Набор рабочих листов, хранящихся на диске в одном файле
Обновлено: 02.07.2024
При работе с Excel наступит день, когда вам нужно будет ссылаться на данные из одной книги в другой. Это распространенный вариант использования, и его довольно легко осуществить. Присоединяйтесь к нам, и мы объясним, как связать два файла Excel, и обсудим множество возможных сценариев.
Как связать файлы Excel — какие есть доступные варианты?
Поскольку существует много разных версий Excel, способы связывания данных также различаются. Намного проще, если вы предоставите общий доступ к своим файлам Excel в OneDrive, а не локально, но мы обсудим оба варианта.
Выбор способа связывания данных также зависит от общего объема того, что вы хотите связать. Если мы говорим здесь об определенных ячейках или столбцах из вашей книги, то методы по умолчанию вполне подойдут. Если вам нужно связать целые файлы Excel, использование таких инструментов, как Coupler.io с его интеграцией с Excel, может оказаться более эффективным. Но мы к этому еще вернемся!
Как связать локальные файлы в Excel?
Вы можете связать два или более файлов Excel, хранящихся на жестком диске. Когда данные изменяются в исходном файле, это изменение быстро отражается в целевом файле.
Недостаток этого подхода в том, что он будет работать только на вашем локальном компьютере. Даже если вы поделитесь обоими файлами с другим пользователем, ссылка перестанет существовать, и они будут вынуждены повторно добавить ее. Более того, данные будут обновляться только в том случае, если оба файла открыты одновременно.
Поэтому, если у вас есть выбор, лучше добавить оба файла в OneDrive. Если они уже есть, вы можете перейти к разделу Как установить связь между облачными файлами Excel.
Чтобы связать 2 файла Excel, хранящихся локально, у вас есть два варианта:
- Введите формулу, указывающую точное местоположение в исходном файле.
- Скопируйте нужные ячейки и вставьте их как ссылку
Как связать файлы в настольном Excel?
Чтобы сослаться на одну ячейку в другом локальном файле, используйте следующую формулу:
Замените SourceWorkbook.xlsx именем файла, хранящегося на вашем компьютере. Затем укажите нужный лист и ячейку. Ссылка на диапазон ячеек может выглядеть так:
Нажмите клавишу ВВОД, чтобы сохранить формулу и получить данные. Если вы используете более старую версию Excel, вам может потребоваться вместо этого нажать CTRL+SHIFT+ENTER.
Когда вы закроете исходный файл, формулы изменятся и будут включать весь путь к файлу, например:
В качестве альтернативы вы можете:
Обратите внимание: если исходный файл закрыт и вы ссылаетесь на него с помощью формулы, никакие данные не будут извлекаться, пока вы не откроете файл.
Как связать облачные файлы в Excel?
Когда вы хотите связать файлы Excel Online или использовать файлы, хранящиеся в OneDrive, все становится проще. Вы можете свободно обмениваться файлами между коллегами, и любые взаимосвязи не будут затронуты. Ссылки в файлах также обновляются почти в реальном времени, что дает вам уверенность в том, что вы работаете с самыми последними данными.
Функция, которая позволяет это сделать, называется "Ссылки на книги". Мы объясним, как это работает, в следующих главах.
Ссылки на книги подходят для отдельных ячеек или их диапазонов. Вы также можете связать отдельные столбцы, но чем больше данных задействовано, тем медленнее будут ваши вычисления. Если вы собираетесь связывать целые рабочие листы или рабочие книги, гораздо лучше сосредоточиться на импорте, а не на их связывании. Лучше всего это делать с помощью специальных инструментов.
Как связать два файла Excel?
Начнем с самого простого варианта использования: вы выполняете некоторые операции в своей книге Excel. В одном из полей вы хотите использовать значения из другой книги и автоматически обновлять их.
Процедура проста:
Будут импортированы последние данные. Однако желтая полоса будет появляться сейчас, а также каждый раз, когда вы открываете конечную книгу.
Чтобы включить синхронизацию данных, выберите «Включить содержимое».
Для некоторых дополнительных настроек вы можете нажать кнопку «Управление ссылками на книгу», чтобы просмотреть список подключенных книг и статус каждой из них — скорее всего, это будет «Подключение заблокировано».
Для синхронизации нажмите кнопку "Включить контент" на желтой панели.
Если возникнут какие-либо ошибки, вы увидите их в меню справа. Для каждого из подключенных файлов вы можете нажать кнопку «Обновить», чтобы вручную получить последние данные. Вы также можете использовать кнопку выше, чтобы обновить данные для всех ваших ссылок.
Конечно, вся идея создания ссылок между книгами заключается не в постоянном обновлении данных вручную. После того, как данные будут обновлены, будет включена возможность установки автоматических обновлений.
Если установить флажок Обновлять автоматически, данные будут периодически обновляться.
Как связать широкий диапазон ячеек с Excel или другой службой?
Чем больше данных вы свяжете, тем больше вычислений потребуется вашему Excel, чтобы извлечь данные и обновить их. Это не проблема, если у вас есть несколько или несколько десятков ссылок, разбросанных по файлам.
Однако если вы хотите регулярно добавлять тысячи ячеек в свои рабочие книги, это значительно замедлит их работу. Это может привести к задержке обновления данных и может заставить вас задуматься, были ли данные уже обновлены или нет.
Чтобы избежать этого, для более крупных операций лучше использовать инструменты, предназначенные для импорта данных, такие как Coupler.io. С помощью Coupler.io вы можете перенести нужные диапазоны ячеек прямо в другую книгу или лист Excel. Затем вы можете автоматически обновлять данные по выбранному расписанию.
При желании вы также можете импортировать данные Excel в другие службы, такие как Google Sheets или Google BigQuery, или перенести их в Excel из Airtable, Pipedrive, Hubspot и многих других.
Чтобы начать работу с Coupler.io, создайте бесплатную учетную запись. Войдите в систему и нажмите кнопку «Добавить импортера».
В списке исходных приложений выберите Excel.
Далее нажмите кнопку Подключить. Войдите в свою учетную запись Microsoft и разрешите подключение для Coupler.io.
После подключения вам нужно будет выбрать книгу из OneDrive, из которой мы будем импортировать. Также выберите рабочий лист в этом файле.
Хотя это и необязательно, чаще всего вам нужно указать диапазон ячеек для импорта. Если этого не сделать, будут извлечены все данные с данного листа.
Вы можете использовать стандартное форматирование Excel и извлечь, например, ячейки C1:D8. Вы также можете извлечь весь столбец, набрав, например, C1:C.
Переходя к настройкам назначения, выберите, куда импортировать данные. Мы выберем Excel, так как нам просто нужно переместить данные из одной книги в другую, но есть и другие доступные варианты.
Если вы импортируете данные из Excel в Excel, вам не нужно снова подключать свою учетную запись, если только вы не импортируете данные в чужую учетную запись. Выберите его и укажите точное место назначения.
Наконец, вы можете создать расписание импорта данных. Выберите то, что лучше всего подходит для вас, и запустите импортер.
Подождите, пока он загрузится, а затем откройте целевой лист, чтобы увидеть результаты.
Как связать файлы Excel и синхронизировать их в режиме реального времени?
Одним из преимуществ использования файлов Excel, хранящихся в OneDrive, является их способность синхронизировать данные между собой. Microsoft рекламирует это как синхронизацию в реальном времени, но после некоторых тестов мы назвали бы это почти реальным временем.
Если вы привыкли, например, к частоте обновления Google Таблиц, вы можете быть разочарованы. Однако в большинстве случаев небольшая задержка не вызовет никаких проблем.
Чтобы связать файлы в Excel, выполните действия, описанные в главе Как связать файлы Excel.
Когда данные изменяются в целевом файле, скорее всего, вы не сразу увидите обновление в исходном файле. Если вы ничего с этим не сделаете и просто перейдете к следующей задаче, вы должны увидеть обновленный номер в ячейке через несколько минут. Затем он продолжит обновляться через равные промежутки времени.
Если вы хотите ускорить процесс, вы можете запустить мгновенное обновление, нажав Данные -> Ссылки на книги в меню, а затем значок, чтобы обновить данные из определенной книги.
Это часто работает, но только если данные в исходной книге уже сохранены. Опять же, это происходит не мгновенно, а через регулярные (довольно частые) промежутки времени.
Если вы хотите обновить данные в данный момент, вы можете обновить исходный файл после внесения изменений. Это вызовет автоматическое сохранение. После этого вручную принудительно обновите данные в целевом файле, и он получит последние сохраненные данные.
Напоминаем, что если вы используете Coupler.io для импорта данных из одной книги Excel в другую, вы сами выбираете расписание обновления. Некоторым вполне подойдет утренняя синхронизация с понедельника по пятницу. Другие предпочитают более частую синхронизацию — с Coupler.io вы можете делать это даже каждые 15 минут.
Часто задаваемые вопросы: как связать файлы Excel
Теперь давайте обсудим некоторые конкретные варианты использования того, как связывать файлы в Excel. Приведенные ниже советы применимы к файлам, хранящимся в OneDrive. Если вы используете Excel только локально, вернитесь к разделу Как связать локальные файлы в Excel.
Как связать ячейки в разных файлах Excel?
Чтобы связать отдельные ячейки между файлами, процедура очень похожа на ту, что мы обсуждали ранее:
- Выделите ячейку, которую хотите повторно использовать в другом месте, и скопируйте ее.
- Щелкните правой кнопкой мыши нужное место назначения и выберите значок "Ссылка" в разделе "Параметры вставки".
Если вы импортируете в ту же книгу, что и раньше, вам не нужно будет снова включать контент. Если вы тем временем перезагрузили его или просто связываете данные с новой книгой, выберите «Управление ссылками на книгу», а затем «Включить содержимое» на той же панели.
Обратите внимание: если вы свяжете несколько наборов ячеек или диапазонов данных из одной и той же книги, выступающей в качестве источника, все они будут отображаться в виде одной позиции в вашем списке ссылок на книги.
В приведенном ниже примере вы можете увидеть данные, которые мы импортировали из нашего примера магазина Shopify с помощью Coupler.io.
У нас есть диапазон цен слева, связанный с соответствующей книгой. Ниже также есть название одного из наших продуктов, связанное с другим местом в той же рабочей книге. Справа мы можем обновить данные для всех связанных полей или, например, включить автоматическое обновление данных.
Как связать два файла Excel, не открывая исходный файл?
Вы можете связывать файлы в Excel, фактически не открывая исходный файл. Конечно, вам нужно знать точное местоположение ячейки или диапазона ячеек, которые вы хотите связать. Более того, чтобы связать файлы Excel Online или что-либо еще, хранящееся в вашем OneDrive, вам потребуется получить свой уникальный идентификатор.
Для этого настройте ссылку традиционным способом, описанным выше. Затем щелкните любую связанную ячейку в файле назначения и проверьте ее формулу. Это будет выглядеть примерно так:
Чтобы вставить ссылку из любой рабочей книги, скопируйте формулу со своим идентификатором и замените имя файла и диапазон ячеек правильными значениями. Нажмите ENTER, и будут загружены последние данные.
Как связать столбцы Excel между файлами?
Выбор диапазона ячеек ограничивает вас только теми значениями, которые в данный момент присутствуют в исходной книге. Если появится что-то новое, оно не будет связано и, следовательно, не появится в рабочей книге назначения.
Часто решение состоит в том, чтобы связать весь столбец и сослаться на него в другом файле. Для этого щелкните любой столбец в исходном файле и скопируйте его.
Затем выберите первую строку столбца, на который вы хотите добавить ссылку, и нажмите значок ссылки. Будут импортированы все строки из выбранного столбца.
Вместо того, чтобы нажимать, вы также можете напрямую вводить формулы. Чтобы связать весь столбец, лучше всего связать первую ячейку, а затем распространить формулу на другие строки.
При вставке формулы для первой строки обязательно удалите второй знак $ (доллара), указывающий на конкретную ячейку. Итак, вместо ссылки:
Как связать поля между несколькими файлами в Excel?
Для расширенных расчетов может потребоваться одновременное использование данных из нескольких электронных таблиц. Таким же образом на рассчитанные данные можно ссылаться в других книгах, создавая сложную сеть взаимосвязанных ссылок.
Как вы помните из предыдущих глав, формулы для связывания ячеек между файлами Excel Online выглядят примерно так:
Для выполнения каких-либо вычислений или просто корректировки формул ссылка слишком сложна. Гораздо лучше связать нужные поля с целевой книгой, а затем ссылаться на них с другого листа в той же книге.
Для этого создайте отдельный рабочий лист в целевом файле, где вы будете связывать все внешние данные. Назовите его соответствующим образом — например, «Источники». Свяжите нужные данные, скопировав их из исходного файла, а затем вставив в виде ссылок (так же, как мы делали это раньше).
Затем перейдите к рабочему листу в целевом файле. Чтобы сослаться на данные с другого листа, используйте следующий шаблон:
Например, для вычисления среднего значения диапазона ячеек, присутствующих сейчас на другом листе, мы будем использовать:
Вы также можете ввести знак «=» (плюс, при желании, имя функции), а затем перейти на другой рабочий лист и выделить аргументы. Нажмите ENTER, и формула будет решена.
В стандартной версии Excel подход почти такой же, только с небольшими изменениями в синтаксисе ссылок, как мы упоминали ранее.
Как связать файлы Excel – подведение итогов
Связывание файлов Excel может сэкономить вам много времени и помочь автоматизировать многие скучные процессы.
Это также может усложнить задачу, если вы начнете ссылаться с одного файла на другой, затем на другой и еще один. Чем больше взаимосвязанных книг, тем сложнее будет устранять неполадки во всем потоке.
Найдите правильный баланс и используйте правильные методы для связывания данных.
При перемещении отдельных ячеек или их диапазонов ссылки на книги работают отлично и очень просты в настройке.
Когда вы создаете книгу Excel, она сохраняется в энергозависимой оперативной памяти компьютера. Когда файл находится в оперативной памяти компьютера, он является энергозависимым. Означает, что он не может пережить перезагрузку компьютера (за исключением случаев, когда настроена функция автоматического восстановления, которая автоматически записывает файл на жесткий диск компьютера).
Файл книги Excel записывается на жесткий диск компьютера, твердотельный накопитель (SSD), USB-накопитель и т. д. в соответствии с выбором, сделанным при его сохранении. Когда вы сохраняете книгу, она записывается как файл в файловой системе компьютера.
Когда рабочая книга сохраняется на жестком диске компьютера, она называется файлом. Вам необходимо присвоить имя файлу при сохранении файла.
Выполните следующие действия, чтобы сохранить книгу Excel на компьютер в виде файла.
Шаг 1. Нажмите значок «Сохранить» на панели быстрого доступа Excel (или одновременно нажмите клавиши «Ctrl» + «S»), как показано на рисунке ниже.
Шаг 2. Открывается представление Excel Backstage и отображается меню «Сохранить как», как показано на рисунке ниже. Нажмите кнопку «Обзор», чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить как».
Шаг 3. Диалоговое окно Excel «Сохранить как» отображается, как показано ниже. Выберите папку, в которую вы хотите сохранить файл Excel из структуры каталогов файловой системы Windows (операционной системы). Убедитесь, что выбранная папка указана правильно в адресной строке.
Убедитесь, что в раскрывающемся меню «Сохранить как тип» выбран правильный тип файла Excel. Обратите внимание, что тип файла по умолчанию — «xlsx». При необходимости измените тип файла.
Введите значимое имя для нового файла Excel и нажмите кнопку "Сохранить", чтобы сохранить файл.
Шаг 4. Откройте проводник Windows (операционной системы) и убедитесь, что файл Excel сохранен в выбранном месте, как показано на изображении ниже.
Word и Excel входят в пакет программного обеспечения Microsoft Office для повышения производительности. Если ваш малый бизнес уже некоторое время использует Office, скорее всего, на вашем компьютере есть сотни, если не тысячи файлов Word и Excel. Поиск того, что вы хотите, может быть утомительной задачей, если вы ограничиваете себя просмотром всех своих папок. Эта задача становится вдвойне сложной, если вы пытаетесь одновременно найти файлы Word и Excel. Чтобы упростить эту задачу, попробуйте использовать оператор «ИЛИ» в инструменте поиска Windows 7.
Компьютеры Windows
Нажмите кнопку "Пуск" в Windows, чтобы открыть меню "Пуск".
Введите имя файла, который вы ищете, в поле поиска. Если вы не знаете имя файла или файлов, которые ищете, но вместо этого хотите просмотреть все свои файлы Word и Excel, используйте оператор поиска «ИЛИ». Введите «DOC ИЛИ XLS ИЛИ DOCX ИЛИ XLSX», чтобы открыть все файлы Word и Excel, хранящиеся на вашем компьютере.
Прокрутите результаты поиска и дважды щелкните документы, чтобы открыть их в соответствующих приложениях.
- Word и Excel использовали расширения файлов DOC и XLS, соответственно, по умолчанию с 1997 по 2004 год. Начиная с 2004 года Microsoft сделала DOCX и XLSX расширениями файлов по умолчанию. Например, если вы точно знаете, что ваша компания использует только последние расширения, сэкономьте время, просматривая результаты поиска, исключив старые расширения и выполнив поиск только по «DOCX ИЛИ XLSX».
- Если у вас есть приблизительное представление о том, в какой папке могут храниться ваши файлы, сэкономьте дополнительное время, перейдя к этой папке и воспользовавшись оператором "ИЛИ" в поле поиска, расположенном в правом верхнем углу окна. Это сужает результаты поиска до файлов, хранящихся в этой папке и ее подпапках.
- Поскольку Windows постепенно меняется от версии к версии, терминология, используемая для описания инструментов поиска, может немного отличаться от используемой здесь. Дополнительные сведения о терминологии и дополнительных методах поиска см. в документации к вашей операционной системе.
Эндрю Теннисон пишет о культуре, технологиях, здоровье и множестве других тем с 2003 года. Его статьи публикуются в The Gazette, DTR и ZCom. Он имеет степень бакалавра искусств в области истории и степень магистра изящных искусств в области письма.
поиск меню
Урок 2. Создание, открытие и сохранение книг
Введение
К концу этого урока вы должны уметь:
- Создать книгу
- Сохранение книги
- Открыть книгу
- Закрыть книгу
Термины файлов
Меню "Файл" содержит все операции, которые мы обсудим в этом уроке: "Создать", "Открыть", "Закрыть", "Сохранить" и "Сохранить как".
Это используется для создания новой книги.
Это используется для открытия существующего файла с дискеты или жесткого диска вашего компьютера.
Закрыть
Используется для закрытия электронной таблицы.
Сохранить как
Это используется, когда вы впервые сохраняете новый файл или сохраняете существующий файл под другим именем.
Это используется для сохранения файла, в который были внесены изменения. Если вы закроете книгу без сохранения, все внесенные изменения будут потеряны.
Чтобы узнать больше, просмотрите различные части окна Excel.
Создание книги
При первом открытии Microsoft Excel XP отображается пустая рабочая книга. Вы можете вводить информацию или создавать макет прямо в этой пустой книге.
Чтобы создать книгу Excel XP:
- Выберите FileNew в строке меню.
Сохранение книги
Каждая книга, созданная в Excel, должна быть сохранена и ей присвоено имя, чтобы отличать ее от других книг. При первом сохранении книги Excel предложит вам назначить имя с помощью операции «Сохранить как». После присвоения имени файлу любые дополнительные изменения, внесенные в текст, числа или формулы, необходимо сохранить с помощью операции "Сохранить".
Чтобы сохранить новую книгу:
- Выберите «Файл» «Сохранить как» в строке меню.
Чтобы сохранить изменения, внесенные в существующую книгу:
- Выберите FileSave в строке меню.
ИЛИ - Нажмите кнопку "Сохранить" на стандартной панели инструментов.
Если вы сохраняете файл в первый раз и не выбираете имя файла, Microsoft Excel присвоит вам имя файла.
При работе с электронными таблицами рекомендуется часто сохранять данные. Потеря информации никогда не бывает весело! Вы можете быстро сохранить электронную таблицу с помощью комбинации быстрых клавиш Ctrl+S.
Открытие книги
Вы можете открыть любую книгу, которая ранее была сохранена и получила имя.
Чтобы открыть существующую книгу Excel XP:
- Выберите FileOpen в строке меню.
Закрытие книги
Чтобы закрыть существующую книгу Excel XP:
- Выберите FileClose в строке меню. Рабочая книга в окне Excel закрыта.
Excel XP предложит вам сохранить информацию, если что-либо было введено между последним сохранением и моментом закрытия файла.
Читайте также: