Описать правила создания документа в текстовом процессоре

Обновлено: 06.07.2024

Текстовый процессор – это программное обеспечение или устройство, которое позволяет пользователям создавать, редактировать и печатать документы. Он позволяет вам писать текст, хранить его в электронном виде, отображать на экране, изменять, вводя команды и символы с клавиатуры, и распечатывать его.

Из всех компьютерных приложений текстовый процессор является наиболее распространенным. Сегодня большинство текстовых процессоров предоставляются либо в виде облачной службы, либо в виде программного обеспечения, которое пользователи могут установить на ПК или мобильное устройство.

Контрольный список текстового процессора

Перейти к теме в этой статье:

Какова история обработки текстов?

Самые ранние текстовые процессоры представляли собой автономные машины, похожие на электрические пишущие машинки, появившиеся в 1960-х годах. Большим преимуществом этих первых машин перед использованием пишущей машинки было то, что вы могли вносить изменения, не перепечатывая весь документ. Со временем устройства приобрели более продвинутые функции, такие как возможность сохранения документов на диск, расширенные параметры форматирования и проверка орфографии.

Несмотря на то, что некоторые автономные текстовые процессоры все еще используются сегодня, обработку текстов начали переносить на персональные компьютеры в 1980-х годах. На заре ПК текстовый процессор WordPerfect стал одним из наиболее широко используемых приложений любого рода. Однако со временем текстовые процессоры What You See Is What You Get (WYSIWYG), которые точно показывали пользователям, что будет напечатано в их окончательных документах, стали более популярными. Один из таких текстовых процессоров WYSISWG, Microsoft Word, стал доминирующим в 1990-х годах.

Изображение: первая версия Microsoft Word была разработана в 1981 году. Текущая версия — Microsoft Word 16 (выпущена в 2016 году).

С появлением облачных вычислений в 2000-х годах обработка текстов снова изменилась. Облако позволяло пользователям выполнять обработку текстов через браузерное приложение. Хотя этим облачным текстовым процессорам не хватало расширенной функциональности программного обеспечения, установленного на устройстве, они позволяли пользователям хранить свои документы в удаленном центре обработки данных и получать к ним доступ с любого ПК или мобильного устройства, подключенного к Интернету. Они также упростили совместную работу над одним и тем же документом для географически разделенных групп людей. Многие пользователи обнаружили, что облачные текстовые процессоры предлагают достаточно функций для удовлетворения их потребностей, а также большее удобство, мобильность и поддержку совместной работы.

Что такое стандартные функции текстовых процессоров?

Текстовые процессоры значительно различаются, но все текстовые процессоры, будь то облачные или установленные в системе, поддерживают следующие основные функции:

вставить текст: позволяет вставлять текст в любом месте документа.

удалить текст: позволяет удалять символы, слова, строки или страницы.

вырезать и вставить : позволяет удалить (вырезать) часть текста из одного места в документ и вставьте (вставьте) его в другое место.

копировать : позволяет дублировать часть текста.

Размер страницы и поля: позволяет определить различные размеры страницы и поля, а текстовый процессор автоматически подгонит текст под размер.

поиск и замена : позволяет направить текстовый процессор на поиск определенного слова или фразы. Вы также можете указать текстовому процессору заменить одну группу символов на другую везде, где появляется первая группа.

перенос слов : автоматически переходит к следующей строке, когда вы заполните одну строку текстом, и корректирует текст, если вы изменяете поля .

печать: позволяет отправить документ на принтер для получения печатной копии.

управление файлами : предоставляет возможности управления файлами, которые позволяют создавать, удалять, перемещать и искать файлы.

шрифт спецификации: позволяет изменять шрифты в документе. Например, вы можете указать полужирный шрифт, курсив и подчеркивание. Большинство текстовых процессоров также позволяют изменять размер шрифта и даже гарнитуру.

окна : позволяет редактировать два или более документов одновременно. Каждый документ открывается в отдельном окне. Это особенно полезно при работе над большим проектом, состоящим из нескольких разных файлов.

проверка орфографии : определяет слова, которых нет в стандартном словаре.

Полнофункциональные текстовые процессоры

Большинство устанавливаемых современных текстовых процессоров поддерживают дополнительные функции, которые позволяют обрабатывать и форматировать документы более сложными способами.Полнофункциональные текстовые процессоры обычно поддерживают следующие расширенные функции, а облачные текстовые процессоры также могут иметь некоторые из этих функций:

Проверка грамматики. Выявляет предложения, абзацы и знаки препинания, которые не соответствуют общепринятым правилам грамматики.

сноски и перекрестные ссылки: автоматизирует нумерацию и размещение сносок и позволяет легко создавать перекрестные ссылки на другие разделы документа.

автоматические списки. Автоматически создает маркированные или нумерованные списки, включая многоуровневые схемы.

графика : позволяет вставлять в документ иллюстрации, графики и, возможно, даже видео. Некоторые текстовые процессоры позволяют создавать иллюстрации внутри текстового процессора; другие позволяют вставить иллюстрацию, созданную другой программой.

верхние и нижние колонтитулы , нижние колонтитулы и нумерация страниц: позволяет указать настраиваемые верхние и нижние колонтитулы, которые слово процессор поместит вверху и внизу каждой страницы. Текстовый процессор автоматически отслеживает номера страниц, чтобы на каждой странице отображался правильный номер.

макет : позволяет указать разные поля в одном документе и указать различные методы отступа абзаца.

макросы : позволяет пользователям определять и запускать макросы, символы или слова, представляющие серию нажатий клавиш. Нажатия клавиш могут представлять текст или команды. Возможность определять макросы позволяет сэкономить много времени, заменив распространенные комбинации нажатий клавиш.

Объединить: позволяет объединить текст из одного файла в другой файл. Это особенно полезно для создания множества файлов с одинаковым форматом, но разными данными. Создание почтовых ярлыков — классический пример использования слияний.

оглавления и указатели: позволяет автоматически создавать оглавление и указатели на основе специальных кодов, которые вы вставляете в документ.

тезаурус: позволяет искать синонимы, не выходя из текстового процессора.

совместная работа : позволяет пользователям отслеживать изменения в документе, когда его редактируют несколько человек. Некоторые облачные текстовые процессоры также позволяют нескольким пользователям редактировать один и тот же документ одновременно.

Интернет-функции: позволяет пользователям вставлять веб-ссылки в свои документы и форматировать их для работы в Интернете. Некоторые также ссылаются на веб-службы, которые могут помочь пользователям создавать свои документы.

перевод и речь. Поскольку возможности искусственного интеллекта становятся все более распространенными, некоторые текстовые процессоры получили возможность читать текст вслух, принимать голосовые команды и переводить текст с одного языка на другой.< /p>

Текстовые процессоры, текстовые редакторы и настольные издательские системы

Приложения, которые поддерживают только основные функции из первого списка выше (и, возможно, некоторые другие), иногда называют текстовыми редакторами. Офисные работники иногда используют текстовые редакторы для создания простых документов, для которых не требуется полнофункциональный текстовый процессор. Однако текстовые редакторы чаще используются программистами, использующими специальные текстовые редакторы с функциями, предназначенными для написания кода.

С другой стороны, настольные издательские системы, как правило, более совершенны и сложны, чем текстовые процессоры. Граница, отделяющая текстовые процессоры от настольных издательских систем, постоянно смещается по мере того, как текстовые процессоры становятся более совершенными. Однако в целом настольные издательские приложения поддерживают более точный контроль над макетом, особенно для документов с большим количеством графики, и предлагают больше возможностей для полноцветной печати.

Установив Word на ПК, Mac или мобильном устройстве, вы можете:

Создавайте документы с нуля или по шаблону.

Добавьте текст, изображения, рисунки и видео.

Исследуйте тему и найдите надежные источники.

Открывайте свои документы с компьютера, планшета или телефона с помощью OneDrive.

Поделитесь своими документами и работайте с другими.

Отслеживайте и просматривайте изменения.

Создать документ

На вкладке "Файл" нажмите "Создать".

В поле Поиск онлайн-шаблонов введите тип документа, который вы хотите создать, и нажмите клавишу ВВОД.

Совет. Чтобы начать с нуля, выберите Пустой документ. Или, чтобы попрактиковаться в использовании функций Word, воспользуйтесь учебным пособием, таким как Добро пожаловать в Word, Вставьте свое первое оглавление и т. д.

Добавить и отформатировать текст

Поместите курсор и введите текст.

Чтобы отформатировать, выделите текст, а затем выберите вариант: полужирный, курсив, маркеры, нумерация и т. д.

Добавление рисунков, фигур, SmartArt, диаграмм и т. д.

Выберите вкладку "Вставка".

Выберите, что вы хотите добавить:

Таблицы — выберите "Таблица", наведите указатель мыши на нужный размер и выберите его.

Изображения. Выберите «Изображения», найдите изображения на своем компьютере, выберите стоковое изображение или даже выполните поиск в Bing.

Примечание. В более ранних версиях Word на ленте рядом с изображениями могут быть онлайн-изображения.

Фигуры — выберите "Фигуры" и выберите фигуру в раскрывающемся списке.

Значки: выберите Значки, выберите нужный и нажмите Вставить.

3D-модели: выберите 3D-модели, выберите из файла или источника в Интернете, перейдите к нужному изображению и нажмите Вставить.

SmartArt: выберите SmartArt, выберите графику SmartArt и нажмите кнопку ОК.

Диаграмма — выберите Диаграмма, выберите нужную диаграмму и нажмите кнопку ОК.

Снимок экрана – выберите Снимок экрана и выберите нужный вариант в раскрывающемся списке.

Хотите создавать профессиональные бизнес-отчеты или научные статьи? Воспользуйтесь этими советами по форматированию документов Word.

Microsoft Word содержит так много функций, что вы можете создавать с его помощью практически все, что захотите. Но эти функции не всегда приводят к красивому, высококачественному и профессиональному дизайну документов, которого вы ожидаете.

Одно дело знать все о Microsoft Word, всех его тонкостях, особенностях и функциях, и совсем другое — знать, что делает документ отличным. Здесь мы покажем вам, как отформатировать документ Word, чтобы он выглядел профессионально.

1. Будьте проще, меньше значит лучше

Хотите узнать, как сделать документ Word красивым? Просто будьте проще и используйте скрытые функции Microsoft Word. Если вы запомните что-то из этой статьи, пусть это будет так, и вы сможете принимать правильные дизайнерские решения в будущем!

При написании документа в центре внимания должно быть содержание. Существуют рекомендации по форматированию документов, чтобы облегчить чтение и усвоение этого содержимого. Избавьтесь от соблазна добавить привлекающие внимание элементы, которые только отвлекут внимание. Максимальное количество пробелов. Сохраняйте формулировку четкой и пересматривайте любые многословные предложения или абзацы. В целом простые и минимальные правила.

2. Выберите шрифт, соответствующий контексту

Первое важное дизайнерское решение должно заключаться в том, какой шрифт вы собираетесь использовать. Традиционно считается, что шрифты с засечками легче читать в печатных документах, тогда как шрифты без засечек приятнее для глаз при чтении на цифровом экране.

Хорошими примерами шрифтов с засечками являются Garamond, Georgia, Hoefler Text и Palatino, а хорошими примерами шрифтов без засечек являются Arial, Gill Sans, Helvetica и Lucida Sans.

Пропустите Comic Sans, если хотите избежать одной из самых распространенных ошибок в дизайне презентаций. И что бы вы ни использовали, придерживайтесь одного и того же шрифта во всем документе. При желании вы можете использовать другой шрифт для заголовков.

3. Использовать стандартный размер и цвет шрифта

Нельзя научиться форматировать документ Word так, чтобы он выглядел профессионально, не обращая внимания на внешний вид текста. В деловых и академических документах обычно используется размер шрифта 12 пт, который обеспечивает наиболее удобочитаемые абзацы в сочетании с описанными ниже рекомендациями по размеру страницы, полям и межстрочному интервалу.

Некоторые насыщенные информацией отчеты иногда могут иметь размер шрифта 10 пунктов, но не меньше.

Вообще лучше держать руки подальше от всего, что связано с цветами, особенно с печатными документами. Вам придется заплатить больше за цветные чернила, и они не будут перенесены, если документ когда-либо будет скопирован. Для цифровых документов зарезервируйте цветной текст для критических предупреждений и т.п. Лучше выделять жирным шрифтом и курсивом текст.

4. Использовать стандартный размер страницы и поля

Почти все офисные документы распечатываются для стандартных страниц размером 8½ x 11 дюймов, известного как формат US Letter (также известный как A4 в других странах, который составляет 210 мм x 297 мм). Это единственный размер, который гарантированно будет доступен независимо от того, какой принтер вы используете.

Что касается полей, большинство руководств по стилю и руководств по стилю требуют наличия полей шириной 1 дюйм со всех сторон страницы, что обеспечивает наилучшую читабельность строк и позволяет при необходимости делать письменные аннотации. Однако, если документ будет быть переплетены в папку, вы можете увеличить боковые поля до 1½", чтобы разместить кольца.

5. Выровнять абзацы по левому краю

У вас может возникнуть соблазн использовать выравнивание по ширине, потому что оно используется в газетах, романах и некоторых учебниках, но это неправильный выбор для офисных и академических документов. Почему важно сделать документ официальным? Без формальностей ваш документ становится нечитаемым.

Что вам нужно, так это выравнивание текста по левому краю.Это создает зубчатость в правой части абзацев, но сохраняет интервалы между буквами, как это предусмотрено любым шрифтом, который вы используете, и это означает оптимальную читаемость. В противном случае вы можете получить типографские рек, которые очень отвлекают внимание и просто выглядят некрасиво.

6. Отступ первых строк абзацев

Между абзацами не должно быть дополнительных интервалов, а первые строки абзацев должны иметь отступ, чтобы каждый абзац выделялся. Единственным исключением являются абзацы, которые следуют непосредственно за заголовком раздела, которые можно оставить без отступа, поскольку окружающий контекст дает понять, что это отдельный абзац.

Общее эмпирическое правило заключается в том, чтобы размер отступа был таким же, как размер шрифта. Убедитесь, что вы используете функции оформления абзацев Word для обработки отступов, а не используете клавишу Tab!

7. Поместите изображения между абзацами

Возможно, можно размещать изображения внутри абзаца и позволять окружающему тексту обтекать его. Если ваша организация предпочитает именно такой способ, сделайте это. Но в целом это может ухудшить читабельность, особенно в отчетах, основанных на данных.

Самый безопасный вариант, особенно для графиков, диаграмм и таблиц, — размещать изображения между абзацами и выравнивать их по центру. Таким образом, ваши изображения никогда не будут соперничать за внимание с окружающим текстом. Это также помогает выделять подписи.

8. Выберите межстрочный интервал, соответствующий контексту

Правильный выбор междустрочного интервала (пробел, отделяющий строку текста от следующей строки текста) зависит от типа документа, который вы пишете.

Научные статьи должны сначала следовать всем существующим академическим руководствам по стилю, а затем отдавать предпочтение двойным интервалам, если руководства по стилю не существует. Деловые и офисные документы, как правило, печатаются с одинарным интервалом, чтобы свести к минимуму количество страниц, необходимых при печати, но цифровые документы легче читать, если интервал составляет от 120 до 150 процентов.

9. Разделяйте текст заголовками и списками

Чем длиннее документ, тем важнее становятся заголовки. Вы бы предпочли прочитать 20-страничный отчет, который представляет собой не что иное, как стену текста от начала до конца? Или 30-страничный отчет, разбитый на соответствующие разделы, подразделы и заголовки? Я предпочитаю последнее каждый раз.

Списки также хороши для разрушения стен текста и привлечения внимания к важным моментам. Используйте пронумерованные списки при подсчете набора элементов (например, «пять качеств успешного предпринимателя») или при предоставлении пошаговых инструкций. В противном случае подойдут маркированные списки. Просто избегайте чрезмерного использования списков, которые ухудшают читабельность вашего документа Word.

Это особенно важно, когда речь идет об использовании Word для форматирования сценария.

10. Разделяйте разделы разрывами

Если вы хотите узнать, как сделать свой отчет профессиональным, вам нужно ознакомиться с разрывами разделов. В Microsoft Word разрывы разделов позволяют различать определенные страницы с помощью изменения ориентации, столбцов, верхних и нижних колонтитулов, номеров страниц и т. д. Разрывы разделов бывают четырех видов:

Следующая страница. Начало следующего раздела на следующей странице.
Непрерывно: начать следующий раздел на текущей странице.
Четная страница. Начните следующий раздел со следующей четной страницы.
Нечетная страница. Начните следующий раздел со следующей четной страницы.

Если ваш документ достаточно велик и ему нужны главы, это лучший способ отформатировать их в чистом виде. Каждая глава должна быть сделана с разрывом раздела «Следующая страница» или разделом «Четная страница» или «Нечетная страница», если вы собираетесь поместить ее в подшивку. Мы также показали, как при необходимости удалить разрывы страниц.

Узнайте, как отформатировать документ Word, чтобы он выглядел профессионально

Если вашей организации или учебному заведению не требуется определенный макет и формат, вы можете пропустить тяжелую работу по настройке собственного шаблона и просто загрузить его. Это поможет вам быстро добиться профессионального дизайна документа.

Используя Microsoft Word, вы можете написать свои правила простым английским языком. Затем вы форматируете эти правила с помощью стилей, представленных на вкладке «Моделирование политик Oracle», чтобы их можно было скомпилировать в формат, который может использоваться механизмом определения Oracle.

Прежде чем вы начнете писать правила, вам нужно изменить некоторые настройки Word по умолчанию.

Что вы хотите сделать?

Подготовка Word к написанию правил

Некоторые обычные настройки в Microsoft Word будут мешать созданию правил Oracle Policy Modeling, поэтому вам потребуется внести следующие изменения в настройки Word:

Автозамена

Снимите флажок Делать первую букву предложения заглавной
Снимите флажок Делать первую букву ячеек таблицы заглавной
Снимите флажок Заменять текст при вводе

Автоформат при вводе

Снимите флажок "Прямые кавычки" с "умными кавычками".
Снимите флажок Автоматические маркированные списки.
Снимите флажок Автоматически нумерованные списки.
Снимите флажок Форматировать начало элемента списка так же, как предыдущий
Снимите флажок Установить левый и первый отступ с помощью табуляции и возврата
Снимите флажок Определять стили на основе форматирования

Единицы измерения и площадь стиля

Установите в качестве единиц измерения сантиметры и ширину области стиля примерно 3 см. Это поможет вам увидеть, что происходит со стилями моделирования политик Oracle.

В инструментах | Опции | На вкладке "Общие" измените единицы измерения на сантиметры .
В инструментах | Опции | На вкладке "Вид" установите ширину области стиля на 3 см.

В Word 2007 и более поздних версиях кнопка "Показать стили" в группе "Документ" на вкладке "Моделирование политик Oracle" обеспечивает ярлык для отображения области стилей.

Параметры, позволяющие сделать это вручную в Word 2007 и более поздних версиях, можно найти в разделе Параметры Word | Расширенный | Дисплей:

Измените параметр Показать единицы измерения: на Сантиметры .
Установите ширину области стиля в представлениях «Черновик» и «Структура»: 3 см. Обратите внимание, что вам нужно будет выбрать представление «Черновик» или «Схема документа», когда вы используете Word, чтобы увидеть это.

Убедитесь, что язык правил и язык словаря в Microsoft Word синхронизированы (например, если языком правил является английский (американский), языком словаря в Word должен быть английский (США)).
Для чрезвычайно сложных проектов, содержащих либо очень большие документы правил (более 70 страниц), либо большое количество документов правил, также следует отключить автоматическое сохранение, резервное копирование и фоновое повторное размещение, чтобы повысить производительность Microsoft Word с Oracle Policy Modeling.

Понимание формата и структуры моделирования политик Oracle

Формат моделирования политик Oracle достаточно строг, чтобы обеспечить согласованность и полноту правил и избежать логической двусмысленности. В частности, стили и отступы играют важную роль в распознавании значения правил. Отступы и стили используются для отделения условий от заключения и условий разных уровней друг от друга. Отдельные условия разделены на разные строки, и расположение и и или между условиями имеет особое значение.

Правила должны быть размечены в Word с использованием стилей Oracle Policy Modeling, чтобы их мог распознать компилятор Oracle Policy Modeling. Стили отображаются на панели инструментов Oracle Policy Modeling и в шаблонах документов, которые присоединяются ко всем документам Word, созданным с помощью Oracle Policy Modeling. Oracle Policy Modeling ищет эти стили при анализе ваших правил для определения различных компонентов правил. Каждый стиль имеет уникальное имя и цвет, чтобы его было легко идентифицировать. Текст, который не соответствует стилям Oracle Policy Modeling, игнорируется компилятором Oracle Policy Modeling.

В приведенном ниже правиле показан пример стилей OPM, которые можно применить в Word с помощью стилей Заключение и Уровень на вкладке Моделирование политики Oracle:

заявитель имеет право на получение пособия на проживание, если OPM - заключение

заявитель проживает один и OPM - уровень 1

заявитель соответствует возрастным критериям OPM - уровень 1

заявитель соответствует возрастным критериям мужчин OPM - уровень 2

заявитель старше 65 лет и OPM - уровень 3

заявитель является мужчиной ОПМ - уровень 3

или ОПМ - уровень 2

заявитель соответствует женскому возрастному критерию ОПМ - уровень 2

заявитель является возраст старше 60 лет и OPM - уровень 3

заявительница - женщина OPM - уровень 3

Microsoft Word – это приложение для обработки текстов, которое может входить в состав пакета Microsoft Office.

Установив Word на ПК, Mac или мобильном устройстве, вы можете:

Создавайте документы с нуля или по шаблону.
Добавьте текст, изображения, иллюстрации и видео.
Исследуйте тему и найдите надежные источники.
Открывайте свои документы с компьютера, планшета или телефона с помощью OneDrive.
Обменивайтесь документами и работайте с другими.
Отслеживайте и просматривайте изменения.

Вам понадобится:

Следуйте этим пошаговым инструкциям, чтобы создать новый документ в Microsoft Word

Шаг 1. Чтобы открыть Microsoft Word, нажмите кнопку «Пуск» Windows в левом нижнем углу экрана или в левом нижнем углу клавиатуры.

Появится следующий экран:

Выберите Word из списка слева, как показано выше.

Создать документ

Шаг 2. После открытия Word перейдите в меню "Файл" (вверху слева) и выберите "Создать"

Шаг 3. Вы увидите несколько шаблонов, а также учебное руководство «Добро пожаловать в Word», но если вы хотите работать только с обычным документом, выберите «Пустой документ»

Шаг 4. Откроется новый пустой документ, готовый для ввода текста.

Добавить и отформатировать текст

Нажмите в верхнем левом углу и введите текст.

Чтобы отформатировать, выделите текст, а затем выберите вариант: полужирный, курсив, подчеркивание, маркеры и т. д.

Последнее обновление: 30 марта 2021 года, автор: Мэри Коулман, чемпион по цифровым технологиям

Читайте также: