Недопустимо использовать электронную таблицу для

Обновлено: 04.07.2024

Мы вступили в эпоху больших данных, когда все больше и больше компаний осознают ценность и важность данных во многих областях своего бизнеса, от исследований рынка и клиентов до внутренних показателей продаж и HR-аналитики.< /p>

Но мы также вступили в неловкие подростковые годы больших данных, когда все больше компаний присоединяются к побеждающей стороне на выборах, а затем используют устаревшие инструменты, чтобы попытаться визуализировать и передать эти данные, а именно электронные таблицы (такие как Microsoft Excel). На самом деле, опросы показывают, что каждая пятая компания использует электронные таблицы в качестве основного инструмента для внутренней передачи данных.

В электронных таблицах нет ничего плохого; они являются отличными инструментами для многих различных работ. Но визуализация данных и передача данных не входят в их число.

Согласно опросу 2000 сотрудников в США и Великобритании:

Другими словами, сотрудники хотят участвовать в обсуждениях общей эффективности бизнеса, а это означает, что ключевые показатели эффективности и другие данные должны быть доведены до сведения больших групп людей на всех уровнях бизнеса.

Проблемы с отчетами в электронных таблицах (Фото YOSHIKAZU TSUNO/AFP/Getty Images)

Чтобы это работало, чтобы данные были поняты, а общение было эффективным, командам нужно что-то, что может помочь им визуализировать данные более легко и эффективно. Электронные таблицы не подходят для этой работы, потому что:

Большинству людей они не нравятся. По какой-то причине у Excel плохая репутация, особенно среди сотрудников, которые не используют его часто. В то время как аналитик данных, который часто по уши в электронных таблицах, может найти в них полезные инструменты, люди в других отделах компании могут счесть их запутанными или пугающими. Это означает, что вы уже оттолкнули большую часть своей аудитории с самого начала. Многие люди даже не открывают вложения электронной почты в Excel, не говоря уже о том, чтобы анализировать их, чтобы найти ценную информацию.
Важные данные скрыты. Поскольку вы видите все необработанные данные одновременно, трудно интерпретировать, что важно, а что нет. Инструменты визуализации можно использовать для выделения важных аспектов набора данных или результатов, но в электронных таблицах трудно увидеть лес за деревьями. Вы упускаете суть, если вашей команде сложно идентифицировать сообщения или понять, как данные связаны с их повседневной работой.
Их трудно анализировать. Опять же, особенно для неспециалистов, электронные таблицы могут быть трудны для анализа. Хуже того, объем представленных данных может привести к неправильной интерпретации, и ваша команда может сделать неправильный выбор или предпринять неправильные действия на основе этой неправильной интерпретации. Кроме того, люди, знакомые только с электронными таблицами и связанными с ними инструментами, как правило, создают диаграммы и графики, которые часто искажают данные, включая трехмерные графики и круговые диаграммы, просто потому, что инструмент (например, Excel) упрощает их создание.
Потеря исторических данных. Электронные таблицы не предназначены для хранения исторических данных, поэтому часто, пытаясь сохранить их размер управляемым, они «обновляются», и компании теряют свои исторические данные. Это затрудняет или делает невозможным определение тенденций во времени и сравнение данных за более длительные периоды времени.
Трудно поделиться. Даже с решениями для облачных вычислений трудно совместно использовать электронную таблицу для многих членов команды. А из-за вероятности того, что данные могут быть случайно удалены или изменены, общедоступная электронная таблица редко является «живой» или в режиме реального времени. В лучшем случае оно может приходить по электронной почте раз в неделю, что создает проблему потери информации в почтовых ящиках членов команды.

Хорошая новость заключается в том, что теперь существуют отличные и недорогие инструменты, которые позволяют компаниям создавать более эффективные отчеты.

В последние годы появились такие инструменты, как Tableau и Qlik, которые позволяют улучшить визуализацию данных в массы, и инвесторы считают визуализацию данных хорошим выбором. Компания Qlik только что объявила о заключении соглашения о покупке частной инвестиционной компанией Thoma Bravo за 3 миллиарда долларов.

Кроме того, компания Google недавно объявила о выпуске бесплатной версии своего продукта Data Studio 360 для небольших компаний и частных лиц, в отличие от Microsoft Power BI. Это уменьшенная версия инструмента визуализации данных, включенного в пакет Analytics 360, который позволяет корпоративным командам получать доступ к возможности визуализации данных из нескольких источников и создавать доступные отчеты и графики, которыми можно легко поделиться с членами команды на всех уровнях. бизнес.

На мой взгляд, именно так будут действовать все компании, поскольку они начинают понимать не только важность данных, но и важность четкого доведения содержащейся в них информации до всех в своей организации.

ИТ-руководители начали год с ветерком в спину, опираясь на инвестиции, сделанные во время пандемии, и вновь сосредоточившись на .

Определения метавселенной различаются, как и прогнозы относительно того, когда она появится. Но умные ИТ-директора должны ознакомиться с .

Компании, привлекающие украинских программистов, работают над переводом сотрудников, желающих переехать. Технологические компании в долгосрочной перспективе могут .

Популярный пакет JavaScript был саботирован его разработчиком и содержал сообщения в поддержку Украины, что превратилось в .

Компания Trend Micro обнаружила, что ботнет Cyclops Blink, изначально нацеленный на устройства WatchGuard, теперь распространяется на Asus.

Таинственная группа вымогателей LokiLocker привлекла внимание исследователей BlackBerry, которые говорят, что эта группа может стать .

Cradlepoint и Extreme Networks объединят маршрутизаторы 5G первой компании с сетевой структурой второй для создания беспроводной глобальной сети 5G.

Израильский стартап OneLayer запустился незаметно с начальным финансированием в размере 8,2 млн долларов США и программной платформой для защиты Интернета вещей.

Российско-украинская война, которая затрагивает все, от инфляции до доступности чипов, оставила половину корпоративных технических лидеров.

Intel оптимистично настроена, что ее дорожная карта процессоров может вернуть компанию на первое место, но компания сталкивается со сложной перспективой .

Безопасность в центре обработки данных требует от организаций выявления и устранения различных факторов риска, от электрических систем до .

Недавние достижения в технологиях центров обработки данных и кадровых моделях отражают стремление организаций к повышению гибкости ИТ, .

Snowflake продолжает расширять предложения своей отраслевой вертикальной платформы, помогая пользователям из разных сегментов рынка собирать деньги.

Платформа RKVST поддерживает несколько типов приложений для работы с данными на блокчейне, включая безопасный обмен данными SBOM для обеспечения кибербезопасности.

Законы о конфиденциальности данных во всем мире постоянно меняются. Эти 10 элементов помогут организациям идти в ногу со временем .

Таблицы – это удобный инструмент для множества команд и компаний. Возможно, вы даже используете его прямо сейчас. Но действительно ли это лучший инструмент для хранения, управления и визуализации данных вашего бизнеса? Пришло время серьезно взвесить преимущества и недостатки электронных таблиц.

Не заблуждайтесь: электронные таблицы предлагают широкий спектр преимуществ, в том числе низкую стоимость и то, что большинство людей знакомы с ними. Но их также может быть сложно использовать, и они изначально не интегрируются с системами маркетинга, продаж и обслуживания.

В этом посте мы рассмотрим преимущества и недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах, управления проектами и обработки данных.

Преимущества электронных таблиц

Таблицы бесплатны.
Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.
Таблицы можно настраивать.
Таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.
Управлять данными и анализировать их легко.
Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.
Таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.
Таблицы – великолепный инструмент для работы с финансовыми документами.
У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.
Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

1. Электронные таблицы бесплатны.

Для большинства компаний программное обеспечение для работы с электронными таблицами доступно и часто бесплатно. Независимо от того, использует ли ваша компания Microsoft Excel или использует Google Таблицы Google Workspace, большинство людей, имеющих подключение к Интернету, могут получить доступ к электронным таблицам.

2. Работа с электронными таблицами требует минимального обучения.

Использовали ли вы электронные таблицы для управления личными финансами или потратили бессчетное количество часов на создание сводных таблиц для предыдущих должностей, скорее всего, у вас есть некоторый практический опыт работы с электронными таблицами. Помимо создания сложных формул, запись информации в электронные таблицы довольно интуитивно понятна и не требует интенсивного обучения, чтобы освоить ее. Это делает электронные таблицы доступным вариантом для команд, которые быстро расширяются и не имеют времени на обучение новых сотрудников работе со сложным программным обеспечением.

3. Электронные таблицы можно настраивать.

Таблицы легко настраиваются, особенно если вы знаете, как использовать множество формул и функций. С помощью электронной таблицы можно создать документ любого типа, даже календарь.

Поскольку их можно настраивать, их использование может быть пугающим.Вы даже не знаете, с чего начать, если нет шаблона электронной таблицы для того, что вы хотите сделать. Поэтому, если вы хотите использовать электронные таблицы для бизнеса, важно, чтобы хотя бы один из членов вашей команды знал, как настроить электронную таблицу для оптимизации бизнес-процесса.

4. Электронные таблицы могут быть более удобными для совместной работы, чем другие инструменты.

В настоящее время большинство бизнес-инструментов предоставляют некоторые функции для совместной работы. Например, Trello позволяет командам управлять проектами в одном интерфейсе. Но ни один инструмент не обеспечивает такой наглядности, как электронная таблица.

Таблицы могут свободно редактироваться любым членом команды, что автоматически расширяет возможности совместной работы. В то время как другие инструменты могут блокировать некоторые разрешения в зависимости от должностей членов команды или уровней управления, в электронных таблицах таких ограничений нет (если только вы не ограничиваете разрешения намеренно).

Обратите внимание, что это верно только для онлайн-инструментов, таких как Google Таблицы. Инструмент, загруженный на ваш локальный диск, например Excel, не будет таким удобным для совместной работы, поскольку файл доступен только на вашем ноутбуке.

5. Данные легко обрабатывать и анализировать.

Электронные таблицы упрощают работу с данными. Вы можете складывать, вычитать, делить и умножать наборы данных; создавать сводные таблицы; удалить дубликаты; получить данные с других вкладок; и искать во всех строках и столбцах определенную фразу или параметр.

Однако у этого есть и обратная сторона. Вы можете легко сломать электронную таблицу, если случайно удалите фрагмент данных, который был частью формулы или вычисления. Также легко случайно передать информацию из ячейки в другую ячейку, и к тому времени, когда вы это поймаете, может быть уже слишком поздно, чтобы отменить это. Так что вам придется скрестить пальцы и надеяться, что вы помните данные.

6. Вы можете интегрировать электронные таблицы с некоторыми инструментами.

Это особенно верно для облачных таблиц Google. Используя такой инструмент, как Zapier или Integromat, вы можете автоматически загружать данные электронной таблицы в свою CRM или в программное обеспечение для управления проектами — при условии, что столбцы электронной таблицы соответствуют полям ввода в программном обеспечении. Если есть несоответствие, вы можете ожидать серьезных ошибок интеграции.

7. Электронные таблицы легко и быстро добавляются в рабочий процесс.

При использовании специализированной системы, такой как программное обеспечение для продаж, пользователям может потребоваться время, с электронными таблицами таких проблем не возникает. Как только вы создадите электронную таблицу и поделитесь ею с членами команды, ее легко интегрировать в рабочий процесс команды — независимо от размера вашей команды.

8. Электронные таблицы — отличный инструмент для работы с финансовыми документами.

Нет другого инструмента, кроме электронной таблицы, для создания финансовых документов, таких как балансы, бизнес-бюджеты и отчеты о движении денежных средств. Когда вы будете готовы экспортировать данные о доходах и активах из своего бухгалтерского инструмента, это так же просто, как подставлять числа и создавать новый отчет в электронной таблице каждый квартал.

9. У вас есть доступ к бесчисленным шаблонам электронных таблиц.

Ранее я упоминал, что для использования электронной таблицы в вашем случае вам, вероятно, понадобится шаблон. В противном случае было бы сложно создать электронную таблицу, которая будет работать для вас и вашей команды. Хорошая новость заключается в том, что существует множество шаблонов как для Excel, так и для Google Таблиц. Вы можете найти около сотни примеров в библиотеке бизнес-шаблонов HubSpot.

10. Вы можете визуализировать данные (с оговорками).

Вы можете использовать электронные таблицы для визуализации данных, но вы должны знать, как это сделать. В таком инструменте, как HubSpot CRM, вам просто нужно получить доступ к инструменту панели отчетности, чтобы увидеть ваши данные, визуализированные автоматически. Электронные таблицы могут делать то же самое, но вам нужно знать, как правильно выбирать данные, чтобы не получить ошибку.

Как только вы научитесь обращаться с инструментами визуализации электронных таблиц, вы сможете легко создавать диаграммы и графики.

Подводя итог, можно сказать, что электронных таблиц может быть достаточно для стартапов на самых ранних стадиях, но эти преимущества часто недолговечны. Со временем электронные таблицы могут принести больше проблем, чем пользы.

Даже для небольшой компании управление информацией о клиентах с помощью электронных таблиц в лучшем случае непродуктивно, а в худшем — просто опасно по целому ряду причин. Теперь давайте обсудим недостатки использования электронных таблиц для отслеживания информации о клиентах и бизнес-данных.

Недостатки электронных таблиц

Электронные таблицы неудобны для пользователя.
Таблицы не защищены.
Трудно сказать, кто редактировал таблицу.
У правды будет несколько версий.
В электронных таблицах могут быть ошибки.
Жалоба — это больно.
Визуализация данных затруднена.
Ключевые данные о клиентах зависят от повседневной жизни.
Встроенной интеграции с бизнес-системами нет.
С помощью электронных таблиц менеджерам сложнее управлять членами команды.
Таблицы недоступны для мобильных устройств.
Таблицы трудно масштабировать.

1. Электронные таблицы неудобны для пользователя.

От этого никуда не деться. Электронные таблицы просто неудобны для пользователя. Они настраиваемые и знакомые, но когда вам нужно обрабатывать много данных, вы обнаружите, что прокручиваете сотни, если не тысячи строк и столбцов. Трудно сделать электронные таблицы удобными для восприятия и чтения.

Например, взгляните на эту таблицу:

А затем посмотрите аналогичную информацию в CRM HubSpot:

Намного легче читать и управлять, не так ли? Приведенный выше вид применяется автоматически. Если вы хотите сделать электронную таблицу более удобной для пользователя и легкой для чтения, вам придется значительно поработать с цветами, шрифтом и размером шрифта.

2. Электронные таблицы не защищены.

В отличие от выделенной системы, требующей доступа для входа в систему, электронные таблицы можно распространять среди всех и везде, просто отправив электронное письмо. Это позволяет недовольному или недобросовестному сотруднику легко обмениваться сведениями о потенциальных клиентах и клиентах с внешними контактами (читай: с вашими конкурентами).

3. Трудно сказать, кто редактировал таблицу.

Несмотря на то, что электронные таблицы – это отличные инструменты для совместной работы, которые позволяют любому члену вашей команды добавлять информацию, сложно сказать, кто редактировал ячейку. Это может затруднить точное определение соответствующей стороны в случае возникновения ошибки или если что-то еще пойдет не так с листом.

В частности, в сфере продаж сложно создать упорядоченную систему для распределения лидов и клиентов, когда вы работаете с электронными таблицами. Если вы не научите своих представителей делать подробные записи и следовать строгому процессу документирования, вы не сможете узнать, кто в последний раз связывался с покупателем или потенциальным клиентом, каково было содержание сообщения и когда произошло взаимодействие.

4. Версий правды будет несколько.

Все могут начать работать с одними и теми же данными . но, вероятно, это не будет оставаться таким долго. Каждый раз, когда представитель вносит изменения в основную таблицу, ему необходимо загрузить ее в центральный репозиторий, чтобы изменения были переданы остальной команде.

А если они забудут это сделать, у вас будет несколько версий "одной" таблицы — все с немного разными данными. Как узнать, какой из них правильный? Это верный рецепт беспорядочного процесса продаж.

5. Электронные таблицы подвержены ошибкам.

Что ж, электронные таблицы не подвержены ошибкам, но их пользователи, безусловно, подвержены ошибкам. (Виновен.)

С учетом того, что с одной таблицей работает так много людей, а одновременно выполняется так много изменений и расчетов, вполне естественно, что электронные таблицы будут содержать ошибки определенного типа. Если вы надеетесь на точность, не ждите ее от электронных таблиц. Вот почему разумно инвестировать в программное обеспечение базы данных, которое может быстро и точно устранять ошибки самостоятельно или сообщать вам об их исправлении. Потому что самое худшее в электронных таблицах, особенно в больших, заключается в том, что в них легко пропустить ошибки, если только вы не просматриваете их последовательно строку за строкой.

6. Жалоба — это больно.

Скомпилировать все различные версии электронной таблицы в одну основную копию достаточно сложно, но тогда менеджеры должны составлять содержательные отчеты на основе данных. Как известно любому, кто пробовал создавать отчеты в Excel, это не для слабонервных. И чем сложнее ваши данные, тем сложнее становится отчетность.

7. Визуализация данных затруднена.

Как уже упоминалось, пользователи могут создавать диаграммы и графики в электронных таблицах. Но "создать" - ключевое слово. Сборка любого вида визуализации данных в электронной таблице занимает много времени и вызывает разочарование. Менеджеры могут вообще пропустить визуальные эффекты — в конце концов, они не нужны. Но представление электронной таблицы, состоящей из тысяч строк, гарантированно вызовет у членов вашей команды глаза.

8. Важнейшие данные о клиентах зависят от повседневной жизни.

Если вы используете Excel, вы рискуете потерять данные. Много данных. Данные, хранящиеся исключительно на отдельных компьютерах, могут быть потеряны навсегда, если ваш ноутбук упадет или будет залит кофе. Хотя Google Таблицы — отличная альтернатива, они также могут привести к потере данных при потере подключения к Интернету.

9. Нет встроенной интеграции с бизнес-системами.

Если вы хотите подключить свои электронные таблицы к другим используемым вами системам, вам придется надеяться, что существует интеграция с Zapier или аналогичным инструментом.Если этого не произойдет, вам не повезло, и вам придется вручную передавать данные в другие системы.

Отсутствие интеграции означает, что клиенты и потенциальные клиенты могут получать избыточную информацию. или вообще никакой. Ни один из этих сценариев не приведет к продажам или росту вашего бизнеса.

10. Электронные таблицы усложняют менеджерам управление членами команды.

Чтобы эффективно обучать и наставлять, менеджеры должны иметь представление о повседневных действиях и процессах членов своей команды. Это почти невозможно сделать с помощью электронных таблиц. И члены команды, и менеджеры быстро разочаруются в кажущемся бесконечным цикле загрузки, скачивания, прикрепления и отправки электронных таблиц.

Намного лучшей альтернативой является инструмент управления проектами или CRM, в котором ведется учет всех действий представителей.

11. Электронные таблицы недоступны для мобильных устройств.

Это плохо для любой команды, но особенно плохо для продаж. Доказано, что мобильный доступ к системам продаж повышает производительность торговых представителей — по некоторым оценкам, на целых 24%. Но, несмотря на другие достоинства электронных таблиц, они не совсем удобны для мобильных устройств. Вытаскивание ноутбука каждый раз, когда вам нужно ввести или изменить данные о клиенте, быстро утомляет.

Для сравнения, HubSpot CRM предлагает торговым представителям мобильное приложение, с помощью которого они могут быстро вводить свои действия.

12. Таблицы трудно масштабировать.

После того как ваша компания и список ваших клиентов начнут расти, таблицы продаж тоже должны будут расти. Однако чем больше электронная таблица, тем больше вероятность того, что она будет содержать ошибки и неработающие формулы. Не говоря уже о том, что большие электронные таблицы гораздо более громоздки как для пользователей, так и для администраторов.

Таблицы звучат как твердое «нет», не так ли? Но когда вы используете электронную таблицу по сравнению с другими типами инструментов? Давайте сейчас рассмотрим эти экземпляры.

Когда использовать электронную таблицу

Если вы хотите одновременно управлять большим набором данных

Таблицы – отличный инструмент, когда вам нужно единовременно обрабатывать и обрабатывать большой набор данных. Допустим, вы экспортировали все данные о трафике для своего веб-сайта и хотите найти страницы с наибольшим трафиком. Электронные таблицы позволяют довольно быстро просматривать данные для одной даты или одного временного диапазона в одном знакомом интерфейсе.

Однако если вы хотите отслеживать трафик с течением времени, электронные таблицы — не лучший инструмент, поскольку вам придется экспортировать набор данных каждый раз, когда вы хотите получить к нему доступ. Также нет возможности легко визуализировать данные. Вы все еще можете, но вам придется использовать сложные формулы для извлечения данных и их правильной визуализации.

Когда ваша компания только начинает свою деятельность

Электронные таблицы дешевы, а иногда и бесплатны, как в случае с Google Таблицами. Когда компания только начинает свою работу, деньги не текут рекой. Стартапы тратят все свои деньги на свой продукт, а на операционной стороне обходятся эквивалентом изоленты.

Это означает, что когда нужно отслеживать данные о клиентах и контактных данных, электронные таблицы являются естественным выбором. Это тоже имеет смысл. Если у вас всего несколько клиентов, можно просто внести их информацию в электронную таблицу и поделиться ею с одним или двумя продавцами из штата.

Однако, как только ваш бизнес начнет расти, важно перейти на базу данных.

Когда нет специального инструмента для того, что вы хотите сделать

В некоторых случаях может не быть инструмента, обеспечивающего специальные функции организации и совместной работы, предлагаемые электронными таблицами.

Например, предположим, что вы являетесь частью большой команды писателей с распределенными членами команды. Возможно, вам понадобится инструмент, который позволит вам просматривать и сортировать все статьи, над которыми все работают одновременно, вместо того, чтобы переходить от одной доски проекта к другой, как в программном обеспечении для управления проектами.< /p>

Таблицы — отличный инструмент для этого. Используя формулы и функции, вы можете создать электронную таблицу, которая будет делать именно то, что вам нужно.

Если вы не относитесь к этим лагерям, вам лучше использовать базу данных, а не электронную таблицу, особенно если вы занимаетесь продажами.

Использование баз данных по сравнению с электронными таблицами

Базы данных – это программы, предназначенные для хранения, организации и извлечения данных. В продажах наиболее распространенным типом используемой базы данных является менеджер по работе с клиентами, также известный как CRM. Во-первых, узнайте о преимуществах CRM. Затем давайте сравним работу с базой данных с работой с электронной таблицей.

1. База данных служит центральным ресурсом.

База данных CRM – это инструмент, который хранит всю контактную информацию о ваших клиентах и клиентах в одном централизованном месте, к которому может легко получить доступ вся ваша команда с разных устройств. Эта система может организовать все ваши данные, связанные с контактами, включая электронные письма, телефонные звонки и чат с клиентами и потенциальными клиентами.

2.Он предлагает бесшовную интеграцию с другим программным обеспечением.

Кроме того, базу данных CRM можно легко интегрировать с другими бизнес-системами вашей компании, в том числе с маркетинговым программным обеспечением, что может улучшить сотрудничество между вашими отделами продаж и маркетинга, гарантируя, что ваши потенциальные клиенты не получат ту же информацию или вообще упустят ее.< /p>

3. Это легко масштабировать для растущих компаний.

Таблицы удобны для хранения основных количественных данных и часто обслуживаются вручную. С другой стороны, базы данных более эффективно хранят качественные данные, поэтому они идеально подходят для сложных предприятий с большой клиентской базой или сложным процессом продаж. Базы данных часто имеют возможности автоматизации, которые помогают организациям сэкономить время на ручном вводе данных.

Для компаний, которые масштабируются или быстро приобретают новых клиентов за короткий период времени, переход с электронных таблиц на базу данных CRM может помочь вашей компании продавать больше клиентов.

Стоит ли преимущества электронных таблиц нести недостатки?

Преимущество использования электронных таблиц для бизнеса сводится к двум основным факторам: они бесплатны (с реализацией Microsoft Office или Google Workspace) и не требуют обучения.

Это, безусловно, веские причины, особенно для небольшой компании, у которой нет ни денег, ни ресурсов для обучения. Но инструмент базы данных, такой как HubSpot CRM, гораздо лучше подходит для большинства команд. И лучшая часть? CRM может быть такой же недорогой, как электронная таблица. Откажитесь от электронных таблиц вместе со всеми их различными проблемами и получите CRM, чтобы эффективно развивать свою команду и свою компанию.

Примечание редактора. Это сообщение было первоначально опубликовано в апреле 2015 года и обновлено для полноты картины.

Распространенной стратегией является создание нескольких таблиц данных в одной электронной таблице. Это сбивает компьютер с толку, так что не делайте этого! Когда вы создаете несколько таблиц в одной электронной таблице, вы рисуете ложные ассоциации между вещами для компьютера, который рассматривает каждую строку как наблюдение. Вы также потенциально используете одно и то же имя поля в нескольких местах, что затруднит очистку ваших данных до пригодной для использования формы. В приведенном ниже примере показана проблема:

А как насчет вкладок рабочего листа? Кажется, это простой способ упорядочить данные, верно? Ну да и нет. Когда вы создаете дополнительные вкладки, вы не позволяете компьютеру видеть соединения в данных, которые там есть (вы должны ввести функции или сценарии, специфичные для приложения электронной таблицы, чтобы гарантировать это соединение). Скажем, например, вы создаете отдельную вкладку для каждого дня измерения.

Это плохая практика по двум причинам: 1) вы, скорее всего, случайно добавите несоответствия в свои данные, если каждый раз, когда вы выполняете измерение, вы начинаете записывать данные на новой вкладке, и 2) даже если вам удается предотвратить чтобы не закрались все несоответствия, вы добавите себе дополнительный шаг, прежде чем анализировать данные, потому что вам придется объединять эти данные в единую таблицу данных. Вам придется явно указывать компьютеру, как объединять вкладки, а если вкладки имеют непоследовательный формат, возможно, вам даже придется делать это вручную!

В следующий раз, когда вы будете вводить данные и будете создавать другую вкладку или таблицу, я хочу, чтобы вы спросили себя: "Могу ли я избежать добавления этой вкладки, добавив еще один столбец в исходную таблицу?"

Ваш лист данных может стать очень длинным в ходе эксперимента. Это усложняет ввод данных, если вы не видите свои заголовки в верхней части электронной таблицы. Но НЕ повторяйте заголовки. Они могут легко смешаться с данными, что приведет к проблемам в будущем.

Вместо этого вы можете заморозить заголовки столбцов.

Возможно, когда вы что-то измеряете, это обычно ноль, например, количество раз, когда слон наблюдается в объекте или опросе. Зачем записывать ноль в этом столбце, если в основном это нули?

Однако существует разница между нулем и пустой ячейкой в электронной таблице. Для компьютера ноль на самом деле является данными. Вы измерили или посчитали это. Пустая ячейка означает, что она не измерялась, и компьютер интерпретирует ее как нулевое значение.

Электронные таблицы или статистические программы, скорее всего, неправильно интерпретируют пустые ячейки, которые должны быть нулевыми. Это равносильно пропуску данных. Нулевые наблюдения — это реальные данные! Недопустимо оставлять нулевые данные пустыми в письменных лабораторных записях, но НИКОГДА нельзя, когда вы переводите свои данные в цифровой формат.

Решение. Многие статистические программы не распознают, что числовые значения null действительно равны нулю. Это будет зависеть от окончательного применения ваших данных и от того, как вы собираетесь их анализировать, но очень важно использовать четко определенный и ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ нулевой индикатор.Пробелы (для большинства приложений) и NA (для R) являются хорошим выбором.

Из статьи Уайт и др., 2013 г., "Девять простых способов упростить (повторное) использование ваших данных". Идеи в экологии и эволюции:

Решение: создайте новое поле для кодирования данных, которые следует исключить.

< бр />

Пример: объединение ячеек.

Решение. Если вы не будете осторожны, форматирование рабочего листа для более эстетичного вида может поставить под угрозу способность вашего компьютера видеть ассоциации в данных. Объединенные ячейки являются абсолютным НЕТ форматирования, если вы хотите, чтобы ваши данные были доступны для чтения статистическим программным обеспечением. Рассмотрите возможность реструктуризации данных таким образом, чтобы вам не нужно было объединять ячейки для организации данных

Пример: частично ваши данные были собраны летним студентом, который, как вы позже узнали, иногда неправильно определял некоторые из ваших видов. Вам нужен способ отметить, что эти данные подозрительны.

Решение. Большинство статистических программ не видят комментарии Excel, и их могут сбить с толку комментарии, размещенные в ячейках данных. Создайте еще одно поле, если вам нужно добавить примечания к ячейкам. Точно так же не включайте единицы измерения — в идеале все измерения, которые вы помещаете в один столбец, должны быть в одних и тех же единицах, но если по какой-то причине это не так, создайте другое поле и укажите единицы измерения, в которых находится ячейка.

Пример: вы нашли одного самца и одну самку одного и того же вида. Вы вводите это как 1M, 1F.

Решение. Никогда, НИКОГДА, НИКОГДА не включайте в ячейку более одной части информации. Если вам нужны оба эти измерения, разработайте свой лист данных, чтобы включить эту информацию.

Примеры

хорошее имя	хорошая альтернатива	избегать
Max_temp	MaxTemp	Максимальная температура (°C)
Осадки	Осадки_мм	precmm
Mean_year_growth	MeanYearGrowth	Средний рост/год
пол	пол	М/Ж
вес	вес	ж .
cell_type	CellType	CellType
first_observation	Наблюдение_01	1-е наблюдения.

Пример. При написании заметок вы используете Excel как текстовый процессор, даже копируя данные непосредственно из Word или других приложений.

Решение. Это распространенная стратегия. Например, при написании более длинного текста в ячейке люди часто включают разрывы строк, длинные тире и т. д. в свою электронную таблицу. Что еще хуже, при копировании данных из таких приложений, как Word, включаются форматирование и причудливые нестандартные символы (например, кавычки с выравниванием по левому и правому краю). При экспорте этих данных в среду кодирования/статистики или в реляционную базу данных могут возникнуть опасные вещи, такие как разрезание строк пополам и появление ошибок кодирования.

Общая рекомендация — избегать добавления таких символов, как символы новой строки, символы табуляции и вертикальные табуляции. Другими словами, относитесь к текстовой ячейке так, как если бы это была простая веб-форма, которая может содержать только текст и пробелы.

Читайте также: