбором. Это тоже имеет смысл. Если у вас всего несколько клиентов, можно просто внести их информацию в электронную таблицу и поделиться ею с одним или двумя продавцами из штата.

Однако, как только ваш бизнес начнет расти, важно перейти на базу данных.

Когда нет специального инструмента для того, что вы хотите сделать

В некоторых случаях может не быть инструмента, обеспечивающего специальные функции организации и совместной работы, предлагаемые электронными таблицами.

Например, предположим, что вы являетесь частью большой команды писателей с распределенными членами команды. Возможно, вам понадобится инструмент, который позволит вам просматривать и сортировать все статьи, над которыми все работают одновременно, вместо того, чтобы переходить от одной доски проекта к другой, как в программном обеспечении для управления проектами.< /p>

Таблицы — отличный инструмент для этого. Используя формулы и функции, вы можете создать электронную таблицу, которая будет делать именно то, что вам нужно.

Если вы не относитесь к этим лагерям, вам лучше использовать базу данных, а не электронную таблицу, особенно если вы занимаетесь продажами.

Использование баз данных по сравнению с электронными таблицами

Базы данных – это программы, предназначенные для хранения, организации и извлечения данных. В продажах наиболее распространенным типом используемой базы данных является менеджер по работе с клиентами, также известный как CRM. Во-первых, узнайте о преимуществах CRM. Затем давайте сравним работу с базой данных с работой с электронной таблицей.

1. База данных служит центральным ресурсом.

База данных CRM – это инструмент, который хранит всю контактную информацию о ваших клиентах и клиентах в одном централизованном месте, к которому может легко получить доступ вся ваша команда с разных устройств. Эта система может организовать все ваши данные, связанные с контактами, включая электронные письма, телефонные звонки и чат с клиентами и потенциальными клиентами.

2. Он предлагает бесшовную интеграцию с другим программным обеспечением.

Кроме того, базу данных CRM можно легко интегрировать с другими бизнес-системами вашей компании, в том числе с маркетинговым программным обеспечением, что может улучшить сотрудничество между вашими отделами продаж и маркетинга, гарантируя, что ваши потенциальные клиенты не получат ту же информацию или вообще упустят ее.< /p>

3. Это легко масштабировать для растущих компаний.

Таблицы удобны для хранения основных количественных данных и часто обслуживаются вручную. С другой стороны, базы данных более эффективно хранят качественные данные, поэтому они идеально подходят для сложных предприятий с большой клиентской базой или сложным процессом продаж. Базы данных часто имеют возможности автоматизации, которые помогают организациям сэкономить время на ручном вводе данных.

Для компаний, которые масштабируются или быстро приобретают новых клиентов за короткий период времени, переход с электронных таблиц на базу данных CRM может помочь вашей компании продавать больше клиентов.

Стоит ли преимущества электронных таблиц нести недостатки?

Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они бесплатны (с реализацией Microsoft Office или Google Workspace) и не требуют обучения.

Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой компании, у которой нет ни денег, ни ресурсов для обучения. Но инструмент базы данных, такой как HubSpot CRM, гораздо лучше подходит для большинства команд. И лучшая часть? CRM может быть такой же недорогой, как электронная таблица. Откажитесь от электронных таблиц вместе со всеми их различными проблемами и получите CRM, чтобы эффективно развивать свою команду и свою компанию.

Примечание редактора. Это сообщение было первоначально опубликовано в апреле 2015 года и обновлено для полноты картины.

Читайте также: